Номенклатура дел отдела кадров

Содержание
  1. Номенклатура дел отдела кадров: правила формирования с образцом
  2. Зачем кадровикам номенклатура дел?
  3. Порядок формирования номенклатуры дел
  4. Форма составления номенклатуры дел кадровой службы
  5. кадровой номенклатуры дел
  6. Сроки хранения кадровых документов
  7. Особенности работы с номенклатурой дел в кадровом делопроизводстве
  8. Номенклатура дел отдела кадров. Образец и бланк 2020 года
  9. Общие принципы составления номенклатуры
  10. Определение срока хранения документов
  11. Структура номенклатуры дел
  12. Откуда взять индекс дела
  13. Как надписать дело
  14. Каким по объему может быть дело
  15. Какими могут быть сроки хранения
  16. Особые заметки
  17. Как утверждается и хранится номенклатура
  18. Номенклатура дел отдела кадров на 2020 год с новыми сроками хранения: образец
  19. Что такое номенклатура дел и зачем нужна
  20. Виды номенклатуры дел
  21. Как сформировать номенклатуру дел отдела кадров, нормативное регулирование процесса
  22. Форма и содержание образца номенклатуры дел отдела кадров
  23. Как согласовать, хранить и использовать номенклатуру дел
  24. Порядок внесения изменений в номенклатуру дел отдела кадров
  25. Как уточнить номенклатуру на следующий год
  26. Как сделать номенклатуру дел отдела кадров?
  27. Для чего нужна организации номенклатура дел?
  28. Ее виды
  29. Номенклатуры дел отделов
  30. Бухгалтерия
  31. Юридический
  32. Отдел кадров
  33. Как правильно составить?
  34. Порядок составления и утверждения
  35. Номенклатура дел отдела кадров: пример
  36. 10-Номенклатура дел.doc

Номенклатура дел отдела кадров: правила формирования с образцом

Номенклатура дел отдела кадров

В небольших фирмах документооборот может быть настолько мал, что для его учета не нужны ни отдельный человек, ни регламентация. В крупных компаниях вести делопроизводство «на коленке» невозможно.

Масса бумаг, касающихся различных аспектов деятельности, требует упорядочения и сортировки по сроку хранения. Документы по персоналу подлежат строгому учету и архивированию. Они могут понадобиться как в текущей работе, так и через несколько лет, для уточнения зафиксированных в них данных.

Номенклатура дел отдела кадров систематизирует документацию по личному составу и значительно облегчает ее поиск.

Зачем кадровикам номенклатура дел?

В фирмах с численностью персонала в несколько человек, отсутствием текучки и минимальным количеством бумажной работы вести кадровые дела можно не разрабатывая сложную систему. Но по закону все бумаги, касающиеся сотрудников и содержащие персональные данные, должны храниться энное количество лет, а работодатель обязан создать для этого необходимые условия.

Сведения о стаже работников, о размере заработка, об условиях труда, дающих право на льготы, – информация, носящая социально-правовой характер. За ее получением обращаются и действующие сотрудники, и бывшие, спустя много лет после увольнения.

Текущие документы находятся непосредственно в отделе кадров, старые – остаются в компании до истечения «срока годности». При закрытии фирмы все они подлежат «переселению» в архив. В любом случае, группировка и хранение должны быть организованы так, чтобы нужные бумаги находились быстро и без проблем.

Даже если документов минимум, при передаче архивариусу их все равно придется как-то упорядочивать. Целесообразно сделать это сразу. В организации нет номенклатуры – нужно ее создать и утвердить, независимо от объема кадрового документооборота.

Порядок формирования номенклатуры дел

Все кадровые документы фирмы можно рассортировать по группам: распоряжения по личному составу, трудовые соглашения, должностные инструкции и т.д. Эти группы называются первичными комплексами, или более привычно – делами.

Чтобы правильно сформировать документы компании в папки, должен быть расписан порядок – какие бумаги в какую группу будут определяться.

Для этого и существует номенклатура: в ней устанавливается полный перечень дел, их состав и время хранения.

По правилам делопроизводства номенклатурная таблица на текущий год вводится с 1 января: номенклатура дел отдела кадров на 2016 г. должна быть составлена и утверждена в конце года предыдущего – в декабре 2015.

Если организация только начала работу, сотрудникам, ответственным за документооборот, необходимо формировать дела пока без номенклатуры, но с прицелом на ее будущее создание. К концу первого года деятельности фирмы в каждом подразделении уже сложится своя практика учета и хранения документов. Ее можно взять за основу при подготовке номенклатуры.

Перечень дел кадровой службы – часть номенклатуры всей организации. Сначала документы систематизируются по каждому подразделению, затем сводятся в единую таблицу.

Форма составления номенклатуры дел кадровой службы

Для номенклатуры дел предусмотрена специальная форма, приведенная в правилах работы архивов организаций (решение Росархива от 06.02.2002 года).

Оформление документа включает:

  • полное и сокращенное наименование организации;
  • название «Номенклатура дел на ХХХХ год»;
  • дата составления;
  • утверждающая виза руководителя с датой;
  • в конце – фамилии и подписи составителя (делопроизводителя, архивариуса) и необходимые согласования.

Содержательная часть представляет собой таблицу с 5 столбцами:

№ п/п Название
1 Индекс делопроизводственный индекс, включающий код подразделения, в котором сформирована папка, и ее порядковый номер
2 Заголовок заголовки разделов внутри дела располагаются в зависимости от важности входящих в них документов: организационно-распорядительные, планово-отчетные, прочие, в порядке уменьшения сроков хранения
3 Количество единиц хранения указывается число папок, томов в ней; заполняется по окончании года, когда все дела сформированы и их объем точно известен.
4 Срок хранения с номерами статей регламентирующего перечня Период обязательного хранения дела проставляется в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, утвержденным Минкультом, со ссылкой на номер статьи
5 Примечание ставятся необходимые отметки: об уничтожении дел, передаче в архив и т.д.

кадровой номенклатуры дел

В номенклатуру дел службы персонала включаются документы:

  • формируемые кадровиками;
  • поступающие к ним из других подразделений, от руководителей, от сотрудников фирмы;
  • учетные формы, предусмотренные для ведения кадрового делопроизводства (регистрационные журналы, базы данных, картотеки).

В типовой список документации, ведущейся в отделах персонала, входят:

  1. Нормативные акты организации, касающиеся работников: правила трудового распорядка, должностные инструкции, положения о системе материальной мотивации, о защите личных данных и т.д.
  2. Распорядительные акты по личному составу.
  3. Договорная документация: трудовые договоры, допсоглашения к ним.
  4. Учетные формы: личные карточки Т-2, списки работников и их личные дела, журналы регистрации приказов, трудовых договоров, трудовых книжек, книги учета командировок, отпусков и прочие.
  5. Документы информационно-справочного характера: заявления, служебные записки, объяснительные, докладные, на основании которых издаются приказы. Сюда же – справки, переписка.
  6. Личные документы персонала: копии паспортов, дипломов и др.
  7. Документы коллегиальных органов: акты дисциплинарных проступках, протоколы аттестационных комиссий и т.д.

Данный перечень приблизителен и дает ориентир, какие комплексы документов имеют хождение в делопроизводстве службы персонала. Он может использоваться как образец номенклатуры дел отдела кадров.

Утвержденная на текущий год таблица не является окончательной. Если по ходу деятельности в кадровой службе появляются непредусмотренные документы, перечень дел можно дополнить и внести новую запись. Для таких случаев при составлении номенклатуры в каждом из разделов оставляются резервные номера.

Сроки хранения кадровых документов

Одна из целей формирования номенклатуры дел – обеспечение хранения документов в соответствии с предусмотренными сроками. В одно дело помещают документы с одинаковым сроком, а при необходимости совместить «разновозрастные» бумаги, период хранения присваивается максимальный из имеющихся в массиве.

«Настольная книга» для сотрудника, занимающегося номенклатурой, – утвержденный Минкультом Перечень типовых управленческих архивных документов с указанием сроков хранения (Приказ №558 от 28.08.2010 г.). Именно он регламентирует, сколько времени нужно хранить тот или документ.

Для кадрового делопроизводства устанавливаются следующие сроки хранения:

Группа документов Перечень документов в массиве Срок, лет Статья Перечня
Нормативно-правовые акты положение о кадровой службе, копии приказов Постоянно, ДМН Ст. 1б, 19А
Приказы по личному составу прием, увольнение, переводы, поощрения, изменение персональных данных сотрудников, установление оклада и надбавок к нему, заграничные и длительные внутрироссийские командировки, отпуска за свой счет, по уходу за ребенком, оплачиваемая практика студентов 75 ЭПК Ст.19б
очередные отпуска, учебные отпуска, краткосрочные командировки, взыскания, дежурства 5 Ст. 19б прим.
Договорные документы трудовые договоры, дополнительные соглашения к ТД 75 ЭПК Ст. 657
трудовые договоры и допсоглашения по уволенным сотрудникам 75 ЭПК Ст. 657
Учетные формы личные дела 75 ЭПК Ст. 656б
личные карточки, личные карточки уволенных сотрудников 75 ЭПК Ст. 658
книга учета ТД 75 Ст. 358д
книга учета трудовых книжек 75 Ст. 695в
табели рабочего времени 5 Ст. 586
графики дежурств, отпусков 1 Ст. 693
отчеты и прочие документы по командировкам 5 ЭПК Ст. 669
Документы – основания приказов заявления, объяснительные, докладные, служебные записки 5 Ст. 649
Коллегиальные решения аттестационные протоколы 15 ЭПК Ст. 359
Информационно-справочные документы анкеты, резюме кадрового резерва 5 ЭПК Ст. 652

Приставка «ЭПК» означает, что указанный срок не является окончательным, и может быть продлен решением экспертно-проверочной комиссии – по документам, имеющим особую ценность. Пометка «ДМН» используется для папок с документами, имеющими практическое применение. Они находятся в отделе персонала до минования надобности, но не менее 1 года.

Срок хранения нормативных актов определяется исходя из их важности для кадровиков. Например, Положение об отделе персонала, как основной документ, регламентирующий работу подразделения, коллективный договор между работодателем и трудовым коллективом подлежат бессрочному хранению, до момента ликвидации организации. В номенклатуре ставится пометка «постоянно».

Приказы по основной деятельности фирмы, присланные кадровикам для сведения и применения в работе, формируются в отдельное дело как «Копии» с пометкой ДМН, поскольку их основной учет и постоянное хранение ведется службой делопроизводства предприятия.

Особенности работы с номенклатурой дел в кадровом делопроизводстве

Каждая организация ведет кадровый учет исходя из практики, сложившейся за время ее деятельности. Соответственно, и номенклатура дел – документ адаптивный. Если на предприятии не действует коллективный договор, не формируются личные дела работников, то включать их в перечень дел не нужно.

Однако есть общие правила, обязательные для всех кадровых служб:

  1. Трудовые договоры могут регистрироваться как отдельно, так и в составе личных дел. В первом случае ТД и соглашения к ним выделяются в номенклатуре дел в отдельный массив. Во втором – заголовок «трудовые договоры» в таблице отсутствует и включается в комплекс «личные дела».
  2. Дополнительные соглашения являются неотъемлемой частью ТД и отдельно не учитываются.
  3. На крупных предприятиях папки с трудовыми договорами целесообразно разбить на несколько томов: распределить по фамилиям сотрудников в алфавитном порядке.
  4. Договоры уволенных в текущем году работников изымаются из дела и помещаются в папки с недействующими ТД за календарный год. Состав томов этого дела также по необходимости можно расширять.
  5. Личные карточки являются строго самостоятельным массивом. Унифицированная форма Т-2 не включается ни в личные дела, ни в другие первичные комплексы, поскольку это – основной учетный документ в кадрах.
  6. Картотека может формироваться в алфавитном порядке по всей организации либо разбиваться по подразделениям.
  7. Закрытые в текущем году карточки перемещаются в дело «Личные карточки уволенных сотрудников».
  8. Все распоряжения по личному составу не могут находиться в одном деле. Разделение на папки по сроку хранения 75 и 5 лет – обязательно. Если в организации все приказы ошибочно объединены, при архивации их необходимо рассортировать.
  9. Штатное расписание – одна из основ кадровой работы, но в номенклатуре дел отдела персонала он значится как «копия». «Штатка», оформленная на бланке Т-3, – не самостоятельная единица, а приложение к приказу по основной деятельности. Ее подлинник учитывается в сводной номенклатуре дел. Кадровики могут поместить документ в папку с копиями распорядительно-нормативных актов, но удобнее выделить его в отдельный комплекс. Туда же включаются изменения в штате.

Проект компании «МедиаКит»

Источник: https://dezhur.com/db/buhgalteriya/nomenklatura-del-otdela-kadrov-pravila-formirovaniya-s-obrazcom.html

Номенклатура дел отдела кадров. Образец и бланк 2020 года

Номенклатура дел отдела кадров
Номенклатура дел отдела кадров является по своей сути описью имеющихся в данном подразделении дел и выполняет функцию систематизатора. Одновременно она является часть общей для организации номенклатуры дел.

Файлы в .DOC:Бланк номенклатуры дел отдела кадровОбразец номенклатуры дел отдела кадров

Для государственных (муниципальных) организаций систематизированный учет имеющихся в них документов является обязательным и оговорен, например, законом «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ. Согласно ему систематизации подлежат все документы, подлежащие учету как архивные, то есть имеющие:

  • историческую;
  • культурную;
  • экономическую и иную ценность.

Частные организации имеют право не соблюдать установленные для государственных и муниципальных организаций требования, однако следует иметь в виду, что за несвоевременное уничтожение документов, подлежащих длительному или постоянному хранению, организация может быть привлечена к административной или даже уголовной ответственности.

Общие принципы составления номенклатуры

Дела в номенклатуре отдела кадров систематизируются:

  1. с учетом функции (распорядительные документы, локальные нормативные акты, удостоверения, личные карточки, переписка и т.п.);
  2. с учетом сроков их хранения, которые зависят от важности документа. Например, срок хранения личных дел работников, трудовых договоров, личных карточек работников составляет 75 лет, переписка по воинскому учету хранится 3 года, графики отпусков — 1 год и т.д.;
  3. с соблюдением хронологического принципа.

Для того чтобы не ошибиться при сортировке дел, можно опираться на следующие документы:

  • Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2019 г. №236);
  • утвержденный Росархивом в 2002 году свод правил работы архивов предприятий.

Определение срока хранения документов

Первым этапом составления номенклатуры дел кадровой службы будет экспертиза ценности документов. Для этого документы необходимо рассортировать по следующим группам:

  • приказы по личному составу и основной деятельности;
  • трудовые договоры;
  • учетные документы;
  • личные карточки;
  • трудовые книжки и т.п.

Для каждой группы в соответствии со сроками, указанными в упомянутом выше Перечне, необходимо будет определить срок хранения.

Если при определении сроков хранения той или иной группы документов возникают трудности, на предприятии потребуется создать экспертную комиссию, включающую в себя наиболее компетентных в делопроизводстве и кадровом деле работников, и определить сроки хранения с учетом ее мнения.

По результатам экспертизы все документы опять же поделятся на группы:

  • документы постоянного хранения;
  • документы длительного хранения (свыше 10 лет);
  • документы сроком хранения 5 лет и меньше;
  • документы с истекшим сроком хранения.

Документы с истекшим сроком хранения подлежат уничтожению в установленном в организации порядке с составлением акта.

Более подробно о том, как составляется акт об уничтожении документов, можно прочитать в специальном материале нашего сайта.

Структура номенклатуры дел

В Правилах работы с архивными документами, утвержденными Приказом Министерства культуры РФ от 31 марта 2015 г. N 526 (Приложение 25), имеется образец номенклатуры дел организации, которым можно воспользоваться и для оформления номенклатуры дел отдела кадров. На нашем сайте имеются бланк и образец номенклатуры дел, который вы можете скачать для своих нужд.

Номенклатура имеет четко структурированную форму, включающую в себя таблицу со следующими разделами:

  1. в левом верхнем поле — название организации, название документа с указанием года;
  2. в правом верхнем поле — гриф «Утверждаю» с указанием ФИО, должности и подписи утверждающего номенклатуру дел лица;
  3. таблица номенклатуры дел, состоящая из граф: «Индекс дела»», «Заголовок дела», «Количество дел», «Срок хранения», «Примечания»;
  4. отметки о согласовании с руководителем отдела документационного обеспечения или иным лицом, ответственным за архив, и, при необходимости — отметки о согласовании экспертной комиссией;
  5. итоговая запись номенклатуры;
  6. подписи — начальника отдела кадров, начальника отдела документационного обеспечения, заведующего архивом.

Откуда взять индекс дела

Под индексом понимается номер дела, указывающий на его место в системе. Индексы разрабатываются организацией самостоятельно и утверждаются одновременно с утверждением первой номенклатуры дел организации и, как правило, остаются неизменными.

Каждый индекс должен нести в себе два основных параметра:

  • цифровое обозначение подразделения;
  • номер самого дела по порядку его регистрации.

Например, если отдел кадров входит в управление персоналом, имеющее индекс «06», его индекс может выглядеть как «06-01». Этим же индексом должны обладать документы отдела. Например, Положение об отделе кадров может фигурировать в номенклатуре дел как «06-01.01».

Поскольку в течение года в отделе могут появиться новые документы, логичным будет оставлять для них резерв (пустые строки в номенклатуре с заранее присвоенными индексами). Как правило, достаточно 2-3 позиций.

Электронные дела также заносятся в номенклатуру с соответствующим индексом.

Как надписать дело

Заголовок должен содержать в себе основные характеристики документа, то есть то, что указано непосредственно на его обложке. Отметим, что заголовок дела не равен заголовку документа.

Дело — это совокупность однородных документов за определенный период времени, например, «Приказы по основной деятельности за 2023 год», «Срочные трудовые договоры 2023 года. Том 1».

Заголовок дела должен быть предельно ясным.

Как правило, структурируются дела в номенклатуре от более важного к менее важному:

  1. положение о структурном подразделении, должностные инструкции работников;
  2. документы, поступившие от вышестоящих ведомств;
  3. распорядительная документация по предприятию;
  4. отчетные документы от годовых отчетов к квартальным, ежемесячным и т.п.;
  5. переписка со сторонними организациями;
  6. переписка внутри организации;
  7. журналы, реестры, описи и прочее.

Рекомендуется группировать дела в хронологическом и вопросно-логическом порядке.

Каким по объему может быть дело

Для удобства работы рекомендуется не создавать дела объемом более 250 листов. Если год не завершен, а дело уже содержит 250 листов, рекомендуется завести второй том.

При этом на корешках дел делается надпись: «Том 1. январь — июнь 2024», «Том 2. июль — декабрь 2024». К концу года документы в томах могут быть поделены для большего удобства на равное количество.

Какими могут быть сроки хранения

Отметки о сроке хранения могут выглядеть следующим образом:

  • постоянное хранение — «Пост.»;
  • длительное хранение — 75 лет, 10 лет — указываются сроки;
  • временное хранение (до 10 лет) — указываются сроки;
  • до минования надобности — ДМН;
  • до замены новыми — ДЗН;
  • ЭК, ЭПК (ЦК) — срок установлен по решению специализированной экспертизы.

Особые заметки

В этом разделе проставляются:

  • отметки об убытии дел, например, если дело в течение года было передано в другую организацию;
  • отметки о повреждениях и гибели дела;
  • отметки о переводе в электронную форму и т.д.

Как утверждается и хранится номенклатура

Номенклатура дел отдела кадров составляется в конце текущего года на следующий. После составления она передается начальнику отдела документального обеспечения управления и включается в общую номенклатуру.

Общая номенклатура дел вводится в действие приказом по организации. После этого каждое подразделение получает для работы выписку из действующей номенклатуры.

Подлинник номенклатуры дел хранится постоянно. Рабочие экземпляры — до замены новыми.

Источник: https://zakonius.ru/obrazec/nomenklatura-del-otdela-kadrov

Номенклатура дел отдела кадров на 2020 год с новыми сроками хранения: образец

Номенклатура дел отдела кадров

— Организация бизнеса — Кадры — Документы — Номенклатура дел отдела кадров

Масштабы деятельности компании предопределяют организацию её документооборота.

Если работа предприятия держится на достаточно большой численности сотрудников, то в обязанности отдела кадров входит довольно обширный перечень.

Ведь все внутренние приказы, распоряжения, заявления и прочие документы требуют постоянного учета и оперативного контроля, что предполагает систематизацию. В этом случае на помощь приходит составление номенклатуры дел отдела кадров.

Что такое номенклатура дел и зачем нужна

В обязанность кадровых служб входит обеспечение и сохранение установленного порядка ведения, хранения и использования документации.

Чтобы не допустить нарушений правил, работники прибегают к формированию специального документа, отражающего перечень официальных бумаг по периодам – номенклатуры дел. Она заверена живой подписью должностного лица. В целом, потребность заведения номенклатуры обусловлена необходимостью совершенствования кадровой работы и стремлением к упрощению системы документооборота.

Номенклатура дел позволяет:

  • Оперативно предоставить запрашиваемую информацию;
  • Своевременно отправить документацию в архив;
  • Учитывать приказы и распоряжения разного срока действия;
  • Оставлять акты на доработку или хранение;
  • Сохранять важные сведения при реорганизации или ликвидации компании;
  • Сконцентрировать данные из распоряжений высшего руководства в адрес подчиненных;
  • Уточнять хронологический порядок поступления бумаг;
  • Обеспечить должное хранение в рамках установленных сроков;
  • Составлять акты на уничтожение по наступлению случая.

Виды номенклатуры дел

Согласно стандартной классификации, проверенной многолетним опытом, в деловой практике используются несколько видов номенклатуры дел:

  • Общепринятая (составляется с расчетом применения её в нескольких подразделениях или организациях, осуществляющих свою деятельность в одной сфере или отрасли);
  • Примерная (отражается приблизительный список актов, что должны быть внесены в номенклатуру);
  • Индивидуально ориентированная (формируется специально для определенного предприятия с учетом его особенностей документооборота).

Как сформировать номенклатуру дел отдела кадров, нормативное регулирование процесса

Поскольку для любой организации необходимо упорядочение документооборота, поступающий поток документации группируют по нескольким важным блокам (акты, касающиеся личного состава, договоры о труде, должностные инструкции). Формирование начинается исключительно после поступления приказа руководства.

На законодательном уровне не принято четких алгоритмов составления номенклатуры, однако процесс можно условно разбить на несколько этапов:

  • Изучение документального фонда компании с помощью журнала регистрации отдела кадров, данный этап приобретает особую значимость при формировании номенклатуры впервые (затем ежегодно пересматривается);
  • Если составляется не впервые, то первым шагом станет отслеживание последних изменений потока;
  • После исследовательского этапа осуществляется процедура заполнения образца;
  • Проставление по завершению календарного года итоговой записи по установленной форме (служит подтверждением того, что указанный блок передан в соответствующий отдел или архив)

В некоторых организациях собирается комиссия по согласованию формы документа. В этом случае в номенклатуре выделяется отдельная строка, которая заполняется на заключительном этапе. Обязательно в состав включатся:

  • Устав сообщества;
  • Штатное расписание;
  • Приказы, распоряжения руководителей подразделений;
  • Должностные инструкции;
  • Акты по регулированию трудовых процессов;
  • Трудовые договоры и заявления;
  • Документы дисциплинарных наказаний;
  • Копии личных данных сотрудников при трудоустройстве.

Нормативное регулирование по формированию номенклатуры осуществляется в рамках федеральных законов, связанных с обработкой персональных данных, конфиденциальной информацией, трудовыми нормами.

Форма и содержание образца номенклатуры дел отдела кадров

По правилам деятельности архивных служб, для заведения номенклатуры используется специальная форма. Однако при этом не установлено унифицированного варианта, что может привести к возникновению различных вопросов и ошибок. Чтобы их избежать, сотрудники отдела кадров должны обратить внимание на основные элементы оформления: преамбулу и табличную часть.

В преамбуле (шапке) прописываются ключевые данные:

  • Юридическое имя организации;
  • Число, месяц, год утверждения;
  • Фактический адрес расположения компании;
  • Ф.И.О. и должность лица-составителя и лица, принимающего решение об утверждении (обычно им является директор предприятия); их подпись;
  • Название документа по центру.

Таблица на практике включает 5 содержательных колонок:

  • Индекс дела или порядковый номер по факту регистрации;
  • Название дела согласно классификатору документации;
  • Количество дел, томов, частей;
  • Срок хранения и соответствующая статья законодательства, на которую опирается составитель;
  • Примечания (отмечаются важные дополнения к делу, его статус).

Скачать образец номенклатуры дел отдела кадров.

Как согласовать, хранить и использовать номенклатуру дел

Составление таблицы, упорядочивающей документооборот, подлежит согласованию. Сам процесс заключается в том, чтобы форма номенклатуры была одобрена архивной службой и экспертной комиссией.

Важно отметить, что для организаций государственной собственности рассматриваемая бумага подлежит хранению в государственных структурах, следовательно, согласование осуществляется только при помощи проверочной комиссии с сопроводительным протоколом.

Номенклатура дел отдела кадров на 2020 год с новыми сроками хранения сопровождается следующими особенностями:

  • Акты одного типа относят в папку с равным временем актуальности;
  • Если документы различаются по периоду, но их необходимо поместить в одно дело, то срок определяется по максимальному из имеющихся;
  • Период закрепляется согласно фиксированному ежегодному перечню по архивной документации (выпускается Минкультом);
  • Положения о кадровых службах, трудовые договоры маркируются пометкой «бессрочное хранение», копии приказов и заявлений – «временное хранение».

Использование номенклатуры осуществляется в рамках инструкций, установленных заведующим архивом.

Порядок внесения изменений в номенклатуру дел отдела кадров

Каждая организация имеет право вносить корректировки в образец номенклатуры дел отдела кадров, рекомендованный актуальным законодательством в области документооборота.

Ниже представлены ключевые особенности порядка внесения изменений:

  • Периодичность исправлений, дополнений – не чаще раза в год;
  • Необходимость должна быть обусловлена появлением нового блока бумаг, если их невозможно отнести ни к одной группе по классификации;
  • Регламентация внесения зависит от способа согласования;
  • В ситуации, когда документ подлежит выходу, он исключается из номенклатуры, а в следующем году уже не отмечается.

Как уточнить номенклатуру на следующий год

Чтобы не было ошибок и неточностей в работе компании, сотрудники обязываются следить за своевременностью отражения записи данных в номенклатуру дел отдела кадров по примеру.

Ежегодно должностное лицо анализирует документацию по колонкам, опираясь на сроки хранения. При возникновении объективной потребности (например, переименовано структурное подразделение) работник имеет право изменить название разделов.

После пересмотра запускается процедура утверждения на будущий период, для чего оперативно издается приказ руководства.

Грамотно составленная номенклатура свидетельствует о квалифицированном подходе компании к организации документооборота. Правильность оформления значительно упрощает делопроизводство, не допускает простоя в работе. (7 голос., 4,80 из 5)
Загрузка…

Источник: https://sovetkadrovika.ru/organizaciya-biznesa/nomenklatura-del-otdela-kadrov.html

Как сделать номенклатуру дел отдела кадров?

Номенклатура дел отдела кадров

Организация – механизм сложный. Для слаженной работы необходима не только отладка производственных или иных процессов, но и систематизация документооборота.

Последний и существует для того, чтобы не запутаться в делах и действиях. Для каждого подразделения, например, для отдела кадров, определена номенклатура дел, которые находятся в его ведении.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации:

Для чего нужна организации номенклатура дел?

При ведении документооборота специалисты, в нашем случае отдела кадров, руководствуются следующими законодательными нормами:

  • Приказом Главархива No 33 (23 мая 1988г.), изданного еще в СССР. Этот документ вводит в действие основные правила документооборота, обеспечения управления документами.
  • Решением Росархива (06 февраля 2002г.).
  • Правилами делопроизводства (Постановление правительства « Об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» No 477 2009г. 15 июня).

Номенклатура дел кадровой службы – справочник архивных дел работников и иных, связанных с кадрами, материалов: когда принят, когда уволен, зарплата, перемещение внутри организации и т.д.

Кроме того, работником может быть затребована архивная справка во время работы и после увольнения, поэтому существует срок для хранения материалов или дел.

Подробнее про номенклатуру дел организации читайте в нашей статье.

Нужные документы содержатся в отделе. Остальные материалы отправляют в архив. Номенклатура позволяет упорядочить дела, систематизировать их. Ее особенности:

  • Простота поиска.
  • Индексация хранящихся документов.
  • Установленный срок хранения материалов.
  • Учет документов, которые хранятся меньше 10 лет.
  • Учет и опись тех, которые хранятся свыше 10 лет.
  • Уничтожение документов, хранение которых прекращено, истек срок.
  • Составление актов на их уничтожение.

Ее виды

Материалы, а равно дела, участвующие в документообороте, имеют каждый свои наименования. Систематизированный перечень их называется номенклатурой. Она составляется по установленной форме.

Номенклатура бывает трех видов:

  • Типовая. Является обязательной для организаций одного типа. Утверждается законодательно или ведомством для подчиненных структур.
  • Примерная – рекомендация для определенных предприятий и организаций.
  • Индивидуальная. Она создается для конкретной организации, утверждается ею. Может содержать в себе два подвида: для подразделения и сводную, т. е. созданную на основе номенклатур всех подразделений.
  • Номенклатуры дел отделов

    Каждый отдел организации ведет свою номенклатуру дел. Дела у каждого подразделения разные, соответственно, и номенклатуры отличаются. Рассмотрим для примера образцы номенклатур нескольких отделов организации.

    Бухгалтерия

    В номенклатуру данного отдела входят все документы, связанные с бухгалтерской, налоговой отчетностью, включая страховые взносы. В нее входят внутренние бухгалтерские документы и исходящие, например, отчеты по налогам. Включают в перечень и входящие документы, оплаченные счета и тому подобное.

    Если на бухгалтерию возложены и функции отдела кадров, то в номенклатуру включают и кадровые документы.

    Юридический

    В перечень включены все юридические документы, связанные с деятельностью предприятия. В обязательном порядке содержатся федеральные законодательные акты, нормативные документы, постановления региональных органов, устав организации, журналы доверенностей, акты приема-передачи должности начальника подразделения.

    Основная особенность этой номенклатуры заключается в том, что на хранение она в ведомственные или государственные архивы не передается.

    Хранится она постоянно в организации до прекращения ее деятельности. Для включенных в перечень документов установлен срок хранения до 5 лет. При этом федеральные акты списываются по утрате ими силы, местные – через год, внутренние – с момента прекращения действия в течение пяти лет.

    Данное положение зависит от категории документов. Например, правовая переписка хранится 3 года, а договора с организациями – 5.

    Отдел кадров

    В номенклатуру кадровой службы включают документы и материалы, касающиеся персонала и сотрудников организации:

    1. Составленные кадровиком.
    2. Поступившие от руководства, смежных подразделений, персонала.
    3. Учетные документы персонала, формы, которые предусмотрены для работы с кадрами.

    Основной список документов включает в себя:

    • Должностные инструкции.
    • Положения о подразделениях и трудовом распорядке, а так же правила его.
    • Внутренние акты, касающиеся персонала, например, мотивации, материальной и моральной, защиты персональных данных.
    • Распоряжения, приказы по персоналу.
    • Договоры (трудовые), включая соглашения к ним.
    • Личные дела сотрудников. Списки, учетные карточки по Т-2 (форма учета).
    • Книги приказов по личному составу, журналы регистрации их, а так же договоров, учета командировок, трудовых книжек, отпусков и прочее.
    • Объяснительные, служебные и прочие записки, а так же докладные и другие материалы, которые служат основанием для издания распоряжений и приказов по персоналу.
    • Справки, служебная переписка.
    • Документы работников, например, копии дипломов или паспортов, другие материалы.
    • Входящие документы, к примеру, административные акты на работников организации.

    Перечень – не полный. Но основой для создания номенклатуры может послужить. В зависимости от специфики деятельности, организационной формы список может дополняться или изменяться. Например, если коллективный договор не принимался, личных дел не ведется, то эти документы в перечень можно не включать.

    Однако существуют общие правила, которые нужно соблюдать:

  • Трудовые договоры включаются в личные дела, либо их регистрируют отдельно. Во втором случае договоры выделяются в перечне отдельной группой, массивом. В первом – нет.
  • Соглашения к договорам отдельно не регистрируются.
  • Если работников много, то все договоры разбиваются по группам, томам, регистрируются по алфавиту.
  • Договоры с уволенными работниками перемещаются в папку с недействующими договорами. Речь идет о событиях, свершившихся в течение календарного года.
  • Форма Т-2 включается в перечень отдельно. Это основной документ кадрового учета.
  • Картотека формируется как по подразделениям, так и по алфавиту.
  • Распоряжения и приказы по кадрам хранятся раздельно. Разделяют их по сроку хранения.
  • Штатное расписание хранится и значится в отделе кадров копией, поскольку оно не самостоятельный документ, а приложение к приказу, определяющему основную деятельность.
  • Подлинник включается в сводную номенклатуру организации. Лучше всего выделить этот документ (копию штатного расписания) в отдельное дело. В него сюда будут подшиваться материалы, связанные с изменениями в штате.

    Основной же особенностью кадровой номенклатуры, как нам кажется, является срок хранения материалов и документов. Минимальный срок установлен для документов, ставших не нужными, истекла надобность в них. Он составляет не менее 1 года.

    Важные для организации и самого отдела документы хранятся до ликвидации организации.

    Это договор администрации и коллектива, положение об отделе кадров и ряд других. Максимальный срок хранения установлен – 75 лет. Он действует для документов по личному составу: трудовых договоров, карточек учета персонала, личных дел. После ликвидации, подлежащие длительному хранению материалы, передаются в ведомственные или государственные архивы.

    Как правильно составить?

    Перечень дел организация составляет индивидуально. Если при создании применяется типовая номенклатура, то из установленной формы название дел переносят в свой перечень.

    При формировании номенклатуры учитывается специфика организации, ее структура, деятельность. Если в организации есть структурные подразделения, то сначала создаются внутри отделов или подразделений свои перечни, затем они сводятся в единую номенклатуру всей организации.

    Для разработки можно привлечь, как стороннюю организацию, например, архив, так и поручить своим работниками или подразделению. Для этого руководство выпускается приказ о разработке номенклатуры предприятия, с назначением ответственных лиц.

    В перечень в обязательном порядке включают:

    • Устав организации.
    • Положения о структурных подразделениях. Если они есть.
    • Номенклатура дел подразделений.
    • Штатное расписание.
    • Нормативные акты, регулирующие деятельность организации.
    • Должностные инструкции.

    После проведенного анализа перечней дел прошлых лет в номенклатуру могут быть включены незавершенные дела, документы, находящиеся на хранении (если срок хранения свыше 10 лет, то обязательно).

    Первый раз номенклатуру разрабатывают сразу после создания организации. Затем каждый год ее уточняют. Если необходимо, то дополняют или реформируют, удаляя из нее устаревшие и утратившие силу или надобность дела.

    Правилами установлена форма номенклатуры. Составляется она в виде таблицы. Для сводной номенклатуры (основной) организации 7 приложение Правил работы архивов. Для подразделений – 8 приложение.

    Таблица представляет собой 5 колонок (граф):

    • Номер (индекс) дела.
    • Наименование его.
    • Количество папок (единиц хранения) в деле.
    • Срок хранения дела.

    Информация в этой графе может быть разной. Например, сообщение о том, что дело хранится в электронном виде или передано в вышестоящую организацию.

    Порядок составления и утверждения

    Первым делом проводится анализ всех документов, предыдущих перечней, возникших документов в процессе деятельности, Устава, коллективного договора, штатного расписания, нормативных актов и других значимых материалов.

    Если в организации есть подразделения, то сначала свои номенклатуры верстают они. Затем эти документы согласуются с экспертной комиссией (ЭК) или собственной архивной службой.

    После этого, создается сводная номенклатура. Она так же согласуется с ЭК и со специалистами архива.

    Согласованный перечень утверждается руководством и вводится в действие приказом.

    Нюансы номенклатуры отдела кадров узнайте из видео:

    Источник: https://bizakon.ru/kadry/nomenklatura-del-otdela.html

    Номенклатура дел отдела кадров: пример

    Номенклатура дел отдела кадров

    На каждом крупном предприятии кадровые служащие должны позаботиться о поддержании порядка в документации.

    Любая путаница способна привести к крупным проблемам для сотрудников, поэтому нужно позаботиться о классификации документов и строгом контроле их перемещения и хранения.

    Для этого разрабатывается номенклатура дел – это систематизированный перечень бумаг, которые проходят через отдел в течение определенного периода.

    Наличие номенклатуры позволяет быстрее ввести в курс дела новых работников, а также своевременно передавать документы в архив, отправлять их на хранение или доработку. При закрытии компании наличие номенклатуры позволяет не допустить утери документов и обеспечить их правильное хранение в течение положенного срока.

    Чтобы определить сроки хранения, вы можете использовать действующий (в последней редакции) типовой перечень документов 2010 года. Скачать его для более подробного ознакомления можно по приведенной ссылке.

    Информацию об иных используемых повсеместно перечнях документов можно найти там же.

    Организациям, для которых разработаны специальные ведомственные и отраслевые перечни, ссылки на статьи и сроки хранения необходимо оформлять в соответствии с ними.

    Вы имеете возможность скачать представленный в статье образец номенклатуры дел отдела кадров в формате doc. Надеемся, что вы получили ответы на свои вопросы по поводу организации делопроизводства, прочитав данную статью.

    При ведении документооборота специалисты, в нашем случае отдела кадров, руководствуются следующими законодательными нормами:

    • Приказом Главархива No 33 (23 мая 1988г.), изданного еще в СССР. Этот документ вводит в действие основные правила документооборота, обеспечения управления документами.
    • Решением Росархива (06 февраля 2002г.).
    • Правилами делопроизводства (Постановление правительства « Об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» No 477 2009г. 15 июня).

    Номенклатура дел кадровой службы – справочник архивных дел работников и иных, связанных с кадрами, материалов: когда принят, когда уволен, зарплата, перемещение внутри организации и т.д.

    Кроме того, работником может быть затребована архивная справка во время работы и после увольнения, поэтому существует срок для хранения материалов или дел.

    Нужные документы содержатся в отделе. Остальные материалы отправляют в архив. Номенклатура позволяет упорядочить дела, систематизировать их. Ее особенности:

    • Простота поиска.
    • Индексация хранящихся документов.
    • Установленный срок хранения материалов.
    • Учет документов, которые хранятся меньше 10 лет.
    • Учет и опись тех, которые хранятся свыше 10 лет.
    • Уничтожение документов, хранение которых прекращено, истек срок.
    • Составление актов на их уничтожение.

    10-Номенклатура дел.doc

    Номенклатура дел (образец)

    Индекс дела Название раздела,заголовок дела(тома, части) Кол-во дел(томов, частей) Срок хранения дела(тома, части) и № статейпо перечню1 Приме­чание
    1 2 3 4 5
    01. Канцелярия
    01-01 Устав предприятия Пост., ст. 8.1.
    01-02 Положение о канцелярии. Копия Пост., ст. 10
    01-03 Должностные инструкции работникам канцелярии 3 г., ст. 12.3 После замены новыми
    01-04 Приказы (распоряжения) руководителя предприятия по основным вопросам деятельности Пост., ст. 16.1
    03. Бухгалтерия
    03-01 Положение о бухгалтерии. Копия Пост., ст. 10
    03.02 Должностные инструкции работникам бухгалтерии 3 г., ст. 12.3 После замены новыми
    03-03 Больничные листы 3 г., ст. 479
    03-04 Акты сверок расчетов по платежам в бюджет До минования надобности После проведе­ния налоговой проверки
    04. Отдел кадров
    04-01 Положение об отделе. Копия Пост., ст. 10
    04-02 Должностные инструкции сотрудникам отдела 3 г., ст. 12.3 После замены новыми
    04-03 Положения об отделах предприятия Пост., ст. 10
    04-04 Приказы руководителя предприятия о приеме, переводе, увольнении, премировании работников предприятия 75 л., ст. 16.4
    04-05 Приказы руководителя предприятия о предоставлении отпусков, взысканиях, командировках работников предприятия 3 г., ст. 16.3
    04-06 Обращения граждан и документы по их рассмотрению (акты, справки, переписка) 5 л ЭПК, ст. 29

    подпись подпись СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО11

    По срокам хранения Всего В том числе
    переходящих с отметкой «ЭПК»
    1 2 3 4
    постоянного
    долговременного (свыше 10 лет)
    временного (до 10 летвключительно)
    Итого

    подпись подпись Схема построения номенклатуры дел организации

    1 Сроки хранения документов, заведенных в организации, указываются в номенклатуре дел в соответствии с Перечнем типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения, утвержденным постановлением Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 6 августа 2001 г. № 38, с изм. и доп. от 28 апреля 2004 г. № 4. 1 Согласно Приложению 10 Инструкции по делопроизводству в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных архивов и не имеющих вышестоящего органа управления, не оформляется.

    1 * Заполняется по окончании календарного года.

    Поиск по сайту:  

    Обеспечение сохранности кадровых документов в течение установленных законом сроков — одна из ключевых задач кадровика. И использование номенклатуры может способствовать ее решению.

    Для того чтобы хранить документы в течение установленного срока, кадровику нужно данный срок определить (для каждого дела) и сопоставить с используемыми типами документов.

    Основными НПА, устанавливающими сроки хранения кадровых документов, можно назвать:

    • перечень типовых документов, утвержденный приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558;

    Источник: https://znatokprava.ru/blank-nomenklatury-del-otdela-kadrov.html

    О бухгалтерии
    Добавить комментарий

    ;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: