Удаленный сотрудник: особенности оформления и контроля

Содержание
  1. Оформление удаленного сотрудника – особенности трудовых отношений с работающими дистанционно
  2. Как оформить удаленного сотрудника простая пошаговая инструкция
  3. Прием на работу удаленного сотрудника — выбор формы сотрудничества
  4. Увольнение удаленного сотрудника
  5. Контроль удаленных сотрудников. Как управлять удаленной командой
  6. Удаленным сотрудникам приходится о многом беспокоиться
  7. Важно лично знать удаленных сотрудников
  8. Знакомство
  9. Отслеживание рабочего времени сотрудников    
  10. Постоянная коммуникация
  11. звонки
  12. Подходящее время
  13. Отмечайте хорошую работу
  14. Удаленная социализация 
  15. Удаленный happy hour
  16. Встречи лицом к лицу хотя бы раз в год
  17. Подсчет эффективности работы с помощью метрик
  18. И в заключение…
  19. Переводим сотрудников на удаленную работу: инструкция-2020
  20. Какие отделы можно перевести на удаленную работу?
  21. Как правильно оформить перевод сотрудников на удаленную работу в соответствии с ТК РФ
  22. О дополнительном соглашении при переводе на удаленную работу
  23. Причина изменений условий трудового договора
  24. Место работы
  25. Режим работы
  26. Охрана труда
  27. Материальные ценности
  28. Средства связи
  29. Контроль
  30. Требования к рабочему месту удаленного сотрудника
  31. Табели
  32. Собрания
  33. Отчеты
  34. Психологические особенности удаленной работы
  35. Удаленная работа в вопросах и ответах
  36. Как переместить на удаленку имеющегося работника?
  37. Как совместить офисный и удаленный найм?
  38. Как осуществляется охрана труда?
  39. Как организовать труд работников вне территории компании?
  40. Где искать сотрудников?
  41. Как перевести сотрудников на удаленную работу из-за карантина и не нарушить закон
  42. Обязаны ли работодатели переводить сотрудников на удаленку
  43. Можно ли перевести сотрудников на удаленку принудительно
  44. Какие условия нужно указать при изменении трудового договора

Оформление удаленного сотрудника – особенности трудовых отношений с работающими дистанционно

Удаленный сотрудник: особенности оформления и контроля

Дистанционные работники – новая категория персонала, которые выполняют свои трудовые обязательства вне стен офиса. Для работодателя в этом есть неоспоримые преимущества.

Нет необходимости содержать большой офис, ведь оборудование рабочего места также является затратным.

Намного удобнее взять на работу квалифицированного специалиста, который может работать у себя дома, выполняя условия трудового соглашения.

Прием на работу дистанционного сотрудника должен оформляться в соответствии с действующими правовыми нормами. Называются такие работники фрилансерами или удаленными работниками. Обычно на такую работу приглашают категорию сотрудников, чьи обязанности не связаны с тесным контактом с другими специалистами. Бухгалтера, юристы, дизайнеры, программисты и некоторые другие сотрудники.

Какой назначается штраф за неоформленного работника?

Оформление удаленного сотрудника нормируется Трудовым кодексом РФ.

В недалеком прошлом в законодательство были внесены поправки, которые регулируют взаимоотношения трудового процесса на дистанционной основе.

Работники имеют возможность официального оформления с выплатой заработной платы и отчислением положенных налогов, пенсионных отчислений (см. «Серая зарплата» – ответственность работодателя и работника).

Как оформить удаленного сотрудника простая пошаговая инструкция

С 2013 года поправки в Трудовой кодекс сделали возможным официальное оформление дистанционного работника. Форма взаимоотношений в данном случае между работодателем и сотрудником – трудовой договор о дистанционной работе. Все требования по данному вопросу можно найти в статье 49.1 ТК РФ.

Не все работодатели знают, как оформлять на работу удаленного сотрудника. Для заключения трудового соглашения имеются некоторые особенности, которые необходимо учитывать:

  • Наличие электронной подписи для удостоверения электронных документов.
  • Электронная переписка между сторонами трудового соглашения считается действительной только при наличии электронной подписи.
  • Обе стороны трудового соглашения должны принимать электронные подписи.

Во избежание спорных моментов при заключении трудового договора и при его расторжении все документы лучше оформлять в печатном виде и отправлять по почте с уведомлением о доставке.

Электронный трудовой договор: что из себя представляет?

Закон содержит жесткие требования к регулированию заключения дистанционного договора. Чтобы в дальнейшем не возникали спорные вопросы, необходимо четко урегулировать все тонкости сотрудничества. Сегодня оформление удаленного сотрудника официально — требование времени.

Трудовой договор с удаленным сотрудником содержит ряд обязательных пунктов:

  • Определение о том, что данная работа является дистанционной.
  • Адрес, по которому трудится сотрудник.
  • Продолжительность рабочего времени в течение недели.
  • Четкое определение, в какой форме представляется отчет о проделанной работе.
  • Социальные гарантии, которые получает удаленный сотрудник.
  • При компенсации расходов на оплату интернета, мобильной связи, аренды рабочего места и другие расходы, которые оплачивает работодатель все должно отражаться в трудовом договоре.
  • Должностные обязанности сотрудника.
  • Ответственность сторон по данному соглашению.

Прием на работу удаленного сотрудника — выбор формы сотрудничества

На сегодняшний день для многих предпринимателей более выгодно оформить на работу дистанционного сотрудника. Норма законодательства дает возможность официального оформления удаленных сотрудников по двум разным договорам:

  • Заключить трудовой договор в соответствии с ТК РФ.
  • Заключить гражданско-правовой договор (на оказание услуг, договор подряда, договор выполнения работ).

Второй вид договора предпочтительнее при необходимости выполнить одноразовую краткосрочную работу. После завершения отношений составляется акт выполненных работ, по которому производится выплата вознаграждения.

Интересный факт! Последний знаковый пример расширения удаленной занятости — это перевод сотовым оператором «Билайн» значительной доли своих сотрудников на работу вне офиса.

До конца этого года компания может перевести на удаленный режим от 50 до 70% сотрудников. В компании «Тинькофф» уже значительная часть работников трудится вне офиса.

Заключение Трудового договора по статье 49.

1 Трудового законодательства имеет смысл при долгосрочном сотрудничестве. В этом случае работодателю необходимо выполнить следующее:

  • Заключить трудовой договор (Договор найма работника образец).
  • Ознакомить сотрудника с документацией для работы.
  • Выдать все документы, которые понадобятся для выполнения обязанностей.

Договор считается вступившим в силу после подписания его обеими сторонами. Сотрудник должен иметь один экземпляр документа, это обязательно. По желанию в трудовую книжку вносится запись о приеме на работу. Это можно сделать лично, либо направить трудовую книжку в организацию по почте.

Интересный факт! Ученые выяснили, что у тех, кто работает дома, риск развития стрессов и бытовых конфликтов выше, чем у «офисного планктона».

На лиц, работающих по договору о дистанционной работе, распространяются все условия и льготы как на другие категории сотрудников. Они имеют право на отпуск, компенсацию по больничному листу, декретный отпуск и т.д.

Увольнение удаленного сотрудника

Для увольнения сотрудника, независимо от формы работы, существуют общие правила. Законодательство защищает интересы работника, увольнение регламентируется статьей 81 ТК РФ.

Основанием для расторжения трудовых отношений являются грубые нарушения дисциплины, невыполнение обязательств по договору, разглашение коммерческой или служебной тайны ставшей известной во время исполнения своих обязанностей и другое.

По желанию нанимателю причины для увольнения сотрудника отражены в закрытом списке п.5 ч.1 ст. 81.ТК:

  • Прогулы без уважительных причин (вам будет интересно: Опоздание на работу: штраф или увольнение?).
  • Наличие дисциплинарных взысканий.
  • Выполнение работы, появление у работодателя в состоянии алкогольного опьянения, употребление наркотических или токсических средств.
  • Предоставление ложной информации работодателю.
  • Хищения денежных или иных ценных средств.
  • Утрата доверия к сотруднику со стороны работодателя.

Материальные и дисциплинарные взыскания с недобросовестных работников

Вместе с тем Закон предусматривает ограничения для увольнения ряда категорий лиц. Нельзя уволить мать, имеющую несовершеннолетних детей, если нет других кормильцев. Сотрудника находящегося на больничном или на лечении можно уволить после выздоровления. Беременные женщины увольняются, только если юрлицо, принявшее сотрудника на работу перестает существовать.

Интересный факт! 42% сотрудников, которые постоянно работают дома или в нескольких местах, признались, что имеют проблемы со сном.

Для увольнения удаленного сотрудника поводом для увольнения является причина, указанная в трудовом соглашении при приеме на работу.

Работодатель, прежде чем составлять трудовой договор о найме дистанционного сотрудника должен обоснованно продумать причины для увольнения (см. Приказ о прекращении трудового договора — форма №Т-8а).

Единственным ограничением может стать отсутствие сотрудника по болезни. Уволить его можно только после возвращения к рабочим обязанностям по выздоровлению.

О преимуществах применения удаленных команд сотрудников и правильном управлении персоналом, работающим дистанционно, читайте здесь!

Источник: https://promdevelop.ru/rabota/oformlenie-udalennogo-sotrudnika/

Контроль удаленных сотрудников. Как управлять удаленной командой

Удаленный сотрудник: особенности оформления и контроля

Оригинал статьи.

Через четыре года половина ваших сотрудников будет работать удаленно. По данным некоторых исследований, 52% всех сотрудников работают удаленно как минимум раз в неделю. В современной экономике люди с нужными знаниями и опытом могут помочь развитию вашей компании.

Конкуренция в том, что касается найма талантливых специалистов, вынуждает компании привлекать людей из других городов и стран. Отсюда и сложности с организацией и контролем, которые порой остаются незамеченными.

Фриланс – это образ жизни, сейчас уже сопряженный с повышенными требованиями. 

И, по мере того, как все больший объем рабочей силы трудится из своих домов, коворкингов, интернет-кафетериев и других мест, меняется и роль руководителя.

Управление удаленными сотрудниками совершенно отличается от того, как это устроено в офисе.

То, что идеально подходит для условий офиса, не всегда равно успешно переносится в виртуальную среду, но, надеемся, что эти советы помогут вам лучше понять, какие подходы стоит использовать для управления удаленной командой. 

Удаленным сотрудникам приходится о многом беспокоиться

Удаленные взаимоотношения – это то, что приходится постоянно улучшать. Издание Harvard Business Review в ноябре прошлого года провело социсследование с участием более тысячи человек.

По результатам был сделан вывод, что фрилансеры беспокоятся о том, что другие сотрудники за их спиной будут плохо о них отзываться, вносить изменения в проекты и лоббировать свои интересы.

А на то, чтобы решить споры и разногласия на работе, уходит до нескольких дней (в 84% случаев), или даже недель (47%). 

По словам исследователей, эти проблемы не только влияют на взаимоотношения, но и в большей степени, чем для штатных сотрудников, сказываются на результате работы и продуктивности, увеличивают расходы, стресс, сроки реализации проектов приходится продлевать. И, как следствие, повышается текучесть кадров.  

Важно лично знать удаленных сотрудников

Важно выстроить доверительные отношения с каждым участником команды. Это избавляет от множества проблем, но не всегда достигается в разговорах о работе. Первый шаг, чтобы выяснить, что мотивирует того или иного фрилансера – узнать побольше о каждом из них, об их интересах, семьях. 

Вы потратите на это определенное время, но, в свою очередь, получите больше отдачи от удаленных сотрудников.

Некоторые любят, чтобы их хвалили публично, другие – чтобы им отдавали должное в личной беседе, третьим по душе и то и другое. Выяснив мотивацию каждого удаленного сотрудника, вы сможете оценить, какое время для них удобнее.

Одни люди – жаворонки и наиболее эффективно работают по утрам, другим сложно начать день без чашки кофе.

Вы можете мотивировать своих сотрудников, когда узнаете, в какое время суток они могут сделать больше, и разновидность мотивации, которая для них больше всего подходит. 

Что служит мотивацией для одного, не всегда будет уместно для другого. Руководящему составу может понадобиться время и усилия, чтобы поближе познакомиться с каждым сотрудником и выяснить их мотивирующие триггеры. 

Иногда неплохо задаться вопросом о том, почему ваши сотрудники отдают предпочтение удаленной работе. В большинстве случаев, это гибкий график и возможность сохранить баланс между личной жизнью и работой. 

Поэтому постарайтесь предоставить им как можно больше времени на выполнение определенной задачи, и, если они не сдают работу в срок, узнайте, есть ли у них прежняя мотивация. 

Многие фрилансеры со стажем говорят, что все дело в менеджере, который оказывает поддержку. Фрилансеру в первую очередь нужна самомотивация, но поддержка со стороны менеджера в разы повышает продуктивность. 

Знакомство

Когда в команде появляются новые сотрудники, важно ознакомить их с существующими требованиями, подготовить рабочее окружение и представить их коллегам. Этим не стоит пренебрегать, лишь потому что человек находится где-то в другом месте.

Расскажите сотрудникам обо всем, что им нужно знать о вашей компании и спектре задач, выполнять которые им придется. Также важно чтобы в распоряжении у нового сотрудника был полный набор инструментов для работы.

Это может быть почта, телефонные номера, приложения для видеоконференций и пр. 

Отслеживание рабочего времени сотрудников    

Когда сотрудник не находится с менеджером в одном офисе, сложнее установить, работает ли он на самом деле, или занят чем-либо еще. Некоторые люди могут воспользоваться тем, что над их плечом не стоит начальник с нагайкой, и отвлечься на что-то еще – отсюда потери рабочего времени. Технологические решения позволяют отследить, сколько времени ваши сотрудники действительно работают. 

Система контроля и отслеживания сотрудников Kickidler дает возможность быстро и эффективно подсчитывать рабочие часы персонала для начисления зарплаты и исключить ошибки как в пользу работника, так и работодателя.

Рекомендуем почитать:кейсоб успешном опыте контроля команды удаленных сотрудников с помощью программы Kickidler.

Постоянная коммуникация

Помимо индивидуальных качеств – самомотивации и железной дисциплины фрилансера – необходимо искать и новые способы взаимодействий. А отлаженная коммуникация с менеджером становится ключевым фактором, который позволяет добиться максимальной отдачи от удаленного сотрудника. 

Постоянная связь по электронной почте или в мессенджерах, обмен полезной информацией, полезные ресурсы, которыми менеджер может делиться с сотрудником, проверки, нужна ли помощь или подсказки относительно каких-либо вопросов, – все это существенно улучшает взаимодействие с удаленной командой. 

Менеджеры некоторых компаний делятся со своими фрилансерами отзывами клиентов, подсказывают, как улучшить качество работы. Это помогает сосредоточиться на качестве и достичь нужного результата. Постоянная мотивированность и фидбек – два важнейших фактора. 

звонки

Важно и то, как вы поддерживаете связь. Одним из лучших способов мотивировать человека может стать ежедневный видеозвонок. Исследования показывают, что больше половины всех коммуникаций между людьми происходят невербально. Когда нет возможности видеть человека ежедневно в офисе, любой визуальный нюанс может подсказать, о чем он думает и что ему действительно нужно.

Возможно, вы попытаетесь узнать мнение об изменениях в планах, или просто, в каком настроении находится человек. Во время видеозвонка можно выяснить намного больше, чем во время телефонного разговора или текстового чата. 

– это ключ к успешному сотрудничеству: обеим сторонам приходится готовиться и подходить к вопросу об отчетности со всей серьезностью. Во время беседы обычно обсуждается сделанное за прошлый день, план на текущий день и любые проблемные аспекты.

Благодаря такому компоненту работы, как видеозвонок, и тому обстоятельству, что это происходит ежедневно, ваша отчетность будет очень подробной, а фрилансеры будут чувствовать, что их работа ничем не отличается от работы штатных сотрудников.

Эффективная коммуникация – то, что улучшает взаимодействия с удаленной командой. 

Доверяйте своим инстинктам, когда вам кажется, что что-то пошло не так, найдите время, чтобы поговорить об этом. Все невербальные сигналы, которые можно заметить во время видеозвонка позволят устранить имеющиеся сложности.

Одними словами сложно выразить мнение по какому бы то ни было вопросу. Слова могут показаться несколько агрессивными или не произвести должного эффекта. Если человек сделал свою работу хорошо, или целая команда, потребите, например, соответствующую гифку и отправьте ее в сообщении. Обратный отклик будет куда сильнее, чем если бы вы просто отправили текстовое сообщение. 

Подходящее время

Как только вы начинаете активно сотрудничать с фрилансерами, в вашей команде появится много людей из разных временных зон. Отсюда и сложности с планированием видеоконференций.

Для кого-то звонок в определенное время будет не очень удобен.

Например, когда в Австралии 8 утра, в Москве и Санкт-Петербурге – полночь, у кого-то рабочий день только начинается, а другие уже давно закончили работать и готовятся ко сну.   

В таких случаях лучше заранее условиться о подходящем времени для звонка.  

Отмечайте хорошую работу

Внештатникам иногда не хватает поощрения за хорошую работу. Возможно, стоит выделять тех фрилансеров, которые по результатам прошедшего месяца потрудились на славу. Важно дать понять, что их работа важна для компании. 

Удаленная социализация 

Социализация на рабочем месте – то, чего лишены удаленные сотрудники. Поэтому, возможно, стоит создать специальный канал в рамках корпоративной соцсети, в котором сотрудники могли бы обмениваться впечатлениями помимо рабочих вопросов.

Это может быть канал в мессенджере или же специальная ветка в электронной почте. С шутками, мемами, новыми треками, видеороликами и всем, что делает рабочее окружение менее формальным.

В традиционных офисах функция таких каналов отводится специальным помещениям (курилкам, например), поэтому предоставьте удаленным сотрудникам такую же возможность, используя виртуальные средства.

Но руководителям, конечно же, придется удостовериться, что такой канал не отвлекает от работы, и вместе с тем, позволяет удаленным сотрудникам, заходя на него время от времени, чувствовать себя частью команды. 

Удаленный happy hour

Устройте «удаленный happy hour». Если ваши сотрудники проживают в разных городах, это еще не значит, что они не могут время от времени собраться вместе и, к примеру, выпить.

Организуйте такое мероприятие с вашей командой в местном баре в режиме видеоконференции.

И хотя понадобится заранее все согласовать, новизна того, что удаленные сотрудники присутствуют с вами за бокалом какого-то напитка может сплотить команду. 

Встречи лицом к лицу хотя бы раз в год

Такие мероприятия обычно сопровождаются неожиданностями. «О! ты выглядишь совсем по-другому, чем на видео», – подобных возгласов и многого другого будет много.

Но куда важнее то, что эти встречи за несколько дней позволяют узнать человека лучше, чем за месяцы совместной удаленной работы.

Британская компания KISSmetrics, например, устраивает такие мероприятия с раз в год, а многие другие компании отправляют свои команды в совместные путешествия в экзотические места, в ЮАР например. Иногда это затратно, но эти туристические поездки самоокупаются, ROI окажется достаточно высоким.

Совместные поездки – это уникальная возможность обсудить с людьми, разбросанными по всему миру, будущее компании/команды, идеи, перспективы и культурные особенности. 

Подсчет эффективности работы с помощью метрик

Создайте систему коммуникации и подотчетности, посредством которой можно было бы подсчитывать производительность труда и вознаграждать за выполненные задачи, а не просто платить за рабочие часы. Многие менеджеры беспокоятся насчет того, что им не удается добиться от удаленных сотрудников работы по 40 часов в неделю. Но время в удаленной работе не столь важно, столько результат. 

Нужно знать, на что следует ориентироваться и какие метрики использовать.

Проверьте, что ваши бизнес-процессы должным образом описаны и задокументированы, так вы сможете отследить, насколько эффективно все работает и контролировать удаленных сотрудников, проверять, придерживаются ли они установленных процессов и графиков. Одной из таких метрик могут быть отчеты по рабочему времени программы контроля сотрудников Kickidler.

И в заключение…

Большинство рекомендаций сводятся к тому, что постоянная связь – это ключевой фактор успешных взаимодействий менеджера с удаленной командой. Несмотря на то, что фрилансеры большей частью предпочитают тихую обстановку дома, где работа идет эффективней, важен и постоянный контроль.

Если у удаленных сотрудников возникает ощущение, что о них совсем забыли, они, как правило, долго не задерживаются в компании. Поэтому стоит регулярно узнавать, как продвигаются их проекты, какого прогресса удалось достичь.

На сайте компании мог бы появиться раздел под названием «встреча с командой», а если сотрудники живут неподалеку, старайтесь видеться с ними чаще. 

Источник: https://zen.yandex.ru/media/id/5af5a12f482677990692b69b/kontrol-udalennyh-sotrudnikov-kak-upravliat-udalennoi-komandoi-5bd9d3d901613e00a9729f73

Переводим сотрудников на удаленную работу: инструкция-2020

Удаленный сотрудник: особенности оформления и контроля

20 марта 2020

Ольга Корженевская

8 минут

16 марта Минтруда России разместило на своем сайте Методические рекомендации по режиму труда органов государственной власти, местного самоуправления и организаций с участием государства в связи с форс-мажорной ситуацией с распространением китайского вируса. 

Руководству бюджетных организаций и госкомпаний рекомендуют по возможности перевести сотрудников на удаленную работу. Для дежурного персонала предлагается ввести гибкий график, чтобы люди как можно меньше пересекались между собой.

С 17 марта дистанционно стали работать и сотрудники АБиУС. Мы перевели Академию на удаленную работу всего за сутки, хотя коллектив достаточно большой. В статье специалистам по кадрам расскажем, как правильно перевести работников на удаленку и ничего не забыть.

Какие отделы можно перевести на удаленную работу?

Придя сегодня в кабинет, вы узнали, что от начальника поступило распоряжение – организовать перевод сотрудников на дистанционную работу. Если у вас в коллективе человек 5, это не так страшно. Но когда в штате 70-100 специалистов, работа предстоит большая. Итак, с чего начать?

Для начала составьте список сотрудников, которых планируется переводить на удаленную работу. Как правило, первыми в организации на дистант уходят программисты, административный персонал, служба поддержки.

Удаленно, но не менее эффективно может работать руководство, бухгалтерия и другие сотрудники, которые пользуются системой электронного документооборота. На рабочих местах оставьте только дежурный персонал.

Как правильно оформить перевод сотрудников на удаленную работу в соответствии с ТК РФ

Дистанционная работа персонала регулируется гл. 49.1. ТК РФ «Особенности регулирования труда дистанционных работников».

Для того, чтобы перевести коллектив на удаленный режим, вам понадобятся:

  • протокол общего собрания трудового коллектива
  • приказ о переводе сотрудников на удаленную работу
  • заявления от сотрудников о переходе на удаленку
  • дополнительные соглашения к основному трудовому договору

Начать стоит с проведения общего собрания сотрудников, на котором оповестить коллектив о новом порядке работы. По его итогам готовится протокол о общего собрания трудового коллектива.

Затем готовится приказ по организации о переводе сотрудников на удаленную работу. В приказе важно указать, на какой период, почему и зачем сотрудников переводят на дистант, какие меры предпринимает работодатель для защиты своих работников в связи со сложившейся ситуацией. В Академии мы установили срок действия удаленного режима – 1 месяц, пока не пройдет угроза распространения вируса.

Все сотрудники должны написать заявления о переходе на удаленную работу. В заявлении указывается, с какого числа сотрудник планирует начать работать удаленно, его должность. Вы можете использовать такой образец:

О дополнительном соглашении при переводе на удаленную работу

Завершающим шагом подготовки кадровой документации является разработка и подписание с сотрудниками допсоглашений к основному трудовому договору.

Причина изменений условий трудового договора

Не забудьте указать в нем причину изменения условий трудового договора. В текущих обстоятельствах –  угрозу распространения в России  опасной вирусной инфекции и стремление защитить здоровье работников.

Место работы

В дополнительном соглашении отражается изменение места работы сотрудника – вне места нахождения работодателя, его обособленного структурного подразделения. То есть вне стационарного рабочего места, прямо или косвенно находящегося под контролем работодателя.

Режим работы

Режим работы будет зависеть от условий основного трудового договора и решения руководства организации. Например, в Академии мы оставили стандартный 8-часовой рабочий день. Но может быть разработан и гибкий график, в рамках Методических рекомендаций Минтруда России, и индивидуальные режимы работы сотрудников, если имеется такая необходимость.

Охрана труда

Поскольку речь идет о дистанционной работе, в дополнительном соглашении следует отметить, что исполнение работодателем обязанностей по обеспечению безопасных условий и охраны труда исполняются им только в части п. 17, 20 и 21 ч. 2 ст. 212 ТК РФ, а также ознакомления работника с требованиями охраны труда при работе с оборудованием и средствами, рекомендованными или предоставленными работодателем.

Материальные ценности

Если на период удаленной работы сотруднику были переданы какие-то материальные ценности, например, ноутбук, они тоже отражаются в допсоглашении. Дополнительно должен быть оформлен акт приема-передачи материальных ценностей в 2 экземплярах. Если в вашей организации нет специально утвержденной формы акта, возьмите любой образец, например, этот:

Средства связи

В допсоглашении указываются средства связи с сотрудником, обмена информацией и документацией, например, электронная почта, Skype и т.д. Если у вашей организации есть особые требования в части защиты информации, пропишите и это. Укажите, как сотрудник будет предоставлять документы в бумажном виде, если без этого не обойтись.

Контроль

Отдельным пунктом допсоглашения может быть порядок контроля работника на удаленном рабочем месте. Например, его обязанность отвечать на звонки или сообщения в определенные сроки, присылать отчеты, быть на связи в конкретные часы, вовремя выходить в общие видеоконференции и рабочие чаты и т.д.

Когда вы подготовите все указанные документы, 90% необходимой работы будет выполнено. Дальше остается только поддержка и контроль сотрудников, пока они работают дистанционно.

Требования к рабочему месту удаленного сотрудника

Работодатель не обязан непосредственно заниматься организацией и обустройством дистанционного рабочего места.

Но если руководитель организации заинтересован в том, чтобы эффективность сотрудников не падала из-за изменения места работы, важно проверить, все ли есть у работника для ее продуктивного выполнения.

Например, имеется ли у него дома стабильный доступ к Интернету, подходящий для работы компьютер, нужное программное обеспечение и средства связи, наушники, микрофон и так далее.

Если таких средств нет, следует принять меры к обеспечению работника всем необходимым. Например, многие сотрудники АБиУС по акту приема-передачи материальных ценностей забрали домой рабочие ноутбуки.

Если сотруднику нужна помощь в установке программного обеспечения или устранении технических неполадок, можно установить на его компьютер TeamViewer. С помощью этой программы служба технической поддержки сможет удаленно и быстро решить его проблемы.

Табели

Учет рабочего времени удаленных сотрудников ведется также, как и присутствующих в офисе.  В АБиУС руководители структурных подразделений ежедневно заполняют табели учета рабочего времени и ежемесячно предоставляют их специалисту по кадрам для составления сводного табеля. В табеле проставляется стандартный 8-часовой рабочий день.

Следить за работой удаленного сотрудника в течение дня можно, установив на его компьютер программу Radmin или Hubstaff. Они позволяют отслеживать экран персонального компьютера или ноутбука сотрудника в реальном времени.

Собрания

Чтобы удаленные работники не расслаблялись или не чувствовали себя покинутыми, важно проводить регулярные конференции, созвоны и встречи онлайн. Как устраивать собрания для удаленных сотрудников? Для этого существуют многообразные технические решения: внутренние чаты и сервисы организации, Skype, Zoom, Telegram, даже WhatsApp подойдет.

Отчеты

Важно продумать организацию текущих отчетов сотрудников по выполненным задачам. Это могут быть мини-отчеты, которые отправляет в конце дня сотрудник руководителю структурного подразделения, краткие планерки через Skype, Zoom или другие программы видеоконференций, заполнение общей формы отчета в облаке, например, в Google Docs.

Психологические особенности удаленной работы

При переводе сотрудников на дистант вы можете столкнуться не только с организационными вопросами, но и необходимостью психологической поддержки работников.

Например, человек всю жизнь работал в коллективе, ему не хватает общения с коллегами. Когда нужно задать какой-то вопрос или быстро решить задачу, он теряется и не сразу понимает, какое техническое средство использовать для связи с нужным человеком, передачи информации. Это порождает стресс и дискомфорт, а затем и снижение продуктивности.

У кого-то из ваших коллег могут быть не очень подходящие условия для работы дома: маленькие дети, собака, шумные родственники или соседи. Кто-то просто не может дисциплинироваться и заставить себя трудиться в прежнем темпе.

Тут поможет составление памяток для родственников удаленных сотрудников, более плотный контроль их деятельности, обучение по использованию технических средств, организационные собрания, а иногда и предоставление альтернативного помещения для работы.

Медики обещают, как только температура воздуха поднимется до +25, вирус начнет погибать и эпидемия пойдет на спад. Весна наступает полным ходом, осталось продержаться совсем немного. Продуктивной удаленной работы вам и вашим коллегам!

Источник: https://www.akbiz.ru/publications/perevod-sotrudnikov-na-ydalennyuy-raboty-2020

Удаленная работа в вопросах и ответах

Удаленный сотрудник: особенности оформления и контроля

Порядок перевода работника на дистанционную работу

В законодательстве отсутствует термин «удаленка», под ним понимается либо надомный труд, либо дистанционный, что, по сути, одно и то же, и по этой причине ТК РФ не раскрывает алгоритм, как оформить на работу удаленного работника, рассматривая не удаленку в целом, а дистанционный и надомный труд отдельно.

Надомный труд — устаревший вариант сотрудничества, который пока хотя и сохраняется в ТК РФ, но практически не используется.

Особенности дистанционного найма описаны в главе 49.1 ТК РФ:

Особенности Возможные формулировки в трудовом договоре
Обеспечивается с помощью сети Интернет и электронного документооборота.Взаимодействие между работником и работодателем осуществляется путем обмена электронными документами с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи посредством сети Интернет.
Позволяет гражданину работать не на территории компании, но быть при этом официально трудоустроенным.Работник выполняет трудовую функцию вне места расположения работодателя (дистанционно). Место выполнения трудовой функции работник определяет самостоятельно.
Стороны практически не обмениваются бумажными документами: когда заключается договор на удаленную работу, работодатель обязан выслать гражданину бумажный экземпляр и вправе требовать от нанимаемого гражданина направления нотариально заверенных копий его рабочих документов, необходимых при трудоустройстве.Каждая из сторон обязана подтверждать получение электронного документа от другой стороны в день получения такого документа. Стороны договорились, что обмен документами осуществляется в электронной форме (передаются сканы или фото документов по электронной почте) с последующим досылом в бумажном виде (почтой России).
При дистанционном сотрудничестве не является обязательным внесение записи в трудовую книжку сотрудника.Стороны договорились не вносить запись о дистанционной работе в трудовую книжку работника.

Текст договора в целом не отличается от стандартного соглашения, но содержит условие о дистанционном характере сотрудничества, а также при необходимости требование использовать определенные компанией программно-технические средства.

Как переместить на удаленку имеющегося работника?

Рассматривая вопрос, как оформить дистанционную работу, важно понимать, что перевод на такой формат сотрудничества — это изменение условий рабочего договора, которое допускается в соответствии со ст.

72 ТК РФ по соглашению сторон. Таким образом, работодатель вправе предложить сотруднику заключить дополнительное соглашение о переходе на удаленку.

После оформления соглашения работодатель издает приказ, в котором закрепляет перевод.

Такой порядок применим только с согласия работника, однако в некоторых ситуациях перевод — вынужденная мера, например в период пандемии коронавируса.

В таком случае работодатель вправе прибегнуть к механизму принудительного перевода на удаленку, описанному в ст. 72.2 ТК РФ.

Такой принудительный перевод, связанный с природным или техногенным бедствием, допускается на срок не более месяца и возможен даже без согласия работника.

Сотруднику направляется уведомление о дистанционной работе, в котором указывается период, на который принимается эта мера, и основания. По истечении месяца дистанционного труда работодатель обязан либо вывести персонал на прежний порядок труда, либо инициировать заключение дополнительного соглашения о постоянном переводе на удаленку в порядке ст. 72 ТК РФ.

Как совместить офисный и удаленный найм?

С развитием информационных технологий для многих работодателей стал актуальным вопрос о том, как оформить работника на дистанционную работу частично, то есть сформировать для него такой график, при котором он несколько дней в неделю находится на работе, а несколько дней — дома.

В ТК РФ отсутствуют упоминания о возможности совмещения удаленного и стационарного форматов — работник трудится либо в офисе, либо дома, перевести на удаленку частично нельзя.

По этой причине работодатель не вправе издать инструкцию о частичной дистанционной работе, где обяжет сотрудника находиться на своей территории в определенное время, а в другое время работать удаленно.

В соответствии с правилами ст. 312.4 ТК РФ работник, трудящийся не на территории нанимателя, самостоятельно определяет комфортный рабочий режим.

Как осуществляется охрана труда?

Одно из важных преимуществ, которое имеет для работодателя оформление сотрудника на удаленную работу, — это значительное уменьшение количества его обязанностей в сфере охраны труда.

В соответствии со ст. 312.3 ТК РФ работодатель обязан:

  • расследовать несчастные случаи на производстве;
  • исполнять указания профильных ведомств по вопросам охраны труда;
  • отчислять страховые взносы на работника;
  • если компания предоставляет сотруднику программно-технические средства, его с ними необходимо ознакомить и проинструктировать о порядке их использования.

Прочие обязанности работодателя, которые требует охрана труда, при удаленной работе не являются обязательными, например, у компании отсутствует обязанность проводить СОУТ в отношении рабочего места удаленщика.

Как организовать труд работников вне территории компании?

Один из рисков, с которыми сталкиваются работодатели, нанимая дистанционных сотрудников, — невозможность организовать их рабочий день, дисциплину и удобный и эффективный документооборот. Все аспекты удаленки следует продумать заранее, издав и утвердив приказом регламент удаленной работы сотрудников, в котором предусмотреть все важные аспекты, например:

  • программно-технические средства, которые обязаны использовать работники;
  • порядок взаимодействия, например график проведения телефонных или видеосовещаний;
  • порядок постановки задач и отчетности сотрудников; статья 312.3 ТК РФ упоминает, что сотрудник, работающий удаленно, предоставляет работодателю отчет о дистанционной работе, периодичность его предоставления устанавливается договором, но и в регламенте следует зафиксировать общие правила отчетности, применимые ко всем сотрудникам.

Где искать сотрудников?

Развитие информационных технологий накладывает отпечаток на рабочее взаимодействие компаний и персонала, поэтому многих граждан на работе отправляют на дистанционную работу с помощью дополнительных соглашений.

В то же время многие граждане все больше предпочитают удаленный формат, поэтому найти работников для дистанционного сотрудничества становится все легче:

  • на сайтах поиска работников, самым популярным из которых остается HH.ru; функции сервиса по составлению резюме и описаний вакансии позволяют соискателю и работодателю поставить отметку о том, что их интересует удаленный формат сотрудничества;
  • в мессенджерах и социальных сетях; например, в Телеграм есть такие группы, как @freelancefeed и @theyseeku, где работодатели размещают объявления о поиске работников, а также группы, в которых соискатели публикуют резюме;
  • на биржах фриланса — ресурсах, на которых работодатели размещают проекты, а исполнители откликаются; такие ресурсы рассчитаны не только на разовое сотрудничество, но и на длительную работу.

Источник: https://clubtk.ru/udalennaya-rabota-v-voprosakh-i-otvetakh

Как перевести сотрудников на удаленную работу из-за карантина и не нарушить закон

Удаленный сотрудник: особенности оформления и контроля
В связи с распространением в России коронавирусной инфекции COVID-19 и введением дополнительных профилактических и санитарных норм и правил перед многими работодателями встал вопрос о переводе сотрудников на удаленную работу. Рассказываем, что собой представляет дистанционный труд с точки зрения закона и как правильно перевести работников на удаленную занятость.

Обязаны ли работодатели переводить сотрудников на удаленку

Если коротко, то – нет.

Сейчас в Москве и некоторых других регионах (например, в Липецкой области) действительно приняты и реализуются меры профилактики распространения коронавирусной инфекции, предусматривающие для работодателей и работников дополнительные обязанности. В частности, в соответствии с указом мэрии Москвы от 05.03.2020 № 12-УМ организации и ИП на время распространения коронавирусной инфекции обязываются:

  • обеспечивать измерение температуры тела сотрудников на рабочих местах;
  • отстранять от работы сотрудников с повышенной температурой;
  • оказывать работникам содействие в обеспечении соблюдения режима самоизоляции на дому.
  • незамедлительно представлять по требованию Роспотребнадзора информацию обо всех контактах заболевшего новой коронавирусной инфекцией (2019-nCoV);
  • обеспечивать проведение дезинфекции помещений, где находился заболевший;
  • не допускать к работе сотрудников, которые должны соблюдать режим самоизоляции на дому.

Вместе с тем об обязательном переводе сотрудников, в том числе и тех, кто находится в зоне риска, на дистанционную работу в указе ничего не говорится.

Региональные власти принимают указы и распоряжения строго в рамках своих полномочий и компетенции. При этом они могут регулировать трудовые отношения, но только в части, не противоречащей ТК РФ.

В противном случае региональные акты не будут иметь никакой юридической силы, и будет применяться ТК РФ (ст. 5 ТК РФ). 

Шпаргалка по статье от редакции БУХ.1С для тех, у кого нет времени

1. Работодатели не обязаны переводить сотрудников на удаленку, они делают это добровольно.

2. Принудительно перевести сотрудника на удаленку нельзя, он должен согласиться. Введение на региональном уровне профилактических мер по борьбе с распространением коронавирусной инфекции не позволяет работодателям переводить сотрудников на дистанционную работу на основании односторонних распоряжений.

3. Чтобы перевести работника на удаленку, не обязательно расторгать уже существующий трудовой договор и заключать новый договор о дистанционной работе. Достаточно внести в действующий договор соответствующие изменения или подписать дополнительное соглашение.

4. Режим работы и отдыха дистанционный работник устанавливает по своему усмотрению. Но если в соглашении будет указан конкретный график удаленной работы, сотрудник обязан его придерживаться.

5. На удаленных сотрудников распространяются все права и гарантии соблюдения этих прав, что и на всех прочих работников, согласно ТК РФ.

Именно поэтому никто не может обязать работодателей и их сотрудников менять сложившиеся трудовые отношения и переходить на дистанционную работу. При этом, региональные власти, безусловно, могут рекомендовать работодателям перевод на удаленную работу как меру борьбы с распространением инфекции.

Так, мэр Москвы Сергей Собянин призвал столичных работодателей перевести работников на дистанционную работу на период пандемии коронавируса. Глава города отметил, что к настоящему времени десятки предприятий и организаций уже добровольно перевели своих сотрудников на работу дистанционным способом.

«В сложившихся обстоятельствах обращаюсь с просьбой ко всем работодателям города Москвы последовать их примеру и, по возможности, перевести часть ваших работников на работу из дома. Особенно это касается женщин, дети которых в ближайшие недели не будут ходить в школу. Тем самым вы внесете огромный вклад в борьбу с коронавирусной инфекцией», – отмечается в сообщении мэра. 

Можно ли перевести сотрудников на удаленку принудительно

Трудовые отношения – это отношения, основанные на соглашении между работником и работодателем (ст. 15 ТК РФ), поэтому изменение трудовых договоров и перевод сотрудников на дистанционную работу осуществляются исключительно по добровольному согласию работника и работодателя.

Перевести сотрудника на дистанционную работу, в том числе и временно, на основании только приказа или распоряжения работодателя нельзя. Дело в том, что при переходе на удаленный режим работы у сотрудника меняется место работы, которое в соответствии со ст.

57 ТК РФ является существенным условием трудового договора. В свою очередь изменение определенных сторонами существенных условий трудового договора, в том числе места работы, допускается исключительно по соглашению сторон трудового договора в письменной форме (ст.

72 ТК РФ).

При этом введение на региональном уровне профилактических мер по борьбе с распространением коронавирусной инфекции не меняет данного порядка и не позволяет работодателям переводить сотрудников на дистанционную работу на основании односторонних распоряжений. Поэтому переход на удаленку потребует изменения действующего трудового договора по договоренности с сотрудником.

Чтобы перевести работника на удаленку, не обязательно расторгать уже существующий трудовой договор и заключать новый договор о дистанционной работе. Достаточно внести в действующий договор соответствующие изменения.

Сделать это можно путем заключения с работником письменного соглашения об изменении условий трудового договора, в котором нужно указать на дистанционный характер выполняемой работы, а также прописать условия такой работы (ст. 72 ТК РФ).

Удаленная работа

  1. Да, я вполне мог бы работать удаленно, но работодатель требует обязательного присутствия в офисе.    269 (37.15%)
    Я уже работаю удаленно.    191 (26.38%)
    Я готов работать удаленно только на время карантина, мне нужен коллектив.

     

     116 (16.02%)
    Да, я хотел бы работать удаленно, но мои должностные обязанности этого не позволяют.    88 (12.15%)
    Нет, моя профессия полностью исключает возможность удаленной работы.    60 (8.

    29%)

Благодарим за участие в опросе! Каждое мнение очень важно для нас!

В дальнейшем в ТК РФ могут внести новый вид занятости – временная удаленная работа. Законопроект уже подготовлен, он предлагает внести в ТК РФ новую статью «Временная удаленная работа».

Она урегулирует порядок установления для работника особого режима работы, позволяющего совмещать работу на стационарном рабочем месте на территории работодателя с удаленной работой. Место для удаленной работы разрешается выбирать самому работнику.

Вводить такой режим труда допускается на основании дополнительного соглашения к трудовому договору, которое может быть заключено и дистанционно – путем обмена электронными документами. 

Какие условия нужно указать при изменении трудового договора

В трудовом договоре или соглашении о дистанционной работе необходимо прописать следующие условия:

  • указание на дистанционный характер выполняемой сотрудником работы;

Источник: https://buh.ru/articles/documents/106427/

О бухгалтерии
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: