Сдача отчетности в электронном виде. Проясним некоторые нюансы

Содержание
  1. Электронная отчетность: кто обязан отчитываться в контролирующие органы через интернет
  2. По взносам
  3. По среднесписочной численности
  4. Годовая бухгалтерская отчетность
  5. Форма СЗВ-СТАЖ
  6. Форма СЗВ-М
  7. Форма СЗВ-ТД
  8. Реестры застрахованных лиц
  9. 4-ФСС
  10. Реестры листов нетрудоспособности (для участников пилотного проекта)
  11. Отчетность в Росстат
  12. Штрафы для нарушителей
  13. Сдача отчетности в электронном виде: в ИФНС, ПФР, ФСС, ФСРАР, Росприроднадзор, Росстат
  14. Электронная отчетность: что это такое
  15. Особенности сдачи отчетности в электронном виде
  16. Законодательство об электронной отчетности
  17. Сдача электронной отчетности бесплатно — миф или реальность
  18. Обязанность предоставления отчетности в электронном виде
  19. Необходимое программное обеспечение
  20. Краткий обзор рынка
  21. Заполнение и составление отчетности
  22. Передача отчетности
  23. Квалифицированные электронные подписи (КЭП)
  24. Другие способы экономии
  25. Итоги
  26. Не проще ли купить комплексное решение?
  27. Пресловутый человеческий фактор
  28. Заключение
  29. Как общаться с госорганами через интернет
  30. Как подать электронный отчет
  31. Через личный кабинет
  32. Через оператора электронного документооборота
  33. Как выбрать программу электронной отчетности
  34. Количество направлений
  35. Переписка с госорганами
  36. Календарь бухгалтера
  37. Сверка
  38. Интеграция с системами бухучета
  39. Способ установки

Электронная отчетность: кто обязан отчитываться в контролирующие органы через интернет

Сдача отчетности в электронном виде. Проясним некоторые нюансы

  • Новости
  • Электронный документооборот

Электронная отчетность: кто обязан отчитываться в контролирующие органы через интернет

22 января Елена Маврицкая Ведущий эксперт, главбух с 10-летним стажем

В течение года компании и предприниматели сдают множество отчетов в различные контролирующие органы: ИФНС, ПФР, ФСС, Росстат.

Одни отчеты можно сдать только в электронной форме через интернет, другие — либо через интернет, либо «на бумаге», в зависимости от численности персонала.

Мы взяли самые распространенные виды отчетности и выяснили, кто и в какой форме должен ее сдавать.

По общему правилу, для организаций и предпринимателей способ сдачи налоговой отчетности зависит от численности персонала. Организации и ИП, у которых среднесписочная численность за предшествующий год превысила 100 человек, должны отчитывать перед ИФНС строго в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи (то есть через интернет).

Это относится и ко вновь созданным (в том числе реорганизованным) компаниям с численностью работников более 100 человек. Наконец, электронная форма отчетности обязательна для налогоплательщиков, отнесенных к категории крупнейших. У всех прочих организаций и ИП есть выбор: они могут отчитываться как по интернету, так и «на бумаге».

Это следует из пункта 3 статьи 80 НК РФ.

Бесплатно сдать всю налоговую отчетность через интернет

Однако из данного правила есть одно исключение — налог на добавленную стоимость.

Все плательщики НДС и налоговые агенты, вне зависимости от количества сотрудников, обязаны отчитываться в электронной форме.

Такое же правило предусмотрено для тех, кто не является плательщиком НДС, либо освобожден от уплаты этого налога, но выставляет покупателям счета-фактуры. Об этом говорится в пункте 5 статьи 174 НК РФ.

По взносам

Способ сдачи отчетности в фонды по взносам на обязательное пенсионное и обязательное медицинское страхование, а также на страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством тоже зависит от численности персонала.

Так, расчеты по страховым взносам (РСВ) необходимо отправлять через интернет, если среднесписочная численность работодателя за предшествующий период превышает 10 человек.

Это относится и ко вновь созданным (в том числе реорганизованным) компаниям с численностью работников более 10 человек.

Заполнить, проверить и сдать расчет по страховым взносам через интернет

Все остальные плательщики взносов могут представить РСВ как через интернет, так и «на бумаге». Это следует из пункта 10 статьи 431 НК РФ.

Особняком стоят главы крестьянских (фермерских) хозяйств. У них нет обязанности сдавать РСВ в электронной форме, каким бы ни было количество участников такого хозяйства (п. 3 ст. 432 НК РФ).

По среднесписочной численности

Все компании должны сдать в налоговую инспекцию сведения о среднесписочной численности работников за предшествующий год.

Аналогичная обязанность возложена и на предпринимателей, которые в прошлом году нанимали работников.

Кроме того, о среднесписочной численности нужно отчитаться вновь созданным и реорганизованным юридическим лицам и вновь зарегистрированным ИП (см. «Шпаргалка по расчету среднесписочной численности работников»).

Форма представления таких сведений не регламентирована. Следовательно, организации и предприниматели вправе сами выбрать, как им отчитываться — в электронной или в бумажной форме. Данный вывод следует из статьи 80 НК РФ.

Сдать сведения о среднесписочной численности через интернет Сдать бесплатно

Годовая бухгалтерская отчетность

Бухгалтерсккую отчетность за 2018 год и более ранние периоды можно было сдать либо на бумаге, либо в электронном виде — на усмотрение налогоплательщика.

Начиная с отчетности за 2019 год остался только один допустимый способ сдачи годового баланса — электронный (по телекоммуникационным каналам связи через оператора электронного документооборота).

Исключение предусмотрено только для субъектов малого предпринимательства: за 2019 год данная категория организаций сможет отчитаться как в электронном виде, так и на бумажном носителе, но начиная с отчетности за 2020 год — только через интернет(см.

«Бухгалтерскую отчетность будут принимать только через интернет»).

Подготовить, проверить и сдать бухгалтерскую отчетность в ИФНС через интернет Сдать бесплатно

Форма СЗВ-СТАЖ

Не позднее 1 марта все страхователи должны представить в Пенсионный фонд сведения о стаже застрахованных лиц (п. 2 ст. 11 Федерального закона от 01.04.96 № 27-ФЗ; далее Закон № 27-ФЗ). Отчитываться нужно по форме СЗВ-СТАЖ, ОДВ-1 и другим формам, утвержденным постановлением Правления ПФР от 06.12.18 № 507п. 

Способ представления сведений о стаже зависит от количества застрахованных лиц, включенных в отчет. Если количество составляет 25 и более человек, сведения необходимо сдать в электронном виде. Если в отчете отражено 24 человека или менее, можно представить сведения «на бумаге». Данное правило закреплено в пункте 2 статьи 8 Закона № 27-ФЗ.

Заполняйте и сдавайте СЗВ-СТАЖ (СЗВ-ИСХ, СЗВ-КОРР) и ОДВ-1 через интернет Сдать бесплатно

Форма СЗВ-М

Не позднее 15-го числа каждого месяца страхователи должны представить в Пенсионный фонд сведения о застрахованных лицах по форме СЗВ-М (к этим сведениям относятся ФИО, СНИЛС и ИНН). Такая обязанность предусмотрена пунктом 2.2 статьи 8 Закона № 27-ФЗ.

Способ представления сведений по форме СЗВ-М зависит от количества застрахованных лиц, включенных в отчет. Если количество составляет 25 и более человек, сведения необходимо сдать в электронном виде. Если в отчете отражено 24 человека или менее, можно представить сведения «на бумаге». Данное правило закреплено в пункте 2 статьи 8 Закона № 27-ФЗ.

Бесплатно заполнить, проверить и сдать СЗВ-М через интернет

Форма СЗВ-ТД

В связи с появлением электронных трудовых книжек введена форма СЗВ-ТД.

В 2020 году ее следует сдать, если работник устроился в штат, перевелся на другую постоянную работу, подал заявление о выборе формы трудовой книжки (бумажная или электронная) или уволился.

В каждом из этих случаев срок для сдачи отчета — не позднее 15-го числа месяца, следующего за тем, в котором произошло соответствующее событие.

Если сведения сдаются впервые, одновременно нужно представить сведения о трудовой деятельности у этого же страхователя по состоянию на 1 января 2020 года.

Если же работник устроился в 2019 году или ранее, и в 2020 году не увольнялся, не переводился и не подавал заявления о выборе формы трудовой книжки, надо поступить следующим образом. Сдать на него СЗВ-ТД по состоянию на 1 января 2020 года в срок не позднее 15 февраля 2021 года.

В 2021 году и далее при приеме на работу и при увольнении сотрудника сдать СЗВ-ТД нужно будет не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа или другого кадрового документа.

При переводе на другую постоянную работу и при подаче заявления о выборе формы трудовой книжки СЗВ-ТД нужно представить не позднее 15-го числа месяца, следующего за тем, в котором произошло это событие.

Если трудоустройства, перевода, увольнения и заявления относительно трудовой книжки не будет, то сдавать отчет не нужно.

Страхователи, у которых в предшествующем месяце работало 25 и более застрахованных лиц, должны сдавать СЗВ-ТД через интернет. Для этого можно воспользоваться бесплатной программой Пенсионного фонда, а можно применить любой другой сервис.

Заполнить и сдать СЗВ‑ТД через интернет Сдать бесплатно

Реестры застрахованных лиц

Работодатели, уплачивающие за своих сотрудников дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию, должны формировать реестры застрахованных лиц по форме ДСВ-3. Реестры представляются в Пенсионный фонд не позднее 20-го числа месяца, следующего за кварталом, в котором дополнительные взносы были перечислены.

Способ представления сведений по форме ДСВ-3 зависит от численности персонала за предшествующий отчетный период . Если численность работников составляет 25 застрахованных лиц и более, отчет сдается в электронной форме, в остальных случаях отчет можно представить на бумаге (часть 7 ст. 9 Федерального закона от 30.04.08 № 56-ФЗ).

Бесплатно заполнить и сдать ДСВ‑3 через интернет

4-ФСС

Страхователи должны ежеквартально отчитываться по взносам на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний по форме 4-ФСС. Способ представления зависит от среднесписочной численности застрахованных лиц.

Так, расчеты по форме 4-ФСС необходимо присылать через интернет, если среднесписочная численность за предшествующий период превышает 25 человек. Это относится и ко вновь созданным (в том числе реорганизованным) компаниям с численностью работников более 25 человек.

Все остальные плательщики взносов могут представить 4-ФСС как по интернету, так и «на бумаге».

Обратите внимание: способ представления формы 4-ФСС влияет на сроки. Отчетность в бумажном виде следует сдавать не позднее 20-го числа календарного месяца, следующего за отчетным периодом. В электронной форме можно отчитываться не позднее 25 числа (п. 1 ст. 24 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ; далее Закон № 125-ФЗ).

Заполнить и сдать через интернет 4‑ФСС по действующей форме

Реестры листов нетрудоспособности (для участников пилотного проекта)

В отдельных регионах России проходит пилотный проект. Его суть в том, чтобы пособие по больничным листам работники получали не от работодателя, а напрямую из ФСС. Работодатели в таких регионах обязаны сдавать в фонд соцстрахования реестры сведений, необходимых для назначения и выплаты пособий.

Способ представления реестра зависит от среднесписочной численности физических лиц, получивших выплаты от данного работодателя. Если среднесписочная численность за предшествующий расчетный период превышает 25 человек, сдавать реестры необходимо через интернет.

Это относится и ко вновь созданным (в том числе реорганизованным) компаниям с численностью работников более 25 человек. Все остальные работодатели могут представить реестры как по интернету, так и на бумаге (п. 4(1) положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 21.

04.11 № 294).

Заметим, что при сдаче реестров наиболее комфортно чувствуют себя те страхователи, которые используют для подготовки и проверки отчетности веб-сервисы (например, систему для отправки отчетности «Контур.Экстерн»).

Там все актуальные форматы устанавливаются автоматически, без участия пользователя. В автоматическом режиме обновляется и проверочная программа.

Если данные, которые ввел страхователь, не соответствуют контрольным соотношениям, система обязательно предупредит его об этом и подскажет, как можно исправить ошибки.

Сформировать и сдать реестры через «Контур.Экстерн»

Отчетность в Росстат

В 2019 году и ранее организации, которые обязаны вести бухгалтерский учет, должны сдавать в орган государственной статистики один экземпляр бухотчетности (часть 1 статьи 18 Закона о бухучете). В 2020 году и далее  компании не должны сдавать годовой баланс в статистику («Бухгалтерскую отчетность будут принимать только через интернет»).

Также многим компаниям и ИП необходимо представить те или иные формы статистического наблюдения

Способ представления сведений в Росстат не регламентирован. Поэтому организации и предприниматели вправе сами выбрать, как им отчитываться — в электронной или в бумажной форме.

Заполнить и сдать всю отчетность в Росстат по актуальным на сегодня формам через интернет

Штрафы для нарушителей

Если налогоплательщик, который обязан отчитаться перед ИФНС в электронной форме, сдаст отчет «на бумаге», ему придется заплатить штраф в размере 200 руб. (ст. 119.1 НК РФ).

Для страхователей, нарушивших порядок представления в ПФР сведений в виде электронных документов, предусмотрена санкция в размере 1 000 руб. (ст. 17 Закона № 27-ФЗ).

Страхователю, не соблюдающему порядок представления формы 4-ФСС в электронной форме, назначат штраф в размере 200 руб. (п. 2 ст. 26.30 Закона № 125-ФЗ).

Заметим, что на практике сдача бумажной отчетности вместо электронной нередко приводит к другим, более неприятным для бизнеса последствиям. Нарушители просто-напросто рискуют испортить отношения с представителями контролирующих органов.

Чиновники берут нарушителей «на карандаш» и относятся к их отчетности, а также к их деятельности более скептически, чем к отчетам добросовестных плательщиков. Кроме того, контролеры начинают чаще использовать различные формальные основания для отказа в приеме отчетности.

А это, в свою очередь, чревато штрафами за нарушение сроков сдачи отчетности.

Бесплатно сдать электронную отчетность во все контролирующие органы

Источник: https://www.BuhOnline.ru/pub/comments/2018/2/13158

Сдача отчетности в электронном виде: в ИФНС, ПФР, ФСС, ФСРАР, Росприроднадзор, Росстат

Сдача отчетности в электронном виде. Проясним некоторые нюансы

Сдача отчетности в электронном виде в государственные органы — все более распространенная (и, более того, становящаяся нормой) процедура на российских предприятиях. Ознакомимся с её ключевыми признаками и способами осуществления подробнее.

Электронная отчетность: что это такое

Отчетности в традиционном понимании можно дать следующее определение: это установленная законом процедура предоставления физическими и юридическими лицами документации, сформированной в определенном перечне и составленной с помощью определенных бланков, в различные государственные органы.

Как правило, данная документация отражает финансовые и иные хозяйственные показатели (результаты) деятельности лица, составляющего отчетность, за определенный период — например, месяц, квартал, полугодие, год.

Можно выделить следующие основные разновидности отчетности, предоставляемой в государственные органы:

  1. Налоговую (предоставляется в ИФНС) — по результатам хозяйственной деятельности, направленной на извлечение прибыли.

Основной вид такой отчетности — декларация (по налогу на прибыль, по спецрежимам — УСН, ЕНВД, по НДС).

  1. Налоговая — по различными видам налогооблагаемого имущества.

Также представлена декларациями — по налогу на имущество, земельному налогу. Характеризуется тем, что налоговая база, показываемая в такой отчетности, не имеет прямого отношения к финансовым результатам хозяйственной деятельности, и потому данную документацию следует рассматривать обособленно от «прибыльных» налоговых отчетов.

Составляется, если ИП или организация нанимают на работу людей. Основной объект отчетности — их доходы и начисляемые на них в установленном порядке:

  • налоги (по сути, только один — НДФЛ, но в зависимости от различных обстоятельств, он может начисляться по разным ставкам);
  • взносы (пенсионные, страховые — все, кроме взносов на травматизм, медицинские).

По налогам «кадровая» отчетность представлена формами 2-НДФЛ и 6-НДФЛ. По взносам — формой РСВ.

Составляется всеми юридическими лицами и включает:

  • бухгалтерский баланс;
  • отчет о прибылях и убытках.

Может быть полной и упрощенной (второй вариант в общем случае доступен для малых предприятий).

  1. Отчетность в государственные фонды — ПФР и ФСС.

По существу, может рассматриваться как часть кадровой — поскольку составляется, только если у хозяйствующего субъекта есть наемные работники.

Отчетность в ПФР следует принципиально обособлять от «налоговой» кадровой отчетности, поскольку доходы работника, показываемые Пенсионному Фонду, используются не для расчета взносов, а в целях исчисления пенсии.

В свою очередь, отчетность в ФСС в определенной степени схожа с «налоговой» кадровой отчетностью, поскольку основной ее объект — взносы, исчисляемые с дохода работника.

  1. Статистическая — в Росстат.

Может включать исключительно широкий спектр финансовых, кадровых, хозяйственных показателей. Всего только федеральным законодательством предусмотрено несколько сотен статистических отчетов. Они могут дополняться теми, что издаются на региональном уровне.

До 2019 года фактической частью статотчетности была бухгалтерская: наряду с ИФНС она сдавалась в Росстат. Но начиная с 2020 года — то есть, по отчетам за 2019-й год, она должна будет предоставляться только в ИФНС.

  1. Отчетность по выпуску определенных видов продукции.

Как правило, это продукция, подлежащая строгому производственному контролю. Например — алкогольная. По ней отчетность предоставляется в Росалкогольрегулирование.

  1. Отчетность по использованию природных ресурсов в Росприроднадзор.

На практике предприятие может использовать природные ресурсы разными способами — и соотносительно с каждым из них сдавать отчетность, предусмотренную законом. Основной получатель такой отчетности — Росприроднадзор.

Если говорить об иных интерпретациях понятия «отчетность», то можно выделить, к примеру, внутреннюю отчетность хозяйствующего субъекта — когда его работники (подразделения) предоставляют своим непосредственным руководителям или руководству предприятия документацию о результатах деятельности за определенный период. Правила такой отчетности устанавливаются на уровне локальных нормативов предприятия. По тем же принципам формируется внутриведомственная отчетность — предоставляемая государственными и муниципальными учреждениями контролирующему органу власти.

Традиционно та документация, что подлежит предоставлению в государственные органы в качестве отчетности, составляется на бумажных носителях.

Но в последнее десятилетие все большую распространенность приобретает ее передача в электронном виде — через интернет. Реже — на офлайновых носителях — дисках, флешках.

Схема с носителями применима, как правило, при технических условиях, когда сдача отчетности онлайн невозможна.

Таким образом, отчетность в государственные органы становится электронной. У нее есть ряд уникальных характеристик — ознакомимся с ними подробнее.

Особенности сдачи отчетности в электронном виде

Электронная отчетность в государственные органы характеризуется тем, что:

  1. Обеспечивает прием-передачу отчетной документации в виде файлов, заверенных квалифицированной электронной подписью.

Данное правило — общеобязательно для всех видов отчетности в государственные органы. Документ не может быть официально признан сданным без заверения отправителем с помощью квалифицированной ЭЦП, которая оформлена на него.

Соответственно, отчетность подлежит отправке с помощью специализированных программ — позволяющих в установленном порядке прикреплять к документации электронные подписи. На практике эти программы часто входят в состав более масштабных решений — систем электронного документооборота ЭДО (либо сами по себе могут рассматриваться как пример подобного решения).

Разработчиком программы для отправки отчетности может быть:

  • поставщик, аффилированный с удостоверяющим центром (организацией, которая управомочена выдавать квалифицированные ЭЦП);
  • сторонняя частная организация — управомоченная проводить операции с ЭЦП, которые выданы УЦ, не аффилированными с ней;
  • сам получатель — государственный орган.

Так, например, ФНС — как получатель налоговой отчетности, разработала и продолжает разрабатывать (своими силами, либо привлекая подчиненные или партнерские организации) большое количество ведомственных программных решений для отправки налогоплательщиками — как физическими, так и юридическими лицами, самого широкого спектра программных продуктов.

В их числе — такие решения как, например, Налогоплательщик ЮЛ (ССЫЛКА). Физические лица могут отправлять некоторые виды налоговой отчетности через Личный Кабинет на сайте ФНС (ПОДРОБНЕЕ).

  1. Приравнивается к бумажной отчетности юридически.

Собственно, это одно из следствий заверения отчетов квалифицированной ЭЦП. Соответственно, в отношении отчетности в электронном виде устанавливаются те же самые правила, что действуют для бумажных носителей, определяющие:

  • порядок корректировки, дополнения уже предоставленных данных;
  • основания для применения санкций в случае предоставления некорректных данных;
  • основания для прочих правовых последствий, возникающих вследствие сдачи отчетности.
  1. Позволяет автоматизировать формально-логический контроль — проверку соотношения показателей в различных частях отчета.

В случае, если такое соотношение будет нарушено, то документ отправить не получится (либо получатель его не примет). Формально-логический контроль может быть проведен как на стороне отправителя — с использованием ПО, с помощью которого отправляется отчетность, так и на стороне получателя.

  1. Предполагает автоматическое получение подтверждения о приеме от государственного органа.

Данная особенность позволяет фирмам сдавать отчеты в нерабочее для государственного органа время — и документация будет считаться сданной в день передачи.

  1. Как правило, становится обязательной в случае, если лицо, сдающее отчетность, соответствует тем или иным критериям, установленным законодательно.

Основной такой критерий — величина штата предприятия. Однако, не единственный: те или иные критерии могут разниться в зависимости от политики конкретного ведомства и закрепляются в правовых нормах, принимаемых в соответствии с данной политикой. Ознакомимся подробнее с основными источниками таких норм.

Законодательство об электронной отчетности

Итак, выше мы выделили несколько ключевых разновидностей отчетности в государственные органы. По ним и можно рассмотреть специфику регулирующих норм.

Главный нормативно-правовой акт, регулирующий сдачу налоговой отчетности (и, отчетности по страховым взносам, которые, фактически, представляют собой разновидность налоговых отчетов) — Налоговый Кодекс России. В нем можно выделить следующие несколько ключевых положений:

  1. Положения пункта 3 статьи 80 НК РФ (ССЫЛКА).

Они устанавливают общие для всех налогоплательщиков, имеющих статус хозяйствующего субъекта — ИП или юридического лица, условия, при которых появляется необходимость в предоставлении налоговой отчетности в электронном виде.

Такая необходимость появляется, если штат хозяйствующего субъекта в среднесписочной величине за год, предшествующий тому, в котором отчет подлежит сдаче, превысил 100 человек (либо сразу превысил 100 человек у вновь созданной организации).

Рассматриваемый критерий применяется в отношении любых видов деклараций — если иное прямо не указано в НК РФ. В том числе — деклараций по налогам, относимых к имущественным.

  1. Положения пункта 10 статьи 431 НК РФ (ССЫЛКА).

Там установлено условие обязательности сдачи «кадровых» отчетов в электронном виде по страховым взносам (всех, кроме отчетов на травматизм, по которым отчетность идет в ФСС) — размер штата за предшествующий отчетный период, превышающий 25 человек.

  1. Положения пункта 2 статьи 230 НК РФ (ССЫЛКА).

Там сказано, что формы 2-НДФЛ и 6-НДФЛ — сдаваемые в ФНС по доходам работников и иных физлиц, в отношении которых предприятие выступает налоговым агентом, сдаются в электронном виде, если в течение года количество получателей дохода составило 25 человек и больше.

  1. Положения пункта 5 статьи 174 НК РФ (ССЫЛКА).

Там сказано, что во всех случаях плательщики НДС — вне зависимости от величины штата, должны сдавать декларацию по данному налогу в электронном виде. Это как раз тот случай, когда применяется специальная норма — и она становится более приоритетной в сравнении с той, что закреплена в статье 80 НК РФ.

Отметим, что если НДС платит хозяйствующий субъект, который по умолчанию это делать не должен (например, ИП на УСН, выписавший по своей инициативе счет-фактуру с выделенным НДС по просьбе контрагента), то он вправе сдать в ФНС бумажную форму декларации — с учетом критерия, прописанного в статье 80 НК РФ.

Отчетность для ФНС тесно связана с документацией, сдаваемой в ПФР и ФСС. По существу, отчеты в фонды — часть кадровой документации (просто ответственность за ее «сбор» распределена между разными ведомствами).

Основные виды отчетности для ПФР — это формы СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ, ОСВ-1 и в необходимых случаях различные дополняющие их отчеты.

Эти формы должны быть электронными, если количество работников, показываемых в отчетах, составляет 25 человек и больше — это предписывает пункт 2 статьи 8 Закона «О персонифицированном учете» от 01.04.1996 № 27-ФЗ (ССЫЛКА).

Источник: https://onlain-kassy.ru/edo/sdacha-otchetnosti-v-elektronnom-vide.html

Сдача электронной отчетности бесплатно — миф или реальность

Сдача отчетности в электронном виде. Проясним некоторые нюансы

Последние несколько лет государство все активнее подталкивает организации к переходу на сдачу налоговой отчетности в электронном виде, которая осуществляется посредством специализированных операторов связи (не бесплатно).

Невольно прослеживается ассоциация с платными дорогами, где обязательно должна присутствовать бесплатная альтернатива платному участку. Так как основное направление моей деятельности — максимальное сокращение расходов организаций на ИТ, то в данной статье я попытаюсь рассмотреть возможность бесплатной сдачи электронной отчетности.

Сразу обозначу область — будет рассматриваться общая ситуация без углубления в операционные системы и прочее ПО, так как это тема других статей, готовящихся к пуликации.

Обязанность предоставления отчетности в электронном виде

Обязанность предоставлять отчетность в электронном виде устанавливается каждым контролирующим органом. Также позволительно добровольно перейти на электронный документооборот (ЭДО). Более подробную информацию можно узнать обратившись в контролирующий орган или на их официальных сайтах:

Полезные ресурсы и материалы:

Необходимое программное обеспечение

Для сдачи электронной отчетности должно выполняться, как минимум, три условия:

  1. Наличие программы для заполнения и составления отчетности в электронном виде;
  2. Наличие сервиса или программы для передачи отчетности в электронном виде;
  3. Наличие Квалифицированной электронной подписи (КЭП) и программы-криптопровайдера.

Неплохо было бы еще иметь толкового бухгалтера и системного администратора.

Краткий обзор рынка

Рынок продуктов для ЭДО представлен в основном четверкой спецоператоров: «Тензор», «Такском», ЗАО «ПФ «СКБ Контур» и ЗАО «Калуга Астрал». Есть ряд и более мелких игроков, например, ООО «Русь-Телеком» со своим флагманом под названием Фельдъегерь.

Помимо продуктов для передачи отчетности, есть программы для ведения бухгалтерского учета с возможностью передачи отчетности в контролирующие органы: 1С (для передачи используется Калуга Астрал), Контур.Эльба и Контур.Бухгалтерия, Мое дело, Кнопка, БухСофт-Онлайн, ImBoss, Небо.

Все решения представляют комплексный подход, предлагая заполнение отчетности, подгрузку готовых файлов из других систем бухгалтерского учета и их передачу, а также ряд сопутствующих услуг (нормативная база, ЭДО с контрагентами и пр.). Естественно, что все решения платные и их стоимость может значительно варьироваться в зависимости от типа организации и режима налогообложения.

На сайте Федеральной налоговой службы РФ приведен список Организаций — операторов Электронного Документооборота.

Не стоит забывать, что каждый контролирующий орган дает возможность заполнять и сдавать электронную отчетность с помощью собственных программ и ресурсов. Об этом далее.

Заполнение и составление отчетности

Обычно отчетность выгружается из программ для ведения бухгалтерского учета (1С, Парус, SAP и т.д.).

Зачастую это сопряжено с рядом проблем, так как форматы электронной отчетности постоянно изменяются и не все программы успевают за этими обновлениями.

Иногда сами пользователи не удосуживаются вовремя установить очередное обновление, либо выгрузка невозможна по иным техническим причинам (отсутствие нужного формата, невалидные XML на выходе и т.д.).

В этом случае можно воспользоваться бесплатным ПО для подготовки электронной отчетности, которое предлагают сами контролирующие органы:

Также на сайтах контролирующих органов есть дополнительное ПО и сервисы, которые могут пригодиться несмотря на способ составления электронной отчетности.

Многие продукты спецоператоров связи (за которые платятся немалые деньги) напрямую обращаются к ресурсам контролирующих органов:

Вопреки расхожему мнению (что государственное ПО крайне несовершенно), все вышеперечисленные программы вполне приемлемого качества и свои функции выполняют. Многие из них построены по принципу отдельной подгрузки xml-шаблонов необходимых форм. Это требует некоторого контроля со стороны пользователя, так как шаблоны часто обновляются (особенно у Росстата).

Совет! Имеет смысл сделать промежуточный репозиторий нужных xml-шаблонов, чтобы затем централизованно обновлять их. В данный момент я рассылаю шаблоны и информирую бухгалтеров об обновлениях с помощью нескольких простеньких Python-скриптов.

Передача отчетности

Контролирующие органы предоставляют бесплатную возможность передачи отчетности через собственные сервисы:

Требования для работы с ресурсами стандартны. Необходимо иметь Квалифицированную электронную подпись (КЭП), программу криптопровайдер и может потребоваться плагин для работы криптопровайдера с браузером.

Минусом такого способа является необходимость отдельной регистрации на каждом из ресурсов, что не очень удобно при больших объемах данных. В отличии от платных решений, которые предлагают единый бесшовный интерфейс.

Квалифицированные электронные подписи (КЭП)

Перед отправкой, подготовленные файлы отчетов необходимо подписать электронной подписью. Это единственное узкое место, которое не поддается удешевлению, так как бесплатно подпись для юрлиц никто не делает (на самом деле можно получить бесплатно в рамках акции, об этом далее).

На официальных ресурсах приводятся списки аккредитованных удостоверяющих центров, в которых можно оформить электронную подпись. Там же приведены требования к ним. Если уже имеется какая-либо электронная подпись, то вполне возможно, что она подойдет для подписания отчетов.

Также необходимо наличие программы-криптопровайдера. На официальных ресурсах контролирующих органов в основном используется КриптоПро. Программа имеет пробную лицензию на три месяца.

Для экономии можно поставить версию КриптоПро 3.9, а потом установить КриптоПро 4.0 (подробнее о поддерживаемых ОС), выиграв 6 месяцев бесплатной работы.

Потом во избежание проблем и головной боли проще приобрести лицензию.

Ряд спецоператоров предлагают для своих сервисов облачные КЭП (КлаудКЭП), которые хранятся на сервере специализированного оператора связи. Для работы с КлаудКЭП не требуется наличие криптопровайдера. Но работать с КлаудКЭП на сторонних ресурсах невозможно.

Upd: Калуга-Астрал позволяет использовать бесплатный криптопровайдер VipNet CSP.

Другие способы экономии

Есть еще один вполне простой способ экономить — всевозможные акции спецоператоров связи. На данный момент (10.05.2016 г.) действуют следующие акции:

КЭП выдаются в рамках акции. Тестируй — не хочу!

Итоги

При использовании программ и ресурсов контролирующих органов придется потратиться на приобретение КЭП. Средняя стоимость на текущий момент (10.05.2016 г.) составляет примерно 1500 р.

Отдельно отмечу, что КЭП и программы-криптопровайдеры используются не только для передачи отчетности, но и для интернет-банкинга, различных ресурсов (госулуги и т.д.).

Поэтому расходы на них нельзя относить исключительно к электронной отчетности.

Данный подход подойдет далеко не всем. Он не подходит крупным компаниям с большим объёмом данных (и совершенно другими бюджетами), им целесообразнее использовать платное решение. Но небольшие организации и ИП вполне могут использовать бесплатные аналоги.

Вариант с тест-драйвами подойдет всем, так как они дают доступ к полному функционалу программ, но временный. Конечно, если вы не собираетесь регистрировать новую компанию каждый год.

Многие спецоператоры предлагают минимальные тарифные планы начиная с 500 рублей (без учета акций). Дешевизна достигается благодаря тому, что многие операторы одновременно являются и удостоверяющими центрами, выпускающими КЭП.

При этом, подобные тарифы имеют множество ограничений и нюансов, поэтому перед приобретением нужно очень внимательно уточнять все подводные камни дешевых решений.

Например, они могут включать только возможность передачи отчетности, без возможности ее заполнения.

Через некоторых сепцоператоров можно сдать нулевую отчетность абсолютно бесплатно. При таком подходе не придется тратиться на КЭП. Это может оказаться оптимальнее, чем использование официальных каналов.

Ознакомиться с тарифами можно по следующим ссылкам:

  • СБиС;
  • Контур.Экстерн;
  • Такском;
  • Астрал;
  • Фельдъегерь.

Внимание! При выборе тарифного плана обязательно указывайте ваш регион, так как в разных регионах разная стоимость.

Отдельного внимания заслуживают решения для ведения бухгалтерской отчетности с возможностью ее сдачи. Совокупная стоимость владения подобными решениями может оказаться дешевле:

  • Небо;
  • ImBoss;
  • Эльба;
  • Контур.Бухгалтерия;
  • БухСофт-Онлайн.

Не проще ли купить комплексное решение?

Многие ошибочно полагают, что достаточно заплатить деньги и спецоператор будет делать все сам. Это заблуждение. Функции спецоператора определены достаточно четко, а договоры составлены грамотно. По большому счету, единственная обязанность оператора — взять отчет и доставить его до приемного комплекса контролирующего органа. За все остальное он никакой ответственности не несет.

По своему опыту скажу, что с купленными комплексными решениями проблем не меньше (а порой и больше), чем с описываемым подходом. Во многом проблемы связаны не столько с операторами, сколько с приемными комплексами госорганов и не очень грамотными инспекторами.

Бывают случаи когда спецоператоры попросту не успевают реализовать новые версии форм или случаются технические неполадки и приходится обращаться к бесплатным программам, а отчетность передавать по официальным каналам.

Также стоит иметь ввиду, что маркетологи отлично выполняют свою работу и грамотно навязывают дорогостоящие решения (от 6000 руб. и выше). Несмотря на то, что пользователю требуется сдавать всего два-три отчета.

Пресловутый человеческий фактор

За свою практику я встречал много различных бухгалтеров. Среди них были молодые девушки, впадающие в ступор при перемещении ярлыка в другой угол на рабочем столе. Были и пожилые матроны, умеющие чистить Cookies в браузере. Многое зависит от человеческого фактора, который тоже следует учитывать.

Порой целесообразнее выбрать готовое комплексное решение и перекинуть тугого бухгалтера на плечи официальной технической поддержки спецоператора связи, сэкономив свои нервы и время (это спорный момент).

Есть категория бухгалтеров, которые видят в спецоператорах некоторый гарант спокойствия или козлов отпущения, на случай неоднозначных ситуаций. Многие спецоператоры предоставляют официальные письма в случае каких-либо технических проблем.

Заключение

Как видно, сдать электронную отчетность не заплатив ни рубля — можно. Но временно. Использование официальных бесплатных ресурсов требует определенных денежных затрат. С другой стороны, по рамкам этого бизнеса, 1500 рублей — смехотворная сумма.

К минусам бесплатных решений можно отнести их фрагментированность, что не является проблемой при небольших объемах отчетности.

При грамотном подходе со стороны системного администратора и адекватности бухгалтера, бесплатное решение можно настроить не хуже платного.

Дальнейшее сопровождение обоих вариантов все равно потребует периодического вмешательства со стороны системного администратора (обновление КЭП и корневых сертификатов, исправление xml, настройка криптопровайдеров и прочие сопутствующие проблемы).

Источник: https://habr.com/ru/post/300732/

Как общаться с госорганами через интернет

Сдача отчетности в электронном виде. Проясним некоторые нюансы

Вы можете подать отчет на бумаге или через интернет — с точки зрения государства разницы нет. Но через интернет удобнее: не нужно печатать бумажки, ехать в отделение по месту регистрации и стоять в очереди. А еще на подготовку электронной отчетности у вас больше времени: если бумажные отчеты необходимо подать до 15 числа, то электронные — до 20.

В некоторых случаях вы обязаны подавать электронные отчеты; каждый госорган сам определяет такие условия.

Например, налоговая принимает только в электронном виде отчет об НДС и все отчеты от организаций, в которых больше 100 сотрудников.

А Пенсионный фонд и соцстрах отказываются принимать бумажные отчеты компаний, в которых больше 25 человек. Чтобы правильно оформить отчет, читайте правила на сайтах госорганов, в которые подаетесь.

Как подать электронный отчет

Подавать отчетность в электронном виде можно через личный кабинет на сайте госоргана или через оператора электронного документооборота — ЭДО. В первом случае вам нужна только электронная подпись, во втором — подпись и программа оператора.

Все отчеты, которые вы сдаете в госорганы, должны быть подписаны. Бумажные отчеты вы подписываете ручкой, электронные — электронной подписью. Чтобы отправлять отчеты через интернет, вам нужно купить электронную подпись.

Какую электронную подпись выбрать для бизнеса

Через личный кабинет

На сайтах всех контролирующих органов можно завести личный кабинет. Это ваш персональный раздел на сайте, где вы видите взносы, долги и переплаты. Через личный кабинет можно подавать отчеты: здесь есть нужные формы и правила заполнения.

Электронную отчетность в налоговую, соцстрах и пенсионный фонд можно подать через личный кабинет налоговой. Если вы подаете отчеты в другие госорганы, придется регистрироваться на каждом сайте — единого окна нет.

В личном кабинете на сайте налоговой видны ваши взносы, задолженности и переплаты

Регистрация в любом личном кабинете бесплатная. Зайти вы можете двумя способами: с учетной записью Госуслуг или с КЭП — квалифицированной электронной подписью. Но отправлять документы можете только с КЭП.

Для некоторых госорганов вам придется купить еще одну электронную подпись. Например, для ЕГАИС не подойдет та электронная подпись, которую вы используете на сайте налоговой. Больше подписей — больше расходов. Кроме того придется самостоятельно составлять график и следить за календарем отчетности.

30%от суммы составляет штраф за неуплаченный вовремя налог.
НК РФ Статья 119

Отчитываться через личный кабинет — хороший вариант для ИП и небольших компаний, которые подают минимальное количество отчетов. Если вы отчитываетесь в несколько ведомств с разными электронными подписями, можно доверить это оператору.

Через оператора электронного документооборота

Оператор ЭДО — это организация, которая настраивает документооборот между компаниями или между компаниями и государством. Документы, которые вы отправляете через оператора ЭДО, имеют юридическую силу: на них стоит ваша электронная подпись. Операторы ЭДО используют криптозащиту, чтобы передавать документы безопасно. Государство проверяет, что всё надежно, и выдает разрешение на работу.

Операторы ЭДО продают программы для подачи отчетов. В этих программах отчеты собраны в одном окне: вам не нужно регистрироваться в личных кабинетах всех госорганов.

Как правило, в стандартные функции входят шаблоны отчетов, проверка ошибок заполнения и календарь бухгалтера — график-напоминалка о сроках сдачи. Подписать все отчеты вы можете одной КЭП.

Такие программы подходят тем, кто сдает много отчетов в разные контролирующие органы.

Цена программы зависит от количества подключенных госорганов и набора функций.

120операторов ЭДО входят в государственный реестр. Им можно доверять

Как выбрать программу электронной отчетности

Программы нужны, чтобы вам было удобно подавать отчетность. Основные критерии — связь с нужными госорганами, напоминания об отчетах, проверка на ошибки и интеграция с вашей системой бухучета.

Количество направлений

Количество направлений — это то, во сколько госорганов вы сможете отправлять отчеты. Стандартный набор — ФНС, Фонд соцстрахования и Пенсионный фонд. В расширенной версии могут быть Росстат, Росалкогольрегулирование и Росприроднадзор.

Программы с большим количеством направлений дороже: например, в Москве два направления от оператора «Калуга-Астрал» стоят 2900, а четыре — 3900 рублей в год.

Проверьте, в какие контролирующие органы вы будете отчитываться, и выбирайте программу с нужными направлениями.

Больше госорганов — дороже программа. Выбирайте только те направления, которыми будете пользоваться. Источник: astralreport.ru

Переписка с госорганами

Переписка с госорганами — это ваш канал связи. Часто, изучив отчет, госорган хочет каких-то пояснений и высылает вам письмо с требованием. Если в программе нет переписки, вы не увидите требование и не сможете ответить. Если игнорировать письма госорганов, вас могут оштрафовать. Чтобы точно получать все уведомления, выбирайте программы с перепиской.

Ищите программу, в которую включена переписка с госорганами. Источник: ViPNet ЭДО Отчет

Календарь бухгалтера

Календарь нужен, чтобы напоминать об отчетном периоде. Виды отчетов и периодичность подачи зависят от системы налогообложения. Календарь настраивается под вашу и включает Список госорганов, которым вы должны сдать отчетность. Так вы ни о ком не забудете.

Сверка

Сверка — это функция, которая предупреждает вас, что введенные данные не сходятся. Она защищает от досадных ошибок вроде лишнего нуля в сумме. При прочих равных выбирайте программу со сверкой — перестраховаться еще никому не мешало.

Интеграция с системами бухучета

7 главных сервисов 2017 года

Интеграция нужна, чтобы вы могли сформировать отчет в своей системе бухучета, а потом загрузить его в программу ЭДО и отправить. Без интеграции составлять отчет нужно внутри программы ЭДО: это займет больше времени. Если вы привыкли работать с «1С» или «Моим делом», ищите программу документооборота с интеграцией.

Способ установки

Программы документооборота делятся на офлайн и онлайн-сервисы. Офлайн-программы устанавливаются на компьютер и хранят данные там же — работать с документами вы можете только с одного компьютера. Онлайн-сервисы хранят информацию в облаке, то есть в интернет-хранилище — у вас есть доступ с любого компьютера, ноутбука, планшета или телефона.

Некоторые операторы предлагают онлайн и офлайн-версию одной программы. У обеих есть преимущества. Берите ту, которая больше нравится. Источник: taxcom.ru

Необязательно, но приятно, если у программы есть мобильное приложение. Конечно, заполнять формы со смартфона вы не будете, но зато сможете проверить статус отчета, пока стоите в пробке.

Инструкция коротко:

1. Определитесь, как вы будете подавать отчеты: на бумаге или через интернет. Помните, что некоторые отчеты, например, отчет об НДС, можно подать только в электронном виде.

2. Если решили подавать через интернет, подсчитайте, скольким госорганам вы должны отчет. Если органов мало, купите квалифицированную электронную подпись и подавайте отчетность через личные кабинеты. Подача — бесплатная.

3. Если вы подаете много отчетов, купите программу подачи отчетов. Эти программы платные, но отчеты во все госорганы собраны в одном окне, встроен календарь бухгалтера и автоматическая проверка ошибок. Выйдет дешевле, чем платить штраф.

4. Программы электронной отчетности могут производить только сертифицированные компании. Выбирайте оператора ЭДО из государственного реестра.

5. В программе электронной отчетности обратите внимание на количество включенных госорганов — не платите за лишние направления.

6. Удобно, если в функции программы входит переписка с госорганами, сверка и интеграция с системами бухучета.

7. Решите, как вам приятнее работать: офлайн или онлайн. В онлайн-сервисах можно отправлять документы с любого компьютера.

Источник: https://zhiza.evotor.ru/kak-podavat-elektronnuyu-otchetnost/

О бухгалтерии
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: