Транспорт: документооборот в организации

Содержание
  1. Эдо в грузоперевозках. станет ли кризис стимулом для перемен? – ит в логистике, бухгалтерия – ати, центр: система грузоперевозок
  2. Дорогая бумага и экономный ЭДО
  3. Фальстарт нового сервиса
  4. Вирус как стимул
  5. Автоматизация документооборота в логистической компании
  6. Документация в процессах управления
  7. Автоматизация документооборота – повышение эффективности компании
  8. Как автоматизировать электронный документооборот в логистике предприятия
  9. Как сократить время на документооборот в 3 раза
  10. Полностью автоматизированный документооборот
  11. Находите нужные документы за пару секунд
  12. «Я логист и ничего не успеваю»: как автоматизировать электронный документооборот в логистике предприятия
  13. Как обычно организован электронный документооборот в логистике
  14. Как логист транспортного отдела может сократить время на документооборот в 3 раза
  15. Полностью автоматизированный документооборот в перевозках: о возможностях «Совместных документов»
  16. Находите нужные документы за пару секунд
  17. Получайте фотографии с погрузки автоматически
  18. Резюмируем: какими документами можно обмениваться с перевозчиками в экосистеме «Умная Логистика»
  19. Как логисты и директор по управлению цепями поставок Lesaffre — российского подразделения «Саф-Нева» — экономят время на обмен документами с перевозчиками
  20. Документооборот и особенности учета: автомобильные грузоперевозки
  21. Грузоперевозки и ведение учета
  22. Владелец транспорта
  23. Переход права собственности
  24. Учет грузоперевозок: признание расходов
  25. Документы для грузоперевозок. Первичные учетные документы
  26. Законодательство о бухгалтерском учете включает:
  27. В чем же именно проявляется разница?
  28. Как вести учет грузоперевозок. Официальные разъяснения
  29. Бухгалтер — профессия творческая
  30. Документооборот в грузоперевозках: ТТН, путевой лист и т.д
  31. Итак, какие же именно документы необходимы для выполнения грузоперевозок?
  32. Документация, которая используется при перевозке грузов в России
  33. Документы, необходимые для транспортного средства
  34. Документация, необходимая для перевозимой продукции
  35. Данные документы делятся на 2 части

Эдо в грузоперевозках. станет ли кризис стимулом для перемен? – ит в логистике, бухгалтерия – ати, центр: система грузоперевозок

Транспорт: документооборот в организации

Новые реалии могут послужить толчком для более активного развития электронного документооборота (ЭДО). Директор по развитию “Биржи грузоперевозок ATI.SU” Александр Вильде рассказал об особенностях внедрения ЭДО в автомобильных грузоперевозках.

Дорогая бумага и экономный ЭДО

Необходимость перехода с бумажных документов на электронные в нашей отрасли обсуждается уже не первый год. Бумага – это слишком дорого и слишком долго, что особенно ощущается в грузоперевозках. Например, мы задумались о переходе на электронный документооборот еще в 2012 году.

В тот период у нас было порядка двух тысяч платежей в день, а это две тысячи комплектов закрывающих документов – их нужно было успевать оформлять, распечатывать, подписывать, отправлять по почте или курьером, хранить. Все это требовало серьезных трудозатрат и финансовых расходов.

В нашей компании в 2012-2013 годах документооборотом занимались больше десяти сотрудников, и они все равно не успевали. Задержки при оформлении документов иногда достигали нескольких месяцев. 

Проанализировав ситуацию, мы одними из первых решили уходить от использования бумаги.

Уже в 2013-2014 годах мы разработали и внедрили собственный инструмент «АТИ-Доки». Это позволило нам перевести на электронный документооборот свою бухгалтерию и предоставить новую услугу клиентам как сервис.

В итоге мы получили колоссальную экономию – после внедрения оформлением всех документов в компании стал заниматься один сотрудник (вместо 10), а все закрывающие документы – отправлять в течение недели.

Кроме того, что мы решили свои оперативные задачи, электронный документооборот стал для нас частью долгосрочной стратегии, ведь мы сделали ставку на автоматизацию всех процессов, связанных с логистикой.

Фальстарт нового сервиса

Казалось бы, выгоды от ЭДО очевидны, а значит, бумажный документооборот давно должен был уйти в прошлое. Однако повсеместного перехода, которого мы ждали еще в начале прошлого десятилетия, не произошло до сих пор. Причины для этого есть.

Во-первых, это общий консерватизм, который мешает внедрению в жизнь любых информационных технологий. Новую систему нужно изучить, внедрить, параллельно изменить бизнес-процессы в своей компании.

К слову, и мы столкнулись с сопротивлением собственной бухгалтерии.

Во-вторых, есть объективные организационные и технические сложности.

Например, в большинстве случаев для использования ЭДО нужно получить сертификат электронной подписи: для этого необходимо собрать немало документов, сходить в удостоверяющий центр, оплатить услугу – это дает возможность подписывать электронные документы только в течение года, а через год – все по-новому. Кроме того, необходимо приобрести и настроить необходимое для работы электронной подписи программное обеспечение.

И третья проблема, которая в нашей сфере еще не до конца решена, — это нормативное регулирование. До сих пор не существует утвержденного порядка документооборота, связанного с электронной транспортной накладной (ЭТН) и электронным путевым листом – соответствующий эксперимент Минтранса только в этом году запущен в нескольких регионах и должен завершиться в октябре.

Между тем, отсутствие этих документов делает невозможным полный переход на электронный документооборот. Для компаний крайне неудобно, когда параллельно ведется электронный и бумажный документооборот.

Например, возникают трудности, когда один и тот же документ существует в двух версиях – бумажной и электронной.

Зачастую непросто даже понять, какой из этих документов является оригиналом, а какой – дубликатом. 

Так что переход на ЭДО должен быть полным. И как только компании получат возможность избавиться от бумажного документооборота полностью, будет гораздо проще преодолеть и остальные сложности.

Мы выбрали стратегию постепенного перехода на ЭДО при работе с нашими клиентами: сохранили для них возможность бумажного документооборота «по старинке». Но сделали такое оформление платным, поначалу – 100 рублей за пакет документов, потом чуть дороже.

Это было логично и с той точки зрения, что оформление бумаг связано с нашими расходами – таким образом клиенты возмещали нам затраты. Но главное, у компаний появился дополнительный стимул для перехода на более современный и удобный сервис.

И довольно быстро практически все наши клиенты перешли на электронный документооборот с нами как с контрагентами. Но не между собой, увы.

Вирус как стимул

На мой взгляд, пандемия коронавируса дала серьезный стимул для развития электронного документооборота во всей отрасли. Развитие тех же электронных транспортных накладных в нынешних условиях должно пойти гораздо быстрее, поскольку появился новый аргумент – безопасность, ведь оформление и передача бумаг так или иначе связаны с физическими контактами.

Наконец, прошедшие месяцы самоизоляции в целом вынужденно повысили компьютерную грамотность и доверие к электронным средствам общения и электронным документам. Соответственно, теперь преодолевать сопротивление консервативно настроенных сотрудников будет значительно проще.

Мы считаем сложившуюся ситуацию благоприятной для дальнейшего развития электронного документооборота. Наша компания, в частности, делает следующий шаг – в данный момент мы регистрируемся как оператор ЭДО.

 

Конкуренция на этом рынке уже довольно велика, таких операторов – уже несколько десятков, в том числе есть и серьезные лидеры рынка. Однако конкурировать с ними мы в целом не собираемся.

Мы планируем занять собственную нишу и предложить клиентам нашей Биржи удобный сервис, глубоко интегрированный с нашей системой и решениями, максимально учитывающий специфику автомобильных грузоперевозок.

Источник: https://news.ati.su/article/2020/07/05/edo-v-gruzoperevozkah-stanet-li-krizis-stimulom-dlya-peremen-192000/

Автоматизация документооборота в логистической компании

Транспорт: документооборот в организации

Особенностью логистических компаний является жесткая регламентация процессов обеспечения финансовых и материальных потоков. Такая регламентация обусловлена, в первую очередь, требованиями законодательства. К тому же эти потоки напрямую связаны с прибылью компании.

Потоки документации регламентированы не так строго, несмотря на то, что являются ресурсоемкими. В их число входят документы на груз, по оплате, нормативная, распорядительная, транспортная документация, договоры, отчеты. Из меньшей формализованности вытекает вытекает меньший уровень автоматизации.

Однако эта данность в корне неверна – документооборот в логистике нуждается в автоматизации не меньше других составных бизнеса, поскольку в этих процессах заложен большой объем ответственности.

К “недооцененным” процессам следует отнести:

  • формирование документов, изготовление отчетов;
  • хранение в электронном и бумажном виде актуальных и архивных документов;
  • поиск документов, доступ;
  • обеспечение группового использования, в том числе для географически распределенных структур;
  • поддержание актуальности, контроль;
  • своевременное обновление документов;
  • согласование документов, обеспечение выполнения поручений по ним.

 

При подсчете временных затрат, направленных сотрудниками на подготовку и обработку документации, обеспечивающей коммерческую деятельность предприятия, выходит, что автоматизация документооборота в транспортной логистике способна существенно повысить эффективность компании в целом.

Документация в процессах управления

Основные блоки, обеспечивающие работу логистической организации – продажи, оказание услуг, финансы и управление.

Вкратце, задача управленческого блока заключается в воздействии на остальные блоки на основании анализа полученной информации о деятельности предприятия.

То есть эффективность деятельности предприятия, любого из отделов, находит отражение в плановой и отчетной документации, которая направляется в блок управления.

При этом, блок управления должен направлять определенный набор документов, в которых содержатся корректирующие пояснения, директивы, рекомендации, предложения, устанавливаются показатели эффективности, чтобы осуществить управляющие функции. Значит, что это двусторонняя связь с энным количеством итераций, а значит с растущими рисками потери и искажения информации.

Поскольку в управлении одну из наиболее важных ролей играет фактор времени, а именно предоставление в срок необходимых объемов информации, документооборот выступает как часть системы информационного обеспечения логистики.

Управленческий блок отвечает за контроль выполнения определенных заданий в заданные сроки, что возможно оптимизировать с помощью автоматизированного документооборота.

Наиболее актуальными проблемами для логистической компании в части обеспечения потоков документов являются:

  • большие объемы первичных документов;
  • действия, выполняемые вручную при подготовке и на дальнейших стадиях жизненного цикла документа, то есть ответственные вручную контролируют траекторию движения документов;
  • отсутствие возможностей удобного доступа и поиска актуальных и архивных документов;
  • далекие от оптимальных способы контроля выполнения поручений по документам;
  • отсутствие консолидированных данных, справочников по заданиям, сотрудникам, подрядчикам и клиентам;
  • отсутствие баз знаний, агрегированных кейсов;
  • отсутствие средств удаленного доступа;
  • отсутствие возможностей отслеживания эффективности деятельности департаментов и отдельных сотрудников на основе контроля поручений.

Автоматизация документооборота – повышение эффективности компании

Чтобы добиться повышения производственной эффективности логистической компании, необходимо решить ряд задач:

  • сокращение объема ручного труда за счет его автоматизации, что позволит не только снизить стоимость, но и сократить влияние человеческого фактора;
  • строгая регламентация внутрикорпоративных правил;
  • выработка алгоритмов деятельности сотрудников при выполнении поставленных задач.

Автоматизировав документооборот в логистике, вы не только избавитесь от рисков, которые несет в себе бумажный документооборот, но и снизите потребность в огромном штате, работающем на неэффективное делопроизводство.

Для автоматизации мы предлагаем рассмотреть решение для управления логистикой на базе Comindware Business Application Platform. Данное решение позволяет автоматизировать как логистические бизнес-процессы, так и сопутствующий документооборот, и привести уровень логистического сервиса в соответствие мировым стандартам.

Поделитесь подробностями вашего проекта автоматизации управления логистикой, и мы будем рады продемонстрировать наше решение, дать предложения и рекомендации

Заказать демо

Елена Гайдукова, маркетолог-аналитик. Работает в сфере BPM и автоматизации процессов с 2014 года. В настоящее время является бренд-менеджером решений на базе Comindware Business Application Platform.

Источник: https://www.comindware.com/ru/blog-document-workflow-automation-in-logistics-company/

Как автоматизировать электронный документооборот в логистике предприятия

Транспорт: документооборот в организации

IT-компания «Умная Логистика» рассказывает, как логисту транспортного отдела предприятия оптимизировать работу с документами.

Логист каждый день очень загружен: времени стабильно мало. Ниже лишь часть действий, которые он выполняет для организации одной перевозки:

  • Собрать от отдела продаж или сбыта детали заказа;
  • Сформировать заказ на перевозку;
  • Найти перевозчика и собрать документы на водителя и транспортное средство;
  • Получить заявку от перевозчика;
  • Распечатать заявку согласовать (и получить подпись и печатьот директора) → сканировать отправить перевозчику.
  • Проверить корректность отправленной водителем ТТН в процессе перевозки;
  • Отследить получение оригиналов ТТН после разгрузки;
  • Получить бухгалтерские документы от перевозчика.

Только для одной.

В среднем уходит час на один рейс, а на крупных предприятиях объемы перевозок могут зашкаливать. Если у предприятия 1000 перевозок в месяц, логист потратит на работу с документами 1000 часов.

И это мы не учли время на ожидание оригиналов ТТН и бухгалтерских документов от перевозчика. От двух недель до 1 месяца занимает выписка и отправка документов курьерской службой.

Половину описанных действий можно автоматизировать, если использовать специальные платформы для управления цепями поставок.

Как сократить время на документооборот в 3 раза

Опишем на примере «Умной Логистики Cargo».

1. Специалист отдела продаж или отдела сбыта создает внутренний заказ в системе — просто заполняет поля формы. В среднем это занимает 3 минуты.

Теперь подключается логист транспортного отдела.

У него есть 2 варианта:

  • Передать заказ напрямую перевозчику, если он уже работал с ним ранее и уверен в надежности;
  • Опубликовать заказ в аукцион или тендер в специальной системе и разыграть заказ среди транспортных компаний — пользователей этой системы.

В «Умной Логистике» есть возможность создавать разные типы тендеров и аукционов и автоматически распределять объем груза между победителями — надежными пользователями системы.

Когда логист найдет перевозчика, последний отправляет ему заявку. В «Умной Логистике Cargo» заявку можно отправить с помощью SBT-обмена, уникальной технологии безопасного обмена документами внутри экосистемы.

Затем логист согласовывает документ — просто нажимает «Отправить на согласование» в самой форме заказа, и согласующее лицо моментально получает push-уведомление.

Согласованную заявку логист направляет перевозчику — опять же внутри системы. Никаких электронных почт или мессенджеров. При этом печать и подпись прикрепляются в заявку автоматически.

Кстати, в «Умной Логистике» документы на водителя так же автоматически прикрепляются из карточки водителя, уже созданной ранее.

К этим документам относятся:

  • водительское удостоверение,
  • паспорт,
  • доверенность на водителя,
  • путевой лист на водителя.

Та же история с документами на транспорт (ПТС, СТС, договор аренды машины). Они добавляются в заявку из карточки транспортного средства.

Полностью автоматизированный документооборот

«Совместные документы» — специальный раздел в заявке на перевозку, реализованный в системе «Умная Логистика Cargo».

Эти документы видите вы и ваш перевозчик. Поэтому они «совместные».

Объясним, как это работает.

1. Когда перевозчик прикрепляет ТТН к заявке, у логиста транспортного отдела появляется этот документ в той же заявке — в разделе «Совместные документы».

2. Логист транспортного отдела предприятия может принять ТТН или отклонить, например, если в ней отсутствует печать грузополучателя.

Просто пропишите причину отклонения документа — перевозчик увидит ее и затем прикрепит актуальный файл.

Не нужно искать документ в электронной почте, чтобы соотносить информацию в ТТН с данными в заявке — все находится в одном месте. Вы исключаете лишние коммуникации.

3. Затем перевозчик выписывает одним нажатием счет, акт, счет-фактуру или УПД и эти документы автоматически добавляются в «Совместные документы».

Находите нужные документы за пару секунд

Ситуация: нужно найти документы по грузоперевозке, которая совершилась пару лет назад. Например, представитель налоговой проверяет перевозчика — представителю нужны документы по конкретной перевозке.

Что будете делать?

Вы идете в бухгалтерию — приходится отвлекать от срочных дел сразу несколько специалистов. Они лезут в архив и начинают проверять десятки коробок. Видят нужную — и начинают перебирать бумаги, чтобы найти документы по конкретной перевозке.

Драгоценное рабочее время сразу нескольких сотрудников потрачено.

А как можно поступить по-другому?

В «Умной Логистике Cargo» все документы хранятся в электронном виде и систематизированы: они всегда под рукой и не потеряются.

При возникновении спорных вопросов по документации вы быстро найдете нужную информацию по конкретной сделке — в «Журнале заявок». Просто укажите дату перевозки или фамилию водителя — и вы с помощью фильтров найдете нужную заявку, в которой сохранены документы.

При этом скан-копии всех документов, которыми обмениваются пользователи «Умной Логистики», юридически значимы: их можно использовать в случае решения споров в суде или проверок налоговой.

Подробнее о том, какими документами можно обмениваться с перевозчиками в экосистеме, а также о том, как логисты и директор по управлению цепями поставок Lesaffre экономят время на обмен документами читайте здесь.

Источник: https://zen.yandex.ru/media/id/5d107469ef7fdf00afad5828/kak-avtomatizirovat-elektronnyi-dokumentooborot-v-logistike-predpriiatiia-5f6a06baf52b7a1881359c35

«Я логист и ничего не успеваю»: как автоматизировать электронный документооборот в логистике предприятия

Транспорт: документооборот в организации

Рассказываем, как логисту транспортного отдела предприятия оптимизировать работу с документами и забыть про бесконечные переписки в мессенджерах и по электронной почте.

Кадр из фильма «Темные воды» Кинопоиск

Логист транспортного отдела каждый день загружен на 200%: времени стабильно мало.

Перечислим лишь 1/3 действий, которые выполняет логист для организации одной перевозки:

  • Собрать от отдела продаж или сбыта информацию по грузу, который нужно перевезти;
  • Сформировать заказ на перевозку;
  • Найти перевозчика и собрать документы на водителя;
  • Получить заявку от перевозчика;
  • Отправить уже подписанную заявку перевозчику;
  • Проверить корректность отправленной водителем ТТН в процессе перевозки;
  • Отследить получение оригиналов ТТН после разгрузки;
  • Получить бухгалтерские документы от перевозчика.

Слишком много рутинных действий и бумажной волокиты. При этом на больших предприятиях объемы перевозок могут зашкаливать.

Такая нагрузка на работе не оставляет сил у логиста к концу дня.

Как обычно организован электронный документооборот в логистике

Логист тратит на заключение сделки на перевозку больше часа.

  • Сначала он собирает детали заказа от отдела продаж или сбыта — по электронной почте или с помощью телефонных звонков.
  • Затем он фиксирует полученные данные в заказе на перевозку и начинает искать транспортную компанию, которая повезет груз.
  • Когда машина найдена, ждет от перевозчика документы на водителя и транспортное средство — эти данные нужны для проверки надежности перевозчика. Чаще проверкой занимается служба безопасности.
  • Если с документами все в порядке, логист просит перевозчика отправить ему заявку — опять же по электронной почте или через мессенджеры.
  • Теперь заявку нужно: распечатать согласовать (и получить подпись и печать от директора) → сканировать отправить перевозчику.
  • Отлично, мы заключили сделку. Теперь задача — проверить корректность ТТН, которую водитель отправит на разгрузке через почту.

В среднем уходит час на один рейс. Логист потратит на работу с документами 1000 часов, если у предприятия 1000 перевозок в месяц.

И это мы не учли время на ожидание оригиналов ТТН и бухгалтерских документов от перевозчика. От двух недель до 1 месяца занимает выписка и отправка документов курьерской службой.

Половину описанных действий можно автоматизировать, если использовать специальные платформы для управления цепями поставок. Как именно автоматизировать — расскажем ниже.

Как логист транспортного отдела может сократить время на документооборот в 3 раза

Опишем на примере «Умной Логистики Cargo» — платформы для управления цепями поставок и проведения тендеров и аукционов на перевозки.

1. Специалист отдела продаж или отдела сбыта создает внутренний заказ в системе — просто заполняет поля формы. В среднем, это занимает 3 минуты.

Скриншот формы заказа «Умная Логистика Cargo»

Затем подключается логист транспортного отдела.

  • Передать этот заказ напрямую транспортной компании, если уже работал с ней ранее и уверен в надежности;
  • Опубликовать заказ в аукцион или тендер в специальной системе и разыграть заказ среди транспортных компаний — пользователей этой системы.

В «Умной Логистике» есть возможность создавать разные типы тендеров и аукционов и автоматически распределять объем груза между победителями — надежными пользователями системы.

Когда логист найдет перевозчика, последний отправляет ему заявку. В «Умной Логистике Cargo» заявку можно отправить с помощью SBT-обмена, уникальной технологии безопасного обмена документами внутри экосистемы.

Затем логист согласовывает документ. В «Умной Логистике» он просто нажимает «Отправить на согласование» в самой форме заказа, и согласующее лицо моментально получает push-уведомление.

Согласованную заявку логист отправляет перевозчику — опять же внутри системы. Никаких электронных почт или мессенджеров. При этом печать и подпись прикрепляются в заявку автоматически.

Кстати, в «Умной Логистике» документы на водителя так же автоматически прикрепляются из карточки водителя, уже созданной ранее.

К этим документам относятся:

  • водительское удостоверение,
  • паспорт,
  • доверенность на водителя,
  • путевой лист на водителя.

Та же история с документами на транспорт (ПТС, СТС, договор аренды машины). Они добавляются в заявку из карточки транспортного средства.

Полностью автоматизированный документооборот в перевозках: о возможностях «Совместных документов»

«Совместные документы» — специальный раздел в заявке на перевозку, реализованной в системе «Умная Логистика Cargo».

Эти документы видите вы и ваш перевозчик. Поэтому они «совместные».

Объясним, как это работает.

1. Когда перевозчик прикрепляет ТТН к заявке, у логиста транспортного отдела появляется этот документ в той же заявке — в разделе «Совместные документы».

2. Логист транспортного отдела предприятия может принять ТТН или отклонить, например, если в ней отсутствует печать грузополучателя.

Просто пропишите причину отклонения документа — перевозчик увидит ее и затем прикрепит актуальный файл.

Не нужно искать документ в электронной почте, чтобы соотносить информацию в ТТН с данными в заявке — все находится в одном месте. Вы исключаете лишние коммуникации.

3. Затем перевозчик выписывает одним нажатием счет, акт, счет-фактуру или УПД и эти документы автоматически добавляются в «Совместные документы».

Находите нужные документы за пару секунд

Ситуация: вам нужно найти документы по грузоперевозке, которая совершилась пару лет назад. Например, представитель налоговой проверяет перевозчика — представителю нужны документы по конкретной перевозке.

Вы идете в бухгалтерию — приходится отвлекать от срочных дел сразу несколько специалистов. Они лезут в архив и начинают проверять десятки коробок. Видят нужную — и начинают перебирать бумаги, чтобы найти документы по конкретной перевозке.

Драгоценное рабочее время сразу нескольких сотрудников потрачено.

Источник

А как можно поступить по-другому?

В «Умной Логистике Cargo» все документы хранятся в электронном виде и систематизированы: они всегда под рукой и не потеряются.

При возникновении спорных вопросов по документации вы быстро сможете найти нужную информацию по конкретной сделке — в «Журнале заявок». Просто укажите дату перевозки или фамилию водителя — и вы с помощью фильтров найдете нужную заявку, в которой сохранены документы.

Не нужно искать их среди писем на вашем почтовом ящике.

Кстати, это актуально и для службы безопасности вашей компании. Им не надо в одном месте искать данные по грузу, а в другом — искать документы по перевозке.

Получайте фотографии с погрузки автоматически

Другая ситуация: водитель приехал к грузополучателю.

Грузополучатель расписался в ТТН. Теперь водителю нужно сфотографировать ТТН и отправить логисту, чтобы он мог проверить документ на ошибки — например, в том ли месте стоит печать и подпись грузополучателя.

Это удобно сделать с помощью мобильного приложения «Умный Водитель»: скан-копии моментально передаются в карточку заявки, так как между приложением и «Умной Логистикой» есть интеграция.

Мобильное приложение «Умный Водитель»

Логист получает скан-копии ТТН прямо в заявке и может оперативно проверить их, чтобы исключить ошибки в документах.

Резюмируем: какими документами можно обмениваться с перевозчиками в экосистеме «Умная Логистика»

Если кратко: всеми документами, которые связаны с перевозкой груза.

  • Заявка или договор-заявка;
  • Данные на водителя (водительское удостоверение, паспорт, путевой лист на водителя, доверенность на водителя);
  • Данные на транспортное средство (ПТС, СТС, договор аренды машины).
  • Претензия;
  • Благодарность перевозчику.
  • ТТН;
  • Путевые листы;
  • Экспедиторские расписки;
  • CMR;
  • Бухгалтерские документы (счет, акт, счет-фактура, УПД).

Скан-копии всех документов, которыми обмениваются пользователи «Умной Логистики», юридически значимы: их можно использовать в случае решения споров в суде или проверок налоговой.

Как логисты и директор по управлению цепями поставок Lesaffre — российского подразделения «Саф-Нева» — экономят время на обмен документами с перевозчиками

Процесс заключения договоров с транспортными компаниями стал быстрее и удобнее в компании «Саф-Нева», российском подразделении Lesaffre.

Директор по управлению цепями поставок «САФ-НЕВА» создает договоры в «Умной Логистике Cargo» и отправляет их контрагентам прямо из системы. К тому же, он всегда знает, на каком этапе согласования находится договор: он перемещается между специальными статусами.

Специальный «Отчет по возврату ТН» позволяет контролировать сроки возврата ТН: он показывает весь путь ТН по заявке — с момента разгрузки до оплаты за перевозку транспортной компании.

О том, как изменилась работа всех логистов компании «САФ-НЕВА» читайте здесь.

Источник: https://vc.ru/u/517486-umnaya-logistika/152515-ya-logist-i-nichego-ne-uspevayu-kak-avtomatizirovat-elektronnyy-dokumentooborot-v-logistike-predpriyatiya

Документооборот и особенности учета: автомобильные грузоперевозки

Транспорт: документооборот в организации

Систематизируйте или обновите знания, получите практические навыки и найдите ответы на свои вопросы на курсах повышения квалификации в Школе бухгалтера. Курсы разработаны с учетом профстандарта «Бухгалтер».

Грузоперевозки и ведение учета

Основа бухгалтерского учета — документирование фактов хозяйственной жизни. Представить себе хозяйственную деятельность без автомобильных грузоперевозок невозможно. Поэтому практически не найдется бухгалтера, которого бы не интересовали проблемы оформления документов при транспортировке грузов.

Рекомендуем вебинар по этой теме в Школе бухгалтера «Как оформить первичные документы при транспортных перевозках»

Владелец транспорта

Чтобы разобраться в принципах учета, сначала следует определить, кто является владельцем транспорта, перевозящего груз. Таким лицом может быть грузоотправитель. Следовательно, плату за перевозку он не вносит.

Автотранспорт может принадлежать грузополучателю. При таких обстоятельствах он осуществляет самовывоз груза.

В перевозке могут участвовать три разных лица — грузоотправитель, грузополучатель и перевозчик, привлеченный для оказания услуги по транспортировке на возмездной основе.

При этом отношения с перевозчиком регламентирует гражданское законодательство. Если договор на перевозку заключает грузоотправитель, то применяется глава 40 «Перевозка» ГК РФ и Федеральный закон от 08.11.

2007 № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта».

Если же заказчиком перевозки выступает грузополучатель, то он заключает с перевозчиком договор транспортной экспедиции (п. 2 ст. 801 ГК РФ). В таком случае надлежит руководствоваться главой 41 «Транспортная экспедиция» и Федеральным законом от 30.06.2003 № 87-ФЗ «О транспортно-экспедиционной деятельности». К названным федеральным законам изданы подзаконные акты:

Наконец, грузоотправитель и грузополучатель могут совпадать в одном лице. В этом случае с владельцем транспорта заключается договор перевозки груза (ст. 785 ГК РФ). Такая перевозка не сопровождается изменением собственника перевозимых ТМЦ.

Переход права собственности

Следующий момент, который необходимо уяснить бухгалтеру для организации правильного документооборота, — о переходе права собственности на груз. Очевидно, у перевозчика или у экспедитора груз числится в забалансовом учете — на счете 002 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение».

Передача ТМЦ от грузоотправителя грузополучателю (через перевозчика) не обязательно сопровождается переходом права собственности на активы.

Например, к грузополучателю товары могут поступать для последующей реализации по договору комиссии, материалы — в качестве давальческого сырья для дальнейшей переработки. А объекты основных средств могут транспортироваться для передачи в аренду.

Иными словами, нужно уяснить характер отношений (вид сделки) между отправителем и получателем груза.

Если между отправителем и получателем заключен договор купли-продажи, то в результате ТМЦ сменит собственника. Однако момент перехода права собственности может быть определен по-разному. Статья 458 (п.

 2) ГК РФ гласит: в случаях, когда из договора не вытекает обязанность продавца по доставке товара или передаче товара в месте его нахождения покупателю, обязанность продавца передать товар покупателю считается исполненной в момент сдачи товара перевозчику для доставки покупателю, если договором не предусмотрено иное.

С точки зрения учета это означает: если право собственности на товар перешло к покупателю-грузополучателю при передаче товара перевозчику, то соответствующие ТМЦ подлежат списанию с баланса продавца-грузоотправителя в этот же момент. Одновременно продавец может признать затраты на доставку, перевозку он не контролирует.

Если же право собственности на ТМЦ переходит к покупателю при их вручении (п. 1 ст. 223, п. 1 ст. 224 ГК РФ), то для списания активов с баланса продавцу необходимо документальное подтверждение такого вручения. Исходя из всех этих обстоятельств определяется надлежащий документооборот.

Учет грузоперевозок: признание расходов

Оформление первичных документов интересует бухгалтеров в первую очередь в целях налогообложения (абз. 2 п. 1 ст. 172, абз. 9 ст. 313 НК РФ).

Затраты производственной организации на перевозку грузов внутри организации и доставку готовой продукции покупателям в соответствии с условиями договоров относятся к материальным расходам (пп. 6 п. 1 ст. 254 НК РФ).

Они отражаются в налоговом учете на основании акта приемки-передачи услуг, подписанного налогоплательщиком (п. 2 ст. 272 НК РФ). А вот что это за акт — ни налоговое, ни гражданское законодательство не проясняют…

Торговые организации руководствуются другой нормой.

А именно: при реализации имущества продавец вправе уменьшить доходы от таких операций на сумму расходов, непосредственно связанных с такой реализацией, в частности на расходы по транспортировке реализуемого имущества (п. 1 ст. 268 НК РФ). Однако из письма МНС РФ от 17.

06.2004 № 22-1-14/1058@ следует, что затраты на транспортировку в торговле материальными расходами не считаются. Поэтому их правомерно классифицировать как прочие расходы, связанные с производством и (или) реализацией (пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Такие затраты принимаются в расходах на дату расчетов в соответствии с условиями заключенных договоров перевозки или на дату предъявления налогоплательщику документов, служащих основанием для произведения расчетов (пп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Что касается расходов на реализацию ТМЦ, то они признаются на дату реализации, то есть перехода права собственности к покупателю (п. 1 ст. 39, пп. 1 и пп. 3 п. 1 ст. 268, п. 2 ст. 318 НК РФ). Разумеется, такой переход требует документального подтверждения (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Документы для грузоперевозок. Первичные учетные документы

Как видно, задача для организации учета вырисовывается непростая. Ее решение требует от бухгалтера тщательного анализа условий каждой перевозки или блока однотипных перевозок.

Универсальный рецепт выдать затруднительно. Ситуация усугубляется еще и тем, что в связи с изменением законодательства о бухгалтерском учете с 1 января 2013 г.

пришлось пересмотреть требования к оформлению «первички». Такой тезис может удивить читателя — ведь базовые требования к первичным документам федеральных законов «О бухгалтерском учете» — от 21.11.

1996 № 129-ФЗ и от 06.12.2011 № 402-ФЗ — сохранились в прежнем виде.

Причина кроется в формулировке другой нормы. Старый и новый подходы отражены в таблице.

Законодательство о бухгалтерском учете включает:

до 1 января 2013 г. – согласно Закону № 129-ФЗ (ст. 3):с 1 января 2013 г. – согласно Закону № 402-ФЗ (ст. 4):
все федеральные законы, указы Президента РФ и постановления Правительства РФвсе федеральные законы и принятые в соответствии с ними нормативные правовые акты

Рекомендуем по теме документирования грузоперевозок:

лекция «Документооборот при перевозках грузов автомобильным транспортом» – относится к периоду применения Закона № 129-ФЗ.

лекция «Как оформить первичные документы при транспортных перевозках» – здесь разобраны особенности документирования грузоперевозок в условиях действия Закона № 402-ФЗ. 

В чем же именно проявляется разница?

Начиная с 1 января 2013 г. в целях бухучета признаются лишь те нормативные акты, которые были приняты в соответствии с федеральными законами. Законодатель прямо оговорил этот нюанс.

В противном случае не имело бы смысла специально акцентировать внимание на этих источниках правового регулирования.

Ведь подзаконные акты по сути являются неотъемлемой частью законов, конкретизируя их применение.

К данной категории не относятся Общие правила перевозок грузов автомобильным транспортом, утвержденные Минавтотрансом РСФСР 30 июля 1971 г., а также Инструкция Минфина СССР № 156, Госбанка СССР № 30, ЦСУ СССР № 354/7, Минавтотранса РСФСР № 10/998 от 30 ноября 1983 г.

«О порядке расчетов за перевозки грузов автомобильным транспортом». Дело в том, что они приняты не в соответствии с федеральными законами, а в период существования СССР.

 Вообще говоря, эти документы по-прежнему считаются действующими в части, не противоречащей современному законодательству (основание — ст. 4 Закона РСФСР от 24.10.1990 № 263-1 «О действии актов органов Союза ССР на территории РСФСР» с учетом Закона РСФСР от 25.12.

1991 № 2094-1 «Об изменении наименования государства Российская Советская Федеративная Социалистическая Республика»), но вне области бухгалтерского учета.

По этой причине товарно-транспортная накладная в качестве обязательного первичного документа активно обсуждалась до 1 января 2013 г., а вот после этой даты в официальных разъяснениях не упоминается.

Отметим, что в 2016 году выездные проверки 2012 года еще возможны. А уж «первичка», подтверждающая годовой убыток, попадает под налоговый контроль на протяжении 10 лет (п. 4 ст. 89, п. 2 и п. 4 ст. 283 НК РФ). Кстати, необходимость следования в бухучете до 1 января 2013 г. Инструкции № 156 поддержана определением ВАС РФ от 25.04.2012 № ВАС-4429/12.

Важно! В ноябре 2016 года появилось новое правило оформления документов для грузовых перевозок автотранспортом. Правительство РФ своим Постановлением от 24.11.2016 г. № 1233 упростило для грузоперевозчиков порядок оформления документов.

В соответствии с ним, с 8 декабря 2016 года отменено проставление печатей в заказе-наряде, сопроводительной ведомости и письменной претензии.

До вступления в силу этого документа грузоперевозчики обязаны были заверять печатью все эти документы.

Как вести учет грузоперевозок. Официальные разъяснения

В период действия Закона № 402-ФЗ разъяснения контролирующих органов немногочисленны. Среди из них – письмо Минфина России от 06.11.2014 № 03-03-06/1/55918 о документировании договора перевозки груза в целях налога на прибыль.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Но из этой формулировки не следует, что для признания расходов на перевозку необходим договор или документ, подтверждающий его заключение, в качестве которого выступает транспортная накладная. В силу прямого указания законодателя подтверждением данных налогового учета являются первичные учетные документы (ст. 313 НК РФ).

Как отмечено выше, на основании договора (с приложением документа, подтверждающим его заключение, в случае необходимости такого подтверждения) признаются прочие расходы, предусмотренные пунктом 1 статьи 264 Налогового кодекса. В иных аспектах транспортная накладная используется в учете как перевозочный документ.

Ведь груз, на который не оформлена транспортная накладная (за отдельными исключениями), перевозчиком для транспортировки не принимается (п. 2 ст. 2, п. 3 ст. 8 Закона № 259-ФЗ).

Транспортная накладная — первичный документ, в обязательном порядке подтверждающий оказание услуг по перевозке ТМЦ. Если накладной нет, при налоговой проверке ждите проблем не только с признанием расходов на перевозку, но и со списанием и оприходованием ТМЦ.

А вот само по себе отсутствие договора (или документа, подтверждающего его заключение) признанию материальных расходов и даже прочих расходов (в последний день отчетного или налогового периода!) не препятствует. Иное мнение является расширительным толкованием налогового законодательства, которое недопустимо (п. 6 и п. 7 ст. 3 НК РФ).

Отметим еще один принципиальный момент. В соответствии с Законом № 402-ФЗ (п. 8 ст.

3) фактом хозяйственной жизни признается операция, которая в будущем способна оказать влияние на финансовое положение компании, финансовый результат ее деятельности и (или) движение денежных средств.

Так вот одна лишь передача ТМЦ перевозчику в перспективе, при условии доставки ТМЦ, «способна оказать влияние» на экономические показатели участников сделки. Так что транспортная накладная — полноценный первичный учетный документ (п. 1 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).

Бухгалтер — профессия творческая

В современном учете немало вопросов, которые напрямую властными предписаниями не регулируются. Вопрос оформления автомобильных грузоперевозок характеризует способность бухгалтера к профессиональному суждению. Рекомендуем видеосеминары по этой непростой теме, которые это суждение помогут сформировать:

Подчеркнем: формирование учетной политики в отношении транспортировок невозможно без оперирования нормами гражданского законодательства. Необходимость правовых знаний установлена профессиональным стандартом «Бухгалтер» (утв. приказом Минтруда России от 22.12.2014 № 1061н). 

Вебинары для бухгалтеров в Контур.Школе: изменения законодательства, особенности бухгалтерского и налогового учета, отчетность, зарплата и кадры, кассовые операции.

Источник: https://School.Kontur.ru/publications/405

Документооборот в грузоперевозках: ТТН, путевой лист и т.д

Транспорт: документооборот в организации

Собираясь стать частным предпринимателем, каждый человек должен ознакомиться не только с техническими особенностями своего будущего дела, но и с ведением документации. Бизнес грузоперевозок также связан с заполнением определенных документов. Чтобы избежать проблем с законом, данная процедура должна производиться особенно тщательно.

Среди некоторых грузоперевозчиков бытует ошибочное мнение, что для работы им вполне достаточно водительских прав, технического паспорта и накладной. На самом же деле все гораздо сложнее.

Итак, какие же именно документы необходимы для выполнения грузоперевозок?

Транспортировка грузов является одним из видов сделки, которая нуждается в документированном подтверждении. Если говорить кратко, то у водителя должны быть права, документы на транспорт и документация на перевозимый груз.

Эти бумаги он должен будет предъявить, при необходимости, проверяющим дорожным службам, а также заказчику для отчета о количестве и качестве продукции. Все эти требования прописаны в российском гражданском кодексе, а именно, в статье 40 («Перевозки») и статье 41 («Транспортная экспедиция»).

Данные главы освещают не только правила проведения грузоперевозок, но и поведение экспедитора и водителя.

Документация, которая используется при перевозке грузов в России

Водитель-дальнобойщик считается ответственной персоной, несущей обязательства за выполняемую деятельность перед сотрудниками дорожной службы. Решение любой непредвиденной проблемы станет гораздо проще, если у водителя имеются при себе правильно составленные документы.

Естественно, что дальнобойщик должен обладать удостоверением, подтверждающим его право на вождение грузовика и транспортировку определенной продукции. Помимо этого, существует еще несколько документов, необходимых для доставки грузов. К примеру, это может быть лицензия на грузоперевозку опасной продукции.

В нее входит как сама карточка, так и свидетельство о допуске. При транспортировке других видов товара, к примеру, небольших, но имеющих большую массу, необходима другая документация. Кроме того, понадобится и пропуск от ГИБДД.

Если автомобиль принадлежит не самому водителю, а его работодателю, то последний должен выписать дальнобойщику доверенность на управление транспортным средством.

Кроме перечисленных (основных) документов, водитель может взять с собой несколько дополнительных. К примеру, трудовой договор или его копия ускорит процесс проверки грузоперевозки.

Документы, необходимые для транспортного средства

Документы на автомобиль входят в список основной документации, необходимой для транспортировки груза. Водитель должен иметь при себе ПТС, страховое свидетельство и пройденный техосмотр.

Каждая отдельная транспортировка должна быть подтверждена путевым листом, который оформляется либо самим индивидуальным предпринимателем, либо бухгалтером предприятия. Путевой лист с заполненными данными о водителе и транспортном средстве должен быть оформлен на каждый автомобиль.

Он имеет ограниченный срок действия (не больше 30 дней). В заполнении путевого листа должен участвовать и водитель, который будет предъявлять его отправителю груза для обозначения сроков выдачи автомобиля.

Кроме того, в данном документе должно быть обозначено время прохождения водителем медицинского осмотра, а также количество ГСМ, использованных в автомобильным средством.

Документация, необходимая для перевозимой продукции

В обязанности фирмы-грузоперевозчика входит заполнение определенной документации. Одним из таких документов считается ТТН (товарно-транспортная накладная). Кроме того, в этот список входят и дорожные документы. Они свидетельствуют о выполнении сделки, при которой произошла передача груза от одного лица к другому.

Данные документы делятся на 2 части

В первую (товарную) заносится основная информация об отправителе и получателе продукции, виде товара и форме сделки. Данные документы являются основанием для передачи груза на склад и его оформления.

Вторая (транспортная) часть документации необходима для непосредственного описания сделки. Именно по ней и ведется транспортный учет. Каждой сделки должна соответствовать отдельная накладная, заполненная в 4-х экземплярах.

Первую копию бланка ТТН получает отправитель продукции, вторую – получатель, а третья и четвертая ТТН остается в бухгалтерии транспортной фирмы, предоставляющей транспортное средство. В некоторых ситуациях используется более упрощенный вариант бланка товарно-транспортной накладной. Это происходит в том случае, если услуги транспортной компании оказываются не нужными.

Назначение, форма и структура перевозимого товара могут быть самого различного вида. Некоторые случаи требуют оформления специальной документации.

  • Анастасия
  • Распечатать

Источник: https://dispetcher-gruzoperevozok.biz/biznes-gruzoperevozki-ispolzuemye-dokumenty/

О бухгалтерии
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: