“Как правильно составить “”кадровые”” акты”

Содержание
  1. Локальные нормативные акты организации
  2. А конкретнее?
  3. Разработать, утвердить, согласовать
  4. Как правильно составить ЛНА
  5. И не забудьте о главном
  6. Назначение ответственного за ведение кадрового делопроизводства: приказ, акт и порядок – Ваш дополнительный заработок
  7. Назначаем ответственного за ведение трудовых книжек
  8. Назначаем ответственного за ведение воинского учета
  9. Назначаем ответственного за обработку персональных данных
  10. Назначаем ответственного за ведение табеля учета рабочего времени
  11. Наказание кадровика за нарушение должностных обязанностей
  12. Приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек: обязательный ли это приказ, для чего издается, как оформить
  13. Для чего издается данный приказ
  14. Является ли приказ обязательным для каждой организации
  15. Скачать образец приказа
  16. Как правильно составить приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек
  17. Как составить акт в соответствии с нормами?
  18. Классификация
  19. Нюансы
  20. Общие правила
  21. Как правильно составить акт?
  22. Количество экземпляров
  23. Подписи
  24. Утверждение
  25. Как составить акт приема-передачи?
  26. Законодательная техника
  27. Заголовок
  28. Рубрикация
  29. Особенности оформления бумаг на ж/д транспорте
  30. Трудовое законодательство
  31. Внутреннее делопроизводство
  32. Заключение
  33. Локальные нормативные акты организации: что это, перечень основных документов
  34. Что такое локальные нормативные акты (ЛНА)
  35. Ооо и ип – должны ли формировать лна
  36. Перечень обязательных документов
  37. Как утверждаются ЛНА

Локальные нормативные акты организации

"Как правильно составить ""кадровые"" акты"

В определении понятия «локальные нормативные акты» (далее — ЛНА) большую роль играет ст. 8 ТК РФ. В ней оговорено, что это документы, которые создает организация в рамках своих компетенций с опорой на нормы трудового законодательства.

Еще один важный момент — локальные нормативные акты рассчитаны на неоднократное применение для всех или нескольких работников.

Это значит, что приказ об отпуске на конкретного работника, трудовой договор или график сменности нельзя рассматривать как ЛНА.

ЛНА имеют подзаконный характер, конкретизируют нормы федерального законодательства, уточняют особенности работы у определенного работодателя или на определенной должности. Эти документы позволяют автоматизировать и унифицировать многие процессы в организации.

Очень важно помнить, что ЛНА не могут ухудшать положение работника в сравнении с нормами централизованного законодательства. Например, в Правилах внутреннего трудового распорядка может быть предусмотрен увеличенный дополнительный отпуск определенным категориям работников, но ни в коем случае отпуск не может быть меньше установленного законом.

При этом локальные нормативные акты работодателя должны быть доведены до сведения работника под роспись. Если он не исполняет положений кадрового документа, его можно привлечь к дисциплинарной ответственности. Организации в случае нарушений грозит административная ответственность.

Издавать и утверждать ЛНА могут и обязаны работодатели — юридические лица и индивидуальные предприниматели, если они не относятся к микропредприятиям.

Важно! С 2017 года микропредприятия могут отказаться от утверждения всех или нескольких ЛНА. Такое право им предоставляет новая глава ТК РФ — гл. 48.1 (Федеральный закон от 03.07.2016 № 348-ФЗ). Напомним, что критерии для микропредприятий не так давно тоже претерпели изменения (п. 10 ст. 10 Федерального закона от 29.12. 2015 № 408-ФЗ).

А конкретнее?

Как мы уже сказали, точного перечня локальных нормативных актов не существует, как нет и указаний на то, какие из них являются обязательными. В этом основная сложность работы с кадровыми документами.

Можно выделить условно обязательные. Это те, наличие которых прописано в Трудовом кодексе, их чаще всего и запрашивают надзорные органы при проверке. К таким ЛНА можно отнести Правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК РФ), Положение об обработке персональных данных работников (ст. 86 ТК РФ), Положение об охране труда (раздел X ТК РФ).

Однако способов оформить требования трудового законодательства может быть несколько, отсюда и вариативность в списке документов. Например, в ТК РФ прописано требование обозначить основные трудовые функции при приеме человека на работу. Работодатель может сделать это двумя способами: вписать их в трудовой договор или ознакомить нового сотрудника с должностной инструкцией.

Кроме того, большое значение имеет и специфика деятельности предприятия или отдельных категорий его сотрудников: работа, требующая обязательного медосмотра, деятельность, связанная с коммерческой тайной, и пр. В такой ситуации определить, какие из документов являются обязательными для работодателя, а какие факультативными, очень сложно.

Ниже представлен список локальных нормативных актов, которыми должны/могут пользоваться работодатели, чтобы регулировать трудовые отношения с работником. Это общие документы, действие которых распространяется на весь коллектив или на некоторые категории работников:

  1. Правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК РФ).
  2. Положение о коммерческой тайне (Федеральный закон от 29.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне»).
  3. Должностные инструкции (письмо Роструда от 09.08.2007 № 3042-6-0) — документ нужен, если трудовые функции не прописаны в трудовых договорах.
  4. Положение об оплате труда работников, Положение о премировании и материальном стимулировании работников (раздел VI ТК РФ).
  5. Положение об обработке персональных данных работников (ст. 86 ТК РФ).
  6. Положение об охране труда (раздел X ТК РФ).
  7. Инструкции по электробезопасности, пожарной безопасности и охране труда (раздел X ТК РФ).
  8. Штатное расписание (Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1).
  9. График отпусков (ст. 123 ТК РФ, Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1) — точки зрения на этот документ расходятся, чуть ниже мы поясним ситуацию.

Обратите внимание, должностные инструкции долгое время составлялись на основе ЕТКС. Сейчас идет процесс утверждения профессиональных стандартов. Для определенных профессий они уже являются обязательными. В остальных случаях профстандарты могут стать хорошей основой для разработки должностных инструкций.

Перечень локальных нормативных актов может быть дополнен положениями об отпусках, командировках, об аттестации персонала и пр. в соответствии с потребностями работодателя.

Широкое поле для трактовок Трудовой кодекс РФ оставляет и в отношении штатного расписания. Работодатель не обязан знакомить с ним работника, однако в письме Роструда от 15.05.

2014 № ПГ/4653-6-1 говорится, что штатное расписание все же входит в группу локальных нормативных актов. Та же ситуация складывается с графиком отпусков.

В любом случае руководитель должен помнить, что это обязательные кадровые документы, их наличие обусловлено требованиями федерального законодательства.

https://www.youtube.com/watch?v=EQ0qIzi7kI4

Стройте штатное расписание и график отпусков в программе Контур-Персонал.

Узнать больше

Очень часто к локальным нормативным актам работодателя относят коллективный договор и отраслевые соглашения, меж тем гл. 7 ТК РФ прямо указывает на то, что они являются правовыми актами и регулируют социально-трудовые отношения.

Разработать, утвердить, согласовать

Локальные нормативные акты имеют определенный порядок оформления, который устанавливается внутренним приказом руководителя. В разработке ЛНА могут принимать участие разные специалисты, включая руководителей профильных подразделений: вопросы оплаты труда курирует бухгалтер или экономист, правила внутреннего распорядка составляются при участии кадровика и пр.

После того как подробно прописаны все детали, документ должен быть согласован с другими структурными подразделениями. Свои замечания специалисты передают в письменной форме.

Трудовой кодекс утверждает правило согласовывать локальные акты еще и с профсоюзной организацией или с представительным органом работников (ст. 372 ТК РФ).

В течение пяти дней их представители могут выдвинуть свои предложения в письменной форме. Но надо помнить, что эти формирования являются добровольными, на предприятии их может не быть.

В таком случае документы руководитель утверждает самостоятельно.

Как правильно составить ЛНА

Трудовое законодательство не утверждает четких требований и к тому, как следует оформлять локальные нормативные акты. В большей степени это зависит от содержания конкретного документа.

Однако руководителю предприятия и специалисту кадровой службы стоит ориентироваться на ГОСТ Р6.

30-2003, в котором изложены требования к организационно-распорядительным документам, которые актуальны и для ЛНА.

Бланк локального нормативного акта содержит:

  • название организации согласно учредительным документам;
  • наименование документа (положение, правила и пр.);
  • номер документа, дата и место его утверждения либо документ, которым он был утвержден;
  • виза согласования, если документ согласовывался с вышестоящими организациями;
  • специальная отметка, если есть приложения к документу;
  • виза утверждения руководителем;
  • дата, когда документ вступает в силу, если она отличается от даты подписания и если это не прописано в документе, который утверждает ЛНА.

И не забудьте о главном

Статья 22 ТК РФ обязывает работодателя под роспись знакомить работников с локальными нормативными актами, связанными с их трудовой деятельностью. Большинство кадровых документов сотрудник изучает в момент принятия на работу (ст. 68 ТК РФ).

В ходе трудовой деятельности работник тоже знакомится с документами в тех случаях, когда:

  • на предприятии утвержден новый локальный нормативный акт, касающийся непосредственно этого человека;
  • изменившиеся условия труда работника требуют дополнительно урегулировать трудовые отношения.

Утвержденного порядка, как знакомить персонал с ЛНА, нет. Работодатель может выбрать любой из вариантов:

  • оформить отдельный журнал ознакомления работников с локальными документами;
  • к каждому ЛНА в качестве приложения составить лист ознакомления;
  • в качестве приложения к трудовому договору подготовить перечень ЛНА, с которыми знакомится сотрудник.

В части локальных нормативных актов работодателя в трудовом законодательстве множество неурегулированных моментов, тем сложнее задача специалиста кадровой службы.

От того, насколько полно и правильно составлены документы, соблюдены все процедуры оформления, зависит решение многих спорных вопросов.

Разработка локальной нормативной документации — это не только обязанность работодателя, но и его «страховка» от конфликтов с недобросовестными работниками.

Источник: https://kontur.ru/articles/4768

Назначение ответственного за ведение кадрового делопроизводства: приказ, акт и порядок – Ваш дополнительный заработок

"Как правильно составить ""кадровые"" акты"

Кадровое делопроизводство — сложный и многофункциональный процесс, который регламентируется законодательством РФ и предполагает грамотное документальное оформление. Поэтому очень важно, чтобы этим процессом занимался штатный кадровик, который обладает соответствующим опытом.

Однако бывают случаи, когда в организации нет штатного кадровика и оформлением кадровых документов занимаются бухгалтеры, секретари, офис-менеджеры.

В маленькой организации функции по оформлению кадровых документов может выполнять сам руководитель — в таком случае дополнительное документальное оформление не требуется, поскольку в соответствии с уставом организации руководитель несет ответственность за любой аспект деятельности организации.

Назначаем ответственного за ведение трудовых книжек

Если в организации есть отдел кадров или отдельный специалист, он отвечает за большое количество важных организационно-распорядительных документов. Однако часто упускается из виду важный момент — ответственность кадровика.

Инспектор ГИТ сразу выявит такие недочеты в оформлении, запросив соответствующие обязательные приказы. Исходя из этого, у работодателя возникает прямая обязанность назначить ответственное лицо для дальнейшего избегания штрафов.

На основании п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей[1] один из обязательных приказов — о назначении ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек (пример 1).

За нарушения на этом участке инспектор вправе назначить административное взыскание[2]. Штраф рискуют получить не только организация или руководитель, но и сам ответственный работник отдела кадров, который ведет трудовые книжки.

Назначаем ответственного за ведение воинского учета

Работодатель может быть привлечен к административной ответственности за отсутствие приказа о назначении ответственного за ведение воинского учета. Указанным приказом можно установить лицо, ответственное за выполнение обязательных операций по воинскому учету (пример 2).

Если в организации отсутствует ответственное лицо за ведение воинского учета граждан, в том числе бронирование граждан, пребывающих в запасе, и хранение бланков строгой отчетности, максимальный штраф может составить 50 тыс. рублей[3]. При этом штрафуют не должностное лицо, а саму организацию.

Назначаем ответственного за обработку персональных данных

В соответствии со ст. 88 Трудового кодекса РФ (далее — ТК РФ) доступ к персональной информации работников организации могут иметь только специально уполномоченные лица.

Кроме того, Федеральный закон от 27.07.

2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее — Федеральный закон № 152-ФЗ) требует, чтобы субъект бизнеса назначил специалиста, который будет отвечать за работу с персональными данными (пример 3).

Отсутствие такого приказа приравнивается к нарушению Федерального закона № 152-ФЗ. Санкциями ст. 13.11 КоАП РФ за нарушение законодательства Российской Федерации в области персональных данных предусмотрено предупреждение или наложение административного штрафа:

  • на должностных лиц — от 500 до 1 тыс. рублей;
  • на юридических лиц — от 5 тыс. до 10 тыс. рублей.

Назначаем ответственного за ведение табеля учета рабочего времени

Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником, независимо от применяемой формы оплаты труда[4].

Обязанности по ведению табеля учета рабочего времени могут быть предусмотрены трудовым договором или, что правильнее, должностной инструкцией. Если эти функции не зафиксированы в документах, необходимо составить приказ о назначении ответственного лица (пример 4).

За нарушения при учете времени, фактически отработанного работниками, возможно административное взыскание на основании ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ:

  • для должностных лиц работодателя — предупреждение или штраф от 1 тыс. до 5 тыс. рублей;
  • для работодателя-ИП — штраф от 1 тыс. до 5 тыс. рублей;
  • для работодателя-организации — штраф от 30 тыс. до 50 тыс. рублей.

Уполномоченные лица должны быть ознакомлены под роспись со всеми вышеперечисленными приказами.

Наказание кадровика за нарушение должностных обязанностей

Специалист кадровой службы является должностным лицом, так как он выполняет организационно-распорядительные или административно-хозяйственные функции. Соответственно, к нему может быть применено административное взыскание.

Суды соглашаются с предписаниями по административным штрафам инспекторов ГИТ и также признают специалистов кадровой службы должностными лицами. Соответственно, их привлекают к административной ответственности, как и руководителя организации.

Инспекторы ГИТ могут оштрафовать кадровика только за нарушение обязанностей, которые установлены его трудовым договором, должностной инструкцией, приказом. Если же обязанности не закреплены и не конкретизированы в локальном нормативном акте работодателя, наказывать работника нельзя.

Кроме того, за нарушение должностных обязанностей кадровик несет дисциплинарную ответственность в виде замечания, выговора или увольнения.

Источник:

Приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек: обязательный ли это приказ, для чего издается, как оформить

Законодательством устанавливается, что пока работник занят по трудовому контракту, его трудовая должна храниться на предприятии, которое является его работодателем.

Так как данный бланк считая БСО, необходимо правильно организовать учет поступления книжек, их хранение, и выдачу.

С этой целью руководство субъекта должно издать приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек.

Для чего издается данный приказ

Поэтому директор организации создать все условия для правильной работы с трудовыми на предприятия. А так как у него помимо этого много других ответственных дел, руководитель выбирает должностное лицо, которому на основании изданного распоряжения вменяется ведение учета бланков трудовых.

При этом ответственность остается за руководителем, а выбранное лицо, отвечает за учет трудовых только внутри конкретного хозяйствующего субъекта. Именно он будет принимать у работников трудовые, правильно вести их учет, вносить соответствующие документам-основаниям записи, и выдавать их при увольнении сотрудникам компании.

Внимание! В случае неисполнения им своих обязанностей или исполнения их не в полном объеме, он будет отвечать перед руководством компании на основании изданного приказа о назначении этого сотрудника ответственным.

Руководитель в соответствии с нормами законодательства должен назначить ответственного за ведение трудовых или же взять эту обязанность на себя. Такие требования указаны в Правилах ведения трудовых книжек.

Таким образом, необходимость установить ответственное лицо закреплено законодательно.

В случае, если оно все же не было назначено, то в соответствии с КОАП будет наложен штраф, размер которого будет достигать 50 тысяч руб. При этом данное наказание накладывается не на должностное лицо, а непосредственно на организацию.

Является ли приказ обязательным для каждой организации

Правила ведения трудовых книжек определяют, что работодатель обязан обеспечить работу с трудовыми книжками. При этом такой шаг должен делать любой субъект бизнеса — как предприниматель с наемными сотрудниками, так и компания.

В случае с предпринимателем, он обычно самостоятельно вносит записи в трудовые книжки. В компаниях эта обязанность автоматически возлагается на директора, либо он выбирает одного из принятых сотрудников.

Однако в любой из указанных ситуаций руководящее лицо должно однозначно установить ответственное лицо, как этого требуют Правила. Это можно сделать только издав необходимо распоряжение.

Внимание! При этом оформлять документ необходимо даже в том случае, когда руководитель — единственный работник компании, а потому автоматически принимает обязанность по оформлению книжек. В этой ситуации он оформляет приказ, в котором указывает, что принимает данные функции на себя.

Обычно, в крупной организации за работу с трудовыми книжками отвечает кадровый отдел, а в нем — ответственный за трудовые книжки или несколько конкретных специалистов. В небольшой компании такой отдел может быть не сформирован. Поэтому, руководитель может назначить в качестве ответственного лица бухгалтера, секретаря, прочих должностных лиц.

Свое решение руководящее лицо обязательно закрепляет в форме приказа.

Если поручить данный процесс в организации некому, то ответственным за ведение трудовых считается непосредственно сам руководитель.

Закон устанавливает, что работодатель обязан организовать работу по ведению трудовых книжек. При этом он должен назначить своим приказом какое-либо лицо для выполнения таких действий.

Из этого следует, что вести работу с трудовыми может только работник, который состоит в штате компании. Даже если ведение кадрового учета передано по договору аутсорсинга, работать с трудовыми необходимо своими силами внутри компании.

бухпроффи

Важно! При изменении ответственного лица, все имеющиеся трудовые должны быть переданы по акту приема-передачи. При этом в документе нужно указывать не просто количество документов, а перечислить их владельцев пофамильно.

Скачать образец приказа

Приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек образец скачать в формате Word.

Как правильно составить приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек

Для такого рода распоряжения закон не определяет какой-то обязательной формы. Ответственное лицо для его составления может использовать фирменный бланк компании, либо оформить документ самостоятельно. Но в последнем случае необходимо обеспечить наличие на распоряжении обязательных к применению реквизитов.

Так, в верхней части документа нужно указать название организации, место ее расположения, регистрационные коды, банковские реквизиты.

Следующим этапом посередине листа записывается название документа «Приказ». Очень часто на следующей строке дается его краткое содержание – например, «О назначении ответственного лица за работу с трудовыми книжками.

Кроме этого, на документе должны быть проставлены его дата составления, порядковый номер и место оформления (город). Под указанным номером данный приказ в дальнейшем регистрируется в журнале распоряжений по предприятию.

Приказ начинается с вводной части. В ней необходимо указать, во исполнение каких законодательных актов он выпускается.

Обычно это включает:

  1. п. 45 Правил ведения трудовых книжек;
  2. Постановление №225, которым приняты Правила.

Дальше идет слово «Приказываю», после чего попунктно перечисляются распоряжения:

  • Назначение работника, с указанием его должности, который будет отвечать за работу с трудовыми книжками;
  • Назначение сотрудника, с указанием должности и доплаты, который будет исполнять данные обязанности при отсутствии первого сотрудника на своем месте (например, во время отпуска либо болезни);
  • Кто будет контролировать выполнение данного распоряжения.

Источник: https://ivczn.ru/franshizy/naznachenie-otvetstvennogo-za-vedenie-kadrovogo-deloproizvodstva-prikaz-akt-i-poryadok.html

Как составить акт в соответствии с нормами?

"Как правильно составить ""кадровые"" акты"

Акт – документ, составленный для подтверждения действий, событий или установленных фактов. Он обладает информационно-справочным характером. Рассмотрим далее, как правильно составить акт.

Классификация

В зависимости от содержания и значения акты разделяются на различные виды. Они могут быть:

  1. О несоблюдении правил распорядка и дисциплины на предприятии.
  2. Об отказе от подписи, удостоверяющей ознакомление с приказом.
  3. Об обследовании (о состоянии условий труда, противопожарной безопасности и пр.).
  4. О сдаче/передаче-приемке.
  5. Об испытаниях систем, технологий, образцов.
  6. Об инвентаризации, ревизии.
  7. О ликвидации организации.
  8. О расследовании несчастных случаев, аварий и так далее.

Нюансы

Акты оформляются не одним человеком, а несколькими. Обуславливается это назначением и природой информационно-справочной бумаги. Перед тем как составить акт, необходимо найти свидетелей. Их присутствие при оформлении необходимо для последующего подтверждения достоверности события.

Кроме этого, многие акты зачастую являются основанием для принятия важных решений, которые, в свою очередь, могут быть оспорены. Если суд установит, что бумага оформлена с нарушениями, то она не будет принята в качестве доказательства. При этом описанное в ней событие будет рассматриваться как ненаступившее.

В ряде случаев, перед тем как составить акт, создается специальная комиссия. Ее состав утверждается приказом начальника организации. Для фиксации тех или иных событий или сведений используются специальные бланки. Некоторые акты оформляются в произвольной форме.

При этом главное – использовать точные формулировки для отражения тех или других событий.

Общие правила

Как выше было сказано, перед тем как составить акт, может созываться специальная комиссия. Она создается, например, при выполнении инвентаризации или для расследования несчастного случая.

Если предполагается, что акты будут периодически составляться по конкретному направлению деятельности, на предприятии может формироваться постоянная комиссия.

Для фиксации событий или сведений используются унифицированные формы, если они предусмотрены для той или иной ситуации. В прочих случаях могут применяться фирменные бланки организации.

Как правильно составить акт?

Оформление бумаг осуществляется по определенному порядку. Перед тем как составить акт, необходимо ознакомиться с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003. В соответствии со стандартом в качестве обязательных реквизитов выступают:

  1. Наименование предприятия.
  2. Название документа – собственно слово “акт”.
  3. Регистрационный номер и дата.
  4. Место оформления.
  5. Заголовок к тексту.
  6. Подписи.

При необходимости на бумаге проставляется гриф утверждения. Обычно он присутствует на законодательных актах, бумагах о приемке завершенных строительством сооружений и прочих объектов, экспертизе, списании и так далее. При выборе заголовка к тексту необходимо его записывать так, чтобы он грамматически согласовывался с наименованием бланка. При этом можно использовать предлог “о” или “об”.

В некоторых случаях перед тем, как составить акт передачи, проводятся испытания. Например, это актуально для внедрения в производство нового оборудования. В таких случаях в тексте должен быть указан период, в течение которого объект проходил испытания. Датой составления является календарное число, в которое оформлена бумага.

В начале текста приводятся основания для заполнения бланка. Ими могут являться ссылки на договор, распоряжение или иную бумагу. При этом указываются номер и дата исходного документа. К примеру: «Основание: распоряжение директора ООО “А” от 12.12.2012 №1 “О выполнении…”».

В начале текста также перечисляются члены комиссии, упоминается ее председатель. При этом указываются не только фамилии, но и должности лиц. Далее отражаются те факты, которые стали основанием для составления данного акта. Текст может завершаться выводами или предложениями комиссии.

Стоит сказать, что материал допускается излагать не только в виде сплошного текста. В актах зачастую присутствуют таблицы.

Количество экземпляров

Акт оформляется с таким расчетом, чтобы его могли получить все заинтересованные лица. При необходимости в конце основного текста указываются адресаты, которым будут направлены экземпляры. Как правило, их число определяется по документу-основанию или количеству заинтересованных лиц. В бланке это будет выглядеть так:

Составлен в 3 экземплярах:

  1. 1 экз. – в АО “А”.
  2. 2 экз. – в ООО “Б”.
  3. 3 экз. – в дело № 01/12.

Если к акту предусмотрены приложения, то отметка о них проставляется после информации о числе экземпляров и их получателях перед автографами лиц, участвовавших в составлении.

Подписи

В акте должны стоять автографы всех членов комиссии или лиц, участвовавших в его оформлении. Они указываются в том же порядке, в каком приведены фамилии и должности этих субъектов в начале бумаги.

Если у кого-либо из участников возникли замечания или он не согласен с составленным актом, рядом со своей подписью такое лицо проставляет соответствующую отметку. Собственные выводы этот субъект может изложить в отдельной бумаге. С актом знакомятся все, чьих интересов он касается.

Под подписями должна стоять отметка “ознакомлены”. После этого ставятся автографы всех лиц, прочитавших содержание бумаги.

Утверждение

После составления некоторые акты должны быть согласованы с руководством организации. В соответствии с правилами делопроизводства гриф утверждения проставляется в правом углу сверху на первом листе. Выглядеть он может так:

Утверждаю.

Директор АО “А”

Иванов И. И.

12.12.2012 г.

Как составить акт приема-передачи?

Достаточно часто такая бумага сопровождает факт оформления приобретения. Ключевой ее задачей является необходимость удостоверения качества предоставляемого имущества. Как составить акт передачи? В целом для данной бумаги действуют все правила, указанные выше. В ней указывают:

  1. Дату, место оформления и название документа.
  2. Информацию о субъектах, участвующих в процедуре. Здесь, в частности, указывают ФИО, данные паспорта, контактные сведения, адрес.
  3. Реквизиты договора-основания.
  4. Перечень объектов.
  5. Сведения о состоянии имущества. Перед тем как составить акт приемки, целесообразно убедиться в надлежащем качестве объектов. Если при оформлении будут выявлены дефекты, информацию о них необходимо указать в бумаге. Аналогичное действие следует осуществить и перед тем, как составить акт выполненных работ. В этом случае дополнительно оценивается соответствие фактического их объема предусмотренному по соглашению.
  6. Претензии сторон (при их наличии).
  7. Общая стоимость предоставляемого имущества.
  8. Подписи участников сделки.
  9. Печать предприятия.

Законодательная техника

Чтобы составить нормативно-правовой акт, необходимо знать специальные правила. В законе, например, официально выражается государственная воля.

Для обеспечения однозначного, точного и понятного толкования выработаны строго определенные унифицированные формы, предусмотрено наличие формальных реквизитов и структурных элементов.

Обязательные компоненты указывают на официальный характер, юридическую силу документа. Они также позволяют определить орган, выпустивший закон, дату принятия.

Заголовок

Прежде чем составить правовой акт, необходимо выбрать его наименование. Заголовок является формальным внешним реквизитом. Он отражает предмет регулирования и во многом определяет область действия акта. Заголовок выступает как начальный элемент, позволяющий пользователю ознакомиться с содержанием.

Он является важным инструментом систематизации и учета. При этом заголовок не носит нормативного характера. Он имеет ориентирующее значение для пользователя. В некоторых случаях название способствует правильному толкованию некоторых положений, поскольку достаточно четко обозначает сферу распространения акта.

Субъект, которому необходимо составить нормативный акт, должен создать необходимые условия для формирования четкого представления о содержании бумаги у пользователя. Для этого создается преамбула – введение. Оно не разделяется на статьи. Преамбула определяет задачи и цели акта, характеризует условия, ставшие предпосылками для его составления.

Во введении все положения объединены одной идеей, политической основой и целевой направленностью. Преамбула позволяет глубже и полнее понимать необходимость и значение акта, заостряет внимание на наиболее актуальных вопросах регулирования, мобилизует всех исполнителей на неуклонное следование предписаниям.

Особенно важно введение к законам, обращенным непосредственно к гражданам, широкому кругу организаций, общественным объединениям.

Рубрикация

Она используется в случае, когда нужно оформить сложный по структуре и объемный акт. Как правило, он разделяется на главы, части, подразделы и пр.

Внутренняя рубрикация базируется на материальных основаниях – делении общественных отношений на конкретные сферы в соответствии с их характером и содержанием. Она отражает структуру той или иной отрасли законодательства.

Чем ближе рубрикация к нормативной системе, тем она эффективнее способствует упорядочению социальных отношений.

Особенности оформления бумаг на ж/д транспорте

Работникам железной дороги достаточно часто приходится составлять акт проверки состояния вагонов. Такая необходимость может обуславливаться разными причинами. Например, при обнаружении порчи груза, течи и пр. Перед тем как составить акт, выполняют ревизию технического состояния.

Она осуществляется в день выявления дефекта. В акте должна указываться причина неисправности, ее характер и происхождение. Подписывается бумага работниками, участвовавшими в осмотре. Проверку осуществляют мастер депо или иное лицо, уполномоченное им, а также работник станции, назначенный начальником.

Акт составляется в двух экземплярах.

Трудовое законодательство

На каждом предприятии руководителю приходилось разбираться с фактами нарушения сотрудниками правил распорядка и дисциплины. В таких ситуациях оформляются соответствующие акты, выступающие основанием для наложения дисциплинарных взысканий.

Оформлением таких бумаг занимаются, как правило, кадровые работники или начальники подразделений. Законодательство не устанавливает унифицированных форм актов о нарушениях дисциплины. Тем не менее существует определенная практика их подготовки.

Как и в прочих случаях, акт должен содержать сведения о:

  1. Месте, дате, времени оформления. Если акт нужно составить по поводу прогула либо опоздания, время указывается с точностью до минут.
  2. Субъекте, оформляющем бумагу. Здесь указываются ФИО, должность.
  3. Лицах, выступающих в качестве свидетелей.
  4. Нарушении, допущенном сотрудником.
  5. Объяснениях, которые даны виновным. Их следует записать дословно.

В конце акта ставятся подписи участвовавших в его оформлении. Нарушитель также должен расписаться, удостоверив таким образом факт ознакомления с бумагой. В некоторых случаях виновный сотрудник отказывается заверять акт. Об этом делается соответствующая отметка.

Как правило, для оформления нарушений используются фирменные бланки предприятия с унифицированным текстом. Для несчастных случаев на производстве предназначен унифицированный бланк. Отказ составлять акт о нарушении дисциплины не преследуется по закону, если действия виновного не причинили ущерба имуществу или здоровью и жизни окружающих.

Однако, как показывает практика, руководство заинтересовано в своевременном выявлении и пресечении недобросовестности сотрудников.

Внутреннее делопроизводство

При составлении локальных нормативных актов ответственные лица должны руководствоваться госстандартом. В частности, речь идет о ГОСТ Р 6.30-2003. В соответствии со стандартом используется бланк, в котором содержатся:

  1. Название предприятия.
  2. Наименование документа. Им может быть положение, инструкция, распоряжение и пр.
  3. Регистрационный номер.
  4. Дата составления.

Нумерация осуществляется со второй страницы. Цифры проставляют по центру вверху. При составлении локального акта следует придерживаться общепринятой структуры.

В нем, как правило, содержатся три части: общая, основная и заключительная. По п. 4.

7 Методических рекомендаций организационно-распорядительные акты, которыми регулируется деятельность предприятия, включают в себя разделы, пункты, подпункты.

Заключение

На практике используются самые разные виды актов. Каждая категория имеет свое назначение, специфику, сферу распространения. Однако госстандартами предусматриваются общие правила, применимые ко всем актам без исключения.

В частности, речь о наличии обязательных реквизитов, таких как наименование организации, время оформления бумаги, ФИО, должности и подписи ответственных лиц, текст. Дополнительные элементы, такие как гриф утверждения/согласования, преамбула, общая часть и пр., включаются в акт в зависимости от его назначения.

Информация может вписываться в бланк от руки или набираться на компьютере. В унифицированных формах присутствуют строки и их наименования. Некоторые бланки предприятие может разработать самостоятельно. Однако при этом их вид должен соответствовать предусмотренным стандартам и включать в себя все обязательные реквизиты.

Тексты документов должны быть понятными для восприятия. В бумагах не допускаются помарки и исправления. Электронные формы актов заполняются по общим правилам. Единственное исключение делается для подписи и печати. В электронных документах используются цифровые элементы.

Акт, составленный с нарушениями требований законодательства (отсутствуют подпись, наименование предприятия, информация о должностном лице, ответственном за оформление, и пр.), не имеет силы. Соответственно, он не может использоваться как подтверждение тех или иных событий либо сведений.

Источник: https://FB.ru/article/280373/kak-sostavit-akt-v-sootvetstvii-s-normami

Локальные нормативные акты организации: что это, перечень основных документов

"Как правильно составить ""кадровые"" акты"

Чтобы учесть специфику деятельности и адаптировать существующие нормы законодательства в отношении компании, ответственные лица на предприятии могут оформлять локальные нормативные акты.

Эти документы конкретизирует положения законов и устанавливают правила, которые не были рассмотрены в них, но необходимы для урегулирования трудовых отношений.

Существует обязательный локальные нормативные акты организации перечень.

Что такое локальные нормативные акты (ЛНА)

Локальные нормативные документы это правила, которые создаются и утверждаются внутри строго определенного субъекта бизнеса для регулирования взаимоотношений между администрацией фирмы и ее наемного персонала.

Чтобы улучшить условия труда работников, обезопасить их деятельность, максимально качественно задействовать трудовые ресурсы оформляются локальные нормативные акты содержащие нормы трудового права.

При необходимости эти документы помогают разрешать возникающие споры с сотрудниками и избегать ситуаций, когда организацию могут привлечь к соответствующим мерам ответственности.

Локальные нормативные акты разрабатываются на основании положений законов и не могут им противоречит. Если они ухудшают положение работающих на предприятии лиц, то тогда они признаются недействительными либо в указанных рамках, либо полностью в целом.

Порядок разработки и принятия локальных нормативных актов определяются законодательно в связи с важностью данных нормативов. Создают их, как правило, специалисты разных сфер деятельности — экономисты, правоведы, кадровики и т. д.

Многие часто путают внутренние нормативы организации с кадровой документацией. Однако, между ними существует значительное различие.

Внимание! Документы кадровой службы лишь фиксируют и учитывают происходящие на предприятии моменты, а локальные нормы осуществляют регулирование взаимоотношений администрации компании с наемным персоналом.

Например, табель учета рабочего времени сотрудников или регистрационные журналы не являются локальными нормативными документами.

Ооо и ип – должны ли формировать лна

Законодательно закрепляется, что локальные нормативные акты предприятия должны существовать у хозяйствующего субъекта, если он зарегистрирован в налоговых органах в качестве юрлица и у него существуют заключенные с работниками трудовые договора. Поэтому если деятельность осуществляется в виде организации, подобные документы придется создавать.

Освобождаются от создания внутренних нормативов только субъекты, отнесенные к микропредприятиям. Они, в соответствии с законодательством, должны включать эти правила в трудовые соглашения с каждым работником.

Предприниматели могут создавать внутренние нормативные акты на добровольной основе. На них распространяется правило, согласно которому при отсутствии локального документа, соответствующие нормы должны включаться в подписываемые с работником договора.

Внимание! Только физлица, не зарегистрированные в качестве ИП, но заключившие договора с другими физлицами освобождены в полной мере от локальных нормативов.

Строгий локальные нормативные акты организации перечень не существует, так как законодательством не предусмотрено прямо, какие из них должны обязательно существовать. Кроме того надо учитывать размеры предприятия, так как в зависимости от этого, локальные нормативы могут быть объединены в одном документе, либо разрабатываться по каждому рассматриваемому вопросу.

Также надо учитывать специфику направления деятельности компании в целом, либо отдельных ее структурных подразделений. Только учитывая эти моменты можно определить какой нормативный акт для этой фирмы обязателен, а какой может существовать на основании добровольной воли хозяйствующего субъекта.

Перечень обязательных документов

Этот список является условно обязательным, и определяется по тому какие документы наиболее часто запрашиваются при проверке, а также существуют законодательные ссылки к ним.

К таким нормативам можно отнести:

Внимание! В зависимости от вида деятельности компании он может быть расширен.

Сюда включаются все остальные акты, которые создаются на предприятии и используются для регулирования трудовых отношений:

  • Положение о структурных подразделениях фирмы.
  • Положение по премированию сотрудников компании.
  • Нормативный акт по персоналу компании.
  • Акт по отпускам на предприятии.
  • Положение о выдаче материальной помощи.
  • Нормативный акт о добровольном медицинском страховании.
  • Нормативный документ о работе вахтовым методом.
  • Положение по адаптации сотрудников.
  • Нормативный акт организации обучения, повышения квалификации сотрудников.
  • Нормативный акт о материальной и дисциплинарной ответственности сотрудников.
  • Нормативный акт об установлении испытательного срока для работников.
  • Положение о медосмотрах сотрудников предприятия.
  • Положение о социальных гарантиях работникам.
  • И другие.

Внимание! Все эти документы могут разрабатываться по мере возникновения в них необходимости . Создавать эти локальные документы или нет, администрация фирмы решает сама на добровольной основе. При этом процесс их ввода в действие такой же, как и у любого другого локального нормативного акта.

Если в организации действует локальный акт, то с ним должен быть ознакомлен под роспись каждый сотрудник, который трудится здесь. Это можно делать несколькими способами:

  • Непосредственно в самом нормативном акте. Для этих целей на последнем листе документа можно создать специальную таблицу, где будут проставляться фамилии работников, даты и личные подписи. Такого рода ознакомление вызывает наибольшую степень доверия у проверяющих и судебных органов, поскольку не позволяет администрации каким-либо образом изменить документ в одностороннем порядке, либо вообще заменить его на новую версию.
  • Подписи проставляются на отдельном листе ознакомления работников. Такой лист можно прикладывать к каждому нормативному акту, либо заводить один единый для всех действующих документов в компании. В таком листе очень важную позицию занимает графа с указанием даты ознакомления, поскольку это в дальнейшем позволит соотнести факт ознакомления с действующей на тот момент редакцией документа. Фактически, подписи с каждого работника необходимо брать при каждом случае внесения изменений в локальный акт.
  • Вместо листка ведется отдельный журнал ознакомления с локальными нормативными актами. Его листы необходимо прошить, пронумеровать, а записи вносить в каждую строчку без пропусков, либо производить сквозную нумерацию строк. Одна строка должна соответствовать ознакомлению с одним нормативным актом.
  • Внесение в трудовое соглашение пункта о том, что при его подписании работником ознакомился с действующими нормативными актами. Особенностью указанного способа является то, что в организации не предусмотрены ни журналы для ознакомления с актами, ни опросные листы, ни другие способы. Работник в момент подписания соглашения и проставления отметки о получении его на руки, делает еще одну отметку о том, что с действующими локальными актами он ознакомлен. При инициации судебного разбирательства, суд признает данный способ правомочным и считает, что работник принял на себя обязательства, указанные в нормативных документах.

Cм. как правильно оформить лист ознакомления с локальными нормативными актами, скачать бланк.

Как утверждаются ЛНА

Для каждого локального нормативного акта необходимо соблюдать необходимую процедуру его ввода в действие, даже если он не относится к числу обязательных.

Проект локального акта обязательно нужно отправить в профсоюзный орган и произвести его согласование в установленном порядке. Профсоюз либо соглашается с проектом, либо оформляется протокол разногласий. В последнем случае между администрацией компании и представителями профсоюза должны проводиться переговоры.

Должностное лицо может утвердить локальный акт и в таком виде, однако в случае возникновения споров, профсоюз может оспорить его действие через суд. Если такого органа на предприятии нет, то данный шаг опускается.

Кроме этого необходимо учитывать, что должностное лицо, которое будет осуществлять ввод документа в действие, должно обладать на это необходимыми полномочиями. Последние определяются уставными документами.

Только после этого можно производить его ввод в действие, это выполняется один из способов:

  • На самом документе проставляется специальная резолюцию «Утверждаю», после чего руководящее лицо ставит свою подпись. Если проект документа согласовывался с профсоюзом либо другими ответственными лицами, их подписи также должны стоять рядом.
  • Издается отдельный приказ о введении в действие нормативного акта. В нем необходимо точно указать, на каких условиях и с какой даты начинает действовать документ. На обложке самого акта ставится резолюция «Утверждено», и указываются реквизиты приказа.

Помогите нам в продвижении проекта, это просто:
Оцените нашу статью и сделайте репост! (3 5,00 из 5)

Источник: https://buhproffi.ru/dokumenty/lokalnye-normativnye-akty.html

О бухгалтерии
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: