Как заставить продавцов-кассиров всегда пробивать чек ККТ

Содержание
  1. Кассовая программа для автоматизации магазина розничной торговли LiteBox – оборудование для автоматизации розничного магазина, система учета продаж
  2. Как начать работу на онлайн-кассе
  3. Как открыть смену на онлайн ККТ?
  4. Основные функции онлайн кассы
  5. Как закрыть смену
  6. Чего нужно избегать при работе на кассе
  7. Работа с онлайн-кассой: возможные проблемы
  8. Выводы
  9. Безналичный расчет с физическими лицами и ККТ
  10. Ккт при безналичных расчетах в 2020 году для организаций
  11. Кассы и безналичный расчет для ИП
  12. Как пробивать чек при расчете по безналу
  13. Возврат денежных средств покупателю по безналичному расчету
  14. Как оформить чек коррекции по онлайн-кассе
  15. Что такое чек коррекции
  16. Когда пробивать чек коррекции
  17. Реквизиты чека коррекции
  18. Пошаговый алгоритм оформления чека коррекции на онлайн-кассе
  19. Различия чека коррекции и чека возврата
  20. Как оформить чек коррекции на другой онлайн-кассе?
  21. Что делать, если на кассе недостача?
  22. Когда дата расчета и коррекции может не совпадать?
  23. Как пробить корректировочный чек на онлайн кассе: пример чека коррекции
  24. Что называют чеком коррекции
  25. В каких случаях можно пробить
  26. что указывается в чеке коррекции
  27. как правильно оформить
  28. Чем отличаются коррекция и возврат
  29. Важные нюансы
  30. Примеры работы с чеком коррекции
  31. Как пользоваться кассой: инструкция для кассира
  32. Что такое онлайн-касса и как она работает?
  33. Как работать на кассе
  34. Какие документы нужно заполнять при работе с ККТ?
  35. Обязанности директора магазина
  36. Обязанности кассира при работе на онлайн-кассе
  37. Пошаговая инструкция работы на кассе для продавца
  38. Включить аппарат
  39. Авторизоваться
  40. Проверить работоспособность
  41. Провести расчеты
  42. Когда какие чеки пробивать
  43. Заменить ленту в кассовом аппарате
  44. Закрыть смену
  45. Что делать, если произошел сбой в работе ККТ?
  46. Распространенные ошибки кассиров при работе с ККТ и способы их исправления

Кассовая программа для автоматизации магазина розничной торговли LiteBox – оборудование для автоматизации розничного магазина, система учета продаж

Как заставить продавцов-кассиров всегда пробивать чек ККТ

После внедрения онлайн-касс по 54-фз в розничной торговле и общепите работа кассира не претерпела значительных изменений – по-прежнему нужно пробивать чеки и формировать отчеты о закрытии смены, только теперь на новом кассовом оборудовании. Как пользоваться онлайн кассой — мы расскажем вам в этой статье.

                                                      

Как начать работу на онлайн-кассе

Согласно требованиям закона, касса должна в режиме онлайн передавать чеки оператору фискальных данных (ОФД).

Новую кассу необходимо подключить к интернету, зарегистрировать в налоговой инспекции, а также следует подписать договор с ОФД.

После этого владельцу нужно настроить кассовое программное обеспечение и провести вводный инструктаж сотрудников – эти услуги оказывают как центры технического обслуживания, так и производители касс.

Все кассиры обязаны пройти инструктаж и расписаться за него в журнале. Кроме того, с сотрудниками необходимо заключить договоры о полной материальной ответственности.  

Перед началом работы кассир должен подключить кассу к сети и получить необходимые материалы (разменные деньги, чековую ленту, ключи от кассы). Следует заправить чековую ленту в кассу, заполнить все необходимые сведения и заверить их у старшего кассира.

В некоторых кассах требуется авторизация сотрудника – для этого нужно ввести индивидуальный номер или приложить специализированную пластиковую карту.

Подготовка к работе занимает некоторое время, поэтому кассиру желательно прийти на рабочее место заранее – например, за 30 минут до открытия торговой точки.

                                            

Как открыть смену на онлайн ККТ?

Для открытия смены нужно выполнить следующие действия:

  1. Сформировать отчет об открытии смены —  то есть нажать кнопку «Открыть смену» на кассе. Отчет в электронном виде направляется оператору фискальных данных.

  2. Пробить несколько нулевых чеков, чтобы проверить работу кассы, качество печати чеков и наличие всех необходимых сведений. В чеках должна быть указана правильная дата и время.
  3. Распечатать промежуточный Х-отчет.

    При открытии смены важно провести пересчет денежных средств в кассе и сверить их с данными по Х-отчету

                                                         

В обязанности кассира входит посчитать итоговую стоимость покупок, назвать сумму покупателю, получить от него оплату (наличными или картой) и выбить чек на онлайн-кассе.

Касса печатает бумажный чек и направляет копию оператору фискальных данных. Вместе с бумажным чеком чеком кассир отдает покупателю сдачу, если оплата производилась наличными. Если чек пробит с ошибкой, кассир может сформировать чек коррекции.

Согласно требованиям закона, по желанию покупателя магазин обязан направить ему электронный чек (с помощью sms или e-mail). Для этого покупатель должен сообщить номер телефона, электронной почты или предоставить QR-код из специализированного мобильного приложения Федеральной налоговой службы.

После покупки товара покупатель оплачивает товар наличными или картой. Вам нужно отсканировать штрих-код на товаре или набить цену вручную. 

Фискальный накопитель проверяет данные и если все в порядке, формирует и печатает чек. Этот чек вам нужно передать покупателю в двух видах: бумажном и в электронном на адрес электронной почты, если она была указана при покупке. Для отправки чеков покупателям магазин может заключить договор с ОФД.

Основные функции онлайн кассы

Некоторые онлайн-кассы позволяют облегчить работу персонала, автоматизировать кассовые операции и быстрее обслуживать покупателей. Так, онлайн-кассы LiteBox (Лайтбокс) позволяют:

  • быстро заводить товары в чек (через сканирование штрих-кода, поиск по первым буквам наименования или с помощью панели избранных товаров);
  • автоматически рассчитать сдачу или скидки;
  • оформить возврат покупки или отложенный чек;
  • принять смешанную оплату (наличные+безналичные+сертификат по одному чеку);
  • автоматизировать продажу весового товара (при подключении к весам) и многие другие функции.

В кассах Лайтбокс легко заводить товар в номенклатуру: достаточно отсканировать штрихкод товара, и система сама найдет товар в справочнике (собственная разработка компании — содержит более 700 000 наименований) и автоматически создаст карточку товара, добавить которую в номенклатуру можно одним кликом.

                                                     

Как закрыть смену

   Чтобы закончить работу, мало просто выключить кассу и дополнительное оборудование. Для этого нужно:

  1. Сделать инкассацию и сдать выручку старшему кассиру или инкассатору.
  2. Распечатать Z-отчет на кассе.

    Отчет направляется ОФД и содержит информацию о том, сколько чеков напечатано. По отчету можно выявить, сколько чеков не отправлено оператору.

Согласно 54-ФЗ, продолжительность смены не должна превышать 24 часа.

Если вы забыли закрыть смену в конце дня, это можно сделать на следующий день.

Главное – не выбивать новые чеки до того, как будет закрыта предыдущая смена, иначе касса перестанет отправлять данные ОФД, а предприятию грозит штраф: от 1500 рублей до 3000 рублей для должностного лица или ИП, от 5000 рублей до 10 000 рублей для юрлица.

Чего нужно избегать при работе на кассе

Не отслеживать отправку чеков в налоговую.

Проверить, как отправляются чеки, можно в личном кабинете на сайте ОФД или ФНС. Если произошел сбой, вы увидите, какие чеки не отправились, и сможете отправить их заново.

Не выдавать покупателю электронную копию чека.

Нарушение требований 54-ФЗ грозит штрафом:  

  • 2 тысячи рублей для предпринимателя;
  • 10 тысяч рублей — для юридического лица;

Кроме того, нельзя оставлять кассу без присмотра и подпускать к ней посторонних, а также держать в кассе личные деньги.

                                                

Работа с онлайн-кассой: возможные проблемы

Отсутствие интернета

Если пропал интернет, платежные данные в памяти фискального накопителя могут храниться до 30 дней — за этот период возможно восстановить подключение. Если не восстановить связь за 30 дней — касса заблокируется.

Если подключение к интернету нестабильно, онлайн-касса сохраняет данные и при восстановлении связи автоматически отправляет их ОФД.

Отсутствие электричества

Если продажа произошла в момент отключения электричества, кассиру следует сформировать чек коррекции. В таком чеке отражается сумма покупки, но не зафиксировано название товара. Чек нужно сформировать до закрытия смены.

Некоторые онлайн-кассы (например, кассы Лайтбокс) могут работать несколько часов от аккумулятора, без подключения к электрической сети, позволяя не останавливать продажи в случае отсутствия электричества.

Выводы


В заключение мы можем сделать выводы, что главное — это:

  1. Соблюдать кассовую дисциплину — обязательно формировать чеки по всем продажам и вовремя выдавать их покупателям;
  2. Корректно открывать и закрывать смену;
  3. Отслеживать передачу данных в налоговую;
  4. Правильно организовать работу с онлайн-кассой в случае отсутствия интернета или электричества.

Назад

ПОДЕЛИТЬСЯ

Источник: https://litebox.ru/blog/online-kassy/kak-rabotat-s-onlayn-kassoy-/

Безналичный расчет с физическими лицами и ККТ

Как заставить продавцов-кассиров всегда пробивать чек ККТ

С 1 июля 2019 года почти все предприниматели обязаны использовать онлайн-кассы. Теперь ККТ нужна и при безналичных расчетах с физическими лицами.

«Безналичный расчет» значит, что покупатель оплатил товар или услугу, например, картой или электронными деньгами. В законе такие виды расчета называются «электронными средствами платежа». К ним относится оплата:

  • Банковской картой через эквайринговый терминал в магазине.
  • С помощью реквизитов карты, которые вводятся в поля на сайте.
  • Электронными деньгами через интернет-кошельки, например, Яндекс.Деньги, Qiwi или Webmoney.
  • Переводом через онлайн-банк по номеру карты или телефона, например, через Сбербанк Онлайн или Альфа-Клик.
  • Прямым переводом на расчетный счет, например, когда клиент оплачивает покупку или услугу в банке по квитанции, — это тоже безналичный расчет.

Ккт при безналичных расчетах в 2020 году для организаций

Работать по безналичному расчету могут как юрлица, так и физлица.

При этом чек пробивать не нужно в одном-единственном случае: когда юридические лица и предприниматели рассчитываются между собой, перечисляя деньги с расчетного счета одной компании на счет другой.

Для этого вида безналичного расчета кассовый аппарат не требуется. Но на практике дело редко ограничивается исключительно такими операциями.

При остальных видах безналичных расчетов в 2020 уже нужна ККТ:

  • Если товары или услуги для компании покупает и оплачивает подотчетное лицо. Тогда продавец обязан выдать чек — по нему подотчетник потом отчитается перед бухгалтерией.
  • Если компания ведет безналичный расчет с физическими лицами, ККТ нужна, и исключений быть не может. Клиенты-физлица могут платить банковской картой, перечислять деньги через онлайн-банк или вводить реквизиты карты для оплаты на сайте продавца.
  • Даже если клиент перевел деньги по квитанции через операциониста в банке — все равно нужна онлайн-касса.

Кассы и безналичный расчет для ИП

ИП тоже обязаны использовать ККТ при любых безналичных расчетах с физическими лицами и пробивать электронные чеки.

Исключение — только те предприниматели, которым дали отсрочку по онлайн-кассам. До 2021 года чеки могут не пробивать ИП без наемных сотрудников, которые:

  • продают товары собственного производства,
  • выполняют работы,
  • оказывают услуги.

Отсрочка сгорает, как только предприниматель нанимает работника. После заключения трудового договора такой ИП обязан поставить онлайн-кассу в течение 30 дней.

Как пробивать чек при расчете по безналу

Чек должен быть сформирован не позднее рабочего дня, следующего за днем поступления денег на счет компании. Сформировать его нужно не позже момента выдачи товара покупателю, начала выполнения работ или оказания услуг.

Передать чек можно по интернету на телефон клиента или на его email. Бумажный чек обычно выдается клиенту вместе с товаром.

А если нарушить эти требования?

В 2020 году ККТ при безналичных расчетах необходима — это требование закона. Если не пробивать чеки по безналу, можно попасть на штрафы: это приравнивается к неприменению онлайн-кассы. Должностных лиц могут оштрафовать до 10 тысяч рублей, юрлиц — до 30 тысяч рублей.

Кассовый аппарат для безналичного расчета и оплаты наличными можно выбрать в МоемСкладе. В нашем магазине только проверенная техника, которые полностью соответствуют 54-ФЗ.

В комплект с каждой моделью входит удобная кассовая программа от МоегоСклада, ФН и подписка на ОФД.

Это значит, что вы сэкономите немалую сумму и сможете сразу начинать пробивать чеки: комплект полностью готов к работе, докупать ничего не понадобится. Все кассы в наличии, есть бесплатная доставка по России.

Возврат денежных средств покупателю по безналичному расчету

Чтобы сделать возврат денежных средств покупателю по безналичному расчету, продавец должен получить от покупателя чек и заявление на возврат денег.

По закону продавец при безналичном расчете должен вернуть деньги в течение 10 дней. Если возврат делается за некачественный товар — в течение 14 дней.

При безналичном расчете вернуть покупателю деньги можно только на карту или банковский счет. Наличные из кассы возвращать нельзя.

Чек коррекции по безналу нужен, например, если ошибся кассир. Варианты его формирования зависят от формата фискальных данных (ФФД).

При версии ФФД 1.05 нужно:

  1. Сформировать такой же чек с признаком расчета «‎Возврат прихода»‎, указав в нем фискальный признак некорректного чека.
  2. Сформировать правильный чек с признаком расчета «Приход».

Таким же способом корректируется ошибочный чек с признаком расчета «Расход».

При версии ФФД 1.1 нужно:

  1. Сформировать чек коррекции с признаком расчета «‎Возврат прихода»‎, содержащий те же данные, что и ошибочный чек. При этом нужно указать фискальный признак ошибочного чека.
  2. Сформировать чек коррекции с признаком расчета «Приход», содержащий правильные данные.

При ФФД 1.1 в чеке коррекции обязательно должен быть реквизит «Предмет расчета». При ФФД 1.05 этот реквизит не обязателен, но рекомендуется.

Источник: https://www.moysklad.ru/poleznoe/izmenenija-v-54-fz/beznalichnyy-raschet-s-fizicheskimi-litsami-i-kkt/

Как оформить чек коррекции по онлайн-кассе

Как заставить продавцов-кассиров всегда пробивать чек ККТ

Оформить чек коррекции сложнее, чем обычный или чек на возврат. Мы разберем, как пробивать чек коррекции по онлайн-кассам и дадим вам образцы документов, которые при этом нужно оформить.

Техническое сопровождение оборудования. Решим любые проблемы!

Оставьте заявку и получите консультацию в течение 5 минут.

Что такое чек коррекции

Чек коррекции пробивается, если в конце смены в кассе оказалось больше денег, чем должно было быть. При этом кассир еще пишет акт и объяснительную. Эти документы нужны, чтобы объяснить налоговой причины корректировки и доказать, что лишняя сумма на кассе получилась случайно. Чек возврата в этой ситуации пробить нельзя.

Оформление чека коррекции на кассе Атол 30Ф

Когда пробивать чек коррекции

Коррекционный чек пробивается в двух случаях: при сбое кассы или когда ошибся кассир.

Частые ошибки кассира:

  1. Пробил чек на сумму больше, чем скупился клиент. Например, покупатель купил на 70 рублей, а продавец случайно пробил чек на 700 рублей, и это обнаружилось только в конце смены.
  2. Вобще не пробил чек на сумму, которую покупатель оплатил.
  3. Пробил чек «возврат прихода» вместо чека коррекции.

Примеры сбоя в работе онлайн-ККМ:

  1. В магазине отключили электроэнергию и кассир не выдал чек.
  2. ККТ сломалась, например, перегрелась и выключилась.

В декабре 2017 года был массовый сбой в работе онлайн-оборудования. Из-за проблемы в прошивке из строя вышли ККТ компании «ШТРИХ-М». И тогда, предприниматели брали оплату, не выдавали чеки клиентам, а потом пробивали чеки коррекции на онлайн-кассе.

Решим любые проблемы с вашим оборудованием!

Оставьте заявку и получите консультацию в течение 5 минут.

Реквизиты чека коррекции

Реквизиты чека коррекции такие же, как и у обычного. Например: ИНН, номер ККТ, адрес расчета, система налогообложения, фискальный признак.

Разница между ними в том, что в коррекционном чеке не отражается номенклатура товара, цена и объем. Это связано с тем, что коррекционный чек нужен только ОФД и ФНС для проверок, а покупателю его не предоставляют. По этой же причине в нем нет QR-кода, по которому клиенты проверяют подлинность документа.

В таком чеке указывается всего одна общая сумма корректировки. Разбиение по товарам не нужно.

Реквизиты чека коррекции

Пошаговый алгоритм оформления чека коррекции на онлайн-кассе

Вы должны передать в налоговую 3 документа:

  • сам чек коррекции;
  • акт об обнаружении лишних средств;
  • объяснительную записку от кассира об ошибке.

Снимите копию с акта, чека и объяснительной и передайте их в ФНС. Оригиналы оставьте у себя.

Шаг 1. С чеком коррекции нужно составить акт об обнаружении лишних денег.

Пример акта о выявлении излишка средств в кассе

Шаг 2. Попросить кассира написать подробную объяснительную, раскрывающую причину ошибки или нарушения. Обязательно прикрепите ее к акту.

Пример объяснительной от кассира

Шаг 3. В письменном виде сообщите в ФНС о проведении чека коррекции.

Отправьте письмо раньше чем налоговая заметит нарушение. В противном случае компания может получить штраф в 30 тыс. руб. согласно п. 2 ст. 14.5 КоАП РФ. Если исправите ошибку до того, как ее нашла ФНС — штрафа не будет.

Храните акт и объяснительную записку кассира на случай, если налоговая попросит пояснить причины корректировки.

Различия чека коррекции и чека возврата

Чек возврата пробивается, когда клиент хочет вернуть товар. Также, если кассир ошибся и пробил сумму больше, чем та, на которую скупился клиент, и это заметили сразу. Для чека коррекции и чека возврата, оформляются разные документы.

Отличия чека коррекции и чека «возврат прихода»

Как оформить чек коррекции на другой онлайн-кассе?

Налоговая запрещает пробивать коррекционный чек на другом кассовом аппарате. Фискальный документ оформляется, только на кассе, в которой замечен излишек денег.

Что делать, если на кассе недостача?

Если обнаружили недостачу средств в ККТ в конце смены, чек коррекции не пробиваете. Потому что чеками недостачу не оформляют. Чек коррекции пробивайте, только если на кассе лишние деньги.

Когда дата расчета и коррекции может не совпадать?

Источник: https://Online-kassa.ru/blog/kak-oformit-chek-korrektsii-po-onlajn-kasse/

Как пробить корректировочный чек на онлайн кассе: пример чека коррекции

Как заставить продавцов-кассиров всегда пробивать чек ККТ

С оформлением чека коррекции справиться потруднее, чем с привычным при продаже товара или чеком на возврат. Разобраться в нюансах правильного пробивания чека коррекции по онлайн кассам помогают образцы документации. Ориентируясь на них, можно быстрее вникнуть в суть дела и уяснить, как пробить чек коррекции кассы онлайн.

Что называют чеком коррекции

Фискальный документ с таким названием необходимо пробивать, если выходит, что при закрытии смены количестве наличных денег в кассе не совпадает с теми цифрами, которые должны были быть, в сторону увеличения. Хотя в таком случае одним чеком коррекции не обойтись.

Кассиру придется написать акт и приложить к нему объяснительную. Эта документация понадобится для объяснения специалистам налоговой, почему потребовалось проводить корректировку. Они должны подтвердить случайность образования кассовых излишков.

Такая ситуация не предполагает пробивания чека возврата.

В каких случаях можно пробить

уважительными причинами для пробивания коррекционного документа считаются только две. это может быть:

  • если произошел сбой кассы;
  • если ошибся кассир.

человеческий фактор серьезно влияет на количество ошибок. к наиболее частым случаям, которые приводят к необходимости коррекции, относятся следующие действия кассира:

  1. он нечаянно пробивает большую сумму, чем заплатил покупатель. к примеру, была совершена покупка на сумму 90 рублей, а в чеке появился лишний ноль, и то, что это уже не 90, а 900 рублей, стало понятно только в конце смены.
  2. покупатель заплатил за товар, а продавец забыл пробить и выдать ему чек.
  3. кассир перепутал алгоритмы действий и подменил чек коррекции чеком возврата прихода.

однако это далеко не единственные причины возможных неполадок в учете. свою негативную лепту вносят сбои в нормальном функционировании онлайн-ккм. кассовые неполадки могут произойти из-за неисправности оборудования, при перепадах напряжения в сети, отключении электроэнергии, других неполадках технического плана. бывают поломки контрольно-кассовых машин – они перегреваются и выключаются.

порою происходят массовые сбои в работе оборудования онлайн касс. показательный декабрьский пример 2017 года: проблемная прошивка спровоцировала выход из строя оборудования формы «штрих-м». предпринимателям приходилось брать оплату без пробивания. все эти суммы затем указывались в коррекционных чеках.

что указывается в чеке коррекции

по своим реквизитам корректировочные чеки практически ничем не отличаются от обычных чеков, пробиваемых непосредственно при покупке. в них обязательно указываются:

  1. инн предпринимателя или юридического лица.
  2. персональный номер контрольно-кассовой техники.
  3. используемая система налогообложения.
  4. адрес, где происходил расчет.
  5. фискальный признак.

однако это не полная идентичность, определенная разница все-таки есть. чек коррекции не содержит указания на номенклатуру товара, его объем, цену.

этого не нужно делать, потому что покупателям их не предоставляют. они требуются только для того, чтобы офд и фнс могли проводить свои проверки.

отсутствует и qr-код, ведь в этом случае клиентам нет необходимости проверять, является ли документ подлинным.

оформить чек коррекции по онлайн кассе необходимо не только для внутреннего использования, но и для мероприятий проверяющих и контролирующих структур. поэтому достаточно указать в нем одну общую сумму корректировки. разбивать по различным категориям товаров не требуется.

как правильно оформить

Оформление коррекционного чека идет по четко прописанным правилам. Коротко их можно представить в виде трехшагового алгоритма. В конечном итоге инспекция ФНС должна получить пакет из трех документов:

  • самого чека коррекции;
  • специального акта, в котором будет отражено, что обнаружены лишние средства;
  • объяснительной записки об ошибке – она пишется кассиром, который ее обнаружил.

В случае возникновения ошибки, необходимо действовать так:

  1. Выявив в ККТ излишки денежных средств, одновременно с проведением чека коррекции, нужно обязать кассира подробно изложить в объяснительной, каковы причины такого явления. Это могут быть нарушение или ошибка. Такой документ должен быть прикреплен к акту.
  2. Затем снять копии со всех трех документов (к ним относятся чек, акт и объяснительная) и передать их в налоговую, оставив оригиналы на месте. Сообщать в ФНС о том, что проведен чек коррекции, необходимо в письменном виде и раньше, чем специалисты налоговой самостоятельно заметят нарушение. Допускается это сделать и посредством электронной почты. В таком случае штрафные санкции не последуют.

Важно! Компания, допустившая нарушение, не избежит штрафа. В соответствии с российским Кодексом об административных правонарушениях (п. 2 ст. 14.5) он может достигать суммы 30000 рублей.

Чем отличаются коррекция и возврат

Если покупатель настаивает на возврате товара, кассир пробивает чек возврата. Аналогично происходит, если пробитая сумма превосходит сумму покупки, и эта разница бывает замечена сразу. При возврате оформляют другие документы – не те, что при корректировке.

Коррекционный документ отличается следующими признаками:

  • его пробивают, когда в кассе больше денег, чем должно быть;
  • в реквизитах указывается: признак расчета – коррекция;
  • он пробивается на обнаруженную излишнюю сумму;
  • не указываются наименования и цены;
  • вместе с ним оформляются акт и объяснительная записка от кассира как основание для исправления.

Фискальный документ «Возврат прихода» отличается по своему основному содержанию. К важным нюансам следует отнести:

  • он пробивается, когда клиент возвращает товар, или кассир замечает ошибку в присутствии покупателя;
  • в признаке расчета указано «Возврат»;
  • в нем указывается только лишняя сумма, отсутствуют наименования и цены;
  • к сопутствующим документам относится накладная на возврат в двух экземплярах или служебная записка, оформленная кассиром (при замеченной вовремя ошибке).

Лучшие предложения по цене и качествуВажно! И чек коррекции, и чек возврата прихода нельзя пробивать на другом контрольно-кассовом аппарате. Фискальные документы оформляются исключительно на той кассе, где была произведена покупка. Эти процедуры регулирует налоговое законодательство.

Важные нюансы

При обнаружении недостачи (денег на кассе меньше, чем должно быть к концу смены) чек коррекции пробивать нельзя. Такие документы можно сформировать только при излишке денежных средств.

Время пробивания чека коррекции может быть разным. Главное – чтобы он точно вписывался во временной промежуток, когда составлены отчеты об открытии и закрытии рабочей смены. Если излишки были обнаружены после закрытия смены, чек коррекции может быть пробит в момент начала новой смены, а если еще позднее – тогда, когда они были обнаружены. Дата корректировки может быть другой.

Особенности фискализации определены законом и в одинаковой степени актуальны как для торговли офлайн, так и при функционировании интернет-магазинов, а также точек продаж, где для расчетов применяются автоматизированные устройства.

То же самое относится к алгоритму действий продавца в условиях вышедшей из строя кассы или невозможности ее использовать. Возникновение нештатных ситуаций требует вмешательства компетентных специалистов, которые могут их исправить.

Все их действия должны быть открыты для инспекции ФНС.

Примеры работы с чеком коррекции

Не всегда получается сразу понять, для чего нужен чек коррекции онлайн кассы. Как его, так и чек возврата прихода пробивают по разным основаниям. В зависимости от этого и следует поступать при обнаружении ошибки:

  1. Во время покупки может быть пробит неправильный, ошибочный кассовый чек. Покупатель заплатил 13 тыс. руб., а кассир пробил 14 тысяч. Свою ошибку он заметил сразу же, пока покупатель не ушел. В этом случае следует скорректировать ситуацию таким образом: вначале пробить чек «Возврат прихода», а вслед за этим – чек с той суммой, которая должна быть. Те же самые действия следует предпринять в случае возврата приобретения.
  2. То, что произошла ошибка, стало заметно при закрытии смены. Вместо необходимых 13000 рублей кассир пробил 12000, хотя покупатель заплатил именно столько, сколько стоил купленный товар. Правильным решением станет пробить чек коррекции. Признак «Приход» должен относиться к сумме неучтенной выручки – одной тысяче рублей.
  3. Ошибка кассира привела к недостаче. Товар стоил 13 тыс. руб., кассир пробил 12 тысяч, столько же заплатил и покупатель. Чек коррекции не пробивается, так как он оформляется только тогда, когда денег в кассе больше, чем должно быть.

Инструкция на случай возникновения подобных ситуаций говорит, что в случае проведения корректирующего чека необходимо как можно раньше известить об этом налоговую инспекцию. Однако если это сделать не удалось, и со стороны ФНС был выставлен штраф, необходимо помнить, что само по себе финансовое наказание не отменяет корректировки и не оправдывает ее отсутствие.

Чек коррекции формируется вне зависимости от обстоятельств, которые к нему привели. В реквизитах нужно будет прописать следующее: в разделе «Основание» – реквизиты предписания, тип манипуляции будет определен как «Операция по предписанию». 1С бухгалтерия предусматривает отражение подобных проводок.

Загрузка…

Источник: https://onlinekassa.guru/instrukcii/kak-oformit-chek-korrekcii.html

Как пользоваться кассой: инструкция для кассира

Как заставить продавцов-кассиров всегда пробивать чек ККТ

Согласно обновленному ФЗ № 54 онлайн-касса должна присутствовать в каждой торговой точке. При этом изменились и правила использования кассы, а это значит, что и кассир, и сам предприниматель должны знать особенности и основные принципы ее функционирования. Как же работать на кассе в магазине, чтобы не получить штрафы от ИФНС?

Что такое онлайн-касса и как она работает?

Современная ККМ — это электронное устройство, которое предназначено для взаимодействия с налоговой в режиме онлайн и позволяет контролировать выручку магазина.

Данная техника оборудована фискальным накопителем для записи и хранения всех платежных сведений и имеет возможность подключения к интернету для беспрерывной отправки данных ОФД.

Чек нового образца стал длиннее и содержит теперь большее количество реквизитов, а также появилась возможность создания его электронной версии для отправки на почту клиента или СМСкой на номер телефона.

Кроме того, исходя из положений закона, аппарат должен отвечать некоторым техническим характеристикам, например иметь встроенные часы, указанный на корпусе заводской номер.

Такой расширенный функционал упростил проверки инспекции, а сам процесс продаж стал более прозрачным.

Схема работы новой техники имеет дополнительные возможности: отправку электронного чека, обновленное ПО и практически автономную работу ФН. Все этапы занимают всего несколько секунд:

  1. Клиент вносит оплату наличными или с помощью карты;
  2. Эти данные направляются в ФН;
  3. Он шифрует информацию, сохраняет ее и пересылает оператору ФД;
  4. ОФД выполняет проверку сведений, а затем отправляет их в налоговую;
  5. Получив подтверждение, происходит печать чека. Его электронный вид дублируется на e-mail покупателя или его телефон.

Как работать на кассе

Перед началом работы с кассовой техникой обязательно нужно ознакомиться с инструкцией. Это поможет запомнить основные этапы, сочетания клавиш и правила создания чеков. Только доскональное знание оборудования позволяет корректно проводить операции.

Помимо этого, необходимо уметь предоставлять сведения инспекции при проверке, а это связано с грамотным и постоянным ведением документации.

Если предполагается, что на кассу будет поставлен наемный работник, потребуется составить и подписать договор материальной ответственности. Как минимум, кассир должен иметь базовые навыки, чтобы пользоваться онлайн-кассой: уметь заправлять ленту, выдавать чеки, закрывать смену.

Нелишним будет составление для каждого кассира небольшой памятки по обращению с ККМ, ведь работник может устать, а ситуации бывают разными. Такие подсказки помогут избежать ошибок и их неприятных последствий. А прохождение специальных курсов позволяет досконально узнать, как научиться работать на кассе.

Скачать бланк должностной инструкции кассира>>> 

Какие документы нужно заполнять при работе с ККТ?

Конечно, онлайн-касса сняла с предпринимателя часть обязательств по заполнению множества документов. Однако некоторые бумаги, в числе которых кассовая книга, РКО и ПКО, все же придется вести.

  • Кассовая книга потребуется для записи всех полученных кассиром денежных средств и данных об операциях. Она заполняется по форме КО-4 как в бумажном виде, так и в электронном. Однако следует учесть, что при ведении книги от руки все исправления должны быть заверены главбухом. При электронном заполнении и последующей распечатке листов вносить в них корректировки запрещено. Если при проверке налоговая не получит данный документ, будут выписаны штрафы: до 50 тыс. р. для организаций и 5 тыс. р. для ИП.
  • Приходный кассовый ордер заполняется согласно форме КО-1 и отражает все полученные денежные средства.
  • Расходный кассовый ордер позволяет посмотреть всю выданную из кассы наличку.

Скачать бланки этих документов и узнать о нюансах заполнения РКО, ПКО и кассовой книги можно тут>>>

Все остальные документы, которые потребуются при ведении торговли с онлайн-кассой, делаются с помощью кассовых программ. В их числе чеки коррекции и возврата, отчеты о закрытии/открытии смены.

  • Чек коррекции нужен в случае ошибки кассира или с целью передачи данных, сделанных без использования кассы.
  • Чек возврата пробивается в том случае, если покупатель вернул приобретенный товар и просит вернуть ему сумму покупки.
  • Такие первичные документы, как отчеты об открытии и закрытии смены, ККМ печатает автоматически.

Узнать о перечне документов, которые теперь не нужны, можно на этой странице>>>

Обязанности директора магазина

При работе с онлайн-кассой следует знать об обязанностях не только кассира, но и директора. Именно у него должен храниться ключ от ККТ. Перед началом рабочего дня необходимо выдать продавцу под расписку его, а также купюры, чековую и красящую ленту и другие нужные инструменты.

Помимо этого, важно убедиться в исправности аппарата и выбить отчётный чек. Нужно сверить размер выручки предыдущего дня с тем, что записано в кассовой книге, и заверить данные подписью. Только после этих действий кассир может приступать к продажам.

Обязанности кассира при работе на онлайн-кассе

Перед тем, как начать работать на кассе, продавец должен убедиться в работоспособности кассы и всех ее блоков, сверить время и дату на ней. Затем нужно:

  • проверить, была ли обнулена техника;
  • выбить несколько нулевых чеков, что говорит об исправности печатающих элементов;
  • в конце дня обнулить ККТ и сдать деньги директору.

В течение дня работник должен рассчитывать клиентов, выдавая при необходимости сдачу и обеспечивая сохранность пластиковых карт при оплате ими. Решать вопросы о возврате товара, сдавать инкассацию.

Крайне важно, чтобы кассир следил за своим рабочим местом, не покидал его и не допускал присутствия рядом с техникой посторонних людей. Сотрудник должен предоставлять по требованию покупателя электронный чек и знать, как вести себя при отключении электричества, поломке кассы или отсутствии интернет-подключения.

Отличным решением станет составление списка недопустимых действий, например запрет на вскрытие корпуса устройства, его обработку агрессивными химсредствами и т. п. Это поможет уберечь кассу от выхода из строя и других проблем.

Об ответственности за нарушения при работе с кассой читайте здесь>>>

Пошаговая инструкция работы на кассе для продавца

Практически все кассы имеют схожую конструкцию, которая включает в себя фискальный накопитель для хранения и шифровки платежных данных, клавиатуру для набора кода товара и его цены, ленточный блок для печати бумажных чеков.

Прежде чем приступать к работе, кассир должен хорошо изучить инструкцию по эксплуатации ККТ. В данном случае принцип функционирования различных моделей может несколько разниться, однако в общем виде алгоритм действий схож.

Включить аппарат

ККМ должна быть подключена к электросети. Если штепсель находится в розетке, достаточно нажать тумблер, повернуть переключатель либо же поставить ключ в «Режим». Затем на экране аппарата появятся нули или другие символы.

Авторизоваться

Начало работы невозможно без авторизации. Способ зависит от модели техники. Это может быть введение логина и пароля или же использование специальной карты.

Проверить работоспособность

Следующий шаг — проверка отображаемой на дисплее информации, даты, времени и печать нулевого чека. Для этого нажимают кнопку «Наличные» («Оплата»), пока на табло нули. Цель этих действий — убедиться в исправности печатающего механизма и кассы в целом.

Провести расчеты

Только после того, как вы убедились в работоспособности устройства, можно переходить к обслуживанию клиентов:

  1. Цена товара вводится вручную на клавиатуре либо с помощью специального считывателя штрих-кода.
  2. После этого следует нажать кнопку «Оплата» / «Наличные». Следом откроется денежный ящик кассы, где хранятся купюры.
  3. Получив деньги от покупателя, их необходимо положить в этот лоток и оттуда же выдать сдачу. Касса сама укажет на ее размер после того, как будет введена полученная сумма.
  4. Если оплата будет выполнена пластиковой картой, операция должна быть выполнена безналичным способом. Терминал при этом может выдать 2 чека. В этом случае 1 из них остается в магазине.
  5. Если необходимо посчитать размер скидки в процентах, нужно нажать клавишу «%».

Когда какие чеки пробивать

При возврате товара клиент должен написать заявление. В нем указываются причина отказа, стоимость продукции, дата обращения. Затем в двух экземплярах оформляется накладная на возврат. Она должна быть подписана и покупателем, и продавцом.

Следующий шаг — печать чека возврата. Его отличие от обычного — в строке «признак расчета» прописывается «возврат прихода», а не «приход». После этого можно вернуть деньги клиенту.

При оплате по безналу принципиальных отличий в процедуре нет. Единственное, что средства поступят на карту покупателя в течение 10 дней.

Нужен ли чек при получении аванса? Да, хоть продажа и считается незавершенной. В этом случае при получении средств от покупателя выбивается чек с признаком «Приход». Если продукт или услуга известны, то необходимо выбрать признак предмета расчета «Предоплата». Если же таких данных нет, то «Аванс».

Сделать чек коррекции требуется в двух случаях: если кассир ошибся (например, пробил неверную сумму) или произошел сбой в работе кассы (отключили свет, ККТ сломалась). Он содержит те же реквизиты, что и обычный чек, однако в нем нет перечня товаров и их цены, а также QR-кода. Это связано с тем, что он нужен только для ОФД и налоговой, а не покупателю.

Сам процесс создания чека коррекции различается в зависимости от модели устройства. Поэтому важно хорошо изучить инструкцию, как работать на конкретной кассе. По итогу на руках у предпринимателя должен быть сам чек и объяснительная работника с указанием ситуации. Этот пакет должен быть передан в инспекцию.

Заменить ленту в кассовом аппарате

Такой расходный материал, как кассовая лента, заканчивается довольно быстро. Поэтому каждый кассир должен знать, как в этом случае вставить новый рулон. Если на чеках появилась розовая полоска, значит, в скором времени потребуется выполнить данное действие. Для этого нужно:

  1. аккуратно открыть крышку блока, в котором расположен сам рулон;
  2. достать и опечатать остатки ленты, на бирке поставить подпись и передать все старшему кассиру;
  3. взять новый моток, развернуть его (внутренняя сторона размотки должна быть вниз), положить в отсек. Важно завести его за печатающую головку;
  4. закрыть крышку и затем нажать на кнопку «Вверх», чтобы появился край чековой ленты;
  5. излишки бумаги можно оторвать;
  6. теперь можно работать на кассе дальше.

Закрыть смену

По окончании рабочего дня кассир также должен произвести ряд действий:

  1. Заполнить отчет и кассовый ордер, которые передаются старшему кассиру вместе с выручкой.
  2. Записать в кассовую книгу показания со встроенных счетчиков.
  3. Посчитать размер дневной выручки и сверить его с наличными в денежном ящике кассы.
  4. Обнулить устройство и выключить питание.

Что делать, если произошел сбой в работе ККТ?

Чтобы избежать штрафов, и кассир, и предприниматель должны четко знать, как поступить в той или иной нештатной ситуации. Так, при отключении света или интернета разрешено продолжать продажи без кассы. Однако необходимо в сжатые сроки предоставить в инспекцию информацию об этом, а также объяснительную от поставщика услуги.

При появлении интернета касса сама отправит все данные оператору ФД, а в случае со светом потребуется выбить чек коррекции.

Если же причина выхода из строя неясна, необходимо остановить продажи и связаться с центром техобслуживания. О том, как поступить в том или ином случае написано в этой статье>>>

Распространенные ошибки кассиров при работе с ККТ и способы их исправления

Несмотря на то что работа кассира серьезна и ответственна, все ошибки, которые могут возникнуть в ходе продаж, легко исправимы. Чаще всего они требуют составления объяснительной и лишь изредка внесения собственных денежных средств.

Однако избежать неприятностей всегда проще, чем потом пытаться их разрешить. Поэтому-то так важно периодически обновлять информацию о пользовании ККМ.

Наиболее распространенные ошибки кассира:

  1. Покупка проведена через терминал, но не зафиксирована в аппарате. В этом случае кассир должен добить чек и составить объяснительную.
  2. Покупка оформлена через терминал, а в кассе занесена как наличная оплата. Итогом станет расхождение суммы в книге кассира и остатком в лотке. Поэтому стоит выполнить сверку еще до суточного отчета. А затем написать объяснительную.
  3. Неправильно пробит чек. Если это обнаружено до его печати, нужно отменить операцию и забить данные заново. В случае отправки неправильного чека на печать, его придется забрать у клиента и создать новый. По окончании дня эти сведения вносятся в список ошибочных платежных документов.
    Обнаружив ошибку уже после ухода покупателя, потребуется в конце дня сформировать отчет и указать фактическую выручку и остаток в кассе. Затем пишется объяснительная.
  4. Не сдана выручка. Решение: формирование отчета, сдача денег и объяснительная.
  5. Работник отключил питание аппарата во время его работы. Нужно заново включить его и распечатать нулевой чек.
  6. Лента вставлена неправильно. Останавливаем работу ККМ, в отсеке снимаем рулон и фиксируем его в правильном положении.

Зная, как работать на кассе и действовать в подобных ситуациях, вы сможете избежать многих проблем, в том числе штрафов, простоя продаж и негатива со стороны клиентов.

Источник: https://dirmagazina.ru/568-kak-polzovatsja-kassoj-instrukcija-dlja-kassira/

О бухгалтерии
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: