Заграничные командировки – учет и подтверждение затрат

Содержание
  1. Загран командировки оформление
  2. В какой валюте выдаётся аванс
  3. Как рассчитать суточные в иностранной поездке
  4. Учимся считать командировочные расходы
  5. Законодательная база
  6. Командировка за границу
  7. Бюджетников
  8. Госслужащих
  9. Порядок оформления
  10. Возмещение расходов
  11. Нормы суточных
  12. Получение загранпаспорта и визы
  13. Компенсация проезда и проживания
  14. Использование банковских карт
  15. Курс обмена валюты
  16. Вопросы налогообложения
  17. Оформление загранкомандировки
  18. Заграничная командировка: суточные, как отчитываться
  19. Нормативная база
  20. Кого нельзя отправлять в командировку за границу
  21. Суточные в случае заграничной командировки
  22. Затраты предприятия на командировку за рубеж
  23. Оформление командировки за границу
  24. Продолжительность заграничной командировки
  25. Как отчитываться по заграничной командировке
  26. Заключение
  27. Заграничные командировки учет и подтверждение затрат
  28. Сколько возмещают работнику
  29. Суточные за границу и по России: размеры
  30. Учет командировочных расходов в 2019 году — Audit-it.ru
  31. Понятие командировки и виды расходов на командировку
  32. Командировка заграничная, налоги отечественные: учитываем расходы на выезд работника за рубеж
  33. Расходы на загранпаспорт подтверждает сам паспорт
  34. Доставка, организация и прочие сопутствующие услуги
  35. Когда признавать расходы
  36. Если командировка не состоялась
  37. Какие документы нужны для командировки в 2020 году
  38. 1. Выбор сотрудника
  39. 2. Согласование командировки
  40. 3. Составление заявления на выплату аванса
  41. 4. Выпуск приказа о командировке

Загран командировки оформление

Заграничные командировки - учет и подтверждение затрат

Общая сумма суточных расходов выводится посредством умножения суточной нормы на количество дней, проведённых за границей. При этом считать длительность поездки следует исходя из отметок пограничной службы.

Величина суточных в частных компаниях не регламентируется. Ограничения размера этой выплаты действуют только для работников госструктур, поскольку они финансируются из федерального бюджета. Узнать конкретный размер суточных для каждого иностранного государства можно из таблицы. приведённой в Постановлении Правительства №812 от 26.12.2005.

Нормативы суточных, не облагаемых налогом, установлены ст.217 НК РФ и составляют для российской территории 700 рублей/сутки и для зарубежной — 2500 рублей.

Если поездка за рубеж укладывается всего лишь в один день, то суточные уплачиваются в половинном размере.

Если специалисту, выезжающему за рубеж, необходимо оформить загранпаспорт, то все расходы на его изготовление берёт на себя организация после предъявления работником оправдательных документов в бухгалтерию.

В какой валюте выдаётся аванс

Если поездка запланирована заранее, сотрудник имеет право написать заявление о предоставлении аванса на возможные командировочные расходы. К ним относятся:

  • траты на поднаём жилья или оплату гостиницы;
  • расходы на дорогу туда и обратно;
  • затраты на питание.

Обратите внимание, что аванс может выдаваться как в рублях, так и в валюте той страны, куда отправляется сотрудник. В первом случае причитающаяся сумма переводится в иностранную валюту, например, в доллары США, путём умножения курса ЦБ РФ на день выдачи аванса на сумму суточных. Во втором случае при наличии иностранной валюты она выдаётся работнику из кассы организации.

Как рассчитать суточные в иностранной поездке

Общая сумма суточных расходов выводится посредством умножения суточной нормы на количество дней, проведённых за границей. Расчёт производится в соответствии с отметками в паспорте сотрудника, которые проставляют офицеры пограничной службы.

Учимся считать командировочные расходы

О подобных расходах после возвращения обратно на работу сотрудник обязан написать авансовый отчёт, где он указывает итоговую сумму расходов.

При этом в случае, когда потраченная сумма окажется больше, чем величина выданного аванса, работнику обязаны оплатить недостающую сумму. Если работник потратил меньше выданной под отчёт суммы, то сотрудник обязан вернуть оставшиеся средства работодателю. Ниже представлен образец авансового отчёта, по которому можно возместить расходы, понесённые в загранпоездке.

Законодательная база

Поездка за границу в ходе трудовой деятельности считается рабочей командировкой, согласно ст. 166 ТК Российской Федерации .

Перед тем, как отправить того или иного работника в командировку, оформляется соответствующий приказ. где указывается срок, на который сотрудник покидает страну и цель его пребывания за границей.

Статья 167 Трудового Кодекса Российской Федерации предусматривает, что при командировке за границу за сотрудником остается его прежнее место работы и он сможет приступить к своим обязанностям по возвращению. Также сохраняются оплата труда и больничного листа.

Однако, при разъездной трудовой деятельности сотрудника, все выезды за пределы компании не могут являться командировками (Постановление Правительства Российской Федерации № 749 от 13 ноября 2008 года).

Федеральный закон от 10 декабря 2013 года за номером 173 регламентирует саму процедуру отправления сотрудников в командировки за границу.

Постановление Правительства Российской Федерации за номером 749 от 13 ноября 2008 года регламентирует действия при командировании сотрудника.

А возмещение расходов и их размер предусмотрены внутренними документами предприятия. Таким документом может являться как трудовой договор, так и внутренний регламент .

Командировка за границу

Стоит понимать, что командировка за границу возможна только при наличии трудовых отношений между работодателем и сотрудником.

При этом командировка отдельных категорий работников имеет ряд особенностей.

Директор/руководитель считается работником предприятия, а значит, на него распространяются те же самые условия и правила, которые действуют при командировке рядового сотрудника.

Служебная записка от руководителя будет являться документом, подтверждающим основание для командировки.

Во время командировки директора, на его место ставят временного исполнителя. Причем по возвращению из поездки место за командировочным сохраняется.

Обычно, директора направляют за границу, когда реализуется новый проект, нужно ведение переговоров, составление договоров с компаньонами и т.д.

Причиной поездки может служить и ревизионная проверка одного из филиалов предприятия и решение вопросов, связанных с таким процессом.

Возмещение затрат берется из расчета проживания в двухместной комнате и использования транспорта повышенного комфорта.

Бюджетников

Командировка сотрудника бюджетной организации регулируется трудовым законодательством и другими правовыми актами (постановление Правительства Российской Федерации от 26 декабря 2005 года за номером 812).

Руководителю предприятия в обычном порядке передается служебная записка, составляется приказ с указанием всех соответствующих пунктов.

Командировочное удостоверение обязательно к выдаче только при поездке в страны СНГ.

При оплате затрат на питание командировочного работника принимающей стороной, суточные составляет 30 процентов от действующих норм.

Если же предусматривается обеспечение сотрудника иностранной валютой (например, евро), то суточные не выдаются.

Расчет проживания ведется исходя из стоимости одноместной комнаты в отеле среднего класса.

Госслужащих

Федеральный закон за номером 79 регулирует трудовую деятельность государственных служащих.

В частности, данный закон указывает, что регулирование командировок и поездок за границу осуществляется действующим указом Президента Российской Федерации (от 18 июля 2005 года за номером 813).

Однако, отличием командировки госслужащего от бюджетника, является то, что первый должен предоставить отчет об исполнении поручения и возмещение затрат на проезд.

Госслужащие вправе пользоваться транспортом повышенной комфортности.

Порядок оформления

Оформление командировочных поездок должно быть осуществлено в соответствии с определенными требованиями и правилами.

Прежде чем отправить сотрудника за границу, определяется возможность данной поездки и соблюдение всех норм Трудового Кодекса. Далее, издается соответствующий приказ, в котором в обязательном порядке указывается причина поездки и ее длительность. Несмотря, на количество дней в поездке, оформление будет одинаковым.

Перед приказом допускается составление доклада, в котором указываются причины поездки и необходимость командирования данного сотрудника.

Поездку за границу необходимо зафиксировать в табеле и журнале учета рабочего времени. Обычно, ставится отметка «06», либо «К».

При поездке в страны СНГ командировочному выдается удостоверение.

Образец приказа о направлении работника в командировку здесь ,

бланк приказа о направлении в командировку здесь .

Возмещение расходов

Бухгалтерский отдел при приеме авансового отчета. оформленного по всем правилам и требованиям, производит возмещение затрат. Затраты рассчитываются за вычетом выплаченного аванса работнику перед командировкой.

Затратами считаются транспортные расходы и расходы на проживание. Все затраты в обязательном порядке подтверждаются соответствующими документами.

Например, если производилась аренда жилья на период командировки, то следует предоставить договор аренды.

Нормы суточных

Данные нормы рассчитываются при сопоставлении документа с отметками таможни.

В нем должны быть указаны даты пересечения границы, на основании которых рассчитывается период нахождения сотрудника в поездке на территории России и срок пребывания за границей.

Нормы по суточным регулирует статья 217 Налогового Кодекса Российской Федерации.

На сегодняшний день, на российской территории установлен показатель в 700 рублей в сутки, а на иностранной территории этот показатель равен 2500 рублей.

При однодневной поездке за границу, данные нормы сокращаются в два раза.

Однодневная командировка имеет свой порядок оформления.

Может ли работник отказаться от командировки? Смотрите тут .

Получение загранпаспорта и визы

Не всегда у командированного сотрудника может оказаться загранпаспорт. В таком случае его оформлением занимается работник, направляемый за пределы России.

Оплата также производится лично им, но все расходы в последствии обязаны выплатить в бухгалтерии предприятия при предоставлении отчетных документов.

Все затраты по оформлению заграничного паспорта и визы относятся к командировочным расходам.

Однако, данное обстоятельство должно быть зафиксировано внутренними документами предприятия.

Перед командировкой сотрудника предусматривается составление соответствующей сметы. В нее входят:

  • оплата проживания;
  • оплата суточных;
  • медицинская страховка;
  • оплата поездки к месту командировки (в том числе и за возвращение в РФ или пересечение путей);
  • оплата перевозки багажа (до тридцати килограмм);
  • затраты на переговоры по телефону;
  • компенсация расходов при получении заграничного паспорта и визы;
  • оплата расходов при совершенном валютном обмене.

Законодательство предусматривает возможность предоставления сотруднику аванса, размер которого устанавливается внутренними документами компании.

После возвращения из командировки сотрудник предоставляет отчет о расходах, и та сумма расходов, которая превышает размер аванса, подлежит возмещению работодателем.

Компенсация проезда и проживания

На сегодняшний день нет норм для проживания, установленных законодательством РФ. Для этого процесса предусмотрены суточные нормы. Затраты по проезду и проживанию обуславливаются внутренними актами предприятия.

Если говорить о компенсации проезда, то сотрудник после окончания командировки должен предоставить в бухгалтерию организации соответствующие документы (билет, посадочный талон, багажная квитанция и др.)

При приобретении билета в электронном виде, следует предоставить его распечатку, а также посадочный документ.

Командировка с использованием личного автомобиля возможна только при письменном разрешении руководителя. В этом случае командированным сотрудником заполняется путевой лист, и в бухгалтерию предоставляются чеки и квитанции.

Если автомобиль является служебным, то ко всем вышеперечисленным документам прилагается технический паспорт.

При аренде автомобиля в командировке, следует приложить соглашение на аренду, акт возврата и квитанции об уплате сервиса арендодателя.

Использование банковских карт

Сегодня широко используются банковские карты. Во время командировки сотруднику может быть выдана корпоративная карта. Не исключается возможность использования личной карты командировочного работника.

Фактическим затратами в таком случае будут являться:

  • затраты в соответствии с курсом Центрального Банка на дату утверждения авансового документа;
  • затраты на обмен валюты при предоставлении банковской выписки.

Курс обмена валюты

Затраты при обмене российских денежных средств на иностранные несет само предприятие.

Вопросы налогообложения

Некоторые затраты при командировках за границу подлежат обязательному налогообложению.

К числу таковых относятся:

  1. Суточные затраты. НДФЛ не начисляется на сумму, не превышающую 2500 рублей в сутки.
  2. Проживание и бронирование. НДФЛ не начисляется на сумму, не превышающую 2500 рублей в сутки, при отсутствии документов.
  3. Дополнительные услуги отелей. НДФЛ не начисляется на сумму, не превышающую 2500 рублей в сутки, при отсутствии документов.
  4. Проезд. НДФЛ не применяется при документальном подтверждении.
    Все затраты заносятся в статью «расходы».

Служебное задание на командировку составляется в соответствии с требованиями законодательства.

Возможно ли оформление командировки без суточных? Информация здесь .

Как написать отчет о командировке? Пример в этой статье .

Из вышеуказанного можно сделать вывод о том, командировки за границу 2017 года получили свое четкое законодательное регулирование, и при их оформлении работодатель должен учитывать все особенности российского законодательства, даже если он – зарубежный субъект предпринимательства.

Оформление загранкомандировки

При направлении работника в служебную командировку необходимо оформить соответствующий приказ (форма N Т-9 или N Т-9а).

В приказе указываются место, срок командировки и ее цель, а также данные командируемого работника. Также можно отразить вид транспорта, который будет использовать командированный работник в своих поездках.

Перед отъездом работнику надо выдать аванс на командировочные расходы либо корпоративную карту (п. 10 Положения о командировках).

Аванс для командировки может быть не выдан наличными, а перечислен на зарплатную банковскую карту. Законодательство этого не запрещает.

Сумма, которую необходимо выдать работнику, определяется исходя из продолжительности командировки, стоимости проезда, приблизительных расходов на оплату жилья и других расходов (если их должен оплатить сам работник), величины суточных, установленных в организации.

Часто расчет суммы аванса оформляется бухгалтерией в виде сметы, составленной в произвольной форме. После ее утверждения руководителем деньги выдаются командированному работнику или перечисляются ему безналично.

В табеле учета рабочего времени (форма N Т-12 или N Т-13) дни нахождения работника в командировке обозначаются буквенным кодом «К» или цифровым кодом «06».

Источник: https://zullus.ru/zagran-komandirovki-oformlenie/

Заграничная командировка: суточные, как отчитываться

Заграничные командировки - учет и подтверждение затрат

Многие предприятия сталкиваются с необходимостью отправлять сотрудников в зарубежные командировки. Встречи с деловыми иностранными партнерами, подписание международных контрактов, открытие филиала, переговоры, расширение сферы деятельности. Поводов много. Поговорим о том, как по всем правилам оформить командировку в другое государство.

Нормативная база

Начнем с трудового российского законодательства. Понятие командировки и процесс ее постановления описан в статье 166 Трудового кодекса. Закон гарантирует, что за командированным будет сохранено его рабочее место, он получит компенсацию затрат на поездку и свою обычную зарплату.

Другие нормативные документы, которыми нужно руководствоваться, отправляя сотрудника в зарубежную командировку:

  • Статья 167 российского ТК.
  • Постановление правительства №749, на которое мы уже не раз ссылались в своих статьях о командировках.
  • Налоговый кодекс.
  • ФЗ №173, принятый в 2013 году.

Кроме того, на предприятии также могут прописать особенности заграничных командировок в специальном положении, принять коллективное соглашение по этому вопросу, а также другие локальные документы.

Важно

Ситуация на политической арене и отношения между государствами изменяются часто. Поэтому руководителю необходимо получать актуальную информацию о системе въезда иностранцев в то или иное государство. Только в таком случае все документы сотрудника, который направляется в командировку за рубеж, будут оформлены по всем правилами принимающей страны.

Кого нельзя отправлять в командировку за границу

Прежде чем отправить сотрудника в командировку за границу, необходимо знать, кого категорически нельзя использовать для таких деловых поездок:

  • Беременных.
  • Несовершеннолетних. Исключением являются работники творческого и культурного профиля, например, дети-актеры.
  • Субъектов, которым в конкретную страну въезд запретили.
  • Сотрудников, у которых есть ограничения на выезд из страны.
  • Работников, которые находятся в студенческом отпуске.

Нужно брать согласие на заграничную командировку у следующих категорий работников:

  • Матерей, детям которых нет 3 лет.
  • Опекунов малолетних детей.
  • Родителей и опекунов-одиночек, детям которых нет 5 лет.
  • Родителей несовершеннолетних инвалидов.
  • Сотрудников, которые ухаживают за тяжело больным близким родственником.

Суточные в случае заграничной командировки

В сфере оформления командировок в целом и выплаты суточных в частности российское законодательство менялось неоднократно. В том числе в 2015 году, когда отменили служебные задания и командировочные удостоверения. Впрочем, многие работодатели их по-прежнему оформляют, но закон это делать не обязывает, просто руководителям так удобней.

Кроме того, с начала 2017 года установлено, что суточные делятся на две части — фиксированную, которая налогом не облагается, и дополнительную, превышающую установленный на законодательном уровне лимит. На сумму превышения лимита налоги начисляются.

Важно

В настоящее время суточные для деловых поездок по российской территории составляют 700 рублей, для заграничных командировок — 2500 рублей.

Работодатель может принять решение увеличить сумму суточных своему сотруднику, Трудовой кодекс не устанавливает предельный размер таких выплат. Данный момент нужно прописать в положении о командировках или другом локальном документе предприятия. Следует помнить, что на сумму, превышающую 2500 рублей, нужно будет начислить НДФЛ.

Затраты предприятия на командировку за рубеж

Все расходы предприятия на командировки сотрудников в другие государства можно разделить на следующие категории:

  1. Оплата проезда. Согласно приобретенным билетам на поезд, самолет, автобус и так далее. Поездки общественным транспортом во время самой командировки тоже оплачиваются.

Важно

Если сотрудник едет за границу на личном автомобиле, он должен будет предоставить путевой лист и чеки с АЗС. Если автомашина была арендована, такие затраты тоже компенсируются на основании оправдательного документа — арендного соглашения.

  1. Оплата проживания. Бывает, что место временного проживания командированного предоставляет принимающая сторона. Если нет, то расходы на номер в отеле или съемную квартиру берет на себя фирма, в которой трудится сотрудник. Жилплощадь в таком случае бронируется заранее на весь запланированный срок командировки.
  2. Оплата госпошлины за загранпаспорт. Если его еще нет у сотрудника, нужно срочно оформлять. И зачастую платит именно работодатель, который решил отправить наемного работника за границу.
  3. Оплата визы. Она тоже необходима в ряде случаев при поездке за границу, поэтому оплачивается работодателем.
  4. Суточные. Их размер, согласно законодательству, мы уже указали.
  5. Дополнительные расходы. Согласно статье 264 Налогового кодекса, сюда входят всевозможные сборы, в том числе консульские, аэродромные, транзитные.

Оформление командировки за границу

Начинается оформление командировки в другую страну точно так же, как и внутри государства — с соответствующего приказа руководителя предприятия. Мы уже писали подробно о приказе на командировку, поэтому повторяться не будем. Важно прописать в данном документе реквизиты принимающей стороны, маршрут и продолжительность поездки.

Ранее отметки о пересечении проставлялись в командировочном удостоверении сотрудника. Теперь эти даты и время фиксируются на таможенных пунктах.

Важно

У сотрудника после возвращения из-за границы есть три рабочих дня на то, чтобы подать авансовый отчет о своих расходах.

В отделе кадров предприятия должна быть унифицированная форма АО-1, которую обязан будет заполнить вернувшийся командированный. К отчету прилагаются все документы, которые подтвердят суммы расходов во время поездки. Без авансового отчета затраты командированному не компенсируются.

Продолжительность заграничной командировки

Ограничений на продолжительность зарубежной командировки с 2017 года нет. Нужно только указать в приказе на командировку, когда планируется возвращение сотрудника. При необходимости сроки деловой поездки могут быть продлены отдельным приказом руководителя предприятия.

Длительность командировки зависит от задач, поставленных перед сотрудником, экономической целесообразности и времени, которое придется потратить на дорогу.

Важно

Если сотрудник находится за границей более 183 дней суммарно, но НДФЛ насчитывается по ставке не 13%, а 30%. Именно такая ставка действует для налоговых нерезидентов России.

Как отчитываться по заграничной командировке

В целом, деловая поездка сотрудника за границу оформляется по тем же правилам, что и командировки внутри страны. Однако есть некоторые нюансы, поэтому приведем вам пошаговую инструкцию:

  1. Руководство предприятия решает отправить одного сотрудника или целую группу за рубеж.
  2. Издается соответствующий приказ, с которым следует ознакомить подчиненного.
  3. Если на предприятии есть локальные нормативные акты, предусматривающие оформление командировочного удостоверения, выдается данный документ.
  4. Рассчитываются расходы предприятия на дорогу сотрудника, его проживание, сумма суточных, исходя из продолжительности поездки.
  5. Аванс выдается сотруднику.

Важно определиться, какую часть расходов будет брать на себя принимающая сторона, чтобы точно рассчитать затраты предприятия. Кроме того, следует заранее узнать, есть ли у сотрудника загранпаспорт, сколько стоит виза в государство, куда он едет, каковы правила оформления въезда.

Важно

При подсчете расходов предприятия нужно учитывать курс валюты страны, куда отправляется сотрудник. Курс нужно брать актуальный, на дату планирования поездки.

Расходы предприятия будут включать:

  • Оформление визы и загранпаспорта.
  • Оплату проезда.
  • Оплату проживания.
  • Суточные.
  • Среднюю зарплату сотрудника за все время командировки.
  • Налоги, в том числе НДФЛ.

Существенная разница между командировками по стране и за ее пределы есть в размере суточных. Кроме того, если сотрудник едет за рубеж всего на день, то есть ночевать в другом государстве не будет, суточные ему не положены. Остальные затраты на такую короткую деловую поездку компенсируются как обычно.

Заключение

В целом, процесс оформления командировки по стране и за границу очень схож. Но у предприятия возникают дополнительные расходы, ведь проезд чаще всего обходится дороже, нужно оформить визу и, возможно, загранпаспорт. Кроме того, возникает необходимость в покупке валюты.

Рекомендуем всем руководителям предприятий знакомиться с нововведениями в сфере командировок сотрудников, а также узнавать о правилах въезда в конкретную страну. Наша инструкция поможет вам избежать ошибок и неточностей в процессе оформления заграничной командировки.

Источник: https://finach.ru/osobennosti-oformlenija-zagranichnoj-komandirovki/

Заграничные командировки учет и подтверждение затрат

Заграничные командировки - учет и подтверждение затрат

Командировочные расходы — это затраты работодателя на поездку работника в другой населенный пункт для выполнения там служебного задания. Сколько денег должна выдать компания, какие траты надо обязательно согласовывать с руководством, и как по ним отчитываться, читайте в материале.

КонсультантПлюс ПОПРОБУЙТЕ БЕСПЛАТНО

Получить доступ

Отправляя сотрудника выполнять трудовые функции в другом населенном пункте России, за счет компании необходимо:

  • приобрести проездные билеты, причем независимо от вида транспорта. Исключение составляет только такси — поездку в нем, как правило, не компенсируют;
  • оплатить жилье — это может быть гостиничный номер или аренда жилья, при условии, что имеются документы, доказывающие соответствующие траты;
  • выдать суточные — они рассчитываются за каждый день командировки, в том числе каждый день, когда сотрудник был в пути в другой населенный пункт и обратно. Исключение составляют однодневные поездки — если утром работник отправился в другой населенный пункт, чтобы выполнить полученное служебное задание, а вечером (до 12 часов ночи) вернулся. За них суточные не выплачивают;
  • иные траты, по договоренности с руководством. Например, во внутренних документах организации может быть предусмотрена компенсация представительских расходов, затрат на аренду автомобиля и(или) личного водителя, на услуги VIP-залов в аэропортах, услуги связи, прочие моменты.

Что касается заграничных поездок, то на работодателя ложится обязанность заплатить еще консульские сборы, выдать деньги на оформление визы, оплатить страховку, расплатиться по иным обязательным при пересечении границы платежам.

Помимо этого, работодатель обязан сохранить за командированным сотрудником заработную плату, поскольку фактически человек выполняет свои трудовые обязанности за пределами организации. Зарплата в данном случае выплачивается за каждый день командировки, включая дни, когда работник находился в пути.

По общим правилам, если представлены документы, подтверждающие траты во время поездки, то их в полной мере можно учесть при расчете налога на прибыль либо налога на УСН.

Сколько возмещают работнику

Часто бывает, что покупкой билетов и бронированием гостиничного номера занимается непосредственно администрация компании, а значит, сотрудник не получает на это деньги. И с ними вопросов не возникает. Но если деньги на командировочные расходы выдаются на руки человеку, то надо понимать, по каким нормам их возмещать.

По закону, командировочные расходы позволяют работнику добраться до места назначения, купить себе еду, заплатить за проживание, позволить иные вещи, предварительно согласованные с руководителем компании.

И поскольку человек поехал для выполнения служебного задания, то ему должны компенсировать все понесенные и согласованные с начальством траты, а не рассматривать выданную сумму как доход. То есть с них не удерживается ни подоходный налог, ни страховые взносы.

Но это при условии, что в компании утвержден нормативный документ (положение о служебных командировках), который предусматривает нормативы возмещения, а также порядок этой процедуры.

Единственная статья расходов, которая нормирована на законодательном уровне, — это размер суточных. В частности, в НК РФ заявлено, что не облагаются НДФЛ и страховыми взносами суточные, выданные в следующих размерах:

  • 700 рублей — за день поездки по стране;
  • 2500 рублей — за день заграничной командировки.

Это не означает, что работодатель не может выплатить больше. Может. Но в таком случае с суммы превышения компания должна будет удержать подоходный налог и страховые взносы.

Также отметим, что подчиненный не обязан отчитываться, на что потратил суточные и потратил ли их вообще. Это та статья командировочных расходов, которая учитывается при налогообложении прибыли компании без документов, подтверждающих, что деньги потрачены.

Суточные за границу и по России: размеры

Поскольку практически все командировочные расходы за границу и по стране могут быть учтены при налогообложении прибыли компании в полном размере, подробнее остановимся только на суточных, для которых введен не облагаемый НДФЛ лимит.

Источник: https://ppt.ru/art/komandiroa/rashodi

Учет командировочных расходов в 2019 году — Audit-it.ru

Шестакова Е. В., Кандидат юридических наук, PhD

Источник: ООО «Корн-аудит»

Очень часто во многих компаниях работников отправляют в командировки. Но командировки часто различаются по количеству дней, которые сотрудник проводит вне основного рабочего места, оформляемым документам.

Понятие командировки и виды расходов на командировку

Служебная командировка (далее также — командировка) — это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ч. 1 ст. 166 ТК РФ).

Следует обратить внимание!

Долгое время понятия понятие служебной командировки и работы в полях было тождественным. И полевое довольствие приравнивалось к суточным. Для некоторых видов работ в «полях» предусматривались пониженные коэффициенты оплаты.

Источник: https://doverie-mo.com/zagranichnye-komandirovki-uchet-i-podtverzhdenie-zatrat/

Командировка заграничная, налоги отечественные: учитываем расходы на выезд работника за рубеж

Заграничные командировки - учет и подтверждение затрат

Командировка заграничная, налоги отечественные: учитываем расходы на выезд работника за рубеж

21 октября 2014 Алексей Крайнев Юрист по налоговым, трудовым и гражданским правоотношениям

В большинстве фирм заграничные командировки если и случаются, то не часто.

А это значит, что у бухгалтера нет опыта оформления расходов, связанных с подобными поездками. Тогда как инспекторы при проверках уделяют таким затратам повышенное внимание.

Давайте разберемся, на что бухгалтеру стоит обратить внимание при оформлении расходов, связанных с зарубежными командировками.

Заграничная командировка помимо понятных и достаточно детально регламентированных в Налоговом кодексе расходов по выплате суточных в иностранной валюте, влечет еще и другие затраты. Так, выезжающему сотруднику нужно будет оформить визу.

А если у него нет действующего загранпаспорта, то еще и понести расходы на его оформление. А эти затраты часто «обрастают» попутными — курьерская доставка, помощь в оформлении и т п.

 Давайте посмотрим, как правильно отразить все эти расходы в налоговом учете.

Расходы на загранпаспорт подтверждает сам паспорт

Расходы на обычные, внутри страны, командировки бухгалтеры традиционно подтверждают кадровыми документами и авансовым отчетом. Но в случае с загранкомандировкой этих документов для подтверждения расходов может оказаться недостаточно.

Ведь, например, по расходам на оформление виз и паспортов такие документы будут подтверждать лишь обоснованность расходов, то есть их относимость к служебной поездке.

Тогда как требование статьи 252 НК РФ о документальном подтверждении сути расхода останутся невыполненными.

Командировочное удостоверение

Обратите внимание, что при заграничных командировках командировочное удостоверение не оформляется, достаточно распоряжения (приказа) работодателя.

Исключение составляет командирование в государства — участники СНГ, при въезде и выезде в которые в загранпаспорте не делаются отметки о пересечении государственной границы (п.

 15 положения, утвержденного постановлением правительства РФ от 13.10.08 № 749).

А какие документы могут подтвердить затраты по оплате консульского сбора и тарифов, в т.ч. и госпошлины, взимаемой при выдаче заграничного паспорта? На этот, казалось бы, трудный вопрос ответ оказывается очень простым: эти расходы подтверждают сам факт наличия загранпаспорта или визы (см. определение ВАС РФ от 02.03.07 № 1535/07).

Так что для документального обоснования расходов организации по получению визы или оформлению загранпаспорта для командируемого бухгалтеру достаточно будет снять копии с полученных документов (скопировать страницу с данными работника и страницу с визой).

Данные копии нужно заверить и быть готовым предъявить инспекторам при возникновении вопросов.

Тут нужно обратить внимание еще на один момент. Данные суммы расходуются, как правило, не напрямую с расчетного счета организации, а опосредовано, через самого командируемого работника. Ему либо выдаются деньги под отчет, либо компенсируются уже произведенные расходы. Так вот, ни в том, ни в другом случае НДФЛ с данных выплат удерживать не нужно (определение ВАС РФ от 06.07.07 № 7487/07).

Доставка, организация и прочие сопутствующие услуги

Курьерская доставка готовых виз — услуга, которую сегодня предоставляют, наверное, все визово-консульские центры.

Более того, многие компании, стремясь обеспечить скорость и своевременность получения всех документов, необходимых для командировки, обращаются за помощью к специализированным организациям, которые самостоятельно готовят все необходимое для получения визы; отвозят в визово-консульские центры; забирают готовые документы и доставляют их организации-заказчику.

Можно ли учитывать такие «сервисные» расходы? Тут контролирующие органы занимают «соломонову позицию». С одной стороны, они отмечают, что затраты на курьерскую доставку визы не могут рассматриваться в качестве обязательных платежей или сборов в рамках организации служебной командировки. А значит, учесть их нельзя.

Однако налоговики тут же подсказывают возможный выход, отмечая, что законодательство не запрещает работодателю возместить сотруднику иные расходы, связанные с командировками. Но для этого случаи и размеры такого возмещения должны быть закреплены в локальном нормативном акте (см. письмо ФНС России от 25.11.

11 № ЕД-4-3/19756@).

Таким образом, для учета различных «сервисных» расходов бухгалтеру надо позаботиться о следующем: 1. Закрепить виды подобных расходов в положении о командировках или ином локальном акте организации, как «иные, компенсируемые работнику». 2. Осуществлять данные расходы не напрямую от имени организации, а через работника, либо выдавая ему деньги под отчет, либо компенсируя ему данные расходы.

3. Обеспечить получение сотрудниками и представление в бухгалтерию документов, подтверждающих получение и оплату данных услуг. Особо позаботьтесь, чтобы в документах четко было указано наименование оплаченных услуг. Это, кстати, также можно зафиксировать в положении о командировках именно как условие компенсации «иных расходов».

Соответственно если все будет оформлено надлежащим образом, организация может учесть данные расходы на основании подпункта 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ наряду с консульскими сборами и оформлением и выдачей визы.

Когда признавать расходы

Идем далее — в какой момент можно учесть расходы на загранкомандировки? Тут Налоговый кодекс не делает различий между командировками внутри страны и выездом за ее пределы. Это значит, что затраты на заграничные поездки учитываются при налогообложении на дату утверждения соответствующего авансового отчета (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Обратите внимание, что эти положения применяются ко всем расходам, связанным с командировкой, а не только к суточным, оплате проезда и проживания (см. письмо Минфина России от 03.06.14 № 03-03-06/1/26511).

Так что затраты по оформлению и выдаче паспортов, виз, приглашений, ваучеров и прочие подобные затраты, организация сможет включить в расходы при налогообложении прибыли только по завершении командировки и утверждении авансового отчета.

Не забудьте проконтролировать, чтобы к авансовому отчету была приложена копия страниц заграничного паспорта с отметками о пересечении границы РФ (письмо УФНС России по г. Москве от 08.08.08 № 28-11/074505).

Если командировка не состоялась

Ситуация, когда расходы учитываются только на дату утверждения авансового отчета, вызывает логичный вопрос: как быть, если командировка не состоялась? Минфин, рассматривая подобный случай, отвечает четко: затраты по несостоявшейся командировке учесть при налогообложении нельзя.

Такой подход авторы письма обосновывают тем, что эти расходы не соответствуют критериям статьи 252 НК РФ (письмо от 06.05.06 № 03-03-04/2/134). Но при этом в том же письме Минфин разрешает не удерживать НДФЛ по компенсациям расходов сотрудников в связи с такими несостоявшимися командировками.

Обоснование: отмена командировки не влияет на квалификацию данных затрат в отношении работников.

На наш взгляд, точно такую же логику можно применить и в отношении налога на прибыль. Ведь НК РФ нигде не говорит, что затраты на оформление и выдачу виз, паспортов и т п. учитываются при налогообложении прибыли только по состоявшимся командировкам. Единственное условие — наличие авансового отчета.

А его работнику придется составить и при отмене командировки, так как без авансового отчета он не получит от работодателя компенсации понесенных затрат. Заметим, кстати, что в правовых базах можно найти старое разъяснение столичных налоговиков (от 23.12.

05 № 20-12/95309б), где сказано, что расходы по отмененной командировке, в том числе и на оформление и выдачу виз, можно учесть, если у организации соответствующие первичные документы.

Выезд на учебу или выставку

Отдельно стоит рассмотреть вопрос достаточно распространенных поездок «в теплые края» на различные образовательные мероприятия и выставки. Понятно, что такое совмещение приятного с полезным всегда будет вызывать повышенный интерес со стороны проверяющих.

А значит, и документами надо запастись, как говорится, по полной.

Итак, для того, чтобы обезопасить данные расходы, помимо обычных документов, связанных с командировкой, необходимо: – указать в распоряжении (приказе) о направлении сотрудника в командировку цели поездки — участие в образовательном мероприятии, наименование мероприятия и длительность, сослаться на программу обучения и повышения квалификации, действующую в организации; – иметь программу обучения и повышения квалификации сотрудников на текущий год, утвержденную руководителем организации; – иметь договор с организатором обучения, программу мероприятия, «закрывающий» акт и счет-фактуру;

– получить письменный отчет работника, принявшего участие в семинаре, где должен быть не только перечислен состав вопросов, рассмотренных в ходе мероприятия, но и указано, как планируется применять эти знания и навыки при работе в организации.

Бесплатно сдать декларацию по налогу на прибыль через интернет

Источник: https://www.BuhOnline.ru/pub/beginner/2014/10/9131

Какие документы нужны для командировки в 2020 году

Заграничные командировки - учет и подтверждение затрат

Командировка — это поездка по делам компании,в ходе которой работник должен выполнить служебное поручение.Командировка проходит вдалеке от обычного места работы,а ее срок оговаривается работодателем. Не считаетсякомандировкой работа проводника поезда или курьера.

Согласно статье 167 ТК РФ, на время командировкиза работником сохраняется место (его нельзя уволить)и средний заработок. Статья 168 Кодекса обязывает работодателякомпенсировать траты сотрудника на жилье, проезд, а такжеоплатить другие расходы, связанные со служебной поездкой.

В каждой компании в дополнение к трудовомузаконодательству может быть составлен локальный акт, регулирующийпроцесс командирования сотрудников. В нем указывают:

  • что может быть целью рабочей поездки;
  • кого могут отправлять в командировку;
  • каков размер суточных для командировочных по Россиии за границей;
  • какие виды расходов покрывает фирма, в том числедополнительные (например, расходы на деловые ужины, трансфер,такси).

Перед рабочей поездкой важно ознакомиться с положениемо командировках в компании, чтобы точно знать, какиерасходы возместят, а какие нет.

Процесс оформления деловой поездки в каждой компании имеетсвои нюансы. Но есть и общие моменты, которые характерныдля большинства организаций.

1. Выбор сотрудника

Согласно российскому законодательству, не все работникиобязаны ездить по делам компании. Нельзя направлятьв служебные поездки беременных, даже если они не против(статья 259 ТК РФ). Командироватьсотрудника с ограниченными физическими возможностями можно,если ему обеспечиваются соответствующие его потребностям условиятруда (например, колясочнику нужны пандусы).

Кого нельзя отправить в командировку

Категория сотрудников

Исключения

Ссылкана законодательство

Беременные

Исключений нет

статья 259 ТК РФ

Несовершеннолетние

Можно, если речь идето спортсменах и творческих работниках

статья 268 ТК РФ

Сотрудники, работающиепо ученическому договору

Можно, только если командировкасвязана с ученичеством

статья 203 ТК РФ

Сотрудники с ограниченнымифизическими возможностями

Можно, если командировкане противоречит индивидуальной программе реабилитации

статья 23 Федерального закона№ 181‑ФЗ «О социальной защите инвалидовв Российской Федерации» от 24.11.1995 г.

Также есть ограничения при направлении в командировкуследующих категорий сотрудников.

  • женщины, имеющие детей до 3 лет;
  • отцы и матери (опекуны), единолично воспитывающие детейдо 5 лет;
  • родители, имеющие детей с ограниченными физическимивозможностями;
  • сотрудники, которые ухаживают за больными членами семьи(болезнь должна быть подтверждена медицинским заключением).

Направить этих сотрудников в служебную поездку можно толькос письменного согласия. Об этом говорится в статьях259 и 264 ТК РФ.

Кроме того, сотрудника не могут послатьв командировку, пока он находится в отпуске илина больничном. Чтобы вызвать работника с отдыха,понадобится заручиться его согласием в письменной форме.

В остальных случаях работник, отказавшийсяот командировки, рискует получить дисциплинарное взысканиевплоть до увольнения.

2. Согласование командировки

В некоторых организациях, чтобы согласовать рабочую поездкуи сопутствующие траты, принято составлять служебную запискуначальству — обычно это делает руководитель командированного.В документе прописываются сроки и цель поездки, ФИОи должность командировочного.

Пример служебной записки:

Однако оформлять служебную записку по закону необязательно.Во многих компаниях процесс согласования командировок упрощени автоматизирован — сотрудник создает заявкув корпоративной системе, после чего задача на оформлениедокументов «падает» на ответственных сотрудников:в секретариат, отдел кадров, бухгалтерию.

3. Составление заявления на выплату аванса

Следующим шагом сотрудник должен написать заявлениена перечисление авансовых средств, чтобы он мог купитьбилеты и забронировать гостиницу.

Сумма рассчитывается исходяиз примерной стоимости аренды жилья и транспортныхрасходов. Кроме того, в авансовый платеж включаются суточные.

Не забудьте свериться с положениемо командировках — не стоит бронировать люксв пятизвездочном отеле, если лимит на гостиницусоставляет 2000 рублей в сутки.

Пример заявления на выплату аванса:

4. Выпуск приказа о командировке

После согласования поездки готовится приказ, который сотрудникдолжен подписать. Документ составляется в свободной форме,принятой в компании, или по унифицированной официальнойформе Т-9 или Т-9а (если командированных несколько).

Раньшетакже требовалось оформлять служебное задание и командировочноеудостоверение, но Постановление Правительства РФ от 29.12.2014№ 1595 сделало применение этих документов необязательным.

Хотя некоторые компании используют их и по сей день,это не запрещено.

Командировочноеудостоверение в 2020 году

В приказе пишут:

  • кого отправляют в командировку (ФИО сотрудника, должность,подразделение);
  • куда;
  • в какие даты и на сколько календарных дней;
  • зачем (цель поездки).
  • кто финансирует поездку (работодатель).

Источник: https://b2b.tutu.ru/content/article/business_trip_docs/

О бухгалтерии
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: