Как снизить риски при работе с контрагентами

Содержание
  1. Система минимизации рисков работы с контрагентами
  2. Что вы получите от внедрения системы минимизации рисков работы с контрагентами:
  3. Эта система для организаций малого и среднего бизнеса которые регулярно работают с контрагентами по следующим направлениям:
  4. Это про Вас?
  5. Внедрение системы безопасной работы с контрагентамисостоит из следующих этапов:
  6. Почему это работает? 
  7. Как минимизировать риски при заключении договора? | Юридическое Бюро Ольги Абраменко
  8. Для начала давайте разберем, что такое риск?
  9. Почему нужно серьезно отнестись к подписанию договора?
  10. Что  при заключении договора  может привести к рискам, а в последствие к убыткам организации.
  11. Какие риски могут возникнуть?
  12. Что нужно сделать для  минимизации рисков, перед заключением договора?
  13. Заключаем договор.
  14. Garant.ooo • Как снизить налоговые риски в договоре? • Мнения автора
  15. Прописываем в договорных отношениях подтверждение деловой репутации контрагента
  16. Прописываем в договорных отношениях обязательства поставщика в своевременности и корректности отражения бухгалтерской и налоговой отчетности в отношении сделки с Вашей компанией
  17. Не относитесь к договорным отношениям с контрагентами, как к «рамочным». Рекомендации, с помощью которых можно минимизировать налоговые риски
  18. Как меньше рисковать при выборе контрагентов
  19. Риски, которые нужно учитывать при заключении договоров
  20. Как организовать мониторинг контрагентов
  21. Проверка контрагента на платежеспособность
  22. Уменьшаем риски при выборе контрагентов
  23. Исключаем риски при заключении договора
  24. Как наладить мониторинг партнёров по бизнесу
  25. Проверяем платёжеспособность партнёра

Система минимизации рисков работы с контрагентами

Как снизить риски при работе с контрагентами

Пошаговая программа по внедрению инструментов снижения рисков работы с контрагентами.

Что вы получите от внедрения системы минимизации рисков работы с контрагентами:

  • Алгоритмы, выполняя которые вы правильно выстроите договорную работу с клиентом с точки зрения безопасности.
  • Механизмы безопасной работы с контрагентами на условиях отсрочки платежа либо по предоплате.
  • Пошаговый алгоритм проверки контрагента, который позволит отсеять «опасных» клиентов.
  • Скрипты действий при невыполнении контрагентом условий договора.
  • Актуализацию бизнес-процессов косвенно связанных с договорной деятельностью.

Эта система для организаций малого и среднего бизнеса которые регулярно работают с контрагентами по следующим направлениям:

  • оказание услуг — от частных консультаций до аудиторских и консалтинговых компаний;
  • оптовая продажа — от посредника до крупных оптовиков;
  • магазины — от небольшого интернет магазина до сети;
  • производство — от небольшого семейного бизнеса до завода.

Это про Вас?

  • Вы периодически заключаете договора с контрагентами, которые преднамеренно не выполняют своих обязательств.
  • Вы регулярно и успешно работаете с контрагентом, но когда у него начинаются проблемы, он платит кому-то, но не вам.
  • Для того, чтобы принять разовое решение работать с контрагентом или нет, вам приходится обращаться к очень дорогим «консультантам», поскольку ваши сотрудники не умеют этого делать.
  • Налоговая вам предъявляет налоговые претензии за вашего контрагента, поскольку он не заплатил НДС, а вы его учли.
  • Ряд договоров заключен на такие суммы, что, при невыполнении любого из них, ваша организация обанкротится.
  • При просрочке исполнения договора вы каждый раз либо не знаете как поступить, либо постоянно выслушиваете обещания о том, что «завтра все будет», либо обращаетесь в суд, но к моменту получения исполнительного листа с контрагента уже нечего взять.
  • Ваши сотрудники периодически вступают в сговор с контрагентами, за откат контрагенты получают очень выгодные условия, а вы недополучаете прибыль.

Если хотя бы один из этих фактов про вас, то внедрение моей системы безопасной работы с контрагентами существенно поможет сократить расходы:

Внедрение системы безопасной работы с контрагентами состоит из следующих этапов:

1.Проведение детального аудита бизнес-процессов и выявление рисков работы с контрагентами — проводится анализ существующих бизнес-процессов связанных с договорной деятельностью и выявляются их недостатки:

  • изучается специфика деятельности организации;
  • разбираются все произошедшие негативные события связанные с контрагентами;
  • анализируются внутренние нормативные документы;
  • анализируется деятельность сотрудников;
  • разрабатывается индивидуальная программа внедрения системы безопасной работы с контрагентами для вашей организации.

Результат: Детальное понимание, что делаете не так при работе с контрагентами.

2. Организация договорной работы включает общие подходы к заключению договоров в организации, обычно реализуется в виде отдельного документа и включает в себя:

  • перечень документов, представляемых контрагентами для заключения договоров;
  • порядок рассмотрения и согласования договоров (типовых и не типовых, в обычном и срочном порядке);
  • контроль над исполнением договора;
  • прием исполненных обязательств по договору.

Результат: Безопасный алгоритм рассмотрения, согласования и подписания договоров в вашей организации.

3. Кредитная политика организации — это видение организации о том, с кем работать и на каких условиях при работе с дебиторской задолженностью, обычно выражается в виде одноименного документа, который включает:

  • требования к контрагентам;
  • порядок расчета лимитов на контрагентов;
  • обеспечение исполнения договора;
  • формирование наценки за риск и пользование финансовыми ресурсами;
  • контроль за дебиторской задолженностью организации.

Результат: Формализованные требования к контрагентам в вашей организации и алгоритм формирования условий сотрудничества в зависимости от надежности контрагента.

3. Порядок проверки контрагента — включает перечень мероприятий по оценке надежности организации:

  • посредством информационно-аналитических систем;
  • проверка контрагентов с позиции налоговых рисков (должная осмотрительность);
  • сбор и анализ информации из открытых источников;
  • оценка оперативными методами.

Результат: Алгоритм проведения оценки надежности контрагента включающий, в том числе, скрипты оперативных методов получения информации о контрагенте.

4. Работа с просроченной дебиторской задолженностью —  возможные действия организации по взысканию просроченной дебиторской задолженности (как судебными, так и внесудебными методами):

  • работа на стадии краткосрочной задолженности;
  • работа на стадии длительной задержки оплаты;
  • методы воздействия на контрагента;
  • реструктуризация дебиторской задолженности;
  • взыскание дебиторской задолженности через суд.

Результат: Алгоритм действий в зависимости от времени просрочки и сложившейся ситуации, скрипты общения с контрагентом и шаблоны писем.

5. Актуализация бизнес — процессов, косвенно связанных с договорной деятельностью:

  • кадровая политика в отношении сотрудников, работающих с дебиторской задолженностью;
  • антикоррупционные меры в области договорной работы;
  • регистрация и учет задолженности;
  • инвентаризация дебиторской задолженности;
  • порядок действий при наступлении срока возврата;
  • анализ эффективности работы с дебиторской задолженностью.

Результат: Письменные рекомендации по изменению указанных бизнес-процессов.

6. Повторное проведение детального аудита бизнес-процессов  — проводится анализ эффективности внедренных мероприятий:

  • анализируется деятельность сотрудников организации по выполнению внедренных алгоритмов;
  • при необходимости вносятся доработки;
  • при необходимости проводится обучение сотрудников.

Результат: Оценка эффективности внедренных мероприятий.

Почему это работает? 

С рисками работы с контрагентами сталкивается большинство организаций вне зависимости от их размера. На проводимых мной очных семинарах я регулярно общаюсь с сотрудниками служб безопасности предприятий крупного и среднего бизнеса разных отраслей экономики.

Мы обмениваемся опытом, рассматриваем случаи реализации рисков работы с контрагентами и анализируем причины случившегося. Применяемые крупным бизнесом методики являются наиболее эффективными: полностью невозможная к взысканию дебиторская задолженность образуется достаточно редко.

При проведении консультаций и аудита малого бизнеса я вижу обратную ситуацию: во многих случаях не используются даже элементарные способы снижения рисков, а если они и применяются, то их эффективность невысока.

Поэтому мои рекомендации основаны на методиках, применяемых крупным бизнесом, с поправкой на специфику малого и среднего бизнеса.

  • А может быть Вы уверены в том, что в Вашей организации все хорошо организовано? Или вдруг Вы считаете, что затраты на внедрение превысят убытки от не возврата дебиторской задолженности? Давайте не будем гадать, я проведу экспресс-аудит, и вы сами сделаете вывод о том, нужно ли Вам что-то менять. Кроме этого я бесплатно дам несколько рекомендаций, как улучшить работу с контрагентами. Подробнее.

Источник: http://vkrupenkov.ru/bezopasnaya-rabota-s-kontragntami/

Как минимизировать риски при заключении договора? | Юридическое Бюро Ольги Абраменко

Как снизить риски при работе с контрагентами

Напишешь пером, не вырубишь и топором.

Русская народная поговорка.

Для начала давайте разберем, что такое риск?

Предприниматель или иная коммерческая организация, осуществляет свою предпринимательскую деятельность на свой риск.

Риск- это опасность возникновения непредвиденных потерь, дохода, убытков, денежных средств, имущества и других ресурсов организации.

Возникновение рисков может быть связано с  экономической ситуацией в стране, неблагоприятными обстоятельствами, форс-мажорными обстоятельствами которые мы предугадать не можем и т.д.

Наиболее опасны риски с реальной вероятностью уровня потерь, которые приводят к убыткам. Предпринимательский риск это вероятностная категория и зависит от непосредственной деятельности самого предпринимателя.

Почему нужно серьезно отнестись к подписанию договора?

Во первых: суд трактует договора буквально! Как написано, так и понимаем.

Во вторых: Вы  минимизируете риски и тем самым уменьшаете вероятность наступления неблагоприятных последствий.

Что  при заключении договора  может привести к рискам, а в последствие к убыткам организации.

  • Как ни странно это звучит, но это излишняя доверчивость. Да Вы не ошиблись, доверчивость и не желание подумать, чем может обернутся, то  или иное действие.

Доверчивость руководителя или предпринимателя к своим контрагентам, которые могут и злоупотребить этой доверчивостью, себе  в угоду.

Например: «Подписывай, там все стандартно, ничего страшного. Ты, что мне не доверяешь?»

  • Отсутствие специальных знаний. Предприниматели не обязаны иметь юридическое образование, но они могут повышать свою юридическую грамотность.

Многие поясняют: «Да я откуда знал, что этот пункт мне боком выйдет? Я не юрист!»

Нехватка времени – это основная причина, по которой люди в спешке подписывают все не читая. А если еще  сроки горят  и объект срочно сдавать надо, то здесь точно никто читать договора не будет.

  • Небрежность. Действия из разряда, «и так сойдет!»

Какие риски могут возникнуть?

Никто не говорит, что предприниматель обязан работать без ошибок. Вести бизнес в современных условиях это уже риск и каждый предприниматель имеет право ошибаться, но при этом его должен защищать закон, а предприниматель должен действовать разумно и осмотрительно.

Существует большое количество видов рисков производственный, коммерческий, финансовый (кредитный), инвестиционный, рыночный и т.д.. Я не буду описывать все эти глобальные риски, а остановлюсь только на маленькой части рисков, которые могут возникнуть, если не уделить должного внимания  к заключаемому договору.

  • Риск не своевременного исполнения обязательств (не своевременной поставки, выполнения работ и т.д.)

К примеру, когда в договоре не прописан срок исполнения обязательств или прописан короткий срок «без запаса» времени на непредвиденные ситуации (поломка машины доставляющей товар и т.д.)

  • Риск увеличения дебиторской задолженности.

Например: Вы в договоре  предоставили большую отсрочку платежа, что в последствии может привести к увеличению дебиторской задолженности и не своевременному исполнению Ваших обязательств перед другими кредиторами (платеж по кредиту) и т.д.

  • Риск возникновения убытков, неустоек, пеней, штрафов и т.д.

Скажем в договоре на Вашу сторону возложено много санкций «на все случаи жизни и за любую провинность».

Указана подсудность в другом городе, что может привести к увеличению судебных расходов на представителя, так как юристу нужно будет оплачивать дорогу и командировочные.

Возложены обязанности произвести  такие действия, которые могут привести к большим финансовым затратам например: обязанность застраховать свою ответственность перед заказчиком. Получить разрешение на работы, которое в принципе должен получать заказчик, а не исполнитель.

Может быть возложена обязанность за соблюдение норм пожарной безопасности в помещении, что в последствии приведет к возложении административного штрафа на Вас как на арендатора этого помещения и т.д.

Например: Вы являетесь плательщиком НДС и подаете декларацию на возмещение НДС. Налоговая инспекция в ходе камеральной проверки декларации с НДС, может потребовать любые документы, подтверждающие заявленные вычеты.

Это счета-фактуры; договора; первичные бухгалтерские документы и т.д.

и  налогоплательщик обязан выполнять законные требования налогового органа, в том числе в части представления документов, необходимых для контроля за исчислением и уплатой налога.

Иначе налоговый орган может отказать в возмещении НДС.

А теперь представьте, что в Вашем договоре не возложена ответственность на контрагента за предоставление тех или иных документов, которые Вы будете обязаны предоставить в  налоговую? Что сделает налоговая в этом случае? Правильно, откажет Вам в возмещении НДС и доначислит налог на прибль! Деньги потеряны.

Еще, это может побудить налоговый орган для дальнейшей проверки, например: получения налогоплательщиком необоснованной налоговой выгоды. То есть,  использование в хозяйственной деятельности “фирм-однодневок”. Но об этом, мы поговорим подробней в другой статье.

И многое, многое  другое….

    Как можно минимизировать риски при заключении договора?

  • Привлекать к разработке, проверке договоров, контрактов специалиста, юриста, адвоката;
  • Проявление осмотрительности, анализ существующей проблемы, для достижения эффективного результата. Проверка своих контрагентов и т.д.;
  • Прогнозирование направления развития рыночных условий (спроса и предложения и т.д.)
  • Страхование рисков своей деятельности
  • Резервирование денежных средств на возмещение непредвиденных расходов (резервный фонд)

Что нужно сделать для  минимизации рисков, перед заключением договора?

  • Не спешим, читаем, изучаем, отстаиваем. Боритесь за каждый пункт договора, путем подписания протокола согласования разногласий.
  • Прописывайте в договоре все как можно подробней (работы, сроки, специальные условия, ответственность и т.д.) Обезопасьте себя заранее.
  • Поступивший договор от контрагента изучаем «под микроскопом», тщательно фиксируя те пункты, которые Вас не устраивают. Отстаивайте их в переговорах. Оформляйте изменения в письменном виде с подписями двух сторон. (например: в виде дополнительного соглашения)
  • Привлекайте к проверке юристов по арбитражным спорам или адвокатов, людей специализирующимся в этой области.
  • Разработайте договор именно для Вашей организации, под Ваш вид деятельности. Используйте его при работе с контрагентами. Вам будет спокойней.
  • Проверьте контрагента на нескольких сервисах:

 kaluga.arbitr.ru (Арбитражный суд Калужской области, в разделе картотека дел);  nalog.ru (Федеральная налоговая служба в разделе риски бизнеса: проверь себя и контрагента);

 fssprus.ru (Федеральная служба судебных приставов в разделе: банк данных исполнительных производств).

Вы узнаете не только о том действующая ли организация заключает с вами договор, а так же не находится ли она в стадии ликвидации или банкротства, не находятся ли руководители этой организации в списке дисквалифицированных лиц, а так же имеется ли у контрагента невыплаченная задолженность по исполнительным листам и многое другое.

  • Запросите у контрагента правоустанавливающие документы (копию устава, выписки, свидетельств, приказа и протокола на директора, копию его паспорта, доверенности и т.д. (сохраните эти документы на случай проверки налоговой).
  • Если Вы работаете в достаточно рисковом сегменте рынка, застрахуйте свою ответственность.

Заключаем договор.

  • Внимательно читайте, то что Вы подписываете. Если Вы не согласны или сомневаетесь, возьмите паузу, не подписывайте документы до тех пор пока все сомнения не будут устранены. Это позволит Вам  избежать ошибок.
  • Подписываете каждый лист договора, это позволит избежать подделок страниц в договоре.
  • Подписывая приложения к договору, обязательно сохраняйте Ваши экземпляры.
  • Сохраните всю переписку, в том числе и электронную, которая велась до заключения договора (письма, электронные письма телеграммы, факсы и иные документы.) Это позволит отстоять Ваши интересы, если сторона откажется заключать договор и придется обращаться в суд.

Подходите к заключению договора ответственно. Обращайтесь  к  юристам, к адвокатам специализирующихся в области договорного права.  Минимизируйте риски еще на стадии заключения договора.

Руководитель  юридического бюро Абраменко О.В.

При перепечатке ссылка на автора и сайт первоисточник обязательна.

2018г. (с) abramenko.pro  

Источник: https://abramenko.pro/blog/kak-minimizirovat-riski-pri-zaklyuche/

Garant.ooo • Как снизить налоговые риски в договоре? • Мнения автора

Как снизить риски при работе с контрагентами

Хочу поделиться своим мнением относительно снижения налоговых рисков. На примере оформления договорных отношений с контрагентами. Статья ответит на главный вопрос — Что можно прописать в договоре, чтобы снизить налоговые риски?

В первую очередь, необходимо знать три основных принципа налогового планирования при заключении договоров:

  • договор должен быть юридически безупречным, не допускающим переквалификации сделки и признания ее фиктивной;
  • все сделки должны иметь четко выраженную деловую цель;
  • договорные цены должны быть обоснованы.

Скажу сразу, любой бизнес индивидуален, и идеальный для Вас вариант любых формулировок необходимо продумать и согласовать с юристом. Приведу основные тезисы.

Прописываем в договорных отношениях подтверждение деловой репутации контрагента

«Для осуществления финансово-хозяйственных отношений при заключении настоящего договора Поставщик обязуется предоставить Покупателю заверенные копий учредительных документов Поставщика (Свидетельство о постановке на учет российской организации в налоговом органе, свидетельство о государственной регистрации юридического лица, устав, решение учредителя (протокол собрания учредителей), копия паспорта единоличного исполнительного органа, штатное расписание, выписку из ЕГРЮЛ, лицензии (при наличии), договор аренды помещения (при наличии)).

С целью подтверждения своей деловой репутации при заключении настоящего договора Поставщик обязуется предоставить Покупателю гарантийное письмо о производственных мощностях Поставщика, а также (при наличии): благодарственные письма от иных контрагентов Поставщика, бухгалтерский баланс, справку об отсутствии задолженности по налоговым платежам.

Для осуществления финансово-хозяйственных отношений при заключении настоящего договора Покупатель обязуется предоставить Поставщику копий учредительных документов Покупателя (Свидетельство о постановке на учет российской организации в налоговом органе, свидетельство о государственной регистрации юридического лица, устав, решение учредителя (протокол собрания учредителей), копию паспорта единоличного исполнительного органа)»

В преддверие подтверждения выполнения договорных отношений Вы должны сформировать расширенный пакет сведений о своих партнерах. (Изучение деятельности будущего контрагента).

В данный пакет документов входит:

  • Документы, не связанные с мониторингом различных онлайн-ресурсов. Заверенные копии документов, подтверждающие полномочия руководителя и лиц, выступающих от имени контрагента; заверенные копии учредительных документов; карточка контрагента с реквизитами, фактическим и юридическим адресом, банковскими реквизитами; выписка из ЕГРЮЛ; копии документов, удостоверяющих личность лица, выступающего от имени контрагента.
  • Документы, связанные с мониторингом различных онлайн-ресурсов. Сведения о наличии лицензий, участии в СРО; бухгалтерский баланс; справка об отсутствии задолженности по налоговым платежам; отчет о финансовом результате; сведения о местонахождении складских и (или) производственных и (или) торговых площадей; мониторинг рынка аналогичных услуг — запрос предложения, сбор информации о конкурентных предположениях и др.
  • Дополнительные документы, связанные с проверкой добросовестности контрагентов. Формирование скрин-шотов страниц сайта контрагента; анализ рекламных материалов; рекомендации партнеров; сбор информации о текучести персонала; номера мобильных и стационарных телефонов контрагента;

Частая претензия налоговых инспекторов — отсутствие производственных мощностей (ресурсов) для осуществления сделки.

  Зафиксируйте, что поставщик имеет все возможности и ресурсы для проведения соответствующей сделки. Например.

Сохраните документы, подтверждающие качество товара: паспорт, сертификат соответствия, патент, письмо от производителя о том, что продавец — его официальный представитель или дистрибьютор.

Прописываем в договорных отношениях обязательства поставщика в своевременности и корректности отражения бухгалтерской и налоговой отчетности в отношении сделки с Вашей компанией

Вы должны в договорных отношениях зафиксировать тот факт, что целью сторон договора ни в коем случае не может быть уход от налогов. Всю информацию по сделке с Вашей компанией поставщик должен своевременно и корректно отражать в своей бухгалтерской и налоговой отчетности, в том числе в книгах покупок и продаж.

«Гарантии и обязательства.

Продавец (поставщик) гарантирует, что: зарегистрирован в ЕГРЮЛ надлежащим образом; уплачивает все обязательные налоги и сборы, ведет бухгалтерский и налоговый учет, а также своевременно подает в налоговые и иные госорганы отчетность; его единоличный исполнительный орган находится и осуществляет функции управления по месту регистрации юридического лица, и в нем нет дисквалифицированных лиц; и т.д.

Если Продавец нарушит указанные гарантии или законодательство (в том числе налоговое), он обязуется возместить Покупателю ущерб, который последний понес вследствие таких нарушений. При этом правонарушения должны быть отражены в решениях налоговых органов.

Помимо ущерба Продавец, нарушивший гарантии, возмещает Покупателю все убытки, вызванные таким нарушением. Срок возмещения ущерба и убытков — 20 (Двадцати) календарных дней со дня получения мотивированного требования от Покупателя.»

или общими словами:

«Взыскание любых неустоек, штрафов, пеней, предусмотренных законодательством Российской Федерации и/или настоящим Договором, за нарушение любого обязательства, вытекающего из настоящего договора, не освобождает стороны от исполнения такого обязательства в натуре.

При этом в случае если в результате нарушения одной из Сторон любого из обязательств, вытекающих из настоящего Договора, другой Стороне были причинены убытки, последняя имеет право взыскать со Стороны, нарушившей обязательство, указанные убытки в полном объеме»

Не относитесь к договорным отношениям с контрагентами, как к «рамочным». Рекомендации, с помощью которых можно минимизировать налоговые риски

  • Договорными отношениями должна быть в обязательном порядке предусмотрена достоверная ответственность сторон и оплата за товар (выполненные работы, оказанные услуги).
  • В тексте договора и приложениях не должно быть противоречий. Наименование приобретаемых товаров (работ, услуг), содержащееся в отчетных документах должно соответствовать договору.
  • Договор должен содержать условия транспортировки товара — порядок доставки товара и за чей счет она осуществляется (силами поставщика, покупателя, перевозчика т. д.).
  • Договорными отношениями должна быть предусмотрена возможность обмена деловой перепиской — почтовая переписка, факс, телефон и электронная почта.В обязательном порядке рекомендую отразить конкретный телефон, конкретную электронную почту. Тем самым Ваша электронная переписка (мессенджер, электронная почта) будет являться надлежащим письменным доказательством в арбитражном суде.
  • Не используйте «общепринятые» дополнения к договору — контракт, соглашение, дополнение, изменения, спецификации. Что же это даст? — выигранное время на определенную подготовку при стандартных требованиях налоговых органов.

Стандартное требование налогового органа содержит: договор (контракт, соглашение) со всеми дополнениями, соглашениями, изменениями и спецификациями. Нестандартным примером дополнения к договору является: протокол согласования стоимости товара (работ, услуг), протокол согласования заявок.

  • Правильно раскрывайте суть сделок в первичной документации или договоре. Обращайте внимание на формулировки.

На примере оказания услуг по грузоперевозке. Зачастую транспортные компании в первичной учетной документации отражают короткое наименование услуги — «оказание транспортных услуг». Данное обоснование не информативно. Рекомендую отражать более развернутую, но одновременно и краткую информацию «оказание транспортных услуг за период с … до …» или «оказание транспортных услуг по заявкам №…».

На примере ремонта сетей водоснабжения. Вам необходимо произвести раскопку грунта.

В соответствии с требованиями муниципальных образований после проведения раскопок, Вам необходимо восстановить нарушенное благоустройство.

Если вместо таких формулировок, как «благоустройство», «озеленение территории», либо «посев травы», Вы напишите «восстановление нарушенного грунтового слоя», то налоговые риски существенно снизятся.

@garant_ooo

Вам также может понравиться

Источник: https://garant.ooo/blog/mneniya-avtora/kak-snizit-nalogovye-riski-v-dogovore/

Как меньше рисковать при выборе контрагентов

Как снизить риски при работе с контрагентами

При мониторинге изменений по контрагентам должны обязательно привлечь внимание судебные споры, исполнительные производства, факт подачи заявления о признании должника несостоятельным банкротом, приостановление действия по счетам со стороны налоговых органов — это указывает на то, что либо контрагент не сдал отчетность, либо он не вносит обязательные платежи. Поэтому если изменения не отслеживаются, то компания сильно рискует.

Другая группа рисков сопряжена с получением не всех документов — налоговая может расценить это как непроявление должной осмотрительности и отношения с неплатежеспособным контрагентом либо фирмой-однодневкой.

Впоследствии эти риски могут привести к таким негативным последствиям, как просроченная дебиторская задолженность (от этого себя можно обезопасить определением способа обеспечения обязательств контрагентов), судебные и другим расходам (уплата НДС при реализации, налога на прибыль), неисполнение решения суда и убытки.

Риски, которые нужно учитывать при заключении договоров

Самые важные моменты при заключении и исполнении договора — включение рискованных условий в тело договора, контроль исполнения договора с помощью чек-листа и проверка полномочий лица, которое подписывает договор. В противном случае договор будет признан незаключенным или его затруднительно будет исполнить.

  1. В договоре нет необходимых условий либо условия невыгодные.

Пример рискованного условия — когда оплата выполненных работ и оказанных услуг проводится в течение пяти рабочих дней с даты выставления счета. Отчет пяти дней начинается с даты предъявления счета, что сложно подтвердить как юридический факт.

Доказать, что вы предъявляли счет, может быть сложно без печати.

  1. Исполнение договора не контролируется (может привести к просрочке исполнения обязательств и штрафам).

Эту проблему поможет решить чек-лист, который составляет юрист после заключения договора. Его можно прикрепить к листу согласования или к самому договору.

Чек-лист поможет исполнителю, работающему с контрагентом, лучше понять, какие условия должен исполнять контрагент и организация, которую он представляет.

  1. Нет лицензии или разрешения для выполнения работ.
  2. Нет полномочий на подписание договора.

Нужно быть уверенным в том, что тот, кто подписывает документы по доверенности, имеет на это право. Иногда для подтверждения этого права необходим дополнительный документ.

  1. Валютный контроль (может быть связан с ненадлежащим способом исполнения обязательств и привести к штрафам).

Впоследствии эти риски могут привести к следующим негативным последствиям:

  • Договор может быть признан незаключенным. Это означает, что стороны не согласовали существенные условия согласно гражданскому законодательству.
  • Отсутствует способ обеспечения обязательств. В договоре можно предусмотреть неустойку на случай, если контрагент не исполняет свои обязательства. Это может быть штраф или фиксированная ежедневная сумма выплат.
  • Исполнение договора затруднено.

Например, сдача-приемка работ по договору подряда подразумевает пакет документов, который должен сдать заказчик (например, КС-2, КС-3, форма КС6А, акт выполненных работ, справка о стоимости выполненных работ).

Если такие документы нужно предоставить в нескольких экземплярах, причем какие-то в электронном, а какие-то в печатном виде, и с договором работают 20-30 человек, им может быть сложно разобраться во всех условиях и корректно подготовить документы.

Выполненные работы невозможно будет сдать, и это приведет к просрочке исполнения обязательств, штрафам и убыткам.

  • Возникла просрочка исполнения обязательств.
  • Договор признан недействительным.

В результате можно столкнуться с тем, что контрагент не исполняет условия договора, а получение денежных средств затягивается. Компания сталкивается со штрафами и просроченной дебиторской задолженностью.

Это не всегда ведет к убыткам, при надлежащей работе в досудебном и судебном порядке и использовании неустойки риски можно снизить.  

Как организовать мониторинг контрагентов

Прежде всего полезно автоматизировать бизнес-процессы по проверке и мониторингу контрагентов. О том, как это сделать, мы писали в предыдущей статье.

Чтобы снизить риски при заключении договора и дальнейшей работе с контрагентом, в первую очередь проверьте его платежеспособность.

Не забывайте также контролировать исполнение локальных нормативных актов. Регулируйте действия сотрудников, связанные с проверкой и мониторингом контрагентов (эту функцию можно возложить на руководителя, аудитора или самих сотрудников).

И еще важно проявлять должную осмотрительность, так как отношения с фирмами-однодневками, неисполнение денежных обязательств грозят судами и штрафами.

Обратите внимание на дело А55-2994/2017 Арбитражного суда Самарской области, которое связано с требованием завода «Продмаш» признать действия налоговой в доначислении НДС и налога на прибыль, штрафа и неустойки на сумму более 60 млн руб. незаконными.

Апелляционное постановление отменило решение первой инстанции, и все дальнейшие попытки завода изменить судебный акт апелляционной инстанции были безуспешными.

Во время допроса сотрудников компаний выяснилось, что некоторые лица при заключении договоров были под заключением или их не было в живых.

Снизить риски в работе с контрагентами можно, если получать от них нужные документы и правильно их хранить. Какие документы важно запросить:

  • учредительные документы: устав, свидетельство о госрегистрации, ОГРН, ИНН, протокол или решение о назначении генерального директора, приказ о назначении гендиректора;
  • договор аренды на юридический адрес;
  • копию карточки с образцами подписи и оттиском печати, чтобы сравнить подпись на договоре и подпись, которая зарегистрирована в банке, у единоличного исполнительного органа, если он подписывает договор;
  • документы, подтверждающие мощности контрагента (если он предоставляет услуги или дает технику в аренду, подтверждением мощности будут документы на право собственности на строительную технику или транспорт; если контрагент сдает в аренду недвижимость, нужен договор аренды или документы, подтверждающие собственность).

Важна переписка с контрагентом и коммерческие предложения, полученные от него. Они служат свидетельством общения с контрагентом, выбора контрагента, подтверждения мощности, доказательства ценовой политики, положения определения работы с поставщиками при споре с налоговым органом.

Постоянное наблюдение за контрагентом позволяет вовремя предпринять правильные шаги и скорректировать работу.

Что важно делать:

  • Отслеживать поступление исков, исполнительные производства и блокировки счетов у контрагентов.

Это позволит вам снизить риски, не предоставляя контрагенту отсрочку. Если в мониторинг поступает такая информация, достаточно собрать кредитный комитет и больше не работать с контрагентом в рассрочку, а работать по предоплате. Это можно прописать в положении о товарном кредите.

  • Обращать внимание на сертификаты и декларации, чтобы понять, что компания импортирует или экспортирует и из каких стран.
  • При взыскании дебиторской задолженности можно установить, насколько должник исполнил обязательства по лизинговым платежам определенной компании, сделав запрос от имени судебных приставов.

Нужно определить, насколько погашена задолженность, ввести запрет на уступку прав. Если контрагент не справится с финансовыми обязательствами по оплате лизинговых платежей, выкупные платежи, уплаченные должником по лизингу, должны быть возвращены ему. Вы можете претендовать на эти деньги как кредитор.

  • Момент оплаты счета должен быть четко связан с исполнением обязательств. Оплата должна производиться после подписания КС-2 и КС-3 в течение нескольких дней.

Если контрагент уклоняется от подписания форм КС, и в договоре есть условие, что при отсутствии мотивированных возражений вы вправе подписать документ в одностороннем порядке, это будет являться надлежащим исполнением обязательств и работы будут выполненными. В суде это станет основанием для взыскания дебиторской задолженности.

  • Проверяя вакансии контрагента, можно узнать о его активности и о том, какие сотрудники ему требуются — грузчик или коммерческий директор.

Если указана заработная плата свыше 100 000 руб. и нанимается 5-10 сотрудников, это может указывать на крупный размер компании.

  • Заключая соглашение о неразглашении коммерческой тайны, предварительно нужно определить, что является коммерческой тайной.

В организации должно быть положение с перечнем коммерческих тайн. С контрагентом нужно заключить соглашение и взыскать с него убытки, если он его нарушит.

  • Договор аренды по юридическому адресу говорит о том, что там находится единоличный исполнительный орган.

Контрагент вправе иметь обособленное подразделение и работать по другому адресу. В этом случае правильно будет запросить еще один договор аренды.

  • Получение расписки — это дополнительное денежное обязательство.

Договор займа считается не с момента подписания, а с момента передачи денег. Если доказано, что денежные средства не передавались, долг не признают. Если договор заключается, когда нет реальной передачи денег, нужны дополнительные доказательства. Два свидетеля указывают, что передача денег состоялась, нужны свидетельские показания или заключение нотариуса.

Проверка контрагента на платежеспособность

На ненадежность и неплатежеспособность контрагента указывает множество маркеров. Отслеживать их можно как с помощью различных официальных ресурсов, таких как картотека арбитражных дел и сайт службы судебных приставов, так и с помощью специальных автоматизированных информационных систем.

Что следует проверить:

На сайте ФНС есть система информирования банков по приостановке действия по счетам. Можно узнать, что у контрагента есть проблема с уплатой налога или предоставлением отчетности. По БИК можно определить, какие счета открыты у контрагента.

Это показывает активность контрагента, его работу в различных сегментах бизнеса, реальную деятельность и контрактные кейсы в последнее время.

  • другие параметры, которые характеризуют платежеспособность контрагента.

Источник: https://kontur.ru/articles/4834

Уменьшаем риски при выборе контрагентов

Как снизить риски при работе с контрагентами

Прежде чем работать с контрагентом, следует узнать, с кем вы собираетесь иметь дело. Если упустить из внимания кажущиеся незначительными детали, в будущем можно получить просроченную дебиторскую задолженность, понести убытки и долго судиться. Какие детали следует отмечать и что считать тревожным?

Отслеживая изменения по контрагентам, необходимо брать на заметку судебные разбирательства, исполнительные производства, заявления о банкротстве, а также на блокировку счетов по распоряжению налоговой службы, которая бывает при несвоевременной сдаче бухгалтерской отчётности или непоступлении обязательных платежей. Так что, если не мониторить изменения, можно столкнуться с большими неприятностями.

Ещё один источник потенциальных рисков — это неполный пакет документов, полученный от контрагента. Инспекторы могут счесть это как непроявление должной осмотрительности и сотрудничество с фирмой-однодневкой.

Вышеописанные факторы риска нередко приводят к таким неприятным ситуациям, как просроченная дебиторская задолженность (подстраховаться от этого можно, определив способ обеспечения обязательств партнёров), судебным и не только издержкам (налог на прибыль, выплата НДС при реализации), невыполнение судебных решений и вследствие всего этого — убытки.

Исключаем риски при заключении договора

Важнейшие задачи при подписании и выполнении договора — включить условия, связанные с факторами риска, в тело договора, контролировать выполнение договора, используя чек-лист, а также не забыть проверить полномочия сотрудника, который собирается подписать документ. Если этого не сделать, договор могут признать недействительным либо он окажется трудновыполнимым.

  1. Нужные условия либо вообще не прописаны в договоре, либо они являются невыгодными.

Например, рискованным условием можно счесть то, что оплачивать выполненные работы или оказанных услуги необходимо в течение четырёх рабочих дней с момента предъявления счёта. Начальной точкой, от которой отсчитываются четыре дня, в нашем случае будет дата выставления счёта, что сложно подтвердить как юридический факт.

Без печати будет трудно доказать, что счёт всё-таки предъявлялся.

  1. Нет контроля за выполнением договора (есть риск просрочить выполнение обязательств и быть оштрафованным).

От этого фактора риска вас избавит чек-лист. Он составляется после заключения договора грамотным юристом и крепится к листу согласования или непосредственно к договору.

Чек-лист уточняет, какие именно условия обязан исполнить конкретный партнёр и представляемая им компания.

  1. Отсутствует лицензия/разрешение на проведение необходимых работ.
  2. У подписанта отсутствуют полномочия, чтобы подписывать договор.

Обязательно следует убедиться в том, что сотрудник, подписывающий по доверенности договор или иные бумаги, действительно вправе это делать. Для доказательства этого могут потребоваться дополнительные документы.

  1. Валютный контроль (проблемы с этой стороны могут касаться ненадлежащего способа выполнения обязательств, что ведёт к штрафам).

Эти негативные факторы в будущем могут породить проблемы:

  • признание договора незаключённым, т.е. важные условия не согласованы контрагентами в соответствии с гражданским законодательством
  • не предусмотрен метод обеспечения заявленных обязательств. Возможное решение — указать в условиях договора неустойку, которую придётся платить партнёру, не выполнившему своих обязательств. Эту роль может сыграть как разовый штраф, так и ежедневные выплаты некой фиксированной суммы
  • возникнут препятствия для выполнения договора

К примеру, существует набор документов, который заказчик обязан сдать при сдаче-приёмке работ по договору подряда (к примеру, КС-2, КС-3, КС-6А, справка о стоимости выполненных работ, акт выполненных работ).

Бывает, что необходимо предоставлять несколько экземпляров подобных документов, при этом часть из них в электронном виде, а часть — на бумаге.

Если с такими документами должны разбираться 20-30 сотрудников, им будет трудно вникнуть во все детали и правильно оформить документы.

В итоге сдать готовый результат работы будет нельзя, а значит, формально вы просрочите выполнение обязательств, будете оштрафованы и понесёте убытки.

  • выполнение обязательств просрочено
  • договор признали недействительным

Вышеописанные риски могут привести к тому, что партнёр не выполняет условия договора, или к задержке получения денег. Фирма подвергается штрафам и имеет дело с просроченной дебиторской задолженностью.

Это не всегда ведёт к убыткам, при надлежащей работе в досудебном и судебном порядке и использовании неустойки риски можно снизить.

Как наладить мониторинг партнёров по бизнесу

Во-первых, существуют методы автоматизации бизнес-процессов, касающихся проверки контрагентов и мониторинга изменений у них. Для минимизации рисков, первым делом проверяйте платёжеспособность будущего партнёра и только потом заключайте договор и продолжайте работать с ним.

Во-вторых, следует держать под особым контролем соблюдение местного законодательства и внутреннего регламента фирмы. Следите за действиями работников, направленными на проверку контрагентов и их мониторинг.

В-третьих, не следует забывать о должной осмотрительности и избегать взаимодействия с фирмами-однодневками, невыполнение финансовых обязательств приводит к штрафам и судебным разбирательствам.

В качестве примера рассмотрим дело А55-2994/2017 Арбитражного суда Самарской области, связанное с тем, что «Завод Продмаш» потребовал счесть незаконными действия ИФНС по доначислению НДС и налога на прибыль, штраф и неустойки, в общей сложности превышающих 60 млн руб.

В результате рассмотрения апелляции решение суда первой инстанции было отменено. Последующие попытки завода повлиять на решение апелляционной инстанции ни к чему не привели.

Допрос работников организаций показал, что отдельные лица при заключении договоров на самом деле находились в тюрьме или вовсе были уже мертвы.

Не забывайте запрашивать необходимые документы от контрагентов и храните их правильно. Это уменьшит риски в будущем. Что именно нужно запрашивать:

  • учредительные документы: устав, свидетельство о государственной регистрации, ОГРН, ИНН, протокол или решение о назначении руководителя, приказ о назначении гендиректора
  • копию карточки с образцами печати и подписи (для сравнения подписей в договоре с подписью, зарегистрированной в банке)
  • договор аренды помещения по юридическому адресу
  • документы, которые докажут наличие производственных мощностей потенциального партнёра (если контрагент сдаёт в аренду недвижимость, нужен договор аренды или документы, подтверждающие собственность; если он предоставляет услуги или даёт технику в аренду, подтверждением мощности будут документы на право собственности на строительную технику или транспорт)

Важна переписка с партнёром и направленные им коммерческие предложения. Они подтверждают контакты с контрагентами, отбор контрагентов, доказательства ценовой политики, установленный регламент взаимодействия с поставщиками в случае разбирательства с налоговой инспекцией.

Если постоянно следить за деловым партнёром, можно своевременно принять верное решение и принять меры в соответствии с изменениями.

Что важно делать:

Таким образом, вы уменьшите риски без предоставления отсрочки партнёру. Если при мониторинге обнаружены подозрительные данные, нужно только созвать кредитный комитет и прекратить работу с этой компанией в рассрочку, работать теперь только по предоплате. Такую политику может предусматривать положение о товарном кредите.

  • внимательно изучать декларации и сертификаты, чтобы понять, что компания импортирует или экспортирует и из каких стран
  • в процессе взыскания дебиторской задолженности есть возможность узнать, в какой степени должник выполнил обязательства по лизинговым платежам конкретной организации. Для этого надо направить запрос от лица судебных приставов

Следует уточнить, какая часть долга выплачена, запретить уступку прав. Когда компания не справляется с обязанностью по выплате лизинговых платежей, выкупные платежи, выплаченные должником по лизингу, необходимо ему вернуть. Вы как кредитор вправе предъявить претензию на эти деньги.

  • должна быть чёткая привязка момента оплаты счёта к факту выполнения обязательств. Производить оплату необходимо в течение нескольких дней после подписания КС-2 и КС-3

Ваш партнёр может уклоняться от подписания данных документов. Когда в договоре прописано условие, что, если нет мотивированных возражений, то вы получаете право подписывать эти формы в одностороннем порядке, такой порядок действий сочтут надлежащим выполнением обязательств, а работы — выполненными. На этом основании суд потребует взыскать дебиторскую задолженность.

  • отслеживая вакансии партнёра, можно судить о его деловой активности, а также о том, каких работников ему не хватает — водителя или финансового директора

Размер заработной платы и количество вакансий, может указывать на размер организации.

  • прежде чем заключить соглашение о неразглашении коммерческой тайны, следует уточнить, что следует считать таковой

У компании должно быть положение с перечнем коммерческих тайн. Следует заключить соглашение на эту тему с партнёром и потребовать возмещения убытков в случае нарушения.

  • договор аренды офиса по юридическому адресу фирмы указывает на то, что по этому адресу расположен единоличный исполнительный орган

У партнёра вполне может быть обособленное подразделение по совсем иному адресу. Если оно есть, то полезно запрашивать договор аренды и на этот адрес.

  • получение расписки — ещё одно финансовое обязательство

Договор займа учитывается с момента фактической передачи средств, а не с момента подписания. Если установлено, что деньги не переданы, то и долг не будет признан. Если заключить договор без фактической передачи денег, потребуется дополнительное подтверждение — показания свидетелей (минимум двух) или выданное нотариусом заключение.

Проверяем платёжеспособность партнёра

Определить платёжеспособного и кредитоспособного контрагента можно по многим признакам. Отслеживать которые можно с помощью специальных автоматизированных информационных систем, к примеру Контур.Фокус.

Что именно проверяем:

Всё это послужит проявлению должной осмотрительности. Кроме того, показывает активность контрагента, его работу в различных сегментах бизнеса и реальную деятельность.

Источник: https://kontur-f.ru/news/umenshaem-riski-pri-vybore-kontragentov/

О бухгалтерии
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: