Применение электронных документов и электронной цифровой подписи в целях подтверждения расходов на предприятиях торговли и общественного питания

Содержание
  1. Использование электронной подписи | Зачем нужна ЭЦП?
  2. Отчетность через интернет
  3. Отчетность в ЕГАИС ФСРАР
  4. Участие в электронных торгах
  5. Электронный документооборот
  6. Работа с государственными информационными системами
  7. Использование ЭП в частной жизни
  8. Как получить электронную подпись?
  9. Электронная подпись: виды и использование
  10. ЧТО ТАКОЕ ЭЛЕКТРОННАЯ ПОДПИСЬ
  11. ВИДЫ ЭП
  12. КАКОЙ ЭП ПОДПИСЫВАТЬ ДОКУМЕНТЫ?
  13. НОВОЕ В ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВЕ ОБ ЭП
  14. Закон об электронной подписи
  15. Федеральный закон об электронной подписи
  16. Зачем нужен закон о цифровой подписи
  17. Закон об электронной цифровой подписи кратко: основные положения
  18. Закон об ЭЦП: виды электронных подписей
  19. Федеральный закон об электронной цифровой подписи: как работать с подписью
  20. Электронный документооборот в организации
  21. Внедрение системы электронного документооборота на предприятии
  22. Этап 1. Анализ существующей системы работы с документами
  23. Этап 2. Формулирование требований к системе электронного документооборота и разработка плана ее внедрения
  24. Этап 3. Разработка регламента работы системы
  25. Этап 4. Подготовка к запуску системы и обучение пользователей
  26. Этап 5. Оформление официального запуска системы в эксплуатацию
  27. Приказ о переходе на электронный документооборот
  28. Положение об электронном документообороте
  29. Система электронного документооборота: программы для автоматизации, степень охвата, отраслевая специфика
  30. Когда нужен кадровый электронный документооборот и можно ли без него обойтись?
  31. Как организовать электронный документооборот в кадровой службе?
  32. 1. Обеспечить защиту персональных данных
  33. Электронный документооборот и электронная цифровая подпись
  34. Функции электронного документооборота и его достоинства
  35. Электронно-цифровая подпись
  36. Классификация методов шифрования данных
  37. Применение электронной подписи в документообороте предприятия общественного питания – Все о кадрах
  38. Электронная подпись и ее виды
  39. Для каких документов предназначена электронная подпись?
  40. Простая электронная подпись

Использование электронной подписи | Зачем нужна ЭЦП?

Применение электронных документов и электронной цифровой подписи в целях подтверждения расходов на предприятиях торговли и общественного питания

Электронная подпись необходима, чтобы сдавать отчетность, участвовать в закупках, вести юридически значимый электронный документооборот, подавать арбитражные иски, обращаться в госорганы и т.д. Посмотрим, в каких ситуациях без нее точно не обойтись.

В России применение электронной подписи регулируется федеральным законом от 06.04.2013 № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Закон устанавливает виды электронных подписей, правила признания юридической силы подписанных документов, правила выдачи и использования электронной подписи.

В России используют три вида электронной подписи:

  • простую,
  • усиленную неквалифицированную,
  • усиленную квалифицированную.

Получить электронную подпись

Подробнее о каждом из видов можно прочитать в этой статье.

Простая и неквалифицированная электронная подпись придают документу юридическую силу только на основании нормативных актов, выпущенных Правительством РФ, или договоренностей между участниками электронного документооборота. В обоих случаях должна быть возможность проверить личность подписанта.

Электронный документ, подписанный квалифицированной электронной подписью обладает такой же юридической силой, как и бумажный, который завизирован собственноручной подписью.

Если действующее законодательство не обязывает применять конкретный вид подписи для тех или иных действий, то участники электронного документооборота могут использовать любой вид подписи по договоренности между собой.

Отчетность через интернет

Основная сфера применения электронной подписи — это сдача электронной отчетности. Большинство категорий бизнеса обязаны через интернет представлять отчетность в ФНС, ПФР, ФСС и другие контролирующие органы.

Для отправки отчетности через интернет потребуется квалифицированный сертификат электронной подписи (далее — КЭП), выпущенный на сотрудника, который обладает полномочиями подписывать электронную отчетность организации.

Получить электронную подпись для отчетности

Отчетность в ЕГАИС ФСРАР

Особняком стоит взаимодействие с единой государственной автоматизированной информационной системой (ЕГАИС) ФСРАР. Система создана, чтобы контролировать алкогольный рынок: производство, оптовую и розничную продажу спиртосодержащих напитков.

Для подключения к системе и взаимодействия с ней организации или индивидуальному предпринимателю нужна специальная квалифицированная электронная подпись — КЭП для ЕГАИС ФСРАР. Это связано с требованиями безопасности и техническими особенностями ключевых носителей: криптографические операции происходят в самом носителе, а не на компьютере пользователя.

Получить электронную подпись для ФСРАР ЕГАИС

Участие в электронных торгах

Больше половины закупок всех бюджетных организаций проводятся в формате электронных аукционов. До июля 2018 года для участия в госзакупках нужна неквалифицированная электронная подпись (НЭП) — это требование 44-ФЗ «О контрактной системе».

С помощью НЭП участники госзакупок аккредитуются на электронных торговых площадках и подписывают контракты в случае победы в закупке. Но специалисты рекомендуют сразу же оформить КЭП, необходимую для других действий, связанных с участием в госзакупках: например, она нужна, чтобы оформить банковскую гарантию через интернет, обратиться в ФАС или арбитраж.

Кроме того, КЭП подойдет для участия в электронных закупках компаний с госучастием и коммерческий компаний, которые тоже проводят часть своих закупок  на электронных площадках.

Чтобы приобрести подходящую электронную подпись для участия в торгах в качестве поставщика, уточните требования к виду подписи на тех площадках, на которых планируете участвовать в электронных торгах.

Планируете участвовать в электронных торгах впервые? СКБ Контур поможет разобраться в сложных процедурах государственных и коммерческих торгов с помощью услуги Сопровождение торгов. Вы пройдете полный цикл от аккредитации на площадке до подписания контракта вместе с нашими специалистами. Услуги сопровождения торгов предотвратят ошибки, которые допускают новички. Мы проанализируем документацию, правильно составим и подадим заявки. Для победы вам останется подготовить конкурентное предложение.

Получить электронную подпись для торгов

Электронный документооборот

Все больше организаций, особенно с большим количеством контрагентов, переходят на электронный документооборот, оценив плюсы этой технологии:

  • быстрый обмен любыми документами, в том числе бухгалтерской «первичкой»,
  • сокращение издержек на обработку и передачу документов.

По договоренности между собой стороны могут использовать любой вид электронной подписи, но гарантом юридической силы электронных документов без подписания дополнительных соглашений между участниками документооборота является только КЭП. Кроме того, государство установило обязанность использовать квалифицированную электронную подпись для счетов-фактур.

Получить электронную подпись для документооборота

Работа с государственными информационными системами

Многие ведомства и госорганы предоставляют услуги или принимают отчетность в электронном виде. Чтобы работать на этих порталах, также понадобится электронная подпись.

Большинство площадок принимают базовые квалифицированные подписи, например:

  • ЕФРСБ, ЕФРСФДЮЛ, ЕАИС ФСТ, ЦБ РФ Финансовые рынки, Росимущество, Главгосэкспертиза, Мой Арбитр, Роскомнадзор, Госуслуги и другие.

Для некоторых нужен квалифицированный сертификат, который содержит в структуре специальный идентификатор, например:

  • ФТС, порталы для раскрытия информации и некоторые коммерческие торговые площадки: B2B-Center, ЭТП ГПБ, Фабрикант и др.

Выберите сертификат для работы с конкретным ведомством с помощью Мастера подбора сертификатов.

Получить электронную подпись для госсистем

Использование ЭП в частной жизни

С квалифицированной электронной подписью физические лица могут:

  • Получить доступ к полному набору сервисов портала госуслуг, для которых требуется подтвердить личность. Например, чтобы подать налоговую декларацию по форме 3-НДФЛ без визита в налоговую.
  • Подать заявление в вуз через интернет. Абитуриент может отправить заявление на поступление любой вуз России в электронном виде. Этот документ нужно заверить электронной подписью. В этой статье есть подробности о подаче документов в вуз.
  • Вести электронный документооборот с работодателем. Согласно недавним поправкам в Трудовой Кодекс РФ, можно оформлять официальные трудовые отношения без личного контакта с работодателем.
  • Пользоваться другими онлайн-услугами — зарегистрировать сделку с недвижимостью на сайте Росреестра, отправить заявку в Роспатент, чтобы получить патент на изобретение, оформить онлайн-кредит и др.

Как получить электронную подпись?

Пакет документов для получения электронной подписи различается для юридических и физических лиц. Но общий порядок действий одинаков:

  1. Определите, для чего нужна подпись: тип подписи отличается в зависимости от сферы применения. Основные сферы использования мы описали выше.
  2. Заполните заявку на выпуск сертификата электронной подписи в удостоверяющем центре (УЦ).
  3. Оплатите стоимость выбранного сертификата, подготовьте и отправьте специалисту УЦ нужный комплект документов.
  4. Придите в УЦ, чтобы получить сертификат.

Получить электронную подпись

Источник: https://ca.kontur.ru/articles/ispolzovanie-ehlektronnoj-podpisi

Электронная подпись: виды и использование

Применение электронных документов и электронной цифровой подписи в целях подтверждения расходов на предприятиях торговли и общественного питания

Электронный документооборот уже давно вошел в нашу жизнь. И даже если в вашей организации по каким-то причинам никто не пользуется электронной подписью, вы должны знать, что это такое. В статье опишем особенности каждого вида электронной подписи, объясним, как ее получить и в каких случаях использовать.

ЧТО ТАКОЕ ЭЛЕКТРОННАЯ ПОДПИСЬ

Правила использования электронной подписи (далее – ЭП) при совершении юридически значимых действий регулирует Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее – Федеральный закон № 63-ФЗ).

То есть ЭП – это некий уникальный код, который определенным способом связан с файлом документа. Этот код получается путем криптографического преобразования и подтверждает:

  • неизменность информации;
  • целостность документа;
  • авторство определенного лица.

При внедрении электронного документооборота именно ЭП делает электронный документ равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручно, то есть придает ему юридическую силу.

ВИДЫ ЭП

Существует два вида ЭП: простая и усиленная. Усиленная ЭП может быть неквалифицированной и квалифицированной. В Таблице 1 указаны особенности всех ЭП.

ПРОСТАЯ ЭП

Простую ЭП создают средствами информационной системы, в которой ее используют. Эта подпись подтверждает только то, что ее создал конкретный человек. Простая ЭП – это пароли, коды и прочие простые средства идентификации.

Простая ЭП приравнивается к собственноручной (следовательно, документ с такой подписью приобретает юридическую силу), если это регламентирует отдельный нормативный правовой акт или между участниками электронного документооборота (далее – ЭДО) заключено соглашение, где прописаны:

  • правила, по которым определяют владельца электронной подписи;
  • обязанность пользователя соблюдать конфиденциальность ключей (например, пароля в паре логин-пароль или СМС-кода).

Простую ЭП применяют при банковских операциях, на портале государственных услуг, на сайте Пенсионного фонда России, для аутентификации в информационных системах, а также для заверения документов внутри корпоративного ЭДО.

УСИЛЕННАЯ НЕКВАЛИФИЦИРОВАННАЯ ЭП

Усиленную неквалифицированную ЭП создают с помощью специальных программных средств путем криптографического шифрования. Ее выдают в удостоверяющем центре (далее – УЦ). Чтобы ее получить, нужно представить:

  • паспорт (для физического лица);
  • учредительные документы (если обращается организация);
  • доверенность (если заявление подает доверенное лицо).

После проверки документов заявитель получает сертификат ЭП и два ключа усиленной неквалифицированной ЭП: закрытый и открытый. В сертификате ЭП обязательно указано соответствие открытого ключа закрытому и владельцу усиленной неквалифицированной ЭП.

Закрытый ключ ЭП хранят на специальном ключевом носителе с ПИН-кодом или на компьютере в виде файла в зашифрованном формате. С помощью него владелец генерирует электронные подписи, которыми подписывает документы.

Открытый ключ ЭП доступен всем, с кем его обладатель ведет ЭДО. Он связан с закрытым ключом ЭП и позволяет всем получателям подписанного документа проверить подлинность ЭП.

Такой подписью можно подписывать документы, которые в бумажном виде заверяют печатью. Участники ЭДО должны обязательно заключить между собой соглашение о правилах использования усиленной неквалифицированной ЭП и взаимном признании ее юридической силы. Это нужно, чтобы электронные документы, заверенные такой подписью, считались равнозначными бумажным с собственноручной подписью.

Юридические лица применяют усиленную неквалифицированную ЭП:

  • внутри организации или при обмене электронными документами с проверенными контрагентами (если есть стороннее соглашение, подтверждающее юридическую силу такой подписи);
  • во время участия в официальных торгах;
  • при закупках товаров или работ.

УСИЛЕННАЯ КВАЛИФИЦИРОВАННАЯ ЭП

Усиленная квалифицированная ЭП – самый регламентированный государством вид подписи.

Усиленную квалифицированную ЭП выдают в аккредитованном УЦ. Чтобы ее получить, нужно заполнить заявку и предоставить:

  • паспорт и СНИЛС (физическое лицо);
  • учредительные документы (юридическое лицо);
  • заверенную выписку из ЕГРЮЛ или ЕГРИП (для участия в торгах), выписка должна быть выдана не более 6 месяцев назад;
  • доверенность (если заявление подает доверенное лицо).

Срок изготовления усиленной квалифицированной ЭП – два рабочих дня.

Так же, как и усиленная неквалифицированная ЭП, она создается с помощью криптографических алгоритмов и базируется на инфраструктуре ключей.

Код ключа – это длинная и сложная цепочка чисел и символов объемом до 256 бит. Запомнить или набрать электронный ключ невозможно, поэтому он сохраняется на цифровом носителе.

Хранить ключи усиленной квалифицированной ЭП нужно на токенах с USB-разъемом или смарт-картах.

Эти цифровые носители защищены паролями и сертифицированы в соответствии с требованиями Федеральной службы по техническому и экспортному контролю России и ФСБ России.

Усиленная квалифицированная ЭП обязательно имеет квалифицированный сертификат ключа проверки ЭП в бумажном или электронном виде. Сертификат подтверждает подлинность подписи, которую можно оспорить только судебным решением. Срок действия сертификата определяет аккредитованный УЦ, а его структура определена приказом ФСБ России № 795 от 27.12.2011.

Сертификат содержит информацию об уникальном номере, сроке действия и персональных данных владельца усиленной квалифицированной ЭП. Дополнительно сертификат может содержать:

  • точное название средств ЭП;
  • информацию об удостоверяющем центре, выдавшем сертификат;
  • перечень ограничений в использовании ЭП;
  • ключ для проверки.

Усиленная квалифицированная ЭП – это подпись, которая придает документам юридическую силу без дополнительных условий.

Документы, подписанные такой подписью, признают равнозначными подписанным собственноручно и используют в документах, которые сопровождают любые правовые отношения.

Исключения – случаи, при которых законодательство требует подавать документы только на бумажных носителях с оригинальной подписью.

Усиленную квалифицированную ЭП применяют:

  • при сдаче отчетности в контролирующие органы;
  • в работе с государственными информационными системами;
  • для работы с интернет-ресурсами;
  • при участии в качестве поставщика и заказчика в электронных торгах;
  • при обмене формализованными документами с ФНС России;
  • для ведения ЭДО внутри организации и с контрагентами;
  • для оформления удаленных трудовых отношений.

ПРЕИМУЩЕСТВА УСИЛЕННОЙ ЭП

1. Сформированный с помощью программы код нельзя запомнить или заново воспроизвести, поэтому подделать усиленную ЭП практически невозможно.

2. Усиленная подпись позволяет точно определить момент создания документа.

3. После подписания документа усиленной ЭП в него нельзя внести никакие изменения (даже автору документа): любые попытки внести их отразятся при расшифровке.

4. Усиленная ЭП позволяет пересылать документы по электронным каналам без передачи носителя информации.

5. Заверенный усиленной ЭП документ передается адресату в течение нескольких секунд, а все участники ЭДО имеют равные возможности для работы вне зависимости от их местоположения.

6. Риск потери документов при электронном обмене намного ниже, чем при передаче бумажных документов.

КАКОЙ ЭП ПОДПИСЫВАТЬ ДОКУМЕНТЫ?

Для подписания различных документов в организации могут использовать разные виды ЭП. Какой именно вид ЭП следует проставлять на том или ином документе организации, указано в Таблице 2.

НОВОЕ В ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВЕ ОБ ЭП

В конце декабря 2019 года в связи с совершенствованием регулирования в сфере ЭП Госдума приняла в третьем чтении законопроект № 747528-7 «О внесении изменений в Федеральный закон “Об электронной подписи” и статью 1 Федерального закона “О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля”» (далее – законопроект № 747528-7), который направлен на создание более безопасной цифровой среды. На момент публикации статьи законопроект одобрен Советом Федерации и направлен на подпись Президенту России. Это значит, что текст предлагаемых поправок сформирован окончательно. Проанализируем, какие изменения нас ожидают с 01.07.2020.

Изменение 1: все участники электронного взаимодействия будут признавать усиленную квалифицированную ЭП

Сейчас каждая структура устанавливает свои требования сертификата ключа проверки ЭП. Организациям это не очень удобно, поскольку на разных порталах нужно получать свой вариант. Законопроект устраняет этот недостаток: теперь во всех информационных системах будет признаваться единая усиленная квалифицированная ЭП.

С момента вступления закона в силу ни один участник ЭДО не сможет ограничить признание усиленной квалифицированной ЭП на своей площадке. Ограничения можно будет устанавливать, только если это прямо предусмотрено Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее – Федеральный закон № 63-ФЗ).

Изменение 2: появится новый вид организаций – доверенные третьи стороны

Доверенные третьи стороны будут оказывать определенные услуги участникам электронного взаимодействия, а именно:

  • подтверждать действительность ЭП и сертификатов на момент создания документа, наличие аккредитации удостоверяющего центра, выдавшего сертификат;
  • проверять, все ли сертификаты, задействованные при подписании электронного документа, отвечают требованиям нормативных актов;
  • проверять полномочия участников ЭДО;
  • создавать квитанции, которые будут отражать результаты проверки квалифицированной ЭП и информацию о моменте ее подписания;
  • оказывать услуги по хранению данных.

В законопроекте № 747528-7 не указано прямо, что эти услуги будут оказывать на коммерческой основе. Скорее всего, за них придется платить, если организация хочет максимально обезопасить работу с ЭП.

Доверенные третьи стороны будут получать аккредитацию и нести ответственность за неисполнение своих обязанностей или нарушение порядка исполнения функций.

Изменение 3: ужесточатся требования к УЦ

Источник: https://www.profiz.ru/sr/1_2020/elektronnaya_podpis/

Закон об электронной подписи

Применение электронных документов и электронной цифровой подписи в целях подтверждения расходов на предприятиях торговли и общественного питания

Федеральный закон «Об электронной подписи» был принят нижней палатой и одобрен верхней палатой парламента в 2011 году, 25 и 30 марта соответственно.

Рассмотрим закон «Об электронной цифровой подписи» кратко: его ключевые положения, виды подписей и различия между ними.

Обязательно поговорим о том, где и как получить электронную цифровую подпись (далее — ЭЦП) и как с ней работать правильно, соблюдая закон РФ «Об электронной подписи».

Подберем ЭЦП на любой бюджет! Консультация и помощь в течение 24 часов.

Оставьте заявку и получите консультацию в течение 5 минут.

Федеральный закон об электронной подписи

Закон РФ «Об электронной цифровой подписи» оговаривает четко регламентированное и безопасное использование ЭЦП. Однако предусмотренное им определение подписи устарело. В связи с этим весной 2011 набрал силу новый закон — № 63-ФЗ «Об электронной подписи». НПА был принят с целью обеспечить сохранность информации, которую заверяет подписант. Старый термин — ЭЦП — утратил силу.

Зачем нужен закон о цифровой подписи

При работе с документами мы ставим на них подпись, тем самым подтверждая достоверность документа, его юридическую значимость. Без подписи документ не имеет силы. Развитие и широкое распространение электронного документооборота привело к необходимости создания в электронном формате аналога обычной подписи.

Именно повсеместное внедрение электронных документов, которые нуждались в заверке, как и бумажные, привело к появлению закона об ЭЦП, который был направлен на формирование правового механизма с целью регулирования ее применения не только в коммерческой деятельности, но и в повседневной жизни. А Закон «Об электронной подписи» (далее — ЭП) сделал реальной возможность обмена документами, которые официально заверены и имеют законную применимость, но при этом не являются физическими носителями информации.

Закон об электронной цифровой подписи кратко: основные положения

Заверка документов ЭЦП используется при осуществлении банковских операций, при сдаче организациями отчетности в государственные органы (ПФР, ФНС и др.), при документообороте между госструктурами и не только. Иметь ЭЦП могут и физические лица.

Для обеспечения безопасности обмена документами, заверенными ЭП, была разработана нормативная база и принят закон об ЭЦП. Он регулирует все аспекты работы с подписями, в том числе процесс их получения. Закон РФ «Об электронной подписи» состоит из 20 статей.

Они определяют:

  • терминологию;
  • виды ЭП;
  • особенности использования ЭП;
  • обязанности гражданина при использовании ЭП;
  • деятельность удостоверяющих центров (далее — УЦ).

Как установил закон «Об электронной цифровой подписи», выпуском подписей занимаются УЦ. С этой целью они используют шифровальные и криптографические средства. УЦ создает и выдает сертификаты ключей проверки ЭП, может быть как юрлицом, так и ИП, госорганом или органом местного самоуправления.

Оформим ЭЦП за один день без вашего участия!

Оставьте заявку и получите консультацию в течение 5 минут.

Закон об ЭЦП: виды электронных подписей

Закон РФ «Об электронной цифровой подписи» определяет три вида ЭЦП (ст. 5):

  • Простая.
  • Неквалифицированная.
  • Квалифицированная.

Простая создается при внедрении паролей и кодов в информацию, которую она содержит. Заверенный такой подписью документ приравнивается к бумажному образцу только по договоренности сторон. Ее применение регламентирует Правительство РФ (Постановление № 33 от 25 января 2013 года).

Для создания неквалифицированной проводят криптографическое преобразование данных. Подпись обладает такой же силой заверки, как печать на бумажной версии документа. Ее могут выдавать УЦ, имеющие аккредитацию одной из федеральных торговых площадок.

Квалифицированная ЭП создается аналогичным образом, но с дополнительным ключом. Он указывается в сертификате, который может выдать УЦ, аккредитованный Министерством цифрового развития, связи и массовых коммуникаций. Федеральный закон «Об электронной подписи» определяет квалифицированную ЭП как самую защищенную.

Федеральный закон об электронной цифровой подписи: как работать с подписью

Для работы с ЭП требуются: криптопровайдер, сертификат и ключ к нему, настроенный браузер. Криптопровайдер (например, КриптоПро CSP) дает пользователю инструменты для формирования и проверки подписи и для работы с криптографическими процессами (шифровка и дешифровка).

Сертификаты и ключи к ним выдают аккредитованные УЦ. Они (сертификат и ключ) хранятся на токенах — специальных электронных устройствах, обеспечивающих безопасность записанной информации. Выглядит токен как обычный flash-накопитель, но ни в коем случае им не является. Именно к токенам обращаются криптопровайдеры с целью получить закрытую информацию.

При работе с веб-площадками необходимо также иметь настроенный браузер. Настройки, установленные по умолчанию, не позволяют работать с ЭП, поэтому потребуется установка дополнительных плагинов (отдельно для каждого браузера).

Наличие перечисленных элементов обеспечит пользователю корректную работу с электронной подписью. Если документ имеет расширение .pdf или .docx, позволяющее встроить ЭЦП внутрь него самого, достаточно воспользоваться программой, имеющей необходимые для этого инструменты.

Так, стандартный Microsoft Word версии 2007 года (и более ранних), уже обладает инструментами для встраивания ЭП. А для работы в новых релизах программы придется установить плагин (КриптоПро Office Signature). Подписывать файлы PDF можно в программе Adobe Acrobat. Устанавливать дополнительное ПО не требуется.

Для документов без возможности встроить ЭЦП используются отсоединенные подписи. Это отдельный файл, «привязываемый» к основному, но не встраиваемый в него.

Для проверки ЭЦП можно использовать программу, в которой подпись была создана. Она покажет, корректно ли сделана подпись на конкретном документе.

Детальная проверка ЭП проводится с помощью специального ПО (например, КриптоАРМ), куда загружаются и документ с подписью, и сертификат ЭЦП.

Такая проверка позволит установить, действителен ли сертификат, и позволит удостовериться, что ЭЦП выпущена аккредитованным УЦ.

Кроме того, программа покажет, относится ли подпись к загруженному документу, что особенно важно при работе с отсоединенными подписями.

Оформим ЭЦП для вашего бизнеса. Поможем установить и настроить в день подачи заявки!

Оставьте заявку и получите консультацию в течение 5 минут.

Оцените, насколько полезна была информация в статье?

Источник: https://Online-kassa.ru/blog/zakon-ob-elektronnoj-podpisi/

Электронный документооборот в организации

Применение электронных документов и электронной цифровой подписи в целях подтверждения расходов на предприятиях торговли и общественного питания

Электронный документооборот в организации позволяет оптимизировать процесс работы с документами на всех стадиях: от составления проекта до утверждения и отправки готового экземпляра. Как внедрить систему электронного документооборота в организации и какова специфика его применения в различных подразделениях компании, расскажем в нашем материале.

Данное фото приобретено в фотобанке Shutterstock

Внедрение системы электронного документооборота на предприятии

Внедрение электронного документооборота в организации происходит в несколько этапов:

Этап 1. Анализ существующей системы работы с документами

Документы могут создаваться в компании или поступать в нее как в бумажном, так и в электронном виде. Анализ может выявить такие недостатки действующего в компании документооборота, как:

  • утеря документов;
  • их излишнее дублирование;
  • длительное время согласования;
  • затраты на распечатку или получение скан-образа бумажного документа и т. д.

Действующая в компании система может уже не отвечать современным требованиям к работе с документами, таким как:

  • удобный механизм поиска;
  • оперативный контроль на всех этапах работы с документом;
  • возможность санкционированного редактирования и согласования.

А также иным предъявляемым к системе требованиям, связанным со спецификой документооборота в компании.

Этап 2. Формулирование требований к системе электронного документооборота и разработка плана ее внедрения

На этом этапе объединяются усилия руководства компании и ИТ-специалистов для грамотной постановки целей и задач, решаемых посредством системы электронного документооборота. Система как минимум должна обеспечивать:

  • входной и выходной регистрационный контроль документов;
  • перевод бумажных документов в электронный вид (их сканирование и распознавание);
  • обмен документами между структурными единицами компании;
  • классификацию документов по группам;
  • оперативный поиск документа по ключевым параметрам и тексту;
  • создание резервных и архивных копий;
  • возможность управления правами доступа;
  • решение иных задач.

Отдельно формулируются задачи для работы с документами, рождающимися непосредственно в самой компании. Система должна позволять:

  • создавать, корректировать, согласовывать проекты документов;
  • контролировать исполнителей по срокам;
  • протоколировать все действия с документом и т. д.

С учетом поставленных задач составляется план внедрения системы электронного документооборота в компании.

Этап 3. Разработка регламента работы системы

В регламенте:

  • закрепляются основные правила работы системы;
  • определяется список документов, участвующих в электронном документообороте;
  • утверждаются их шаблоны и форматы;
  • описывается технология перевода бумажных документов в электронные;
  • детализируются правила доступа к документам;
  • расшифровываются другие нюансы работы системы.

Этап 4. Подготовка к запуску системы и обучение пользователей

На этапе внедрения тестируется система электронного документооборота, производятся необходимые настройки оборудования и программного обеспечения. Производится установка паролей, персоналу разъясняются особенности доступа к системе.

Кроме того, персонал проходит обучение и проверку знаний инструкций по работе в системе электронного документооборота.

Этап 5. Оформление официального запуска системы в эксплуатацию

Для запуска системы электронного документооборота на предприятии необходимо издать приказ или распоряжение. Что в нем указать, расскажем в следующем разделе.

Приказ о переходе на электронный документооборот

Чтобы система электронного документооборота на законных основаниях начала функционировать, издается приказ, в котором:

  • указывается дата начала работы системы;
  • закрепляется вступление в силу сопутствующей организационной документации (регламентов, инструкций, правил);
  • утверждается список лиц, которым предоставляется доступ к системе;
  • детализируются сроки проведения инструктажей и обучения сотрудников;
  • расшифровываются иные нюансы, связанные с внедрением системы электронного документооборота.

Образец приказа о переходе на электронный документооборот (выдержка):

C приказом нужно ознакомить всех причастных сотрудников.

Положение об электронном документообороте

Иногда компании разрабатывают отдельный документ по работе с электронными документами, объединяя в нем все сопутствующие инструкции и регламенты. Называется такой документ «Положение об электронном документообороте».

Что включить в это положение и насколько детализировать отдельные вопросы по работе с системой, решает сама компания. Ориентировочный набор разделов представлен на рисунке:

Образец Положения об электронном документообороте в организации (выдержка):

Система электронного документооборота: программы для автоматизации, степень охвата, отраслевая специфика

Организация электронного документооборота на предприятии — процесс затратный и трудоемкий. Не всем под силу автоматизировать одновременно все рабочие места и объединить все цепочки работы с документами в единую систему.

На помощь приходят специализированные программы, позволяющие автоматизировать хотя бы отдельные участки деятельности предприятия и организовать минимально возможный электронный документооборот.

Такие программы для электронного документооборота в организации доступны даже самым мелким хозяйствующим субъектам.

Обычно они приобретаются для учетных нужд (бухгалтерского и налогового учета) с элементами кадрового документооборота.

Это не самый лучший способ внедрения на предприятии электронного документооборота. Но при отсутствии необходимых ресурсов автоматизация отдельных участков и служб предприятия помогает отчасти облегчить работу с документами.

Специалисты в области электронного документооборота рекомендуют иной подход. Если для внедрения полноценной эффективной системы работы с документами у предприятия недостаточно ресурсов, следует решать вопрос не локально.

Электронный документооборот нужно внедрить не по избранным участкам, а в качестве общей системы, объединяющей все подразделения.

При этом изначально можно заложить минимальный набор функций, а постепенно наращивать функционал, надстраивая систему под нужды и масштаб компании.

В последнее время происходит разделение разработчиков программ электронного документооборота по отраслевой специфике (программы отдельно для госсектора, телекоммуникаций и т. д.).

Далее остановимся подробнее на кадровом и юридическом электронном документообороте (на что обратить внимание при их создании в ситуации, когда компания не в силах организовать единую систему документооборота).

Когда нужен кадровый электронный документооборот и можно ли без него обойтись?

Электронный кадровый документооборот — один из элементов системы электронного документооборота в организации.

Кадровые документы по своему многообразию не уступают бухгалтерской службе — лидеру по объему создаваемых и получаемых первичных документов. Многое зависит от таких нюансов, как:

  • масштаб и структура организации;
  • специфика ее деятельности;
  • географическая разрозненность структурных подразделений;
  • текучка кадров;
  • иные особенности (наличие дистанционных сотрудников, вредных и опасных условий труда и т. д.).

Все эти нюансы учитываются при решении вопроса о том, нужен ли в организации электронный кадровый документооборот.

Если компания состоит из директора, главбуха и 5–7 сотрудников, электронный документооборот может стать весьма затратным и нецелесообразным мероприятием. Если же компания крупная с разветвленной филиальной сетью и специфическими условиями труда, без автоматизации документальных процедур не обойтись.

О специфике организации кадрового электронного документообмена расскажем далее.

Как организовать электронный документооборот в кадровой службе?

Для налаживания полноценного кадрового электронного документооборота в организации необходимо:

1. Обеспечить защиту персональных данных

В этом вопросе следует исходить из требований:

  • закона «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ;

Источник: https://zen.yandex.ru/media/nalog/elektronnyi-dokumentooborot-v-organizacii--5ba76a901c5a9600aa6b7b6c

Электронный документооборот и электронная цифровая подпись

Применение электронных документов и электронной цифровой подписи в целях подтверждения расходов на предприятиях торговли и общественного питания

Современное ведение бизнеса уже нельзя представить без таких инструментов, как электронный документооборот и электронная цифровая подпись. Данный способ имеет массу преимуществ и значительно облегчает управление всеми процессами в организации.

Современные предприниматели все чаще стали применять специализированные системы для регулирования своей деятельности, поскольку они являются незаменимыми помощниками в решении ежедневных задач компании.

Такие программные комплексы автоматизируют каждый процесс и позволяют упорядочивать все процедуры, связанные с документацией.

Функции электронного документооборота и его достоинства

Автоматизация производства призвана выполнять следующие функции:

  • регистрация всех внутренних, а также входящих и исходящих документов;
  • занесение их в программу для последующего контроля;
  • подтверждение подлинности данных посредством электронно-цифровой подписи;
  • осуществление работ справочно-информационного характера;
  • списание данных в дело;
  • составление различных отчетов по результатам деятельности предприятия.

Основной плюс подобного делопроизводства заключается в отсутствии необходимости затрачивать много времени на согласование какого-либо проекта организации отдельными сотрудниками или руководством. Это связано с наличием возможности осуществлять рассылку нужной информации в электронном виде. Данный способ избавляет от бумажной волокиты.

Система электронного документооборота в обязательном порядке должна иметь текущий архив, при помощи которого корпоративные данные могут быть получены в оперативном порядке.

Помимо этого, она обеспечивает высокий уровень надежности хранения информации.

Функция справочно-информационного характера дает возможность проводить отборку только требуемой на данный момент документации, что позволяет компании экономить значительные средства на создании хранилища для бумаг.

Наиболее важной функцией все же является более упрощенная процедура по удостоверению данных.

Если для информации на бумажном носителе требуется наличие таких подтверждающих элементов, как печать, дата, подпись и реквизиты предприятия, то документооборот в электронном виде предусматривает применение электронно-цифровой подписи. Основное преимущество ЭЦП заключается в возможности использовать ее для нескольких документов одновременно.

Электронно-цифровая подпись

Этот инструмент делопроизводства необходим для обеспечения защиты всем документам, участвующим в деятельности организации. Он представлен в виде криптографического преобразования данных, закрепленного посредством закрытого ключа.

Его наличие позволяет выявить владельца подписи и помогает подтвердить подлинность информации.

Юридически такой элемент электронного документооборота является сопоставимым с собственноручно сделанной подписью, которая проставляется на бумажных носителях.

Основными задачами, с которыми призвана справляться электронно-цифровая подпись, являются:

  • обеспечение безопасности информации против подделок;
  • выявление владельца сертификата ключа;
  • обнаружение каких-либо искажений в данных.

Электронно-цифровая подпись ЭЦП в документообороте имеет свою особенность. Она заключается в логическом характере этого инструмента. Она дает возможность провести аутентификацию (проверку на наличие изменений), а также распознавание ее владельца.

С целью проведения анализа электронного документа на его подлинность следует осуществить идентификацию уполномоченного лица, а также установить истинность информации. Сделать это можно лишь единственным способом – в ходе предъявления соответствующего иска в суд, где будет проводиться тщательный анализ данных компании и ее документации.

Основными достоинствами использования электронно-цифровой подписи являются:

  1. Возможность вести партнерские отношения с организациями, находящимися на удаленном расстоянии.
  2. Копии электронных документов получаются равнозначными.
  3. Автоматизация каждой стадии при разработке подписи за счет специализированных аппаратных и программных средств.
  4. Повышение производительности труда работников компании.

Несмотря на все преимущества данного элемента системы, он имеет и свои недостатки.

Так, чтобы создать надежную подпись, необходимо в обязательном порядке использовать специализированные средства правового, организационного и технического обеспечения. К техническим методам защиты относятся способы криптографии.

Они выражаются в создании уникальной последовательности символов, благодаря которой можно не только распознать создателя ЭЦП, но и проверить документ на подлинность.

Криптографическая защита представлена в виде шифрования данных и разработке уникального ключа для подписи. Данный метод является алгоритмом, при помощи которого осуществляется описание действий при преобразовании какой-либо информации. Что касается ключа, то он создается в качестве основы для этого способа.

Классификация методов шифрования данных

В настоящее время различают два типа шифрования:

  1. Симметричный. Предполагает передачу созданного одним партнером ключа другому. Для шифрования и дешифрования информации в данном случае требуется только один ключ.
  2. Несимметричный. Используются специальные математические расчеты. При этом разрабатывается сразу два ключа: один из них применяется в качестве шифровального элемента, а посредством другого обеспечивается дешифровка данных. Первый ключ остается у владельца подписи и называется либо личным, либо закрытым. Второй же элемент может быть предоставлен большому кругу лиц (сотрудников организации).

Источник: http://documentooborot.com/dokumentooborot/elektronnyj-dokumentooborot-i-ecp.html

Применение электронной подписи в документообороте предприятия общественного питания – Все о кадрах

Применение электронных документов и электронной цифровой подписи в целях подтверждения расходов на предприятиях торговли и общественного питания

Электронный документооборот в настоящее время является неотъемлемой частью документооборота любого предприятия общественного питания. Законодательством предусмотрены несколько видов подписей электронных документов. Рассмотрим, что это за подписи, чем они отличаются друг от друга и в каких случаях применяется каждая из них.

Электронная подпись и ее виды

Отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, совершении иных юридически значимых действий регулируются Федеральным законом N 63-ФЗ , в том числе в случаях, установленных другими федеральными законами.

В соответствии с п. 1 ст. 2 данного Закона электронная подпись — информация в электронной форме, присоединенная к подписываемой информации в электронной форме или иным образом связанная с ней и используемая для определения лица, подписывающего информацию.

Различают два вида электронной подписи (ст. 5 названного Закона):

— простая электронная подпись — получается посредством использования кодов, паролей или иных средств, подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом;

— усиленная электронная подпись — подразделяется на неквалифицированную и квалифицированную электронную подпись.

Неквалифицированной электронная подпись становится в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи. Она позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ, и обнаружить факт внесения изменений в него после момента его подписания. Создается она с использованием средств электронной подписи.

Квалифицированная электронная подпись, кроме признаков, установленных для неквалифицированной подписи, должна соответствовать таким признакам:

— ключ проверки электронной подписи указан в квалифицированном сертификате;

— для создания и проверки электронной подписи используются средства электронной подписи, получившие подтверждение соответствия требованиям, установленным в соответствии с Федеральным законом N 63-ФЗ.

Для каких документов предназначена электронная подпись?

Документ, подписанный квалифицированной электронной подписью, признается равнозначным документу в бумажном виде, подписанному обычной подписью, кроме случаев, когда законодательством установлено требование о необходимости составления документа исключительно в бумажном виде (п. 1 ст. 6 Федерального закона N 63-ФЗ).

Документ, подписанный простой или неквалифицированной электронной подписью, признается равнозначным документу в бумажном виде в случаях, установленных законодательством или соглашением между участниками электронного взаимодействия (п. 2 ст.

6 данного Закона). При этом нормативные акты и соглашения для неквалифицированной подписи должны предусматривать порядок проверки электронной подписи, а для простой подписи — соответствовать требованиям, установленным ст. 9 названного Закона.

Одной электронной подписью могут быть подписаны несколько связанных между собой электронных документов (п. 4 ст. 6 Федерального закона N 63-ФЗ).

Простая электронная подпись

Государственные и муниципальные услуги. В силу п. 5 Постановления Правительства РФ от 25.01.2013 N 33 обращение заявителей — юридических лиц за получением государственных и муниципальных услуг осуществляется путем подписания обращения уполномоченным лицом с использованием простой электронной подписи.

Использование простой электронной подписи для получения государственной или муниципальной услуги допускается, если федеральными законами или иными нормативными актами не установлен запрет на обращение за получением государственной или муниципальной услуги в электронной форме, а также не установлено использование в этих целях иного вида электронной подписи (п. 4 данного документа).

Соответственно, не все услуги можно подписывать простой электронной подписью, в некоторых случаях требуется усиленная квалификационная подпись. Правила определения видов электронной подписи, использование которых допускается при обращении за получением государственных и муниципальных услуг, утверждены Постановлением Правительства РФ от 25.06.2012 N 634.

Первичные документы и регистры бухгалтерского учета.

Источник: http://info-personal.ru/jformlenye-dokymentov/primenenie-elektronnoj-podpisi-v-dokumentooborote-predpriyatiya-obshhestvennogo-pitaniya/

О бухгалтерии
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: