Пишем письма

Содержание
  1. Деловая переписка: примеры и образцы писем
  2. Образцы деловых писем
  3. Образец письма-ответа
  4. Примеры писем на английском в деловой переписке
  5. Структура делового письма
  6. Как написать письмо, чтобы его прочитали и поняли
  7. Четко обозначайте тему
  8. Думайте, зачем пишете письмо
  9. Обдумывайте список адресатов
  10. Не пишите длинные письма
  11. Обосновывайте решения
  12. Не забывайте прикреплять вложения
  13. Не прикрепляйте много вложений
  14. Забудьте про оскорбления
  15. Следите за тоном
  16. Пишите грамотно
  17. Не цепляйтесь к ошибкам
  18. Внесите ряд фраз в стоп-лист
  19. Что читать и смотреть о деловой переписке
  20. Как правильно написать письмо
  21. На что обратить внимание при составлении?
  22. Начало письма
  23. Основная часть
  24. Завершение письма
  25. 5 главных ошибок при написании письма
  26. Образец написания письма
  27. Правила написания и оформления деловых писем
  28. Зачем нужна деловая переписка
  29. Отличия деловых писем от других 
  30. Как написать деловое письмо: начинаем с официального приветствия
  31. Проверьте свой адрес электронной почты
  32. Выберите адекватный шрифт
  33. Продумайте тему
  34. Представьтесь
  35. Соблюдайте краткость
  36. Используйте формальное завершение
  37. Разработайте подпись
  38. Проведите корректуру
  39. Виды писем
  40. В какие сроки нужно ответить на письмо
  41. Как написать деловое письмо после проведенной встречи 
  42. Как правильно писать письма: 6 составляющих убедительного письма
  43. 1. Всегда четко представляйте то, о чем собираетесь написать
  44. 2. Начинайте письмо с вашего заключения
  45. 3. Разделите ваши аргументы на несколько легко перевариваемых абзацев
  46. 4. Подкрепите каждый аргумент доказательствами
  47. 5. Повторите ваш вывод, как призыв к действию
  48. 6. Укажите выгоду в строке темы письма
  49. Инструкция как писать деловые письма за 10 минут на одном дыхании ✉️
  50. Как писать деловые письма быстро и так, чтоб Вас поняли
  51. Начало делового письма
  52. Общие правила деловой переписки
  53. 1. Структурировать письмо
  54. 2. Определение выгоды для адресата
  55. 3. Стиль делового письма
  56. 4. Заключение
  57. 5. Оформление
  58. Правила оформления делового письма:
  59. Ответ на деловое письмо

Деловая переписка: примеры и образцы писем

Пишем письма

Деловое письмо – это один из главных инструментов общения в любом бизнесе. Правильно составленное деловое письмо поможет создать положительное впечатление о компании. А одно неграмотно написанное письмо способно убить вашу всю репутацию. О правилах деловой переписки мы уже писали, теперь давайте посмотрим на конкретные примеры деловых писем.

Образцы деловых писем

Типов деловых писем много — деловые предложения, письма-претензии, письма-благодарности, письма-отказы, сопроводительные письма, гарантийные письма, информационные и так далее. Принципы их составления практически не отличаются друг от друга. Посмотрите еще раз на правила написания деловых писем, чтобы не допускать ошибок.

Образец письма-ответа

Это наглядный пример того, каким может быть вежливое письмо, содержащее отказ:

Примеры писем на английском в деловой переписке

Высоким уровнем владения английским языком обладают, увы, не все. И часто менеджеры несколько теряются, когда им нужно написать деловое письмо на английском языке.

Если даже на русском люди в переписке не всегда могут понять друг друга, то что тогда говорить об иностранном языке? Лучшим выходом в этой ситуации будет поиск похожих писем и употребление в своем письме подходящих из них фраз.

Вот для примера три образца деловых писем на английском языке: письмо-благодарность клиенту, письмо с выяснением условий сделки и письмо-ответ на предложение о покупке. В каждом файле представлен вариант письма на английском языке и его перевод на русский.

Скачать письмо-благодарность клиенту на английском.
Скачать письмо с условиями сделки на английском.
Скачать письмо-ответ на предложение о покупке на английском.

Структура делового письма

Четкая структура – это обязательная характеристика делового письма. Она поможет получателю быстрее понять смысл написанного и уменьшить время на его прочтение. Деловое письмо состоит из таких основных частей:

1. Заголовок (тема письма). В заголовке письма следует писать его краткую цель или суть. Здесь нельзя использовать какие-то абстрактные фразы. Адресату по одному только заголовку должно быть ясно, о чем письмо. Например, «Об изменении цен на поставку продукции» или «Деловое предложение о торговом сотрудничестве с компанией XXX».

2. Приветствие. Традиционным в деловых письмах считается приветствие «Уважаемый + Имя Отчество!». Однако, использовать имя не обязательно. Можно также обратиться к адресату через его должность: «Уважаемый господин директор!».

Однако, учтите, что обращение по имени несколько уменьшает психологическую дистанцию и подчеркивает налаженность деловых отношений. Если письмо адресуется группе лиц, то допустимо писать «Уважаемые дамы и господа!», «Уважаемые партнеры!» и так далее.

Использование сокращений «г-н», «г-жа» или инициалов воспринимается как проявление неуважения, поэтому старайтесь этого избегать.

3. Изложение цели написания письма, его сути, главной мысли. Это основная часть письма. Здесь вы пишете непосредственно о самой причине написания письма.

4. Ваши предложения по решению данной проблемы, рекомендации, просьбы, жалобы. Деловые письма почти всегда предполагают определенную реакцию адресата (кроме чисто информативных писем). Поэтому важно описывать не только саму проблему, но и предлагать свои варианты ее решения.

Если вы пишете жалобу, то попросите принять соответствующие меры, если делаете предложение сотрудничества, то опишите его возможные варианты. Словом, получатель вашего письма должен не только понять «что» вы от него хотите, но и понять «как» вы предлагаете это осуществить.

Тогда это будет настоящим деловым письмом.

5. Краткий итог и выводы. В самом конце можно подвести итог всего вышесказанного. Однако, сделать это очень кратко не всегда удается.

В таком случае, писать в несколько предложений то, что вы и так описали в первых двух абзацах, не стоит. Помните, что лучший друг делового письма – это краткость.

Поэтому в большинстве случаев достаточно ограничиться фразами «Надеюсь на успешное сотрудничество», «Жду Вашего ответа по данному вопросу» и так далее.

6. Подпись. Подписывается деловое письмо должностью, именем и фамилией отправителя с традиционной фразой «С уважением».

Возможны и другие варианты: «С наилучшими пожеланиями», «Искренне Ваш» и так далее, в зависимости от близости вашего контакта с получателем.

Фраза «С уважением» является самой универсальной, поэтому если сомневаетесь, как будет уместнее подписаться, то используйте эту фразу и точно не промахнетесь.

Также не лишним будет добавить в подпись варианты контактов с вами: другие email-адреса, рабочие номера телефона, skype. Польза этого не только в том, что получатель при желании сможет быстро связаться с вами удобным ему способом, но и в том, что так вы продемонстрируете свою открытость и готовность к общению с адресатом.

И не забывайте, что официальное письмо – это прежде всего документ. Поэтому пренебрегая правилами его составления, вы безвозвратно губите репутацию своей компании и себя как специалиста.

Источник: https://dengodel.com/management/406-delovaya-perepiska-primery-pisem.html

Как написать письмо, чтобы его прочитали и поняли

Пишем письма

Многие вопросы в IT-компаниях решаются по электронной почте. Иногда получаешь письмо, и его приятно читать, а порой придет такое, что хочется закрыть и больше никогда его не видеть. Хотите, чтобы ваши послания читали, понимали и хотели на них ответить? Вот несколько советов, которым стоит следовать, чтобы деловая переписка помогала вам решать проблемы, а не становилась проблемой сама.

Четко обозначайте тему

Тема письма – это её заголовок, и он обязательно должен быть. По теме должно быть понятно, о чем пойдет речь. Правильно обозначенный Subject поможет вам заострить внимание коллег на чём-то важном. Например, вы ведете переписку по проекту CAT и в качестве заголовка письма постоянно указываете это название. В потоке писем с одинаковой темой довольно сложно искать то, что нужно.

Допишите к теме одно-два ключевых слова. Например: «САТ: упал сервер», «САТ: документация», «CAT: сроки», «САТ: отчет февраль 2019» и т.д. Если человеку нужно будет найти именно письмо с документацией, ему не придется открывать десятки сообщений с одинаковым заголовком. Обращайте внимание и на то, чтобы тема легко запоминалась (откажитесь от сокращений и обозначений типа «CAT_0011»).

Думайте, зачем пишете письмо

У каждого письма должна быть цель. Вы хотите просто проинформировать коллег? Тогда письмо не требует ответа. Вы сообщаете о какой-то проблеме? Значит вам потребуется помощь или время.

Вы просите совета? Значит ждете от адресатов, чтобы они высказали свое мнение. Получая письмо, человек должен понимать, что ему делать дальше.

Не заставляйте коллег хвататься за голову и размышлять: надо ли писать ответ, что отправитель хотел этим сказать, что вообще со всем этим делать? В тексте объясните, что вам нужно от людей.

Например, вам прислали техзадание. Вы посмотрели его и подумали: «Так, разрешение везде одно, на «контактах» другое: придется переделывать».

А теперь сформулируйте все свои мысли так, чтобы другие тоже поняли, что не так и кто будет переделывать: «Коллеги, я посмотрел техническое задание. Предлагаю для страницы «контакты» сделать разрешение побольше, чтобы она не отличалась от других.

Это позволит нам выполнять единый дизайн для всех вкладок. Могу сделать я, если никто не против. Жду ответа до понедельника, 11 марта».

Обдумывайте список адресатов

Часто мы замечаем, что переписка, которая начиналась с коллективной на 10 человек, перерастает в частную.

Письма продолжают вам приходить, и вы абсолютно не понимаете, зачем читаете то, что вас не касается.

Старайтесь избегать таких ситуаций, когда ведете переписку: видите, что общение уже не касается большей части коллег, избавьте их от необходимости читать это всё и удалите из адресатов.

Другая ситуация, когда вам нужно подключить кого-то к переписке, которая идет уже давно. Не забывайте в этом случае вводить в курс дела коллегу, а не просто сваливать на него километровую историю, чтобы он искал в ней нужный момент.

Не пишите длинные письма

Длинные письма долго читать, на них долго отвечать.

Если вы многое хотите сказать коллеге, подумайте, может быть лучше сделать это не письмом, а позвонить или встретиться? Если все же решите писать, то выстройте структуру.

Каждый абзац должен содержать одну идею, и желательно, чтобы таких идей было не больше трех-четырех. Если письмо кажется длинным, посмотрите, в каких местах его можно сократить, и сделайте это.

Обосновывайте решения

В сложной ситуации вы приняли решение и должны сообщить о нем остальным. Например, на проекте вы получаете от коллег статистику. Не всё идет гладко, потому что нужная программа работает через раз. Кто-то успевает внести данные, кто-то нет, и вам в итоге приходится собирать цифры вручную.

Вы принимаете решение: начать использовать другую программу. Не ставьте людей перед этим фактом одной фразой. Никто не любит перемены, и идет на них только если на это есть объективный повод.

Перечислите все причины, что вынуждают вас пользоваться другой программой, и не забудьте объяснить коллегам, как действовать в новых условиях: проведите мастер-класс.

Не забывайте прикреплять вложения

Вам когда-нибудь приходило письмо с текстом: «Коллеги, забыл прикрепить документ»? Это одна из самых распространенных ошибок в деловой переписке. Избежать ее поможет простой лайфхак: выделите в письме желтым цветом то место, где речь идет о вложении, и не убирайте выделение пока не прикрепите документ. Яркое пятно будет акцентировать ваше внимание.

Не прикрепляйте много вложений

Человек открыл письмо – это уже действие. Он прочитал его – еще одно действие.

В тексте письма он обнаружил несколько ссылок: перешел по одной из них – там документация на английском для разработчиков, перешел по другой – там на русском для тестировщиков, перешел по третей – там этический кодекс компании.

К письму прикреплены 12 вложений, общий вес которых превысил допустимый объем, и часть отправилась в облако. Похоже на страшный сон? К сожалению, нередко это реальность.

Возьмите за правило выбирать, что нужно прочитать вашим адресатам, а что нет. Создайте папки по направлениям, пропишите в письме, что, где, для кого и зачем лежит, не забудьте открыть к файлам доступ.

Коллеги просто перейдут в нужную папку вместо того, чтобы копаться в десятках документов. Если есть возможность, поясните в тексте письма самые важные моменты из вложений, чтобы коллега понимал, что именно увидит в них.

Если используете ссылки, оформите их правильно. Человек должен понимать, куда они его ведут.

Забудьте про оскорбления

Что бы ни происходило, ни в коем случае не пишите письма в грубом тоне. Не прибегайте к оскорблениям ни тех, кто есть в переписке, ни тех, кого там нет.

Решили показать, что не согласны с заказчиком и написали, что он принял идиотское решение? Считаете сотрудников других отделов нерасторопными и называете их черепахами? Всему этому не место в деловой переписке.

Если у вас есть претензии к чьей-то работе, сообщите о них напрямую. Это может ускорить решение проблемы.

Следите за тоном

Если вы пишете деловое письмо, то следите за его тоном. Не используйте множество восклицательных знаков, чтобы подчеркнуть важное. Не пишите КАПСОМ, чтобы заострить внимание. Не ставьте много смайлов в письме, избегайте многоточий, сложных деепричастных оборотов, каламбуров и игры слов. У делового письма должен быть деловой тон.

Пишите грамотно

Да, мы очень часто торопимся и допускаем ошибки в словах, неправильно расставляем запятые. И, да – на это обращают внимание другие. Перед отправкой письма перечитайте его еще раз, а если вы не уверены, что везде правы – зайдите на специальный сервис проверки правописания онлайн или хотя бы проверьте его в Word.

 После того, как все поправите, не забудьте перечитать еще раз. Не забывайте пользоваться справочным порталом Gramota.ru, где простыми словами на элементарных примерах объясняют правила русского языка. Помните, что между словами ставятся пробелы, после знаков препинания – тоже, а вот перед точками и запятыми – нет.

Не цепляйтесь к ошибкам

Вспомните ситуацию: кто-то из коллег написал слово неправильно, а другой не поленился сделать ему замечание. Сообщения о неграмотности не нравятся никому.

Письмо отправлено, добавить в него запятую уже нельзя, заменить букву «и» на «е» тоже, а значит, и смысла сообщать об этом коллеге нет.

Если вы не учитель русского языка, если вас не принимали на работу корректором, значит и исправление ошибок не входит в ваши обязанности. Каждый должен заниматься своим делом.

Внесите ряд фраз в стоп-лист

Есть ряд слов и фраз, от которых специалисты по деловой переписке рекомендуют отказаться. Среди них сленговые слова, те, что написаны безграмотно, фразы, которые создают строгий тон или напротив звучат слишком просто для делового письма. Вот некоторые из них:

Что читать и смотреть о деловой переписке

: Проект «Открытый лекторий». Максим Ильяхов «Новые правила деловой переписки»

Книги:

  • Максим Ильяхов, Людмила Сарычева «Новые правила деловой переписки»;
  • Саша Карепина «Искусство делового письма: законы, хитрости, инструменты», «Дело ясное: как писать понятные письма»;
  • Джей Салливан «Проще говоря: как писать деловые письма, проводить презентации, общаться с коллегами и клиентами».

Pixabay, Unsplash.

Источник: https://klever.blog/write-a-letter/

Как правильно написать письмо

Пишем письма

Каждый грамотный человек должен знать, как вести переписку. Умение составлять, а затем рассылать сообщения друзьям, партнерам, клиентам и незнакомым людям пригодится в жизни. Цель любого письменного послания – донесение до собеседника информации.

На что обратить внимание при составлении?

Письма не должны содержать грамматических, стилистических, пунктуационных ошибок. Подобные недочеты заставляют задуматься о компетентности автора послания, что негативно сказывается на репутации. Деловые сообщения отличаются от стандартных правилами написания:

  • особой стилистикой изложения;
  • лаконичностью, отсутствием эмоциональности;
  • краткостью;
  • наличием официального обращения, соблюдением служебной субординации.

Деловое письмо составляется на официальном бланке или листе бумаги формата А4, содержащем название и реквизиты компании, адрес ее фактического расположения, номер телефона и факс, а также печать.

Оно может быть как написано от руки, так и напечатано на ПК. При наборе электронного письма используется шрифт средней величины. В тексте отсутствуют выделения жирным и курсив, восклицания, смайлики.

Некоторые письма не требуют ответа, а другие призывают к нему.

Информационное послание имеет своего адресата. Сведения, указанные в нем, должны быть свежими и достоверными, полными и беспристрастными. В электронном сообщении необходимо написать заголовок и тему послания. Личные сообщения пишутся в свободной форме. Они не требуют официального обращения, но и здесь нужно соблюдать субординацию – на “ты” можно общаться только с близкими друзьями.

Рекламные послания нередко бывают обезличенными. Они рассказывают об акциях, проводимых какой-либо компанией, или выгодном предложении.

Начало письма

В начале письма не нужно делать долгого вступления. Рекомендуется начать с вежливого приветствия и сразу приступать к сути проблемы. Обращаться к собеседнику необходимо уважительно по имени и отчеству или только по фамилии. В конце личного обращения ставится восклицательный знак.

После прочтения преамбулы адресату должны быть понятны причины создания такого послания. Первый абзац должен донести до читателя основную мысль, содержащуюся в тексте.

Основная часть

Основной текст можно разместить в “теле” электронного письма или прикрепить его в виде вложения. Здесь необходимо передать:

  • цель послания, его основной смысл;
  • главную мысль.

Изложение должно быть строго официальным или нейтральным. Писать письма такого типа следует, рассказывая о существующей проблеме и описывая возможные способы ее решения. Если предъявляется жалоба, нужно настоять на принятии некоторых мер, способствующих разрешению ситуации. Предлагая свое сотрудничество, необходимо рассказать обо всех вариантах совместной работы.

Для удобства нужно разделить текст на несколько абзацев, так читателю будет легче изучить информацию и сделать выводы.

Аргументы можно подкреплять доказательствами, но послание не должно содержать личное мнение человека, его составлявшего, вместо этого необходимо кратко и сухо излагать все обстоятельства.

Благодарственное письмо писать нужно по-другому – в нем следует перечислить все заслуги получателя, похвалить его и выразить личную благодарность. Можно оформить такое послание в виде поздравительной открытки.

Составление письма с гарантиями направлено на то, чтобы настроить человека на плодотворное сотрудничество. Здесь автор рассказывает своему собеседнику, что будет сделано для него лично, гарантирует, что обещания будут выполнены.

Завершение письма

Грамотное письмо содержит логическую концовку. Следует сделать краткие выводы по рассматриваемой теме. Здесь можно обратиться к адресату с просьбой или извиниться перед ним за какие-либо причиненные неудобства.

Попрощаться с собеседником необходимо в максимально вежливой, официальной форме. В конце следует написать собственные фамилию, инициалы, поставить подпись.

По своему усмотрению можно указать дополнительные способы связи – номер мобильного телефона, адрес электронной почты, сайт и логотип компании.

5 главных ошибок при написании письма

Не рекомендуется прибегать к автоматическим рассылкам и высылать одинаковые копии нескольким собеседникам. Отправляя email, не нужно нажимать на кнопку “Ответить всем” – это не принесет пользы ни в деловой, ни в личной переписке.

Следует написать в письме ту информацию, которую желает узнать собеседник. Если ответа на поступивший запрос не последует, оппонент воспримет это как неуважение к собственной персоне или безразличие.

Не стоит прикреплять к посланию пометку “Срочно”. Если отправителю нужно уточнить какую-либо информацию, он может связаться с адресатом лично, позвонив ему. Иначе у собеседника сложится впечатление, что к нему проявляют неуважение, избегая прямого контакта.

Во время переписки следует избегать отрицаний “нет”, “не могу”, “не буду”. Нужно стараться как можно меньше концентрироваться на негативных ситуациях при написании послания.

Не нужно использовать шаблоны при оформлении писем. Такие “роботизированные” ответы оставляют не самое лучшее впечатление.

Образец написания письма

Письмо должно состоять из нескольких смысловых частей:

  1. Обращения.
  2. Вступления.
  3. Основной части.
  4. Заключения.
  5. Предупреждения.
  6. Итоговых формулировок, написанных в рамках этикета.

Пример такого послания:

“Здравствуйте, Иван Иванович! Данным письмом сообщаем Вам, что согласно постановлению Арбитражного суда города Санкт-Петербурга от __.__.____ года N ___ вы признаны банкротом.

Сумма задолженности предприятия ОАО “_______”, директором которого вы являетесь, составляет 100000 руб. Просим Вас письменно сообщить нам о сроках погашения долга.

В случае отказа мы будем вынуждены обратиться в судебные органы с просьбой принудительного взыскания задолженности. Помощник руководителя Шемето С. А.” После инициалов ставится подпись.

Источник: https://wpsovet.ru/obshhenie/kak-pravilno-napisat-pismo.html

Правила написания и оформления деловых писем

Пишем письма

Официальное электронное письмо используется для деловой переписки с бизнес-партнёрами, сотрудниками или руководителями. Продавцы используют официальные письма для связи с холодными клиентами. Чтобы создать наилучшее первое впечатление, важно соблюдать правила написания и оформления деловых писем.

Наши продукты помогают вашему бизнесу оптимизировать расходы на маркетинг

Узнать подробнее

Зачем нужна деловая переписка

Электронное деловое письмо — это форма коммуникации между участниками бизнес-процессов. В ходе этого диалога решается множество вопросов и проблем: организационные, юридические, коммерческие, технические и многие другие. Электронные письма также нужны для партнерских переговоров и претензий. 

Цель делового письма — передать адресату, а это может быть представитель другой организации, сотрудник, руководитель, точную и необходимую информацию. Или же инструкцию, приказ, направление со вложениями к электронному письму. 

Отличия деловых писем от других 

Такие письма за исключением некоторых случаев отличаются лаконичностью и ясностью изложения. Авторы этих писем используют юридическую, экономическую и маркетинговую терминологию в зависимости от темы сообщения. Как правило, формулировки короткие и четкие по смыслу. Поэтому электронные деловые письма небольшие по содержанию и быстро читаются. Стиль изложения — нейтральный и объективный.

Использование эпитетов, сложных синтаксических конструкций и сленга будет смотреться как минимум неуместно. 

По сути, деловое письмо — это документ, имеющий юридическую силу. 

В деловом сообществе сложились правила написания деловых писем. Например, оно должно иметь определенную структуру: 

  • официальное приветствие;
  • вступление — автор письма представляется, рассказывает о себе и переходит к сути вопроса. Уместно только в тех случаях, когда стороны деловой переписки незнакомы друг с другом;
  • главная часть — суть письма, необходимая информация, перечисление возникших вопросов, запрос информации; 
  • заключение — может включать в себя пожелания и благодарность; 
  • контактные данные — электронная подпись, о которой мы еще поговорим ниже;
  • вложения в электронном сообщении — графики, отчеты, копии приказов, инструкция, чек-лист и все, что нужно для работы. 

Деловые письма в электронной переписке по почте требуют субординации. Навязанное панибратство, юмор, грубость, сарказм и болтология исключены. В противном случае адресат электронного сообщения может неправильно вас понять, ведь через символы невозможно передать интонацию повествования. 

Также все смысловые структурные блоки должны быть разделены абзацами. Простыню текста неудобно читать и тяжело воспринимать. 

Как написать деловое письмо: начинаем с официального приветствия

Сначала выберите подходящее приветствие. Дружеские формулировки вроде «Привет» или просто имени человека, должны использоваться для переписки с друзьями, семьёй и знакомыми коллегами.

Если вы обращаетесь к руководителю, деловому партнеру или потенциальному клиенту, используйте более формальный тон. Вот несколько примеров:

  • Уважаемый(-ая) [Имя/Имя Отчество];
  • Здравствуйте, [Имя/Имя Отчество];
  • Добрый день, [Имя/Имя Отчество].

В случае сомнений всегда выбирайте приветствие, которое будет более формальным, чем дружеским.

Проверьте свой адрес электронной почты

Если вы отправляете письмо не со своего рабочего ящика, убедитесь, что он выглядит профессионально и отражает ваш статус.

Если вы все ещё используете адрес в духе romaffka666@mail.ru, заведите новый — например, из комбинации имени и фамилии. Это обеспечит адекватное восприятие адресатом.

Выберите адекватный шрифт

Хотя вы можете использовать шрифт Comic Sans в личной переписке с друзьями и семьей, в профессиональных письмах выбирайте обычный Arial, Times New Roman или Calibri.

Продумайте тему

Используйте в строке темы не более семи слов и не пытайтесь поразить читателя экстремальной остротой темы. Прежде чем придумать тему, задайте себе три вопроса:

  • «Кто мой адресат?» — Это руководитель, менеджер по маркетингу или владелец малого бизнеса? Понимание аудитории поможет со следующим шагом.
  • «Что для него важно?» — Тема — первое впечатление адресата о вас. Сформулируйте то, что ему важно. Это может быть болевая точка в бизнесе или продолжение встречи. Сделайте тему релевантной.
  • «Тема соответствует содержанию?» — Никогда не пытайтесь обмануть получателя. Если вы отправляете сообщение с темой «Относительно звонка на следующей неделе», а у вас нет никакого запланированного звонка, его просто выкинут в спам — ваш адрес потеряет доверие.

Короткий, понятный и лаконичный заголовок — лучший способ открыть официальную переписку:

  • «RE 6/8 демонстрационный звонок»;
  • «Встреча RE: демонстрационный звонок»;
  • «Follow RE: телефонный звонок»;
  • «В продолжение встречи в [место] [число]»

Представьтесь

Вкратце расскажите, как вас зовут, чем вы занимаетесь, в чём суть вопроса. Не стоит распространяться, но и не нужно пренебрегать этим пунктом.

Соблюдайте краткость

Как уже говорилось выше, важно не лить воду, загружая партнёра или клиента информацией, которая не имеет значения.

Отредактируйте своё письмо, добавьте маркеры, новые параграфы и списки там, где уместно. Форматирование поможет сделать письмо более лёгким для чтения и более эффективным.

Используйте формальное завершение

  • Спасибо за уделённое время;
  • С уважением;
  • Заранее благодарю за ответ;
  • С нетерпением жду Вашего ответа;
  • Хорошего дня;
  • До встречи.

Эти подписи имеют правильный тон официального электронного письма. По мере того, как вы развиваете взаимопонимание со своими деловыми партнерами, становится нормальным использовать более неформальные обращения.

Но до тех пор используйте формулировки выше.

Разработайте подпись

Если адрес электронной почты является первым впечатлением, то подпись — заключительным. Убедитесь, что добавили в него следующее:

  • Имя;
  • Контактную информацию — номер телефона, сайт, адрес;
  • Должность;
  • Статусы, профессиональные награды, степени.
  • Ссылки на соцсети.

Проведите корректуру

Это может показаться легкой задачей, но вы удивитесь тому, сколько упускаете из виду, трижды прочитав один и тот же черновик письма.

Вместо того, чтобы полагаться на удачу, включите проверку правописания и грамматики.

Также проверяйте, правильно ли вы написали имя получателя и название компании.

Виды писем

Электронные деловые письма похожи на бумажные аналоги. Деловая переписка разнообразна по типам и жанрам, однако можно выделить несколько видов писем:

  • информационные — адресат получает все необходимые сведения, которые ему пригодятся для выполнения рабочей задачи. Письма содержат уведомления об итогах встречи, презентации, онлайн-конференции или сроках;
  • запросы — как правило, описана просьба на получение доступа / редактирования / получения информации (реквизиты, сведения, фотографии, копии документов и многое другое). Также включают в себя предложения о сотрудничестве. 
  • претензии — с опорой на доказательства одна из сторон переписки выражает недовольство. Компания или ее представитель могут быть недовольны оказываемым сервисом / продуктами поставщика;
  • нерабочие письма — обычно это поздравления, выражения благодарности или наоборот, соболезнования. 

В какие сроки нужно ответить на письмо

У каждой компании свои правила и стандарты на этот счет. Однако очевидно, что задержка с ответом более чем на сутки или несколько дней — нехороший тон делового общения. Обычно на электронные письма отвечают в течение нескольких часов. 

Если для ответа потребуется гораздо больше времени, то адресата имеет смысл об этом предупредить и сообщить сроки ответа. А также обязательно уведомить о факте получения и прочтения письма. 

Согласно исследованиям большинство работников открывают электронную почту утром и перед уходом с рабочего места. Лучше укладываться в эти временные интервалы, чтобы сообщение не потерялось в списке входящих, а решение вопроса не затянулось на несколько дней. 

Как написать деловое письмо после проведенной встречи 

Письмо по электронной почте нужно и для подведения промежуточных итогов и дальнейшей работы. Его будут не раз открывать для уточнения деталей. Поэтому в нем стоит прописать: 

  • тему встречи — о чем был разговор, включая дату, время и участников разговора; 
  • договоренности — к каким соглашениям пришли по итогам встречи. Это нужно, чтобы напомнить и зафиксировать план дальнейших действий. Также участники встречи вслух проговаривают сроки — это тоже надо указать в письме;
  • благодарность за уделенное время; 
  • пожелания и предложения формата для новой встречи, если это необходимо;
  • контактные данные участников встречи.

Узнать подробнее

Источник: https://blog.calltouch.ru/pravila-napisaniya-i-oformleniya-delovyh-pisem/

Как правильно писать письма: 6 составляющих убедительного письма

Пишем письма

Электронная переписка всегда была и остается основным способом коммуникации в деловом мире. Правильно составленное письмо означает уже половину успеха. Но такие письма умеют составлять не все.

Иногда, читая письмо с деловым предложением, становится не совсем понятно, что конкретно вам хотят предложить, какую именно выгоду вы от этого получите и зачем вы вообще потратили свое время на прочтение и осмысление этого письма.

Умение писать правильные, убедительные письма приходит с практикой. И хорошо, когда накопленным опытом делятся, позволяя, тем самым, другим людям не наступать на те же грабли. Джефри Джеймс, автор книги «Business to Business Selling: Power Words and Strategies From the World’s Top Sales Experts», предлагает свою простую систему составления убедительных писем, которая состоит из 6 шагов.

Copyright Shutterstock

1. Всегда четко представляйте то, о чем собираетесь написать

Основная цель письма — сделать так, чтоб получатель принял определенное решение. Поэтому, прежде чем начать составлять письмо, спросите себя еще раз о том, чего именно вы хотите от получателя? Какое решение он должен принять после прочтения вашего письма?

В данном случае, неопределенность — ваш заклятый враг. Чем яснее ваша цель, тем более убедительным получится ваше письмо.

2. Начинайте письмо с вашего заключения

Ваш вывод является утверждением того решения, которое должен принять получатель, основываясь на содержании вашего письма.

В школе нас учили всегда начинать со вступления. В случае с составлением убедительных писем данное утверждение является неправильным. В деловом мире все слишком заняты для того, чтобы оценивать ваши литературные способности. Поэтому вы должны сразу переходить к делу.

К примеру, вы хотите получить от своего начальства разрешение на установку спортзала в одном из помещений вашей компании.

Неправильно:

«Джим,
Как вы знаете, прогулы сотрудников на данный момент является основной проблемой, которая имеет довольно сильное финансовое влияние как на нашу компанию, так и на другие компании в нашей отрасли… бла-бла-бла… Таким образом, мы должны рассмотреть вопрос о выделении денег на обустройство тренажерного зала в главном офисе нашей компании.»

Правильно:

«Джим,
Я хочу, чтобы вы утвердили установку тренажерного зала в нашем офисе.»

3. Разделите ваши аргументы на несколько легко перевариваемых абзацев

Для того, чтобы аргументы в поддержку вашей идеи легко читались и воспринимались, разделите их на несколько абзацев.

Неправильно

«Согласно недавно опубликованному докладу правительства группы физической активности чрезвычайно важны даже не смотря на то, что лишь немногие компании демонстрируют свою приверженность к подобному поощрению сотрудников.

Многие фирмы определяют подобные группы как недооцененный активы, но при этом у них нет плана по внедрению подобных групп в этой отрасли, даже не смотря на то, что фитнес тесно связан с корпоративными и личными успехами.

Я считаю, что если мы не введем подобные физические группы в нашей компании, мы останемся далеко позади конкурентов.»

Правильно

«Тренажерный зал в офисе позволит:— уменьшить прогулы

— увеличить общую продуктивность»

4. Подкрепите каждый аргумент доказательствами

Если вы напишете письмо, состоящее из сплошных аргументов, его могут воспринять как сплошное личное мнение и не более. Для каждого аргумента нужно доказательство. Иначе как понять, что это действительно работает?

Неправильно

«Тренажерный зал в офисе будет правильным решением, потому что люди предпочтут идти на работу, а не оставаться дома. Также это поможет снизить общую заболеваемость в офисе.»

Правильно

«Снижение количества прогулов. Согласно опросу, проведенному Национальным Институтом Здоровья среди 1.000 фирм, у которых есть тренажерные залы в офисах, прогулы сотрудников в этих компаниях на 20% ниже, чем в тех компаниях, у которых нет подобного оборудования.»

5. Повторите ваш вывод, как призыв к действию

В конце письма снова повторите свой вывод, заявленный в самом начале. Только теперь уже в качестве призыва к конкретному действию. Таким образом вы подводите получателя к конкретному выводу, который он должен сделать после прочтения вашего письма. Этот призыв должен быть простым и конкретным.

Неправильно

«Мы будем очень благодарны вам, если вы поддержите этот проект.»

Правильно

«Если вы ответите на это письмо утвердительно, я сразу же инициирую процесс.»

6. Укажите выгоду в строке темы письма

Строка темы в письме является чуть ли не самой главной частью. Так как она должна предвкушать основную тему письма и настраивать получателя на нужный вам лад. И именно поэтому вы должны заполнять ее в последнюю очередь уже после того, как вы написали все аргументы и доказательства, которые поддерживают ваше основное заключение.

В идеале, тема письма должна решать две важные задачи: она должна настолько заинтересовать получателя, чтобы он открыл и прочел письмо; и она должна заключать в себе вывод, который вы хотите донести до получателя.

В большинстве случаев лучший способ выполнить сразу обе задачи — это написать о преимуществах, которые можно получить в результате принятия желаемого для вас решения.

Неправильно

«Влияние на здоровье сотрудников программы по оборудованию тренажерных залов в офисах»

Правильно

«Как мы можем уменьшить количество прогулов сотрудников»

Интересно ваше мнение. Как бы вы отреагировали на оба варианта и какими правилами руководствуетесь вы во время составления подобных писем?

Источник: https://Lifehacker.ru/convincing-e-mail/

Инструкция как писать деловые письма за 10 минут на одном дыхании ✉️

Пишем письма

Электронная почта — один из злостных поглотителей рабочего времени. Мы уже писали о том  как организовать эффективную работу со входящими письмами. Но в обязанности некоторых Ваших сотрудников входит не только просмотр содержимого почтового ящика, но и написание деловых писем.

Деловое письмо — это документ, который используют для передачи официальной информации между коллегами, сотрудниками, представителями государственных учреждений.

Деловое письмо партнеру выполняет не только информационную роль, а формирует имидж компании.

Много фамильярности, строгий стиль, сюсюканье как с лучшим другом — то, как вы подадите информацию партнеру, определит его отношение к вашей компании.

Проблема многих сотрудников в том, что у них нет навыков написания деловых писем. Такая задача вводит их в ступор, заставляя подолгу редактировать текст.

Как писать деловые письма быстро и так, чтоб Вас поняли

С этой же проблемой столкнулась и наша коллега. Но, к счастью, в нашей корпоративной библиотеке есть книга Саши Карепиной “Искусство делового письма”. Она помогла не одному сотруднику, будем рады если она будет полезна и в Вашей компании.

Своей проблемой и её решением поделилась сотрудница компании Yaware:

“Думаю, что каждый из нас хоть раз в жизни писал письма. (Переписка с ребятами из детского лагеря и друзьями с деревни, куда каждое лето отправляли родители, чтобы погостить у бабушки, не в счёт).

В этой статье я хочу рассказать Вам о том, насколько тяжело мне давалось написание писем клиентам и как помогла мне побороть свои страхи книга “Искусство делового письма” Саши Карепиной.

Началось всё с того, что я пришла на новую работу, где, собственно говоря, и столкнулась с проблемой написания делового письма. Письмо, которое содержало от силы 10 строчек, я писала ни много, ни мало — 30 минут.

Только вдумайтесь, 30 минут я писала письмо (перечитывая которое сейчас, мне становится стыдно), дрожащей рукой нажимала “Отправить” и с замиранием сердца ждала ответ. А всё потому, я что не знала с какого боку подступится к письму: с чего начать,  и  как написать письмо, чтобы клиент на него ответил.

Проблема заключалась еще и в том, что, написанные мною письма не нравились и мне самой. Но лучше чем есть, писать я не могла — то был мой высший пилотаж.

Видя, как я каждый раз переживаю, коллега посоветовала мне книгу “Искусство делового письма”.

Советую Всем прочитать на досуге. Книга легко читается и содержит массу полезной информации:)

Итак, с какими трудностями мы сталкиваемся при написании письма

1. Мыслей много, но с чего же всё таки начать письмо? 2. В голове крутятся всевозможные: глубокоуважаемый, совершите действие.. От этого письмо выходит длинным и скучным. 3. Так и хочется вписать, заученные еще со школьной скамьи, канцелярские выражения. Причём и по парочке в каждое предложение.

4. Как передать суть письма, чтобы адресат нас правильно понял?

Начало делового письма

«Многоуважаемый сударь, спешим сообщить…» Продолжили б чтенье такого шедевра? Если нет, то держите 3 совета:

  1. вы не уверенны, что адресат откроет письмо до обеда или после, поэтому «добрый день/вечер” замените на «здравствуйте»;
  2. обращайтесь по имени-отчеству, а если не уверены в достоверности информации, не используйте «уважаемый господин»;
  3. если переписка длится долго, все равно запрещено обращаться в короткой форме: Света, Ваня.

Общие правила деловой переписки

Определение делового письма гласит, что это официальный документ, а значить в нем запрещены сокращения слов, использование сленга и эмоциональных выражений: чрезмерно благодарны, к сожаленью. Подавайте только правдивую информацию объёмом не более 1 страницы и соблюдайте в тексте нейтральный тон. Стоит упоминать о грамотности текста?

1. Структурировать письмо

Деловое письмо должно содержать следующие обязательные элементы:

1. Вступление.

  • заголовок;
  • обращение;
  • цель письма;

2. Основную часть.
3. Заключение.

Писать письмо нужно от общего к частному: самое главное и коротко вначале, а потом уже описывать детали.

Используйте в письме специальные слова-связки, такие как:

например, а именно, кроме того, более того, потому что, в результате, таким образом, однако и др .

Они помогут Вам соединить между собой предложения и целые абзацы, а значит — Ваши мысли не будут путаться и читатель без труда поймёт суть Вашего письма.

2. Определение выгоды для адресата

Главное в письме — это заинтересовать читателя ответить Вам или выполнить Вашу просьбу. А для этого необходимо постараться понять его потребности, постараться понять, что интересует или волнует адресата.  Но не забывайте и о том, что все адресаты разные. Необходимо понять, что получит читатель, если поступит именно так, как мы его просим. И представить это в качестве выгод.

3. Стиль делового письма

Особое внимание стоит обратить на стиль, в котором Вы пишите письмо.

Нужно четко различать личный и формальный стили. Использование того или иного стиля  зависит от ситуации и содержания сообщения.

Придерживаясь личного стиля, мы подчёркиваем свое личностное начало, показываем свое отношение; используя формальный стиль — излагаем факты.

Поэтому если мы  хотим показать, что говорим с адресатом на равных, понимаем его, хотим договориться по-человечески или же похвалить за хорошую работу лучше использовать личный стиль.

Если же Вам необходимо написать жалобу, претензию, уместным будет  формальный стиль. Так как именно формальному стилю присущи такие черты, как: давление со своей позиции, констатация фактов, преобладание над кем-то, критика. Если Вы пишете чиновнику государственного учреждения, также лучше писать в формальном стиле.

Написав письмо, прочтите его еще раз и убедитесь в том, что Вы выбрали правильный стиль. Тогда адресат Вас не только поймёт, но и поверит в искренность Вашего послания.

4. Заключение

Самая большая ошибка, которую чаще всего допускают при написании письма — это не написать окончания.

Запомните, как бы хорошо Вы не описали суть своего предложения, как бы не приукрасили всё фактами и яркими подробностями, в письме обязательно должно быть окончание. Оно должно быть простым, понятным и лаконичным.

В заключении нужно еще раз подчеркнуть суть письма и выгоду для читателя. Это, своего рода, закрепляющий эффект.

Прочитав окончание, Ваш адресат должен понять, какой должна быть его реакция на письмо. Чего Вы от него ждете. Это подтолкнет его к действию, которого Вы от него, собственно говоря, и ждали.

5. Оформление

Красиво, а главное правильно оформленный текст, не только заинтересует адресата, но и вызовет желание быть несомненно прочитанным. Поэтому важность оформления письма нельзя недооценивать.

Правила оформления делового письма:

1. Выбираем шрифт:

  • с засечками — подходит для чтения с бумаги;
  • без засечек — для чтения на бегу или с экрана;

2. Делаем абзацы в тексте 3. Выделяем заголовки;

4. Выделяем нужный нам текст:

  • жирным — выделяем главную мысль текста;
  • курсивом — можно выделять фрагменты текста писем VIP-клиентам или что-то менее важное;
  • подчеркнутым — если хотим что-то действительно подчеркнуть.

5. Делаем списки:

  • маркированные списки — если количество пунктов от 3 до 5;
  • нумерованные списки — больше 5.

Вот такие простые, но действенные правила я открыла для себя, прочитав книгу “Искусство делового письма”. Теперь на написание письма я трачу значительно меньше времени (а мои адресаты, надеюсь, лучше понимают, чего от них ждут).

Ответ на деловое письмо

Вся входящая корреспонденция с просьбой, приглашением, распоряжением требует ответа: отказа или соглашения.

  • Письмо-соглашение несет позитивный настрой. Включает информацию о просьбе, которую вы выполните и на основании чего приняли положительное решение.
  • Письмо-отказ начинайте в вежливом тоне, объясняйте причину неоглашения, как можно корректнее сообщите об отказе. В конце поблагодарите за предложение.

Надеюсь, что моя статья будет полезной для Вас и поможет Вам и Вашим сотрудникам в написании деловых писем клиентам и партнёрам по бизнесу, а также для внутренней переписки с сотрудниками.

Ведь согласитесь, всё довольно просто. Так почему же не применять эти простые принципы на практике?

Советую Вам не откладывать книгу на завтра и приступить к чтению уже сегодня».

Купить книгу «Искусство делового письма» можно здесь ( или где она Вам попадётся на глаза))

Источник: https://timetracker.yaware.com.ua/blog/delovoe-pismo-za-10-minut/

О бухгалтерии
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: