Управление и оплата: опыт предприятий

Отдел труда и заработной платы: функции и задачи

Управление и оплата: опыт предприятий

Необходимость создания отдела труда и заработной платы (ОТиЗ) возникает не на каждом предприятии и не сразу. Как определить степень потребности в создании новой структуры, какие задачи должны быть решены в процессе построения и работы данного отдела?

Можно заменить?

Часто функционал ОТиЗ распределяется между отделом кадров и бухгалтерией. Многие начинающие предприниматели не видят пользы в создании дополнительной структуры.

Объясняют это низкой численностью персонала и небольшими масштабами предприятия. Но задачи, решаемые силами данного отдела, весьма специфичны. Необходимость в подобных специалистах рано или поздно появится.

Поэтому очень важно организовать работу грамотно с самого начала.

Для чего создавать отдел

Определимся с задачами создаваемого отдела. Как в любой управленческой структуре, они должны решать 4 задачи менеджмента и формулироваться, исходя из них.

Анализ:

  • определение направления для совершенствования систем и форм премирования и оплаты труда;
  • усовершенствование систем нормирования через анализ существующих на предприятии.

Планирование:

  • планирование всех составляющих процесса труда и заработной платы;
  • определение рентабельности использования трудовых ресурсов.

Организация:

  • организационные мероприятия по построению процессов труда и систематизированию заработной платы;
  • создание и внедрение систем и форм стимулирования и мотивации;
  • управление затратами на персонал.

Контроль:

  • расходования бюджета;
  • над соблюдением законодательных норм.

Примеры взяты из Положений об организации ОТиЗ различных предприятий, в них собраны основные моменты, заслуживающие внимания. Все эти задачи отдела труда и заработной платы можно распределить по трем направлениям:

  1. Нормирование труда.
  2. Работа с бюджетом на всех этапах.
  3. Законодательная составляющая.

Конкретный перечень и формулировка подбирается для каждого предприятия, с учетом специфики.

В чем заключается работа отдела

Эффективное решение задач невозможно без тщательно прописанного функционала. Он определяется, опираясь на особенности структуры, производственного и административного процессов в вашей компании.

За основу можно взять примерный функционал ОТиЗ.

Нормирование труда:

  • разработка и внедрение в практику норм затрат труда на всех участках производства и предприятия в целом, а также структурирование их на уровни всех подразделений, отделов;
  • анализ качества и эффективности внедренных норм и регламентов;
  • контроль за исполнением норм и нормативов.

Организация труда:

  • разработка рациональных форм оплаты труда и режимов работы;
  • разработка системы по повышению результативности использования рабочего времени;
  • контроль над выполнением штатной дисциплины.

Организация заработной платы:

  • совершенствование принятых на предприятии норм и систем оплаты труда (СОТ);
  • создание положений о стимулировании и премировании;
  • контроль над соответствующим применением тарифных ставок, надбавок, коэффициентов, доплат;
  • разработка системы грейдирования.

Режим и условия работы и отдыха:

  • разработка и планирование производственного календаря;
  • внедрение оптимальных современных режимов труда и отдыха;
  • внедрение системы рациональной, с современной точки зрения, организации труда.

Из этого примера можно выбрать наиболее подходящие, или на его основе создать свой перечень и определить, какие функции отдел труда и заработной платы будет выполнять.

Отдел внутри предприятия

Задачи и функционал определены. Но для их выполнения не лишним будет четко продумать процессы взаимодействия отдела труда и заработной платы на предприятии с другими подразделениями. Решить, что кому и кто должен, лучше “на берегу” – это поможет избежать конфликтов, пересечения функционала и столкновения интересов

Бухгалтерия
ПредоставляетПолучает
данные о фактически начисленной заработной платеплан использования ФМП
данные о расходовании бюджета фонда материального поощрения (ФМП)положения о премировании из ФОТ и ФМП
данные о выплатах сверх ФОТ
Функциональные отделы
ПредоставляютПолучают
обоснованные нормы затрат времениконсультации по трудовым вопросам
проект ШРположения о премировании
план мероприятий по рационализации трудаутвержденное ШР
Планово-экономический отдел
ПредоставляетПолучает
плановые показатели, установленные на предприятии на год, квартал с разбивкой по месяцамутвержденное ШР
все корректировки и изменения планарасчет норм затрат труда

Построение отдела

Начинать работу надо с главного, определить – кто будет решать поставленные задачи и выполнять необходимый функционал.

Как уже отмечалось ранее, их можно распределить между существующими подразделениями и специалистами – отделом кадров и бухгалтерией.

В этом случае должностные инструкции будут расширены на дополнительный функционал, а совмещение должностей оформляется надлежащим образом.

Второй вариант – привлечение специализированной компании на условиях аутсорсинга.

Если масштабы предприятия значительны, и есть крупные производственные подразделения, то лучший способ решения проблемы – создание собственного отдела. Оформляется это отдельным документом – Положением об отделе труда и заработной платы.

В этом случае необходимо определиться с числом сотрудников и структурой. Основываясь на численности персонала и специфике компании, рассчитать штат необходимых для отдела труда и заработной платы сотрудников. Руководитель отдела назначается приказом и находится в подчинении у одного из управленцев высшего звена компании.

Отдел труда и заработной платы может иметь в составе структурные подразделения, если их необходимость диктуется объемом предполагаемых работ. Например:

  • группа организации труда;
  • группа нормирования;
  • группа планирования;
  • группа управления проектами.

Распределение функционала между подразделениями осуществляется руководителем отдела.

Каких подобрать сотрудников

Требования к кандидатам на должности ОТиЗ обусловлены функционалом.

На позиции руководителя предпочтение отдается профильному профессиональному образованию – экономическому. Обязательно полное высшее образование (магистр, специалист), прохождение программ повышения квалификации и дополнительной профессиональной переподготовки в направлении нормирования и оплаты труда. Опыт работы на крупном предприятии (от 200 человек, как правило) также обязателен.

Необходимы знания и опыт практического применения в следующих областях: законодательные, правовые и нормативные акты; трудовое законодательство РФ; экономика труда; квалификационные характеристики профессий; методики по организации труда; порядок разработки планов по заработной плате и труду; системы тарификации; передовой опыт организации, мотивации и управления персоналом.

Другие сотрудники отдела подбираются по такому же принципу.

Показатели эффективности отдела

Чтобы созданная структура не стала бесполезным балластом, просто дополнительным звеном в цепочке документооборота в компании, надо определить критерии результативности работы отдела организации труда и заработной платы. Разрабатывать и утверждать такие критерии нужно, исходя из стратегических планов предприятия. Один из вариантов показателей эффективности (оцифровать нужно с учетом своих планов):

  1. Увеличение доли квалифицированного труда за счет оптимизации общей численности штата.
  2. Конкурентоспособный уровень заработной платы (оценивается через показатели текучести кадров).
  3. Отклонение среднесписочной численности сотрудников от плановой.
  4. Отклонение ФОТ от бюджета.
  5. Отклонение ФМП от бюджета.
  6. Производительность труда.

Постскриптум

На сегодняшний день в законодательстве Российской Федерации нет нормативных документов с четким определением, каким должен быть отдел труда и заработной платы. Значит, есть возможность создать структуру, максимально соответствующую специфике вашего предприятия.

Источник: https://FB.ru/article/450694/otdel-truda-i-zarabotnoy-platyi-funktsii-i-zadachi

Вознаграждение сотрудников на основе KPI

Управление и оплата: опыт предприятий

Создание системы показателей деятельности (KPI) руководителей и сотрудников направлено на достижение нескольких целей.

  • Установление целей для руководителей и сотрудников, связанных с целями компании. Кому это нужно? Это нужно компании, чтобы довести целеполагание до каждого исполнителя, и тем самым обеспечить общую направленность и согласованность действий сотрудников. Другими словами, это нужно для построения действенной системы управления. Это нужно и сотрудникам, которые хотят знать, какие цели им ставит компания. Нет ничего хуже деятельности, не имеющей цели и смысла. Поэтому наличие ясно определенных, измеримых, понятных людям целей поддерживает у них некоторый уровень мотивации к труду. Подчеркнем, что KPI не создают мотивацию (ее нельзя создать внешними стимулами), а предотвращают демотивацию.
  • Наличие измеримых показателей позволяет объективно оценивать результаты труда руководителей и сотрудников. При этом компания получает ясность относительно результативности и эффективности человеческих ресурсов, а сотрудники получают удовлетворение от того, что их вклад замечен и оценен. Правильно построенная система показателей может выполнять важную мотивационную функцию (предотвращая демотивацию сотрудников).
  • Установление вознаграждения руководителей и сотрудников в зависимости от результатов их деятельности. Связывая вознаграждение с KPI, компания оплачивает конкретные достижения сотрудников, целевым образом расходуя денежные средства, направляемые на оплату труда. Сотрудники же получают стимул добиваться результатов, чтобы получить заслуженное вознаграждение. Такова “идеальная модель”. Однако практическое ее воплощение зачастую приводит к результатам, противоположным ожидаемым. Вопросы о том, почему это происходит, и как избежать негативных эффектов при создании системы вознаграждения “за результаты”, обсудим в этой статье.

Прежде всего, следует подчеркнуть, что связь KPI и вознаграждения не является обязательной. Показатели деятельности руководителей и сотрудников представляют самостоятельную ценность для управления компанией.

Об этом мы говорили в предыдущей статье . Показатели KPI являются частью системы контроллинга и позволяют направлять деятельность людей к целям, значимым для компании.

Это, своего рода, навигационная система, помогающая сотрудникам, при поддержке их руководителей, не сбиться с пути.

Однако, большинство руководителей, приступая к разработке KPI, имеют намерение связать показатели с вознаграждением. Поэтому рассмотрим подробно все “подводные камни”, лежащие на пути этих благих намерений.

Показатели KPI находятся “на пересечении” двух управленческих систем: системы контроллинга и системы вознаграждения. Поэтому успех применения показателей, как инструмента вознаграждения зависит от правильного построения каждой из этих систем. Методы создания системы контроллинга мы обсудили в предыдущих публикациях . Теперь рассмотрим требования к системе вознаграждения.

Не имеет никакого смысла создавать систему вознаграждения на основе KPI, если в целом в компании нет справедливой системы оплаты труда. Внедрение KPI в этом случае ничего не даст, только усугубит недовольство сотрудников и еще больше демотивирует их.

Что такое “справедливая зарплата”? Это оплата труда, удовлетворяющая следующим условиям:

  • Соответствует ситуации на рынке труда. При большом разрыве между тем, сколько платят “здесь” и “там”, у сотрудников формируется негативное отношение к компании, которая недоплачивает им сложившуюся на рынке стоимость труда.
  • Соответствует тому, что получают другие сотрудники за аналогичную работу. У людей нарастает ощущение несправедливости, если кто-то в компании получает большее вознаграждение за выполнение тех же функций.
  • Учитывает опыт и квалификацию. Сотрудники ожидают, что рост опыта и квалификации будет сопровождаться ростом вознаграждения.
  • Прозрачны правила начисления зарплаты. Сотрудник должен ясно понимать, как рассчитывается его зарплата, и получить ровно столько, сколько соответствует его расчетам.
  • Соответствует обещаниям руководства. Если компания обманывает сотрудников, то и они считают себя свободными от всяких обязательств, и считают себя вправе красть у компании. Наиболее распространена пассивная форма краж – ничегонеделание на рабочем месте, имитация активности при полном равнодушии к работе.
  • Выплачивается в установленные сроки. Если сотрудники не получают причитающиеся деньги в установленный срок, они считают себя ограбленными.
  • Соответствует достигнутым результатам.

Только последнее условие имеет отношение к KPI. Для формирования “справедливой зарплаты” нужно, чтобы выполнялись все перечисленные условия. В противном случае, внедрение KPI будет бесполезной тратой сил, времени и денег.

Рассмотрим, что входит в понятие “вознаграждение сотрудника”. Вознаграждение – это не только деньги. Люди могут согласиться на меньшую зарплату, если им предлагается интересная работа, возможность обучения и профессионального роста, престижная и статусная позиция. Это ценности, которые вносят неформальный, но вполне ощутимый вклад в вознаграждение за труд.

Материальное вознаграждение состоит из денежных выплат и льгот. Льготы так же являются частью вознаграждения: это пособия, возможность гибкого графика работы, страхование и прочие составляющие, так называемого, “социального пакета”.

Денежные выплаты подразделяются на оклад, премию, опционы и надбавки за какие-либо заслуги. Показатели KPI относится только к одной части – это установление премий. Таким образом, нужно ясно понимать, что нельзя создать отдельно взятую часть системы вознаграждения – премирование на основе KPI, не принимая во внимание все остальное.

Только при наличии в компании правильно выстроенной системы вознаграждения, обеспечивающей сотрудников “справедливой зарплатой” может успешно внедряться премирование за результаты труда на основе KPI. Несоблюдение этого условия является одной из главных причин того, что внедрение KPI приводить лишь к росту демотивации людей.

Предположим перечисленные условия в компании имеются. Как разработать систему вознаграждения сотрудников за результаты работы? Значительную часть пути к этой цели мы уже прошли, рассмотрев порядок структурирования бизнес-процессов , определения целей процессов , определение функций и целей деятельности сотрудников , определение KPI .

Далее, для установления связи показателей KPI с вознаграждением сотрудников необходимо:

  • Установить “вес” каждого показателя, определяющий степень его влияния на вознаграждение;
  • Определить правила начисления премии в зависимости от достигнутых результатов;
  • Установить целевые значения показателей на очередной отчетный период.

Посмотрим, как это делается на примере разработки KPI для менеджера по приемке автомобилей на станции технического обслуживания.

Определение целей сотрудника

Прежде всего сформулируем цели, которые должен достигать сотрудник, занимающийся приемкой автомобилей. Во-первых.

должен удовлетворить пожелания клиентов, во-вторых, он формирует заказ на ремонт автомобиля, поскольку его второй клиент – это мастер цеха, где проводится ремонт. Далее, он должен предложить дополнительные, нужные клиенту услуги.

Здесь ключевое слово “нужные”. Ему необходимо понять потребности клиента и предложить то, что соответствует этим потребностям.

Далее, приемщик должен создать благоприятный эмоциональный фон в общении с клиентом. Интересно, что это требование не вытекает из бизнес-процесса, а приходит из стратегии, направленной на создание превосходного сервиса.

Компания понимает, что она занимается не ремонтом автомобилей, а обслуживанием клиентов, предоставлением таких услуг, которые радуют и восхищают потребителей.

Поскольку установка компании состоит в том, чтобы создать у клиента ощущение “Вау!”, когда сервис превосходит его ожидания, то одной из важных целей сотрудника является установление эмоционального контакта с людьми, которых он обслуживает.

Определение целевых показателей

Теперь для каждой цели нужно определить измеримые показатели. Так степень удовлетворения пожеланий клиентов будем оценивать по наличию или отсутствию жалоб. Удовлетворенность мастера цеха получаемыми заказами оцениваем по отсутствию замечаний от ремонтной службы.

Успех продажи услуг измеряется средним чеком. Эмоциональная вовлеченность клиента оценивается с помощью опроса о качестве обслуживания.

Для этого могут применяться либо листок, в котором клиент ставит оценки, либо зеленая / красная кнопки у стола приемщика, либо телефонный опрос после посещения клиентом автосервиса.

Определение весовых коэффициентов

Далее устанавливаются весовые коэффициенты для каждой из этих целей. Приоритеты зависят от стратегии. В данном случае отдано предпочтение целям качества обслуживания клиента: удовлетворенность клиента и благоприятный эмоциональный фон по 30%, другие показатели – по 20%. При другой стратегии могут быть другие показатели и другие веса.

Установление правил начисления премии

Шкала вознаграждения сотрудника может выглядеть следующим образом.

  • При уровне достижения целевого показателя менее 85% премия равна нулю.
  • При достижении от 85% до 95% премия составляет 20% от величины оклада.
  • При достижении от 95% до 100% премия 50% оклада.
  • При превышении 100% премия 70% оклада.

Разумеется, границы шкалы и уровни вознаграждения для каждой компании и каждой должности подбираются индивидуально.

Чтобы не возникало ситуации, когда часть показателей находится на недопустимо низком уровне, а премия все равно выплачивается за счет высокого уровня других показателей, применяется правило обнуления премии, если хотя бы один показатель оказался ниже допустимого уровня (в данном примере ниже 85%).

Таким образом для сотрудника автосервиса определен ясный набор целевых показателей и сформирована таблица, с помощью которой его руководитель и он сам могут рассчитать премию по итогам каждого месяца при условии, что все необходимые для этого измерения регулярно проводятся и данные регистрируются таким образом, что им можно доверять.

В следующей статье мы рассмотрим примеры KPI для других видов деятельности и обсудим вопросы, которые часто возникают при разработке показателей.

Ключ к созданию системы KPI – процессный подход к управлению. Структурировать процессы компании и построить систему показателей Вам поможет наш “электронный консультант” – видеокурс “Как построить систему управления процессами в вашей компании”.

А.Кочнев

Источник: https://zen.yandex.ru/media/id/5c1346164826aa00aa2af749/voznagrajdenie-sotrudnikov-na-osnove-kpi-5c3ec15f5f42c400a9ffe546

Кому доверить управление финансами в своем бизнесе?

Управление и оплата: опыт предприятий

В этой серии колонок «Управление бизнесом» мы с вами будем говорить об инструментах, которыми должны быть вооружены собственник и генеральный директор, чтобы быть уверенными в будущем своей компании. О системе управления, команде и корпоративной культуре, навыках управленца.

За последние несколько дней ко мне один за другим обратились три генеральных директора с просьбой помочь в поиске специалиста по экономике и финансам для их бизнеса.

Они не могли определиться, каким он должен быть, какие функции выполнять и какими компетенциями обладать.

Это действительно непростой вопрос — универсального шаблона, на который так рассчитывали мои коллеги, не существует. Почему?

Дело в том, что в рассматриваемых бизнесах могут быть совершенно разные задачи для специалистов по финансам.

В компаниях могут использоваться разные составляющие системы управления финансами, у них может быть разная степень развития и как следствие — разная структура финансово-экономической службы.

Также влияет уровень вовлеченности в процесс самого руководителя. Здесь нет единого рецепта, а вернее, единого портрета такого специалиста.

Чтобы ответить на вопрос, кто же этот мистер Икс, нужно посмотреть на вашу компанию и систему управления, которая ей нужна. Давайте разбираться.

Инструменты управления финансами

Для начала давайте выясним, что включает в себя управление финансами — та самая «кровеносная система» бизнеса, которая пронизывает всю компанию и в буквальном смысле обеспечивает его жизнедеятельность.

Бюджетирование: планируем свои ресурсы, уровень доходов и расходов, прибыли, при необходимости — размер возможных инвестиций на развитие. Управленческий учет: получаем достоверную и оперативную информацию о том, что происходит в бизнесе.

Бухгалтерский и налоговый учет: фиксируем факт хозяйственной деятельности и отчитываемся перед государством (по возможности соблюдая желаемый уровень налоговой нагрузки). Платежный календарь: систематизируем оперативную работу с платежами.

Если бизнес ведет инвестиционную деятельность, например, вкладывается в открытие новых точек или в реконструкцию производственных линий, это необходимо оценивать отдельно. В таких проектах есть своя специфика, поэтому нужны отдельные планирование и учет.

Эти инструменты не возникают в компании одновременно. В первую очередь появляется бухучет, потом сам директор «на коленке» начинает собирать дополнительные отчеты — получаем начало управленческого учета. Компания растет и хочет развиваться, для этого ей нужны ресурсы, а значит — финансовое планирование.

Без него ты, как слепой котенок. Как признался мне однажды один генеральный директор: «Без бюджета мы каждый день тушили пожары.

Можем ли позволить себе покупку нового оборудования? Решиться взять кредит на покупку партии товара по выгодной цене прямой сейчас? Сейчас на все вопросы отвечает бюджет — причем заранее, а не в режиме постоянного форс-мажора».

Компания растет и хочет развиваться, для этого ей нужны ресурсы, а значит — финансовое планирование. Без него ты, как слепой котенок

Постепенно бизнес обрастает инструментами управления финансами, и все составляющие системы работают (правда, не всегда с одинаковой эффективностью).

Управляем финансами на разных уровнях

Как правило, на начальном этапе бизнесмены управляют только на уровне «кэша» — отслеживают, сколько денег поступило, сколько потратили и какой остаток лежит на расчетном счете.

Но успешность бизнеса измеряется не этим, а прежде всего экономической эффективностью, то есть суммой заработанной прибыли. Она может быть заморожена в запасах, в задолженности или компания может просто-напросто ее проедать.

Этот вопрос становится критичным, когда появляется потребность в инвестициях и отдаче на вложения. Так бизнес переходит от управления денежными потоками к управлению прибылью (своими доходами и расходами), то есть к Отчету о финансовых результатах, ОФР или ОДР.

Потом возникает задача контролировать оборачиваемость товаров, уровень задолженности, соотношение собственных и заемных средства — так появляется еще один важнейший управленческий отчет — Баланс.

Тем же эволюционным путем в системе управления появляются все более подробные аналитические разрезы. Например, если раньше нам было достаточно только единой маржинальности, то теперь ее необходимо знать по каждой точке или региону. И так далее.

Бизнес ставит все новые задачи перед системой управления финансами, а руководитель — перед своими сотрудниками. Так возникают требования к специалисту по экономике и финансам, понимание того, с чем ему придется работать сейчас и что развивать в компании.

Кто в компании отвечает за финансы

Кто же выполняет эти функции в компании? Как несложно догадаться, подразделение, которое занимается управлением финансами, эволюционирует вместе с самой системой.

Сначала в этом подразделении трудятся бухгалтер и собственно директор, который самостоятельно что-то планирует, собирает отчеты. Затем приходит понимание, что компании нужен специалист, который делал бы это профессионально и оперативно.

Многим даже кажется, что это может делать тот же самый бухгалтер — зачем тратить деньги на нового сотрудника? Это типичная ошибка. Во-первых, у бухгалтера полно своих задач, а во-вторых, у него просто нет необходимых компетенций. Главное здесь — экономическое, бизнесовое мышление.

Пусть бухгалтеры на меня не обижаются, но в большинстве случаев это совсем не их история.

Если говорить про оптимальную структуру финансово-экономической службы, до которой дорастает бизнес и которая эффективна сегодня, то она состоит из четырех подразделений: бухгалтерия, планово-экономический отдел, отдел управленческого учета и отчетности, казначейство.

Эти отделы подчиняются финансовому директору, который отвечает перед генеральным директором за все области экономики и финансов.

Финансово-экономическая служба — это помощник для всех основных подразделений компании, она обеспечивает и поддерживает их работу для достижения необходимых финансовых показателей. Поэтому одной из важных задач финансового директора является внедрение стандартов работы для своих подчиненных и организация их взаимодействия с остальными сотрудниками.

Роль руководителя

И последний важный аспект — это вы. То, какой специалист по финансам нужен компании, напрямую зависит от того, насколько руководитель вовлечен в управление финансами, какими знаниями в этой области обладает и какую часть готов делегировать.

Взаимодействие генерального и финансового директоров — сложная тема для многих компаний.

Я веду много профессиональных обучающих мероприятий и часто слышу один и те же больные вопросы: «Как мне приучить руководителя смотреть отчеты? Как объяснить ему, что нам нужен баланс? Как убедить, что необходимо автоматизировать систему?» И со стороны руководителей тоже: «Как мне доверять сотрудникам? Что я сам должен знать и контролировать?»

По моему опыту, большинство собственников и директоров не сильны в вопросах управления корпоративными финансами на том уровне, которого требует их бизнес. Поэтому они ищут специалиста, который сам полностью закроет этот вопрос. Это правильный подход, здесь важны и профессионализм, и хороший личный контакт, совпадение ценностей, ведь речь идет о ваших деньгах.

Но при этом руководитель обязан знать азы финансов. Прежде всего — уметь читать основные финансовые отчеты: ОДДС, ОДР (ОФР), Баланс — и анализировать цифры. А также знать принципы, на которых строится управленческая отчетность.

На моих курсах у участников округляются глаза от удивления, когда мы на примерах разбираем, как меняются цифры в одних и тех же отчетах на основе одних и тех же данных. Все зависит от того, какой метод учета используется, то есть от учетной политики. «Доверяй, но проверяй» — в таком важнейшем вопросе, как финансы бизнеса, этот принцип самый лучший.

Вам не нужно самостоятельно составлять отчетность, но необходимо знать, что стоит за цифрами, управлять через цифры и видеть последствия своих решений.

«Доверяй, но проверяй» — в таком важнейшем вопросе, как финансы бизнеса, этот принцип самый лучший

Итак, если руководитель хочет минимально вникать в эту область, ему нужен профессиональный финансовый директор, который будет курировать и бухгалтерию, и экономику, и финансовую деятельность. Если же руководитель сам вникает в бюджеты, погружается в детали статей затрат и аналитик учета, сам утверждает все платежи — достаточно хорошего экономиста, который работает под его руководством.

Три портрета специалистов: требования и функционал

Мы разобрались с тем, какими разными могут быть требования к сотруднику в зависимости от задач и стадии развития бизнеса. Теперь складываем этот пазл, чтобы получить базовые портреты специалистов, которые отвечают в компании за финансы.

Экономист. Это первый (после бухгалтера) сотрудник в вашем бизнесе, который будет заниматься финансами.

Он обязательно должен иметь экономическое образование, самый лучший вариант — экономика в какой-то отрасли (например, в строительстве или энергетике).

Ни для кого не секрет, что программа в наших вузах слишком оторвана от практики, и общая экономическая теория без прикладного значения не поможет.

Этот специалист должен иметь не менее двух лет опыта работы по специальности — то есть экономистом, а не финансовым менеджером. Должен знать основы бухучета, потому что это будет основой для цифр в его отчетности, а также знать ту учетную систему, которая используется у вас (как правило, это продукты «1С»).

Основные задачи на этом этапе: учет и отчетность, экономический анализ, помощь руководителю в анализе структуры затрат, доходов, рентабельности, маржинальности, поиск узких мест. И, безусловно, планирование, составление бюджетов предприятия.

Финансовый менеджер (казначей). Он занимается платежами, предотвращением кассовых разрывов, работой с банками и другими финансовыми организациями.

Такой специалист нужен бизнесу, когда идет развитие, рост, вы совершаете большое количество платежей в день (больше 50–100), занимаетесь привлечением финансов — возникают задачи лимитирования денежных средств, кассовая дисциплина.

Для него важен опыт работы с денежными потоками, банками, лимитами. В целом базовые требования к этому сотруднику могу быть чуть ниже, чем к экономисту.

Финансовый директор. Компания растет, растут задачи, и появляется необходимость в создании полноценной финансово-экономический службы и в ее руководителе. Кто же этот человек, которому можно доверить управление сотрудниками и свои деньги?

Мой совет: такой специалист должен вырасти из экономиста, а не из бухгалтера. То есть иметь базовое экономическое образование и бизнесовое мышление. Опыт работы не менее пяти лет, обязательное знание бухгалтерского и налогового учета, бюджетирование, управленческого учета — и других основных инструментов управления финансами. Обязателен опыт управления подчиненными и лидерские качества.

Мой совет: такой специалист должен вырасти из экономиста, а не из бухгалтера

Чтобы реально отвечать за соблюдение бюджета, нужную рентабельность, он должен быть погружен в основной бизнес-процесс (понимать в специфике продаж, производства, закупок) и иметь тесные связи со всеми подразделениями.

Здесь очень важны коммуникативные навыки, потому что финансовому директору крайне важно взаимодействовать со всеми линейными руководителями, быть для них авторитетом.

Также в его работу входит в том числе их обучение основам экономики и финансов.

У финансового директора много задач, вот основные из них:

  • координировать процесс планирования в компании: организовать работу по составлению планов по подразделениям, помочь руководителям в этом вопросе. Проверять логику всех консолидированных бюджетов для выполнения планов, поставленных руководителем по прибыли, рентабельности, стоимости компании;
  • организовать процесс управленческого учета в компании — на всех необходимых уровнях пользователей. Он отвечает за достоверность и оперативность данных, за соблюдение учетной политики компании;
  • обеспечить бизнес необходимыми денежными средствами по приемлемой стоимости. Для этого важна работа с банками и другими инструментами привлечения и размещения денег;
  • обеспечить экономическую безопасность бизнеса: как с точки зрения отчетности в фискальные органы, так и с точки зрения договорной деятельности с поставщиками и покупателями. Сюда включаются задачи внутреннего контроля работы подразделений, в которых возможны злоупотребления;
  • придерживаться оптимальной налоговой нагрузки на бизнес. Создать необходимую юридическую структуру компании и всю систему договоров в этой структуре.

Как видите, представление о том, какого специалиста искать, должно быть основано на вашем глубоком понимании работы бизнеса и устройстве системы управления финансами.

Мы обрисовали несколько типов сотрудников, которые могут быть нужны бизнесу, — их можно и нужно дополнять вашей спецификой, вашими требованиями. Нет шаблона должностной инструкции, нельзя просто скопировать чужую вакансию.

Но именно так можно найти человека, которому вы сможете доверить самое ценное — финансы своего бизнеса — и быть уверенным, что это доверие обоснованно.

Редакция «Континента Сибирь» проводит серию совместных проектов с компанией «ИНТАЛЕВ» и Мариной Гусевой (Гуляевой) про управление бизнесом. Читайте эти материалы на нашем портале KSONLINE.RU.

Рубрика «Управление финансами»  – это серия интервью с топ-менеджерами сибирских компаний, в которых они рассказывают о своем опыте и своей специфике. Рубрика «Бизнес от первого лица» – это серия интервью с собственниками и руководителями.

С ними вместе мы разбираемся в том, какие инструменты управления и личные качества помогли им добиться успеха.

Редакция «КС» открыта для ваших новостей. Присылайте свои сообщения в любое время на почту news@ksonline.ru или через наши группы в и ВКонтакте

Подписывайтесь на канал «Континент Сибирь» в Telegram, чтобы первыми узнавать о ключевых событиях в деловых и властных кругах региона.

Нашли ошибку в тексте? Выделите ее и нажмите Ctrl + Enter

Источник: https://ksonline.ru/329074/komu-doverit-upravlenie-finansami-v-svoem-biznese/

6 советов как провести антикризисное управление ФОТ

Управление и оплата: опыт предприятий

Как грамотно оптимизировать работу по управлению ФОТ на тех предприятиях, где тысячи сотрудников, сложные штатные расписания или постоянно нанимаются внешние исполнители? Несколько полезных советов для HR-руководителя в части управления фондом оплаты труда

***

Известный философ Ральф Эмерсон однажды сказал, что деньги слишком дорого нам обходятся.

Поэтический афоризм XIX столетия в первой четверти XXI века воспринимается буквально: к 2016 году у многих российских предприятий снова выросли затраты на обслуживание фонда оплаты труда (ФОТ).

По данным представителей бизнеса и аналитических агентств, с начала кризисного 2014 года их рост составил 2-3% от общего расходного бюджета средней компании.

Тенденция удорожания обслуживания ФОТ глобальна и вряд ли прекратится в ближайшие пять лет.

Например, Бюро статистики труда США подсчитало, что с 2005 по 2015 год комплексные (прямые и непрямые) затраты частного предприятия на почасовую зарплату увеличились на 28%, включая выплаты в госбюджет и стоимость обслуживания.

При этом одна только сумма государственных штрафов за некорректно заполненные отчеты и платежные поручения в 2014 году составила почти 5 миллиардов долларов, что подстегнуло спрос на качественную автоматизацию оплаты труда.

Росстат пока не предоставил аналогичную статистику, но и без нее очевидно, что резкое изменение курса рубля и общие экономические тенденции в стране вынуждают работодателей (а вместе с ними HR-департамент), с одной стороны, индексировать заработную плату (по данным исследования рекрутинговой компании Antal Russia, в декабре 2014 года каждый пятый российский работодатель задумался о пересмотре зарплат в сторону увеличения в связи с падением курса рубля). С другой — серьезно оптимизировать ФОТ и распределять рабочую нагрузку (которая в кризис только возрастает) между уже имеющимися специалистами.

***74% компаний не планируют увеличивать бюджет на зарплаты новых сотрудников, а 38% опрошенных с началом кризиса провели сокращения. К 2016 году все больше вакансий предусматривают универсальность нанимаемого персонала и гораздо большее число функций в рамках прежнего зарплатного предложения.

***

Как текущие тренды влияют на работу HR-руководителя?

Для России актуален тренд по снижению стоимости труда. Число функций работника увеличивается без изменения компенсации его труда, что удешевляет стоимость каждой функции. Это вынуждает HR-специалистов создавать неденежную мотивацию труда и включать такие мотивационные пакеты в планирование ФОТ.

Еще одна тенденция — все большее влияние грамотного планирования и управления ФОТ на себестоимость продукции и услуг и, как следствие, — прибыль компании.

Если учесть, что затраты на оплату труда могут достигать 70% в сфере услуг и 35-40% в промышленности, можно представить, насколько становится велика ответственность и вовлеченность HR-департамента в бизнес-процессы предприятия. Растет стоимость рисков и ошибок в управлении персоналом, как финансовых, так и правовых.

Сейчас для каждой компании важно не только снижение налогооблагаемой базы, но и уменьшение общих затрат на расчет заработной платы и обработку данных, связанных с сотрудниками.

Интервью. ГМК «Норильский никель». Организационная эффективность и оплата труда

При этом затраты на обслуживание ФОТ сократить не получается.

Бизнес-процессы усложняются и ускоряются, нагрузка HR-отделов растет, им приходится все чаще разрабатывать и пробовать новые стратегии и методики, вводить дополнительные параметры и схемы отчетности, чаще оптимизировать договорные и правовые отношения с сотрудниками, ротацию персонала и его вовлеченность в рабочие процессы… Это приводит к серьезному росту объемов документации, увеличению временных и других ресурсов на ее обработку (особенно, если та производится вручную), дублированию данных и, как следствие, — росту числа ошибок, которые могут приводить к прямым денежным потерям организации, например, в виде штрафов от государственных инстанций.

Как грамотно оптимизировать работу по управлению ФОТ?

Вот несколько полезных советов для HR-руководителя в части оптимизации управления фондом оплаты труда.

1. Подсчитайте временные и финансовые затраты на обслуживание ФОТ и сопоставьте с выгодой от автоматизации этой работы.

По разным оценкам, работа с зарплатным фондом (включая его бюджетирование, планирование, мониторинг выплат и оценку результатов) может занимать до 35% времени HR-отдела.

Часть этого времени может быть высвобождена при помощи автоматизации — при условии соблюдения баланса затрат на внедрение систем автоматизации и предполагаемой выгоды от такого внедрения.

Впрочем, сейчас можно воспользоваться облачными сервисами со сравнительно недорогой подпиской.

Удобные облачные сервисы для управления ФОТ есть у крупнейших ИТ-разработчиков – IBM, Microsoft, SAP, 1С.

Публичные «облака» обеспечивают прозрачность, оптимизацию и мобилизацию бизнес-процессов, что, наряду с оперативным доступом сотрудников к защищенной информации из любой точки и с любого устройства, позволяет, согласно ряду зарубежных источников, малым и средним компаниям экономить от ста до трехсот тысяч долларов в год, а крупным — до двух миллионов долларов в год.

2. Анализируйте и прогнозируйте ваш ФОТ.

Любой ФОТ включает постоянную часть регулярных выплат (оклады штатных сотрудников, налоги и сборы, ежемесячные компенсации (связь, транспорт, питание, спецодежда…), если те предусмотрены политикой компании, и ряд переменных. Например, среди таких переменных могут быть выплаты:

– связанные со штатным расписанием (премиальные, отпускные, больничные выплаты, переработки и бонусы, повышение квалификации, компенсации при увольнении и выходе в декрет…);
– не связанные со штатным расписанием (гонорары и выплаты за разовые и сезонные работы, стажировки, труд фрилансеров, бюджет, заложенный на заявленные от различных департаментов позиции, не включенные в штатное расписание…).

Грамотное распределение пропорций, баланс между постоянной и переменными, смещение той или иной доли бюджета по временной шкале позволяет оперировать нагрузкой и оптимизировать расход денежных ресурсов предприятия (вплоть до снижения себестоимости продукта или услуги).

Возможно, в какой-то период стоит перевести часть сотрудников на проектно-сдельную работу или, вычленив периодические сезонные процессы, предложить штатному сотруднику, наименее загруженному в сезон, выполнять их за надбавку.

Смоделировать последствия таких управленческих решений помогут аналитические и прогнозные модули, доступные в ИТ-системах управления ФОТ.

Один из ключевых мировых трендов сегодня в управлении предприятием и фондом оплаты труда его сотрудников, в частности, — это принятие решений на основе анализа больших данных.

Управление талантами, эффективное использование штатных и внештатных ресурсов, планирование нематериальных бонусов, прогнозирование и управление загрузкой персонала в зависимости от внутренних и внешних экономических факторов — лишь малая часть возможностей аналитики больших данных в части оптимизации ФОТ.

Обязан ли работодатель проводить индексацию зарплаты?

ИТ-система собирает массу критичной для принятия решений информации, а формирование наглядной отчетности помогает своевременно оптимизировать зарплатный бюджет и общие затраты компании.

Хранение, централизация и регулярный анализ данных ФОТ внутри компании порождает внутреннюю экспертизу и дает возможность не только экономить, но и прогнозировать выгодную бизнесу стратегию развития.

Правильно выбранная и настроенная ИТ-система со временем становится персональным консультантом руководства в части управления персоналом.

3. Осуществляйте регулярный аудит всех действий, связанных с ФОТ.

Погрешности случаются, даже если вы пользуетесь системами автоматизации, особенно если последние не интегрированы в единую инфраструктуру.

Например, ведение отдельных таблиц в Excel неизбежно вызывает дублирование данных (и любое усложнение процессов и увеличение рабочей нагрузки здесь упирается в малую эффективность стандартных таблиц и «изобретение велосипеда» в части метрик анализа и расчета), а ручной ввод, в отличие от автоматической агрегации, не только затратен, но и повышает риск ошибки, человеческого фактора. При множестве рабочих процессов такая, казалось бы, очевидная и важная вещь, как регулярный комплексный аудит, может выпасть из зоны контроля ответственного департамента – и ваш бюджет в итоге пострадает. Недостаток полноценной аналитики при этом снижает эффективность принятия стратегических решений, а отсутствие единой защищенной базы данных влияет на безопасность предприятия.

4. Консолидируйте данные.

Один из ключевых трендов в автоматизации ФОТ сегодня — это поиск «точки консолидации», где возникает непрерывная цепочка интегрированных бизнес-процессов: от рекрутинга, приема на работу и мониторинга рабочего времени до анализа производительности, планирования зарплатного бюджета, ежемесячных расчетов с работниками и отчислений в государственные инстанции и фонды. С позиции интеграции современному HR-специалисту нужно, чтобы все данные и процессы были централизованы во внутренней защищенной базе данных, а двойная или ручная работа — исключены.

Интеграция и взаимодействие кадровых, финансовых, управляющих и аналитических систем прямо влияет на контроль и оптимизацию всех процессов предприятия.

Одно только устранение множественного ввода одинаковых данных в разные бизнес-приложения предприятия до 35% снижает затраты бизнеса.

HR-департамент при этом получает комплексный взгляд на бизнес-процессы и может видеть последствия тех или иных кадровых решений, что позволяет верно прогнозировать и корректировать не только ФОТ, но и кадровую политику в целом.

5. Разработайте прозрачные политики оплаты труда.

Они могут включать в себя:– условия и принципы формирования ФОТ в компании;– понятную классификацию сотрудников;– политику расчета и начисления заработной платы (фиксированной и плавающей части) по отделам и подразделениям;– процедуры компании по урегулированию ошибок в выплатах работникам;– процедуры расчета при увольнении;– процесс расчета отпускных, больничных, декретных и прочих компенсационных выплат;– стратегию расчета бонусов и премий, переработок и надбавок;

– стратегию и текущую политику затрат на обучение и повышение квалификации по подразделениям (как именно делать это в кризис и есть ли в этом смысл).

6. Вовлекайте самих сотрудников в актуализацию данных.

В ближайшие два-три года можно прогнозировать развитие тренда максимальной вовлеченности сотрудников в актуализацию данных во внутрикорпоративных ИТ-системах. Очень скоро мы услышим про ИТ-системы кадрового самообслуживания.

***По подсчетам аналитиков, HR-департамент тратит 80% эффективного рабочего времени на бумажную работу, ввод данных и обработку разного рода запросов. На заполнение платежной ведомости или отчетной формы вручную в среднем требуется семь минут. Умножим эти семь минут на тысячи сотрудников и десятки различных форм — и получим наглядный пример лишних расходов.

***

Персональное взаимодействие сотрудников с ИТ-системой снижает операционные затраты и даже повышает лояльность сотрудников к компании.

Менять персональную информацию в ИТ-системе компании (адреса, паспортных данных…), просматривать свою зарплатную и налоговую историю, формировать простые справки и выписки, отмечать посещаемость и отгулы – все это сотрудники и их линейные руководители вполне могут делать самостоятельно.

Современное ПО позволяет работникам самим приглядывать за своими данными — и обычно они делают это с удовольствием, особенно с удобного приложения на смартфоне.

Смартфоны помогут не только сэкономить, но и стать своеобразными HR-порталами самообслуживания персонала.

Сотрудник сможет в любое время и в любом месте видеть и, по возможности, корректировать свое рабочее расписание, фиксировать результаты работы, указывать количество отработанных часов, просматривать график отпусков коллег и вносить свои даты, оформлять командировки, подтверждать электронной подписью зарплатную ведомость и проводить десятки других важных операций, которые обычно ложатся на HR-отдел. Сотрудникам нравится сама идея управления рабочим процессом и персонифицированный доступ к данным, а прозрачные политики ФОТ, выраженные в стратегии самообслуживания, будут стимулировать персонал к достижению бизнес-целей.

***Интересное глобальное исследование провела в 2014 году британская ассоциация Chartered Institute of Payroll Professionals (CIPP). По ее данным, треть средних предприятий из опрошенных использовали электронные зарплатные ведомости — и 83% из них сообщили, что сэкономили за год от трех до пятнадцати тысяч евро, исключив бумажную работу из операций с заработной платой.

***

Для крупных корпораций экономия может быть более существенной: один из корпоративных аутсорсеров сообщил, что сэкономил в год около трехсот тысяч евро только на почтовой доставке, когда начал рассылать 650 тысяч зарплатных ведомостей по электронной почте. А представьте себе, что и эта рассылка станет ненужной – вся информация будет в актуальном виде доступна сотруднику, в соответствии с его правами, прямо в мобильном приложении.

Таким образом, в ближайшем будущем мы увидим, как все регулярные, повторяющиеся процессы на предприятиях (и HR здесь не станет исключением) будут автоматизироваться и передаваться на «аутсорсинг» – внутренний или внешний.

От HR-руководителя владельцы бизнеса будут ожидать не аккуратного ведения зарплатных ведомостей, а стратегического видения, финансового консалтинга и грамотных советов по оптимизации работы с персоналом в зависимости от бизнес-целей и экономической ситуации на рынке. Автоматизация HR-рутины, «мобилизация» ФОТ, предиктивное управление штатом, аналитика, кадровое самообслуживание персонала превратятся в ежедневные инструменты работы HR-специалиста.

Потерять или найти работу в 2020 году: кто в зоне риска, а каких специалистов будет не хватать?

Источник: https://hr-media.ru/antikrizisnoe-upravlenie-fot-kak-delat/

О бухгалтерии
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: