Управление ресурсным обеспечением бизнес-процессов организации

Управление бизнес-процессами и информацией предприятия. Определения классов систем и перечисление их функционала

Управление ресурсным обеспечением бизнес-процессов организации

Системы управления бизнес-процессами и системы управления корпоративным контентом — классы пересекающиеся с точки зрения функционала, но, совершенно точно, не взаимозаменяемые. ИТ-специалист должен четко понимать, в каком случае компании нужна та или иная система, чтобы внедрять востребованные и окупаемые решения.

В статье попытаемся показать, чем системы управления бизнес-процессами отличаются от систем управления информацией предприятия, какие задачи они решают, как они пересекаются между собой, таким образом, чтобы это было понятно не только специалистам, но и простым пользователям. Сначала приведем устоявшиеся определения двух классов систем.

Управление бизнес-процессами организации (BPM, Business Process Management)

Эта концепция рассматривает процессы как особые ресурсы предприятия, непрерывно адаптируемые к постоянным изменениям.

Концепция полагается на такие принципы, как понятность и видимость бизнес-процессов в организации за счёт их моделирования с использованием формальных нотаций, использования программного обеспечения моделирования, симуляции, мониторинга и анализа, возможность динамического перестроения моделей бизнес-процессов силами участников и средствами программных систем.

Управление информационными ресурсами предприятия (ECM, Enterprise Content Management)

Это набор технологий, инструментов и методов, которые используются для сбора, управления, накопления, хранения и доставки информации всем потребителям внутри организации.

В целом ECM ориентируется на работу с неструктурированной информацией в любом виде, включая обычные офисные документы в форматах Word, Excel, PDF, а также рисунки, чертежи, графики, сканированные изображения и вообще файлы любых форматов, сообщения электронной почты, web-страницы, видео и другую информацию в электронном виде.

Многообразие видов контента существенно отличает ECM от управления бизнес-процессами, где в центре системы находится workflow. Основная задача ECM — поддержка полного жизненного цикла информации.

Управление бизнес-процессами — на стыке трех классов систем

Если все информационные системы, которые обеспечивают автоматизацию и управление бизнес-процессами, разделить на три класса, то получается следующая картина:

  • системы управления документацией — автоматизируют движение документации;
  • системы управления ресурсами — автоматизируют управление ресурсами;
  • CASE-средства — автоматизируют моделирование и создание процессов.

Система управления бизнес-процессами (Business Process Management System, BPMS) находится на стыке этих трех классов корпоративного ПО.

Если рассматривать ECM-систему, то это не просто система управления документами, она объединяет два ключевых средства, необходимых для построения информационной системы, это:

  • BPM — управление бизнес-процессами;
  • IDM — интегрированное управление документами.

Состав BPM- и ЕСМ-систем

Для того чтобы понять какие задачи решает та и другая система, посмотрим из каких модулей они состоят.

Основными модулями системы управления бизнес-процессами являются:

  • модуль графического моделирования. Модуль позволяет аналитику представить процесс в терминах потока работ, бизнес-правил и потока информации;
  • модуль динамического моделирования. Модуль позволяет представить модель бизнес-процесса в динамике. С его помощью выявляются проблемные участки процессов и ресурсные ограничения, что позволяет внести коррективы в процесс на этапе моделирования;
  • модуль разработки приложений. Модуль обеспечивает разработчика необходимыми инструментами для создания пользовательского интерфейса, различных диалоговых форм и интеграции с бизнес-приложениями и информационными системами;
  • модуль управления потоками работ и бизнес-правилами. Модуль реализует управление потоками работ, потоками информации и документов. Модуль также осуществляет контроль исполнения заданных бизнес-правил;
  • модуль интерфейса процессов. Модуль позволяет пользователям просматривать назначенные задачи и выполнять их;
  • модуль управления процессами. Модуль позволяет мониторить процессы, получать показатели процессов, анализировать их, формировать отчеты на их основании. Мониторинг позволяет оптимизировать и вносить правки в бизнес-процессы;
  • модуль управления BPM системы. Модуль позволяет выполнять конфигурирование ПО, назначать права доступа, контролировать аппаратные средства.

Современные ECM, как правило, включают следующие модули:

  • модуль управления документами или записями (IDM, Integrated Document Management). Модуль обеспечивает хранение документов, карточек документов, версионность, разграничение прав доступа, ведение истории работы с документом;
  • модуль управления образами документов (Document Imaging). Модуль обеспечивает захват, преобразование и управление бумажными документами;
  • модуль управления потоками работ (workflow, BPM, Business Process Management). Модуль обеспечивает частичное управление бизнес-процессами, позволяет передавать документы и другой контент по заранее разработанным маршрутам, назначает рабочие задачи, создает журналы хода выполнения бизнес-процессов;
  • модуль управления веб-контентом (WCM, Web Content Management). Модуль обеспечивает представление самой актуальной информации, единую рабочую среду, разграничение доступа к информации и единую политику безопасности;
  • модуль управления медиаконтентом (DAM, Digital Asset Management). Модуль оперирует данными в электронной форме как активами с целью извлечь из них максимальную прибыль;
  • модуль управления знаниями (KM, Knowledge Management). Модуль обеспечивает поддержку систем для накопления, поиска, доставки информации, необходимой для принятия решения. Модуль включает такие инструменты как полнотекстовый поиск, сквозной поиск по разнородным источникам информации, автоматическую категоризацию и визуализацию информации;
  • модуль управления коллективным взаимодействием (Collaboration). Модуль позволяет наладить взаимодействие пользователей при подготовке и использовании документов.

После знакомства с модулями BPM- и ECM-систем, может создаться ощущение, что система управления бизнес-процессами — это лишь составляющая ECM-системы, но это не так.

Управление бизнес-процессами дополняет управление контентом, или наоборот

Порядка 20% данных в организации являются структурированными, в то время как оставшиеся 80% — это неструктурированный контент.

Для того чтобы управлять контентом организации, необходимо отлаженное управление процессами, что, в свою очередь, невозможно без контента.

Как правило, в организациях, выбравших в качестве основы ECM, серьезные процессы не могут быть исполнены без формирования документов.

На практике взаимодействие систем электронного документооборот и управления бизнес-процессами зачастую не является равноценным, одна из систем является доминирующей и играет первостепенную роль, а другая — вторичную. Это объясняется тем, что заказчик предъявляет различные требования к автоматизации и хочет достичь в результате разные цели.

Например, если есть необходимость только в текстовых регламентах и в графических моделях бизнес-процессов для прохождения сертификации на ISO, или есть необходимость в разовой автоматизации какого-либо отдельного процесса, то функционал системы управления информационными ресурсами (ECM) вполне решит поставленные задачи.

В том же случае, если организации необходимо управлять целой сетью сквозных бизнес-процессов, то в первую очередь целесообразным будет внедрение системы управления бизнес-процессами, функционал которой сможет провести моделирование, автоматизацию, мониторинг, анализ и улучшение бизнес-процессов предприятия. В рамках BPM-системы будут определены и реализованы бизнес-процессы, в рамках этих бизнес-процессов сформируется поток работ (workflow), параллельно генерируется поток документов (docflow), управлять которым удобно как раз в ECM-системе.

Реальная выгода от внедрения ECM-системы будет только тогда, когда удастся выстроить ее взаимодействие с основными процессами организации, т.е. интегрировать неструктурированную информацию в процессы.

И именно BPM является связующим звеном между системой ECM и другими корпоративными информационными системами организации.

BPM — то, что позволяет системе управления документацией стать системой управления информационными ресурсами, и вписать их в бизнес-процессы организации.

Источник: https://www.directum.ru/blog-post/885

О системе планирования ресурсов предприятия (erp)

Управление ресурсным обеспечением бизнес-процессов организации

Для деятельности любой организации необходимы определенные ресурсы. Для производства продукции или оказания услуги предприятие должно иметь все необходимые ресурсы в требуемом количестве.

Для организации эффективного производства продукции требуется система планирования ресурсов предприятия.

Широкое распространение получили ERP-системы (Enterprise Resource Planning — планирование ресурсов предприятия).

Перспективное планирование ресурсов предприятия

Планирование ресурсов на предприятии чаще всего является наиболее проработанной функцией управления, но чаще всего оно организовано в форме финансового планирования, тогда как финансы не являются ни единственным, ни наиболее важным ресурсом. Критическая нехватка может возникнуть также в части оборудования, специалистов, обладающих необходимыми компетенциями, зданий, технологий и других ресурсов.

Планирование ресурсов предприятия должно взаимодействовать со всеми бизнес-процессами предприятия. Следовательно, возникает необходимость расширенного учета, анализа и планирования значительного количества видов ресурсов.

Автоматизированное планирование ресурсов предприятия

Для работы предприятия должно быть организовано взаимодействие задач, прямо или косвенно обеспечивающих все процессы предприятия необходимыми ресурсами. Для решения таких задач часто используют программные продукты.

До появления ERP-систем в каждом подразделении, отвечающем за планирование ресурсов каждого вида, была отдельная система планирования ресурсов предприятия.

Каждая из таких систем содержала информацию в принятом в системе формате и для обеспечения их взаимодействия требовалось дополнительное кодирование. Так, например, для взаимодействия систем зарплаты и учета каждому работнику мог быть необходим идентифицирующий номер.

При этом на стыке взаимодействующих систем были неизбежны задержки и ошибки, обусловленные как человеческим фактором, так и проблемами взаимодействия ПО.

ERP-система делает планирование ресурсов предприятия максимально эффективным, путем объединения данных ранее отдельных программ. Использование единой базы данных способствует стандартизации ПО, уменьшению дополнительной информации и расширению возможностей управления.

ERP-система планирования ресурсов предприятия

ERP-система — информационная система управления предприятием, ориентированная на сбалансированное планирование ресурсов с помощью специализированного ПО.

Ключевой особенностью является подход к организации взаимодействия бизнес-процессов и операций вне зависимости от их территориальной или функциональной разобщенности.

Система охватывает ключевые процессы деятельности и управления, позволяя получить общий взгляд на работу предприятия.

С 1990 года, когда была сформулирована концепция, использование ERP-систем стало доступно не только промышленным предприятиям, транснациональным корпорациям и другим крупным организациям, но и малому и среднему бизнесу, появилось множество поставщиков, разработавших различные варианты систем.

ERP-системой также могут называться программные пакеты, объединяющие в себе несколько модулей, для каждого из которых ранее требовалась бы отдельная система.

В общем виде структуру ERP-системы можно разделить по составу используемых модулей: отвечающие за управление производством, и расширенные элементы, обеспечивающие работу производства.

Преимущества и возможности:

  • ускорение производства;
  • сокращение излишков или дефицита материалов и продукции;
  • эффективное планирование ресурсов предприятия;
  • сокращение большинства видов затрат;
  • возможность оперативно реагировать на скачки спроса;
  • улучшение защиты информации от ошибок и злоумышленников;
  • возможность отслеживания заказа на всех этапах;
  • использование передового опыта;
  • стандартизация отчетности и унификация систем;
  • прозрачность деятельности;
  • синхронизация процессов;
  • централизация данных, отсутствие разных версий информации.

Ограничения и возможные ошибки внедрения:

  • высокая стоимость внедрения, продления срока действия, или перехода на другую версию системы;
  • длительность внедрения зависит от размеров предприятия и необходимых доработок системы;
  • высокая стоимость обучения персонала, текучесть кадров, сложность использования;
  • ограниченность возможностей адаптации ПО под особенности предприятия, возможные проблемы с совместимостью;
  • невозможная или дорогостоящая адаптация системы, внедрение стандартов передового опыта может снизить конкурентоспособность предприятия;
  • служба поддержки не может учитывать особенности конкретной системы, информация, даваемая пользователю, может не соответствовать политике предприятия;
  • необходимость высокой точности работы всех взаимодействующих приложений;
  • зависимость от поставщика системы.

Система планирования ресурсов предприятия может быть как внедрена полностью или частично, так и доработана под особенности предприятия. Модули могут быть приобретены у разных поставщиков.

Модульный принцип делает доступным поэтапное внедрение ERP-систем.

Существующие предлагаемые ERP-системы различаются по модулям, но в основном выделяются следующие виды модулей: финансы, персонал, операции.

Внедрение ERP-системы неизбежно приводит к серьезным изменениям бизнес-процессов и внутренних процедур организации. Внедрение осуществляют представители производителя или независимые консалтинговые компании.

Специалисты по консалтингу обеспечивают начальное внедрение ERP, обеспечивающее планирование ресурсов предприятия стандартным для системы способом. Настройка и доработка приводит внедряемую систему в соответствие методам работы предприятия, не реализуемым стандартными средствами ERP-системы.

Источник: https://zen.yandex.ru/media/id/5c010a235f9547058c2ce119/o-sisteme-planirovaniia-resursov-predpriiatiia-erp-5c03aac971df8e03e10f1e34

О бухгалтерии
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: