Роль виртуальных атс в современном бизнесе

Содержание
  1. Зачем бизнесу виртуальные номера, и как их настроить с максимальной выгодой
  2. Снижение эксплуатационных издержек в кризис
  3. Вы на связи с клиентами в любой ситуации
  4. Легкая масштабируемость
  5. Аналитика и увеличение продаж
  6. Работа на имидж
  7. Что учесть при настройке ВАТС
  8. Структура ого меню
  9. Маршрутизация
  10. Виртуальная АТС: что это такое и как она работает
  11. Что такое облачная АТС
  12. Преимущества Виртуальной АТС Ringostat
  13. Как работает виртуальная АТС
  14. Что нужно для подключения и настройки виртуальной АТС:
  15. Преимущества и возможности виртуальной АТС
  16. Преимущества Ringostat Smart Phone и Ringostat Insider
  17. Что выбрать — офисную или облачную АТС?
  18. Выводы
  19. Что такое виртуальная АТС » Для чего нужна и как работает
  20. Стоимость виртуальной АТС
  21. Сводим вместе ВАТС и CRM
  22. Звонки напрямую из CRM в один клик
  23. Сбор и сортировка записей звонков
  24. Детальная аналитика звонков
  25. Как работает виртуальная АТС
  26. Зачем нужна облачная АТС       
  27. Для имиджа
  28. Чтобы не терять звонки
  29. Для экономии
  30. Для контроля
  31. Для комфорта
  32. Для свободы
  33. Решение из коробки
  34. Решение на основе платформы (PaaS)
  35. Как работает облачная АТС: маршрут звонка
  36. Преимущества виртуальной АТС
  37. Как выбрать между облачной и аналоговой АТС
  38. Чем хороша аналоговая АТС: заплати и получишь лучшее
  39. Чем плоха аналоговая АТС: физические ограничения
  40. Чем хороша облачная АТС: полная свобода и легкость эксплуатации
  41. Чем плоха облачная АТС: не совсем подходит для крупного предприятия   
  42. Заключение
  43. Виртуальная АТС. Зачем она вашему бизнесу?
  44. Что такое Виртуальная АТС?
  45. Как работает Виртуальная АТС?
  46. Офисная или облачная?
  47. Преимущества и возможности ВАТС

Зачем бизнесу виртуальные номера, и как их настроить с максимальной выгодой

Роль виртуальных атс в современном бизнесе

Виртуальная телефония — больше, чем просто способ сэкономить на связи. Функционал облачных АТС открывает возможности, которых никогда не даст мобильный или стационарный телефон. Отказываясь от современных бизнес-инструментов, компания рискует столкнуться с низкой конкурентоспособностью на фоне продвинутых предпринимателей.

В статье поговорим о том, какой толчок бизнесу дает переход на облачную телефонию, и покажем, что внедрить такое решение просто.

Снижение эксплуатационных издержек в кризис

Чтобы создать собственную АТС, нужны деньги на прокладку кабелей, установку телефонных терминалов. Со временем комплектующие придется обновлять, платить за обслуживание специалисту.

Виртуальная станция не требует покупки дорогостоящего оборудования. Ее можно развернуть на базе уже существующих аппаратов, мобильных сотрудников или вовсе обойтись компьютерами. Основное требование — наличие Интернета. Замену, ремонт, настройку оборудования берет на себя провайдер. Так действует, например, MTT.

Вы на связи с клиентами в любой ситуации

Для компании, ориентированной на бесперебойное обслуживание, потеря связи даже на 1 час — катастрофа, которая может стоить денег и репутации. С виртуальными номерами это исключено.

  • Провайдер в случае сбоя одного узла перебрасывает нагрузку на другой резервный. Сколько бы звонков одновременно ни шло на ваш номер, всегда будет доступно обещанное количество линий (обычно 100).
  • Топовые провайдеры обеспечивают неизменно высокое качество связи без помех.
  • Даже в нерабочие часы клиент не остается без внимания. Платформа фиксирует входящие вызовы и позволяет автоматически перезванивать покупателю.

Легкая масштабируемость

Традиционная (аналоговая) АТС не позволяет быстро добавить новые телефонные номера. На то, чтобы увеличить штат, открыть новые филиалы или объединить точки продаж в одну сеть, вам потребовалось бы 2–3 недели. И гибкость облачной станции здесь выходит на первое место.

Для развертывания системы с нуля хватит 1–3 дней: просто выбирайте провайдера и заказывайте услугу. Если нужен новый номер под рекламную кампанию или офис, достаточно в личном кабинете переключиться на подходящий тариф.

Аналитика и увеличение продаж

Это возможность, за которую виртуальная связь ценится особо. Сервисы ВАТС включают такие инструменты:

  • Количественные показатели звонков — число принятых, пропущенных, сброшенных. Длительность разговора, количество вызовов по каждому сотруднику и т. п.
  • Качественные — эффективные рекламные каналы/ключевые слова, целевые/нецелевые звонки.

Данные помогают понять, верна ли ваша стратегия продвижения, хорошо ли работает отдел продаж. Аналитика — ключ к тому, чтобы увеличить количество успешных сделок.

Формируйте статистику в удобном для вас виде — графиками, диаграммами, таблицами.

Работа на имидж

Виртуальный номер сам по себе повышает лояльность клиентов. По формату выделяют три типа номеров — региональные, мобильные и федеральные 8 800. Так, можно завести столичный, чтобы заявить о себе как об успешном игроке. Ведь позволить бизнес в мегаполисе может не каждая компания: это косвенно говорит о стабильности и надежности.

Телефоны конкретного города помогают завоевать локальный рынок. Клиенты охотнее отвечают на звонки с номеров, чьи коды известны, охотнее сами совершают вызовы.

Городской номер также подразумевает наличие офиса, в который легко прийти лично в случае проблем. У компании МТТ можно купить номера 89 регионов РФ — в том числе с красивой комбинацией цифр.

По сравнению с классической мобильной связью виртуальный номер обойдется до 90 % дешевле.

Что учесть при настройке ВАТС

Функционал облачных станций условно делят на внешний и внутренний. Первый рассчитан на взаимодействие с клиентом, и главную роль здесь играет грамотно настроенная система распределения звонков.

Структура ого меню

Ветвистое меню может оттолкнуть клиента — человек запутается и сбросит звонок. Следуйте таким принципам:

  • Не более 2 уровней вложенности, 2–3 варианта действий по каждому пункту. Оптимально, если звонящий, чтобы связаться с вами, нажимает максимум 3 клавиши.
  • Короткие аудиозаписи — 5–15 секунд. Сообщения с простым посылом и четким ответом на вопрос, без рекламы.
  • Назначьте действие, если клиент ничего не выберет. Иначе вызов завершится автоматически, и вам вряд ли перезвонят.

Настройка ого меню в личном кабинете интуитивно понятна.

Маршрутизация

Выделяют два типа распределения вызовов:

  • Статический — звонок направляется на первую свободную линию, в определенный отдел или конкретному оператору. Первый способ дает более равномерную нагрузку на менеджеров. Перевод на конкретного оператора используется, к примеру, когда нужно, чтобы заявку обработал более опытный специалист. Также одного менеджера можно закрепить за важным клиентом.
  • Динамический по регионам, часовому поясу — оправдан, если структура компании разветвленная. Создайте рабочие группы абонентов по каждому критерию. Например, чтобы все входящие из Москвы переадресовывались на московский филиал с 8:00 до 18:00.

Общая схема маршрутизации. Сценарии можно прописывать для каждой группы и для отдельных сотрудников.

Не забудьте настроить режим приема звонков в нерабочее время. Вызовы могут направляться на ую почту, дежурного оператора. Простейший вариант — проигрывание аудиозаписи, где говорится об актуальном графике работы.

Это лишь малая часть опций, которые дает виртуальный номер. ВАТС (где ВАТС – это ссылка на https://www.mtt.ru/ru/services/virtualnyj-nomer/ ) не только помогает находиться на связи с клиентами в любое время суток. Гибкость облачной телефонии, ее низкая стоимость и возможности аналитики формируют пространство, способное открыть бизнесу новые точки роста.

Источник: https://astera.ru/articles/zachem-biznesu-virtualnye-nomera-i-kak-ih-nastroit-s-maksimalnoj-vygodoj/

Виртуальная АТС: что это такое и как она работает

Роль виртуальных атс в современном бизнесе

Работа новой компании обычно начинается с обеспечения офиса телефонной связью и интернетом. От качества и функционала АТС зависит уровень обслуживания клиентов и, как следствие, прибыль компании. Сегодня поговорим о том, от чего отталкиваться при выборе телефонии для офиса и чему отдать предпочтение — традиционной аналоговой или современной облачной АТС.

Что такое облачная АТС

Виртуальная АТС — это, говоря простым языком, телефония через интернет. Ее иногда называют по-английски, pbx.

В отличие от аналоговой телефонной станции для нее не нужно отдельное помещение, так как она размещается на серверах в так называемом «облаке».

Пользователь подключается к такой АТС с помощью шлюзов и специального оборудования или и/или программного обеспечения. Соединение происходит по локальной сети компании или через 3G/4G на смартфонах сотрудников.

Подробней о том, как осуществляется связь можно почитать в нашей статье «Простыми словами: Что такое SIP-телефония».

Виртуальная АТС обладает всеми функциями офисной мини-АТС, но не требует покупки специального дорогостоящего оборудования и сложного технического оснащения. Это позволяет создать офис или коллцентр в любой точке мира без привязки к физическому адресу. И главное, максимально быстро обеспечить компанию телефонией.  

Но есть еще один очень существенный плюс. Благодаря связи через интернет, пользователю доступна детальная статистика по звонкам. После каждого звонка в ее интерфейсе можно увидеть, когда он состоялся, сколько продлился, как долго клиент ждал на линии. Также доступна информация, с какого номера звонили, и какой менеджер принял звонок.

Если же нужны более детальные данные, включая рекламный источник звонка, то для этого подходит виртуальная АТС, которая входит в функционал сервисов отслеживания звонков (call tracking). Коллтрекинг собирает не только полную статистику об обращениях по телефону, но и помогает определять каналы, из которых приходят клиенты.

Преимущества Виртуальной АТС Ringostat

  • Подключение номеров в SIP-формате — используйте многоканальные телефонные номера любых городов, стран и операторов.
  • Гибкое распределение входящих звонков — используйте различные сценарии обработки звонков в рабочее время и выходные дни, настройте переадресацию на мобильные, чтобы всегда оставаться на связи.
  • Гибкое распределение исходящих звонков — задавайте правила, с каких номеров/операторов будут совершаться исходящие звонки.
  • Минимум пропущенных звонков — детальные отчеты и уведомления об упущенных вызовах на почту и по SMS, функционал «очередь звонков» для распределения нагрузки на менеджеров.
  • Готовые интеграции с популярными CRM-системами и другими сервисами.

Узнать подробнее

Как работает виртуальная АТС

Если не вдаваться в технические подробности, то схема работы достаточно проста: вам звонит клиент, звонок поступает на платформу виртуальной АТС, обрабатывается и направляется на один из ваших номеров, согласно установленной вами схеме переадресации.

Звонящий сначала попадает в ое меню (если оно настроено). Звучит аудиозапись, которая предлагает ему выбрать нужный отдел или ввести внутренний номер менеджера. Клиент делает выбор, и звонок переадресовывается на первое доступное устройство в настроенной цепочке. Чтобы лучше понять, что такое АТС, которая работает в облаке, посмотрите на схему:

У многих виртуальных АТС есть функция «умной» очереди звонков, которая указана на схеме выше. Это позволяет оперативно обрабатывать все обращения клиентов, согласно выбранной вами стратегии. Как работает подобная опция и какие существуют сценарии ее настройки, можно узнать в статье «Не упускайте своих клиентов» на примере аналогичной функции от Ringostat.

Важнейшая часть виртуальной АТС — схема переадресации. Именно в ней задается порядок приема и обработки звонков, а также на какие телефоны они будут поступать. Таких схем может быть любое количество, в зависимости от нужд вашего бизнеса. Например, мы всегда рекомендуем использовать хотя бы две, как показано на рисунке выше.  

А вот как выглядят схемы переадресации в интерфейсе Ringostat:

Приведем пример работы схемы. Допустим, у вас в компании три менеджера — Анатолий, Иван и Кирилл. Вы можете настроить так, чтобы звонок сначала поступал Анатолию.

Если через 15 секунд он не поднимет трубку — Ивану, и спустя то же самое время Кириллу. Если и Кирилл слишком занят, то клиент попадет на ую почту.

При этом на e-mail сразу же придет системное уведомление о том, что вам звонили и оставили (или не оставили) ое сообщение.

Кстати, при подключении виртуальной АТС не забудьте установить «страховочные» номера (мобильные или стационарные) — они станут гарантией того, что вы не потеряете звонок, даже если будут перебои с интернетом.

Что нужно для подключения и настройки виртуальной АТС:

  1. Определиться с сервисом.
  2. Установить программное обеспечение или приобрести оборудование (софтфоны, IP-телефоны, гарнитуру с наушниками).
  3. Выбрать номера для подключения (стационарные или мобильные, собственные или арендованные у провайдера, в зависимости от возможностей облачной АТС).
  4. Подключить их к АТС с помощью техподдержки.
  5. Настроить схему переадресации.

Преимущества и возможности виртуальной АТС

  • Это гораздо дешевле, чем настройка аналоговой телефонии своими силами или с помощью приглашенных телефонистов. Вы платите только за пользование сервисом, оборудование и интернет.
  • Вам не нужна дорогостоящая аппаратура, шлюзы, коннекторы и т. д. Можно звонить прямо с ноутбука, используя недорогие наушники с гарнитурой.
  • Виртуальная АТС настраивается очень быстро, и вы сразу сможете работать.
  • После звонка клиента приветствует приятная аудиозапись, и он попадает в удобное многоуровневое ое меню. Все это улучшает имидж вашей компании в глазах потенциального покупателя.
  • Существуют настройки для эффективного контроля менеджеров. Так вы сможете улучшить качество обслуживания.
  • Статистика по всем звонкам находится прямо перед глазами руководителя. Так вы перестанете терять клиентов, потому что пропущенных звонков в вашей компании станет гораздо меньше.
  • Звонок переадресовывается на нужный номер, где бы вы ни находились. Так вы сделаете себя и своих сотрудников более мобильными.
  • Если у компании несколько офисов по всей стране или миру, виртуальная АТС их объединит. Все сотрудники находятся в единой сети, и входящие звонки переводятся в любую точку планеты, где есть IP-телефония.
  • К виртуальной АТС можно подключить телефоны в формате 8800 для России и 0800 для Украины, звонки на которые бесплатны для клиентов. Единственная сложность может возникнуть, если нужно подключить к виртуальной АТС ваш, уже действующий номер. Многие сервисы технически не могут обеспечить такую возможность. Вот пример, как Ringostat решил для клиента подобную задачу. Если же у вас нет таких номеров, мы предоставим их вам в аренду (актуально для пользователей из России и Украины) по выгодным ценам, за активацию номеров плата взиматься не будет.

Виртуальная АТС 2.0 не ограничивается стандартными функциями.

Она включает расширение Ringostat Smart Phone для совершения звонков прямо из браузера и умный ассистент менеджера по продажам. Чтобы протестировать его, просто зарегистрируйтесь в нашем сервисе. Подробней читайте в статье «Виртуальная АТС Ringostat 2.0: ассистент sales-менеджера и телефон в браузере».

Преимущества Ringostat Smart Phone и Ringostat Insider

  • Простота использования — звоните и принимайте звонки прямо в браузере Google Chrome, переходите в сделку или контакт CRM в один клик.
  • Звонок по клику с любой веб-страницы — это экономит в среднем 4 часа 20 минут на сотрудника в месяц. Работайте в одном окне — не нужно переключаться между разными системами.
  • Обращайтесь к клиенту по имени — расширение покажет имя звонящего клиента, если он заведен в CRM.
  • Ценные инсайты для менеджеров по продажам — предугадывайте потребности клиента еще до ответа на звонок, благодаря расширению Ringostat Insider, которое показывает данные о звонящем пользователе.

Узнать подробнее

Что выбрать — офисную или облачную АТС?

Выбор в пользу аналоговой или виртуальной телефонии зависит от конкретного бизнеса, его масштабов, сферы деятельности, целей и задач.

Плюсы традиционной АТС раскрываются при условии, что компания использует профессиональное и мощное оборудование. А это могут себе позволить только крупный бизнес, ведь настройка аналоговой АТС требует больших затрат времени и денег. В этом случае у аналоговой телефонии будет ряд преимуществ:

  1. Вы контролируете телефонную связь самостоятельно и не зависите от неполадок на стороне сервиса. Однако, в случае поломки вам придется привлекать сторонних специалистов за дополнительную плату.
  2. Более продвинутые возможности в плане кастомизации. Используя облачную телефонию, вы зависите от функционала сервиса, из которого можете выбирать необходимые опции. Традиционную же АТС можно доработать под конкретные нужды своего бизнеса.

Однако, у стационарных АТС есть недостатки, в числе которых:

  • привязка к физическому адресу (сотрудники смогут совершать и принимать звонки лишь тогда, когда они находятся на рабочем месте);
  • отсутствие детализированных отчетов по звонкам;
  • сложная настройка и необходимость иметь в штате квалифицированного специалиста для подключения и техподдержки;
  • высокая стоимость оборудования;
  • от количества подключаемых номеров зависит не только стоимость АТС, но и ее физические размеры, количество проводов и т. д.;
  • ограниченный функционал.

Кроме того, при переезде телефонию придется настраивать заново. А со старыми телефонными номерами, которые уже знакомы клиентам, можно попрощаться.

Давайте сравним возможности обоих видов АТС:

Подытожим: выбирайте, опираясь на свои нужды, возможности и амбиции. Виртуальная АТС — это доступность, гибкость, простота и высокая скорость настройки. В наше время виртуальных облачных АТС довольно много, поэтому перед выбором лучше почитайте рейтинг в сети.

Аналоговую телефонию имеет смысл выбирать, только если вы готовы выделить значительную сумму денег на мощное оборудование и отдельное помещение под него. Что бы вы ни выбрали, на связи лучше не экономить.

Выводы

  1. Виртуальная АТС — это способ быстро и без лишних проводов обеспечить компанию телефонной связью. Она также содержит детальную статистику по звонкам и позволяет работать отделу продаж из любой точки мира.
  2. Для подключения облачной АТС нужно определиться с сервисом, выбрать телефонные номера и подключить их с помощью техподдержки.
  3. Скорость настройки — одно из главных преимуществ виртуальных АТС перед офисными мини-АТС. Но также это эффективный инструмент для контроля качества работы отдела продаж, ведь виртуальные АТС хранят статистику и записи звонков. Также в них легко настроить переадресацию, ое меню и автоответчик.

– выделите её и нажмите Ctrl + Enter или .

Источник: https://blog.ringostat.com/ru/kak-rabotaet-virtualnaya-ats-i-zachem-ona-nuzhna-vashemu-biznesu/

Что такое виртуальная АТС » Для чего нужна и как работает

Роль виртуальных атс в современном бизнесе

Виртуальная АТС, она же облачная АТС, она же IP-телефония, она же ВАТС — это телефония через интернет, позволяющая эффективно работать со звонками: перенаправлять на нужных сотрудников, записывать разговоры, вести статистику. ВАТС обладают множеством функций:

  • Использование многоканальных номеров;
  • Уведомления о звонках в нерабочее время с целью дальнейшего перезвона;
  • Распределение звонков (например, если возникла очередь, то приоритетно звонки отдаются наименее загруженному менеджеру);
  • Запись и аналитика звонков;
  • Голосовая почта;
  • Call Tracking;
  • Интеграция с популярными CRM, ERP и другими программами.

Кроме того некоторые ВАТС позволяют проводить конференции внутри компании, принимать факс, устанавливать виджет для звонка на сайте и т.д.

Читать по теме
Как работает интеграция IP-телефонии и CRM?

Для работы с виртуальной АТС каждому сотруднику необходим компьютер со специальной программой, доступ к интернету, наушники с микрофоном. И всё.

Обработка звонков происходит удаленно, «в облаке», в отличие от традиционных АТС, для которых нужно закупать дорогостоящее оборудование и прокладывать каналы связи.

Благодаря этому IP-телефонию могут использовать компании, сотрудники которых находятся в разных городах и даже странах — все данные будут стекаться в единое «облако». При этом для всех звонков доступна детальная статистика — кто звонил, когда, с какого номера и так далее.

Сравнение аналоговых (традиционных) и виртуальных АТС

ФункцияАналоговая АТСВиртуальная АТС
Уровень профессиональной подготовки для настройкиСпециалистЛюбой сотрудник
Время подключенияОколо одной неделиОдин день
Многоканальные номера
Подключение дополнительных сотрудниковТребуется ещё одна линияК одному номеру можно подключить любое количество человек
«Умная» переадресация между отделами и сотрудниками×
Интеграция с сайтом×
Автоответчик
Оповещения о пропущенных звонках×
Запись разговоровТолько у современных систем
Статистика и отчётность×
Подключение номеров любых городов и стран (вне зависимости от реального местонахождения)×
Возможность самостоятельно изменить направление переадресации×

Принцип, как работает виртуальная АТС, таков: клиент звонит на ваш номер, его звонок попадает в виртуальную АТС, обрабатывается по заданному сценарию и перенаправляется на номер нужного отдела/сотрудника. Наглядно этот процесс изобразил сервис Ringostat.

Назад

Стоимость виртуальной АТС

Услуги IP-телефонии предоставляют как специализированные компании, так и крупные операторы связи.

По данным новостного IT-ресурса Astera, в 2016 году лидерами рынка являлись «Манго Офис», МТС, UIS, МТТ, «Телфин» и «Зебра Телеком». Но ситуация быстро меняется.

Например, совсем недавно появились такие крупные игроки, как Яндекс.Телефония и Мегафон, которые могут изменить соотношение сил на рынке.

Ценовая политика у игроков отрасли сильно отличается. Например, у «Манго Офис» стоимость услуг начинается от 490 рублей в месяц, а у Мегафона базовый тариф, при условии подключения записи звонков, будет стоить от 2000 рублей в месяц. При этом вышеупомянутая Яндекс.

Телефония предоставляет базовые услуги бесплатно при условии, что пользователей будет не более пяти, а монетизация происходит за счет оплаты дополнительных пакетов опций.

А сервис — Zadarma — вообще предоставляет все услуги бесплатно, но берет плату за аренду номера, на который звонит клиент, и хранение записей звонков.

Сводим вместе ВАТС и CRM

ВАТС даст гораздо больше эффекта, если будет работать в связке с CRM. Все крупные (и не очень) CRM-системы имеют API, при помощи которого их можно подключить к сторонним сервисам и приложениям, в том числе и к IP-телефонии. Что это дает?

Звонки напрямую из CRM в один клик

Когда менеджер должен позвонить клиенту, он просто нажимает на номер его телефона в любом месте системы (в карточке клиента, в таблице, в разделе звонков)   — и дозвон пошёл.

Да, казалось бы,скопировать номер в программу для звонков или найти соответствующего абонента в смартфоне тоже не долго, но если нужно сделать это 50 или 150 раз за день, то в сумме наберется пара часов,.

потраченных впустую.

Сбор и сортировка записей звонков

CRM хранит записи всех звонков, чтобы найти нужный разговор с клиентом, достаточно просто зайти в его карточку. Это очень удобно, если нужно вернуться назад и переслушать конкретный диалог с покупателем. А кроме того позволяет руководителю оценить работу менеджера, послушав его разговоры с клиентами.

Назад

Детальная аналитика звонков

Не во всех CRM-системах есть аналитика по звонкам, однако если есть, то открываются огромные возможности для анализа работы и контроля работы сотрудников.

Например, в SalesapCRM можно выбрать период, клиента, менеджера, который с ним работал — и сразу увидеть, сколько минут длились переговоры, какова общая сумма сделок и количество успешных звонков каждого продавца. Можно поставить цели менеджерам — открывать 10 новых заявок в день, выполняя холодные звонки.

И потом всё это можно отслеживать в реальном времени на наглядных отчетах и диаграммах. Это позволяет быстро вычислить лентяев и замотивировать сотрудников на выполнение плана.

Так что если вы уже выбрали поставщика IP-телефонии, то рекомендуем определиться и с CRM. Попробуйте SalesapCRM — тем более, что вы можете сделать это бесплатно!

Назад

В S2 есть:

  • checkзахват заявок с сайта, почты и соцсетей;
  • checkавтоматизация процессов и аналитика;
  • checkкалендарь для записи клиентов;
  • checkкалькулятор стоимости услуг;
  • checkшаблоны документов и писем;
  • checkIP-телефония, e-mail- и sms-рассылки,
  • checkбесплатный тестовый период 7 дней.

Сергей Август

продажи по телефону сервисы для бизнеса советы

Источник: https://salesap.ru/blog/virtualnaya-ats/

Как работает виртуальная АТС

Роль виртуальных атс в современном бизнесе

Сегодня расскажем, что такое виртуальная АТС, как она работает и чем облачное решение лучше обычной, аналоговой офисной телефонии. 

Что такое облачная АТС (она же виртуальная)? Облачная АТС — это интернет-телефония.

Если аналоговая АТС станция подразумевает отдельное помещение, аппаратуру, кучу проводов, в среднем неделю установки и наладки, то виртуальная АТС размещается на сервере компании, которая предоставляет телефонию и вся работа ведется в облаке. Пользователи подключаются к системе по интернету, мобильным или локальным сетям. 

Виртуальная АТС обладает совсем не иллюзорными возможностями и во многом превосходит традиционные аппаратные АТС. Например, не нужно покупать и устанавливать с помощью профессионалов совсем не дешевое оборудование. 

Организовать офис со всеми атрибутами «взрослого» бизнеса вроде городских телефонных номеров на сайте можно в любой точке мира, хоть из хостела в Таиланде.

Поэтому многим бизнесменам, начинающим и продолжающим, интересно, как работает виртуальная АТС.

Не говоря уже о доступности статистики и сервису отслеживания звонков (коллтрекинг), благодаря которым бизнес наращивает клиентскую базу, улучшает сервис, автоматизирует рабочие процессы и зарабатывает больше.  

Зачем нужна облачная АТС       

Перечислим для новичков выгоды использования виртуальной АТС. 

Для имиджа

Как мы сказали выше, прямой городской телефонный номер на сайте — это такой имиджевый момент, который может повысить конверсию. Когда человек серфит интернет в поисках нужной услуги, он просматривает десятки сайтов компаний. Понятно, что он скорее закажет, условно, ремонт ноутбука там, где указаны прямые городские номера, а не мобильные. 

Если у компании есть стационарный телефон, значит, есть офис. Значит, можно доверять. Поэтому для придания компании солидности и удобства коммуникации используют аренду прямых номеров через виртуальную АТС. 

Чтобы не терять звонки

Если у вас виртуальная АТС, у вас не пропадет ни один звонок. Дело в том, что вы арендуете один прямой номер, а переадресацию с него делаете на несколько любых других номеров. Когда люди звонят на ваш «официальный» номер, там никогда не будет занято, так как АТС переадресует звонки вашим сотрудникам.   

Для экономии

Подключать «физическую» АТС довольно затратно. Провести телефонные линии, поставить стационарные аппараты, приобрести у сотовых операторов корпоративные «симки». В случае облачной АТС все уже установлено за вас. Просто подключаем ноутбуки и смартфоны сотрудников к сервису. 

Для контроля

Виртуальная АТС — не просто номер, куда звонят клиенты. Это мощный сервис с множеством инструментов аналитики, записи и хранения звонков, ая почта и даже виртуальный факс. А еще интеграция с CRM, что делает вашу работу с клиентской базой и воронкой продаж максимально удобной и детализированной.   

Для комфорта

Виртуальная АТС очень просто настраивается и интегрируется с другими сервисами. Многие вещи можно подстроить, что называется, «под себя». 

Для свободы

И да, через виртуальную АТС можно работать как московский «офис» из любой точки мира. 

Решение из коробки

Коробочное решение — это готовая виртуальная АТС. Сейчас в России есть 5-10 лидеров по продажам таких решений. Часто АТС идет в составе большой облачной системы автоматизации бизнеса, например, ая телефония в составе Битрикс24. 

Решение на основе платформы (PaaS)

Платформа — это база для разработки собственных решений виртуальных АТС. Инфраструктура и набор библиотек, сервис и поддержка — от поставщика, а создание уникальной облачной АТС на базе платформы — от ваших разработчиков. 

Как работает облачная АТС: маршрут звонка

Вкратце принцип работы виртуальной АТС можно описать так: на указанный вами номер звонит клиент, звонок поступает в недра АТС, анализируется и перенаправляется на номер нужного сотрудника.

Все автоматически и с применением всем знакомого ого меню.

Все эти «нажмите звездочку», «перевожу вас на техподдержку» и даже «оставайтесь на линии, ваш звонок очень важен для нас» — все это виртуальная АТС. 

У АТС есть умная очередь звонков, в которой ни один звонок не теряется и по порядку направляется куда следует согласно вашей схеме переадресации. Схемы можно менять, чередовать, настраивать под себя.

В схеме запрограммирован день недели, время ожидания, маршрут переадресации звонков. К примеру, поступает звонок от важного клиента. Сперва звонок направляется системой ответственному за клиента менеджеру.

Если тот не отвечает 10 секунд, звонок перенаправляется его помощнику. Если и тот ушел на обед, то клиента ведут в ую почту.     

Преимущества виртуальной АТС

  • Автоматизация бизнес-процессов и интеграция с другими системами: звонки прямо из CRM с записью разговора, например. 
  • «Столичные» телефонные номера и номера типа 8-800 в аренду за 1 клик.  
  • Полная статистика по звонкам.
  • Дешевле и проще аналоговой АТС.
  • Не нужна аппаратура и даже сам телефон. Просто рабочий компьютер и наушники с гарнитурой. 
  • Звонить можно с любого ПК и телефона, зайдя в свой аккаунт.
  • Быстрая самостоятельная настройка в понятном интерфейсе. 
  • Выгодно для имиджа компании (даже если компании два дня).
  • Эффективный контроль менеджеров по продажам и сотрудников колл-центра. 
  • Возможность «посадить на телефон»и качественно контролировать  более выгодных удаленных сотрудников. 

Как выбрать между облачной и аналоговой АТС

Как всегда в бизнесе, нельзя сказать однозначно, что всем подходит только облачная АТС. Это зависит от массы факторов, в первую очередь, масштаба предприятия. Облачная АТС — это аналог физической АТС мини-формата.

Сфера деятельности, закрытость предприятия тоже играют роль. Да уровень продвинутости сотрудников трудно недооценить: кто-то умеет звонить только со стационарного телефона, а кто-то помоложе видел такой аппарат только в кино.

 

Чем хороша аналоговая АТС: заплати и получишь лучшее

Полный независимый контроль качества и безопасности телефонной связи на вашей территории и вашими сотрудниками. У стороннего виртуального сервиса могут быть проблемы, которые отразятся на вас. В случае аналоговой АТС такой проблемы нет, но вам нужно иметь свой обслуживающий персонал или вызывать специалистов при сбоях. 

Полная настройка сервиса под себя. Виртуальная АТС «из коробки» поставляется с набором функций и ограниченными возможностями по настройке. Собственная аналоговая АТС «допиливается» под ваши задачи. Доработки вам тоже должны делать либо сотрудники, либо нанятые люди. 

Чем плоха аналоговая АТС: физические ограничения

Среди недостатков стационарных АТС можно назвать привязку к физическому адресу и буквально к телефонным аппаратам. Звонить через АТС можно только с рабочего места, а это такое себе преимущество в век удаленной работы и онлайн сервисов. 

У облачной АТС нет опции детализированных отчетов по звонкам, да и в целом функционал имеет ограничения. При переезде в новый офис все устанавливать и настраивать придется с нуля. Старые номера тоже, скорее всего, продадут.

Чем хороша облачная АТС: полная свобода и легкость эксплуатации

Мы много сказали выше о преимуществах облачной АТС. Если обобщать, то ее легко установить и внедрить, легко настраивать под себя. Любой может пользоваться интернет-телефонией без какого-то долгого обучения. Больше возможностей совершать звонки удаленно и с любых устройств. 

Подключается все за один день и гораздо дешевле, чем аналоговая АТС. Есть множество возможностей для интеграции с другими сервисами, оптимизации и автоматизации бизнес-процессов. 

Чем плоха облачная АТС: не совсем подходит для крупного предприятия   

Не в любой компании можно использовать облачные решения, в том числе, и АТС. Крупный бизнес со стабильным адресом офиса и бюджетами на поддержание инфраструктуры выбирает «физическую» телефонию. Это, так сказать, фундаментальнее.    

Заключение

Выбор за вами. Если вы маленький и гордый стартап — выбирайте облачную АТС, арендуйте «красивые» номера, интегрируйте в будущем АТС в CRM систему. Если вы — компания-гигант с физическими офисом, у вас есть деньги на мощное оборудование и отдельное помещение под инфраструктуру АТС — выбирайте аналоговый вариант. 

Узнать подробнее

Источник: https://blog.calltouch.ru/virtualnaya-ats-chto-eto-kak-rabotaet-dlya-chego-nuzhna-biznesu/

Виртуальная АТС. Зачем она вашему бизнесу?

Роль виртуальных атс в современном бизнесе

Сегодняшнему бизнесу, какую сферу ни возьми, непросто обходиться без инновационных средств связи, в том числе без виртуальной телефонии. И хотя всегда найдется тот, кто сочтет нецелесообразным отказываться от проводных телефонов, все больше компаний без сожалений переводят свое деловое общение в облачное пространство.

“Здравствуйте! Вы позвонили в компанию…” Мы угадали ваш ход мыслей? Действительно у многих виртуальная телефония ассоциируется прежде всего с бархатными ыми приветствиями, ым меню и переадресацией, что сегодня отличает бизнес с огромными списками физлиц в качестве клиентов и, соответственно, продвинутым клиентским сервисом.

Таким организациям без Виртуальной АТС будет так же туго, как и без CRM-системы. Но не только им это нужно, и автоответчик – не единственное преимущество Виртуальной АТС. Облачная телефония может пригодиться и в b2b-секторе, и начинающему предпринимателю, у которого нет не то что колл-центра, но даже своего офиса.

И не только общение с клиентами IP-телефония делает удобнее, но и общение сотрудников между собой.

Что такое Виртуальная АТС?

Виртуальная АТС (она же облачная АТС, она же ВАТС) – основной продукт бренда UIS (поэтому мы пишем его название с прописной буквы).

Это услуга, позволяющая обеспечить сотрудников возможностью разговаривать по телефону через интернет.

Кто пользуется данным продуктом, тот получает офис, не привязанный к конкретному географическому адресу, перемещающийся следом за владельцем многоканального номера в любую точку планеты.

ВАТС успешно заменяет стандартную офисную АТС. Ее установка не требует ни технического оборудования, ни выделения отдельного сервера.

В функционал данной услуги для бизнеса входят ые приветствия, переадресация звонков, ое меню, запись разговоров, создание групп контактов и сотрудников, очередь звонков, статистика и отчеты, метки звонков, речевая аналитика, оценка сотрудников и многие другие.

Пользователь Виртуальной АТС получает телефонный номер, мало отличающийся от привычных городских и сотовых номеров. При желании можно сохранить свой номер.

Вы спросите, какого рода бизнес больше всех нуждается в Виртуальной АТС? Список довольно обширен: службы поддержки или доставки товаров, логистические компании, банковские организации, офисы по кредитованию и предоставлению займов, консалтинговые компании, рекламные агентства, медицинские учреждения и другие. Словом, все, кто столкнулся с необходимостью оперативной телефонизации офиса и снижения расходов на связь. Среди клиентов UIS, успешно использующих облачную телефонию, немало интернет-магазинов.

Как работает Виртуальная АТС?

Если вы не любите технические разъяснения, пропустите нижеследующий абзац. :-)

Виртуальная АТС передает данные с помощью протоколов VoIP и SIP. Инфраструктура и программное обеспечение, необходимые для совершения звонков, принадлежат к сети провайдера, а облачная телефония требует только выхода в интернет.

Центральный узел такой системы передачи данных – шлюзы, подключенные одновременно к интернету и телефонным линиям. Информация в виде сложного шифра направляется по каналам связи, оснащенные кодировщиком шлюзы шифруют информацию на входе и дешифруют на выходе.

Входящие звонки, поступающие на платформу Виртуальной АТС, обрабатываются, передаются на многоканальный номер, а затем, благодаря сценарию ого меню, производится переадресация в нужный отдел или на нужного сотрудника.

Техническая база облачной АТС основана на дублировании всех элементов инфраструктуры, это гарантирует бесперебойную работу и сохранение данных, в том числе и записей звонков.

Использовать наш продукт в офисе можно даже без телефонов – достаточно подключенного к интернету компьютера или ноутбука. Подключить и настроить Виртуальную АТС можно полностью удаленно.

Процедура настройки не требует присутствия штатного технического специалиста. Просто ознакомьтесь с инструкциями на нашем сайте, можно также обратиться в поддержку UIS – ребята все сделают.

Обратите внимание, наша техподдержка работает двадцать четыре часа в сутки – смело обращайтесь, мы оперативно решим любую проблему.

Офисная или облачная?

Несмотря на скептическое отношение некоторых людей, Виртуальная АТС действительно намного удобнее, чем стандартная офисная АТС. Как мы уже сказали выше, установка первой не требует специальной техники и отдельного сервера, кроме того, сохраняется возможность настроить телефонию под нужды своего бизнеса.

Чем ВАТС лучше “железа”? Наверное, использование многоканальных номеров и интеллектуальная переадресация звонков – это аргумент номер один. Также можно сделать акцент на гибкой аналитике, возможности записи и хранения информации на надежном внешнем сервере. И, конечно, нельзя забывать про высокое качество телефонии, немыслимое в том случае, если у вас сотовая или аналоговая связь.

Кажется, мы о чем-то забыли… Точно, о деньгах. Для работы облачной АТС не нужно прокладывать сеть дорогостоящих кабелей и подключать специальную технику. Достаточно, чтобы ваши устройства могли передавать данные по VoIP-протоколам. Если ваш компьютер не совсем доисторический, полагаем, он с этим справится.

Настроить облачную АТС можно всего за несколько часов, для этого достаточно базовых ресурсов компании (интернет, мобильные телефоны). Классическую же станцию без кабеля и железа представить сложно. Значит, и денег она съест больше (спасибо, Капитан Очевидность).

Также нельзя забывать, что даже самое качественное железо быстро устаревает/ломается, придется чинить старое или покупать новое. Опять расходы. И еще кое на кого придется регулярно тратиться – на IT-специалиста, штатного или аутсорсера.

Для того, чтобы классическая машина исправно работала, без приставленного к ней человека не обойтись. Работа облачной АТС, в свою очередь, бесплатно поддерживается компанией-провайдером.

Подключиться к ВАТС можно всего за несколько часов, все настройки производятся прямо в Личном кабинете. Всякий же, кто использовал аналоговую телефонию, хорошо знает, сколько с ней нужно возиться.

Сеть облачной АТС легче поддается масштабированию, поскольку не связана с географическим положением номерами и железом.

Для виртуальной телефонии нет принципиальной разницы между установкой еще одного телефона в офисе и подключения еще одного офиса в другом городе. Дополнительные номера можно подключить за несколько минут.

Также Виртуальная АТС позволяет выходить на связь не только в офисе: любой звонок может быть перенаправлен на мобильный или домашний номер нужного сотрудника.

И еще немного о деньгах. Звонки внутри компании бесплатные. Экономия на международной и междугородней связи составляет до 70-80%.

Преимущества и возможности ВАТС

Ниже приводим список очевидных преимуществ нашего сервиса:

  • доступность линии для приема и совершения звонков;
  • возможность бесплатного подключения неограниченного количества внутренних номеров;
  • возможность использовать подключение как по обычной телефонной сети, так и на базе IP-сети;
  • стабильная связь с высоким качеством, без обрывов соединения, шумов, помех и других дефектов;
  • расширенные функциональные возможности виртуальной IP-АТС, особенно при использовании интеграции виртуальной телефонии с CRM и ERP;
  • отсутствие привязки к расположению офиса;
  • возможность подключить динамический коллтрекинг для отслеживания эффективности рекламы.

Подключившись к Виртуальной АТС UIS, вы получите в одном комплекте с ней набор решений, крайне полезных в повседневной деловой рутине. Вот лишь некоторые из них:

  • FMC (Fixed Mobile Convergence). Мобильный телефон сотрудника становится полноценным офисным телефоном.
  • Внутренние номера. Каждому сотруднику и группам сотрудников присваивается короткий номер.
  • Запись телефонных разговоров. Виртуальная АТС отслеживает любые проявления некорректного поведения.
  • Интерактивная обработка вызова. Интеграция ВАТС и любой IT-системы.
  • Статистика и отчеты. Исчерпывающая информация по всем звонкам в удобном представлении.
  • Очередь звонков. Очередной входящий вызов ставится в очередь. Оттуда он моментально переведется на первого освободившегося специалиста.
  • Автоперезвон. Свободный сотрудник автоматически выходит на связь с автором пропущенного звонка.
  • Метки звонков. Каждому звонку присваивается специальная метка, это помогает сделать выводы о качестве привлекаемых вызовов, правильности настроек по их обработке и эффективности работы сотрудников.

Еще мы можем предложить готовые интеграции с CRM-системами, в том числе с retailCRM, amoCRM, Битрикс24, Мегаплан, Бурмистр.Квартира.Ру, 1С-Рарус. Пользоваться телефонией UIS можно в интерфейсе данных систем. Также благодаря мощному API мы можем интегрироваться и с другими CRM-системами, в том числе самописными.

Наша телефония – крайне полезная штука для самых разных видов бизнеса. От идейных противников облачной АТС можно услышать такой аргумент: пока телефония работает, не надо обращать на нее внимания.

Работает – и ладно.

Они не могут представить, до какой степени можно снизить нагрузку на сотрудников, повысить скорость и качество обслуживания, всего лишь поменяв один способ связи на другой без больших затрат.

Хотите узнать больше или оставить заявку? Переходите на наш сайт.

Источник: https://zen.yandex.ru/media/id/5d4a870ef2df2500ae39c4ad/virtualnaia-ats-zachem-ona-vashemu-biznesu-5de12bc25d636200b075a996

О бухгалтерии
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: