Общая технология работы с деловыми письмами

Содержание
  1. Главные правила деловой переписки. Почему нужно менять привычки и как писать сейчас
  2. Азы деловой переписки
  3. Электронный адрес
  4. Тема письма
  5. Адресат
  6. Приветствие
  7. Обращение
  8. Наполнение
  9. Действие
  10. Подпись
  11. Основы ведения письменного общения в бизнесе
  12. Особенности деловой переписки, основы и принципы
  13. Преимущества
  14. Классификация писем
  15. По функционалу
  16. По структуре
  17. По тематике
  18. По виду адресата
  19. По композиции
  20. По содержанию
  21. Главные отличия от обычной корреспонденции
  22. Стиль написания
  23. Официальная лексика
  24. Соблюдение субординации
  25. Актуальность информации
  26. Оформление на фирменном бланке
  27. Язык деловой переписки в бизнесе
  28. Единообразие оборотов и частые повторы
  29. Нейтральность изложения
  30. Смысловая точность
  31. Отбор данных и фактического материала
  32. Убедительность
  33. Употребление конструкций в родительном и творительном падежах
  34. Использование простых распространенных предложений
  35. Специальные термины
  36. Развитие канцеляризмов
  37. Низкая степень экспрессии
  38. Логические и смысловые связки
  39. Речевой этикет
  40. Местоимения
  41. Глаголы
  42. Вводные слова
  43. Нормы и правила ведения деловой переписки
  44. Краткое изложение информации
  45. Проверка на орфографию и пунктуацию перед отправкой
  46. Обязательный ответ при получении, оперативность
  47. Применение цитирования
  48. Деловое общение. Курс лекций
  49. Правила деловой переписки
  50. Виды деловой корреспонденции
  51. Деловая профессиональная переписка: основы и правила
  52. Виды деловых писем
  53. Правила делового письма
  54. Оформление делового письма
  55. Стиль делового общения
  56. Важность правил делового письма

Главные правила деловой переписки. Почему нужно менять привычки и как писать сейчас

Общая технология работы с деловыми письмами

Казалось бы, в деловой переписке нет ничего сложно. Главное, действовать по шаблону – поздороваться, изложить суть, а в конце приписать «С уважением». А на самом деле все сложнее. Есть деловая этика, неписаные правила общения по e-mail и лайфхаки. А еще есть вещи, которые раздражают многих, хоть их и часто советуют авторитетные авторы и бизнес-книги. 

Как писать, какие ошибки не допустить? Эти и другие вопросы обсуждаем с экспертами Высшей медицинской школы.

Информация будет полезна всем, кто ведет деловую переписку, а особенно руководителям любых рангов. 

Азы деловой переписки

Е-mail – один из основных каналов коммуникации клиентами, подчиненными, коллегами, поставщиками и бизнес-партнерами. Деловая переписка – это баланс между простым общением и формальным языком научной литературы. А каждое письмо пишется с конкретной целью, а не просто пообщаться.

Интересно! Работа с электронной почтой занимает у среднестатистического офисного сотрудника от 62-х дней до 90 дней в зависимости от страны и особенностей организации работы персонала в компании.

Корректное и правильно оформленное письмо – это приятное и профессиональное впечатление о вашей организации и вас лично. От того, как оно написано, зависит и то, когда заметят письмо и то, как отреагируют на него.

Расскажем об основных моментах, на которые следует обратить внимание.

Электронный адрес

В идеале, это корпоративный вариант, который указывает на компанию, которую представляете, фамилию и имя.

Как не нужно делать. Использовать личную почту для деловой переписки (ваше письмо может попасть в спам или его просто не откроют, т.к. непонятно, кто адресант).

Судите сами насколько этично и приемлемо использовать в рабочих целях такие адреса как princesska@mail.ru, kotenok@gmail.com, zaika@yandex.ru, businka@mail.ru и другие. Особенно, если пишет кто-то из руководящего состава.

Если e-mail по каким-то причинам у вас не корпоративный, зарегистрируйте отдельный ящик со своим именем, фамилией.

Тема письма

Обязательно должна быть, чтобы ускорить прочтение и дальнейший поиск письма в почте.

Адресат

Тут действуют правила:

  • Получатель – ответственный за порученную в письме задачу;
  • Люди в копии – просто для ознакомления.

Поставив всех в строку с получателем, вы создаете растерянность – непонятно, кто ответственен. Все в копии – спросить выполнение будет не с кого.

Как не нужно делать:

  • Писать сразу на весь список сотрудников. Это спам почты и затраты рабочего времени других;
  • Ставить в копию руководителя без явной необходимости.

Приветствие

По отзывам, наиболее раздражающие приветствия – «Приветики», «Доброго времени суток», «Здравия желаю» и другие приятельские, витиеватые и неформальные. «Добрый день!» или «Здравствуйте» – наиболее уместные варианты.

Обращение

Как бы вы ни привыкли говорить в жизни, в деловой этике моветоном считаются такие обращения, как «Сударь/сударыня», «Гражданин/гражданка», «Милостивый господин» и прочие. Многих раздражают даже такие формы, как «друзья» или «коллеги».

Как делать? В идеале, обратиться по имени в полной форме (имени отчеству). Вместо Маш и Миш – Мария, Михаил Юрьевич. С именами важно не напутать.

Наполнение

Оптимальное содержание:

  • Написать кратко (150-250 символов) и по существу;
  • Не использовать терминологию (исключение – переписка с коллегами);
  • Писать понятными и короткими предложениями;
  • Создать структуру и абзацы;
  • Использовать один шрифт (максимум, курсив или выделение жирным). Частый выбор – шрифт «Times New Roman» 14-го размера и с полуторным или двойным интервалом между строк.

Как не нужно делать? Огромное письмо-простыня, разными шрифтами и цветами, со смайликами и картинками – вариант для дружеской переписки, а не для делового стиля.

Действие

Желательно побудить адресата сразу сделать то, что нужно. Это может быть просьба прислать что-то в ответ, призыв что-то сделать: скачать презентацию, выписать счет, прийти на собрание и другие. Без такого «толчка» человек может не понять или просто полениться действовать.

Подпись

Надпись в конце текста часто привлекает больше внимания, чем все остальное в середине. Профессионально звучит:

  • ФИО отправителя;
  • Должность;
  • Контакты – адрес и телефонный номер.

Теперь все готово! Прочитайте перед отправкой, чтобы убедиться, что все изложено понятно, нет ошибок, все вложения, на которые вы ссылаетесь, приложены к письму. Отправляем и ждем ответ!

Сколько ждать? Нормой считается ответ в рамках 2-х дней, но бывают и срочные вопросы. Подчеркните важность письма восклицательным знаком или даже перезвоните адресату с просьбой ответить быстрее.

Интересно! До 79% офисных сотрудников проверяет свою рабочую почту в нерабочее время. Читают со смартфонов и даже электронных книг, в постели перед сном, и по дороге на работу, и даже в отпуске.

Узнать еще больше тонкостей и правил общения по e-mail поможет курс от Высшей медицинской школы «Деловая переписка». Мы поможем в теоретическом и практическом формате отточить умение корректно работать с электронной почтой и вести деловую коммуникацию.

Запись: +7 (495) 023-61-62.

Источник: https://zen.yandex.ru/media/id/5e78ad4082e3fa337a44372c/glavnye-pravila-delovoi-perepiski-pochemu-nujno-meniat-privychki-i-kak-pisat-seichas-5f36e16bb991f54846d05f65

Основы ведения письменного общения в бизнесе

Общая технология работы с деловыми письмами

Деловая переписка как вид бизнес-общения внедряется давно, однако появление информационных технологий стало дополнительным стимулом для развития этого жанра письменной речи.

Под коммуникацией в бизнесе понимается не только общение с партнерами или контрагентами, но и отправка сообщений внутри компании, а также направление обращений в государственные органы.

Бизнес-общение в компании.

Особенности деловой переписки, основы и принципы

Как жанр речи деловая переписка имеет специфические особенности и принципы. Соблюдая основы, автор письма однозначно передает идеи и мысли, следует правилам этикета и демонстрирует себя с наилучшей стороны.

Преимущества

В сравнении с личным общением или встречей корреспонденция имеет ряд преимуществ:

  • информация не будет потеряна или забыта, к ней можно вернуться;
  • автор имеет время на то, чтобы точно и грамотно сформулировать мысли, отредактировать их;
  • электронная почта позволяет отправить 1 сообщение сразу нескольким адресатам;
  • качественная деловая переписка положительно сказывается на имидже как отдельных сотрудников, так и всей компании.

Классификация писем

В зависимости от целей письма и особенностей ситуации общения принято разделять письма на категории. Документоведы могут по-разному классифицировать письма, строгих критериев нет.

По функционалу

Выделяется 3 группы писем по функциональному признаку: требующие ответа и нет и сами письма-ответы. Первым содержат вопросы, обращения, предложения или просьбы.

Вторая группа — это отправления, цель которых — вынести предупреждение, сделать напоминание и приглашение.

В третью группу входят письма-ответы, в которых будет отсылка к первоначальному запросу.

По структуре

По структурному признаку выделяют письма регламентированные и не регламентированные. Первые имеют стандартную для выбранного вида письма структуру, к ним применяются требования к бумаге или виду бланка, часто для таких документов существуют образец.

Письма из второй группы составлены в свободной форме при соблюдении общих правил этикета.

По тематике

Классификация деловых писем по тематическому признаку обширная. Прежде всего это коммерческие письма: запросы, предложения, рекламации, подтверждения.

Вторую группу составляют письма личного характера: благодарственные, гарантийные, просьбы, соболезнования, напоминания, приглашения, поздравления.

По виду адресата

По признаку адресата письма классифицируются на внутренние и внешние. Первые отправляются внутри организации коллегам, руководству или подчиненным. Адресат вторых — сторонняя компания, государственный орган или частное лицо.

По композиции

По композиционному признаку принято разделять письма на те, которые затрагивают только один аспект, и те, что посвящены сразу нескольким.

По содержанию

Деление писем по содержанию на категории близко к классификации по тематике. Можно выделить 2 большие группы: письма официальные (претензии, запросы, рекламации и прочие) и личные деловые (например, приглашения и благодарности).

Главные отличия от обычной корреспонденции

Поскольку общение в бизнесе является официальным, оно имеет строгие требования и может в некоторых случаях быть публичным, что существенно отличается от обычной корреспонденции — переписки с друзьями или родственниками.

Стиль написания

В официальной речи не допускается использование как разговорного стиля, так и научного или богатого средствами выразительности художественного.

Стиль делового общения должен быть нейтральным.

Для разного рода деловых посланий он может колебаться от более официального к личному, важно при этом соблюдать баланс.

Официальная лексика

Просторечная или сленговая лексика в профессиональной корреспонденции заменяется на официальную. Вместо выражений «привет», «пока», «до встречи» используются «здравствуйте», «с уважением», «благодарим».

Деловая лексика нейтрально окрашена. Не приветствуется употребление уменьшительно-ласкательных форм или жаргонизмов.

Соблюдение субординации

Важным моментом в деловой коммуникации является соблюдение субординации. Поскольку такие письма часто адресованы коллегам, руководству или вышестоящей организации, в них, в отличие от обычной корреспонденции, должны присутствовать соответствующие обороты речи и выражения, показывающие отношение автора к адресату. Например: «Дорогие коллеги!».

Актуальность информации

Деловая корреспонденция всегда относится к текущему моменту времени. Она может содержать отсылки к более раннему периоду, но в таких письмах важно передавать только актуальную информацию, чтобы не тратить время адресата и не отвлекать его от главной темы.

Оформление на фирменном бланке

Одно из отличий делового общения от обычной дружеской корреспонденции — это возможность оформления письма на фирменном бланке.

Такой документ показывает престиж организации, он содержит некоторую информацию о ней и позволяет получателю по внешнему виду бланка определить автора.

В некоторых случаях, как, например, при обращении в посольства, фирменный бланк является обязательным.

Переписка на фирменном бланке.

Язык деловой переписки в бизнесе

Строгий нейтральный язык делового сообщения помогает с первых строк настроиться на официальный тон и сосредоточиться на главном. В ходе развития бизнес-коммуникаций деловой язык приобрел свои черты.

Единообразие оборотов и частые повторы

Для того чтобы текст был максимально понятен, используются единообразные обороты. Это позволяет не задерживаться на вводных словах и фразах.

Например, часто встречаются обороты типа «В ответ на ваш запрос сообщаем…». Такие фразы — характерный признак делового стиля. Частые повторы позволяют избежать разночтений и недопониманий.

В отличие от художественной литературы, где чем интереснее речевые фигуры, тем лучше, в деловой коммуникации понятия должны быть выражены четко, чаще одними и теми же словами на протяжении всего письма.

Нейтральность изложения

Нейтральность изложения — еще один признак официального общения. Эмоционально окрашенный текст неприемлем в бизнес-корреспонденции. Даже претензии и поздравления носят нейтральный характер. Это особенно важно, когда информация преподносится от лица компании, а не отдельных работников.

Деловые письма должны быть написаны в нейтральном тоне.

Смысловая точность

В бизнес-переписке могут обсуждаться существенные вопросы, от решения которых зависит развитие компании и ее партнеров, процветание сотрудников, успех и прибыль.

В связи с этим все понятия в послании обязаны быть ясными, адресат не должен сомневаться, правильно ли он понял то, что ему передали. Неточность приводит к трате времени на дополнительные выяснения и уточнения. А в бизнесе время стоит дорого.

Отбор данных и фактического материала

Для делового стиля характерен тщательный отбор данных и фактического материала. Признаком дурного тона будет включение недостоверных сведений или информации, не относящейся к предмету письма. Качество материала важно для построения конструктивных отношений в бизнесе.

Убедительность

Убедительность — особенность бизнес-коммуникации. Любое деловое сообщение — это не праздный, а насыщенный информацией и смыслом текст. Автор всегда ставит перед собой цели, для достижения которых ему нужно решить ряд задач, в т. ч. привлечь адресата на свою сторону.

Независимо от темы письма, убедительность всегда будет на одном из первых мест.

Это относится и к запросам, и к претензиям, и особенно к коммерческим предложениям. Для убеждения читателя автор прибегает к аргументации.

Употребление конструкций в родительном и творительном падежах

Для придания сообщению делового и нейтрального тона широко используются конструкции в родительном и творительном падежах. Например: «увеличению продаж будет способствовать…», «данным решением можно добиться…».

Использование простых распространенных предложений

Для простоты восприятия в деловом письменном общении в основном используют простые предложения, а для точности и убедительности добавляют определения и обстоятельства, что делает простое предложение распространенным.

Такой текст ясен для понимания и при этом содержит достаточное количество уточняющей информации.

Как пример подойдет такое предложение: «Благодаря своевременно принятым маркетинговым решениям нам удалось вывести разработанный в этом году продукт на рынок раньше запланированного срока».

Специальные термины

Наличие терминов характеризует официальный стиль. В зависимости от рода бизнеса могут использоваться разные понятия, но особенно часто термины относятся к экономике и финансам.

Например, в коммерческом предложении обязательно будут использованы понятия рентабельности, окупаемости и пр. Автору, однако, необходимо быть уверенным, что получатель письма без проблем поймет все использованные термины.

Возможно использовать знакомые термины.

Развитие канцеляризмов

В официальной переписке часто присутствуют канцеляризмы — особые обороты и штампы стиля деловых бумаг. Как бы скучно ни выглядели в речи такие приемы, без них не обходится практически ни одно официальное письмо.

При написании ответа, скорее всего, автор использует оборот «На ваш запрос сообщаем…». Канцеляризмы могут присутствовать в готовых шаблонах писем, особенно в шапке и в заключительной части.

Низкая степень экспрессии

Общение в бизнесе не подразумевает излишней эмоциональности и выразительности, отсюда и отсутствие этого в рабочей переписке. Экспрессия свойственна другим стилям и жанрам, деловое же письмо скорее будет сдержанным и строгим.

Логические и смысловые связки

Поскольку основной целью деловой корреспонденции является донесение информации так, чтобы она была правильно воспринята, такие письма должны быть хорошо структурированы и логичны.

Для этого используются слова-связки, такие как «вследствие», «далее», «первое», «второе», «в заключение» и т.д. Они помогают автору направить внимание читателя, создать логический каркас письма.

Речевой этикет

Основа культуры делового общения — это соблюдение правил речевого этикета, оно обязательно для всех видов деловых писем. Это делается не только для того, чтобы текст легко читался, но и для создания хорошего впечатления о компании и поддержания ее имиджа. Речевой этикет важен, как правила поведения при личном общении.

Местоимения

Для придания уважительного тона к адресату обращаются на «вы», обращение на «ты» недопустимо. Чрезмерное использование различных местоимений нежелательно в деловых посланиях, это снижает общий официальный тон письма. Такие слова, как «они», «он», «она» лучше заменять на имена или должности.

Глаголы

В официальном общении активно используются глаголы в страдательном залоге. Так, например, скорее будет написано «вопрос обсуждался», а не «мы обсуждали». Это придает деловой тон речи, делает ее более нейтральной.

Переписка с соблюдением правил речевого этикета.

Вводные слова

Вводные слова в изобилии присутствуют в официальном тексте. При кажущейся избыточности и неинформативности они могут добавить дружественности, показать доброжелательное отношение автора.

Нормы и правила ведения деловой переписки

Поскольку корреспонденция — это особый жанр письменной речи, призванный избегать недопонимания, в таком общении нужно соблюдать правила и нормы.

Краткое изложение информации

Участники бизнеса ценят время и стараются его эффективно использовать. Краткое изложение информации помогает сэкономить время читателя, что производит на последнего благоприятное впечатление.

Проверка на орфографию и пунктуацию перед отправкой

Письмо с орфографическими и пунктуационными ошибками выглядит непрофессионально. Оно в прямом смысле портит репутацию отправителя. Современные офисные программы позволяют проверять текст перед отправкой.

Обязательный ответ при получении, оперативность

Бизнес — это эффективное использование времени, о чем нужно помнить при общении. Хотя правила хорошего тона позволяют отвечать на письмо в течение 2 дней, лучшее впечатление производит как можно более быстрый ответ.

На деловые письма обязательно нужно отвечать.

Применение цитирования

В целях убедительности и достоверности в деловой корреспонденции используется цитирование. Это может быть как повторение фраз из предыдущего письма, так и включение фрагментов законодательных актов.

Источник: https://etiketclub.ru/osnovy-vedeniya-pismennogo-obshheniya-v-biznese

Деловое общение. Курс лекций

Общая технология работы с деловыми письмами

Правила деловой переписки.

Документационное обеспечение делового общения.

Требования к оформлению документов.

Правила деловой переписки

Одна из важнейших частей делового этикета – переписка. Конечно, каждое деловое письмо должно быть строго индивидуально. На него накладывают отпечаток прежде всего адресат, конкретная ситуация, личность и должность пишущего.

Подход к решению вопроса, каким должно быть деловое письмо, предполагает определенную долю творчества, но тем не менее существуют и общие правила деловой переписки. Подробно об этом вы можете почитать в специальной литературе.

Мы же пытаемся обозначить наиболее существенные моменты этой проблемы.

Переписка – это общение в миниатюре, овладение ею – это и труд, порой нелегкий, и искусство. Толковая деловая переписка способствует:

• увеличению оборота фирмы, предприятия,

• улучшению взаимосвязи различных служб,

• повышению квалификации,

• установлению прочных связей с потребителями.

Одно из главных требований к письму: оно должно быть не длинным. Если хотите, чтобы ваше письмо прочли, постарайтесь уложиться на полутора страничках машинописного текста, а еще лучше – на одной. Хорошее письмо, как и выступление, должно быть четким и ясным.

Это второе требование к письму. Старайтесь избегать в деловом письме многосложных, непонятных (иностранных, сугубо специальных) слов и выражений. Это третье правило написания делового письма.

Оно же предполагает и составление писем короткими предложениями, в которых четко и ясно сформулированы основные мысли автора. Лаконичные письма, написанные односложными словами, характеризуют пишущих как хороших собеседников, владеющих искусством общения.

В письмах не должно быть лишних прилагательных, наречий, что часто делает стиль излишне «цветистым». Таким слогом чаще всего пользуются в странах Востока.

Письмо должно отражать индивидуальность автора, отдела или компании, где он работает. Из письма должно быть ясно:

• что это за компания,

• чем она занимается,

• прочно ли стоит на ногах и т. д.

Это еще одно требование к служебному письму.

Но даже при таком, казалось бы, стандартном подходе, остается большой простор для творчества.

Прежде всего думайте об адресате, старайтесь узнать его интересы, в свою очередь приложите силы, чтобы заинтересовать его, так донести до него суть дела, чтобы ваше письмо запомнили.

Поможет вам решить эти и другие проблемы… чувство юмора. Письмо, написанное с чувством юмора, как правило, быстрее читается и лучше запоминается, оно поможет завоевать будущего клиента.

Существуют отработанные схемы делового письма или служебной записки. Например, можно предложить такую:

При деловой переписке надо помнить, что впечатление, производимое письмом на адресата, зависит от таких «мелочей», как

• конверт,

• бланк фирмы,

• содержание письма.

Не пожалейте времени, если даже вам кажется, что письмо написано безупречно, отложите его отправку на некоторое время, перечитайте еще раз. Как правило, найдутся неточности, излишне эмоциональные выражения. Исправьте их, а уж потом отправляйте.

Особенно важно соблюдение этого правила при ответах на жалобы клиента. Не стремитесь отписаться, отделаться от клиента – это непростительная ошибка. Недовольство клиента работой фирмы распространяется в 100 раз быстрее, чем добрая слава о ней.

Постарайтесь начинать письмо дружески – это вызывает у получателя добрые чувства к автору. Личностные штрихи придадут вашему посланию большую значимость. Этому способствует также разговорный стиль письма.

Виды деловой корреспонденции

Специалисты по переписке делят письма на шесть видов:

1) торговые соглашения, сделки и другая подобная корреспонденция;

2) ответные письма с благодарностью;

3) поздравления;

4) извинения;

5) требования и запросы;

6) соболезнования.

Эти шесть видов писем, в свою очередь, делят на две категории:

формальные,

 неформальные.

Служебные записки тоже делятся на виды:

распоряжения по кадровым вопросам, внутреннему распорядку учреждения, правила работы;

благодарности и поздравления;

напоминания, просьбы о проведении мероприятия.

В неформальной деловой переписке часто используются сокращения, односложные слова и прилагательные: они создают впечатление близкого знакомства, теплоты, взаимной симпатии. Такие прилагательные, как

добросердечный,

умелый,

отзывчивый,

изумительный,

прекрасный и т. п.,

сближают автора письма и его адресата. Они передают эмоциональное состояние и показывают, насколько объективен или субъективен автор письма, может быть, он готовил его, руководствуясь лишь эмоциями.

Существует много способов подготовки корреспонденции, но выделим наиболее общие вопросы:

• Что нужно потенциальному клиенту?

• Каковы его основные заботы?

• Какие сомнения его тревожат?

• Каковы его финансовые соображения?

• Были ли у него какие-либо проблемы, которые беспокоят его до сих пор?

• Какие у него цели?

И еще один немалозначащий момент: письмо должно строиться по такой схеме: внимание – интерес – просьба – действие.

Надо только помнить, что формулируя просьбу, необходимо предоставить адресату ограниченный выбор вариантов. Чем меньше вариантов, тем больше вероятность успеха.

В деловом письме не должно быть личных отклонений, пишите то, что хочет знать ваш корреспондент или что вы хотите сообщить. Новую мысль, которую вы хотите выделить, начинайте с абзаца, располагая абзацы в логическом порядке.

Первая и последняя фразы делового письма имеют весьма важное значение. Первое предложение должно быть, как заголовок рекламы. В ней должен содержаться предмет или причина, по которому вы пишете письмо, чем сразу же вы привлекаете внимание или вызываете интерес у своего корреспондента.

Заключительная фраза письма должна оставить читателя с полным пониманием проблемы, вызвать у него быструю ответную реакцию. Обычно каждое правильно оформленное деловое письмо, написанное на фирменном бланке, состоит из шести элементов:

1) дата – число, месяц, год;

2) внутренний адрес – имя и адрес лица, которому адресуется письмо;

3) вступительное обращение – вежливое приветствие;

4) текст письма – изложение сути вопроса;

5) заключительная форма вежливости – вежливое «до свидания»;

6) подпись.

Следует подчеркнуть некоторые отличительные особенности каждого из этих элементов. Дата указывается на отведенном ей месте на бланке справа.

В письмах ничего не следует писать в сокращенной форме, даже если сокращение не вызывает затруднения для понимания. Письмо без сокращений имеет более достойный вид.

Внутренний адрес должен быть точно таким же, как и на конверте. И пишется он от начала поля слева.

Расстояние между датой и содержанием письма зависит от длины письма. Письмо может адресоваться лицу с указанием должности.

Вступительное обращение предшествует тексту письма, печатается через два интервала от внутреннего адреса и начинается от поля слева. После вступительного обращения ставится (,) или (:).

Текст письма располагается ниже вступительного обращения через два интервала, и первое предложение начинается с небольшим отступом от правого поля.

Заключительная формула вежливости располагается через два интервала от содержания письма с правой стороны страницы на одной вертикали с датой, расположенной наверху.

Все деловые письма должны подписываться от руки, ручкой, тем лицом, которое пишет письмо; можно также пользоваться личной именной печатью. Подпись должна быть полной и всегда одинаковой. В большинстве деловых писем имя подписывающего письмо печатается на машинке ниже заключительной формулы вежливости, причем оставляется место для подписи.

Письма должны быть оформлены в соответствии с ГОСТ 6.38–96 и ISO.

Письма-поздравления. Поздравления составляют, пожалуй, самый приятный и радостный вид делового письма. Поздравления могут присылаться в преддверии праздника, в связи с открытием, удачной деятельностью, юбилеем. К ним могут прилагаться материальные вознаграждения.

Обычно стиль письма-поздравления носит менее официальный характер, чем другие письма; в таком письме, естественно, просматривается эмоциональная окраска положительного свойства, так как письмо должно донести теплоту и искренность. Приведем некоторые примеры подобных писем.

Письма-приглашения. Эти письма могут посылаться либо организациям, либо отдельным гражданам, либо инофирмам. Рассмотрим три примера: приглашение организации, приглашение индивидууму и ответ на приглашение.

Письма-приветствия. Существует раздел служебных писем, цель которых – приветствия клиентов. Среди всех приветствий наиболее важными являются те, которые связаны с продажей.

Для процветания торгового бизнеса крайне важно поддерживать отношения с постоянными покупателями. Письмо 1 – образец письма, которое посылается клиентам, сделавшим покупку или воспользовавшимися услугами фирмы. Постскриптум (P.S.) служит для того, чтобы подчеркнуть мысль, на которую, по мнению автора письма, его получатель должен обратить особое внимание.

Всегда очень трудно представить клиенту нового сотрудника. Письмо 2 – не очень удачное, так как в рекомендательном письме должно подтверждаться время встречи.

Рекомендательное письмо. Самый простой вариант рекомендательного письма – визитная карточка рекомендующего и на ней строчки, написанные от руки (в третьем лице):… рекомендует такого-то (фамилия рекомендуемого). Можно добавить слова «как отличного, добросовестного, инициативного> и тому подобные прилагательные.

Но рекомендательное письмо может быть и более подробным. В современной деловой жизни принято такое содержание рекомендательного письма:

а) представление рекомендующего адресату («К вам обращается…») и повод для обращения;

б) характеристика рекомендуемого: базовое образование, опыт работы, уровень компетентности и профессионализма, личностные характеристики – все то, что позволяет автору письма предложить рекомендуемого для замещения определенной должности или включение в определенное направление работы без указания должности;

в) иногда к письму-рекомендации прилагается резюме, выполненное претендентом на должность, тогда о наличии резюме упоминается в рекомендательном письме;

г) в заключение в письме излагается просьба встретиться с рекомендуемым, ознакомившись предварительно с данными резюме, упомянутого в рекомендательном письме;

д) в конце письма – подходящая к ситуации «формула», в данном случае это признательность за внимание, проявленное при ознакомлении с рекомендательным письмом и прилагаемыми материалами.

Необходимо помнить, что деловое письмо должно производить впечатление безупречности во всем:

• безупречный стиль;

• безупречное правописание;

• безупречная бумага, на которой отпечатано письмо;

• безупречный шрифт (разборчивый, не мелкий, не имитирующий рукописный, достаточно жирный);

• безупречное расположение текста: наличие широких полей, оформление «в край», т. е. без абзаца, поскольку в современных деловых кругах печатание «в край» считается более официальным;

Психология bookap

• страницы нумеруются, начиная со второй;

• письмо должно быть достаточно коротким – так оно легче воспринимается.

Источник: https://bookap.info/book/munin_delovoe_obshchenie_kurs_lektsiy/gl46.shtm

Деловая профессиональная переписка: основы и правила

Общая технология работы с деловыми письмами

В условиях современного мира деловой контакт нередко берет свое начало с деловой переписки – письменной формы делового взаимодействия, которая включает любой вид корреспонденции (письмо, сообщение и т. д.), которая направляется любым официальным лицом от его имени и в силу занимаемой им должности.

Важным аспектом является соблюдение определенных норм этикета. В противном случае, установившиеся связи могут оборваться, а клиент или деловой партнер будут потеряны. Грамотно оформленная деловая переписка способствует максимально благоприятному впечатлению о вас или компании.

Владение магией букв актуально для каждого человека. Допустим, при поиске новой работы: составлению и отправлению резюме, тестовых заданий, сопроводительных писем, дополнительных данных о себе, согласования времени встречи.

Интересно, что правила деловой переписки, существующие сегодня, сложились около 150 лет назад в Англии.

Виды деловых писем

Чтобы определиться с тем, как составить письмо, нужно знать различия между его видами. Это поможет определиться с темой послания и правильным его оформлением. Это поможет не выглядеть глупо в глазах важного оппонента.

По структуре оформления различают:

Сюда относятся письма-отказы, претензии, оправдания, признания. Все, что сотрудник использует в ходе своей профессиональной деятельности.

Важная разновидность письма. Благодаря ей подводят итоги встречи, формируют договоренности, обозначают время исполнения задач, убеждаются в правильности понимания договора обеими сторонами.

Правила делового письма

То, каким образом позволяют себе изъясняться блоггеры – не ваш вариант. Нет оправдания ошибкам и опечаткам. Нельзя утешать себя сложностями с изучением языка еще с детских лет. Необходимо быть максимально требовательным к себе. В противном случае, это составляет неблагоприятную картину о вашей личности и образованности.

Особенность деловой переписки состоит в том, что ошибки в написании слов профессиональной сферы считаются показателем некомпетентности человека в выбранной сфере.

Основные правила:

  1. Откажитесь от использования слов, точное определение которых вы не знаете. В крайнем случае – проверяйте их значения по словарям.
  2. Избегайте использования специфической терминологии. Некоторые слова могут быть незнакомы собеседнику и ошибочно им истолкованы. Этикет деловой переписки подразумевает в таких случаях давать объяснение терминам и аббревиатурам.
  3. Пишите короткими предложениями. Длина и витиеватость конструкций уместна при написании романа, а не при деловых переговорах.
  4. Предварительно набирайте сообщение не в теле письма, а в документе на компьютере или интернет-редакторе. Положительным аспектом является автоматическая проверка орфографии и пунктуации текста. Также это исключает случайное преждевременное отправление письма адресату или его потерю из-за закрытия браузера или потери интернета. Работая в Microsoft word, используйте автосохранения материала через определенные промежутки времени.
  5. Следует избегать набора сообщения на телефоне или планшете. Существует риск неуместного автоисправления.
  6. Проверяйте перед отправкой на ошибки и логичность построения текста. Набранный текст рекомендуется вновь перепроверить через час, временно переключившись на другие дела и забыв о его написании. Это поможет взглянуть на текст с другой стороны, видя все неточности.

Оформление делового письма

Необходимо особое внимание к деталям при оформлении и ведении переписки. Также это говорит об уважении к оппоненту, позволяет сэкономить время, которое может быть потрачено на переделывание материала.

Не стоит пренебрегать такими аспектами:

  • Корректное заполнение темы письма

Если это первое сообщение, заголовок может быть ярким. Однако если общение с оппонентом уже существует, тему письма следует обозначить коротко и лаконично. Это основы общения. Они помогают отыскать сообщение через время, чтобы перечитать, будет легко и отправителю и получателю.

В отправленном сообщении могут содержаться вопросы, на которые вы должны дать ответ. Имеет смысл отвечать на них, цитируя каждый в отдельности. При отправлении письма с несколькими пересылками стоит использовать нумерацию и разбивку текста на абзацы. Так собеседнику будет понятно, на какой вопрос вы даете ответ.

Чрезмерное количество цепочек цитирования создает ощущение хаоса в сообщениях. Однако если есть необходимость вернуться к ранее отправленным сообщениям или напомнить собеседнику о чем-то, это стоит сделать. В частности, если дело касается бюджета, пакета услуг, времени.

  • Учитывать всю полученную информацию

При составлении письма необходимо кратко комментировать все прикрепленные вами или собеседником документы. Так получателю будет сразу ясно, какое содержимое файлов его ожидает.

  • Собственная подпись – аналогия визитке

Деловая переписка допускает наличие подписи. Ее можно сделать автоматической, тогда она будет присутствовать в каждом отправленном письме. Как составить информативную подпись? Используйте имя и фамилию, актуальную на данный момент должность, рабочие контакты и логотип компании.

Например: «С уважением, Иван Иванов, менеджер ваших проектов, номер телефона или любые другие мессенджеры».  Или «Best regards, Ivan Ivanov … ».

Также подпись может быть броской и креативной, свидетельствуя об особой связи с компанией или делом. Например, сотрудники сети книжной индустрии могут использовать фразу «Сейчас я читаю…», вставляя название актуальных новинок. Но такие вещи лучше согласовать с начальством.

Правила деловой переписки подразумевают отображение почтового адреса. Лучше если он будет сугубо рабочим. Там может отображаться название компании, должность, имя или фамилия, но никак не год рождения или игривые прозвища/слова. Лучше продумать правильное название адреса на много лет, если планируете оставить его даже при смене деятельности или должности.

В ведении документации чаще всего используют шрифт Times New Roman размера 12 для таблиц или 14 для текста. 1,5-2 интервала. Это негласные основы.

Стиль делового общения

Деловая переписка подразумевает тонкое балансирование на грани. Приятельское общение тут неуместно, но и подчеркнуто суровое не подходит.

Особенности общения:

Уменьшительно-ласкательные слова, сленговые выражения будут неуместны.

Осторожное использование смайликов или отказ от них. Первый контакт не допускает их наличие в принципе. В дальнейшем скобочки могут присутствовать, но исключительно положительные, в умеренном количестве. Милости и юмор недопустимы в данном стиле общения. Недопустима такая форма, если вы находитесь в подчинении у собеседника.

  • Приветствие по имени и отчеству

Правила ведения деловой переписки подразумевают уважительное отношение к собеседнику, внимание и интерес к его персоне. Это повышает интерес оппонента к вам, увеличивает шанс на его снисходительность. Желательно знать заранее, как зовут человека, к которому вы обращаетесь, а также его предпочтения по обращению.

  • Ответ в течение двух суток

Корректным является отправление ответа на сообщение в течение нескольких рабочих дней. Иначе это считается неуважением. Если письмо было отправлено перед выходными или отпуском, на него можно не отвечать, если оно несрочное. В ином случае необходимо предупредить собеседника о временном отсутствии вашего ответа или кратко отписаться по поводу содержимого письма.

Постоянно спрашивать о чем-то, просить подтверждения покажет вас в не лучшем свете. Если требуется подтверждение от собеседника, можно ему напомнить о необходимости ответа через трое суток. Если дело срочное, лучше это упомянуть изначально в вашем первом сообщении.

Этикет деловой переписки часто допускает обращение к оппоненту так, как делает это он. Это повышает возможность взаимопонимания, общения на одном уровне. Следите за тем, какие термины, стиль общения, обращения использует ваш собеседник.

  • Поздравление с праздниками

Если общение происходит около или во время официальных праздников, стоит поздравить собеседника. Таковы правила деловой переписки. Также полезно знать, когда у оппонента день рождения.

Элементарной вежливостью будут слова благодарности в ответ на поздравление, приглашение, объяснение.

Учитывая все вышеперечисленные особенности, наладить контакт с собеседником и составить благоприятное мнение о себе не составит труда.

Важность правил делового письма

По сути, любое отправленное письмо – визитная карточка, отображение выбранной нами деловой позиции. Чтобы она выглядела достойно, вселяла уважение и доверие, а переговорам сопутствовал комфорт и эффективность решения задач, знание правил хорошего тона и их постоянное соблюдение – непоколебимый залог успеха.

Касательно любой переписки, в интернете или в письмах, действуют такие же строгие нормы, как и при общении по телефону, личных переговорах. Принципы, на которых построено взаимодействие:

  • взаимоуважение оппонентов к личности и деловой позиции другого человека;
  • внимание к деловым интересам оппонента;
  • соблюдение конфиденциальности;
  • пунктуальность в решении важных задач.

Деловая переписка необходима, так как:

  • при отправлении письма нет ответа, даже если он подразумевался;
  • письма теряются в потоке ненужной информации и сотрудники постоянно созваниваются, прося проверить почту;
  • после прочтения электронного сообщения совершенно непонятно, что нужно от вас;
  • из-за изобилия подробностей и хаоса информации в сообщениях мысли путаются, а сложный вопрос так и не решается.

Можно сэкономить множество свободного времени, если внедрить общие правила ведения деловой переписки. Это поможет избежать вышеизложенных проблем.

Источник: https://HeadLife.ru/delovaya-perepiska/

О бухгалтерии
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: