Как правильно организовать мобильную связь для сотрудников

Содержание
  1. Служебка на подключение телефона на работе
  2. Учимся писать записки: докладные, служебные, объяснительные
  3. Служебная записка от работника: цели и образец
  4. Служебная записка на приобретение телефона образец
  5. Оформляем использование сотрудниками сотовых телефонов
  6. Мобильная связь: элемент соцпакета или служебная необходимость?
  7. Сотовая связь для сотрудников: ничего личного
  8. Образец служебной записки
  9. Профессиональное управление корпоративной мобильной связью. Снижение затрат до 70%!
  10. Какой должна быть корпоративная мобильная связь?
  11. Почему клиенты выбирают нас?
  12. Правила пользования служебным телефоном, договор с оператором сотовой связи
  13. Прежде чем заключить договор
  14. Письменная претензия
  15. Как узнать информацию об изменении тарифа?
  16. Общие положения
  17. Порядок обслуживания служебной мобильной связи
  18. Порядок использования служебной мобильной связи
  19. Как настроить телефонию в офисе. Личный опыт — Сервисы на vc.ru
  20. Ip-телефония
  21. Мобильная связь
  22. Компьютерные гарнитуры
  23. Как оформить выдачу сотовый телефон сотруднику
  24. Как организовать телефонию в офисе: оборудование, установка, настройка
  25. Какую систему телефонии выбрать для офиса: истина — в сравнении
  26. Оборудование для организации связи в офисе
  27. Этапы подключения и настройки офисной телефонии

Служебка на подключение телефона на работе

Как правильно организовать мобильную связь для сотрудников

И в налоговых расходах вы сможете признать полную стоимость телефонных переговоров работника. Если работников, которые вышли за рамки установленных им лимитов, несколько, то можно составить единый приказ.

Утверждено Приказом N ___ от «___»________ ____ г.

____________________________ (подпись, должность, Ф.И.О.) М.П. «___»________ ____ г. 1.1.

Положение об использовании корпоративной сотовой связи работниками ____ «______________» (далее — Работодатель и Положение) определяет порядок использования и предоставления работникам права пользования номерами и всеми услугами корпоративной сотовой связи. 1.2.

Инфо Право пользования номерами корпоративной сотовой связи предоставляется работникам за счет Работодателя в целях более эффективного использования имеющихся ресурсов для оперативного решения вопросов производственной деятельности.

1.3. Аппараты сотовой связи приобретаются работниками самостоятельно за счет ____________________________________________.

Учимся писать записки: докладные, служебные, объяснительные

Не содержит выводов и предложений Виды записок по степени доступности

  1. открытый документ;
  2. конфиденциальный документ

Примеры записок Предложение о премировании конкретного работника Информация в службу охраны о необходимости пропуска в здание работников, которые будут работать в выходной день Объяснение в производственно-технический отдел о причинах перерасхода основных материалов против производственных норм (приложение к форме № М-29) В некоторых случаях какая-либо записка наряду с другими документами может выступать как первичный документ для обоснования и документального подтверждения в налоговом учете расходов, например:

  1. служебная записка собственной службы рекламы, согласно которой срок фактического использования рекламных видеороликов не превышал 12 месяцев, помогла компании доказать, что видеоролики не являются нематериальными активами,

Образец написания

Затем аналогичным образом необходимо вписать сведения о сотруднике, который является автором записки. Далее, справа, следует вписать наименование документа, а также поставить дату его составления и номер по внутреннему документообороту.

Здесь же надо указать населенный пункт, в котором зарегистрировано предприятие, сотрудник которого пишет записку. После этого следует коротко озаглавить документ (т.е.

тезисно обозначить проблему, которой он посвящен).

Вторая часть записки должна быть посвящена сути проблемы.

Описывать ее нужно подробно, с указанием других должностных лиц, которые к ней причастны.

Служебная записка от работника: цели и образец

На многих предприятиях принят электронный документооборот.

Поэтому служебная записка, пример написания которой был выше, может быть оформлена в электронном виде. В этом случае она пересылается на корпоративную почту предприятия. Дальнейшей сортировкой и пересылкой писем адресатам занимается секретарь.

Такой способ передачи экономит бумагу и время сотрудников. В этом случае документ составляется так же, как и на бумажном носителе.

Желательно, чтобы на нем стояла электронная подпись отправителя.

Чтобы удостовериться в том, что отправленный документ прочитан руководителем, при отправке следует запросить «уведомление о прочтении почтового отправления», поставив галочку в форме отправки.

Нередко при решении рабочих вопросов возникает необходимость передать важную информацию руководителю. Иногда обстоятельства требуют, чтобы объяснение ситуации, предостережение от ошибок были изложены именно в письменном виде.

Служебная записка на приобретение телефона образец

В некоторых случаях дописываются должности. Виза – это своего рода согласие лица с содержанием служебной записки.

Чтобы при необходимости иметь возможность сослаться на составленную служебную записку, ее необходимо зарегистрировать на предприятии.

Одним нюансом электронной записки можно считать, что в ней отсутствует имя адресата.

Оно прописано в строке адреса. Если же записка отправляется определенному человеку, то в строке темы нужно прописать его имя и фамилию.

Подпись отдела при электронной отправке письма чаще всего уже автоматически вставляется, что позволяет значительно сэкономить время написания.

Хоть служебная записка и является общепринятым документом, не имеющим определенных стандартов, в ее составлении присутствуют разного рода особенности, возникающие в зависимости от цели написания записки.

Инфо Поэтому после получения, записки отправляются на хранение для представления в качестве доказательной базы для сотрудников ФНС.

В законодательстве не закреплено такое понятие, как «служебная записка».

Оформляем использование сотрудниками сотовых телефонов

Чем детальнее будет составлен регламент и чем более тщательно будут обоснованы его положения, тем меньше появится поводов для претензий у контролирующих органов. Наконец, организации потребуются документы, подтверждающие фактическую передачу сотруднику СИМ-карты и телефонного аппарата (если таковая происходит). Для этого удобнее использовать ведомость или журнал.

А если сотрудник использует собственное оборудование, то нужно оформить , которую необходимо завизировать у руководителя, и , либо составить договор аренды или ссуды (подробнее о вариантах оформления использования имущества сотрудника см. «»). Итак, документы, обосновывающие использование сотрудником корпоративной мобильной связи, составлены.

Но они лишь основа для учета расходов на оплату телефонных переговоров.

Чтобы включить в расходы стоимость самих переговоров, понадобятся еще два документа — договор с оператором на оказание услуг связи и счета оператора связи.

Мобильная связь: элемент соцпакета или служебная необходимость?

SIM-карта (обычная SIM-карта, мультиSIM-карта, туристическая SIM-карта) может приобретаться как в комплекте с сотовым телефоном, так и отдельно. Однако для ряда сотрудников корпоративная мобильная связь может быть необходима не только как элемент соцпакета, но и непосредственно для выполнения ими своих должностных обязанностей.

Это следует учесть при документальном оформлении таких операций.

В противном случае у компании могут возникнуть налоговые риски в части необоснованного признания расходов на оплату мобильной связи для целей исчисления налога на прибыль и необоснованного предъявления к вычету налога на добавленную стоимость со стоимости подобных расходов, а у сотрудников — налоговые риски в части налога на доходы физических лиц.

Оформляем необходимые документы На практике рост расходов на услуги мобильной связи у компаний вызывает повышенное внимание налоговых органов к налогообложению

Сотовая связь для сотрудников: ничего личного

;

  • документ, подтверждающий оплату услуг оператора сотовой связи – для организаций, применяющих УСН (п.

    2 ст. 346.17 НК РФ).

  • Помимо перечисленных документов налоговые инспекторы нередко запрашивают дополнительные документы, подтверждающие экономическую обоснованность расходов на услуги сотовой связи:

    1. должностные инструкции сотрудников, пользующихся сотовой связью, как подтверждение того, что использование сотовой связи необходимо для выполнения ими трудовых обязанностей;
    2. детализации счетов за услуги связи, в которых указаны телефонные номера всех абонентов, с которыми велись переговоры, как подтверждение того, что переговоры носили рабочий, а не личный характер.
    3. трудовые договоры (коллективный договор) с сотрудниками, в которых прописаны условия обеспечения сотовой связью или дается ссылка на соответствующий локальный акт (Положении об обеспечении сотрудников сотовой связью);

    Образец служебной записки

    Источник: http://konsalt74.ru/sluzhebka-na-podkljuchenie-telefona-na-rabote-67731/

    Профессиональное управление корпоративной мобильной связью. Снижение затрат до 70%!

    Как правильно организовать мобильную связь для сотрудников

    Трудно себе представить компанию ведущую эффективную деятельность и при этом не использующую корпоративную мобильную связь.

    Корпоративная связь это и коммуникация с клиентами, партнерами, между сотрудниками внутри компании и возможность контролировать кадры, сохранять клиентскую базу внутри компании в случае увольнения сотрудников. Корпоративная мобильная связь позволяет определять местоположение персонала, вести контроль совершаемых звонков, избежать неприятных моментов, связанных с возможной утечкой ценной информации.

    Также корпоративная мобильная связь позволяет централизовано оплачивать все мобильные телефоны сотрудников, что позволит вам быть уверенными в том, что ни у одного сотрудника в самый неподходящий момент не закончатся деньги на телефоне.

    Представьте себе, как пострадает репутация компании если ваш важный клиент, позвонив своему менеджеру услышит, что номер временно заблокирован или ваш сотрудник, забудет оплатить свой телефон, не сможет воспользоваться навигацией и опоздает на важную встречу.

    Для многих компаний важными моментами при пользование корпоративной мобильной связью является возможность оплачивать счета по безналичному расчету.

    В последние годы становится нормальной практикой включать сотовую связь в социальный пакет и предоставлять всем сотрудникам компании наряду со страховкой, забота о персонале повышает рейтинг компании среди прочих работодателей.

    Какой должна быть корпоративная мобильная связь?

    Часто, при всей очевидности пользы, компании отказываются от пользования корпоративной мобильной связью из-за сложностей связанных с контролем расходов на связь и ведением учета, в следствии чего может быть существенно превышен первоначально запланированный бюджет или отсутствием должного сервиса со стороны оператора связи и невозможностью оперативно получать информацию и услуги, например, сим-карты для новых сотрудников или предложения по новым, интересным сервисам, таким как, например FMC или интрасеть. Мы считаем, что корпоративная мобильная связь должна быть с одной стороны 100% надежной, отказоустойчивой, и при этом удобной в управлении.

    Почему клиенты выбирают нас?

    Большинство операторов связи стараются предлагать клиентам «максимально полные тарифные планы» по «минимальным ценам» при этом действительно эффективное управление расходами на мобильную связь достигается исключительно путем регулярной работы с нашей стороны и оптимального подбора и использования тарифных планов и опций для всех наших клиентов, попробуем выделить ключевые направления работы оптимизации расходов:

    Онлайн мониторинг трафика заключается в том, что мы в реальном времени следим за расходами всех пользователей корпоративной связи и, в случае «нежелательного поведения трафика», имеем возможность немедленно принимать правильные решения.

    Ежемесячный анализ трафика по каждому номеру дает нам возможность оптимизировать расходы пользователя путем подключения различных опций и скидок, либо проводить разъяснительно ознакомительную работу по тарифам и оптимальному режиму использования мобильного номера.

    Ежеквартальный анализ трафика каждого абонента или групп абонентов позволяет нам понимать общую картину использования номеров и работать в направлении изменения тарифных планов, обобщения расходов по принципу «общего котла».

    Запреты на определенные направления трафика. Например, мы можем закрывать платные ые сервисы, платные СМС и интернет контент, интернет в роуминге, в общем, все то, что обычно оператор связи пытается навязать абонентам всеми возможными способами.

    Очевидные выгоды, которые получают наши корпоративные клиенты это:

    Выделенная служба поддержки

    Любые вопросы по обслуживанию номеров подключение/отключение услуг, перевод номера в роуминг и т.д. можно решить через мгновенное соединение с оператором по короткому номеру 0905.

    Красивые короткие номера

    Внутри договора за каждым номером будет закреплен короткий четырехзначный номер, например, *2015, которые можно использовать для звонков между «своими» номерами. Например, каждый сотрудник может позвонить директору, набрав номер *2015, а операторам, которые принимают заказы можно назначить номера *2001, *2002, *2003 и т.д.

    Возможность переоформления номеров

    В случае, если у кого-то из сотрудников уже есть номер другого оператора, который необходимо сохранить, есть возможность переоформить этот номер на общий корпоративный договор в нашей компании.

    Преемственность номеров

    В случае, если до перехода на корпоративный номер Билайн, сотрудник пользовался номером другого оператора, либо другим номером Билайн, с целью сохранения контактов, на все старые номера возможно установить бесплатную переадресацию вызовов. Все звонки будут переадресовываться на новые номера.

    Единые счета

    Легкость ведения учета. Перевод всех номеров на единый корпоративный договор позволит упростить работу бухгалтерии в части сбора информации, получения и оплаты счетов. Все счета будут выставляться одним днем, один раз в месяц.

    Прозрачные счета

    К каждому счету предоставляется удобная детализация звонков в формате Excel. Для каждого номера предусмотрена отдельная строка с информацией по расходам и рекомендации по оптимизации расходов

    Источник: https://westek.ru/dlya-abonentov/stati/professionalnoe-upravlenie-korporativnoj-mobilnoj-svyazyu-snizhenie-zatrat-do-70/

    Правила пользования служебным телефоном, договор с оператором сотовой связи

    Как правильно организовать мобильную связь для сотрудников

    РЕГЛАМЕНТ ПО ИСПОЛЬЗОВАНИЮ СЛУЖЕБНЫХ СРЕДСТВ СВЯЗИ Утверждено Приказом директора ООО «Новичок» от 16 января 2009 годаНастоящий регламент определяет порядок предоставления служебной мобильной связи в ООО «Новичок» 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ1.1. Служебная мобильная связь — это обеспечение сотрудника возможностью вести служебные переговоры по мобильному телефону за счет организации.1.2. Обеспечение сотрудников служебной мобильной связью осуществляется путем выдачи им телефонных аппаратов, подключенных к тарифу оператора связи. Использование сотрудниками личных телефонов в служебных целях не допускается.1.3. В организации предусмотрено как постоянное обеспечение сотрудников служебной мобильной связью, так и временное.1.3.1. На постоянной основе служебной мобильной связью обеспечиваются сотрудники следующих отделов— отдел экспедиции— отдел продаж1.3.2. На временной основе служебной мобильной связью обеспечиваются сотрудники отдела рекламы во время командировок, а также при проведении выставок, презентаций и семинаров.1.4. Для каждого пользователя служебной мобильной связи устанавливается лимит на служебные переговоры по мобильным телефонам.1.4.1. Для сотрудников, использующих служебную мобильную связь на постоянной основе, лимит составляет две тысячи рублей в месяц.1.4.2. Для сотрудников, использующих служебную мобильную связь на временной основе, лимит составляет пятьсот рублей в сутки. 2. ПОРЯДОК ОБСЛУЖИВАНИЯ2.1. Все служебные мобильные телефоны подключены к оператору сотовой связи «Сотовик». Выбор тарифных планов, подключение и пополнение лицевых счетов служебных мобильных телефонов производит бухгалтерия по согласованию с заместителем директора по общим вопросам.2.4. Обслуживание и ремонт служебных телефонных аппаратов осуществляет хозяйственный отдел. 3. ПОРЯДОК ИСПОЛЬЗОВАНИЯ СЛУЖЕБНОЙ СВЯЗИ3.1. Время совершения служебных переговоров не ограничено нормированным рабочим днем. При необходимости телефонные переговоры, а также передача данных по служебной мобильной связи могут осуществляться в выходные дни и (или) за пределами рабочего времени.3.2. Сотрудникам запрещено использовать служебную мобильную связь в личных целях.

    О том, что такая война уже ведется и США уже предпринимают меры по защите своих коммуникаций, говорится в отчете американской исследовательской компании FireEye, опубликованном в июле.

    В нем компания обвинила российских хакеров в организации атаки и взломе компьютерной сети официальной резиденции президента США — Белого дома.

    Представители FireEye утверждают, что высококвалифицированные программисты из России использовали специальный алгоритм для сокрытия вредоносного кода в трафике обычных сетей — таких как популярные социальные сервисы и GitHub.

    Приказ о запрете на использование смартфонов в государственных органах Казахстана не распространяется на журналистов, заявила заместитель премьер-министра Казахстана Дарига Назарбаева.

    В начале апреля государственным служащим в Казахстане будет запрещено на рабочем месте пользоваться смартфонами и планшетами.

    Данное решение принято с целью недопущения утечки конфиденциальной информации, например посредством интернет-мессенджеров, таких как WhatsApp и других.

    Прежде чем заключить договор

    Если оператор спишет деньги со счета без каких-либо на то оснований, он понесет за это ответственность. Но вместе с этим компания может пойти на хитрость и сделать все, чтобы пользователь подключил как можно больше платных услуг.

    https://www.youtube.com/watch?v=RwNsl7edg2E

    Стандартный договор об оказании услуг мобильной связи обычно имеет большой объем и составляется на нескольких листах, поэтому далеко не все внимательно изучают информацию, в результате чего упускают важную информацию.

    Специалисты Роспотребнадзора рекомендуют в первую очередь обращать внимание на:

    • мобильный номер;
    • минимальный список услуг, которые будет предоставлять оператор;
    • тарификация мобильной связи;
    • сроки оплаты услуг;
    • срок действия тарифного плана;
    • форму расчетов.

    Уже при изучении договора многие пользователи могут обнаружить первый подводный камень – операторы сотовой связи часто навязывают дополнительные сервисы в качестве основных, и они, конечно, всегда платные. Операторы не имеют права будущему клиенту навязать автоответчик, антиопределитель номера и другие ненужные большинству людей услуги.

    Желательно проверить, в течение какого времени будет действовать тарифный план, чтобы не вышло так, что абонент подключил выгодный тариф, а спустя два-три месяца оператор автоматически изменил его на другой, более дорогой.

    Письменная претензия

    Если не выходит решить вопрос с оператором, а деньги со счета продолжают сниматься, можно составить в письменной форме претензию, в которой нужно детально описать сложившуюся ситуацию. Претензия составляется в двух экземплярах и содержит следующую информацию:

    • ФИО;
    • адрес;
    • информация о договоре (дату и место подписания);
    • сумму, которую оператор списал со счета.

    Письменную претензию вместе с детализацией счета и копией договора нужно подать оператору, который обязан рассмотреть ее в течение 2 месяцев. После этого компания должна направить на указанный адрес письменное обоснование. Если оператор признает свою ошибку, он сделает перерасчет, в противном случае не останется ничего больше, кроме как обратиться в суд.

    Прежде чем подавать письменную претензию, нужно еще раз внимательно изучить договор. Если подключение платной услуги предусмотрено условиями договора, то мобильный оператор не будет выполнять перерасчет.

    Как узнать информацию об изменении тарифа?

    Пользователи услуг сотовой связи имеют право вовремя узнавать обо всех изменениях своего тарифного плана или подключении дополнительных услуг. Как показывает практика, операторы обычно уведомляют посредством смс-рассылки. Но не всем приходят сообщения и, конечно, не все их читают.

    На самом деле операторы не обязаны уведомлять абонентов личными звонками и смс-сообщениями об изменении платы за услуги. Специалисты Роспотребнадзора говорят, что эта информация должна появляться в СМИ и на официальном интернет-сайте оператора, причем абоненты обязаны самостоятельно отслеживать все изменения. Информация всегда появляется не позже, чем за 10 дней до введения новой услуги.

    Чтобы не переплачивать за услуги мобильной связи, не забывайте:

    1. Регулярно проверять баланс и следить за тем, какие суммы списываются со счета.

    2. Контролировать то, какие услуги подключены. Проще всего это сделать, позвонив в call-центр и уточнив информацию о тарифном плане и дополнительных сервисах.

    3. Отслеживать появление новых, более выгодных тарифов – для этого нужно изучать информацию на официальном сайте оператора сотовой связи. Можно также позвонить в call-центр и уточнить данные о новых, доступных для подключения выгодных тарифах.

    Приложение N ___ к Приказу от «___» _________ ___ г. N _____ Утверждаю ___________________________________ (должность руководителя организации) ___________________________________ (Ф.И.О. руководителя) «___» _____________ ____ г. Правила пользования служебными мобильными телефонами в «____________________________» (наименование организации)

    Общие положения

    1.1. Правила пользования служебными мобильными телефонами в «____________» (далее — Правила) определяют порядок предоставления и использования служебной мобильной связи в «____________».

    1.2. Обеспечение работников служебной мобильной связью осуществляется путем предоставления им служебных мобильных телефонов, подключенных к корпоративному тарифу.

    1.3. Мобильной служебной связью обеспечиваются работники следующих структурных подразделений:

    1.4. На время проведения выставок, семинаров, презентаций, при направлении в командировки также обеспечиваются мобильной служебной связью работники подразделений: _____________________________________________________________.

    1.5. Устанавливается лимит расходов за использование мобильной телефонной связи в размере _____________ (________________) рублей (или: не более ____________ (_______) часов) за ___________________________________. (период)

    Порядок обслуживания служебной мобильной связи

    2.1. Все служебные мобильные телефоны подключены к оператору сотовой связи «__________________».

    2.2. Выбор тарифных планов, подключение и пополнение лицевых счетов служебных мобильных телефонов производит главный бухгалтер по согласованию с руководителем (заместителем руководителя) организации.

    2.3. Работникам, использующим служебную мобильную связь, запрещается самостоятельно:

    — подключать или отключать какие-либо услуги оператора связи без предварительного письменного согласования с руководителем (заместителем руководителя) организации;

    — пополнять лицевой счет служебного мобильного телефона; внесенные денежные средства организацией не возмещаются.

    2.4. Обслуживание и ремонт служебных мобильных телефонов осуществляется в следующем порядке: _________________________________________________________.

    3. Порядок выдачи служебного мобильного телефона

    3.1. Выдачу служебного мобильного телефона производит ___________________________________________________________________________ (указать должностное лицо/структурное подразделение) по заявлению работника, завизированному его непосредственным руководителем.

    3.2. Выдача служебного мобильного телефона и инструкции по его эксплуатации производится после ознакомления работника с настоящими Правилами и фиксируется в ведомости (книге/журнале учета) выдачи служебных мобильных телефонов.

    3.3 Служебный мобильный телефон должен быть возвращен работником в случае:

    — увольнения;

    — изменения должностных обязанностей, в результате чего необходимость в служебной мобильной связи отпадает;

    — нарушения настоящих Правил.

    Порядок использования служебной мобильной связи

    4.1. Работники используют служебную мобильную связь для ведения телефонных переговоров и передачи/получения сообщений. В случае служебной необходимости телефонные разговоры, а также передача/получение сообщений по служебной мобильной связи могут осуществляться в выходные дни и/или за пределами установленного рабочего времени.

    Источник: https://OrenRabota56.ru/personal/zapret-ispolzovaniya-mobilnyh-telefonov-na-rabochem-meste.html

    Как настроить телефонию в офисе. Личный опыт — Сервисы на vc.ru

    Как правильно организовать мобильную связь для сотрудников

    Работа колл-центра невозможна без грамотно настроенной телефонии. В зависимости от объемов компании и потенциальной нагрузки на колл-центр выбирается тот или иной вид связи.

    После тщательного знакомства с рынком провайдеров связи, для своего колл-центра обработки юридических заявок «ЗаконПартнер» мы остановились на двух вариантах: мобильной связи и IP-телефонии. Проработав все коммерческие предложения, было принято решение о комбинированном использовании этих двух видов связи.

    Ip-телефония

    Для входящих звонков наилучшим решением является IP-телефония. С её помощью разграничивается поток звонков, что существенно экономит время компании.

    Для нашего колл-центра была приобретена виртуальная АТС “Asterisk”, отличающаяся широким функционалом и надежностью.

    Эта система позволяет маршрутизировать звонки, настраивать автоматическое информирование по типовым вопросам клиентов, создавать ое меню, записывать разговоры и организовывать ые конференции.

    Также есть возможность приема и отправки факсов, выделения многоканальных номеров и подключения сотовых абонентов.

    IP-телефония обладает несколькими важными преимуществами для колл-центра:

    • высокое качество связи даже при звонках на дальние расстояния;
    • широкий спектр тарифов, позволяющий существенно сэкономить средства;
    • возможность подключения дополнительных услуг;
    • отсутствие множества телефонных кабелей и необходимости в достаточном количестве места для оборудования. Колл-центр с IP-телефонией может располагаться даже в небольшом офисе.

    Важным элементом колл-центра с IP-телефонией является CRM-система, с которой интегрируется виртуальная АТС. Обязательна ли такая интеграция? Да, в противном случае эффективность работы колл-центра стремительно приближается к нулю.

    Благодаря самописной CRM-системе была значительно увеличена функциональность АТС: потоки входящих вызовов без труда систематизировались и распределялись, в режиме реального времени формировалась полная статистика совершенных звонков, стало гораздо проще вести базу клиентов и перенаправлять звонки. Все это свело работу принимающего звонки оператора к минимуму: необходимо было всего лишь поднять трубку, поговорить с клиентом в течение 1-2 минут и внести номер телефона в базу с пометкой “входящий звонок”. Дальнейшая работа была присвоена другому оператору, который работал по другому виду связи.

    Мобильная связь

    Для конкретной проработки вопроса клиента и связи с ним была выбрана мобильная связь. Все крупные операторы предоставляют различные тарифные планы корпоративной связи, впрочем, их условия редко чем отличаются друг от друга.

    Первым оператором, с которым мы работали, был Билайн. Он предоставлял нам 6000 минут за 1500 рублей, что вполне удовлетворяло нашим потребностям и возможностям. Однако, через некоторое время Билайн без предупреждения прекратил сотрудничество с нами и заблокировал симки. Причина была в том, что мы, как клиенты, не рентабельны. Конечно, такой форс-мажор повлек за собой неприятные последствия.

    Методом проб и обидных ошибок, мы сделали главный вывод: стоит гоняться, в первую очередь, за надежностью оператора и качеством предоставляемых им услуг, а не за дешевизной тарифа, которая впоследствии может привести к огромным убыткам и потере клиентов.

    Современная корпоративная мобильная связь обладает важной для работы колл-центра услугой: автоматическая запись разговора.

    Благодаря ней можно не только исключить возможность использования рабочего телефона в личных целях, но и фиксировать нестандартные ситуации для их дальнейшего разбирательства и урегулирования.

    Это помогает минимизировать возникновение конфликтных ситуаций как внутри колл-центра, так и с клиентами.

    Корпоративная мобильная связь обладает рядом неоспоримых преимуществ:

    • полный контроль всех звонков;
    • возможность индивидуального расчёта тарифного плана для каждого сотрудника (это особенно удобно, так как у нас были сотрудники, умудрявшиеся исчерпать лимиты минут задолго до конца месяца);
    • заметное снижение затрат на связь;
    • увеличение производительности труда;
    • возможность централизованной оплаты счета.

    Если предполагается очень много звонков на мобильные номера, то вполне целесообразно использовать GSM-шлюз. К слову, наш первый оператор однажды заблокировал наши симкарты из-за подозрений на использование такого шлюза.

    Итак, чем хорош GSM-шлюз? Конечно же, возможностью установить несколько симкарт одновременно. Благодаря этому абонентам МТС оператор сможет звонить с симкарты МТС, абонентам Мегафона – с симкарты Мегафона, и т.д.

    Таким образом, достигается существенная экономия средств за счет стоимости звонка по обычному тарифу оператора.

    Неплохим бонусом является и то, что на базе GSM-шлюза с несколькими симкартами можно организовать удобный многоканальный телефонный номер небольшой емкости.

    Компьютерные гарнитуры

    Для удобства и корректной работы колл-центра необходимы и компьютерные гарнитуры, ведь они позволяют операторам освободить руки для более быстрого и удобного ввода данных в компьютер, а также обеспечивают высокое качество звука как для клиента, так и для оператора.

    Неплохим вариантом для небольших и средних колл-центров будут гарнитуры с разъемом Quick Disconnect (QD). Данный разъем – универсальный, что позволяет использовать его с любыми видами компьютеров и телефонных аппаратов.

    Также существуют USB-гарнитуры эконом-класса для систем унифицированных коммуникаций (UC). Для обработки сигналов в таких гарнитурах применяется метод цифровой обработки сигналов.

    Гарнитуры обладают функцией шумоподавления, позволяющей оператору получить прекрасное качество звука практически в любых условиях. Данные гарнитуры имеют простое и удобное управление, небольшой вес и минималистичный дизайн. И, конечно, сравнительно небольшую цену.

    В качестве дополнения гарнитуры можно использовать IP-телефон, обладающий привычными кнопками быстрого вызова и повтора вызова, экраном с четкой яркой индикацией, возможностью громкой связи и другими полезными функциями.

    На своем примере мы доказали, что создать эффективный, стабильно работающий колл-центр своими силами вполне реально. Надо лишь тщательно ознакомиться со всеми предлагаемыми вариантами и выбрать то, что оптимально для вашего случая.

    Источник: https://vc.ru/services/77053-kak-nastroit-telefoniyu-v-ofise-lichnyy-opyt

    Как оформить выдачу сотовый телефон сотруднику

    Как правильно организовать мобильную связь для сотрудников

    1. Передать телефон сотруднику можно по акту приема-передачи.

    Также возможность (обязанность) обеспечение сотрудника телефоном должна быть прописала в локальном акте и (или) в трудовом договоре. 2. Исходя из судебной практики согласие надо получить в любом случае. Без согласия работодатель не вправе удерживать какие-либо суммы.

    Статья: «Взыскать ее в полном объеме будет возможно, если работодатель докажет, что работник умышленно уклоняется от возвращения вверенного имущества. Факт передачи работнику имущества должен быть документально подтвержден Передача работодателем имущества работнику должна иметь подтверждение, чтобы в дальнейшем к работнику можно было предъявить претензии.

    Например, если речь идет о сотовом телефоне, то важно оформить акт о том, что аппарат соответствующей марки был передан работнику для служебного пользования.

    Факт выдачи имущества также может быть подтвержден записью в ведомости или журнале выдачи служебных средств связи.

    Не лишним будет дополнительно прописать в локальных актах компании порядок использования служебного телефона, а также, в каких случаях он должен бытьвозвращен.

    Например, указать, что работник должен вернуть телефон в случаях изменения его должностных обязанностей (когда необходимость в служебной мобильной связи отпала), увольнения и т. д. Аналогичные правила применяются и в отношении любого другого имущества (ноутбука, диктофона и т.

    д.). Также может быть составлен договор об использовании имущества, в которомработник и работодатель установят подробный порядок использования.

    Такой договор особенно актуален в случаях, когда в компании нет специального локального акта.

    При этом важно помнить о том, что подписать документы о передаче имущества должно лицо, обладающее соответствующими полномочиями.

    Как правило, это генеральный директор, иногда это могут быть другие лица, которые несут материальную ответственность за имущество, и имеют соответствующие полномочия распоряжаться им.

    Если указанных документов нет, то законно применить к работнику какие-либо меры вряд ли получится.

    Так, рассматривая конкретное дело, суд отказал компании во взыскании материального ущерба, в связи с тем, что работодатель не представил суду надлежащих доказательств, которые бы бесспорно подтверждали, что материальные ценности, утрата которых вменялась работнику в вину, имелись в наличии в компании ().

    Порядок взыскания с работника причиненного компании вреда Порядок юридических действий будет зависеть от того, когда выявлен факт отсутствия у работника имущества работодателя.

    Одним из первых действий, которые надо будет совершить компании, это зафиксировать факт того, что работодателю стало известно о пропаже сотового телефона, ноутбука или диктофона.

    Как организовать телефонию в офисе: оборудование, установка, настройка

    Как правильно организовать мобильную связь для сотрудников

    Сложно представить успешную компанию без качественной телефонной связи: любой бизнес требует постоянных коммуникаций с клиентами, партнерами и сотрудниками. Затраты на телефонизацию крупной фирмы весьма ощутимы: закупка техники, плата за подключение и обслуживание линий.

    Уменьшить расходы можно за счет применения в офисе современных технологий — IP-телефонии. Однако важна не только экономия бюджета. Гарантировать эффективность работы может лишь связь, полностью соответствующая потребностям компании.

    Мы сравним качество и гибкость настроек аналоговой и IP-телефонии, а также стоимость подключения и совершения звонков в рамках каждого типа связи.

    Какую систему телефонии выбрать для офиса: истина — в сравнении

    На данный момент подключение телефонной связи осуществляется двумя способами: с помощью аналоговой и IP-телефонии. Рассмотрим подробнее каждый из видов.

    Классическая система — это подключение одного или нескольких абонентов к оператору связи с выделением индивидуального телефонного номера для каждого из них.

    Этот тип телефонии приемлем лишь для компаний, которым достаточно одной-двух линий, то есть малого бизнеса, небольших магазинов или офисов с низкой частотой входящих и исходящих звонков.

    Для крупных компаний подобный подход несет слишком высокие затраты, ведь подключение и обслуживание каждого номера будет стоить денег.

    Частично решить эту проблему помогает аналоговая мини-АТС, которая «распределяет» существующие линии на внутренние телефоны абонентов, создавая так называемую многоканальную систему связи.

    Таким образом, одним номером может пользоваться множество сотрудников, но при этом количество одновременных входящих и исходящих вызовов будет не больше числа установленных линий. Впрочем, на внутренние звонки это правило не распространяется — между собой сотрудники могут общаться без ограничений.

    Этот метод организации телефонии подойдет для маленьких и средних компаний, для которых важны внутрикорпоративные разговоры и нет необходимости в совершении большого количества звонков.

    Еще недавно аналоговая телефония с использованием обычного телефонного кабеля была единственно возможным способом обеспечить надежность и качество ой связи.

    Но в последние годы ситуация изменилась: цифровая телефония теперь может обеспечить непревзойденное качество звука и устойчивость канала связи при значительно меньших расходах.

    Так, применение IP-телефонии позволит сократить затраты на междугородние переговоры на 30–40%, а также сэкономить 10% на местных звонках (если сравнить с расценками на аналоговую связь).

    Кроме того:

    • при переезде вашего офиса существующий номер можно сохранить;
    • функция переадресации звонков на сотовые телефоны повышает мобильность сотрудников фирмы;
    • есть возможность организовывать аудио- и видеоконференции, call-центры, горячие линии;
    • подключаемые услуги записи и прослушивания разговоров помогают повысить качество обслуживания;
    • возможно создание сложного ого меню;
    • можно легко и быстро управлять услугами связи и менять настройки в рамках виртуальной АТС;
    • существующий аналоговый номер можно сохранить, переведя его в формат IP-телефонии.

    В итоге, офисная IP-телефония обладает значительными преимуществами перед классической, поэтому с каждым годом число ее пользователей неуклонно растет.

    Подключение IP-телефонии возможно как одновременно с проведением в офис Интернета, так и позже. Крупным организациям или тем, кому необходим call-центр, желательно выделить отдельный интернет-канал для передачи ых данных, это сделает работу более стабильной и даст возможность организовать до 30-ти телефонных линий одновременно.

    По статистике самой популярной сферой использования IP-телефонии является торговля (чуть больше 30% от общего числа компаний).

    Если добавить к этому фирмы, оказывающие услуги (25%), занимающиеся созданием сайтов (более 8%) и интернет-маркетингом (почти 7%), в сумме выходит порядка 70% организаций.

    По количеству номеров на компанию лидирует Центральный федеральный округ: здесь на один офис приходится 1,4 номера.

    Оборудование для организации связи в офисе

    С классическими аналоговыми телефонными аппаратами ситуация более-менее ясна: при организации традиционного типа связи вам необходимо купить обычные телефоны и, при необходимости, мини-АТС.

    Эти виды техники отличаются как по стоимости (от самых недорогих моделей по цене в сотни рублей, до системных станций за несколько десятков тысяч), так и по количеству поддерживаемых функций (DECT-телефон, конференц-телефон и т.д.).

    Если же вы остановились на услугах IP-связи, то вам понадобятся соответствующие IP-телефоны. В России наибольшей популярностью пользуются аппараты производителей Gigaset, Cisco, AudioСodes.

    Альтернатива покупке специальной техники — подсоединение классических телефонных аппаратов к IP-шлюзу — адаптеру, преобразующему аналоговый сигнал в цифровой. Подключить к такому устройству можно сразу несколько телефонов, снизив таким образом затраты на оборудование.

    Есть возможность использовать и обычные сотовые аппараты и смартфоны, с помощью специального ПО или настройки переадресации. В этом случае никаких дополнительных трат на покупку техники не потребуется вовсе.

    И наконец, популярной является организация телефонии через офисные компьютеры и ноутбуки — на них устанавливается необходимый пакет программ и в дальнейшем для совершения звонков остается лишь приобрести гарнитуру.

    Подключение аналоговой телефонии, включая покупку мини-АТС и другого оборудования, будет стоить примерно 50 000 рублей. Организация виртуальной АТС обойдется значительно дешевле — от 2000–2500 рублей.

    Бывают ситуации, когда офисы компании находятся в удаленной от крупных городов местности (например, в Заполярье), где возможность организации аналоговой и интернет-связи в принципе отсутствует.

    В таких случаях можно приобрести спутниковые телефоны и подключить соответствующие услуги. Расценки на данный тип связи очень высоки, а качество значительно хуже, чем у других вариантов.

    Однако в отсутствии альтернатив спутниковая телефония становится единственно возможным решением.

    Этапы подключения и настройки офисной телефонии

    Чтобы установить телефон в офис, в первую очередь следует решить, какой тип связи будет использован. Как правило, крупные организации предварительно составляют техническое задание, в котором определяют количество и виды телефонных аппаратов и линий, необходимость установки мини-АТС, а также выбирают компанию-провайдера, ориентируясь на условия и тарифы.

    Если выбран аналоговый тип связи, то алгоритм действий будет следующий:

    1. Подача заявки на подключение оператору.
    2. Прокладка кабелей.
    3. Установка телефонных аппаратов.
    4. Проверка работоспособности системы и качества связи.
    5. Обучение сотрудников.

    Дополнительно заключается договор сервисного обслуживания. Весь процесс может занять длительное время — это будет зависеть от количества свободных линий и сотрудников у оператора, а также от технической сложности подключения.

    Для тех компаний, которые выбрали IP-телефонию, подключение услуги происходит гораздо быстрее — 10–15 минут — и осуществляется в «Личном кабинете» на сайте провайдера. При этом возможности инструмента впечатляют:

    • подключение почти неограниченного числа телефонов (особенно это важно для организации call-центров или горячих линий);
    • подробная статистика расходов на связь;
    • подключение функции «виртуальный секретарь»;
    • возможность быстрой настройки переадресации и других параметров;
    • запись звонков;
    • составление черных списков;
    • предоставление отчетов по любому интересующему параметру и многое другое.

    Источник: https://www.pravda.ru/navigator/kak-organizovat-telefoniju-v-ofise.html

    О бухгалтерии
    Добавить комментарий

    ;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: