Получаем товары от поставщика по факту и по документам

Содержание
  1. Приемка товара: 10 шагов от договора до продажи
  2. Порядок приемки товара
  3. Шаг 1. Договор поставки
  4. Шаг 2. Заказ
  5. Шаг 3. Оплата и поставка
  6. Шаг 4. Сопроводительные документы
  7. Шаг 5. Приемка по количеству и качеству
  8. Шаг 6. Подпись
  9. Шаг 7. Оприходование
  10. Шаг 8. Розничная цена
  11. Шаг 9. Ценники на товар
  12. Шаг 10. Выкладка
  13. Что нужно знать о приемке товара в магазине
  14. Приемка товара
  15. Документальное оформление поступления товара
  16. Недостача товара при приемке. Некачественный товар
  17. Как вести приход и расход товара в магазине
  18. Проводки при поступлении товаров от поставщика
  19. Доступные способы оприходования товара
  20. Типовые проводки по поступлению товаров от поставщика
  21. Какими документами подтверждается приемка товара заказчиком
  22. Документы, подтверждающие приемку товара заказчиком
  23. Что делать сторонам, если товар не принят заказчиком
  24. Порядок возврата некачественного товара
  25. Оприходование товара: документы, проводки — Контур.Бухгалтерия
  26. Документы для оформления поступления товара 
  27. Универсальный передаточный документ (УПД)
  28. Приемка товаров 
  29. Что делать, если нет сопроводительных документов
  30. Оприходование товара — проводки

Приемка товара: 10 шагов от договора до продажи

Получаем товары от поставщика по факту и по документам

Закон не регламентирует приемку товара в магазине и на складе. Владелец магазина договаривается с поставщиком об условиях поставки и сам решает, как будет принимать товары. Поэтому порядок приемки в торговых точках сильно различается. Предприниматели часто ошибаются в этом процессе, теряют время и деньги. Рассказываем о правилах приемки товаров, которые помогают магазину экономить.

Приемка по шагам:

Порядок приемки товара

По закону магазин принимает товар, когда поставка соответствует договору. После этого осматривает, проверяет количество и качество товаров. Обо всем остальном поставщик и магазин договариваются перед первой поставкой. Приемка товара в Гражданском кодексе

В России нет закона, который регламентирует процесс приемки. С 1960-х существуют два постановления Госарбитража СССР с инструкциями по приемке:

  • № П-6 — порядок приемки по количеству,
  • № П-7 — порядок приемки по качеству.

Эти документы давно не имеют юридической силы, но на них ссылаются в договорах поставки. В суде магазин и поставщик опираются на условия договора поставки и советские инструкции.

Шаг 1. Договор поставки

Чтобы товары доставляли вовремя и в нужном объеме, с поставщиком заключают договор.

В нем стороны заранее решают:

  • какие обязанности у поставщика и магазина,
  • когда и в каком количестве поставлять товар,
  • сколько времени занимает приемка,
  • как маркировать упаковку,
  • какие сопроводительные документы использовать,
  • насколько цены и объем доставленных товаров могут отличается от заказа,
  • как урегулировать конфликты.
ПроблемаПредприниматель ремонтирует помещение и договаривается о поставке холодильников с газировкой. Оборудование и воду не привозят к открытию.Как правильноПредприниматель заключает договор с поставщиком, в нем указывают сроки. Холодильники привозят вовремя: владелец магазина будет судиться и взыщет потери из-за задержки.

Шаг 2. Заказ

Инструкции не описывают процесс заказа товаров. Условия стороны описывают в договоре. Обычно в нем прописано, как именно магазин заказывает товар у поставщика: ему звонит сотрудник, присылают письмо или поставщик должен сам приехать за заказом.

Магазин заказывает товары — поставщик составляет перечень, собирает груз и готовит сопроводительные документы. Уточняет, когда будет поставка.

ПроблемаМагазин не вовремя заказывает самый популярный товар — молоко в мягкой упаковке. Покупатели уходят к конкуренту.Как правильноСотрудники магазина заносят товары в товароучетную систему, следят за остатками и заказывают популярные товары заранее.

Шаг 3. Оплата и поставка

Условия оплаты товаров тоже прописывают в договоре. Обычно товары привозят после оплаты. Но если стороны давно работают и доверяют друг другу, поставщик может открыть своего рода «кредитную линию»: товар поставляют раз в два дня, а платит магазин в конце месяца.

После оплаты сотрудники поставщика привозят товар к оговоренному времени в магазин или на склад.

Если магазин не организовал приемку, возникают проблемы. Сотрудники заняты в зале — принимать груз некому. Ответственный работник путается в процессе приемки и не проверяет количество товаров. Груз разместят где придется: стиральные порошки рядом со свежим мясом.

ПроблемаПоставщик привозит груз, когда все сотрудники заняты в зале. Водитель ждет полчаса и нервничает.Как правильноВ договоре стороны прописывают, что водитель предупреждает о приезде за полчаса. Сотрудники успевают подготовиться и освободить склад.
При приемке сотрудники суетятся — товар ставят где попало. Мясо размещают рядом с бытовой химией.Магазин размечает маркерами складские зоны: где принимаемая продукция, где принятая. Для товаров, которые нельзя ставить рядом, выделяют отдельные зоны.
Новый сотрудник путается в процессе приемки и подписывает сопроводительные документы, не считая товар. Товар заносят в базу, его оказывается меньше, чем заказывали.Владелец магазина составляет и вывешивает чек-лист приемки. Сотрудник сначала постоянно туда заглядывает, чтобы не ошибиться, а потом делает всё на автомате.

Шаг 4. Сопроводительные документы

Вместе с товаром поставщик привозит сопроводительные документы. Обычно это накладные и счет-фактура, но возможны варианты.

Накладная ТОРГ-12 — главный документ, в котором описывают товары, их количество и цены. Накладная удостоверяет, что одна сторона поставила груз, а вторая приняла.

Накладную ТОРГ-12 используют магазины и поставщики, которые не перешли на универсальный передаточный документ

Товарно-транспортная накладная (ТТН) нужна, когда товар доставляют на склад на машине. В ТТН два раздела, в первом описывают товар и называют контрагентов, во втором — указывают маршрут и состав транспортных услуг.

Вторая часть товарно-транспортной накладной — транспортный раздел

Все накладные оформляют в двух экземплярах, для магазина и поставщика.

Счет-фактура — свидетельство того, что поставщик доставил груз, а магазин его оплатил. Счет не нужен магазину на упрощенке. Но полезен организациям, которые платят НДС. Магазин хранит их, чтобы приложить к декларации и платить меньше налогов. Печать в счете-фактуре не ставят, достаточно подписи бухгалтера и директора магазина.

Счет-фактуру печатают в одном экземпляре — для магазина.

Магазин прикладывает счета-фактуры к налоговой декларации, чтобы сократить НДС

Универсальный передаточный документ (УПД) объединяет товарную накладную и счет-фактуру. С ним магазин обходится одним документом вместо двух. УПД подходит для сопровождения товара и отчета перед налоговой.

ПроблемаОрганизация на общей системе налогообложения управляет магазином. Она по закону платит НДС, но принимает товары без счетов-фактур. Налог приходится платить дважды — поставщику при закупке и в налоговую.Как правильноОрганизация на общей системе платит НДС и собирает счета-фактуры. Она прикладывает документы к декларации и платит налоги за вычетом уже оплаченного НДС.
У магазина проблемы с сопроводительными документами от поставщиков. Накладные и счета-фактуры забывают привезти, в них ошибки, часто нет второго экземпляра накладной. Магазин договаривается с поставщиком принимать товары по универсальному передаточному документу. Сопроводительных документов меньше, а значит, и ошибок.

Шаг 5. Приемка по количеству и качеству

Сотрудник магазина сверяет груз с накладной и убеждается, что все сходится: наименование товаров, их количество, артикулы и цены. Для этого вскрывают все транспортные упаковки или несколько на выбор, если к поставщику есть доверие.

Если товара не хватает, обычно из накладной вычеркивают строки с товарами, которые забыли поставить. У каждой пометки ответственный сотрудник ставит подпись. Потом документ заменяют на верный. У документа с правками нет юридической силы, суд его не примет.

По закону вместо вычеркивания товаров сотрудник составляет акт о расхождении по количеству и качеству:

  • ТОРГ-2 — для российских товаров,
  • ТОРГ-3 — для импортных.

Такой акт потребуется, если масса и количество товара не совпало с накладной или вместо свежего хлеба привезли плесневелый.

Проверить качество товара магазин может и после поставки: в течение суток — у скоропортящихся продуктов, до 10 дней — у остальных товаров.

ПроблемаСотрудник магазина принимает товар и подписывает акт не глядя. Потом оказывается, что бутылок заказывали больше, а вместо свинины говядину.Как правильноСотрудник магазина принимает товар, вскрывает упаковку, пересчитывает продукты и сверяет с накладной. Если есть ошибки — составляет акт расхождения.

Шаг 6. Подпись

Если с товаром все в порядке, накладную нужно подписать и поставить печать. Это делает материально ответственное лицо. По умолчанию это директор магазина, он может оформить доверенность на подчиненного.

Сотрудник с доверенностью может использовать печать предприятия или не ставить печать вовсе. Тогда он предъявляет поставщику доверенность по форме М-2 и паспорт.

ПроблемаДиректор магазина принимает товары от поставщика сам. Когда его нет, приемка невозможна.Как правильноДиректор магазина оформляет доверенность на сотрудника, который отвечает за приемку.

Шаг 7. Оприходование

Чтобы контролировать продажи, магазин фиксирует принятые товары и их количество, а потом убирает проданные. Для этого нужна товароучетная система или хотя бы тетрадка. Магазины, которые платят НДС, обычно ставят товароучетку — это нужно для отчетов в налоговую.

После приемки товар нужно оприходовать — создать новый товар в базе или изменить количество у существующего. В товароучетных системах каждый товар описывают по нескольким атрибутам: наименование, тип товара, цена, размер НДС и другие. Если товаров много, процесс упрощает сканер: сотрудник не вводит названия товаров, а пробивает штрихкоды.

Товар появляется на балансе магазина — его можно продавать и вести учет.

ПроблемаСотрудник магазина оприходует товар после приемки полтора часа — надо вбить каждую строку из накладной и не ошибиться.Как правильноВ магазине есть сканер, которым сотрудник пробивает товары после приемки. На процесс уходит 15 минут.

Принимайте товары в Кабинете Дримкас Сотрудник магазина принимает товары по накладной — сервис добавляет их в базу для учета остатков. Можно сразу установить цену, скидку и напечатать ценники. Замените товароучетную систему, Excel и другие программы одним сервисом.

Шаг 8. Розничная цена

Когда товар заносят в базу, для него рассчитывают розничную цену. Для этого используют общую наценку для одной категории товаров, например 20% для алкоголя, или назначают стоимость каждому товару в отдельности.

Какую розничную цену ставить, решает руководство магазина. Исключение — товары, для которых определена минимальная или максимальная розничная цена (МРЦ). Такое ограничение есть, например, на табак.

Магазин может продать пачку дешевле МРЦ, чтобы выделиться среди конкурентов, но цена по закону не может быть ниже 75% от установленной. Цену на пачку с МРЦ 100 ₽ можно снизить максимум на 25 ₽, до 75 ₽.

ПроблемаДиректор магазина устанавливает розничные цены на товары после приемки. Это занимает до 40 минут.Как правильноДиректор магазина изучает цены конкурентов и определяет уровень наценки — розничную цену меняют в зависимости от оптовой. На отдельные товары наценку снижает, чтобы продать быстрее.

Шаг 9. Ценники на товар

Когда сотрудники магазина добавили товары в базу и сделали наценку, они печатают ценники. Мы подробно рассказывали о том, как выглядят правильные ценники:

Если коротко, ценник ставят у каждого товара. В них указывают название, сорт товара, если он есть, и цену. Все в едином стиле. Важно, чтобы цена на кассе и в ценнике совпадали.

ПроблемаМагазин не относится к ценникам серьезно. Пропустили — покупатель спросит цену на кассе. Въедливый клиент жалуется на нарушения в Роспотребнадзор, магазин штрафуют.Как правильноМагазин печатает новые ценники сразу после приемки товара — с актуальными ценами и в одном стиле. Сотрудники следят, чтобы они соответствовали товарам.

Шаг 10. Выкладка

Когда с приемкой закончили, часть товаров остается на складе, другие выставляют товар на продажу. Сотрудник аккуратно расставляет продукты на места, рядом размещает ценники. Если новые цены еще не загрузили на кассу, замену ценников откладывают до конца смены.

ПроблемаМагазин после приемки ставит ценники на товары, на кассе остаются старые цены. Покупатель жалуется в Роспотребнадзор.Как правильноМагазин дожидается конца смены, загружает новые цены на кассу и только тогда печатает ценники. Расхождений нет.

Что нужно знать о приемке товара в магазине

  1. Закон не регламентирует приемку. Условия поставки стороны устанавливают в договоре.
  2. Магазин заказывает товар, как договорился с поставщиком — по звонку или электронной почте.
  3. После оплаты поставщик привозит товар. Действия сотрудников при приемке нужно отработать заранее.
  4. Товар сопровождают накладными и счетом-фактурой.

    Универсальная накладная упрощает товарооборот.

  5. Сотрудник магазина сверяет груз с накладной. Если чего-то не хватает, составляют акт расхождения.
  6. Документы подписывает директор магазина или сотрудник по доверенности.
  7. Магазин оприходует товары, ставит розничную цену и печатает ценники.

  8. Товар выкладывают на прилавок с ценниками. Стоимость совпадает с ценой товара на кассе.

Всё от приемки товара до печати ценников Кабинет Дримкас помогает владельцам касс принимать товары от поставщиков, вести учет остатков на складе и следить за эффективностью продаж.

Если магазин продает маркированные товары, в сервисе есть все необходимое — от приемки до списания.

Источник: https://dreamkas.ru/blog/priemka-tovara/

Приемка товара

Получаем товары от поставщика по факту и по документам

Вы открыли свой бизнес, и теперь нужно понять, что такое приемка товара, и как принимать товар в магазине или на складе. Это достаточно непросто, ведь существует масса нюансов.

Главное — знать, какие документы нужны, чтобы оформить приход товара на склад. Их несколько, и они обязательны для корректного ведения учета и защиты ваших прав.

Верно заполненные документы — гарантия, что вы не потеряете деньги и в случае чего защитите свои интересы в суде.

Если вы не позаботились о правильном оформлении приемки товаров, вы не вправе что-то требовать от поставщиков и транспортных компаний и можете понести убытки.

Все документы, которые вам понадобятся, можно скачать в МоемСкладе: у нас есть пустые бланки, заполненные образцы, чтобы проверить себя, и инструкции по оформлению.

Но намного удобнее делать все онлайн. В МоемСкладе вы можете вести учет товаров, оформлять приемки и отгрузки. Не понадобится снова и снова заполнять бумаги от руки, риск ошибки — минимальный. С нашим сервисом легко начать работать: он очень простой, есть удобные видеоинструкции. Зарегистрируйтесь и попробуйте прямо сейчас: это бесплатно!

Документальное оформление поступления товара

Для того чтобы сотрудник организации имел право получать товар, его надо наделить статусом материально-ответственного лица и закрепить это доверенностью. Тогда он сможет ставить печать в приходной накладной и расписываться в ней. В противном случае документальное оформление поступления товара ляжет полностью на плечи руководителю компании.

Товар можно получить и без печати. Для этого сотруднику, получающему товар, потребуется предъявить поставщику доверенность по форме М-2, выписанную на его имя, и документ, удостоверяющий личность.

Приемка товарно-материальных ценностей в первую очередь регулируется договором поставки. В нем содержатся все данные о товаре и его передаче в собственность. Корректное документальное оформление приемки товаров предполагает использование унифицированных форм первичных документов: начиная с ТОРГ-1 и заканчивая ТОРГ-14. Они утверждены постановлением Госкомстата России от 25.12.98 N 132.

Не так давно у предпринимателей появилась альтернатива при ведении первички. В октябре 2013 года ФНС России разработала и представила универсальный передаточный документ (УПД).

Его форма содержит обязательные реквизиты, предусмотренные для счетов-фактур и первичных учетных документов. По сути УПД — это комбинация товарной накладной и счета-фактуры и их заменяет.

Организации могут применять его либо для расчетов по НДС и в качестве первичного документа, либо только как первичку, например, для подтверждения расходов.

Если вы принимаете товар в магазин или на склад с использованием УПД, то почти все, что написано ниже про комплект документов для приемки, вас не касается. За исключением транспортной накладной. Тем не менее, советуем полностью ознакомиться с текстом статьи, чтобы понять логику процесса приемки товара.

Итак, если вы не ведете приемку при помощи УПД, то главным документом здесь будет являться товарная накладная ТОРГ-12. Если товар везут со склада поставщика на ваш склад, то оформляется товарно-транспортная накладная (ТТН), которая отличается от товарной тем, что в ней есть транспортный раздел.

Эти документы могут быть одновременно приходным документом для получателя товара и расходным — для поставщика. Именно поэтому накладные оформляют в двух экземплярах. Обратите внимание, что в новой форме ТТН отсутствует описание товара — этот блок находится в УПД или в ТОРГ-12.

Поэтому, как говорилось выше, с УПД вам понадобится только транспортная накладная, то есть всего два документа.

Вам привезли товар, с ним все хорошо и на него есть накладная. Теперь нужно проверить, корректно ли она заполнена: проверьте количество, артикулы, название компаний и другую важную информацию. Если с этим все в порядке, то можно ставить печать организации и подпись.

Вторым документом, которым, как правило, сопровождается товар, является счет-фактура. Если вы — плательщик НДС, то вы должны тщательно следить за тем, чтобы эти документы аккуратно собирались для каждого прихода товара на склад. Без счета-фактуры от поставщика вы не сможете зачесть НДС, а значит, будете переплачивать государству.

Этот документ обязаны делать фирмы, платящие НДС. Не делают это те, кто работает по упрощенной системе налогообложения. Печать в таком документе не ставится — достаточно подписи бухгалтера и генерального директора.

При возврате вы должны будете запросить у поставщика корректировку счета-фактуры — ведь НДС будет облагаться только поставленная вам часть товара.

Достаточно часто с товаром и этими документами привозят счет, в котором должна стоять печать организации и подпись руководителя. По закону это является основанием для оплаты вами поставленного товара. На практике же время оплаты обычно регулируется условиями договора, и очень часто именно после оплаты товара поставщику осуществляется поставка.

Недостача товара при приемке. Некачественный товар

Если товар вам привезли, но что-то забыли, то в накладной вычеркиваются те строки, товаров по которым нет. Каждое такое действие подтверждается подписью того, кто принимает товар на складе или в магазине. И не забудьте про корректировку счета-фактуры.

Если товар по качеству отличается от того, что указано в договоре или сопроводительных документах, нужно отказаться от него и составить акт о расхождении по количеству и качеству по форме ТОРГ-2 для отечественных товаров, или по форме ТОРГ-3 — для импортных. Бланк заполняется материально-ответственным лицом в присутствии представителя компании-поставщика, при этом с его согласия можно составить акт и при его отсутствии.

Если вам по каким-то причинам нужно вернуть товар надлежащего качества, требуется оформить бланк накладной ТОРГ-12. Целесообразно письменно зафиксировать согласие поставщика на это.

Например, в виде заключения дополнительного соглашения к договору купли-продажи или отдельного соглашения о возврате товара.

В них указывается количество и стоимость возвращаемых товаров, а также причина возврата.

Как вести приход и расход товара в магазине

Традиционно эти процессы относят к операциям складского учета. МойСклад, облачный сервис для управления торговлей, позволяет не только точно вести приход и расход товара в магазине, но и в целом эффективно управлять компанией.

В считанные минуты вы сможете оформить приход товара на склад, напечатать все необходимые документы прямо из сервиса. После введения номенклатуры в МойСклад остатки товара будут считаться автоматически. Вы также сможете быстро составлять заказы поставщикам, хранить товар на нескольких виртуальных складах, печатать штрих-коды и многое другое.

Источник: https://www.moysklad.ru/poleznoe/shkola-torgovli/priemka-tovara/

Проводки при поступлении товаров от поставщика

Получаем товары от поставщика по факту и по документам

Деятельность любого предприятия так или иначе связана с приобретением товарно-материальных ценностей, что обусловлено либо производственной необходимостью, либо видом деятельности. Рассмотрим как отразить в проводках покупку товаров и оприходование товаров от поставщика.

Доступные способы оприходования товара

Для учета товарных операций используется 41 счет под названием «Товары», по дебету которого происходит поступление товарных ценностей, а по кредиту их выбытие, то есть списание:

Оприходование товара на склад может осуществляться по трем ценовым категориям:

Если поступление товаров на склад осуществляется по покупной стоимости, то во внимание берутся затраты связанные с их покупкой. Также это величина может быть увеличена на сумму транспортных и заготовительных расходов, которые имели место при их поступлении. Что интересно, сумму этих затрат можно списать отдельно на сбыт.

Особенность этого метода заключается в применении торговой наценки, которая сразу же входит в состав оприходованного товара. Для этого применяется отдельный бухгалтерский счет – 42 «Торговая наценка».

Таким образом, оприходование товаров по продажной стоимости происходит в два этапа:

  • Первоначальный учет товара по покупной стоимости;
  • На сумму покупной стоимости «накручивается» торговая наценка.

Обратите внимание, сумма торговой наценки должна списываться пропорционально отгруженному товару. Списание происходит при помощи «сторно». Если же такой товар направлен на собственные нужды, то списание торговой наценки происходит по счету, где списывается товар.

Оприходование товаров осуществляется по заранее установленным учетным ценам. Для отображения разницы между учетной и покупной стоимостью используются два дополнительных счета – 15 и 16.

Обращаем внимание, что для предприятий оптовой торговли применимы только первые два способа. Для предприятий розничной торговли данные ограничения отсутствуют.

Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:

Типовые проводки по поступлению товаров от поставщика

Счет ДтСчет КтСумма проводки, руб.Описание проводкиДокумент-основание
Поступление товаров по покупной стоимости — проводки:
4160125 000На склад предприятия оприходованы товары, поступившие от поставщикаСчет, приходная накладная
196022 500Получен налоговый кредитСчет
416012 000Отражена стоимость транспортировки товара, которая включается в его покупную себестоимостьТТН
19602 160Получен налоговый кредит от суммы его транспортировкиТТН
68-НДС1924 660Сумма полученного налогового кредита направлена к вычету22500 + 2160 = 24660Счет
44-ТЗР6012 000Стоимость транспортных расходов списана на сбыт (если эти расходы не включаются в состав покупной стоимости товара)ТТН
6051147 500Оплата за товар125000 + 22500 = 147500Платежное поручение
605114 160Оплата за транспортные услуги12000 + 2160 = 14160Платежное поручение
Поступление товаров по продажной стоимости — проводки:
416065 000На склад предприятия оприходованы товары, поступившие от поставщикаСчет, приходная накладная
196011 700Получен налоговый кредитСчет
41608 000Отражена стоимость транспортировки товара, которая включается в его покупную себестоимостьТТН
19601 440Получен налоговый кредит от суммы транспортировки товараТТН
68-НДС1913 140Сумма полученного налогового кредита направлена к вычету11700 + 1440 = 13140Счет
44-ТЗР608 000Стоимость транспортных расходов списана на сбыт (если эти расходы не включаются в состав покупной стоимости товара)ТТН
605176 700Оплата за товар65000 + 11700 = 76700Платежное поручение
60519 440Оплата за транспортные услуги8000 + 1440 = 9440Платежное поручение
414221 900Отображена торговая наценка (30% от покупной стоимости)(65000 + 8000) *30% = 21900Бух. справка
Поступление товаров по учетной стоимости — проводки:
156040 000Поступление товара от поставщикаСчет, приходная накладная
19607 200Получен налоговый кредитСчет
15605 800Отображены транспортные расходы, связанные с доставкой товараТТН
19601 044Получен налоговый кредит от суммы транспортных расходовТТН
68-НДС1913 140Сумма полученного налогового кредита направлена к вычету7200 + 1044 = 8244Счет
605147 200Оплата за товар40000 + 7200 = 47200Платежное поручение
60516 844Оплата за транспортные услуги5800 + 1044 = 6844Платежное поручение
411538 000Оприходование товаров по учетным ценамБух. справка
16157 800Отклонение между учетной и покупной ценой (покупная цена больше)(40000 + 5800) – 38000 = 7800Бух. справка
411550 000Оприходование товаров по учетным ценамБух. справка
15164 200Отклонение между учетной и покупной ценой (покупная цена меньше)50000 – (40000 + 5800) = 4200Бух. справка
44167 800Списание выявленного отклонения на затраты на сбытБух. справка
16444 200Списание выявленного отклонения на затраты на сбытБух. справка

Источник: https://BuhSpravka46.ru/buhgalterskie-provodki/provodki-pri-postuplenii-tovarov-ot-postavshhika.html

Какими документами подтверждается приемка товара заказчиком

Получаем товары от поставщика по факту и по документам

Из этой статьи вы узнаете:

  • Документы, подтверждающие приемку товара заказчиком
  • Каким образом оформляется акт приемки товара
  • Что делать сторонам, если товар не принят заказчиком
  • Порядок возврата некачественного товара

Какой документ подтверждает приемку товара заказчиком, и каким образом он должен быть оформлен? Ответы на данные вопросы обязан знать любой грамотный специалист, работающий в сфере закупок, – иначе не избежать определенных проблем.

Приемка товара (а также работ и услуг) – завершающий этап исполнения контракта. При этом соответствующий документ обязан быть составлен максимально грамотно – только это позволит в дальнейшем минимизировать риски возникновения споров по выполненному контракту.

Документы, подтверждающие приемку товара заказчиком

В соответствии со ст. 458 Гражданского кодекса РФ, заказчик или уполномоченное лицо становится собственником приобретаемой продукции в момент, когда продавец передает ему эту продукцию.

Какой документ подтверждает приемку товара заказчиком? Единого бланка для подтверждения факта передачи не разработано. Это может быть акт, расписка, товарная накладная, товарно-транспортная накладная, инвентаризационная опись, квитанции о приемке грузов к перевозке или другой документ.

На практике факт, что товар был принят заказчиком, подтверждают составлением одного из вышеперечисленных документов, указав в нем наименование продукции, ее количество и стоимость, другие требуемые реквизиты и полномочия представителей обеих сторон сделки, которые должны лично расписаться и расшифровать свою подпись.

В бухучете сдачу-приемку товара документально подтверждают путем оформления товарных накладных по форме № ТОРГ-12, а в случае привлечения сторонней организации для перевозки груза – товарно-транспортных накладных (ТТН). Некоторые инспекторы налоговой службы считают, что факт приемки необходимо подтверждать другими бумагами – специальными актами или документами по унифицированной форме № ТОРГ-1.

Первичная документация становится юридически значимой, как только ее оформляют в соответствии со всеми правилами, а уполномоченные лица подтверждают своей подписью.

Если заказчик не производит своевременно платеж после получения товара, возможно взыскание с него оплаты через суд. В ходе разбирательства поставщик обязательно подтверждает, что заказ был выполнен. Как правило, судебные инстанции признают приемку проведенной, если им предоставляют накладную по форме № ТОРГ-12, подписанную уполномоченным лицом заказчика и заверенную его печатью.

В настоящее время решение принимается в пользу налогоплательщиков, оформляющих накладные № ТОРГ-12.

При организации учетной политики компаниям необходимо обозначить форму № ТОРГ-12 как документ, который подтверждает факт передачи заказа. Эксперты утверждают, что это позволит избежать претензий со стороны налоговой.

Какой документ подтверждает приемку товара заказчиком в случае государственных контрактов? Результаты их исполнения должны фиксироваться в соответствии со ст. 94 и рядом пунктов ст. 34 закона № 44-ФЗ. Стоит отметить, что этот нормативный документ регламентирует приемку не только товаров, но и работ и услуг.

Правила составления документов, которые подтверждают приемку, содержит не только 44-ФЗ. У многих ведомств имеются свои рекомендации, как оформлять такие акты (к примеру, конкретные требования разработаны в строительной сфере). Документальная фиксация факта передачи заказа – обязанность покупателя, при этом требования к ней закона не являются жесткими.

После того как товар принят, обычно составляют двусторонний акт, в котором перечисляют переданные товары или оказанные услуги и описывают претензии при их наличии. Этот документ подтверждает факт передачи продукции.

Участникам рынка нужно знать не только, какой документ подтверждает факт приемки товара заказчиком, но и как его нужно оформлять.

При осуществлении закупок по 44-ФЗ приемка проводится в соответствии с требованиями ст. 94 и некоторых пунктов ст. 34 этого нормативного акта. Госконтракт содержит описание процедуры передачи, ее сроки и порядок документального оформления. Поэтому сторонам заранее известно, как она будет проходить и как ее нужно подтверждать.

Заказчик должен сформировать комиссию из не менее чем 5 своих работников. Прежде чем подписать документ, который подтверждает приемку товара (работ, услуг), необходимо провести экспертизу объекта закупки. Она позволяет выявить возможные его недостатки и определить степень соответствия указанным в техническом задании на закупку требованиям.

Допускается проведение как внутренней экспертизы (собственными силами фирмы-заказчика), так и внешней (для которой привлекаются специализированные компании и независимые эксперты). При заключении госконтракта с единственным поставщиком заказчик обязан привлекать внешних экспертов.

Если комиссия подтверждает полное соответствие закупаемого объекта выдвинутым к нему требованиям, то осуществляется его приемка.

Закон требует оформления при передаче заказа по госконтракту следующих документов, которые подтверждают, что обе стороны выполнили свои обязательства:

  • экспертного заключения;
  • счета-фактуры, акта выполненных работ;
  • документа об оплате, например платежного поручения.

Приемочный акт подтверждает, что заказчик принял товар. Унифицированной формы для этого документа не существует, поэтому допускается его произвольное составление. Хотя для некоторых сфер деятельности профильными ведомствами все же разработаны определенные правила оформления документов, которые подтверждают исполнение госконтракта (к примеру, для строительной отрасли).

Хотя единой формы документов, которые подтверждают приемку, нет, в них обязательно нужно включать следующее:

  • список закупаемых товаров (работ, услуг) и стоимость заказа;
  • результаты проведенной экспертизы;
  • заключение комиссии по приемке, составленное с учетом результатов экспертизы и содержащее информацию обо всех обнаруженных недостатках.

Кроме того, акт должен быть подписан уполномоченным членом приемочной комиссии и представителем поставщика.

В случае отказа представителя поставщика подтверждать факт передачи товара своей подписью правомерно одностороннее проведение заказчиком приемки.

Что делать сторонам, если товар не принят заказчиком

Часто бывает, что во время экспертизы выявляется несоответствие объекта закупки заявленным в техзадании требованиям. В таких случаях закон № 44-ФЗ позволяет заказчику не принимать товар или работу. Для этого ему нужно составить мотивированный отказ, указать его причину и потребовать устранения недостатков в установленные сроки.

При согласии поставщика с обнаруженными недостатками он проводит их устранение (при наличии такой возможности), после чего товар принимается повторно.

Если же продавец уверен в качестве своей продукции, то он инициирует проведение независимой экспертизы, чтобы доказать, что им были выполнены все условия госконтракта.

Если экспертиза подтверждает соответствие объекта закупки заявленным условиям, поставщик может потребовать от покупателя принять заказ и произвести оплату путем направления в его адрес досудебной претензии. Если заказчик никак не отреагирует на претензию в течение 30 дней с момента ее получения, то возможна подача поставщиком иска в арбитражный суд.

Необходимо отметить, что при отказе заказчика принимать товар из-за наличия несоответствий и нежелании поставщика устранять их допускается одностороннее расторжение контракта (если в нем есть соответствующий пункт, предусматривающий такую возможность).

Приведем пример из судебной практики. Компанией по госконтракту была осуществлена поставка заказчику компьютеров. Он выявил их несоответствие требованиям спецификации и контракта, поэтому отказал в приемке. Поставщик устранил обнаруженные недостатки, дополнив комплектацию ПК петлями для висячего замка и безвинтового крепления карт расширения.

Однако заказчик все равно не стал принимать товар, сославшись на то, что дополнительные детали были установлены без его согласия и согласия производителя, при этом технические характеристики системного блока были изменены. После получения отказа в приемке поставщик направил в суд иск, потребовав заставить покупателя исполнять обязательства по госконтракту.

В ходе разбирательства выяснилось, что контракт не содержал требования об обязательном заводском производстве всех комплектующих с учетом специфических особенностей поставляемого товара, то есть поставщик мог собрать ПК из составных частей разных производителей.

Также было отмечено, что при рассмотрении дела в судах первой и апелляционной инстанций требовалось привлечение производителя системного блока. Он должен был оценить, можно ли доукомплектовывать компьютеры и действительно ли от этого системный блок существенно изменяется. Однако к нему не обращались.

После оценки всех материалов суд встал на сторону поставщика и удовлетворил его требования, обязав заказчика принять компьютеры (Постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 18.08.2014 по делу № А53-20477/2012).

Порядок возврата некачественного товара

Если закупка осуществляется по 44-ФЗ, то в ТЗ и спецификации покупатель прописывает требуемые ему характеристики товара. К сожалению, поставщики не всегда обеспечивают соответствие им своей продукции. При поступлении закупаемого объекта с недостатками заказчик может пойти двумя путями:

  • Произвести приемку товара, если он крайне необходим. К примеру, если в поликлинике закончились перчатки, а поставщик перепутал размер, можно принять заказ. Этот вариант не является правильным, и мы рекомендуем им не пользоваться, хотя ситуации могут быть разные, и решение остается только за заказчиком.
  • Отказаться принимать заказ.

Помимо этого, по результатам экспертизы составляют заключение, в котором обосновывают отказ в приемке, ссылаясь на конкретные пункты госзаказа. После поставщика обязуют провести замену продукции в сроки, установленные в контракте, за свой счет и своими силами. Повторную передачу объекта закупки можно также проводить с привлечением экспертов.

Как быть, если водитель, доставивший груз, не может ждать, пока проведут осмотр и приемку? Он должен отдать документы заказчику, и тот примет товар в одностороннем порядке.

Если при этом несоответствий продукции заявленным требованиям выявлено не будет, продавец потом просто заберет подписанные документы. В случае же обнаружения недостатков и оформления акта, который их подтверждает, заказчик должен сделать следующее:

  • Сохранить продукцию, изолировав ее для предотвращения смешивания с другими товарами.
  • Направить поставщику уведомление о том, что приемка не будет осуществлена в течение установленного в контракте времени (это нужно сделать очень быстро, если объектом закупки являются продукты с коротким сроком годности).
  • Предоставить все документы, которые подтверждают недоброкачественность поставки.

Если по условиям госконтракта продукция должна быть поставлена в один этап и выявляется несоответствие части заказа установленным требованиям, допускается частичная приемка заказа.

При этом продавец аннулирует накладную и оформляет новую на принятое количество товара, а затем осуществляет допоставку. В таком случае заказчик обязан оштрафовать поставщика за то, что тот не исполнил обязательства.

Размер штрафа прописывается в контракте.

Источник: https://cett.biz/poleznaya-informaciya/statii/priemka-tovara-zakazchikom/

Оприходование товара: документы, проводки — Контур.Бухгалтерия

Получаем товары от поставщика по факту и по документам

Для организации эффективного производства важно вести грамотный складской учет. Знание документов, с помощью которых товары оприходуются на склад, поможет защитить свои права и вести учет правильно. Верно оформленное документальное сопровождение защитит от проблем с полученным товаром и облегчит общение с налоговыми органами. 

Документы для оформления поступления товара 

Оприходование товара включает в себя прием и первичный учет поступлений. Принимать товар может материально-ответственное лицо или лицо по доверенности. Поступление товаров сопровождается оформлением первичных документов поставщиком. К ним относятся: 

  • товарная накладная;
  • товарно-транспортная накладная (ТТН) – она нужна, чтобы учитывать движения ТМЦ и рассчитываться за автоперевозки; 
  • счет-фактура. 

Счет-фактуру выписывают, если поставщик платит НДС. Счет-фактура позволяет зачесть НДС на полученный товар к возмещению. Организации и предприниматели, работающие по упрощенной системе налогообложения, не платят налог на добавленную стоимость и могут не составлять счет-фактуру, а если документ выставлен поставщиком на ОСНО — не принимать к возмещению входящий НДС. 

Перед тем как принять товар, проверьте правильность оформления накладной: в ней должны содержаться реквизиты покупателя и поставщика, наименование товара, количество, цена, стоимость, НДС.

Для оприходования товара после приемки на накладной ставят печать и подписи ответственных лиц. Накладную составляют в двух экземплярах: один остается у покупателя, а другой передают продавцу. Для покупателя накладная — приходный документ, а для продавца — расходный.

Универсальный передаточный документ (УПД)

Этот документ представляет собой сразу товарно-транспортную накладную и счет-фактуру. Законодательно введен с 2013 года и не обязателен к применению. Вы можете самостоятельно решить, желаете ли составлять два документа или только УПД. Как и счет-фактура, УПД дает основание для получения налогового вычета.

Применение универсального документа упрощает процесс передачи и принятия ТМЦ. С его помощью оформляйте поставку товаров, работ или услуг и передачу имущественных прав. Подписывает УПД уполномоченное лицо, ответственное за оформление первичных документов или сделки купли-продажи.

В законодательно закрепленной форме УПД есть поле статуса. Оно определяет, вместо какого документа вы представляете УПД:

  1. Счет-фактура и товарная накладная;
  2. Товарная накладная;
  3. Счет-фактура (для электронной формы).

Статус документа изменяет порядок его заполнения: для статуса 2 не нужно заполнять некоторые строки, изменяется номер УПД и необходимые подписи. Для использования УПД в организации нужно утвердить его форму. Официальная форма носит рекомендательный характер, и организация может вносить в нее изменения. Но все обязательные реквизиты первичных документов должны соответствовать требованиям. 

Приемка товаров 

На первом этапе приемки товаров проверяем, соответствует ли вид и количество товара сведениям в сопроводительных документах. Это нужно чтобы обеспечить полноту учета. Второй этап — приемка товара по качеству и укомплектованности.

Приемку товаров выполняет материально-ответственное лицо в присутствии представителя поставщика, если в договоре не оговорены другие условия.

Если весь товар на месте и брак не обнаружен, подтвердите соответствие штампом организации и подписью. 

По результатам приемки товара составляется акт ТОРГ-1 и товарный ярлык ТОРГ-11. Данные товарного ярлыка нужны для проведения инвентаризационной описи. 

Нарушение сроков проверки и правил приема лишит вас прав на выставление претензии к поставщику или перевозчику. Для отдельных видов товаров, сроки установлены законодательно, для остальных оговариваются в договоре. Оформление возврата некачественного товара зависит от момента обнаружения брака:

  • при обнаружении недостачи товаров или брака во время приемки комиссия составляет акт о расхождении по количеству и качеству; акт составляют по форме ТОРГ-2, при должном оформлении он будет служить основанием для предъявления претензий;  
  • когда брак обнаружен после постановки товара на учет, составляется счет-фактура, где указывают количество возвращаемого товара, акт о выявленных недостатках, претензионное письмо и товарная накладная на возврат;
  • если один из видов товаров вам не привезли, вычеркните их из накладной и скорректируйте счет-фактуру.

В завершение приемки, оприходуйте поступившие ТМЦ по фактическому количеству и сумме.

Что делать, если нет сопроводительных документов

Для бухучета главное — документы. Если нет документа, нет и объекта учета. Когда договор поставки в наличии, но поставщик не представил сопроводительные документы, поступившие товары тоже нужно оприходовать.

Для таких случаев предусмотрен акт приемки ТОРГ-4. При отсутствии товарной накладной и счета, затрудняется определение цены, по которой приходуют товар. Цену нужно взять из договора, а если договора нет, то товар приходуется по рыночной цене. Акт ТОРГ-4 содержит информацию о фактическом наличии поступившего товара.

Акт приемки составляет специальная комиссия, принимающая товар. ТОРГ-4 оформляют в двух экземплярах, один передается материально-ответственному лицу поставщика, а другой в бухгалтерию.

Оприходование товара — проводки

В бухучете отражение приобретения товаров различается и зависит от метода передачи прав собственности. 

Отсрочка платежа. Право собственности переходит в момент передачи товара покупателю. В фактическую себестоимость принятых товаров включайте расходы на доставку и заготовительные расходы. 

  Дебет Кредит
Оприходованы товары (без НДС)4160
Начислен НДС1960
Расходы на доставку4160
Начислен НДС на доставку1960
НДС принят к вычету6819
Погашена задолженность6050(51)

Предоплата. В договоре указано, что право собственности на товар переходит после его оплаты.

  Дебет Кредит
Перечислена оплата поставщику6050 (51)
Оприходованы товары (без НДС)4160
Начислен НДС1960
НДС к вычету6819

В рамках оприходования товара стоит отметить ситуации, связанные с возвратом товара поставщику. В зависимости от того, был ли принят товар к учету и был ли он оплачен — проводки изменяются.

  1. Если брак обнаружен во время приемки товара, товар еще не принят к учету и не оплачен, — в таком случае товар учитывают на забалансовом счете 002. Возврат товара поставщику, отражайте по кредиту этого счета.
  2. Если брак обнаружен после постановки на учет и оплаты, — отразите в учете возврат товаров поставщику и спишите НДС, если он еще не принят к вычету. Если НДС уже был возмещен, то восстановите его.
  Дебет Кредит
Брак возвращен поставщику7641
Восстановлен НДС7668
или Списан НДС7619
Возвращены деньги за товар ненадлежащего качества5176

Елизавета Кобрина

Вести учет поступлений товаров станет проще с использованием автоматизированных программ.  Облачный сервис Контур.Бухгалтерия позволяет хранить всю информацию о товарах в одном месте и упрощает процедуру оприходования товара. Заносите накладные, счет-фактуру и данные об оплате счетов. Ведите учет поступлений и выбытия ТМЦ. 

Когда бухгалтеру не хватает времени на рутинные задачи, приходит пора задуматься об оптимизации процессов. Можно отдать часть работы на аутсорсинг или найти помощников в штат. Но есть вариант, который поможет сэкономить деньги компании и нервы бухгалтера — автоматизация бухгалтерии.

, Елизавета Кобрина

Чтобы считать деньги в бизнесе, недостаточно выписки с расчетного счета и ощущения, что все идет по плану. Для этого нужен финансовый, или управленческий учет. Расскажем, как и с помощью каких инструментов его вести.

, Елена Космакова

Бизнес требует регулярных выборов — от простых и рутинных до стратегических. Расскажем о методах принятия управленческих решений и практических инструментах, которые помогают руководителю.

, Елена Космакова

Источник: https://www.B-Kontur.ru/enquiry/427-dokumenty-dlya-oprihodovaniya-tovara

О бухгалтерии
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: