Управление бухгалтерским документооборотом на предприятии: анализ основных подходов *

Содержание
  1. Условия рационализации документооборота в бухгалтерии
  2. Предварительное изучение номенклатуры и содержания форм бухгалтерской документации
  3. Уточнения состава форм бухгалтерской документации и их содержания
  4. Согласование состава и содержания форм бухгалтерских документов
  5. Табель и альбом форм бухгалтерской документации
  6. Регламентация работы бухгалтерии: как делать
  7. Как возникает запрос на регламентацию работы бухгалтерии
  8. Цели и задачи бухгалтерии
  9. Методы, которые использовались при регламентации
  10. Как описывать бизнес-процессы
  11. Как использовать результаты описания бизнес-процессов
  12. Бухгалтерский документооборот: организация и порядок ведения
  13. Бухгалтерский документ и правила его составления
  14. Классификация бухгалтерских документов
  15. Организация документооборота
  16. Правила хранения документации
  17. Управление финансовыми и бухгалтерскими документами – Деломатика
  18. Специалисты со стороны – это полная адаптация системы под бизнес заказчика, ее проверенная надежность и оперативная доработка
  19. Хотите эффективно управлять финансовыми и бухгалтерскими документами? Обращайтесь к нам!
  20. Оптимизация процессов ведения бухгалтерского учета | Accountor Group
  21. Ведение бухгалтерского учета как один из инструментов управления компанией
  22. Анализ бухгалтерской работы

Условия рационализации документооборота в бухгалтерии

Управление бухгалтерским документооборотом на предприятии: анализ основных подходов *

Проблема организации работы бухгалтерской службы встает перед начинающим главным бухгалтером и руководителем бухгалтерской службы, которые вступают в эту должность на другом предприятии.

При этом независимо от особенностей деятельности улучшение документооборота позволяет оптимизировать учетный процесс, дает возможность снизить затраты на содержание учетного аппарата, избежать ошибок в учетной и отчетной информации.

Управление движением бухгалтерской документации включает установление порядка обработки документов, для чего разрабатывается график документооборота, который представляет собой документ, устанавливающий порядок (сроки, очередность) обработки учетной документации в зависимости от количества и объема бухгалтерской информации. График документооборота обусловлен выполнением требований нормативных правовых документов, регулирующих бухгалтерскую деятельность, и информационными потребностями внутренних и внешних пользователей.

Кроме того, он предназначен для снижения трудоемкости обработки учетных документов, повышения организационной культуры работников, роста эффективности работы бухгалтерии.

В организации график должен устанавливать рациональный документооборот, предусматривая оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым документом, определять минимальный срок его нахождения в подразделении.

Разработкой графика документооборота по действующему Положению о документах и документообороте в бухгалтерском учете, установленному положением Минфина СССР N 105, руководит главный бухгалтер организации с привлечением к работе сотрудников бухгалтерии.

График документооборота разрабатывается на основе:

  1. полного перечня учетных документов, которые исполняются в бухгалтерии;
  2. перечня исполнителей соответствующей документации;
  3. сроков исполнения документов;
  4. типовых технологий их обработки.

График документооборота может быть из двух форм:

  1. схемы, представляющей таблицу в соответствии с приведенной формой;
  2. перечня работ, выполняемых при обработке учетных документов, их исполнителей, порядка взаимодействия, сроков выполнения работ.

График разрабатывается с учетом организационно-технологических особенностей хозяйственной деятельности организации: видов обычной деятельности в соответствии с учредительными документами; размера организации; технологических особенностей производства продукции; выполнения работ, оказания услуг; структуры управления; видов прочей деятельности; состава объектов бухгалтерского учета; специфики продаж и др.

Составленный график документооборота утверждается руководителем организации, а выписки из него передаются соответствующим исполнителям для применения в практической работе.

По графику документооборота они заполняют и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности. Главный бухгалтер организует контроль за его соблюдением, а ответственность за своевременное и качественное оформление документов несут должностные лица, составившие и подписавшие эти документы.

Работе по составлению графика документооборота должна предшествовать разработка табеля и альбома форм документов бухгалтерской службы.

Табель форм документов бухгалтерии представляет их перечень, подготовленный по правилам, действующим в организации. Составление табеля форм документов, объединяющих всю управленческую документацию в организации, включая документы бухгалтерии, позволяет закрепить их правовой статус, установить единый порядок подготовки документации, оптимизировать ее состав.

Альбомом форм документов бухгалтерии является сборник документов, используемых в ней, где показан их вид, описаны содержание и порядок их заполнения и представления.

Функциональное назначение такого альбома состоит в унификации форм документов бухгалтерского учета, выполнении требований нормативных правовых актов, регулирующих учетную деятельность, по их содержанию, оптимизации реквизитов и информационной насыщенности в целях снижения трудоемкости оформления.

Этапы разработки форм документов представлены ниже.

Предварительное изучение номенклатуры и содержания форм бухгалтерской документации

На этапе предварительного изучения номенклатуры и содержания форм бухгалтерской документации разработчики анализируют степень удовлетворения учетной информацией менеджеров, работников внутренних подразделений организации и внешних пользователей учетных и отчетных данных, соответствия информационного обеспечения задачам, выполняемым бухгалтерской службой, выполнения требований к бухгалтерской документации нормативных правовых документов, регулирующих учетную деятельность.

В первую очередь проводится анализ соблюдения правил ст. ст. 9 и 10 Федерального закона N 402-ФЗ в отношении обязательных реквизитов, необходимых для первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета. Первичные учетные документы по Закону должны содержать:

  • наименование документа;
  • дату составления документа;
  • наименование экономического субъекта, составившего документ;
  • содержание факта хозяйственной жизни;
  • величину натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
  • наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;
  • подписи лиц, совершивших сделку, операцию, ответственных за правильность ее оформления, либо ответственных за правильность оформления соответствующего события с указанием их фамилий, инициалов, иных данных, необходимых для их идентификации.

В случае если первичный учетный документ составляется в электронном виде, он должен содержать электронную подпись ответственных лиц, поименованных в Законе N 402-ФЗ.

Регистры бухгалтерского учета, составляющие важный компонент бухгалтерской документации, по правилам законодательства обязаны включать следующие сведения:

  • наименование регистра;
  • наименование экономического субъекта, составившего регистр;
  • дату начала и окончания ведения регистра и (или) период, за который составлен регистр;
  • хронологическую и (или) систематическую группировку объектов бухгалтерского учета;
  • величину денежного измерения объектов бухгалтерского учета с указанием единицы измерения;
  • наименования должностных лиц, ответственных за ведение регистра;
  • подписи лиц, ответственных за ведение регистра, с указанием их фамилий и инициалов либо реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Когда регистр бухгалтерского учета составляется в виде электронного документа, он должен заверяться электронной подписью ответственных лиц.

Этап предварительного изучения номенклатуры и содержания форм бухгалтерских документов завершается разработкой предложений по изменениям в составе и содержании документации.

Уточнения состава форм бухгалтерской документации и их содержания

Этап уточнения состава форм бухгалтерской документации и их содержания включает выполнение видов работ по выявлению:

  • излишних и дублирующих форм учетной документации;
  • устаревших форм документов, не соответствующих требованиям компьютеризации учетных данных;
  • форм, требующих корректировки (дополнения реквизитами или сокращения их количества, объединения с другими документами и др.);
  • форм документов, необходимых для разработки.

Результатами этапа по уточнению состава форм бухгалтерской документации является разработка его обновленного перечня, а также формирование карт на документы, которые должны быть включены в номенклатуру учетной документации. Карта документа включает:

  • наименование документа;
  • его назначение;
  • основные этапы разработки содержания учетного документа, объединяющие определение состава должностных лиц, которые должны принять участие в его создании и ответственного лица; должностных лиц, с которыми следует согласовать его содержание; порядка удостоверения документа (подписания, утверждения, наличия или отсутствия оттиска печати и др.); адресатов документа; порядка его регистрации; места хранения.

Согласование состава и содержания форм бухгалтерских документов

На этапе согласования состава и содержания форм бухгалтерских документов их представляют во все заинтересованные структурные и функциональные подразделения и должностным лицам, которые должны готовить, обрабатывать и использовать эти документы. Результатами рассмотрения документации являются анализ предложений по их составу и содержанию, окончательное уточнение их проектов и представление на рассмотрение руководителю бухгалтерской службы.

Табель и альбом форм бухгалтерской документации

После подписания проекта формируются действующий табель и альбом форм бухгалтерской документации, утверждаемый руководителем организации.

Утверждение табеля и альбома форм учетных документов является основанием для применения их в практической деятельности и использования альбома в качестве приложения к приказу руководителя об учетной политике организации.
Основаниями для внесения изменений в табель и альбом форм бухгалтерской документации могут служить следующие обстоятельства:

  • изменения, которые внесены в нормативные правовые акты по бухгалтерскому учету (в законодательство, положения по бухгалтерскому учету, федеральные стандарты по бухгалтерскому учету);
  • изменения в локальные нормативные правовые акты по бухгалтерскому учету (стандарты субъекта хозяйствования);
  • изменения организационно-правовой формы организации, управления организацией, ее организационной структуры, отраслевой принадлежности и др.

КОММЕНТИРОВАТЬ / 0 ПОДПИСАТЬСЯ

Источник: https://expbiz.ru/biznes-stati/upravlenie-biznesom/usloviya-ratsionalizatsii-dokumentooborota-v-bukhgalterii.html

Регламентация работы бухгалтерии: как делать

Управление бухгалтерским документооборотом на предприятии: анализ основных подходов *

Почему бухгалтерия?  Большинство консультантов по управлению думают, что им нечего делать с таким подразделением как бухгалтерия. Это, дескать, периферийная и сугубо пассивная служба. Но это не так. Многие клиенты судят об организации по взаимодействию с бухгалтерией.

Если в бухгалтерии документооборот не налажен, это обязательно негативно скажется на отношениях с клиентами. Если бухгалтерия дружно устраивает перерыв на один час, а клиент в это время ждёт, когда ему печать на документы поставят или реквизиты выдадут, это говорит о низкой клиентоориентированности организации. Регламентация работы бухгалтерии может решить часть проблем.

Я хочу рассказать о своём примере работы с бухгалтерией, когда результаты оказались ценными не только для неё самой, но и для руководителя фирмы. Моя статья не о том, как поставить бухгалтерский учёт, она  о том, как оптимизировать работу бухгалтерии, повысить эффективность работы сотрудников и настроить работу бухгалтерии на цели бизнеса.

Как возникает запрос на регламентацию работы бухгалтерии

В моей практике работы с постоянными клиентами я занималась этим тогда, когда «привести в порядок бухгалтерию» оказывалось жизненно необходимо. В запросах руководителей клиентских организаций обычно озвучивались следующие проблемы:

  • Теряются первичные документы, допускаются ошибки в оформлении документов и в проводках, что приводит к напряжённости отношений с контрагентами и потерям клиентов.
  • Бухгалтерия для директора компании «чёрный ящик», он не может понять, что там происходит, с кого что спрашивать.
  • Большая текучка персонала бухгалтерии, каждый раз адаптация нового  сотрудника требует отвлечения главного бухгалтера и других бухгалтеров от прямых обязанностей. Руководитель видит возможное решение в том, что  если у каждого сотрудника будет должностная инструкция, детально описывающая все действия, это позволит быстро и без потерь ввести в бухгалтерию нового человека. Кроме того, можно снизить требования к компетенциям кандидатов, так как много  функций, которые не требуют высшего образования. К тому же, такой специалист стоит дешевле.
  • Бухгалтерия не может представить руководству требуемые отчёты в назначенное время (а бывает, что не может представить вообще).
  • Бухгалтерия справляется с вопросами бухгалтерского и налогового учёта и соответствующей отчётностью, а на задачи, связанные с управленческим учётом времени не хватает.
  • Планируется большой прирост объёмов работ, как сделать, чтобы бухгалтерия справилась прежним составом.
  • Сотрудники не могут добиться от бухгалтерии своевременного оформления первичных документов. Бухгалтеры ссылаются на большую загрузку, при этом часто пьют чай.

Цели и задачи бухгалтерии

Все организации, у которых появлялся подобный запрос, относились к малому и среднему бизнесу, их возраст от 7 до 15 лет, состав бухгалтерии от 4 до 25 человек. Бухгалтерия в этих компаниях выполняла функции финансового и экономического отделов.

Так получалось, что были попытки ввести финансово-экономическую службу, но они не заканчивались успехом.

Происходило раздувание штата, информация терялась ещё больше, порождались конфликты между финансовым директором и главным бухгалтером.

В конечном итоге, такие функции, как управленческий учёт, управление финансами, бюджетирование, финансовый анализ, анализ себестоимости, опять возвращались в бухгалтерию.

Я не хочу сказать, что так должно быть всегда. Но возникала необходимость решать задачи бизнеса в рамках структуры, деятельность которой регламентируется законодательством. Более того, все знают, что очень сложно работать с бухгалтерией накануне отчётов. В это время решается её приоритетная задача: посчитать налоги и сдать отчётность.

Один из способов настроить работу бухгалтерии на задачи бизнеса – это чётко обозначить её цели, задачи и функционал.

У моих клиентов бухгалтерия в полном составе участвует в сессиях стратегического планирования и при аттестации отвечает на вопросы по знанию продукта, и это развивает внутренние клиентские отношения.

У сотрудников бухгалтерии складывается понимание, что и от их работы зависят результаты бизнеса.

Цели и задачи бухгалтерии с точки зрения бухгалтерского учёта определяются законодательством, а вот остальные цели определяются исходя из целей бизнеса. Например, своевременное и точное предоставление управленческой информации, необходимой для принятия решений.

Отсюда возникает многоплановая задача. С одной стороны, нужно описать и оптимизировать действующие процессы бухгалтерского учёта, с другой стороны, спроектировать и внедрить процессы, несвойственные традиционной бухгалтерии.

Методы, которые использовались при регламентации

  • Развивающее интервью, для того, чтобы понять какую проблему нужно решать и с какими проблемами сталкивается каждый из сотрудников.
  • Структурированное интервью, которое позволяет увидеть последовательность операций и взаимодействие сотрудников и подразделений.
  • Групповая работа, для того, что бы достичь единого понимания целей, задач, приоритетов, распределения функций. В обсуждении участвуют: директор, руководители подразделений, ведущие специалисты.
  • Экспертная оценка. В каких-то вопросах я сама являюсь экспертом, а по каким-то вопросам обращалась за помощью к специалистам по бухгалтерскому и управленческому учёту, так как я бухгалтерский учёт не знаю.

Как описывать бизнес-процессы

Методика, которая используется для описания процессов, приведена во многих источниках, и здесь ничего нового я не предлагаю. Может быть, только акценты иначе расставляю, вопросов больше задаю. Все особенности возникают при использовании результатов описания.

Для описания всех бизнес-процессов бухгалтерского, налогового и управленческого учёта провожу интервью с сотрудниками бухгалтерии и сотрудниками, у которых есть взаимодействие с бухгалтерией.

В ходе беседы задаю вопросы о том, чем занимается сотрудник, от кого и что получает и кому передаёт. Много дополнительных вопросов, связанных с проблемами взаимодействия, автоматизацией. Сразу же заполняю таблицу (таблица 1.

),  информация в которой  является основой всех регламентов.

Конечно, можно попросить сотрудников заполнить таблицу самостоятельно, но в  результате всё равно придётся проводить интервью, потому что окажется, что вы получили только малую часть необходимой информации (из опыта).

По некоторым действиям очень важно отмечать временные факторы, это может быть определённый час (до 9-30 утра) или дата месяца (до 15-го числа), или привязка к другому процессу (в течение 3-х часов с момента получения договора).

В результате мы получаем список всех бизнес-процессов бухгалтерии. Масштабы впечатляют. Вы можете  скачать пример дерева процессов бухгалтерского, налогового и управленческого учёта производственного предприятия. Это и вам позволит увидеть работу бухгалтерии в полном объёме.

На основе полученной информации по каждому процессу рисую блок-схемы. Самой удобной для меня программой оказалась  программа Microsoft Visio.

Бизнес-процесс «Расчёты с контрагентами»

Опыт показал, что удобнее работать, если одна блок-схема умещается на одну страницу, и в процессе участвует не более 5 сотрудников. По результатам интервью, получается от 40 до 60 блок-схем, их количество зависит от количества операций и уровня автоматизации. На такой блок-схеме есть возможность указывать и временные требования, если они есть.

Потом блок-схемы согласовываются с исполнителями и с главным бухгалтером, финансовым директором. При первом же обсуждении выявляется большое количество упущений, забытых операций, документов.

В случае необходимости сразу же принимается решение о перераспределении функций, автоматизации отдельных  участков учёта.

Много решений об оптимизации бизнес-процессов и повышении эффективности сотрудников рождается в процессе обсуждения.

Именно при прорисовывании процессов видно множество нестыковок, лишних или недостающих действий, которые в таблице не увидишь. Проходит 2-3 итерации обсуждений, прежде чем складывается полная картина деятельности. Эти блок-схемы становятся основным источником информации при составлении должностных инструкций, а кроме того, становятся её приложением.

Как использовать результаты описания бизнес-процессов

На основе блок-схем составляется дерево процессов и матрица ответственности (таблица 2.). По вертикали заносятся все бизнес-процессы, а по горизонтали все участники процессов. В пустые клетки ставятся  буквы, например: О — ответственный,  владелец процесса, У — участник, И – исполнитель – ответственный при отсутствии владельца процесса.

После согласования матрицы ответственности приступаю к написанию должностных инструкций. Такие инструкции очень сильно отличаются от стандартных, которые часто скачиваются из интернета.

Источник: https://krivosheina.ru/effektivnost/reglamentaciya-raboty-buxgalterii-kak-delat-i-v-chem-polza-dlya-biznesa/

Бухгалтерский документооборот: организация и порядок ведения

Управление бухгалтерским документооборотом на предприятии: анализ основных подходов *

Бухгалтерский учет основан на работе с документами. От его организации зависит качество учета. Рассмотрим, как построить систему обработки документов, чтобы исполнять требования закона и владеть достоверной информацией о финансово-хозяйственных операциях.

Бухгалтерский документ и правила его составления

Само слово «документ» происходит от латинского «docēre» (доказывать). Отсюда вытекает и его основное назначение — подтверждать те или иные факты. Применительно к бухучету речь идет о различных фактах хозяйственной жизни компании.

Процессы, из которых складывается ведение бизнеса, весьма разнообразны и каждому из них соответствуют свои документы. Кроме того, закон разрешает организациям самостоятельно разрабатывать формы, исходя из своих потребностей (п. 4. ст. 9 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухучете»).

Строго регламентируются только документы, используемые бюджетными организациями, а также отдельные «специфические» их группы, например, банковские и кассовые.

Однако свободный выбор формы в данном случае не означает, что порядка документооборота в бухгалтерском учете вообще не существует. Есть перечень обязательных реквизитов, которые должен содержать в себе любой учетный документ. Точнее говоря — таких перечней два, в первом говорится о требованиях к первичным документам, а во втором — к сводным.

Эти списки во многом повторяют друг друга (п. 2 ст. 9 и п. 4 ст. 10 закона № 402-ФЗ), поэтому представим их в виде таблицы

Данные / вид документапервичныйсводный
Общая информациянаименование формы и экономического субъекта
Периоддата составленияпериод ведения
Данныеописание факта хозяйственной жизни
Числовое выражениевыражение указанного выше факта в натуральных или денежных единицахсумма по отдельным объектам и по регистру в целом в денежном выражении
Заверениедолжности, ФИО и подписи ответственных лиц

Особой категорией сводных регистров можно считать отчеты. Форма этих документов всегда определена законом, а подача информации ориентирована на внешних пользователей.

Классификация бухгалтерских документов

Конечно, группировка учетных форм не ограничивается упомянутым выше разделением на первичные и сводные. Их классификация так же разнообразна, как и бизнес-процессы.

1. По назначению документы могут быть:

А. Распорядительными. Они отражают решение руководства осуществить какую-либо операцию (например, приказ).

Б. Оправдательные. Заполняются на основании произошедших фактов хозяйственной деятельности и являются основанием для бухгалтерских операций (например, накладная).

В. Бухгалтерского оформления. Этот вид документов носит вспомогательный характер и нужен для удобства при отражении операций в учете. Это могут быть различные сводные ведомости, калькуляции, справки и т.п.

Г. Комбинированные документы сочетают в себе характеристики нескольких типов.

2. По порядку заполнения документы бывают:

А. Разовые. Они отражают операцию, произошедшую в течение короткого времени. Это может быть отгрузка, выдача денег и т.п.

Б. Накопительные. В этом случае заполнение данных происходит последовательно, в течение длительного периода.

Такие формы (например, лимитно-заборные карты) обычно используют для учета однородных периодических операций. Накопительные документы нужно отличать от сводных, рассмотренных выше.

Дело в том, что сводные ведомости заполняются не последовательно, а единовременно, на основании другой «первички», сформированной ранее.

3. По содержанию хозяйственных операций документы могут отражать:

  • оборот товарно-материальных ценностей;
  • расчеты с контрагентами, персоналом, бюджетом и т.п.;
  • движение денежных средств.

4. По месту заполнения документы могут быть:

А. Внутренние, которые не выходят за пределы организации. К ним относятся, например, все документы по расчетам с персоналом или накладные на внутреннее перемещение.

Б. Внешние документы либо поступают от других организаций, либо предназначены для отправки контрагентам (отгрузочные накладные, акты, счета-фактуры и т.п.).

5. По способу заполнения.

Ранее, когда информационные технологии только начинали свое распространение, было принято делить документы на заполняемые вручную и автоматически, т.е. с помощью бухгалтерских программ.

Но т.к. на сегодня «ручное» ведение бухучета почти не встречается и практически все формы готовятся с помощью специализированного программного обеспечения, то уместнее будет другая классификация документов:

А. Бумажные. В этом случае «первичка», сформированная бухгалтерской программой, распечатывается и заверяется подписью ответственного лица, а также (в случае необходимости) печатью.

Б. Электронные. Эта категория «первички» не выводится на бумажные носители, а направляется адресату как внутри, так и вне компании по телекоммуникационным сетям. Для подтверждения достоверности также используется подпись. Но в данном случае она представляет собой определенным образом закодированный информационный пакет.

Организация документооборота

Итак, вся деятельность организации сопровождается «производством» огромного количества различных бумаг. Чтобы своевременно получать всю необходимую информацию о бизнесе, нужно наладить работу с ними, т.е. — организовать документооборот в системе бухгалтерского учета. 

Ответственность за это, как и за учет в целом, несет руководитель организации (п. 1 ст. 7 закона № 402-ФЗ).

Важно!

Несмотря на важность этого вопроса, в современном российском законодательстве до сих пор не существует специального нормативного акта, посвященного бухгалтерскому документообороту. Федеральный стандарт «Документы и документооборот в бухгалтерском учете» сейчас находится в разработке и, скорее всего, будет принят в 2020 году.

Сегодня при организации бухгалтерского документооборота на предприятии можно ориентироваться на «Положение о документах…», утвержденное приказом Минфина СССР № 105 от 29.07.1983.

Любая учетная форма в организации проходит следующие этапы документооборота:

  1. Создание документа или его получение от контрагентов.
  2. Проверка. На этом этапе документ анализируют на соответствие требованиям закона, сущности отражаемой операции и математическим правилам.
  3. Обработка. Бухгалтеры называют этот этап «проведение документа». Это означает, что на его основании осуществляются записи по счетам, т.е. бухгалтерские проводки.
  4. Хранение. В течение некоторого времени документ хранится в помещении бухгалтерии. Обычно этот срок составляет не менее года, чтобы при заполнении годового отчета можно было быстро обратиться к любой «первичке».
  5. Когда необходимость в оперативном доступе к документу отпадает, он передается в архив. Срок архивного хранения для разных типов документов определяется законом.

Оформление первичных бухгалтерских документов

Пример схемы бухгалтерского документооборота в организации приведен ниже.

Правила хранения документации

Минимальный срок хранения бухгалтерских документов составляет 5 лет (ст. 29 закона № 402-ФЗ). Конкретные сроки по категориям документации приведены в п. 4.1 Перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.

Пример

Источник: https://1c-wiseadvice.ru/company/blog/bukhgalterskiy-dokumentooborot-organizatsiya-i-poryadok-vedeniya/

Управление финансовыми и бухгалтерскими документами – Деломатика

Управление бухгалтерским документооборотом на предприятии: анализ основных подходов *

Почему важно, правильно вести документооборот
по финансам и бухгалтерии

Правильно организованный учет и ведение финансового документооборота позволяет компании изыскивать резервы для постоянного увеличения прибыли и не тратить понапрасну денежные средства. Многие производственные показатели зависят от степени налаженности данного процесса.

Грамотное ведение документооборота по финансам и бухгалтерии позволяет не утонуть в массе бумаг и быть уверенным в том, что:

  • оригинал документа найдется быстро;
  • указанные данные в нем соответствуют действительности;
  • в нем присутствуют все необходимые подписи;
  • документ попадает строго по месту назначения.

Налаженная система финансового документооборота ведет к достижению следующих целей:

  1. Оперативное движение документальных потоков.
  2. Организованность передвижения документа внутри компании.
  3. Бесперебойность в работе финансового и бухгалтерского отделов.
  4. Рациональное и обдуманное принятие управленческих решений

С какими проблемами может столкнуться владелец компании,
если работать «по старинке»

Финансовая документация составляет основную часть документооборота компании. Договора, счета-фактуры, платежные документы и прочая документация ежедневно циркулирует между подразделениями. При ведении документооборота в бумажном виде организация может столкнуться со следующими проблемами:

Длительный процесс согласования документов

Особенно это касается договорной ее части. Как правило, помимо бухгалтерской службы договор, требующий согласования, должен побывать как минимум у руководителя и юридического отдела.

Если какой-то из сотрудников задержится с рассмотрением документа или забудет его на столе, уйдя в отпуск, то это чревато существенными материальными потерями от упущенной выгоды или нежеланием контрагента продолжать сотрудничество.

Трудности с получением сводной информации

Разброс документов по сотрудникам и отделам затрудняет контроль за их движением и получение информации по их текущему статусу.

Потери во времени

Обработка документов вручную занимает колоссальную долю рабочего времени. Зачастую нужную информацию сотрудники записывают на листочках. Это чревато, в случае потери информационного источника, задержкой в передаче нужных сведений или проблемами с оформлением документов.

Затруднен поиск документов

Много времени тратится на поиск конкретного документа в архиве.

Как внедрение ЭДО и автоматизация бизнес-процессов
может помочь в работе финансового и бухгалтерского отдела

Автоматизация документооборота бухгалтерского и финансового отдела значительно упрощает и оптимизирует процесс. Особенность финансовых документов в том, что они движутся по определенному маршруту, связанному с согласованием, подписанием, регистрированием, отправкой и хранением.

На сегодняшний день уже многие компании перешли на ведение бухгалтерии в специализированных учетных системах. Интеграция электронного документооборота с бухгалтерскими системами позволит решит множество задач, среди которых:

1. Упрощенное согласование
Автоматизированный процесс согласования документов позволяет рассматривать и подписывать источник утверждения в электронном виде, давая возможность остальным участникам процесса видеть ход прохождения документа, давать необходимые рецензии и прочее.

2. Сохранность первичной документации
Электронные архивы не только обеспечивают полную сохранность всей документации, но и дают возможность быстрого поиска нужного документа.

3. Удобная регистрация
С электронным документооборотом вся документация будет зарегистрирована должным образом. Можно всегда по номеру найти дату поступления того или иного документа, а также выделить наиболее значимые дела в отдельную папку.

4. Оперативный обмен документацией
Автоматизация делопроизводства значительно упростит работу крупных компаний, позволяя электронно обмениваться документами между филиалами.

Кроме того, автоматизация бизнес-процессов и внедрение электронного документооборота для финансово-бухгалтерского отдела – это:

  • единая рабочая база для всех сотрудников с возможностью обмена рабочей документацией;
  • удобная система отчетности;
  • быстрый поиск информации.

Все это делает работу финансового-бухгалтерского отдела еще оперативнее и продуктивнее, что влияет, в конечном счете, на деятельность всего предприятия.

Почему внедрение такой системы в компанию или на предприятие
стоит доверить специалистам в этой области

Самостоятельное внедрение такой системы может быть сопряжено с рядом проблем, связанных с недостаточной компетентностью штатных сотрудников в этой области и излишней тратой рабочего времени.

Высококвалифицированные специалисты:

проведут комплексный анализ, связанный с движением финансового

документооборота на конкретном предприятии;

проведут беседу с заказчиком с целью выявления его потребностей

и предпочтений;

на основании полученных данных разработают план действий, имеющий своей целью усовершенствование и оптимизацию документооборота;

подберут соответствующее программное обеспечение и, при необходимости,

дополнительное оборудование;

оперативно и качественно внедрят систему, настроят ее и проведут соответствующее

тестирование;

проведут обучение с сотрудниками

компании;

окажут дальнейшее сопровождение по эксплуатации программы, включающее техническую поддержку и, при необходимости, обновление и доработку.

Специалисты со стороны – это полная адаптация системы под бизнес заказчика,
ее проверенная надежность и оперативная доработка

Результаты
после внедрения

Внедрение автоматизированной системы позволяет упорядочить работу с финансовым документооборотом, давая возможность:

Руководителю

  • организовать надежное хранение документов;
  • повысить полноту и сократить время сбора документации;
  • снизить затраты рабочего времени на поиск нужных сведений;
  • сократить издержки на ксерокопирование;
  • повысить производительность труда сотрудников.

Работникам финансовой и бухгалтерской службы

  • следить за наличием оригиналов документов;
  • контролировать сроки их получения;
  • экономить время, необходимое для подготовки документации и предоставления их в соответствующие структуры по запросам;
  • ускорить процесс подготовки документации для передачи в архив или на уничтожение.

Для сотрудников, косвенно работающих с финансовой документацией
(юристы, руководители проектов, отдел продаж и прочее)

  • получать доступ к электронным документам, в том числе первичной документации;
  • работать со сведениями в удобном режиме с отсутствием необходимости в запрашивании необходимых оригиналов и их ксерокопировании.

Как наша компания
может помочь

Наша компания предоставит всех необходимых специалистов для внедрения системы автоматизации: программистов, разработчиков, консультантов, аналитиков. Комплексная работа поможет внедрить систему с получением максимально выгодного результата за счет полной оптимизации процесса работа с документацией.

Воспользовавшись нашими услугами, вы получите не только надежную базу данных с правом хранения документов, но и возможность совершать с ними все операции, необходимые для полноценного управления бухгалтерским и финансовым учетом.

Почему именно
наша компания

Обращение к нам гарантирует:

  1. Сотрудничество с опытным и квалифицированным партнером.
  2. Консультирование на всех этапах взаимодействия.
  3. Оптимальные условия по ценам и срокам выполнения работ.

Хотите эффективно управлять финансовыми и бухгалтерскими документами?
Обращайтесь к нам!

Источник: https://delomatika.ru/service/upravlenie-finansovymi-i-buhgalterskimi-dokumentami/

Оптимизация процессов ведения бухгалтерского учета | Accountor Group

Управление бухгалтерским документооборотом на предприятии: анализ основных подходов *

Ольга Мазина,Заместитель директора отдела бухгалтерских услуг

Наша компания специализируется на оказании бухгалтерских услуг, и за годы работы мы накопили огромный опыт оптимизации бухгалтерских процессов, позволяющий нам консультировать различные компании по вопросам повышения качества работы их финансовых и бухгалтерских отделов.

Ведение бухгалтерского учета как один из инструментов управления компанией

Ключевыми процессами любой компании являются процессы, связанные с ее основной деятельностью, т.е. производство, торговля, маркетинг и т.п.

Ведение бухгалтерского учета относится к вспомогательным функциям, а также имеет значение для организационного управления, поскольку правильная регистрация осуществляемых коммерческих операций позволяет руководству отслеживать и контролировать ход выполнения работ.

Соответственно, достоверные и своевременно предоставляемые бухгалтерские данные помогают руководителям принимать верные бизнес-решения и снижать затраты компании.  

В работе бухгалтеров можно выделить три основных направления:

  • Ведение бухгалтерского учета в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации;
  • Ведение бухгалтерского учета для целей налогообложения;
  • Ведение бухгалтерского учета для целей предоставления управленческой отчетности (IFRS и т.п.).

Каждое из этих направлений, в свою очередь, включает в себя несколько видов работ: расчет заработной платы, перечисление платежей, учет материальных запасов, учет основных активов и инвестиций, продаж, затрат, расчет налогов, подача налоговых деклараций, составление финансовых отчетов и их подача в соответствующие органы и т.п. Выполнение всех этих работ подразумевает ведение ежедневной текущей деятельности по подготовке первичных документов, вводу данных в бухгалтерские компьютерные программы, анализу этих данных и их обработке для составления отчетов и т.п.

Несмотря на то, что благодаря современному программному обеспечению работа бухгалтеров сегодня во многом автоматизирована, руководители многих предприятий по-прежнему остаются не вполне довольны тем, как работают их бухгалтерские и финансовые отделы.

Среди наиболее часто звучащих жалоб, связанных с недостаточной эффективностью работы бухгалтерии, можно назвать следующие:

  • Несвоевременная подготовка отчетов для руководства;
  • Невыполнение компаниями обязательств по договорам;
  • Несвоевременный расчет и выплата заработной платы сотрудникам;
  • Задержки в перечислении налогов;
  • Недостаточная прозрачность информационных потоков в рамках организации;
  • Низкий уровень эффективности взаимодействия отделов внутри компании;
  • Чрезмерная загруженность бухгалтеров работой;
  • Слишком высокие затраты на ведение бухгалтерского учета.

Неэффективность бухгалтерских процессов приводит к тому, что компаниям приходится нести дополнительные траты, связанные с необходимостью платить штрафы и неустойки за сорванные сроки, выплачивать сверхурочные бухгалтерам и исправлять последствия неверно проведенных расчетов.

В самых тяжелых случаях результатом низкого качества ведения бухгалтерского учета могут стать управленческие ошибки, допущенные руководителями по причине получения ими несвоевременных и/или неверных данных, а также искаженной финансовой информации. 

Анализ бухгалтерской работы

Для повышения качества бухгалтерского учета компании прежде всего нужно проанализировать протекающие в ней бухгалтерские процессы.

В ходе выполнения такого анализа мы в первую очередь изучаем деятельность компаний наших клиентов и их ключевые процессы, организационную структуру, распределение информационных потоков и систему документооборота.

Полученная на этом этапе информация позволяет нам определить основные задачи компании в сфере бухгалтерского учета. Следующим шагом становится анализ существующих бухгалтерских процессов и выявление проблемных, требующих исправления участков.

Для получения точных данных мы опрашиваем руководящих сотрудников, проверяем внутреннюю документацию, регламентирующую работу бухгалтеров, изучаем содержание и структуру бухгалтерских баз данных, оцениваем уровень автоматизации работы, проводим беседы с сотрудниками бухгалтерских отделов и применяем другие методы, точное содержание которых зависит от конкретной ситуации.

Среди показателей качественной работы бухгалтерии можно назвать следующие (данный список, разумеется, не является исчерпывающим):

  • Своевременное и верное выполнение бухгалтерских работ;
  • Должный уровень структурной сложности процессов;
  • Низкий (оптимальный) уровень затрат на обеспечение деятельности бухгалтерии;
  • Оптимальный уровень загруженности бухгалтеров;
  • Минимальные временные затраты на решение бухгалтерских задач;
  • Способность бухгалтерского отдела решать срочные экстренные задачи;
  • Достаточное количество сотрудников, обладающих должным уровнем профессиональной квалификации;
  • Высокий уровень взаимодействия внутри организации;
  • Отсутствие ошибок, снижающих эффективность управления компанией или приводящих к нанесению ей ущерба;
  • Оптимальная организация документооборота.

Признаками низкой эффективности бухгалтерской работы, в свою очередь, являются: задержки в выполнении работ, паузы в работе, нерациональное использование ресурсов, дублирование функций, ошибки, утрата информации и т.п.

Для проведения анализа любых бизнес-процессов удобно пользоваться чрезвычайно эффективным методом пяти вопросов. Этот метод заключается в том, чтобы по каждому направлению выполняемых в компании работ получить ответы вопросы, разделенные на 5 групп:

Источник: https://www.accountor.com/ru/russia/articles/optimization-accounting-processes-company

О бухгалтерии
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: