Правила деловой sms-переписки

Содержание
  1. Правила ведения деловой переписки в мессенджерах
  2. Называйте вещи своими именами
  3. Немного о Telegram
  4. Как правильно договариваться
  5. Принять нельзя отказать
  6. 15 правил деловой электронной переписки
  7. Пишите тему письма
  8. Называйте по имени
  9. Говорите по делу
  10. Указывайте точный срок
  11. Форматируйте текст
  12. Пишите нейтрально и деликатно
  13. Сохраняйте историю переписки
  14. Подписывайте письма
  15. Добавляйте сразу все ссылки и файлы
  16. Называйте понятно файлы и документы
  17. Перечитайте перед отправкой
  18. Отвечайте быстро
  19. Отправляйте письма в рабочее время
  20. Не отправляйте отдельным письмом слова «спасибо» и «пожалуйста»
  21. Не пишите информацию, которую нужно обязательно скрыть
  22. Неписаные правила СМС-общения
  23. 1 Послать смайлик в ответ: стоит или нет?
  24. 2 Время отправки сообщения и разница в часовых поясах
  25. 3 Простыня текста или звонок другу
  26. 4 Количество посылаемых смс-ок
  27. 5 Осторожнее с редактором Т9
  28. 6 Внимательность при выборе адресата
  29. 7 Слушать вполуха
  30. 8 Крик с помощью клавиши Caps Lock
  31. Деловая переписка в мессенджерах — Карьера на vc.ru
  32. Те, КТО пишет
  33. Те, КОМУ пишут
  34. Резюме
  35. 15 правил деловой переписки
  36. 1. Аккуратность оформления
  37. 2. Читабельность
  38. 3. Проверьте файлы
  39. 4. Заполняйте тему письма
  40. 5.Не нужно личного
  41. 6. Одно письмо – один вопрос
  42. 7. Отвечайте всем
  43. 8. Срок ответа – сутки
  44. 9. Не удаляйте историю переписки
  45. 10. Используйте подпись
  46. 1. Грамотность переписки никто не отменял
  47. 2. Пишите только в рабочее время
  48. 3. Пишите емко
  49. 4. Проверьте фотографию
  50. 5. Ничего личного в чате
  51. Важно
  52. 10 правил написания деловых электронных сообщений
  53. Электронное сообщение – это официальный документ
  54. Приветствия
  55. Проверьте правописание
  56. Ориентируйтесь на более широкую аудиторию
  57. Будьте профессиональны, избегайте неточностей и многословия
  58. Будьте максимально корректны
  59. Досчитайте до 10, прежде чем отправить сообщение
  60. Вежливая подпись – залог успеха
  61. Контактная информация
  62. Не увлекайтесь украшательством

Правила ведения деловой переписки в мессенджерах

Правила деловой sms-переписки

Как не стать жертвой собственной неосмотрительности, обсуждая бизнес в мессенджере, и сделать переписку полезной в случае судебных разбирательств, рассказывает руководитель юридического департамента Национальной юридической службы «Амулекс» Надежда Макарова

Unsplash

Мессенджеры из сервиса для личного общения превратились в площадку для проведения деловых переговоров. Обсуждение в общих чатах деталей предстоящих сделок, обмен документами и согласование финальных договоренностей стали вполне привычным делом.

Да и согласно части второй статьи 434 Гражданского кодекса РФ сообщения в мессенджере подпадают под понятие «электронного документа», так как пользователи авторизуются в нем с помощью логина и пароля.

При этом большая часть пользователей продолжают воспринимать общение в мессенджерах и соцсетях как неформальное и часто не отдают себе отчет в том, что слово, написанное в мессенджере, может быть использовано против них точно так же, как официальный документ или отпечаток пальца.

Называйте вещи своими именами

Для судов, которые разбирают дела, связанные с перепиской в мессенджерах, ключевым моментом является вопрос идентификации участников чата. Проблема в том, что мы сами даем имена тем, кто попадает в список наших контактов.

Может случиться так, что под одним и тем же именем в телефоне будут сохранены сразу несколько абонентов, и будет непросто понять, кто из них действительно является участником переговоров.

К примеру, суд может не признать претензии истца, если ответчиком в суде выступает конкретная компания, а на скриншоте из Viber фигурирует условный Иван Иванов.

Чтобы избежать подобной проблемы, нужно получить подтверждение, что номер мобильного телефона принадлежит именно тому человеку, с которым вы ведете переговоры. Пусть собеседник представится в чате и подтвердит принадлежность номера.

Если в суде ваш контрагент попробует оспорить собственное утверждение, это может быть расценено как недобросовестность или даже мошенничество.

Другой способ — попросить контрагента оформить у нотариуса заявление о том, что номер принадлежит определенному человеку.

Также важно корректно сохранять имя и должность того, с кем вы договариваетесь в контактах. Вместо «Вася-трубы» в вашей телефонной книге должен появиться контакт «директор ООО “Пайпер” Иванов В. И.».

На руку вам также сыграет любое простейшее подтверждение ваших слов действиями. К примеру, если в момент договоренности от вас на счет ООО «Пайпер» поступила даже минимальная сумма, это послужит подтверждением действительности договора.

Доказать, что номер принадлежит компании, будет еще проще, если он указан на ее сайте.

Кстати, с 5 мая этого года при определении «кто есть кто» стало полегче — анонимность в мессенджерах, по замыслу государства, исчезла. В силу вступили новые правила «Идентификации пользователей Интернета».

Правила, в частности, определяют ситуации, когда участника переписки можно будет точно установить по номеру мобильного телефона.

Организаторов мессенджеров обязывают отправлять запросы сотовым операторам, а те в течение 20 минут должны предоставить сведения о владельце номера. Если данных нет, в пользовании сервисом абоненту откажут.

Если эти правила будут работать, то суды не смогут впредь говорить, что мессенджер не позволяет идентифицировать пользователя. Но советы, которые мы давали по поводу идентификации участников переписки, пригодятся и после вступления правил в силу.

Неизвестно, насколько эффективными будут эти новые правила, по крайней мере в первое время, ведь тяга к общению «под прикрытием» вечна. Кроме того, правила сформулированы так, что не ясно, «накроет» ли тотальная идентификация только новых пользователей или «сосчитают» всех.

Есть и другие вопросы: например, как будут исполнять правила зарубежные организаторы сервисов? Возможно, мы получим нечто похожее на «блокировку» Telegram. 

Немного о Telegram

Этот мессенджер для заключения договоров лучше не использовать. Во-первых, важно помнить, что в России Telegram заблокирован и суды могут в принципе не рассматривать переписку в нем как надлежащие доказательства.

Во-вторых, он предназначен именно для того, чтобы «не оставлять следов». Пользователи могут удалять сообщения в обычных чатах у обоих участников переговоров, а в секретных чатах есть возможность настроить таймер так, чтобы сообщения удалялись автоматически. Время до удаления может быть очень коротким, но участник может успеть сделать скриншот.

Он вряд ли поможет в суде, так как доказать, что скриншот сделан именно из чата, трудно. Так что заключение договора в этом мессенджере сродни подписанию договора на горящей бумаге. Если такое желание все же есть, то заверьте (если успеете) сообщения у нотариуса, пока они еще не удалены из чата.

Не все нотариусы будут готовы заверить доказательства из «заблокированного» Telegram, поэтому такого специалиста придется поискать. Предоставление переписки из секретного чата в суд не будет являться нарушением ее тайны, если это необходимо для защиты интересов одной из сторон (и если суд захочет принять такие доказательства).

Тем более что в случае заключения договора в мессенджере это не просто переписка, а текст договора. 

Как правильно договариваться

В одном из судов рассматривалось дело: в WhatsApp стороны договорились о том, что будет сшита партия водолазок. Поставщик закупил ткань, взяв для этого кредит.

Покупатель в итоге не заплатил за товар, и в суде поставщик не смог доказать факт заключения сделки, представив переписку в мессенджере. Суд принял такое решение из-за того, что в переписке не было прямых свидетельств заключения договора.

Проще говоря, стоило предложить контрагенту заключить договор, обсудить его условия, а лучше — обменяться сканами подписанных вживую документов. 

Чтобы не оставалось сомнений в назначении чата, назовите его «Заключение договора с ООО “Пайпер”». Указывайте в переписке, что сообщение является офертой, акцептом или существенным условием договора.

Не стоит забывать, что ничто не вечно под луной: переписка может быть утеряна, смартфон — сломаться, участники чата могут удалить переписку, сотрудник может уволиться и уйти, забрав информацию с собой. Чтобы подстраховаться, создавайте резервные копии чата и используйте корпоративные номера.

Есть виды договоров, которые вовсе нельзя заключать в мессенджерах: например, купли-продажи или аренды недвижимости, купли-продажи предприятия.

Принять нельзя отказать

В мессенджерах можно не только заключить сделку, но и подтвердить исполнение ее условий. Можно обменяться фотографиями и документами, которые докажут, что работа выполнена. При этом нужно, чтобы в чате контрагент подтвердил выполнение работ. 

Важный момент: в договоре должно быть прописано, что возможен удаленный способ осмотра. Чтобы фотографии были признаны надлежащим доказательством, лучше использовать геолокацию. В чате стоит написать, что происходит осмотр для приемки по такому-то договору. 

В мессенджерах можно также расторгнуть договор или предъявить претензии, или сообщить о внештатной ситуации, но также важно, чтобы эти возможности были прописаны в договоре, который вы заключили ранее.

Кстати, переписка в чате может быть использована в качестве доказательства при рассмотрении любых дел, в том числе уголовных. И все сказанное о мессенджерах работает и в случае переписки в соцсетях. Тренд последнего времени — покупка одежды и других товаров через Instagram.

При этом, переписываясь в директе, можно отправлять исчезающие видео и фото. Здесь действуют те же правила, что и для мессенджеров: нужно идентифицировать пользователей и фиксировать условия договоренности (скриншот, нотариус).

Личная переписка может быть использована для защиты интересов в суде.

Источник: https://snob.ru/entry/177203/

15 правил деловой электронной переписки

Правила деловой sms-переписки

Электронная почта — основной источник связи на работе. Мы ежедневно переписываемся с коллегами, руководством, заказчиками и клиентами. Иногда адресаты не могут прийти к договоренности или тратят слишком много времени на письма. Мы составили 15 правил, которые помогут сэкономить время себе и контрагенту и быстрее решить рабочие вопросы.

Пишите тему письма

Тема — как заголовок, помогает быстро найти нужную переписку в почтовом ящике. Обязательно указывайте ее, чтобы проще работать с письмами. Формулировка темы должна быть информативной.

Получатель не поймет, что ему предлагают, если письмо назвать «Сотрудничество», «Фотографии», «Оно». Тема есть, но она бесполезна.

Добавьте конкретики: «Предлагаем размещение в нашем журнале» или «Фотографии для раздела о путешествиях».

Если в ходе переписки тема стала другой, не меняйте ее в письме. Допустим, вы начали диалог о разработке сайта для стоматологии, но в процессе пришел новый заказ — сайт для детского центра. Не смешивайте проекты в одной переписке и не меняйте тему, когда открывается другой вопрос. Заведите для него новую цепочку писем. Соблюдайте правило: для каждого большого вопроса — отдельная переписка.

Называйте по имени

Если знаете, как зовут получателя, обязательно обращайтесь к нему по имени. Иначе непонятно, кому вообще адресовано письмо, и выглядит оно невежливым. Если получателей несколько, перечислите по именам всех, от кого ждете ответа или действий. Человек может посчитать, что письмо к нему не относится, если адресовано всем. Обращаясь по имени, мы снимаем эту проблему.

Говорите по делу

Рабочее письмо — короткий жанр. Представьте, сколько времени придется потратить получателю, чтобы продраться к сути письма через пространные рассуждения и абстрактные отступления. Не стоит писать, что было, что будет и чем сердце успокоится, если это не влияет на решение вопроса. Берегите свое и чужое время — переходите сразу к главному.

Указывайте точный срок

Не пишите в теме или теле письма «срочно». Это понятие растяжимое: для одного — час, для другого — неделя. Лучше укажите точное время и дату, когда вы ждете ответа или результата.

Форматируйте текст

Неотформатированный текст читать тяжело, поэтому разделяйте его. Сделайте по одному отступу после каждого абзаца и по два — после приветствия и перед подписью.

Не вставляйте ссылки в середину текста — размещайте их в конце абзаца или письма, списком. Каждую ссылку поясняйте: на какой документ она ведет и зачем получателю переходить по ней.

Старайтесь не злоупотреблять жирным шрифтом, курсивом и цветом. Пусть текст выглядит спокойно.

Пишите нейтрально и деликатно

Письмом легко вызвать негативные эмоции. Получатель может понять текст по-разному, поэтому пишите максимально нейтрально, чтобы избежать двоякого толкования. Будьте вежливы и деликатны. Если не знакомы близко, не стоит задавать личные вопросы, вторгаться в чужое пространство, шутить и поднимать темы, не относящиеся к работе.

Сохраняйте историю переписки

Оставляйте всю предыдущую цепочку сообщений в письме. В большом потоке информации легко забыть, о чем вы общались с отправителем — история переписки поможет вспомнить. Особенно это актуально для сотрудников, которые получают много писем с проблемами и вопросами.

Подписывайте письма

Называйте почту для рабочей переписки нейтрально, желательно — по принципу имя_фамилия@работодатель. Если нет корпоративной почты, просто создайте почтовый ящик вида petrsidirov@mail.ru вместо svinkapeppa или superboy.

В подписи укажите имя, фамилию, должность и название компании. Добавьте способы связи: телефон, мессенджеры, соцсети, — и ссылку на корпоративный сайт. Ограничьтесь нейтральным «с уважением» или «с наилучшими пожеланиями». Не стоит расписывать в автоматической подписи слова благодарности на полстраницы, размещать рекламу, ставить ссылки на сбор подписей и подобные проекты.

Добавляйте сразу все ссылки и файлы

Бывает, что только после отправки обнаруживается, что важный файл не прикреплен или не указана нужная ссылка. Многие высылают вложения и дополнения отдельным письмом — «вот документ, который я забыл».

И переписка раздваивается: в одной истории — обсуждение, в другой — нужные документы. На какое письмо ответит получатель, неизвестно — возможно, на то, в котором нет истории переписки. Поэтому лучше продублировать предыдущее и добавить к нему файл.

В сообщении стоит попросить получателя удалить письмо без файла, чтобы избежать путаницы.

Еще я встречала людей, которые высылали пять файлов пятью отдельными письмами. Это засоряет почтовый ящик и отвлекает получателя. Пожалуйста, отправляйте все вложения вместе. Если их слишком много, присылайте ссылку на файлообменник.

Называйте понятно файлы и документы

Называйте файл так, чтобы сразу было понятно, о чем он и к чему относится. Тяжело отличить в перечне изображений один IMG568909865 от другого IMG6789988901. Гораздо лучше, если это будут logotype и header.

Перечитайте перед отправкой

Каждый может ошибиться или допустить неточность, написать двусмысленно или непонятно объяснить. Поэтому перед отправкой перечитайте письмо и проверьте на ошибки.

Если оно написано под воздействием эмоций, не высылайте сразу — дайте ему отлежаться минут 15. Затем просмотрите еще раз — возможно, вы были слишком резки в суждениях и оценках.

Если это так — смените тон и перефразируйте «скользкие» моменты.

Отвечайте быстро

Отправители не ждут мгновенной реакции на письма, но почти половина респондентов из 2 миллионов человек отвечает на емейл-сообщения в течение часа. Напишите ответ при первой возможности. Если это входит в ваши прямые обязанности  — например, вы работаете в поддержке или координатором проекта — старайтесь отвечать в течение 15-30 минут.

Если ваша основная работа не связана с перепиской, запланируйте в течение дня два интервала на разбор почты и ответы. Например, в 11:00 и в конце дня, в 17:00. Так вы не пропустите важные сообщения и сохраните порядок в почтовом ящике. Не переживайте: если возникнет экстренный вопрос, с вами свяжутся другим способом — через мессенджер или по телефону.

Отправляйте письма в рабочее время

Три причины, чтобы следовать этому правилу:

  1. Звуковое оповещение может разбудить адресата.
  2. Некоторые считают переписку в нерабочее время, включая выходные, неприемлемой.
  3. Ваше письмо может просто затеряться среди других.

Настройте отложенную отправку. Например, в почте Mail.ru есть функция «Отправить в точное время». Если вы пишете текст в субботу утром, запланируйте отправку письма на понедельник в 10:05. Так будет больше вероятность, что получатель его не пропустит. Если к этому времени в письмо станет неактуальным, зайдите в раздел «Исходящие» и отмените отправку.

Не отправляйте отдельным письмом слова «спасибо» и «пожалуйста»

Чтобы открыть и прочитать письмо, нужно время. Отправляя просто «спасибо», «пожалуйста» и подобные сообщения, вы просто отвлекаете собеседника. Лучше поблагодарить в следующий раз, когда будете высылать дополнительные документы или отвечать на новые вопросы. Так в одном письме будет и польза, и признательность.

Не пишите информацию, которую нужно обязательно скрыть

Будьте готовы к тому, что все, что вы напишете, может стать общедоступным. Никто не застрахован от ситуаций, при которых конфиденциальная информация оказывается у посторонних. Может случиться сбой в работе почтовых или поисковых систем, или контрагент выложит скрины закрытой переписки. Иногда обсуждения случайно попадают к человеку, для которого не были предназначены:

Всегда следите за тоном и выражениями. Не пишите того, что может обидеть другого человека или негативно отразиться на имидже работодателя.

Правил много, но все заучивать не обязательно. Главное — уважайте собеседника, его мнение и время и радейте за общее дело. А что вы хотели бы улучшить в рабочих письмах?

Источник: https://geekbrains.ru/posts/net_etiquette

Неписаные правила СМС-общения

Правила деловой sms-переписки

Какие только СМС-сообщения не приходят на наш телефон! В общественном транспорте, в магазине, на улице на пешеходном переходе, в автомобиле, проезжающем мимо, можно заметить людей с телефоном в руках, которые сосредоточенно, с увлечением набирают очередное сообщение, иногда с улыбкой на лице.

1. Посылать ли смайлик в ответ?
2. Время отправки сообщения и часовые пояса

3. Километры текста или звонок другу
4. Количество отправляемых смс-ок

5. Осторожнее с редактором Т9
6. Выбор адресата

7. Слушать вполуха
8. Крик с использованием Caps Lock

Многие забрасывают текущие дела и полностью углубляются в электронную переписку. Но соблюдать этикет необходимо даже в этом случае.

1 Послать смайлик в ответ: стоит или нет?

Частенько коротенькие письма остаются без ответа. Не успел, забыл, нечего сказать, забил, не посчитал нужным ответить. Причин может быть множество.

Если Вы собираетесь и дальше общаться с человеком, который о Вас вспомнил или задал вопрос, то лучше отправить “ответочку”. Пусть это будет даже безмолвный смайлик.

Правда, смайлики стоит отправлять только тем людям, которые прекрасно понимают смысл и назначение этого значка. Иначе смайлик может вызвать неприятие, непонимание и даже обиду.

На эту тему можно привести отрывок из мультфильма «Простоквашино»: «А, он нам фигвамы рисует!»

Смайлики не стоит отправлять незнакомым людям, когда Вы не уверены, что они однозначно поймут Вас.

2 Время отправки сообщения и разница в часовых поясах

В стихотворении «На поле Куликовом» А. А. Блок писал: «И вечный бой! Покой нам только снится!». Все-таки в мирной жизни стоит помнить о времени суток, когда отправляется смс-ка.

Сообщение может звякнуть и глубокой ночью. Вот тут нарушил негласное правило смс-общения уже тот, кто его отправил. Всегда помните о подобающем времени и напрасно не беспокойте родственников, друзей и знакомых в ночное время.

Если человек работает на ответственной должности и не может отвлекаться на переписку, то  днем в определенные часы его тоже лучше не отвлекать. СМС-сообщение можно ведь отправить в любой час, если это не абсолютно срочное сообщение.

При отправке весточки в страну с другим часовым поясом, когда есть разница во времени, стоит этот момент учитывать. В некоторых странах сохранился также переход на зимнее и летнее время. Можно набрать в поисковике запрос, например: «время Москва Лиссабон», чтобы понять разницу во времени между московским регионом России и Португалией.

Почему время и день отправки имеют значение? Это увеличивает шансы на получение ответа и на развитие хороших, уважительных отношений с другой стороной.

3 Простыня текста или звонок другу

Порой полученное сообщение становится настоящим письмом, содержащим простыню текста. Поскольку зачастую оно уже не входит в формат единичной SMS-ки, приходится открывать вторую, а то и третью.

Какой смысл полчаса набирать километровый текст? В этом случае проще и удобнее позвонить. В плюсе будут обе стороны. К тому же, при живом общении проще договориться и легче понять друг друга.

В современных мессенджерах есть возможность совершать видео-звонки или просто звонки (без видео) по вай-фаю, то есть, практически бесплатно, если доступ к Wi-Fi бесплатный, например, в общественных местах. В качестве примера можно привести видео-звонки в мессенджерах Фейсбука, ВКонтакте,  WhatsApp и Hangouts.

4 Количество посылаемых смс-ок

Нельзя и забрасывать оппонента письмами.

  • Почему не отвечаешь?
  • Что молчишь?
  • Когда ждать ответа?
  • Что случилось?

Это может сильно раздражать получателя сообщений.

Почему люди думают, что собеседник только и ждет текстовое сообщение, что он мечтает поболтать? Дела и проблемы у всех разные. Поэтому запретите себе посылать кучу SMS подряд.

Также может вызывать недоумение странное сообщение, наподобие «Здравствуй!», и на этом все. Что «здравствуй»? Вероятно это происходит из западной культуры с ее «хау ду ю ду»  («привет, как дела?») или сокращенно «хай» («hi») по всякому поводу. Но нам это не очень-то понятно.

Сказав «здравствуй!», продолжите мысль, а то непонятно, причем тут «здравствуйте» без всяких других слов. На всякий «hi» («привет») наш человек хочет ответить «bye!» (то есть «бай», что в переводе означает «пока»). Вот и не заладилось общение… Подобное «здравствуй» приемлемо только в общении с очень хорошо знакомым собеседником, готовым к общению всегда и везде.

5 Осторожнее с редактором Т9

Пример подсказок, которые выдает система T9 при вводе смс сообщения на Андроиде

Всегда обращайте внимание на автоматический редактор.

T9 — система набора текстов для мобильных телефонов. По одной или нескольким буквам, введенным пользователем, такая система «угадывает», что человек хочет набрать и в итоге выдает слова-подсказки.

T9 содержит встроенный словарь, на основе которого она предлагает человеку первыми наиболее часто употребляемые целые слова (взамен одной или более букв).

В итоге пользователь может гораздо быстрее набрать текст.

Название T9 происходит от английского Text on 9 keys, то есть набор текста на 9 кнопках, как это было на старых кнопочных телефонах с 9-ю кнопками для набора цифр и букв.

Однако любимый многими Т9 до такой степени может исказить текст, что на выходе получится полная нелепица с противоположным смыслом. Потом приходится извиняться и переписывать письмо.

Поэтому перед отправкой текста, подготовленного с помощью сервиса Т9, нужно внимательно проверить ВЕСЬ текст. Увы, автоматизация иногда нас сильно подводит. По этой причине многие даже отключают на своем смартфоне редактор Т9, если не научились им пользоваться и не приобрели достаточного опыта.

С другой стороны, редактор Т9 может скрывать малограмотность отправителя сообщений, который допускает много орфографических ошибок в набираемом тексте, в этом его плюс. Правда, редактора Т9 явно недостаточно для повышения своей грамотности. Для этого лучше больше читать, чем писать, причем желательно читать литературу, написанную на хорошем русском языке.

6 Внимательность при выборе адресата

Также следите за адресатами. Очень легко можно перепутать имена в телефонной книжке.

Зачем попадать в неловкую ситуацию и раскрывать свои секреты и лишние подробности перед всеми подряд людьми?

Поэтому и тут нужно проверять адрес отправки ДО отправки, а не ПОСЛЕ того, как сообщение уже «улетело». Ведь «Что написано пером, того не вырубишь топором» в том смысле, что если написанное стало известно, то этого уже не изменишь.

7 Слушать вполуха

Если в реальной жизни ведете с кем-то разговор, то отложите гаджет на время.

Кому понравится ситуация, когда собеседник будет Вас слушать вполуха и одновременно вести с кем-то оживленную переписку?

При поступлении важного звонка или важного сообщения неплохо извиниться перед собеседником за необходимость срочно отвлечься на полученный звонок или сообщение.

8 Крик с помощью клавиши Caps Lock

Наконец, оставьте в покое клавишу CapsLk (Caps Lock). Иначе сложится впечатление о том, что вы не разговариваете, а громко кричите. Если включена эта клавиша, значит, Вы пишите ЗАГЛАВНЫМИ БУКВАМИ. На языке смс-общения такая ситуация означает, что Вы перешли на крик.

Как видите, правила SMS-общения просты и легки. Надо помнить о них, а главное, придерживаться их, чтобы они вошли в привычку.

Источник: https://www.InetGramotnost.ru/obshhenie-v-internet/pravila-sms-obshheniya.html

Деловая переписка в мессенджерах — Карьера на vc.ru

Правила деловой sms-переписки

Если вы или вам пишут по работе в мессенджеры в нерабочее время, то эта статья для вас

Мессенджеры глубоко проникли в нашу жизнь и почти полностью вытеснили собой переписку в электронной почте. Оно и понятно, ведь скорость ответа в мессенджере обычно выше, а так же можно узнать прочитал ли сообщение человек, когда он в последний раз заходил туда и вообще это удобней.

Но проблема в том, что мессенджер, в отличии от рабочей почты, этоличное пространство человека. Если почту он может не открывать на выходных или в принципе целенаправленно не устанавливать на телефон, то с мессенджерами так не поступишь.

Мессенджер, это личное пространство человека

Сейчас крайне часто можно встретить ситуацию, когда в час ночи тебе “по работе” напишет человек. Зачастую, это делает незнакомый человек, который обращается к тебе за помощью по рабочим вопросам. Стоит ли говорить о том, что начинать сотрудничество с таким человеком не хочется “сразу”?
Если вы фрилансер, то вы точно были в такой ситуации..

Прежде, чем приступить к написанию этой статьи, я сделал небольшой опрос среди своих знакомых, которые ведут деловые переписки в мессенджерах.

И теперь, когда я разобрался в том, с чем обычно связано неэтичное использование мессенджеров, как инструмента рабочей переписки, и как к этому относятся те, кто пишет в нерабочее время и те, кому пишут в рабочее время, я подготовил, на первый взгляд, очевидный guide по корректному использованию встроенных функций мессенджеров, которые позволят избежать негатива в деловой переписке в соц.сетях.

А так же, мне хотелось иметь какую-то ссылку, которую можно отправлять людям на сообщения, присланные после 21:00

Что же, давайте разбираться в причинах и следствии

Те, КТО пишет

Как показал мой небольшой опрос, люди пишут в нерабочее время по нескольким причинам:

  • У них действительно срочный вопрос;
  • Им важно закончить СВОЮ часть работы сегодня, неважно когда поступит ответ;
  • Им важно, чтобы человек видел, что нужно это было СЕЙЧАС, но когда поступит ответ – неважно.

Важно помнить, что если вы в работе “жаворонок” или “сова”, то совсем не значит, что ваш собеседник имеет такие же биологические часы работы, как и вы. Плюс вы легко можете быть в разных часовых поясах. Исходя из этого, есть несколько советов, которые позволят выполнить поставленную задачу, избежав негатива:

1. Если у вас действительно срочный вопрос, то как показал мой опрос, лучше позвонить.

Во-первых, вы скорее получите ответ. Во-вторых, в разговоре есть интонация и задействовано чуть больше способов передачи и принятия информации, и соответственно, человек сможет понять, что вы крайне не хотели отвлекать его в выходной, но ситуация вынудила.

Да и в устной коммуникации лояльность собеседников обычно выше, чем в переписке. Думаю, что крайне маловероятно, что вы осмелитесь позвонить человеку в час ночи. Какое-то воспитание же всё-таки присутствует. Поэтому многие пишут, думая, что это менее болезненно.

Но:

звонок вторгается в личное пространство человека так же, как и сообщение в мессенджере!

2. Если вам важно сегодня закончить СВОИ дела, неважно когда вам ответят.

Я сам отношу себя к числу трудоголиков, которые стремятся к тому, чтобы к концу запланированного рабочего времени омут задач был максимально пуст. Но когда два таких трудоголика встречаются в переписке, то есть вероятность, что рабочий процесс не закончится.

Во время зимовки на Бали у меня был случай, когда я переписывался по работе с человеком до 00 часов (по Москве как раз было 19 часов вечера).

Дальше я со спокойной душой пошел спать, а когда проснулся в 7 утра, то увидел, что на мои сообщения пришел ответ 20 минут назад (в Москве было около 02 часов ночи).

Я по неопытности ответил и, тем самым, погрузил себя в работу еще на несколько часов.

Таким людям я крайне рекомендую использовать в качестве рабочего мессенджера Telegram, так как у него чуть побольше функций, чем у WhatsUp, и есть прекрасная возможность отправить отложенное сообщение.

Отправка отложенного сообщения

Работает это как на телефоне, так и на десктопе. Достаточно или зажать кнопку отправки (на телефоне), или кликнуть по ней правой кнопкой (на компьютере) и указать дату и время отправки.

Таким образом вы разгребете все свои дела, а человек получит сообщение тогда, когда вы укажите. WIN-WIN!

3. Когда важно, чтобы было видно, что нужно СЕЙЧАС, а когда ответят – неважно.

Вообще, конечно, выглядит причина больше надуманной, ведь если неважно когда поступит ответ, то, наверное, не очень важно когда это было нужно. Какие-то заигрывания с ответственностью человека, вы хотите сразу поставить его в неприятную ситуацию, в которой он выглядит безответственным. Но, раз не один человек мне написал такую причину, то разбираемся как поступить здесь.

Берем тот же Telegram и используем функцию “отправка сообщения без звука”. Так человек увидит, что вы хоть и написали по работе среди ночи, но отнеслись к его сну с уважением (в уведомлении будет указан специальный значок, что сообщение пришло без звука).

Отправка сообщения “без звука” ​

Во-первых, это вежливо и уважительно.

Во-вторых, опять-таки перекладывая ситуацию на себя, я крайне ответственный человек, и если засыпая я услышу звук уведомления, то очень вероятно, что я его прочитаю. В 90% случаев я пойму, что вопрос легко ждет утра и не отвечу, но настроение будет испорчено, ровно как и ухудшится моё отношение к отправителю.

Кстати, это крайне применимо для владельцев каналов в телеграме, кто считает крайне жизненно необходимым поделиться каким-нибудь мемасиком в 4:32.

Те, КОМУ пишут

Почти все те, кому пишут по работе в нерабочее время недовольны этим фактом. Но интересно, что недовольны они по-разным причинам:

  • Если вопрос действительно срочный, то пусть лучше звонят;
  • Если написали в выходные, то обычно не отвечают, а потом, в будни, могут забыть ответить, так как сообщение потеряется;
  • “Специально не отвечаю на сообщения в нерабочее время, со временем мне перестают писать в нерабочее время”;
  • “Я не штатный сотрудник, чтобы быть на связи 24/7. У меня есть и другие проекты, на которые я уделяю время. Нужно это понимать и уважать”.

Обычно я сам нахожусь на стороне тех, кому пишут в нерабочее время. И разделяю негодование коллег.

Причем долгое время я считал, что это нормально, что если я фрилансер, то я должен быть доступен в любое удобное заказчику время. Но спустя 2 года работы в таком режиме, моё мнение изменилось.

Поэтому если вы считаете, что работать 24/7 это нормально, то вы или работаете в сфере организации мероприятий, или просто еще находитесь в зоне терпения.

1. Если срочно – звоните.

Как мы видим, это нормально воспринимается и исполнителями. Думаю, что даже лучше, чем 10 непрочитанных сообщений, из которых не всегда можно понять причину срочности и не ответить на них.

2. Можно забыть ответить, так как сообщение затеряется.

Иногда даже за полчаса рабочее сообщение может затеряться в куче замьюченых каналах, рабочих и не очень переписках. Что с ним может произойти за выходные – страшно представить, так далеко в переписках еще никто не листал.

Обычно мессенджер людей в моём окружении выглядит примерно так, как на картинке, где перед многоточием минимум еще 2-3 цифры. А без красненького кружочка логотип можно уже и не узнать.

​Обычное состояние мессенджера

Поэтому уже во всех мессенджерах есть функции, которые перекочевали туда из почтовых сервисов. А именно:

  • Пометить сообщение непрочитанным;
  • Закрепить сообщение наверху.

Я всегда пользовался функцией “пометить сообщение непрочитанным”, как task-трекингом. Если сообщение не прочитано, значит его нужно обработать. Это есть в любом мессенджере, причем как на телефоне, так и на его веб-версии:

поменить непрочитанным

Раньше этого хватало, но со временем количество непрочитанных сообщений росло и найти и вспомнить о том, что у тебя есть неотработанная задача с выходных – крайне трудно. Поэтому действительно важные задачи, которые приходят на выходных, но требуют выполнения в будни я закрепляю наверху, чтобы точно их не пропустить:

Закрепить сообщения наверху​

3. Специально не отвечаю на сообщения в нерабочее время, со временем мне перестают писать в нерабочее время.

Какой-то воспитательный процесс, который, как показала практика, не всегда работает.

Также я встречал случаи, когда человек, который написал сообщения, видел, что собеседник “онлайн”, прочитал сообщения, но не отвечает на них. Вызывало это только раздражение и новые сообщения.

Поэтому, если всё-таки вы избрали этот метод, то рекомендую зайти в настройки мессенджера и настроить приватность таким образом, чтобы не выступать раздражителем: пускай люди не видят время вашей последней активности и отметку “прочитано” у сообщений.

Такие настройки есть в каждом мессенджере.

​Настройки приватности 

4. Я не штатный сотрудник, чтобы быть на связи 24/7. У меня есть и другие проекты.

На самом деле, часто люди сами загоняют себя в замкнутый круг. Одни испытывают негатив от того, что им пишут каждые 20 минут “ау”, “есть новости?”, другие не понимают почему нельзя ответить, это же занимает пару секунд.

В данном случае я советую объяснять очевидные для вас вещи, так как другим людям они могут быть не так очевидны, как кажется.

Например, если вы сразу ответите, что сможете приступить к данной задаче через пару часов, так как сейчас заняты другим проектом, то человек поймет, если вы не обсуждали обратного (например, высокий SLA по задачам от этого клиента).

Уверяю вас, никто кроме вас не знает вашу загрузку, и не всегда очевидно, что вы заняты.

Резюме

Я очень надеюсь, что если вы не постеснялись узнать себя в этой статье, то вы воспользуетесь некоторыми моими советами. Звук push-уведомления такое же проникновение в жизнь человека, как и звонок.

И если современные технологии позволили нам обратиться к абсолютно любому человеку, то это не должно значить, что этим нужно злоупотреблять. Давайте использовать негласный этикет деловой переписки в мессенджерах.

P.S. Надеюсь не стоит объяснять, что ваши ые сообщения бесят так же, как и сообщения, написанные

Источник: https://vc.ru/hr/108384-delovaya-perepiska-v-messendzherah

15 правил деловой переписки

Правила деловой sms-переписки

Все больше деловых коммуникаций мы переводим в формат переписки. Это гораздо удобнее: можно все сразу четко изложить, не искать по офису нужного человека, не тратить время на совещания и обсуждения.

Для того, чтобы переписка была максимально эффективной, и действительно экономила ваши ресурсы, давайте разберем правила делового общения посредством почты.

1. Аккуратность оформления

К сожалению многие не придают значения запятым, написанию имен с большой буквы, проверки правильности написания слов, речевых конструкций. Такие ошибки вредят переписке, так как с одной стороны показывают вас как невнимательного человека, а с другой могут ухудшать понимание текста. Когда вы пишете аккуратно, вы показываете уважение к собеседнику.

2. Читабельность

После того, как вы написали письмо, перечитайте его еще раз и проверьте, насколько понятно вы изложили вопрос. Нет ли огромных блоков текста, которые невозможно осилить за один раз, нет ли двусмысленных речевых конструкций, которые могут менять смысл сказанного.

3. Проверьте файлы

Сколько писем без вложений мы отправляли, сколько раз нам писали, что мы забыли прикрепить файл. Обязательно проверьте наличие файлов, которые вы обещали прикрепить. . Старайтесь использовать стандартные форматы файлов (.doc или .xls) – они комфортны и понятны всем. Проверьте названия файлов – они должны быть латиницей, без пробелов, это исключит проблемы с открытием файлов.

4. Заполняйте тему письма

Проверьте – тема письма должны четко отражать его суть и при этом не быть слишком длинной. Постарайтесь выбрать тему письма так, чтобы она была интуитивно понятна, и человек потом мог легко найти письмо в поиске. Пример: «жалоба от клиента по поводу брака в итальянской обуви» — слишком длинно. «по обуви» — слишком коротко. «брак в обуви Fabiata»

5.Не нужно личного

Помните, что деловые письма могут пересылаться, могут быть вынесены на общее обсуждение. Не пишите о личных темах, воздержитесь от очень резких не рассказывайте того, что не хотели бы вынести на всеобщее обозрение.

6. Одно письмо – один вопрос

Часто историй переписки – это история решения того или иного вопросы, которая может пересылаться и привлекать все новых участников. Не пишите несколько задач в одном письме, разбивайте вопросы на разные письма.

7. Отвечайте всем

Если вам пришло письмо, у которого в копии несколько адресатов – отвечайте всем, так как там могут быть лица, заинтересованные в решении вопроса.

8. Срок ответа – сутки

Стандарты делового общения предполагают, что все ответы на письма должны быть даны в течение суток, если вы в командировке – в течение трех суток. Если вы уходите в отпуск, уведомите коллег и настройте автоматических ответ, который скажет, кто может вас заместить.

9. Не удаляйте историю переписки

В истории переписки могут быть сохранены важные файлы, хронология и логика решения вопроса. Все это может быть полезно в дальнейшей работе. Вы можете удалить спам, незначительные письма, разовые уведомление, но истории решения значимых вопросов должны остаться.

10. Используйте подпись

Многие сотрудники пренебрегают подписью и это влечет за собой ряд неудобств. При пересылке письма, непонятно, кто писал, трудно найти контакты, иногда вообще непонятно, кто написал. Всегда используйте подпись и это избавит вас от лишних вопросов.

Как вы видите, все правила деловой переписки направлены на то, чтобы сделать общение понятным и оперативным.

Также сейчас набирает популярность деловое общение в мессенджерах: коллеги создают рабочие группы, переносят переписку в мессенджеры, общаются с клиентами и партнерами. Поэтому, давайте также обсудим правила переписки в мессенджерах (WhatsApp, Viber и т.п.)

1. Грамотность переписки никто не отменял

Часто люди воспринимают месседжеры как аналог личного общения, или более дружеского общения, и совершенно не следят за качеством речи. Появляются многочисленные опечатки, ошибки, неуместные смайлы, пропадают знаки препинания. Не допускайте ошибок, сохраняйте грамотность общения.

2. Пишите только в рабочее время

Несмотря на иной формат общения, не переходите границы делового общения и не пишите вечером или рано утром. Решайте все деловые вопросы в рабочее время и не беспокойте коллег в неурочное время.

3. Пишите емко

Старайтесь писать как можно короче, так как мессенджеры предполагают более короткие сообщения. Не пишите отрывисто, отправляя 10 сообщений по слов, так как это отвлекает, старайтесь сформулировать мысль за одно сообщение.

4. Проверьте фотографию

Фотография в мессенджере должна быть уместной для делового общения. Она может быть чуть более свободной, чем в деловом общении, однако не должно быть фотографий в купальниках, романтических или слишком откровенных.

5. Ничего личного в чате

Не скидывайте в чат картинки, мемы, смешные истории, личные фотографии и прочую ненужную информацию. Это засоряет общий чат и нервирует остальных участников.

Таким образом, главный аспект деловой переписки в мессенджерах – это не забывать о дистанции в общении, уважении и точности.

Важно

Если вам нужно провести обучение сотрудников на тему деловой переписки, то вы можете заказать тренинг «Стандарты деловой переписки». На тренинге мы разберем все аспекты деловой переписки, с которыми встречаются сотрудники:

  • Стандарты делового письма
  • Разрешение конфликтов в переписке
  • Убеждающие и мотивирующие письма
  • Как написать убедительное письмо-требование?

Кроме того, каждый сотрудник разработает для себя шаблоны наиболее часто используемых писем и сможет применять их сразу после тренинга. Заказать тренинг можно здесь.

Источник: https://mtrening.com/2018/09/27/15-pravil-delovoy-perepiski/

10 правил написания деловых электронных сообщений

Правила деловой sms-переписки

Общение с партнерами по электронной почте требует гораздо меньших формальностей, чем официальная переписка по обычной почте. Кроме того, электронные сообщения гораздо легче подготовить к отправке. С их помощью вы сможете обратиться к большой группе людей одновременно, также сэкономив немало времени.

Однако если вы пишете деловое электронное сообщение, следует уделить больше внимания языку письма. Например, если вы пишете работодателю, то будет очень важно произвести хорошее первое впечатление.

Следующие рекомендации помогут вам освоить этикет электронной переписки, что не раз поможет вам в жизни.

Электронное сообщение – это официальный документ

Помните, что в сфере политики и бизнеса официальные электронные сообщения являются частью деловой переписки. Они могут быть исследованы и проинспектированы уполномоченными органами.

Приветствия

Вы можете начать электронное сообщение приветствиями Hi и Greetings, затем перечислив имена адресатов.

Если вы знакомы с адресатом недостаточно близко, то лучше указать его научное звание: Dr. Walles (доктор Уоллес), Prof. Higgins (профессор Хиггинс). Этим вы также подчеркнете свое профессиональное уважение к адресату.

Если вы обращаетесь к главе организации и прилагаете копии для других ее сотрудников, постарайтесь перечислять имена и адреса сотрудников согласно служебной иерархии, от старшего к младшему.

Проверьте правописание

Обязательно проверьте ваше сообщение на наличие грамматических и орфографических ошибок перед отправкой.

Можете воспользоваться программой MS Word для написания текста сообщения, скопировав его потом в почтовый интерфейс.

Ориентируйтесь на более широкую аудиторию

Очень часто электронные сообщения, отправленные определенной группе адресатов, пересылаются далее. Имейте это в виду, если вы позволили себе написать что-то непочтительное в отношении кого-либо.

Ваше сообщение может прочитать совершенно случайный человек. Старайтесь упоминать только ту информацию, в которой вы уверены и можете делиться с другими.

Будьте профессиональны, избегайте неточностей и многословия

Когда вы пишете деловое электронное сообщение, запомните главное – это деловое сообщение. Проявите ваши лучшие навыки и убедитесь, что оно однозначно, лаконично и профессионально.

Используйте подходящий ситуации стиль английского языка, не забывая при этом о пунктуации. В вашем деловом сообщении должны быть только полные предложения и слова, избегайте сленга и сокращений.

Будьте предельно точны в формулировке темы сообщения: она должна быть краткой, но ёмкой.

Будьте максимально корректны

Не допускайте в тексте электронных сообщений никаких высказываний, дискриминирующих кого-либо по расовому, этническому или половому признаку. Деловое сообщение должно фокусировать внимание только на сути дела.

Досчитайте до 10, прежде чем отправить сообщение

Будьте очень осторожны, когда отправляете электронное сообщение в плохом настроении. В таких случаях люди нередко пишут вещи, о которых потом сожалеют.

Если вы не в духе, то возьмите небольшую паузу и сделайте глубокий вдох. Прогуляйтесь немного на свежем воздухе или поговорите с хорошим другом. Затем спокойно сядьте и допишите свое сообщение, как и подобает настоящему профессионалу.

Вежливая подпись – залог успеха

В конце вашего электронного сообщения следует добавлять фразу вежливости, например: Best wishes, Yours sincerely, Best regards, Yours truly, Regards.

Контактная информация

Обязательно укажите в подписи следующие контактные данные:

  • Ваше полное имя
  • Название компании
  • Номера телефонов и факсов
  • Адрес электронной почты
  • Адрес веб-сайта

Не увлекайтесь украшательством

Не загружайте в деловое электронное сообщение необязательную графику: красочные, но ненужные фоны, изображения; не используйте нестандартные шрифты (если на компьютере адресата они не установлены, ваши старания пропадут впустую). Все эти элементы делают сообщение громоздким и многие получатели просто не станут его читать.

Итак, следуя этим полезным правилам в написании электронных деловых сообщений, вы покажете себя профессионалом и улучшите имидж компании. Ваш профессионализм и учтивость в ведении дел быстро оценят коллеги и клиенты. А вы знали об этих правилах? Помогали ли они вам в профессиональной деятельности?

Источник: https://skyeng.ru/articles/10-pravil-kak-pravilno-pisat-delovye-elektronnye-soobshcheniya

О бухгалтерии
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: