Разбираем ошибки при расчете отпускных

Содержание
  1. 5 распространённых ошибок при расчёте отпускных
  2. Ошибка#1:Неверное определение расчётного периода
  3. Как избежать ошибки?
  4. Ошибка#2:Расчётный период в организации – менее 12 месяцев, и это «ухудшает положение работников»
  5. Ошибка#3:Неверное включение в расчёт выплат, произведённых в расчётном периоде.
  6. Ошибка#4:Включение в расчёт отпускных всех премий, которые были начислены сотруднику в расчётном периоде
  7. Ошибка#5:Неправильное применение коэффициента повышения
  8. А что делать, если ошибка уже допущена?
  9. Топ-5 ошибок при начислении отпускных – Дело
  10. Куда заглянуть, чтобы знать о своих законных правах?
  11. Когда можно проситься в отпуск?
  12. Как предоставляется отпуск?
  13. Какое время не идет в учет расчетного периода?
  14. Правила расчетов
  15. Право на дополнительные дни отпуска
  16. Какие данные нужны, чтобы рассчитать длительность отпуска?
  17. Ведение учета денежного резерва по отпускам
  18. Возможные ошибки при начислении
  19. Обобщим
  20. Расчет отпускных в 2019 году: 5 ошибок, которые следует избегать
  21. Ошибка 1. Неправильно определен расчетный период для отпускных
  22. Как избежать 5 ошибок при расчете отпускных?
  23. Ошибка №1 Расчетный период определен неправильно
  24. Ошибка № 2 Расчетный период составляет менее 12 месяцев, что ухудшает положение сотрудников
  25. Ошибка № 3 Неправильно включены выплаты в расчет отпускных
  26. Ошибка №4 В калькуляцию отпускных включены абсолютно все премии
  27. Ошибка №5 Повышающий коэффициент применен не правильно
  28. Порядок исправления выявленных ошибок
  29. Расчет отпускных в 2020 году: что входит и не входит в расчет
  30. Ошибка № 1. Неправильно определен расчетный период для отпускных
  31. Как избежать ошибки № 1:
  32. Ошибка № 2. В организации принят расчетный период менее 12 месяцев, что ухудшает положение работников
  33. Как избежать ошибки № 2:
  34. Ошибка № 3. В расчет отпускных неправильно включены выплаты, произведенные в расчетном периоде
  35. Как избежать ошибки № 3:
  36. Ошибка № 4. В расчет отпускных включены все без исключения премии, начисленные работнику в расчетном периоде
  37. Как избежать ошибки № 4:
  38. Ошибка № 5. Неверно применили коэффициент повышения при расчете отпускных
  39. Как исправить ошибки при расчете отпускных
  40. Штраф 100 тысяч при начислении отпускных
  41. Правильный период для расчета отпускных — залог успеха
  42. Какие суммы включить в расчет отпускных?
  43. Отпускные не могут быть меньше МРОТ
  44. Штрафы за неправильно посчитанные отпускные
  45. Ошибка в отпускных: как исправить?
  46. Основные ошибки при начислении отпускных
  47. Как исправляется ошибка в отпускных
  48. Какой датой исправляется ошибка в расчете отпускных
  49. Отпускные были выплачены в большем объеме
  50. Пример
  51. Отпускных было начислено меньше, чем нужно

5 распространённых ошибок при расчёте отпускных

Разбираем ошибки при расчете отпускных

Неверный расчёт отпускных влечёт за собой неприятности для работодателя. Причём ответственность наступит и в случае, если сотруднику недоплатили, и в случае, если заплатили больше, чем нужно.

Поговорим о распространённых ошибках при расчёте отпускных и о том, как их избежать.

Для этого следует, в первую очередь, внимательно изучить порядок расчёта отпускных, который оговорен в Постановлении Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 (далее – Положение № 922).

Ошибка #1: Неверное определение расчётного периода

Эта ошибка почти всегда связана с неверным прочтением пункта 5 Положения № 922. В нём обозначено время, которое нужно исключить из расчёта.

Определяя средний заработок, из расчётного периода следует исключить время и суммы, начисленные за это время, если:

• за сотрудником сохранялся средний заработок в соответствии с законодательством РФ;

Исключение: перерывы для кормления ребенка. Их исключать нельзя.

• сотруднику выплачивалось пособие по временной нетрудоспособности либо пособие по беременности и родам;

• сотрудник не работал из-за простоя по вине работодателя либо по причинам, не зависящим от работодателя и сотрудника;

Обратите внимание: время простоя, который произошёл по вине самого сотрудника, исключать нельзя!

• сотрудник не имел возможности продолжать работу из-за забастовки, в которой сам он не участвовал;

Время, когда сотрудник участвовал в забастовке, исключать нельзя!

• сотрудник получал дополнительные оплачиваемые выходные для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;

• сотрудник освобождался от выполнения работы в иных случаях с полным либо частичным сохранением заработной платы или же без оплаты в соответствии с законодательством РФ.

В случае, если на момент расчёта отпускных в расчётном периоде есть случаи неявки сотрудника на работу по невыясненным причинам, исключать это время тоже нельзя. То же самое с прогулами. Это соответствует нормам п. 5 Положения № 922.

Как избежать ошибки?

Не исключать из расчётного периода:

• перерывы для кормления ребенка;

• время простоя по вине сотрудника;

• время, когда сотрудник принимал участие в забастовке;

• неявки по невыясненным причинам;

• прогулы.

Ошибка #2: Расчётный период в организации – менее 12 месяцев, и это «ухудшает положение работников»

Средний заработок сотрудника рассчитывается вне зависимости от режима его работы исходя из фактически начисленной ему заработной платы и фактически отработанного им времени за 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, в течение которого за сотрудником сохраняется средняя заработная плата (п. 4 Положения № 922).

В соответствии со статьёй 139 ТК РФ, в коллективном договоре, локальном нормативном акте могут быть установлены и другие расчётные периоды, но только в случае, «если это не ухудшает положение работников». Речь здесь идёт о размере отпускных.

Ошибка #3: Неверное включение в расчёт выплат, произведённых в расчётном периоде.

При расчёте среднего заработка сотрудника следует учитывать все виды выплат, которые предусмотрены системой оплаты труда и применяются у конкретного работодателя – вне зависимости от источников этих выплат (п. 2 Положения № 922). Ключевое тут: «предусмотренные системой оплаты труда».

Две самые распространённые ошибки:

  • Включение в расчёт выплат, произведённых не за труд и не относящихся к заработной плате. Возникает закономерный вопрос: а что же считается зарплатой?

«Зарплата – это вознаграждение за труд в зависимости от квалификации работника, сложности, количества, качества и условий выполняемой работы, а также компенсационные выплаты (доплаты и надбавки компенсационного характера, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, работу в особых климатических условиях и на территориях, подвергшихся радиоактивному загрязнению, и иные выплаты компенсационного характера) и стимулирующие выплаты (доплаты и надбавки стимулирующего характера, премии и иные поощрительные выплаты)».
Статья 129 ТК РФ

2. Включение в расчёт выплат, не предусмотренных локальными нормативными актами организации.

Ошибка #4: Включение в расчёт отпускных всех премий, которые были начислены сотруднику в расчётном периоде

Сюда относится, например, включение в расчёт отпускных:

• премий, не предусмотренных локальными нормативными актами;

• премий, выплаченных сотруднику не за труд (к примеру, на юбилей или в честь профессионального праздника);

• годовых премий за год, не предшествующий расчёту отпускных;

Пример: сотрудник ушёл в отпуск в марте 2017 года. В расчётном периоде начислено две годовые премии: в марте 2016 года за 2015 год и в январе 2017 года за 2016 год. Премия за 2015 год получилась больше, чем премия за 2016, и бухгалтер включил в расчёт среднего заработка премию за 2015 год, т.к. она больше.Это неверно. В соответствии с пунктом 15 Положения № 922, вознаграждение по итогам работы за год, единовременное вознаграждение за выслугу лет (стаж работы), иные вознаграждения по итогам работы за год, начисленные за предшествующий событию календарный год, — включаются вне зависимости от времени начисления вознаграждения.

• всех без исключения (ежемесячных, ежеквартальных и полугодовых) премий, которые были начислены в расчётном периоде.

Пример с ежеквартальной премией:в расчётном периоде, который составляет 12 месяцев, за один и тот же показатель сотрудник получил пять ежеквартальных премий. Все эти премии бухгалтер включил в расчёт, объясняя это тем, что все пять премий были начислены сотруднику в расчётном периоде.Это неверно. В соответствии с пунктом 15 Положения № 922, включить в расчёт можно не более четырёх ежеквартальных премий за один и тот же показатель. То же самое и с ежемесячными, и с полугодовыми премиями.

Ошибка #5: Неправильное применение коэффициента повышения

Пример: средний заработок при расчёте отпускных сотрудника бухгалтер рассчитывает с учётом коэффициента повышения, хотя повышение оклада коснулось только этого конкретного сотрудника.

В соответствии с пунктом 16 Положения № 922, коэффициент повышения можно применять только в тех случаях, когда оклады были повышены сразу всей организации, всему филиалу или всему структурному подразделению.

А что делать, если ошибка уже допущена?

При обнаружении ошибки нужно, в первую очередь, разобраться – отпускные были занижены или, напротив, завышены?

В первом случае следует просто произвести доначисление и доплатить сотруднику.

А вот во втором случае с удержанием излишних отпускных из зарплаты сотрудника могут возникнуть проблемы. Просто так произвести удержание нельзя, т.к. ошибка допущена вследствие неправильного применения норм законодательства. Удержать излишек в таком случае можно только с согласия работника.

Соответственно, можно попросить работника написать заявление об удержании этой суммы. Если он согласится это сделать, то удержать излишне выплаченные отпускные можно будет в полном объёме. Это будет рассматриваться как удержание по инициативе работника, и тут нет каких-либо ограничений.

Но если сотрудник откажется написать заявление, то вернуть излишние отпускные можно будет только через суд.

Источник: https://zen.yandex.ru/media/gk_astral/5-rasprostranennyh-oshibok-pri-raschete-otpusknyh-5c6ea37ee9ad0800b479d903

Топ-5 ошибок при начислении отпускных – Дело

Разбираем ошибки при расчете отпускных

Отпуск – долгожданное время для тех, кто трудоустроен официально. Предоставление отпуска и некоторые нюансы начисления регулируется Трудовым кодексом РФ. Как правильно исчисляется количество дней, когда можно отдыхать со «спокойной душой» волнует многих. Ведь это позволяет не только распланировать ожидаемый отдых, но и понять, на какую денежную сумму можно рассчитывать в будущем.

Куда заглянуть, чтобы знать о своих законных правах?

Несомненно, главнейшим источником информации в вопросах, что касаются трудоустройства, служит ТК РФ.

Если заглянуть в главу 12 Кодекса, то многое в требованиях относительно расчета и оплаты ежегодного отпуска становится понятным.

А вот особенности начисления отпусков и количество дней некоторых видов занятости (например, учителей или военных) содержатся в тексте специальных ФЗ, что регулируют тонкости трудовых правоотношений данных профессий.

Когда можно проситься в отпуск?

Отпускные – это дни, которые подлежат оплате работодателем, но работник имеет законное право не выполнять должностные обязанности. Иными словами, раз в год (или по выбору, развив этот период на несколько раз) работник имеет полное право отправиться в оплачиваемые «каникулы».

Но для предоставления такой возможности, в рамках трудового законодательства, должны соблюдаться такие условия:

  • при трудоустройстве на новом рабочем месте, отработав не меньше 6 месяцев;
  • в дальнейшие годы – в любое время, вписывающее в график отпусков на предприятии;
  • если руководство согласиться, то в 1 года трудоустройства, без достижения стажа 6 месяцев.

Некоторые работники имеют право на отпуск, не отработав положенных 6–ти месяцев:

  • лица, не достигшие 18-летнего возраста;
  • женщины до или после нахождения в отпуске в связи с беременностью или родами.

Как предоставляется отпуск?

Отпустить работника в заслуженный отпуск подразумевает выполнение ряда пошаговых действий. Этот порядок включает в себя такие моменты:

  1. на будущий год предприятием обязательно составляется график отпусков (в порядке ст. 123 ТК РФ);
  2. при желании уйти в отпуск трудящийся пишет заявление, где излагает свое желание;
  3. руководство на основе письменного требования сотрудника выдает приказ;
  4. бухгалтерский отдел рассчитывает отпускные, что подлежат оплате;
  5. деньги работник получает не позже, чем за 3 дня до начала отпуска (согласно требованиям статьи 136 ТК РФ).

Как видим, процедура весьма простая, если не усложняется какими-то отдельными нюансами. А за нарушение предписаний Трудового кодекса работник имеет право притянуть работодателя к ответственности за нарушение его законных прав. К тому же, бухгалтерия должна учесть сумму оценочных обязательств на будущий год, которая уйдет на оплату отпусков сотрудников предприятия.

Некоторые интересуются, может ли отпуск начинаться праздничным днем. Это вполне возможно, так как Трудовой кодекс прямо не запрещает подобный вариант.

Какое время не идет в учет расчетного периода?

Сотруднику и бухгалтеру нужно знать, что есть временные промежутки, которые остаются вне расчетного периода. К тому же, выплата зарплаты в это время не является основанием для добавления этих дней в расчетный период. В учет не идут дни, когда велись:

  • забастовки недовольных работников;
  • оплата за командировочные дни;
  • начисление и выплата пособия в связи с нетрудоспособностью;
  • начисление и выплата пособия в связи с беременностью и родами;
  • простои.

Правила расчетов

На первый взгляд порядок расчета отпускных дней имеет ясный и простой алгоритм. Однако при реализации процедуры можно наткнуться на подводные камни. Чтобы рассчитать количество отпускных дней существуют определенные правила расчета отпускных. Итак, следует учитывать такие аспекты:

  • общая длительность отпуска – не меньше 28 календарных дней (что указано в ТК РФ);
  • при прекращении трудовых отношений количество неиспользованных дней в качестве отпуска оплачивается работодателем/

Какой временной период берут за основу расчета отпускных дней? Как правило, календарный год, то есть последние 12 месяцев до выхода в отпуск, что подлежит оплате. Рассчитать дни (их количество) своего будущего отпуска можно в интернете, используя калькулятор расчета отпускных.

Некоторые категории работников имеют право на более продолжительный отпуск, чем 28 дней. Например, педагоги могут отдыхать и 56 дней в году, что, во многом, объясняется спецификой занятости.

Когда исчисляется отпускной период, берутся во внимание такие факторы:

  • общая длительность занятости у данного работодателя;
  • какой была сумма премий и денежных поощрений за расчетный период;
  • была ли оплата в это время в связи с нетрудоспособностью.

Следует отметить, что среднедневной заработок не влияет на количество отпускных дней, а только на сумму, что исчисляется для оплаты работодателем.

Право на дополнительные дни отпуска

Законами и подзаконными актами предусматривается, что людям, занятым на специфической работе, полагается предоставление дополнительное количество отпускных дней. Условно это работники двух категорий:

  • люди, работающие по ненормированному графику;
  • люди, работающие в тяжелых или вредных для здоровья условиях.

К ним относятся космонавты, военные, госслужащие, педагоги, работники тяжелых промышленностей, некоторые категории медработников и другие категории профессий, что указаны в законах и постановлениях. Трудящиеся в неурочное время или в трудных условиях могут рассчитывать на увеличение отпуска минимум как на 3 дня.

Какие данные нужны, чтобы рассчитать длительность отпуска?

Когда насчитывают отпускные, то используют такие сведения:

  • З/П – начисленная оплата труда за весь расчетный период (12 мес.);
  • 12 месяцев – количество месяцев оптимального расчетного периода;
  • 29, 4 – среднее количества дней в месяце.

Наиболее простой и популярный путь, рассчитать отпускные – использовать простую формулу среднего дневного заработка: СДЗ= ЗП/ (12 месяцев * 29, 4)

Следует учесть, что к оплате не подлежат праздничные дни, если такие попали в количество дней отпуска. Проведение расчета отпускных, если работник в течение расчетного периода болел или не в полной мере отработал расчетный период, имеет свои особенности. Так, сотрудник, получивший пособие при временной нетрудоспособности получит отпускных меньше, чем сотрудник, отработавший все время.

Ведение учета денежного резерва по отпускам

Завершение года – это не только время, когда кадровая служба занимается составлением графика отпусков для сотрудников предприятия. В данный период бухгалтерия проводит учет оценочных обязательств или резерва.

В бухгалтерском учете есть устоявшееся понятие оценочных обязательств. Это такой вид обязательств, которые характеризуются неопределенной величиной (суммой) и сроком выполнения.

Появление у предприятия оценочных обязательств может быть связано с принятием закона или подзаконных актов. Так, соблюдение предписаний ст.ст.

114 и 122 Трудового кодекса РФ налагает на работодателя не только обязанность предоставления отпуска, но и оплатить эти дни с условием сохранения среднемесячную з/п.

Исходя из определения оценочных обязательств, это денежный резерв, который будет использован при процессе начисления и оплаты отпускных.

Возможные ошибки при начислении

В процессе начисления количества дней отпуска, а также денег, что подлежат оплате сотруднику, больше арифметических правил.

А математика, несмотря на то, что наука точная, при неумелом использовании, иногда выдает неправильные цифры. Когда рассчитываются дни отпуска сотрудников, или подводится итог оценочных обязательств, порой возникают ошибки.

А ошибки начисления, в частности, оценочных обязательств приводят к неправильной оплате отпуска.

Топ-5 ключевых ошибок, что допускаются, когда исчисляются отпускные:

  1. неверно учтен расчетный период (неправомерно исключаются дни по причинам, указанным в п 5. Положения № 922);
  2. расчетный период охватывает не все 12 месяцев (бывает, что в локальных актах предприятия установлен иное количество оценочных месяцев);
  3. включения в расчет дополнительных выплат, что непосредственно не входят в размер з/п);
  4. включение в расчет всех премий за прошедший год (включаются только премирование за труд);
  5. неправильное применение коэффициента повышения (коэффициент используется только тогда, когда повышение з/п коснулось конкретного сотрудника).

Когда ошибка становится явной, то первое, что нужно выяснить: начисления и оплата произвелась выше или ниже необходимой суммы.

Когда отпускные подлежали оплате не полностью, то недостаток нужно доплатить. Сложнее, когда выплаты были произведены больше, чем это полагается. Просто так «вернуть» деньги нельзя, так как ошибка была допущена вследствие неправильного применения правовых норм.

Решить проблему можно двумя способами. Во-первых, объяснить ситуацию человеку и договориться об удержании суммы с работника. В случае согласия, пишется заявление об удержании неверно перечисленной суммы. Во-вторых, в противном случае, вернуть переплаченные средства можно через суд, что связано с финансовыми и временными затратами.

Оба варианта – достаточно неприятные процедуры, поэтому нужно внимательно проводить начисления, чтобы их избежать.

Обобщим

Как правильно рассчитывается отпускной период полезно, как работодателю, чтобы выполнить предписания ТК РФ, так и работнику, чтобы иметь возможность организовать отдых.

Говоря про отпускные дни нельзя не коснуться темы оценочных обязательств. Ведение их учета ложится на плечи специалистов бухгалтерского отдела.

Игнорирование оценочных обязательств, сознательное или по невнимательности, может привести к искажению данных бухгалтерской отчетности.

https://youtu.be/2EOLdMNg7UI

Источник:

Расчет отпускных в 2019 году: 5 ошибок, которые следует избегать

Ошибки при расчете отпускных приводят к тому, что сотрудник получит больше или меньше положенной суммы. Выплатили больше – завысили расходы на оплату труда, грозит ответственностью для компании. Выплатили меньше – обидели работника и нарушили его права. Разберем, как правильно рассчитывать отпускные.

Порядок расчета среднего заработка при определении отпускных регламентирует Постановление Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 (далее – Положение № 922). 

Внимательно применяйте правила этого документа, чтобы избежать ошибок.

Ошибка 1. Неправильно определен расчетный период для отпускных

Причина этой ошибки кроется в неверном прочтении пункта 5 Положения № 922. Здесь указано время, которое следует исключать из расчета. При исчислении среднего заработка из расчетного периода исключается время, а также начисленные за это время суммы, если:

  • за работником сохранялся средний заработок в соответствии с законодательством Российской Федерации, за исключением перерывов для кормления ребенка. Нельзя исключать перерывы для кормления ребенка! 
  • работник получал пособие по временной нетрудоспособности или пособие по беременности и родам;
  • работник не работал в связи с простоем по вине работодателя или по причинам, не зависящим от работодателя и работника. Нельзя исключать время простоя, произошедшего по вине работника!
  • работник не участвовал в забастовке, но в связи с этой забастовкой не имел возможности выполнять свою работу. Нельзя исключать время, когда работник участвовал в забастовке!
  • работнику предоставлялись дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;
  • работник в других случаях освобождался от работы с полным или частичным сохранением заработной платы или без оплаты в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Источник: https://okarb.ru/kadrovyj-uchet/top-5-oshibok-pri-nachislenii-otpusknyh.html

Как избежать 5 ошибок при расчете отпускных?

Разбираем ошибки при расчете отпускных

Неправильно рассчитанные отпускные могут повлечь определенные последствия. Рассмотрим основные 5 ошибок которые могут возникать.

Ведь если работнику недосчитали отпускных, с одной стороны его обидели, а с другой в соответствии с ТК РФ ухудшать положение работника не допустимо.

Однако, если ему выплатили большую сумму, это тоже не правильно, ведь это означает завышение расходов по оплате труда.

Ошибка №1 Расчетный период определен неправильно

Данная ошибка может возникать в результате неверного толкования 5-го пункта Положения о расчете среднего заработка, утвержденного по Постановлению Правительства РФ №922 от 24.12.2007 (далее по тексту Положение №922). В нем указано какой период необходимо исключать из расчетного периода, а также начисленные за него суммы.

Во избежания данной ошибки из расчетного периода не исключаются:

  • Время простоя, возникшие по вине работника.
  • Время участия сотрудника в забастовке.
  • Неявки и прогулы по невыясненным обстоятельства на момент калькуляции.
  • Перерывы в работе связанные с кормлением ребенка.

Если присутствуют неявки или прогулы в расчетном периоде, по которым причины на текущий момент не были выяснены, то их исключать из расчетного периода не правомерно, в соответствии с Положением №922, п.5. Связано, с тем, что работник может предоставить документы, подтверждающие законность его отсутствия на рабочем месте.

Ошибка № 2 Расчетный период составляет менее 12 месяцев, что ухудшает положение сотрудников

Расчет среднего заработка сотрудника производится по фактически отработанному им времени за прошедшие 12 месяце по предшествующему периоду, за который за ним сохранялась средняя заработная плата, а также из фактически начисленной зарплаты за этот период (В соответствии с Положением № 922, п.4).

В локальных нормативных актах или в коллективном трудовом договоре могут быть прописаны и иные периоды, используемые при расчете среднего заработка, если это не ухудшает положение работников (ТК РФ ст. 139). Ухудшение положения недопустимо!

Как не допустить данные ошибки при расчет отпускных? В том случае, если в локальных нормативных актах (договорах) предусмотрен иной период расчета, скажем 6 месяцев, то необходимо произвести 2 расчета:

  • Первый, исходя из периода установленного нормативными актами.
  • Второй – за предшествующие 12 месяцев.

Если вторые будут больше, то выплату необходимо производить исходя из калькуляции по второму варианту.

Ошибка № 3 Неправильно включены выплаты в расчет отпускных

При расчете среднего заработка необходимо учитывать все выплаты сотруднику, которые предусмотрены системой оплаты труда и применяемые работодателем вне зависимости от источников выплат (в соответствии с Положением №922, п.2).

Возможные ошибки:

  1. В расчет среднего заработка нужно включать выплаты, которые были произведены именно за труд работника. Для понимания, заработная плата складывается из следующих составляющих (ТК РФ, ст. 129):
    • Оплата за произведенный труд, зависящая от квалификации работника, количества, сложности и качества условий производимой работы.
    • Компенсации за тяжелые условия труда, особые территориальные (местность с радиоактивной зараженностью и т.д.)и климатические условия и иные выплаты.
    • Стимулирующие выплаты – сюда входят надбавки, доплаты, премии и другие выплаты поощрительного характера.
  2. В расчете отпускных участвуют выплаты не предусмотренные согласно локальных нормативных актов.

Как не допустить ошибку:

  • Включать в расчет среднего заработка только выплаты за труд при исчислении отпускных. Так, скажем поощрение в виде выплаты по случаю юбилея в 40 лет в калькуляции участвовать не будет.
  • Прописать в нормативных актах организации выплаты, которые участвуют в расчетах. Чаще такие сведения указываются в Положении организации об оплате труда.

Ошибка №4 В калькуляцию отпускных включены абсолютно все премии

Возможные ошибки – в калькуляции присутствуют следующие премии:

  • Которые не предусмотрены локально-нормативными актами организации.
  • Выплаченные не за выполнение труда. Например, на юбилей.
  • Премии за год, которые не предшествовал расчету отпускных. Для примера, сотрудник отправляется на отдых в апреле 2015г., в расчетный период входят 2 премии, одна выплачена в апреле 2014 по итогам 2013 года, а вторая в марте 2015, по итогам 2014 года. Была включена в калькуляцию премия за 2013 год, т.к. она оказалась больше, нежели за 2014, что является ошибкой. В соответствии с Положением 922, п.15, необходимо было включить сумму за 2014 год.
  • Излишнее включение премий за прошедшие периоды (по итогам месяца, квартала, полугодия и года). В качестве примера: за последние 12 месяцев сотруднику было выплачено 5 квартальных премий, который были включены в расчет отпускных, что недопустимо. Согласно Положения №922, п.15, в расчетном периоде в 12 месяцев нельзя включить больше чем:
    • 12 ежемесячных.
    • 4х квартальных премий.
    • 2х полугодовых.
    • 1 годовой.

Как избежать ошибок – для этого необходимо в расчет включать следующие премии:

  • Предусмотренные нормативными актами.
  • Выплаченные только за труд.
  • Премию по году только за прошедший год, вне зависимости от того, когда она была начислена.
  • Согласно Положения №922, п.15, в расчетном периоде в 12 месяцев нельзя включить за один и тот же показатель больше чем:
    • 12 ежемесячных.
    • 4х квартальных премий.
    • 2х полугодовых.
    • 1 годовой.

Ошибка №5 Повышающий коэффициент применен не правильно

Возможная ошибка:

Повышение заработной платы коснулось одного работника, по нему и был применен повышающий коэффициент при расчете среднего заработка.

Разъяснение

В соответствии с Положением №922, п.16 применение повышающего коэффициента возможно в случае увеличения окладов сотрудником всей организации (структурному подразделению или по всему филиалу).

Порядок исправления выявленных ошибок

В случае выявления ошибок в расчетах отпускных сотрудникам необходимо прежде всего понять были ли они занижены или завышены.

В случае занижения, все просто – нужно просто их доначислить и доплатить соответствующему сотруднику.

Если было совершено завышение, то тут будет немного сложнее. Просто так удержать выплаченные суммы из заработной платы сотрудника нельзя, могут возникнуть проблемы.

Можно с ним договориться и удержать переплаты по инициативе работника, в этом случае все будет нормально. Для этого с него нужно взять соответствующее заявление.

А вот если он откажется это делать, то такое удержание можно произвести только в судебном порядке.

[us_separator size=”small” thick=”2″ color=”primary”]

Источник: https://infportal.ru/kadry/5-oshibok-pri-raschete-otpusknyh.html

Расчет отпускных в 2020 году: что входит и не входит в расчет

Разбираем ошибки при расчете отпускных

Ошибки при расчете отпускных приводят к тому, что работник получит больше или меньше нужной суммы. Выплатили больше — завысили расходы на оплату труда, грозит ответственностью для компании. Выплатили меньше — обидели работника и нарушили его права. Разберем 5 главных ошибок бухгалтера.

Порядок расчета среднего заработка при определении отпускных регламентирует Постановление Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 (далее — Положение № 922).

Расчет отпускных по шагам вы найдете в статье «Как правильно рассчитать отпускные в 2020 году. Примеры и калькулятор расчета». Далее — разбор ошибок.

Ошибка № 1. Неправильно определен расчетный период для отпускных

Причина этой ошибки кроется в том, что бухгалтер неверно трактует норму пункта 5 Положения № 922. Здесь указано время, которое надо исключать из расчета.

При исчислении среднего заработка из расчетного периода исключается время, а также начисленные за это время суммы, если:

  • за работником сохранялся средний заработок в соответствии с законодательством Российской Федерации, за исключением перерывов для кормления ребенка. Нельзя исключать перерывы для кормления ребенка! 
  • работник получал пособие по временной нетрудоспособности или пособие по беременности и родам;
  • работник не работал в связи с простоем по вине работодателя или по причинам, не зависящим от работодателя и работника. Нельзя исключать время простоя, произошедшего по вине работника!
  • работник не участвовал в забастовке, но в связи с этой забастовкой не имел возможности выполнять свою работу. Нельзя исключать время, когда работник участвовал в забастовке!
  • работнику предоставлялись дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;
  • работник в других случаях освобождался от работы с полным или частичным сохранением заработной платы или без оплаты в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Если на момент расчета отпускных в расчетном периоде есть неявки работника на работу, причины которых не выяснены, исключать это время также неправомерно. Аналогично и с прогулами. Это полностью соответствует нормам п. 5 Положения № 922.

Как избежать ошибки № 1:

Нельзя исключать из расчетного периода:

  • перерывы для кормления ребенка;
  • время простоя по вине работника;
  • время, когда работник участвовал в забастовке;
  • неявки по невыясненным причинам;
  • прогулы.

Ошибка № 2. В организации принят расчетный период менее 12 месяцев, что ухудшает положение работников

Средний заработок работника независимо от режима его работы расчитывают исходя из фактически начисленной ему заработной платы и фактически отработанного им времени за 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, в течение которого за работником сохраняется средняя заработная плата (п. 4 Положения № 922). 

В коллективном договоре, локальном нормативном акте могут быть предусмотрены и иные периоды для расчета средней заработной платы, если это не ухудшает положение работников (ст. 139 ТК РФ). Обратите внимание, ключевые слова «если это не ухудшает положение работников».

Как избежать ошибки № 2:

Допустим, в организации локальными нормативными актами предусмотрен иной расчетный период, например 4 месяца. Прежде чем выплатить отпускные работнику, бухгалтер должен рассчитать отпускные два раза:

  • из 12 предшествующих месяца;
  • из периода, который установлен локальными нормативными актами.

Если отпускные, рассчитанные из 12 предшествующих месяцев, окажутся больше, то выплатить следует их.

Ошибка № 3. В расчет отпускных неправильно включены выплаты, произведенные в расчетном периоде

Для расчета среднего заработка учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые у соответствующего работодателя, независимо от источников этих выплат (п. 2 Положения № 922). Ключевые слова: «предусмотренные системой оплаты труда».

Распространенные ошибки:

  1. В расчет среднего заработка включены выплаты, которые произведены не за труд. Нельзя включать в расчет выплаты, которые не относятся к зарплате. Напомним, что такое зарплата. Зарплата — это вознаграждение за труд в зависимости от квалификации работника, сложности, количества, качества и условий выполняемой работы, а также компенсационные выплаты (доплаты и надбавки компенсационного характера, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, работу в особых климатических условиях и на территориях, подвергшихся радиоактивному загрязнению, и иные выплаты компенсационного характера) и стимулирующие выплаты (доплаты и надбавки стимулирующего характера, премии и иные поощрительные выплаты) (ст. 129 ТК РФ).
  2. В расчет отпускных включены выплаты, которые не предусмотрены локальными нормативными актами компании.

Как избежать ошибки № 3:

Расчет отпускных в 2020 году

Вебинар в Контур.Школе. Разбор практических ситуаций. Ответы на вопросы, тест.

Подробнее

  • не включайте в расчет среднего заработка при исчислении отпускных выплаты, которые не являются заработной платой, а именно выплатой за труд. Например, поощрительная выплата к 50-летию работника не является зарплатой, ее нельзя включать в расчет отпускных — это законодательно не обосновано;
  • зафиксируйте в локальных нормативных актах компании выплаты, включаемые в расчет отпускных, например в Положении об оплате труда.

Ошибка № 4. В расчет отпускных включены все без исключения премии, начисленные работнику в расчетном периоде

Примеры ошибок. В расчет отпускных включены:

  1. Премии, которые не предусмотрены локальными нормативными актами.
  2. Премии, которые выплачены работнику не за труд: например, к юбилейной дате или к профессиональному празднику.
  3. Годовые премии за год, не предшествующий расчету отпускных.
    Пример неверного включения годовой премии: работник уходит в отпуск в марте 2020 года. В расчетном периоде начислено две годовые премии: в марте 2019 года за 2018 год и в январе 2020 года за 2019 год. Премия за 2018 год оказалась больше, чем премия за 2019 год. Бухгалтер включил в расчет среднего заработка премию за 2018 год, так как она больше. Это неправомерно. Согласно п. 15 Положения № 922, вознаграждение по итогам работы за год, единовременное вознаграждение за выслугу лет (стаж работы), иные вознаграждения по итогам работы за год, начисленные за предшествующий событию календарный год, включаются независимо от времени начисления вознаграждения.
  4. Все без исключения ежемесячные, ежеквартальные, полугодовые премии, начисленные в расчетном периоде.
    Пример неверного включения ежеквартальной премии: в расчетном периоде, составляющем 12 месяцев, за один и тот же показатель работнику начислено пять ежеквартальных премий. Все пять премий были включены в расчет. Бухгалтер так поступил, аргументируя это тем, что все эти премии начислены в расчетном периоде. Это неправомерно. Согласно п. 15 Положения № 922, включить можно не более 4 ежеквартальных премий за один и тот же показатель. Аналогично и с ежемесячными, и полугодовыми премиями.

Как избежать ошибки № 4:

В расчет среднего заработка при исчислении отпускных следует включать:

  • только премии, предусмотренные локальными нормативными актами;
  • только премии за труд;
  • не более 12 ежемесячных, 4 ежеквартальных, 2 полугодовых премий, начисленных в расчетном периоде, за один и тот же показатель;
  • годовую премию только за предшествующий событию календарный год, независимо от времени начисления.

Ошибка № 5. Неверно применили коэффициент повышения при расчете отпускных

Пример ошибки: средний заработок при расчете отпускных работника рассчитывается с учетом коэффициента повышения, хотя повышение оклада коснулось только этого работника.

Согласно п. 16 Положения № 922, применять коэффициент повышения допустимо только в том случае, если оклады были повышены всей организации, всему филиалу или всему структурному подразделению.

Как исправить ошибки при расчете отпускных

Вы обнаружили ошибку при начислении отпускных. Что делать? Для начала разберитесь, отпускные завышены или, наоборот, занижены:

  1. Отпускные занижены — доначислите и доплатите работнику недостающую сумму.
  2. Отпускные завышены (бухгалтер неверно применил нормы законодательства) — в этом случае просто так удержать излишне выплаченные работнику отпускные нельзя, так как ошибка произошла из-за неправильного применения норм законодательства. Работник должен дать свое согласие.

Онлайн-курсы для бухгалтеров

Повышение квалификации. Профпереподготовка. Документы установленного образца в Контур.Школе

Расписание курсов

Можно обратиться к работнику с просьбой, чтобы он написал заявление об удержании данной суммы. Если работник согласится, то удержать излишне выплаченную сумму можно в полном объеме. Это удержание уже будет рассматриваться как удержание по инициативе работника, а ограничений здесь нет.

Но если работник откажется, то вернуть излишне выплаченные отпускные получится только через суд.

Источник: https://School.Kontur.ru/publications/399

Штраф 100 тысяч при начислении отпускных

Разбираем ошибки при расчете отпускных

Ошибки — это всегда неприятно, а такие, которые могут повлечь за собой крупный штраф на бухгалтера или организацию, вдвойне.

В некоторых случаях нельзя ошибаться в принципе, как, в частности, с расчетом отпускных работникам: завысишь сумму — накажет ФНС за недоплату налогов, занизишь — получишь штраф от Роструда.

На что же обратить особое внимание при расчете отпускных, чтобы избежать стотысячных штрафов?

Начался сезон отпусков, и многие бухгалтеры заняты начислением и выплатой отпускных своим работникам.

Многие из них уже знают, что выплатить положенную работнику сумму лучше заранее, как минимум за 4 календарных дня до начала отпуска.

Но все ли знают, что даже небольшая ошибка в расчетах отпускных может привести к штрафу в 100 000 рублей от Роструда или не менее крупному штрафу от ФНС России? Рассмотрим все возможные ситуации с ошибками, чтобы их избежать.

Правильный период для расчета отпускных — залог успеха

Отпускные — это не зарплата. Но многие бухгалтеры забывают, что по нормам статьи 139 Трудового кодекса РФ отпуск следует оплачивать исходя из среднего заработка работника за последние 12 календарных месяцев.

Поэтому, если ваш сотрудник уходит отдыхать в июне 2018 года, то для того, чтобы правильно посчитать его отпускные, необходимо взять всю сумму его заработка за период с 1 июня 2017 года по 31 мая 2018 года. При этом, если работник новый и еще не успел отработать 12 месяцев, в расчет отпускных необходимо включить те месяцы, в которых он работал и получал зарплату.

И только если работник идет в отпуск сразу после трудоустройства (бывает и так), ему можно посчитать отпускные исходя из его оклада или тарифной ставки.

Какие суммы включить в расчет отпускных?

При расчете отпускных важно помнить, что в сумму, на основании которой высчитывается среднедневной заработок, необходимый для расчета отпускных, следует включить:

  • зарплату (оклад, тарифную ставку и т. д.);
  • все трудовые надбавки и доплаты (за классность, выслугу лет, совмещение профессий и т. п.);
  • компенсационные выплаты (доплаты за работу во вредных и тяжелых условиях труда, в ночное время, при многосменном режиме, в выходные и праздничные дни и сверхурочно);
  • премии и другие производственные вознаграждения.

Что не нужно учитывать при расчете отпускных:

  • выплаты социального характера (пособия, больничные и т.д);
  • выплаты, которые не относятся к оплате труда (материальная помощь, оплата стоимости питания, проезда или обучения);
  • командировочные;
  • отпускные (если отпуск разбит на части и сотрудник уже отдыхал в расчетный период).

Все суммы, входящие в расчет, суммируются, а затем делятся на количество календарных рабочих дней, расчитанных за весь период. Полученную сумму необходимо умножить на число дней отпуска.

Отпускные не могут быть меньше МРОТ

С 1 мая 2018 года федеральный МРОТ составляет 11 163 рубля. Кроме того, существуют региональные минимальные размеры оплаты труда (проверьте себя по таблице в статье).

Так вот, расчитанные отпускные за полный период отпуска (28 дней) не могут быть меньше установленного МРОТ. Если отпуск разделен на части, необходимо расчитать пропорционально дням.

Если полученный средний заработок оказался меньше МРОТ, то отпускные необходимо пересчитать исходя из «минималки». Иначе накажет ГИТ.

Штрафы за неправильно посчитанные отпускные

Ошибки в пользу работника не интересуют ГИТ и Роструд, зато очень заинтересуют ФНС России. Ведь начисленные и выплаченные отпускные уменьшают налоговую базу по прибыли и по УСН с базой обложения «доходы минус расходы».

За необоснованное занижение налоговой базы по статье 122 Налогового кодекса РФ налогоплательщика ожидает штраф в размере 20% от неуплаченной суммы налога. Ответственность в этом случае несет организация.

Но должностных лиц, в свою очередь, могут привлечь к административной ответственности.

Если же сумма выплаченных работнику отпускных оказалась ниже, чем надо, то штрафовать будет ГИТ за нарушение трудового законодательства.

Размер штрафа в этом случае составляет для организации до 50 000 рублей, а для должностных лиц до до 5000 рублей, согласно ч. 1 статьи 5.27 КоАП РФ.

Повторное нарушение может привести к дисквалификации на срок от одного года до трех лет, а также увеличению штрафа до 100 000 рублей. Так что дешевле все же правильно посчитать и своевременно выплатить отпускные.

Источник: https://ppt.ru/news/141897

Ошибка в отпускных: как исправить?

Разбираем ошибки при расчете отпускных

]]>]]>

Отпускные выплачиваются минимум за 3 дня до начала отдыха. Нередко выясняется, что сумма, выданная сотруднику, рассчитана неверно. Если бухгалтер обнаружит ошибку в отпускных, как исправить допущенную неточность? Расскажем об этом далее.

Основные ошибки при начислении отпускных

Начисление отпускных обычно отражается в унифицированной форме № Т-60 (утв. постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1). На первой странице формы отражаются кадровые данные (кто уходит в отпуск, на какой срок, за какой период предоставлен отдых и т.д.), на второй приводится сам расчет.

Условно ошибки в начислении можно разделить на 5 групп:

  • неверно исчислено количество календарных дней в расчетном периоде (к примеру, не исключены дни отпусков, временной нетрудоспособности, другие периоды с сохраненным средним заработком);
  • завышены или занижены выплаты, по сумме которых определен средний заработок (учтены доходы сотрудника, которые не должны включаться в расчет, например, матпомощь, больничные, или, наоборот, не учтены какие-то суммы, например, разовые премии);
  • при начислении совершена счетная/арифметическая ошибка;
  • технический сбой в программе учета;
  • неточные кадровые данные (ошибка в расчете числа полагающихся дней отдыха).

Если обнаружилась ошибка в расчете отпускных – ее нужно исправить, независимо от причины возникновения неточности. Иначе работодатель может быть привлечен к ответственности за неверное исчисление налогов, страховых взносов или за нарушение трудовых прав работника.

Как исправляется ошибка в отпускных

Порядок исправления ошибок приведен в ч. II ПБУ 22/2010 (утв. приказом Минфина от 28.06.10 № 63н). Корректировка будет состоять из нескольких этапов. Что необходимо сделать:

  1. Выяснить, завышена или занижена начисленная сумма.
  2. Определить, является ли ошибка существенной или несущественной;
  3. Внести исправления в программу учета.
  4. Произвести расчет с сотрудником.
  5. Скорректировать отчетность, если необходимо.

У компании в итоге может образоваться недоимка по налоговым обязательствам и страхвзносам за прошлые периоды. Прежде чем подавать уточненные отчеты, рекомендуется сначала перечислить в бюджет задолженность и пени, что позволит избежать штрафных санкций от ИФНС.

Какой датой исправляется ошибка в расчете отпускных

Дата корректировки зависит от существенности ошибки. Какие суммы считать существенными, организация определяет сама, закрепляя выбранный вариант в учетной политике.

Общий порядок исправления таков:

  • неточности текущего года исправляются в месяце их возникновения;
  • несущественные ошибки прошлых лет корректируются в периоде их обнаружения;
  • по существенным ошибкам прошедшего года, если бухотчетность еще не утверждена, записи вносятся декабрем того года, когда были неверно начислены отпускные. Ошибки, обнаруженные после утверждения бухотчетности прошлых периодов, исправляют в текущем отчетном периоде.

Обычно суммы отпускных к доплате или уменьшению невелики, поэтому корректируются датой обнаружения.

Отпускные были выплачены в большем объеме

Если изначально отпускных начислили больше, чем нужно, у сотрудника возникает переплата. В излишней сумме при этом удерживаются НДФЛ и начисляются страховые взносы.

Как исправить переплату отпускных:

  • внести сторнировочные записи по начислению отпускных;
  • пересчитать сумму страховых взносов, исправить «Расчет по страховым взносам» и Расчет 4-ФСС, если ошибка возникла в периоде, за который уже сдана отчетность;
  • по НДФЛ вернуть работнику переплату или зачесть ее в счет будущих платежей; также придется подать уточненный Расчет 6-НДФЛ, если он уже был сдан;
  • при необходимости доначислить налог на прибыль или налог при УСН «доходы минус расходы» соответствующего периода, либо включить сумму в расходы текущего периода.

Излишне выплаченную сумму отпускных можно удержать с будущих выплат работнику только при наличии его письменного согласия на это. Но сотрудник может и не согласиться на возврат излишне полученной суммы. В этом случае НДФЛ пересчитывать не нужно.

Если компания не сможет взыскать переплату по суду или простит долг сотруднику, сумма переплаты включается в расходы только в бухгалтерском учете – учитывать ее в налоговом учете оснований нет.

Базу по прибыли или «упрощенке» такие расходы не уменьшают.

Пример

Сотруднику начислили отпускные в декабре 2019 в сумме 24000 руб. В июне 2020 г. бухгалтер обнаружила, что ошибочно включила в расчет среднего заработка больничные. Переплата по отпускным оставила 600 руб.

 Как исправили ошибку:

  • так как сумма признана несущественной, откорректировали начисление июнем 2020 г.;
  • пересчитали страховые взносы. В общей сумме излишне было начислено 180 руб. взносов (600 х 30% = 180), по ним отразили сторно 180 руб.

Из расходов июня исключили сумму в 780 руб. (600 руб. переплаты и 180 руб. взносов).

Сотрудник на возврат переплаты согласился, написав заявление. Излишне удержанный НДФЛ – 78 руб. (600 х 13% =78) зачли в счет налога из зарплаты за июнь 2020 г.

Пересчитать и сторнировать нужно и взносы на «травматизм».

Отпускных было начислено меньше, чем нужно

Доначисленную сумму отпускных сотруднику нужно выплатить. При этом:

  • начисляются страховые взносы на сумму недоплаты;
  • суммы доплаты и доначисленных страховых взносов включаются в расходы, уменьшая налоговую базу периода, в котором обнаружена ошибка;
  • из доначисленной суммы удерживается и уплачивается в бюджет НДФЛ;
  • при необходимости подается уточненная отчетность по страховым взносам.

Такая ошибка по отпускным на НДФЛ прошлого периода не влияет – налог с доходов удерживается при выплате доначисленной суммы сотруднику и отражается в Расчете 6-НДФЛ текущего периода.

О бухгалтерии
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: