Варианты оформления использования сотрудником личного имущества

Содержание
  1. Как выгоднее оформить использование сотрудником своего автомобиля (новая редакция)
  2. Вариант 2. Аренда
  3. Вариант 3. Компенсация
  4. Образец заявления на использования личных вещей нв работе
  5. Заявления работодателю
  6. Использование личного имущества работника
  7. Соглашение об использовании личного имущества работника в интересах работодателя (образец заполнения). Вариант 2
  8. Использование личного имущества работника (Хоруженко Е.)
  9. Личные вещи на работе
  10. Как оформить использование личного имущества в работе: размеры компенсаций, налоги
  11. У работника украли личные вещи: ответит ли за это работодатель?
  12. Статья: Сотрудник использует свое имущество на работе. Экономим на налогах (Огиренко Е.А.) («Главбух», 2003, n 20)
  13. Как получить компенсацию работнику за использование имущества по статье 188 ТК РФ и избежать ошибок
  14. Законодательство
  15. Сравнение вариантов оформления используемого имущества работника 
  16. Какой вариант выбрать 
  17. Компенсация работнику за использование его имущества
  18. Как рассчитать размер компенсации
  19. Пример расчета
  20. Облагается ли страховыми взносами и НДФЛ компенсация
  21. Типичные ошибки
  22. Документальное оформление 
  23. Методики, используемые для проведения расчетных операций. 
  24. Использование личного имущества работника – Все о кадрах
  25. Что?
  26. Зачем?
  27. Почём?
  28. Как использовать имущество сотрудника в работе — Эльба
  29. Аренда
  30. Компенсация
  31. Совет: сумму компенсации нужно рассчитать
  32. Компенсация и УСН
  33. Страховые взносы с выплат работнику
  34. Ндфл с выплат работнику

Как выгоднее оформить использование сотрудником своего автомобиля (новая редакция)

Варианты оформления использования сотрудником личного имущества

Плюсы:

  • Учет всех расходов на автомобиль без каких-либо ограничений.

Минусы:

  • Необходимость уплаты налога на прибыль по договору;
  • Риски доначисления налога на прибыль;
  • Необходимость заключения дополнительного договора;
  • Работник не получает дополнительного вознаграждения;
  • Необходимость оформления кадровой документации на управление транспортным средством (ТС).

Первый вариант предполагает заключение с работником-автовладельцем договора безвозмездного пользования машиной.

Соответственно, транспортное средство переходит во владение организации и находит отражение в ее бухгалтерском учете (как и арендованное имущество, оно учитывается за балансом, т.к. право собственности сохраняется за сотрудником — ст. 689 ГК РФ).

Факт владения имуществом дает следующие преимущества: фирма может учитывать расходы на горюче-смазочные материалы (ГСМ), а также расходы по текущему и капитальному ремонту (ст. 695 ГК РФ, подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Кроме того, в расходы на законных основаниях можно включить оплату технического обслуживания, страхования, мойки, парковки и т п. То есть фактически расходы учитываются так же, как и по собственным автомобилям (ст. 695 ГК РФ, подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ).

В точности таким же, как и по собственному транспорту будет и документальное оформление данных расходов. Для их учета помимо договора ссуды потребуются путевые листы, документы, подтверждающие приобретение ГСМ, оплату услуг по страхованию и т п.

Заполнить путевой лист в сервисе «Контур.Путевые листы»

Но не все так безоблачно. Безвозмездное получение права пользования имуществом рассматривается контролирующими и судебными органами как безвозмездное получение имущественного права (см. письмо Минфина России от 19.04.10 № 03-03-06/4/43, п.

 2 информационного письма Президиума ВАС РФ от 22.12.05 № 98). Значит, у организации возникает необходимость включить стоимость этого использования во внереализационные доходы (п. 8 ст. 250 НК РФ). Но это всего лишь особенность договора.

А главный риск заключается в том, что точно определить размер этого дохода и, следовательно, точно рассчитать налог на прибыль невозможно. Ведь для этого НК РФ предлагает использовать механизмы определения рыночных цен, которые четкостью и однозначностью не отличаются.

Так что, какую сумму налога не заплати, всегда останется почва для споров.

Теперь давайте посмотрим, что при ссуде происходит с налогами и взносами, касающимися собственника транспортного средства.

Очевидно, что налога на доходы физических лиц в данном случае не возникает, поскольку никаких выплат в пользу сотрудника не производится (договор ссуды — безвозмездный).

По той же причине (выплат по договору не производится) данный договор не порождает обязательств, связанных с уплатой страховых взносов. Но даже если бы они и производились, взносов все равно бы не было.

Ведь согласно пункту 3 статьи 7 Закона № 212-ФЗ* выплаты и иные вознаграждения, производимые в рамках гражданско-правовых договоров, связанных с передачей в пользование имущества, взносами не облагаются.

Надо отметить, что заключение договора ссуды не исключает возможности использования сотрудником автомобиля и в свободное от работы время. Но для этого нужно будет оформить кадровую документацию. В частности, приказ по организации, на основании которого управлять данным автомобилем поручается работнику, являющемуся его собственником.

Кроме того, желательно указать в приказе (или в ином внутреннем документе организации), что машина не обязательно должна храниться в месте нахождения организации. Это позволит сотруднику забирать машину после работы и на выходные дни.

Правда, если планируется делать это постоянно, лучше зафиксировать данное положение непосредственно в договоре, а каждую передачу машины из рук в руки фиксировать актом с указанием показаний одометра, количества топлива в баке и результатов внешнего осмотра автомобиля.

Это поможет избежать проблем с учетом топлива, израсходованного сотрудником во внерабочее время, снимет вопросы по «внеплановому» пробегу и поспособствует урегулированию спорных вопросов, если во время такой «увольнительной» с автомобилем что-то случится.

Вариант 2. Аренда

Плюсы:

  • Учет всех расходов на автомобиль без ограничений;
  • Работник получает дополнительное вознаграждение.

Минусы:

  • Необходимость заключения дополнительного договора;
  • Необходимость оформления кадровой документации на управление ТС;
  • Риск доначисления страховых взносов, если автомобилем управляет собственник;
  • Вознаграждение сотруднику облагается НДФЛ.

Если вы планируете выплачивать работнику вознаграждение за использование личного автомобиля, то договор ссуды не подходит. Ведь по нему никаких выплат быть не может. Максимум, что допускает договор, так это выдачу денег на топливо под отчет.

В такой ситуации можно воспользоваться вторым вариантом и оформить договор аренды автомобиля (ст. 633, 643 ГК РФ). По нему арендатор также может учесть расходы на ГСМ, ремонт, техосмотр и страховку.

Но для этого в договор аренды нужно включить положения о том, что расходы по ремонту (с указанием его типа — текущий, капитальный), техническому обслуживанию и страхованию несет арендатор (ст. 644, 646 ГК РФ, подп. 10 п.

 1 ст. 264 НК РФ).

Вести учет и сдавать отчетность по налогу на прибыль и НДС через интернет

Обратите внимание, что в нашем случае (сотрудник использует свой личный автомобиль в служебных целях) следует заключать договор аренды без экипажа (ст. 642 ГК РФ). Дело в том, что передавать в аренду автомобиль с экипажем может только лицо, заключившее с водителем трудовой договор (абз. 2 п. 2 ст. 635 ГК РФ).

Очевидно, что при аренде авто у собственного сотрудника это условие невыполнимо — иначе сотрудник должен будет заключить трудовой договор сам с собой. В то же время, законодательство не запрещает закрепить арендованную машину за работником-собственником, издав соответствующий приказ по организации (правда, в этом случае существует риск начисления страховых взносов, т.к.

при проверке данный договор могут переквалифицировать в договор аренды транспортного средства с экипажем).

Сама же арендная плата взносами не облагается. Основание — уже упоминавшийся пункт 3 статьи 7 Закона № 212-ФЗ, где сказано, что выплаты и иные вознаграждения, производимые в рамках гражданско-правовых договоров, связанных с передачей в пользование имущества, взносами не облагаются.

При этом арендная плата является доходом сотрудника (подп. 4 п. 1 ст. 208 НК РФ), при выплате которого организация должна удержать НДФЛ (ст. 226 НК РФ).

Вариант 3. Компенсация

Плюсы:

  • Не нужно заключать дополнительный договор;
  • Не нужно издавать кадровый документ о поручении сотруднику управлять ТС;
  • Работник получает дополнительное вознаграждение;
  • Выплаты не облагаются НДФЛ и взносами.

Минусы:

  • Ограниченный размер компенсации, которую можно учесть в расходах;
  • Возможны споры по вопросу учета расходов на ГСМ, ремонт и техосмотр;
  • Возможны риски признания выплат объектом обложения НДФЛ и взносами.

В ситуации, когда работнику необходимо не только компенсировать стоимость ГСМ, но и выплачивать вознаграждение за использование личного транспорта, возможен еще один вариант оформления документов. Он отличается простотой, т.к. в данном случае не нужно заключать какой-либо договор.

Достаточно будет служебной записки сотрудника и приказа по организации.

Дело в том, что статья 188 Трудового кодекса говорит, что если сотрудник использует при работе свое имущество, и это происходит с согласия и ведома работодателя, то организация обязана возместить сотруднику расходы, связанные с использованием имущества и выплатить компенсацию за его использование, износ (амортизацию).

Но, применяя этот вариант, нужно учитывать, что максимальный размер компенсации (именно компенсации, а не оплаты ГСМ и прочих расходов!), который можно учесть при налогообложении прибыли, ограничен (подп. 11 п. 1 ст.

264 НК РФ, постановление Правительства РФ от 08.02.02 № 92). Например, за легковое авто с двигателем объемом до 2000 куб. см. компенсация, учитываемая в расходах, не может быть больше 1200 руб. в месяц.

А для более мощных авто — 1500 руб. в месяц.

А вот НДФЛ и взносами компенсация не облагается независимо от того, в каком размере она выплачивается. Ведь ни статья 217 НК РФ, ни статья 9 Закона № 212-ФЗ не содержат каких-либо ограничений по размеру компенсаций (см. письмо Минфина России от 31.12.10 № 03-04-06/6-327 и определение ВАС РФ от 05.08.11 № ВАС-8118/11).

Не облагаются «зарплатными» налогами и суммы, выплачиваемые сотруднику для компенсации его расходов на ГСМ, ремонт и техосмотр, т. к. они не являются вознаграждением и не образуют доход работника. При этом данные суммы в полном размере учитываются в расходах. Для них в Налоговом кодексе каких-либо лимитов не установлено (п. 49 ст.

264 НК РФ). Правда, Минфин считает, что затраты на ГСМ, техническое обслуживание и текущий ремонт уже учтены при расчете предельных размеров компенсации (письмо от 16.05.05 № 03-03-01-02/140).

Однако такой подход противоречит статье 188 ТК РФ, которая предусматривает два вида выплат сотруднику, использующему свое имущество в интересах работодателя.

Однако такой вариант оформления, как выплата компенсации, не лишен рисков. Риск возникает в ситуации, когда работник использует в служебных целях автомобиль, собственником которого, согласно данным ГИБДД, является другое лицо.

То есть, проще говоря, с ситуацией, когда работник управляет автомобилем «по доверенности». Последние разъяснения Минфина исходят из того, что в подобном случае суммы, выплачиваемые сотруднику, нельзя считать компенсацией, выплачиваемой на основании статьи 188 ТК РФ.

А значит, такая выплата должна облагаться НДФЛ и взносами (см. письмо Минфина России от 21.09.11 № 03-04-06/6-228).

Такой подход, кстати, налагает дополнительные обязанности на организацию и в той ситуации, когда сотрудники используют для работы свои собственные автомобили. Ведь Минфин требует, чтобы в организации были документы, подтверждающие, что работник, получающий компенсацию, является собственником автомобиля. А значит, у работников нужно требовать ПТС и снимать с него копию.

Надо отметить, что, на наш взгляд, подобный подход Минфина не соответствует логике законодателя. В статье 188 ТК РФ  намеренно использован термин «личное», а не «собственное».

Мы считаем, что это сделано именно для того, чтобы без лишних формальностей отделить имущество, принадлежащее работнику, от имущества организации. И при этом совершенно неважно, на каком именно праве принадлежит имущество сотруднику. Главное, что оно не принадлежит организации.

Минфин же, на наш взгляд, искажает логику законодателя, подменяя понятия. Понятно, что отстаивать свою правоту при наличии подобного письма Минфина, организации придется в суде.

Поэтому, если сотрудник пользуется автомобилем «по доверенности», а организация не хочет втягиваться в разбирательства, то ей стоит избрать другой способ оформления использования автомобиля сотрудника в служебных целях.

* Федеральный закон от 24.07.09 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования».

Источник: https://www.BuhOnline.ru/pub/beginner/2012/6/6156

Образец заявления на использования личных вещей нв работе

Варианты оформления использования сотрудником личного имущества

—>

25 апреля 2012 Есть ситуации в бизнесе, когда организации выгоднее не приобретать имущество в собственность, а воспользоваться тем, которое уже есть у ее сотрудников. Например, нанять курьеров с личными автомобилями, а не содержать собственный автопарк — или оплачивать сотрудникам сотовую связь, а не закупать телефонные аппараты и заключать договор с оператором.

Заявления работодателю

от 31/12/2020 › ›

Как составлять заявления работодателю так, чтобы достичь ожидаемого результата?

Какие использовать аргументы и как реализовать предоставленные трудовым законодательством права, осуществить защиту трудовых прав в соответствии с законом? Мы постарались привести примеры заявлений, которые человек наиболее часто использует в процессе своей трудовой деятельности. Рассказать, как составить их грамотно, на какие правовые нормы ссылаться, и какие права есть у работника относительно интересующей темы.Документы от работника на имя работодателя могут быть как обязательными, так и нет.

Зачастую это зависит от наличия (отсутствия) кадрового подразделения в организации, а также от того, работает ли гражданин официально. Помните, что только официальное трудоустройство позволит использовать

Использование личного имущества работника

· 26.12.2014 «Своя рубашка ближе к телу» — так гласит пословица. Не потому ли некоторые работодатели не против, если сотрудники используют свое личное имущество в служебных целях?

Казалось бы, и овцы целы, и волки сыты: у компании снижаются расходы на приобретение основных средств, сотрудник может использовать для работы привычные вещи, о состоянии которых он осведомлен лучше кого бы то ни было.

Как правильно рассчитать компенсацию такому сотруднику? Как видите, в столь простом, на первый взгляд, деле руководство компании может столкнуться с множеством сложностей и нюансов.

Соглашение об использовании личного имущества работника в интересах работодателя (образец заполнения).

Вариант 2

————————————————————————— ¦ Приложение N 1¦ ¦ к трудовому договору от 01.02.2011 N 20¦ ¦ ¦ ¦ Соглашение N 38 ¦ ¦ об использовании имущества сотрудника в трудовой деятельности ¦ ¦ ¦ ¦г. Москва 1 марта 2012 г.¦ ¦ ¦ ¦ Общество с ограниченной ответственностью «Комфорт», именуемое в¦ ¦дальнейшем «Работодатель», в лице генерального директора Соколова А.В.

,¦ ¦действующего на основании устава, и менеджер Смирнов И.П., именуемый в¦ ¦дальнейшем «Работник», вместе именуемые «Стороны», заключили настоящее¦ ¦соглашение о нижеследующем: ¦ ¦ 1.

Работник с разрешения и в интересах Работодателя использует в¦ ¦трудовой деятельности личное имущество — легковой автомобиль марки¦ ¦Volkswagen модели Caddy с рабочим объемом двигателя 1600 куб.

см (паспорт¦ ¦77 АУ 123048, регистрационный знак С408ВА199), а также мобильный телефон¦ ¦марки Nokia модель 5530 XpressMusic.

Использование личного имущества работника (Хоруженко Е.)

«Своя рубашка ближе к телу» — так гласит пословица. Не потому ли некоторые работодатели не против, если сотрудники используют свое личное имущество в служебных целях?

Нужно ли получать согласие сотрудника на использование его имущества?

Что следует знать работнику, когда он соглашается на то, чтобы его автомобиль или оргтехника участвовали в «общем деле» фирмы? Как правильно рассчитать компенсацию такому сотруднику? Как видите, в столь простом на первый взгляд деле руководство компании может столкнуться с множеством сложностей и нюансов.

Как же быть?Прежде всего

Личные вещи на работе

Консультируйтесь с юристом онлайн Спросить юриста 276 юристов готовы ответить сейчас Ответ за 15 минут 276 юристов сейчас на сайте Все темы Здравствуйте! Имеют ли право сотрудники полиции требовать документы и досматривать личные вещи на улице?

Сегодня я оказалась в такой ситуации. Шла из дома на работу (было примерно 4 утра, работа ранняя).

На выходе из двора ко мне подъехала. 06 Марта 2020, 11:16, вопрос №1927594 Ольга, г. Челябинск Категория: Я гражданский работник в в/ч и нас сейчас хотят заставить носить рабочую форму на работу и с работы! Таким образом убрать ящики,которые находятся в караульной помещении и служат для хранения наших личных вещей 07 Декабря 2020, 10:18, вопрос №1837570 Tаня, г.

Буй Категория: Я работал на производственную фирму, которая арендовала помещения на заводе.

Месяц назад прихожу на работу, а меня не пускает охрана, говорят, что долг за аренду и помещение блокировано.

Как оформить использование личного имущества в работе: размеры компенсаций, налоги

Часто компании используют в работе личное имущество работников. Это удобно, поскольку позволяет сэкономить денежные средства компании, снизить расходы, повысить эффективность работы.

Но возникают вопросы: каким образом оформить использование личного имущества в работе, какие размеры компенсаций предусмотреть и какие налоги уплатить. В рамках вебинара, Шестакова Екатерина Владимировна, кандидат юридических наук, генеральный директор ООО «Актуальный менеджмент», ответит на эти вопросы.

Екатерина Шестакова, кандидат юридических наук, генеральный директор ООО «Актуальный менеджмент» Вопросы, которые будут на вебинаре:

  1. Виды имущества, используемого работодателем
  2. Документальное оформление использования имущества
  3. Установление размеров компенсаций
  4. Особенности налогообложения
  5. Риски для компаний

Виды имущества, используемого работодателем

У работника украли личные вещи: ответит ли за это работодатель?

К какой ответственности можно привлечь работодателя, если у его сотрудника украли личные вещи? Нужно ли заявлять о краже в полицию?

– Да, нужно. Можно ли уволить работника, который украл вещь своего коллеги? – Да, можно. В ООО «Илларион» произошла кража.

Секретарь Татьяна К. после рабочего дня собиралась домой и не нашла в офисе свое пальто. Каково было удивление генерального директора организации Константина С., когда сотрудница обвинила его в халатности и потребовала выплатить стоимость вещи. Должна ли компания отвечать за личное имущество сотрудников?

www.kdelo.ru Статьи в тему: (№ 3, 2004)

Статья: Сотрудник использует свое имущество на работе.

Экономим на налогах (Огиренко Е.А.) («Главбух», 2003, n 20)

«Главбух», N 20, 2003СОТРУДНИК ИСПОЛЬЗУЕТ СВОЕ ИМУЩЕСТВО НА РАБОТЕ.

ЭКОНОМИМ НА НАЛОГАХБухгалтеру приходится знать тысячу способов сэкономить и не нарушить при этом закон. Скажем, если нет необходимой оргтехники, инвентаря или машин, можно использовать личное имущество работников. Правда, за это придется им приплачивать.

Но и тут есть несколько ходов, которые позволят максимально сократить траты. Например, в этой статье рассказано, как уменьшить всевозможные налоги и взносы с подобных выплат сотрудникам.

Для этого надо только знать, каким способом лучше оформить использование личного имущества. А также запомнить несколько аргументов, с помощью которых можно переубедить налоговиков.Как оформить выплаты?Давайте сразу определимся, почему фирма вообще должна платить своему сотруднику за то, что он использует на службе личные вещи.

Источник: https://pila-diski.ru/obrazec-zajavlenija-na-ispolzovanija-lichnyh-veschej-nv-rabote-35762/

Как получить компенсацию работнику за использование имущества по статье 188 ТК РФ и избежать ошибок

Варианты оформления использования сотрудником личного имущества

Найм Труда > Трудовые отношения > Компенсация работнику за использование имущества по статье 188 ТК РФ и варианты ее оформления

Компенсация работнику за использование имущества по статье 188 ТК РФ предусматривает перечисление средств гражданину за то, что фирма пользуется его собственностью.

К примеру, когда трудовая деятельность человека связывается со служебными командировками, у него есть право получить выплаты компенсационного значения.

При этом, указанных характер выполнения трудовых обязанностей должен отражаться в соглашениях, инструкциях и прочих актах локального типа. 

Законодательство

Положения статьи 188 ТК РФ указывают на то, что на руководство компании ложится обязанность, связанная с выплатой компенсации за использование предметов, принадлежащих сотрудникам. К примеру, это могут быть разного рода инструменты, которыми человек пользуется для исполнения своих обязанностей по службе или материалов и прочих предметов. 

По этой причине доход гражданина подлежит квалификации при использовании действующих положений законодательных актов. В том числе, прописано, что рассматриваемая разновидность выплат не должна облагаться взносами страхового типа и налогами. 

В том числе, сведения относительно использования страховых взносов к таким суммам прописано в положениях налогового законодательства, в статье 217.

Статья 422 НК РФ указывает на невозможность использования НДФЛ к компенсациям. Кроме того, применяется в данном направлении Федеральный закон №125 от 1998.

В этом акте указывается, что выплаты не облагаются взносами, связанными с возникновением несчастных случаев. 

Сравнение вариантов оформления используемого имущества работника 

Существует несколько разных методов использования предметов, являющихся собственностью отдельно взятого работника (см. Таблицу 1).

Таблица 1. Варианты оформления имущества работника 

Вариант оформленияОписание
Компенсационные выплатыВ этом случае с документальной точки зрения отношения оформляются в виде дополнительного соглашения к трудовому соглашению. Обязательным элементом становится составление акта, по которому имущество подлежит передаче и приему. Кроме того, каждый месяц формируется акт, указывающий на величину выплаты.На начальной стадии потребуется определить, какова стоимость предмета, который будет использован для выполнения трудовых функций. Рассматриваемая разновидность сумм не предполагает использование страховых взносов и налогов. Помимо прочего, предусматривается необходимость нести дополнительные расходы. К примеру, они могут связываться с проведением ремонтных работ. 
Арендные отношенияЗдесь потребуется составить арендный договор. Также нужно подписать акт приемки и передачи. Применяются только налоговые платежи, страховые взносы не действуют. 
Безвозмездное пользованияМежду руководством фирмы и сотрудником формируется соглашение ссуды. Во время процесса передачи и приема такой собственности требуется составить специальный документ, подтверждающий данный факт. В данном случае применимы как налоги, так и взносы страхового характера. 

Только после изучения приведенных положительных и отрицательных моментов нужно делать вывод о том, какая из разновидностей соглашений будет выгодна для гражданина. 

Какой вариант выбрать 

Изучив представленные выше нюансы форм, посредством которых может использоваться имущество сотрудника в рабочих целях, можно прийти к выводу, что оформление ссудного соглашения было бы выгодным.

Однако, стоит учитывать тот момент, что сотрудники фискальных органов обращают на такие акты повышенное внимание.

Это связано с тем, что они рассматривают эти договоры как способ для ухода от налоговых платежей. 

По этой причине специалисты рекомендуют оформлять компенсации. При этом, допустимо уменьшить сумму по сравнению с тем, на что согласен сотрудник. Тогда не происходит начисление налогов на величину заработка. 

Указанный способ оформления несет в себе выгоду не только для компании, но и для гражданина. Причиной на то выступает то, что он получает средства, не неся обязанности по уплате НДФЛ. 

Компенсация работнику за использование его имущества

Когда во время выполнения своих трудовых функций гражданин пользуется собственным имуществом, то при согласии руководящего состава компании, ему выплачиваются компенсационные суммы. Кроме того, человеку полагается возмещение расходов, которые связываются с применением таких предметов. 

Данная ситуация указывает на то, что гражданин продолжает использовать свою собственность, однако, применяется этот предмет в интересах компании, где он трудится. Право на передачу другим представителям данной организации не устанавливается. 

Компенсацию следует рассматривать как выплаты денежного характера, которые применяются для возмещения затрат, имеющих связь с исполнением трудовых обязательств. Величина выплаты находится в зависимости от договоренности сторон соглашения. Выражается она при использовании письменной формы. 

Смотрите вебинар на тему «Компенсации работникам за использование личного имущества»:

Как рассчитать размер компенсации

Сумма компенсационного типа, полагающаяся за применение имущества отдельно взятого сотрудника в интересах фирмы, где он трудится, в законодательных актах не имеет четкого определения.

Это говорит о том, что величина этой выплаты устанавливается по соглашению между руководящим составом компании и конкретным человеком.

Чтобы указанный акт имел обоснование с экономической точки зрения, потребуется взять справку бухгалтерского типа. 

В этом документе прописаны правила, учитывать которые следует при расчете величины. Данные правила прописаны в письме, разработанном Министерством финансов в 2012 году. Зачастую этот размер имеет зависимость от пределов суммы относительно амортизации конкретно взятого предмета. Учитываются нормы, установленные на официальном уровне. Данное средство рассматривается как основное.

С целью приведения обоснования своей позиции по поводу размера оплаты за пользование имуществом личного типа требуется пользоваться специально разработанным Классификатором. В том числе, данный акт закрепляет амортизационные группы. Они определены в Постановлении Правительства страны от 2002 года. 

Если говорить с точки зрения бухучета, то рассматриваемая сумма будет относиться к расходам обычного вида деятельности. Отражать следует в дебете счетов. В том числе, использовать нужно графа 20,25 и 44. Для понимания требуется привести конкретный пример вычислений. 

Гражданка Иванова работает в компании на должности сотрудника финансового отдела. В число ее обязанностей входит работа на компьютере. Для этого Иванова использует личный ноутбук.

К моменту, когда данное имущество начали использовать в рабочих целях, его стоимость в рыночных условиях составляла 25000 рублей.

Исходя из приведенных данных требуется рассчитать, в каком объеме Ивановой каждый месяц будут поступать компенсации. 

Классификатор рассматривает указанное имущество как часть второй группы средств. Ему присваивается код 14 302000. Период полезного использования находится в промежутке от двух до трех лет.

Эти правила прописаны в положениях статьи 258 НК РФ. Можно сделать предположение, что рассматриваемый предмет имеет такой срок на протяжении 25 месяцев.

При этом, каждый месяц норматив амортизации равняется четырем процентам. 

В данном случае для расчета суммы ежемесячной компенсации требуется: 25000*4% = 1000 рублей. Тогда в учетной документации потребуется сделать такие записи: 

  • дебет – 26 кредит – 1000 руб. – представлена компенсацией за пользование ноутбуком; 
  • дебет 73 кредит 50 – 1000 руб., — перечислена сумма за использование ноутбука. 

На протяжении месяца гражданин может заболеть, выйти на отдых и тогда имущество не подлежит использованию. Это говорит о том, что за такой период компенсационные средства выплате не подлежат. Перечисленные правила отражены в письме, разработанном Министерством финансов в 2009 году. 

Потребуется во время формирования отчета указать количество дней, на протяжении которых производилось использование личного имущества. 

Пример расчета

Гражданин Петров трудится в организации ООО «Феникс». Он состоит в должности мастера по отделке помещений. Петров договорился с директором о том, что во время работы он будет использовать личный инструмент (станок, предназначенный для разрезания плитки). 

Куплен указанный предмет 12 месяцев назад, стоимость тогда составляла 30 тысяч рублей. Согласно приложенной к нему документации можно установить, что период для полезного использования равняется трем годам. 

Тогда требуется вычислить степень износа: 30000/3*2 = 20 000 рублей. 

Остался срок для использования – 2 года, то есть каждый месяц Петров может рассчитывать на компенсацию в размере 833 рубля, так как: 20000:24. 

Облагается ли страховыми взносами и НДФЛ компенсация

Согласно действующим положениям законодательства средства, выплаченные в качестве компенсации за использование имущества, принадлежащего сотруднику, не могут облагаться налоговыми платежами.

Это связано с тем, что указанная сумма не рассматривается как доход, полученный гражданином.

Положения статьи 188 ТК РФ указывают на то, что величина компенсации подлежит отражению в соглашении, сформированном между человеком и руководством компании. 

Говоря о выплатах сотрудникам за использование имущества, стоит принимать во внимание: 

  • положения статьи 217 НК РФ, где указано, что величина компенсации, согласно установленных в договоре границах, кроме того возмещение расходов, которые имеют связь с применением таких предметов, не могут облагаться налогами; 
  • взносы, отнесенные к медицинскому, пенсионному или социальному страхованию – прописано в Федеральном законе под № 212 от 2009 года; 
  • кроме того, указанные суммы освобождаются от уплаты взносов, связанных со страхованием от несчастных случаев и образования заболеваний профессионального типа.

Налоговое законодательства рассматривает затраты, связанные с компенсацией таких выплат как прочие расходы. Они реализуются при использовании положений статьи 264 НК РФ. Кроме того, министерство финансов устанавливает, что такие суммы должны обязательно иметь обоснование с экономической точки зрения. Также необходимо обладать подтверждениями в документальной форме. 

Типичные ошибки

В рассматриваемой ситуации на практике возникает несколько стандартных ошибок. К их числу отнесено то, что гражданин жалуется руководящему составу компании на то, что компенсационные суммы ему поступили не в полной мере. При этом, данная ситуация касается времени, пока человек болел и не работал. 

Согласно законодательству, эту ситуацию можно прокомментировать так, что на протяжении указанного периода гражданин не исполняет свои обязательства по работе. Соответственно, его имущество не используется. По этой причине отказ в части выплат справедлив. 

Также на практике случается и так, что граждан после подписания ссудного соглашения выдвигает требования относительно того, чтобы ему выплачивали компенсации. Однако, стоит понимать, что данная разновидность договоров предполагает безвозмездность использования. 

Это говорит о том, что за работодателем не закрепляется обязанность относительно выплату сотруднику средств за использование такой вещи. 

Документальное оформление 

Перед тем, как заплатить гражданину за то, что он в рабочих целях пользуется своими вещами, потребуется сформировать ряд определенной документации. В том числе: 

  1. Акты, указывающие на то, что есть производственная необходимость в использовании такого предмета. Для примера, это инструкция, предусматривающая обязанности по должности. 
  2. Дополнительное соглашение к трудовому договору. В этом акте требуется отразить, какая разновидность имущества применяется и присущие ему характеристики. В том числе, в каком состоянии находится к моменту использования и прочее. 

Методики, используемые для проведения расчетных операций. 

Кроме того, в соглашении потребуется указать, какие условия применяются относительно того, чтобы обслуживать рассматриваемое имущество. Изначально нужно договориться с руководящим составом компании о том, в каком порядке будет производиться возмещение понесенных расходов для использования такого предмета. 

Специалисты говорят о том, что оптимальным вариантом становится то, что к доп. соглашению прикладывается бумага, указывающая на наличие у человека правомочий собственности на вещь. В том числе, это соглашение о купле или техническая документация на предмет. 

Компенсация работнику за использование имущества по статье 188 ТК РФ является не обязательным условием. Это зависит от того, о чем договорятся стороны трудового соглашения. 

О компенсации за использование работником своего личного имущества смотрите в этом сюжете:

Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Источник: https://naimtruda.com/otnoshen/kompensatsiya-rabotniku-za-ispolzovanie-imushhestva-po-state-188-tk-rf.html

Использование личного имущества работника – Все о кадрах

Варианты оформления использования сотрудником личного имущества

admin · 26.12.2014

«Своя рубашка ближе к телу» — так гласит пословица.

Не потому ли некоторые работодатели не против, если сотрудники используют свое личное имущество в служебных целях? Казалось бы, и овцы целы, и волки сыты: у компании снижаются расходы на приобретение основных средств, сотрудник может использовать для работы привычные вещи, о состоянии которых он осведомлен лучше кого бы то ни было. Но так ли все просто?

Может ли работодатель использовать личное имущество работников в производственных целях? Нужно ли получать согласие сотрудника на использование его имущества? Что следует знать работнику, когда он соглашается на то, чтобы его автомобиль или оргтехника участвовали в «общем деле» фирмы? Как правильно рассчитать компенсацию такому сотруднику? Как видите, в столь простом, на первый взгляд, деле руководство компании может столкнуться с множеством сложностей и нюансов. Как же быть?Прежде всего, разберемся в следующих вопросах: что, зачем и почём? А именно:какое имущество может быть использовано в производственных целях;для чего это делается;какие компенсации предусмотрены сотрудникам за то, что их личное имущество «работает» на организацию;

во что может обойтись работодателю нарушение прав сотрудника.

Что?

Чаще всего, конечно, сотрудник «жертвует» фирме свой личный автомобиль или иное транспортное средство (например, мотоцикл).

На следующем месте — мобильный телефон и различная оргтехника (принтер, сканер, факс или МФУ), что особенно актуально для удаленных сотрудников.

Но важно не забывать, что используемое личное имущество должно быть непосредственно связано с функциональными обязанностями работника, указанными в его должностной инструкции или трудовом договоре.

Зачем?

Очевидно, что не для всех организаций экономически целесообразно приобретать основные средства: появится необходимость их технического обслуживания, возможно, потребуется включение в штат технического специалиста для выполнения ремонтных работ, приобретение расходных материалов и запасных частей.

Далеко не всегда нужное оборудование можно арендовать или взять в лизинг по приемлемой цене. Также не следует забывать и о риске выхода оборудования из строя и прерывания производственного процесса по этой причине. Что же делать? Вполне логичным выходом может стать передача такого риска сотруднику с соответствующей компенсацией.

В этом случае наличие исправного оборудования на рабочем месте перестает быть вопросом работодателя. А сотрудник получает возможность использовать уже имеющееся у него и хорошо знакомое устройство с пользой для организации и для себя.

Если личное имущество работника по своему функциональному предназначению не может быть применено в производственной деятельности, то выплаты работнику за использование такого имущества с включением этих сумм в себестоимость могут повлечь за собой штрафные санкции со стороны государственных органов.

Почём?

Если проанализировать ст. 188 Трудового кодекса Российской Федерации от 30.12.2001 N 197-ФЗ, можно сделать вывод, что для законного использования личного имущества работника и выплаты за это компенсаций необходимо выполнение следующих существенных условий:1. Согласие работодателя на использование личного имущества сотрудника.2.

Наличие соглашения между сторонами, заключенного в письменной форме.Расходы работнику за использование его имущества можно возместить только при наличии письменного соглашения.

С учетом этого утверждения логично предположить следующее: законодатель в неявном виде рассчитывал, что это соглашение и будет выражать осведомленность работодателя и его согласие на выплату возмещения.

Однако даже имеющееся письменное соглашение и осведомленность работодателя не означают, что сотруднику автоматически компенсируют затраты.

Справка.

Статья 188 ТК РФ: «При использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме».

На практике. Суд отказал работнику в праве на возмещение расходов за использование личного автомобиля.

Истец обратился в суд с требованиями к ответчику о погашении задолженности по зарплате, взыскании пособия по временной нетрудоспособности, компенсации за неиспользованный отпуск, компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях с начислением процентов за просрочку выплаты указанной суммы, а также о компенсации морального вреда. Согласно материалам дела, между истцом и ответчиком заключен трудовой договор, предусматривающий, что истец при исполнении трудовых обязанностей, связанных со служебными разъездами, использует принадлежащий ему автомобиль, и ему выплачивается компенсация за использование и износ автомобиля (согласно путевым листам). Представитель работодателя, возражая против присуждения истцу такой компенсации, ссылался на отсутствие тех самых путевых листов. Суд, лишенный возможности проверить заявленную истцом сумму компенсации за использование личного автомобиля, т.к. путевые листы и другие соответствующие доказательства суду не были представлены, данное требование оставил без удовлетворения (Заднепровский районный суд города Смоленска в решении по делу N 2-2019/2013 ~ М-1688/2013 от 30 июля 2013 г.).

Источник: http://info-personal.ru/raznoe/ispolzovanie-lichnogo-imushhestva-rabotnika/

Как использовать имущество сотрудника в работе — Эльба

Варианты оформления использования сотрудником личного имущества

Очевидно, что просто так возместить расходы сотруднику и учесть их в налоге УСН организация не может. Подтвердить и обосновать использование личного имущества сотрудника для включения в расходы нужно документами. Рассмотрим основные моменты, которые нужно учесть, когда имеешь дело с контролёрами.

Всего есть два способа оформления имущественных взаимоотношений с работником: аренда и компенсация.

Аренда

Организация может заключить с сотрудником договор аренды на использование его личного имущества. В договоре оговаривается величина арендной платы.

 Для обоснованности расходов руководитель может издать приказ о необходимости использования имущества для выполнения трудовых обязанностей.

 Таким образом, организация без проблем сможет учесть арендную плату в расходах УСН на основании п.1 пп.4 ст.346.16 НК РФ.

Дополнительные затраты, связанные с использованием имущества, например, затраты на ГСМ, на мобильную связь, также списываются в расходы; для подтверждения используются чеки, путевые листы, детализация по счету на услуги мобильной связи.

Эльба — бухгалтерия, с которой справится любой. Сервис подготовит платёжки на зарплату, налоги и взносы — а потом сам сформирует отчётность.

Компенсация

Организация может компенсировать работнику затраты, связанные с использованием имущества в служебных целях.

 Налоговый Кодекс не содержит норм компенсаций и порядок их установления при использовании личного имущества работника в служебных целях, поэтому МинФин РФ советует руководствоваться Трудовым Кодексом. Согласно ст.

188 Трудового кодекса, должно быть оформлено письменное соглашение с определением размера компенсационной выплаты, поэтому документов нужно будет оформить побольше:

  • дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором прописывается, какое имущество используется, порядок и срок его использования, определяется размер и порядок выплаты компенсации;
  • документы, подтверждающие право собственности сотрудника на указанное имущество;
  • документы, обосновывающие расчёт суммы компенсации: например, приказ о назначении компенсации;
  • документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах организации: например, приказы, путевые листы;
  • приказ о выплате компенсации сотруднику.

От сотрудника также запросите документы, подтверждающие расходы, например, чеки, путевые листы, детализацию по счету на услуги мобильной связи.

Совет: сумму компенсации нужно рассчитать

Несмотря на то, что Налоговый Кодекс не содержит норм компенсаций, а Трудовой предоставляет установление размера компенсации соглашением сторон, это не значит, что размер выплаты можно определить «пальцем в небо», компенсацию нужно рассчитать и расчет суммы выплаты сохранить у себя, на всякий пожарный. В расчет компенсации включаются выплаты за износ имущества, а также возмещаются расходы, связанные с его использованием.

Компенсация и УСН

В расходах УСН можно учитывать только компенсацию за использование личного автомобиля сотрудника и то в пределах норм, установленных Правительством РФ. Нормы расходов на выплату компенсации зависят от объема двигателя легкового автомобиля. Если объем двигателя меньше 2000 куб. см (включительно), то норма компенсации составит 1200 руб. в месяц.

Если объем двигателя свыше 2000 куб. см — 1500 руб. в месяц. При это нормы уже включают в себя возмещение всех возникающих в процессе эксплуатации затрат: износ, ГСМ, техническое обслуживание, ремонт. Поэтому учитывать их в расходах УСН уже не получится. Это подтверждал Минфин в письмах от 10.04.2017 № 03-03-06/1/21050 и от 19.08.2016 № 03-03-06/1/48789.

Компенсация другого имущества статьей 346.16 НК РФ не предусмотрена. Поэтому в таких случаях есть смысл заключить с сотрудником договор аренды. В размер арендной платы можно включить сумму компенсации расходов, связанных с эксплуатацией имущества. Получится, что вместо компенсации сотруднику вы будете платить арендную плату и учитывать её в расходах УСН. 

Страховые взносы с выплат работнику

Компенсационные выплаты не облагаются страховыми взносами.

С арендной платы страховые взносы тоже не платят. Сложности есть только с арендой автомобиля. 

Есть два вида договоров аренды: с экаипажем и без. В первом случае сотрудник управляет автомобилем сам, а во втором только даёт компании в аренду. Договор аренды с экипажем — смешанный, то есть в нем есть элементы двух видов договоров: аренды и оказания услуг.

 Поэтому с вознаграждения за услуги нужно заплатить страховые взносы. Если в договоре четко не прописано, сколько составляет арендная плата, а сколько — выплата за управление автомобилем, то придётся заплатить страховые взносы со всей суммы, указанной в договоре.

Важно: заключить договор аренды с экипажем можно только с сотрудником — индивидуальным предпринимателем, у котрого есть свои сотрудники: шофёр и механик. 

Если сотрудник — непредприниматель, но автомобилем всё же управляет, вместо договора аренды с экипажем заключите с ним два отдельных договора. Один — об аренде без экипажа, а второй — на услуги по управлению и технической эксплуатации. С выплат по договору услуг нужно будет заплатить взносы, ведь это обычный договор ГПХ. 

Ндфл с выплат работнику

С компенсации НДФЛ платить не нужно. Это подтвердил Минфин в своих письмах от 27 февраля 2013 г. N 03-04-06/5600 и от 20.04.2015 № 03-04-06/22274.

В разъяснениях четко сказано, что вся сумма компенсации сотруднику, выплаченная в связи с использованием его имущества в служебных целях, не подлежит обложению НДФЛ на основании ст. 217 Налогового Кодекса.

Кстати, не стоит пренебрегать документами, подтверждающими использование имущества сотрудника в служебных целях и подтверждающими право собственности сотрудника на имущество. Минфин отметил в письме, что они обязательны. 

Такое внимание уделено документам, подтверждающим собственность, потому что, если сотрудник использует автомобиль, которым управляет по доверенности, то НДФЛ нужно удержать (об этом есть более раннее письмо ФНС от 25 октября 2012 г N ЕД-4-3/18123@).

Автомобиль, который зарегистрирован на супругу работника, признаётся личным, т.к. имущество в браке является совместной собственностью, и в таком случае компенсация НДФЛ не будет облагаться при условии, что автомобиль приобретен супругами в браке.

С аренды фирма обязана удержать НДФЛ как налоговый агент.

Статья актуальна на 03.02.2020

Источник: https://e-kontur.ru/enquiry/148

О бухгалтерии
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: