Рациональное использование рабочего времени в целях оптимизации бизнес-процессов

Содержание
  1. Рациональное использование рабочего времени: методики и примеры
  2. Рабочее время персонала и его эффективность
  3. Факторы влияния на эффективное использование времени
  4. Что находится в приоритете
  5. Методики реализации тайм-менеджмента
  6. Факторы, являющиеся отвлекающими от основной работы
  7. Как перестать отвлекаться
  8. Как руководителю рационально организовать рабочее время
  9. Мотивация персонала
  10. Заключение
  11. Как оптимизировать рабочее время сотрудников?
  12. Как контролировать рабочее время сотрудников?
  13. Способы контроля рабочего времени
  14. Автоматический контроль сотрудников на рабочем месте
  15. Оптимизация использования рабочего времени персонала
  16. Современные методы оценки персонала
  17. Система автоматического учета рабочего времени
  18. Оптимизация бизнес-процессов
  19. Оптимизация бизнес-процессов компании в ELMA
  20. Цели и задачи оптимизации
  21. Когда надо оптимизировать процессы
  22. Правила эффективной оптимизации
  23. Основа оптимизации
  24. Оптимизация от частного к общему
  25. Гибкость оптимизации в системе ELMA
  26. Место оптимизации в работе BPM-системы ELMA
  27. Эффект оптимизации
  28. Оптимизация рабочего времени
  29. Недостатки организации работы
  30. Отсутствие учёта рабочего времени, нормативов, временных рамок
  31. Чередование времени работы и отдыха
  32. Вынужденные простои
  33. Повышение эффективности использования рабочего времени
  34. Эффективность рабочего времени теория и практика
  35. Эффективность использования рабочего времени (теоретические аспекты)
  36. Бизнес моделирование
  37. Эффективность использования рабочего времени на предприятии
  38. Эффективный руководитель
  39. CrocoTime для всех и каждого

Рациональное использование рабочего времени: методики и примеры

Рациональное использование рабочего времени в целях оптимизации бизнес-процессов

Здравствуйте! В этой статье расскажем о рациональном использовании рабочего времени.

Сегодня вы узнаете:

  1. Как планировать рабочее время и как грамотно его использовать;
  2. Что понимается под термином «рациональное использование рабочего времени»;
  3. Каких результатов можно достичь, если расставлять приоритеты правильно.

Согласно проведенным исследованиям, очень большая часть людей не умеет планировать свое рабочее время. Получается, что даже работая по жесткому графику, люди не успевают выполнять объем работы. В таких ситуациях помогает рациональное использование рабочего времени. О нем и будет сегодняшний разговор.

Рабочее время персонала и его эффективность

Рабочее время – это период, в течение которого сотрудники должны выполнять свои должностные обязанности на рабочем месте. Вопрос состоит в том, насколько эффективно используется рабочее время персонала,ведь зачастую получается так, что дела превращаются просто в бесконечную вереницу.

Факторы влияния на эффективное использование времени

На этот показатель влияет довольно много факторов:

  • Режим рабочего времени;
  • Организация труда;
  • Работоспособность сотрудников;
  • Планирование рабочего времени.

Что находится в приоритете

В любой работе важен результат: насколько достигнуты цели и задачи, которые были поставлены. Но чтобы прийти к планируемым результатам, нужно заняться выстраиванием рабочего процесса. Именно поэтому в трудовой процесс и внедряют принципы рационального планирования.

Методики реализации тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент – это словосочетание, которое многим людям вообще ни о чем не говорит. Поэтому мы несколько упростим его и разъясним, что оно включает в себя организацию рабочего времени и повышение эффективности его использования.

Стоит перечислить положительные стороны этого инструмента:

  • В коллективе складывается благоприятная и спокойная атмосфера;
  • Повышается стрессоустойчивость сотрудников;
  • Растет уровень результативности каждого работника;
  • Повышается уровень личной ответственности и самоорганизации.

Планирование времени работы.

Об этом инструменте каждый предприниматель когда-то слышал. Но не все умеют его применять на практике. Как итог – время просто теряется, а ведь оно невозвратно, его нельзя накопить и вернуть назад. Для планирования есть простые способы, которые не требуют огромных затрат.

Рассмотрим процесс планирования пошагово.

Планированием грядущего рабочего дня лучше заниматься накануне вечером. В это время можно проанализировать, что уже сделано, а также составить план с учетом всех важных обстоятельств. Для планирования можно использовать как и старый проверенный блокнот, так и современные гаджеты. Важно, чтобы вы видели, какие задачи уже выполнены, а какие только предстоит выполнить.

Всю информацию вы все равно в голове не удержите, а вот что-то важное вполне можете забыть. Поэтому записывайте.

Постановка приоритетных задач.

Это очень важный момент в планировании. Реализовать его можно просто: на листе бумаги начертите квадрат, который нужно разделить еще на 4 квадрата.

Затем все задачи, которые нужно выполнить разбросайте по 4 пунктам:

  • Срочные и важные;
  • Срочные и неважные;
  • Несрочные и важные;
  • Несрочные и неважные.

Таким образом, все задачи каждый день будут перед глазами и вы будете видеть, что нужно сделать в первую очередь, а что можно перенести на пару часов, а может и дней.

Постановка целей.

Любой успешный предприниматель понимает, что постановка целей – это условие для достижения хороших результатов. Однако, часто руководители не объясняют работникам, какие цели стоят перед компанией, что каждый из них должен сделать, чтобы достичь успеха.

В итоге люди выполняют работу, по большей части бессмысленную, не приносящую практической пользы никому. А все потому, что просто не знают, зачем это вообще нужно. Как же изменить эту ситуацию?

  1. Четко сформулируйте, какие цели стоят перед компанией и почему их нужно достичь;
  2. Объясните сотрудникам, насколько важны те функции, которые они выполняют, для достижения общей цели: люди должны понимать, что их работа важна и приносит пользу;
  3. Фиксируйте цели, которых удалось достичь и результаты каждого сотрудника.

Правильно поставленные цели мотивируют сотрудников и повышают эффективность их деятельности.

Закон Парето.

Его сутью является следующий принцип: если вы потратите всего 20% усилий, получите 80 % результата. При этом важно из перечня задач исключить все ненужные, а сосредоточиться только на важных.

Факторы, являющиеся отвлекающими от основной работы

Большинство из них являются просто корнем зла в любой компании, начиная с крупных холдингов, и заканчивая маленькими фирмами. Поэтому уделим им особое внимание.

Стрессовое состояние.

Каждый человек хоть раз в жизни находился в состоянии, когда работа просто не идет на ум. Сосредоточиться в такие моменты сложно. Выпейте немного травяного чая и включайтесь в работу.

Состояние усталости.

Чтобы работа была продуктивной, высыпайтесь. Недосып плохо влияет на общее состояние организма.

Соцсети.

Настоящий ужас для любого работодателя. Сотрудники постоянно в рабочее время проверяют свою страницу, читают посты, при этом на работе вообще не концентрируются. Поэтому руководству приходится прибегать к радикальным мерам: запрещать выход в интернет письменным распоряжением, а затем проверять журнал посещений каждого сотрудника. Хотя тоже помогает не всегда.

Сотовый телефон.

Если срочных звонков не ждете, просто выключите звук.

Режим многозадачности.

Когда сотрудник пытается выполнить много заданий в один момент, случается сбой и не получается ничего. Чтобы этого не происходило, организуйте рабочее время правильно.

Чувство скуки.

Один из самых опасных факторов. Если человеку скучно, то, естественно, что он будет искать способ отвлечься от работы. Стимулируйте у себя интерес к работе: например, если сдадите отчет раньше срока и получите премию, сможете сделать покупку, о которой давно мечтали.

Чувство голода.

Возможно, кому-то и покажется странным, но если вы голодны – работать нормально не получится. В голове только одна мысль: когда же я поем? Чтобы такого не случилось, делайте перекусы и следите за питанием в целом.

Как перестать отвлекаться

Чтобы работа была продуктивной и эффективной, нужно избавиться от привычки постоянно отвлекаться. Отвлекать могут коллеги, гаджеты, да и просто мысли. Как же стать властелином своего времени, обсудим далее.

Избавьтесь от поглотителей времени.

Постарайтесь не отвлекаться в рабочее время на дела личного характера и посторонние разговоры. Кроме того что ваше время тратится на просмотр очередного сайта или телефонный разговор с подружкой, вы также понесете временные затраты на то, чтобы включиться в процесс работы снова.

Безусловно, нужно делать перерывы в работе. Мы не роботы, отдых должен быть. Но для этого должно быть отведено конкретное время.

Еще один простой совет: оставьте домашние проблемы за порогом офиса. Это пойдет только во благо. Нужно разделять личные проблемы и рабочий процесс.

Не отвлекайтесь слишком часто на коллег.

Представьте: вы выполняете сложное задание или составляете объемный отчет, который нужно сдать в ближайшее время. И так боитесь не успеть, а тут еще и коллега задает ненужные вопросы. Они могут быть и в рамках работы, но катастрофически не вовремя.

Если приходится работать в шумной обстановке, все равно распределяйте работу так, чтобы не отвлекаться постоянно. Если точно знаете, что сосредоточиться не выйдет, попробуйте поменять на время кабинет. Мера эффективная, если взывать к разуму коллег, обсуждающих новый фильм, бесполезно.

Занимайтесь планированием.

Все дела, которые нужно сделать, фиксируйте. И время от времени просматривайте этот перечень. Можно установить напоминалку в телефоне, которая поможет не забыть что-то важное.

Распределяйте всю работу по времени суток. Утром и вечером выполняйте самые сложные задачи, а днем, когда вас могут отвлечь в любой момент, делайте те задачи, которые не требуют особенно серьезного внимания.

Отправкой корреспонденции или проверкой электронной почты занимайтесь в пакетном режиме.

Вместо того, чтобы каждый час на это отвлекаться, установите конкретное время для проверки содержимого электронного почтового ящика. А если нужно отправить несколько факсов, соберите их в течение дня и отправьте все разом.

В следующей части нашей статьи отдельно поговорим об организации рабочего времени руководителя.

Как руководителю рационально организовать рабочее время

Все ли вы успеваете сделать за рабочий день? Если нет, то вы представитель абсолютного большинства руководителей. Ряд аналитиков занимался изучением рабочего времени среднестатистического руководителя. Выводы были неутешительные: только 8% из 100 реализуют в течение дня все намеченные планы.

Причины этого следующие:

  • Спешка;
  • Отсутствие планирования времени;
  • Неправильная организация труда;
  • Слабый уровень мотивации.

Отсутствие планирования можно считать основной причиной. Если рабочее время проходит хаотично, логично, что завершить дела не получается.

Формула 60:40.

Если следовать ей, то та часть рабочего времени которую вы планируете, не должна превышать 60% от общего времени работы. Это период запланированной активности.

Оставшиеся 40% времени нужно разделить на 2 части, первая – это резервное время для незапланированной работы, оставшиеся 20% отводят для управленческой работы.

Таким образом, если планировать рабочее время правильно, можно значительно выиграть и во времени. А значит останется возможность заниматься самообразованием и плодотворной деятельностью.

Мотивация персонала

Мотивация важна для всех: руководитель вы или рядовой сотрудник. Когда ставятся цели на день, на неделю, на месяц, нужно понимать, каким будет результат. Мотивация – отличный инструмент для того чтобы повысить работоспособность и эффективность труда персонала. При этом можно использовать как мотивацию в материальном выражении, так и в нематериальном.

Пример. Руководство крупной нефтяной компании в РФ поставило перед собой цель: создать солидную деловую репутацию, при этом привлечь к этому процессу сотрудников.

Была разработана система мотивации, которая подразумевала следующее: если в течение полугода все отделы компании выполняют поставленные перед ними задачи и при этом перевыполняют план, сотрудникам будут предложен бонусы на выбор материального или нематериального характера.

Как только систему внедрили, текучесть кадров снизилась на 20%, а лояльность сотрудников к руководству повысилась на 50%, став практически 100-процентной.

Заключение

Подводя итоги, хотелось бы отметить, что методик, обучающих рациональному использованию и планированию рабочего времени, много. Мы рассказали о самых популярных.

Но какой бы метод или инструмент вы ни использовали, обязательно занимайтесь планированием, анализом и подведением итогов своей каждодневной деятельности. Это позволит выявить все недостатки и использовать рабочее время с максимальной эффективностью.

Источник: https://kakzarabativat.ru/soveti/racionalnoe-ispolzovanie-rabochego-vremeni/

Как оптимизировать рабочее время сотрудников?

Рациональное использование рабочего времени в целях оптимизации бизнес-процессов

Жалобы на отсутствие времени. В разговорах эта тема конкурирует с погодой. Сложно встретить человека, кто успевает всё и дома, и на работе.

В офисе то и дело всплывают такие термины, как дедлайн, прокрастинация, темпоральность. Растет напряжение, когда сроки срываются. Но происходит это не только из-за загруженности. Часто причина тому – неорганизованность.

Поговорим, как оптимизировать процессы и открыть свободные часы для работы.

Как контролировать рабочее время сотрудников?

Отследить и оценить занятость в компании помогает анализ событий, которые отвлекают коллектив от прямых обязанностей. Чаще всего это отсутствие дисциплины плюс банальная лень, которые оправдывают усталостью и перегруженностью. В действительности, если строго промониторить задействованность персонала во внутренних процессах, получится иная картина:

  • более 20% общаются с коллегами на отвлеченные вопросы;
  • 45% исследуют соцсети от часа до трех в рабочий период;
  • свыше 10% участвуют в длительных совещаниях;
  • 50% тратят время на разбор почты.

Еще почти 40% помогают сослуживцам. Вроде бы, неплохо, во имя общего дела. Но если разобраться глубже, снижается общая продуктивность коллектива.

Эффективность одного специалиста “съедается” за счет неумений другого. С такой ситуацией свыкаются. И руководству в итоге придется принимать срочные меры по контролю подчиненных.

Приставлять наблюдателей, подключать автоматизированные системы учета.

Способы контроля рабочего времени

Менеджеры проводят привычные мероприятия, отслеживающие действия сотрудников. Среди актуальных:

  • аудиозапись телефонных звонков – для мониторинга тех, кто постоянно общается с клиентами. Способ показывает затраченное время на консультацию, следование алгоритму разговоров, компетентность, вежливость;
  • видеозапись поддерживает пунктуальность, собранность на рабочем месте, сосредоточенность на обязанностях. Мешает психологическая особенность: привыкнув к онлайн-наблюдению, служащие возвращаются к обычным поведенческим реакциям. Кроме того, отснятый видеоматериал постоянно никто не просматривает, только по необходимости;
  • СКУД, или система контроля доступа, идентифицирует персонал при входе на предприятие и при выходе. Распознает через бесконтактные магнитные карточки или по биометрическим параметрам. Ее функция – обозначить присутствие человека на месте, не более того;
  • отчеты о проделанном, пожалуй, один из самых нудных способов, когда сотрудники самостоятельно описывают занятия в течение дня, отмечают время выполнения задач. Среди недостатков отчетности – необъективность, подтасовка сведений под требуемые параметры, трата времени на ведомости, когда его можно использовать с большей пользой;
  • специализированные сервисы по сбору информации о деятельности, или системы учета рабочего времени. Они оценивают и занятость работника, и сроки его вовлеченности в процессы, и качество исполнения проектов.

Эти приемы по отдельности и в сочетании определяют количество часов, которые высвобождаются, если применить правила тайм-менеджмента.

Автоматический контроль сотрудников на рабочем месте

Всего три-четыре часа сотрудники действуют продуктивно. Оставшаяся часть дня проходит в неспешном обсуждении текущих вопросов, в планировании из разряда “сейчас начать собираться делать”, в чтении новостей в ленте, в общении с коллегами.Словесное подбадривание со стороны менеджера, надзор за коллективом, призывы к активности мало дают нужный эффект.

Кроме того, такие методы – стиль позапрошлого века. Ответственность повышают IT-программы по контролю времени. Установка ПП на компьютеры сотрудников, оповещение их об этом стимулируют их производительность на 30%, уверяет статистика.

Автоматизированные программы облегчают жизнь руководителя, который может в любое время, онлайн, по запросу проанализировать задействованность подчиненных. ПО учитывает:

  • период работы на ПК, простои с момента последнего движения мышью;
  • показатели выполнения определенных видов проектов отдельным специалистом и в сравнении его достижений с другими;
  • составляют таблицы, диаграммы по использованию времени, разделяя занятия на продуктивные и непродуктивные;
  • делают скриншоты рабочего стола, снимки вебкамерой. Эти пути, конечно, для особо ревностных работодателей, подчиненным они вряд ли понравятся.

Таким образом, обладая систематизированными сведениями о продвижении проектов, задач, руководитель ориентируется в дальнейшем планировании, в подборе персонала под конкретные задачи. Опирается не на личные впечатления, а на объективные расчеты производительности.

Оптимизация использования рабочего времени персонала

Увеличивать объемы производства, двигаться от одного интересного проекта к другому, не давая шанса конкурентам, повышать темпы работы и сохранять качество, снижать издержки – все эти цели заставляют оптимизироваться.
Невозможно трудиться все 100% рабочего времени. От этого, напротив, эффективность снижается в разы, наступает моральное выгорание.

Перерывы в 5-10 минут каждые час-полтора, законный обед в середине дня позволяют перезагрузиться и набраться сил.
Другое дело, когда свободного времени становится чересчур много. Из-за неправильно организованной загруженности, неэффективного распределения обязанностей, многозадачности некоторых сотрудников, простоев по вине работодателя.

Что можно сделать в первую очередь:

  • расписать процессы компании;
  • задокументировать скрипты работы, тем самым ускорить вхождение новых специалистов в курс дела;
  • проанализировать рабочее время работников, например, с помощью ПП CrocoTime;
  • на основе данных найти проблемы, которые тормозят работу, снижают KPI.

В процессе такой оптимизации точнее составляются планы по тратам на задание, новички обучаются быстрее, действующие сотрудники не отвлекаются на них, а занимаются своими обязанностями. Расстановка приоритетов подходит и для крупных корпораций, и мелких компаний.

Современные методы оценки персонала

Анализ коллектива и каждого его участника в отдельности основан на заинтересованности работодателя: кого он нанимает, с какой командой работает, сможет ли с ней идти вперед. Исключить “слабое звено” в начале пути, проекта, грамотно управлять персоналом, определять лидеров позволяют различные методы.

В инструментарий менеджера-кадровика входит бенчмаркинг, при котором оценивается потенциал сотрудника и резервы для развития, одновременно использование в интересах предприятия. Прежде чем проводить исследования, руководитель должен сам ответить себе на вопрос: для чего это делается. Ради оценки или все-таки ради бизнеса? И как дальше будет использоваться полученная информация?

Передовые компании применяют различные методы и инструменты оценки персонала:

  • аналитические презентации;
  • групповые дискуссии;
  • ролевые игры и индивидуальные деловые упражнения. Имитация рабочих ситуаций дает понимание готовности сотрудника к решению задач, подчеркивает вклад участников;
  • анкетирование;
  • “независимое судейство”, при котором комиссия задает вопросы, отмечает правильность ответов оцениваемого;
  • «360 градусов оценки» – круговой анализ предоставляет объективный расклад по личным и профессиональным качествам, знаниям, умениям от подчиненного до начальника;
  • совместная постановка целей работодателя и подчиненного, которые сообща определяются с задачами на конкретный период, взвешивают их сложность, достижимость. Это раскрывает профессиональный уровень.

Синергия нескольких методов дает широкое понимание собранного воедино коллектива, его скрытых и обнаруженных резервов и потенциала.

Система автоматического учета рабочего времени

Понимание сильных сторон специалистов, их предпочтений одних процессов другим, отсюда скорости и качества выполнения, предоставляет шанс использовать их в целях развития бизнеса. Непредвзятый анализ дают IT-продукты.

Программой учета и контроля CrocoTime для оптимизации процессов воспользовались бизнес-корпорации и мелкие организации со штатом в 20-50 человек.
С CrocoTime каждый человек на виду, но программа действует деликатно. Не делает скриншотов экрана или фото, видео через вебкамеру.

Она функционирует открыто и нивелирует болевые точки:

  • анализирует “успеваемость” служащего по проектам и характеризует его компетенции, уровень знаний;
  • обнаруживает нарушителей дисциплины или лентяев, кто не желает следовать принципам тайм-менеджмента;
  • фиксирует время за компьютером, через интеграцию с IP-телефонией отмечает звонки;
  • составляет отчеты по общей загруженности, сохраняет данные по времени и программам, в которые погружался или на которые отвлекался каждый сотрудник;
  • помечает приложения как продуктивные и непродуктивные;
  • автоматически формирует табели учета рабочего времени.

В итоге набирается нужное количество информации, чтобы усилить те/иные процессы, настроить работников на нужную волну, при необходимости – предупредить об отставаниях, а в тяжелых случаях расстаться. И помнить о мотивации, стимулах. Корпоративная культура не меньше, чем материальное вознаграждение, заставляет дорожить местом работы.

Источник: https://zen.yandex.ru/media/id/592d2b007ddde88dbd5af038/kak-optimizirovat-rabochee-vremia-sotrudnikov-5e7310ac375fb21d417055de

Оптимизация бизнес-процессов

Рациональное использование рабочего времени в целях оптимизации бизнес-процессов

задача бизнеса — увеличение прибыли, и оптимизация бизнес-процессов на предприятии один из способов достижения этой цели. Процессный подход, который лежит в основе системы автоматизации бизнес-процессов ELMA, предусматривает оптимизацию, как неотъемлемую составляющую развития компании и средство сохранения лидирующих позиций в конкурентной среде.

Если рассматривать оптимизацию в целом, то она представляет собой поиск наилучшего решения, которое в результате даст максимальный эффект для бизнеса с минимальными затратами.

Невозможно предусмотреть и спрогнозировать все риски и изменения на рынке, поэтому внесение корректировок в уже работающие в компании операции логично и обосновано.

Оптимизация бизнес-процессов в организации преследует аналогичные цели: максимально эффективно настроить задачи в системе ELMA, чтобы минимизировать время выполнения операций, финансовые затраты, а также рационально использовать рабочее время сотрудников.

Оптимизация бизнес-процессов компании в ELMA

Работа с бизнес-процессами в системе ELMA на практике может гибко подстраиваться под изменяющиеся условия отрасли или внутренние преобразования в компании.

Во время работы у пользователей могут появляться рациональные предложения по улучшению операций, которые были упущены на стадии моделирования.

Это стандартное действие, особенно на старте работы системы и активном включении в работу в ELMA реальных пользователей.

Для того, чтобы внести изменения в работающую задачу не потребуется специальных навыков или помощи программиста. Вся информация о той или иной задаче, которые выполняет сотрудник, хранится в виде отдельных страниц — карточке задачи. В веб-интерфейсе можно переназначать ответственных исполнителей и совершать другие настройки.

Бизнес оптимизация при должной доработке операций может принести видимые результаты и положительно сказаться на эффективности и сокращении времени на выполнение той или иной операции.

Оптимизация бизнес-процесса в BPM-системе ELMA

Цели и задачи оптимизации

  • Повысить качественные показатели товара или услуги.
  • Сократить влияние человеческого фактора (например, потерю документации из-за невнимательности исполнителя).
  • Улучшить показатели управляемости компании.
  • Сформировать понятную систему контроля результатов отдельных сотрудников и отделов.
  • Сократить издержки производства.
  • Выстроить четкую систему ответственности.
  • Исключить повторение функций между работниками и подразделениями.
  • Сократить время на выполнение ключевых задач.
  • Регламентировать все основные операции в компании.
  • Выявить пошаговый план организации и структуру.
  • Автоматизировать рутинные действия.
  • Соответствие требованием отчетных организаций, а также клиентов.
  • Улучшение коммуникации: руководство организации и сотрудники.

Это не полный список тех целей и задач, которые могут решить услуги по оптимизации бизнес-процессов. Для компании важно определить первостепенные цели. Это поможет грамотно выстроить работу и достичь поставленного результата.

Когда надо оптимизировать процессы

Даже при удовлетворительной работе организации, можно найти возможность повысить качество услуг: сократить время обслуживания клиента, охватит больший объем потребителей, внести корректировки в сопутствующие услуги. Оптимизация процессов компании требуется в нескольких ситуациях:

  1. Когда необходимо расширение предприятия.

  2. Если требуется повышение качественных характеристик обслуживания клиентов.

  3. Если в занимаемой отрасли существует высокая конкуренция.

  4. Перед руководством стоит цель повышения прибыльности предприятия.

  5. При необходимости сокращения штата сотрудников и сохранения производительности.

  6. Когда требуется повысить производительность или наоборот сократить.

  7. Когда в компании намечены плановые преобразования с целью увеличения прибыли.

  8. При изменении требований к тем или иным задачам.

Если в организации уже используется BPM-система ELMA, то оптимизировать услуги, можно не останавливая ее работу и даже не прибегая к помощи программистов.

Правила эффективной оптимизации

Цели оптимизации бизнес-процессов — рост продаж, повышение эффективности работы, снижение издержек и нивелирование недостатков в работе организации.

Для того, чтобы результаты проведенных изменений максимально соответствовали ожидаемым, необходимо произвести целый ряд изменений.

При этом преобразование существующих операций в компании может происходит, как перед непосредственным моделированием и внедрением BPM-системы ELMA, так и уже во время работы программного продукта.

При этом описание и оптимизация бизнес-процессов могут производится по разным методам, которых существует огромное множество. Их отличают по принципу деятельности, длительности и эффективности. Существуют основные правила, которые позволят произвести преобразования с целью повышения прибыли предприятия наиболее эффективно вне зависимости от выбранного метода.

Основа оптимизации

задача преобразования бизнес-процессов — повысить эффективность управления, а значит необходимо изменить операции так, чтобы они были более продуктивными. Для этого требуется произвести предварительную работу — обозначить все ключевые операции предприятия и их характеристики, например:

  • Продолжительность.
  • Результативность.
  • Элементы задачи.
  • Количество задействованных сотрудников.

Эти данные затем лягут в основу моделирования на начальном этапе работы с системой автоматизации.

Если в компании уже используется BPM-система ELMA, то этот этап значительно упрощается, так как все данные по задачам хранятся в веб-интерфейсе.

Кроме того, все действия по операциям становятся прозрачными для руководства компании, и можно взглянуть на него со стороны, поэтому провести анализ системы и узнать все необходимые характеристики можно в кратчайшие сроки.

Оптимизация от частного к общему

Описание подхода состоит в том, что в ходе преобразований внимание уделяется отдельным упущениям в продуктивности. Это не обязательно могут быть внутренние элементы операции, влияние могут оказывать и внешние факторы. Например, это могут следующие моменты:

  • Продолжительность операции.
  • Количество задействованных сотрудников.
  • Конкуренция на рынке.
  • Специфика рынка.
  • Ценовая политика компании.
  • Качество реализуемого товара или услуги.

На основе анализа делаются выводы, изначально необходимо иметь цель, затем оценивается модель оптимизации и уже потом проводится ее реализация и внедрение. Важно, чтобы процессы в компании не противоречили бизнес-процессам, используемым в системе автоматизации.

Наглядность системы позволяет руководству отследить ход выполнения каждой задачи и выявить слабые места в цепочке действий. Ключевой метод и подход от общего к частному называется реинжиниринг.

Когда происходит радикальное преобразование бизнес-процессов на предприятии.

Гибкость оптимизации в системе ELMA

BPM-система имеет возможность гибко изменять процессы и сглаживать недочеты, которые могут проявится не сразу, например, через некоторое время после преобразований. Изменения происходят в программе Дизайнер ELMA.

Любой пользователь компании, назначенный ответственным за эту работу, может внести правки «на ходу».

Одна из особенностей системы — быстрота внесения корректировок и возможность оперативно проверить их эффективность на практике.

Количество изменений операций в системе не ограничено, преобразования можно вносить до достижения желаемого результата. Даже если задача уже эффективно работает некоторое время, в будущем она может потребовать корректировки.

Если менеджмент компании будет вести регулярный мониторинг, то в системе можно отследить негативные предпосылки по каждой операции и выявить слабые участки.

Если произведенные преобразования не сказались положительно, и характеристика процесса ухудшилась, это можно будет отследить и вернуться к предыдущей схеме.

Место оптимизации в работе BPM-системы ELMA

Оптимизация бизнеса — это логичное звено в развитии компании. Улучшение бизнес-процессов является неотъемлемой составляющей в работе BPM-системы ELMA, которая включает: моделирование, исполнение, улучшение и контроль.

На первом этапе процессы моделируется в программе Дизайнер ELMA, при этом эта работа не требует привлечения программиста, а удобный интерфейс позволяет настроить все быстро и с учетом требований рынка. После процессы становятся исполняемыми, и задачи и данные отправляются назначенным исполнителям.

Именно после этого этапа, как правило, и происходит оптимизация и вносятся необходимые корректировки. Преобразования процессов могу происходит и под влиянием изменений рыночных условий или перестановок внутри компании.

Как можно преобразовать процесс, мы подробно разобрали на примере в статье 6 паттернов оптимизации бизнес-процессов. Паттерны, которые мы выделили, помогут грамотно произвести изменения.

Полный цикл работы в системе ELMA

Эффект оптимизации

Своевременная оптимизация бизнес-процессов в BPM-системе ведет к следующим улучшениям в управлении предприятием:

  • Сокращение времени на выполнение задач.
  • Улучшение коммуникации между различными отделами организации.
  • Повышение лояльности клиентов.
  • Сокращение издержек на выполнение одной операции.
  • Возможность масштабирования бизнеса.
  • Появление дополнительных ресурсов.
  • Повышение эффективности управляемости организации.
  • Возможность стратегического планирования.

Эти изменения возможны лишь при комплексном подходе и руководстве в работе принципами процессного офиса. Преимущества BPM-системы в гибкой адаптации и способности оперативно подстраиваться под потребности бизнеса.

ELMA оперативно меняется и подстраивается под меняющие бизнес-процессы компании.

Использование системы автоматизации позволяет структурировать и привести к порядку процессы в организации и сделать их выполнение четким и формализованным.

Источник: https://www.elma-bpm.ru/product/bpm/business-process-optimization.html

Оптимизация рабочего времени

Рациональное использование рабочего времени в целях оптимизации бизнес-процессов

Время это часто недооцененный ресурс. Сколько и на что его тратится, часто не понятно. Конечно, люди не роботы и не могут всё время работать, совершать трудовые подвиги.

Небольшие паузы в течение рабочего дня даже приветствуются. Но если паузы затягиваются и рабочее время используется не эффективно. То стоит задуматься и предпринять решительные действия.

Ведь потери времени напрямую связаны с потерей денег.

Недостатки организации работы

Хуже всего, если работа не организована вообще. Каждый сотрудник выполняет такую задачу, которую он считает в данный момент важной. В то же время другой сотрудник может полдня провести без работы, даже не подозревая, что его коллега даже не приступал к документу, который он ожидает.

Часто потерям времени способствуют и сами руководители. Ставят задачу, через пять минут другую, через полчаса приказывают отложить эти задачи и заняться другой работой. Поэтому руководителю стоит начать с организации себя, своих задач.

Работа руководителя организовать рабочие процессы, установить приоритет для задач.

К недостаткам в организации работы можно отнести и необеспеченность ресурсами. Например, в принтере неожиданно закончилась бумага. И, как не странно, её нет вообще. На офисе один телефон и сотрудники по очереди им пользуются. Сотрудники, ожидающие своей очереди, предпочитают ничего не делать.

Отсутствие учёта рабочего времени, нормативов, временных рамок

Учёт рабочего времени уже дисциплинирует своим наличием. Нередко сотрудники пользуются благосклонностью руководителя. Очередная поездка “по делам” даёт сотруднику возможность зайти в парикмахерскую, магазин и навестить приятеля.

Даже если руководитель периодически проведёт проверку, то это временно. Через пару недель снова можно решать свои дела в рабочее время. Поэтому важно, чтобы учёт рабочего времени, контроль, был постоянным.

Особенно в тех случаях, когда сотрудники не демонстрируют высокой производительности труда, а компания зарабатывает мало.

Для задач рационально устанавливать временные рамки, сроки выполнения. В большинстве случаев, для многих видов работ это приемлемо. Если сотрудник не уложится в отведённое время, то всегда можно посмотреть, почему и, при необходимости, дать больше времени в следующий раз.

Если задачи простые, часто повторяются, то можно устанавливать нормативы времени.

В проектах большое значение имеет план-график работы. Если его никто не придерживается, то руководителю или менеджеру проекта стоит задуматься над вопросом “почему так”.

Чередование времени работы и отдыха

Бывают случаи, когда руководители перегибают палку. Сотрудники работают в активном режиме, на грани в течение целого дня. В итоге производительность падает, время выполнения задач затягивается по причине обычной усталости.

Со временем усталость может перерасти в хроническую усталость и ценный кадр можно считать потерянным. Руководителю стоит присматриваться к работникам, их личному ритму.

А также, по возможности индивидуально, устанавливать соответствующий график работы.

Нелишне продумать паузы в рабочем процессе. Пять-десять минут отдыха после каждого часа работы не позволят снизиться производительности. После серьёзных, напряжённых проектов вполне можно устроить день отдыха. Уставшие, психологически и умственно истощённые сотрудники не дадут нужного результата.

Вынужденные простои

В процессе работы всё-таки возможны простои по объективным причинам. Такие паузы серьёзно влияют на рабочий настрой, охлаждают пыл работников. Поэтому руководителю неплохо бы эти паузы заполнить. Естественно, с выгодой для компании и человека.

Потому что в большинстве случаев сотрудники заполняют паузы сами, общением в социальных сетях, программами мгновенного обмена сообщениями, развлекательными сайтами.

Поэтому даже когда пауза закончится, отрываться от такого времяпровождения сотруднику совсем не хочется.

Вынужденные паузы сотрудник может заполнить личным развитием. Например, пройти тест. Или сделать упражнение на развитие внимания. Почитать книгу по работе, посетить профессиональный сайт. Роль руководителя здесь высока, ведь он может сам наладить такой процесс и поощрять тех, кто не тратит время попусту.

В конце концов, паузы можно заполнить элементарным наведением порядка на рабочих столах, в офисе и возле офиса.

В некоторых случаях для ликвидации вынужденных простоеd можно использовать гибкие графики. Например, известно, что дизайнер закончит дизайн и передаст его верстальщику не раньше обеда. Зачем верстальщику приходить утром? Возможно, он потратит это время с большей пользой для себя и будет только благодарен.

Оптимальное использование рабочего времени напрямую зависит от руководителя. Поэтому используйте максимально свои возможности, приведённые советы и ищите собственные пути оптимизации рабочего времени.

Если Вы хотите посмотреть, на что и как сотрудники расходуют рабочее время, попробую бесплатную CRM-систему «Простой бизнес», в которой есть инструмент для оценки временных затрат сотрудников. Зарегистрируйтесь по ссылке и пригласите в программу Ваших сотрудников.

Источник: https://www.prostoy.ru/1214.html

Повышение эффективности использования рабочего времени

Рациональное использование рабочего времени в целях оптимизации бизнес-процессов

Прибыть на работу в 9:00, уйти ровно в 18 – похвальное соблюдение дисциплины. Но чем насыщены часы в офисе? Сразу после самоорганизации персонала актуальность приобретает его действенность. Бессмысленное, тихое сидение за столом не принесет пользы ни компании, ни человеку. Как быть нужным специалистом и не растерять свои навыки? Найдем ответы на эти вопросы.

Эффективность рабочего времени теория и практика

Многим свойственно делить свою жизнь на части. Нелюбимую — что просто отбывают на службе, производстве, и другую — когда хотят успеть жить на полную. Это проблема и трудноискоренимый стереотип среди тех, кто не видит смысла и цели в своем труде. Первые минуты в офисе многие рассматривают как продолжение утреннего домашнего ритуала:

  • просматривают личную почту и ленту новостей;
  • переписываются с друзьями в соцсетях;
  • изучают сайты по поиску работы и онлайн покупок.

Перечислять псевдозанятия, которые крадут важный ресурс, уже не стоит. Продуктивное утреннее время ушло. Еще сколько-то минут нужно, чтобы вернуться мыслями к непосредственным обязанностям и сконцентрироваться на них.
Впрочем, научиться рационально распределять время можно. Наука тайм-менеджмента нам в помощь: в теории и на практике.

Эффективность использования рабочего времени (теоретические аспекты)

Выкладываться на 100% в течение всего дня невозможно. Никто еще не отменял биологических ритмов жизни. На плодотворность влияют:

  • режим труда;
  • планирование занятости;
  • организация трудового процесса;
  • самочувствие сотрудника.

Как же действовать, чтобы не получить “волшебный пинок для скорости” от работодателя? Начинайте с малого – расписывайте все дела, и заметите, насколько вырастет ваша продуктивность, сколько высвободится минут, часов, в том числе и на отдых. О завтрашнем дне думаем с вечера:

  • планируем действия. Это увеличивает результативность на 25%. Большие задачи разбиваем на мелкие;
  • фиксируем план действий вместе со сроками их осуществления – так они будут более конкретными и ощутимыми;
  • расставляем приоритеты: простой способ «АБВГ», где А – самое важное дело дня, Б – средней важности и т.д. С утра приступайте к пункту А. Выполнили это задание – вздохнули полной грудью с облегчением, и далее день покажется более легким. Но постарайтесь не допустить, чтобы значимая цель перешла в разряд срочных;
  • сосредотачиваемся на главном – переносим второстепенные проблемы на менее продуктивное время, полномочия делегируем;
  • планируем отдых. Доказано, что моральное выгорание снижает отдачу, и напротив, хорошая передышка дает новые силы и идеи.

Бизнес моделирование

Умный предприниматель, если хочет остаться на плаву, начинает свое дело с составления бизнес-концепции. Систем продвижения на рынке множество, каждый выбирает свою. Мы определим ее как умение или намерение заработать деньги, как практический инструмент для решения, в каком направлении должна развиваться организация.

Бизнес-планирование – процесс постоянный. Успешность его реализации зависит от управляющего звена, от авторов модели, от тех, кто должен привести предприятие к процветанию. Каждый отталкивается от целей и задач своего конкретного занятия. Но есть основные общие действия для оптимизации:

  • зафиксировать основу: определить текущие процессы, их плюсы и минусы, чтобы отталкиваться от этой модели к новой;
  • идти от конкретного к общему: получить картину трудового дня одного работника, чтобы понять производительность всего отдела;
  • разработать стратегию: на основании полученных данных на первых этапах решить, какие направления улучшить, с помощью каких инструментов достигнуть большей производительности;
  • снять психологические препятствия, т.е. объяснить персоналу, для чего нужны изменения, и что они дадут отдельному сотруднику.

Эффективность использования рабочего времени на предприятии

Завершить определенный проект качественно и, главное, в точно установленные календарные даты — цель любой уважающей себя организации. Правда, случается, что фиксированные сроки сдвигаются и становятся почти недостижимой мечтой. Если задаться вопросом, как исправить эту ситуацию, можно получить помощь в виде программного продукта.

Так и поступили в «Рязаньпроекте». Рабочие вновь срывали сроки очередной программы, указывали на сложность специального программного обеспечения, оправдывались его новизной и своим недостатком опыта.

Тогда дирекция по развитию решила остановиться на ПО CrocoTime и повернуть обстоятельства себе на пользу. Установка ПП учета и анализа рабочего времени позволила апеллировать всем жалобщикам на их задержки.

На основе отчетов выяснили:

  • время прихода/ухода и утренних задержек;
  • целевую и нецелевую занятость;
  • фактически отработанное время каждым специалистом;
  • эффективность отдельных сотрудников и подразделений в целом по конкретным заданиям.

В итоге руководство “Рязаньпроекта” отметило эффект от внедрения продукта: наладили дисциплину, оптимизировали работу и получили прибыль.

Эффективный руководитель

Контролировать подчиненного входит в обязанности администратора.

Но кто проследит за директором в его личной исполнительности? Ведь именно от него зависит беспрерывный трудовой процесс, соблюдение сроков и во многом увлеченность персонала общей идеей.

У каждого есть свой образ эффективного руководителя. Он умный, организованный, опытный, настойчивый, прогрессивный, работоспособный. От лидера ждут и другие деловые качества:

  • организовать рабочее время команды в целом и свое в частности;
  • уметь адаптироваться к новым веяниям и менять направление деятельности, если не добились успеха;
  • брать ответственность на себя за принятые решения;
  • понимать коллектив, его возможности и уметь организовать под нужные задачи;
  • стимулировать на продуктивность, помогать в решении профессиональных проблем, избегать переработок со стороны работников.

Нарисован почти идеальный образ топ-менеджера. Только руководителю, как и рядовому специалисту, свойственно отвлекаться.

Основная проблема — коллеги, которые не устают отвлекать вопросами, телефонные разговоры, совещания, просмотр документации и электронной почты. На ее проверку в среднем уходит до 30% трудового дня. Частые заседания также несут мало пользы всей организации.

Многие просто отсиживаются на них, не внося результативных предложений. Как среднему звену менеджмента, так и высшему помогут тайм-трекеры.

CrocoTime для всех и каждого

Программные продукты помогают сократить неэффективное время. Если требуется найти ошибки в механизмах управления, оптимизировать бизнес-процессы с учетом особенностей компании, оптимально подойдет ПО CrocoTime. Программа контроля покажет причины острой нехватки времени коллективу и его руководителю:

  • нарисует картину дня: автоматически учитывает продуктивное и непродуктивное время;
  • проанализирует данные за неделю/месяц и определит действия, которые перестали приносить прибыль, подскажет, как стоит перераспределить рабочие силы для выполнения более важных задач;
  • поможет в бизнес-планировании: автоматически составит отчеты, на основании которых можно оценить эффективность команды, выбрать наиболее удобный механизм управления коллективом.

Вовремя реагировать на перемены, менять систему управления компанией в зависимости от ее успешности – важная часть грамотного предпринимательства. Равно как и умение правильно расставлять приоритеты, распределять нагрузку. Оптимизировать бизнес-процессы будет ПП CrocoTime.

Источник: https://crocotime.com/ru/povyshenie-effektivnosti-ispolzovaniya-rabochego-vremeni/

О бухгалтерии
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: