Электронный документооборот

Содержание
  1. Электронный документооборот: что это такое, функции, системы ЭДО – Про РКО
  2. Что такое электронный документооборот
  3. Виды электронных документов
  4. Функции системы электронного документооборота
  5. Варианты ЭДО
  6. Автоматизация электронного документооборота. Плюсы и минусы ЭДО
  7. Что нужно для перехода на электронный документооборот
  8. Система электронного документооборота
  9. Подключение к ЭДО СФЕРА Курьер
  10. Преимущества сервиса ЭДО «СФЕРА Курьер»
  11. Переходите на электронный документооборот
  12. Об электронном документообороте между организациями и контрагентами
  13. Более 150 млн. документов ежегодно проходит через систему обмена электронными документами
  14. Электронный документооборот (ЭДО)
  15. Что такое электронный документооборот?
  16. Как это работает?
  17. Это дешевле
  18. Это быстрее
  19. Всё под рукой
  20. Меньше проблем с отчётностью
  21. Безопасность гарантирована
  22. Сколько это стоит?
  23. Работа с контрагентами
  24. Необходимость получать ЭП
  25. Виды электронного документооборота
  26. Как перейти на ЭДО?
  27. Резюме
  28. Система электронного документооборота – что это и зачем нужно?
  29. Что такое система электронного документооборота (ЭДО)?
  30. Основные преимущества
  31. Основные недостатки
  32. Функционал электронного документооборота
  33. Можно ли совмещать бумажный документооборот с электронным?
  34. Взаимодействие электронного документа с другими программами
  35. Что такое ЭДО и как это работает? Как подключить переход на электронный документооборот
  36. Was ist das илиЧто значит ЭДО?
  37. Сыграем в игру «А зачем мне это нужно?»
  38. 5 преимуществ ЭДО 
  39. Электронный документооборот: с чего начать
  40. Как подключиться к электронному документообороту
  41. Что такое ЭДО
  42. Для чего нужен ЭДО
  43. Что можно отправлять через ЭДО
  44. Формализованные документы
  45. Неформализованные документы
  46. Как работает ЭДО
  47. Если вы отправляете документ
  48. Если вы получаете документ и требуется подпись
  49. Как выбрать оператора ЭДО
  50. Что нужно знать

Электронный документооборот: что это такое, функции, системы ЭДО – Про РКО

Электронный документооборот

Сегодня большинство компаний переходит от бумажного документооборота к электронному. Это экономит и время, и деньги организации. Электронный документооборот избавляет от бумажной волокиты.

Обмениваться информацией можно 24 часа в сутки из офиса или любого другого места. Достаточно лишь иметь под рукой компьютер с электронной подписью и доступ в Интернет.

Кроме этого, система электронного документооборота дает возможность контролировать ход работы в режиме реального времени.

Что такое электронный документооборот

Если говорить простыми словами, электронный документооборот – это обмен электронными документами через локальную сеть, Интернет или другие каналы. Электронный документооборот может происходить как внутри организации, так и между компаниями.

ЭДО позволяет не только обмениваться документами, но и организовывать работу без использования бумажных носителей: поиск документов, составление отчетов, ведение архива и многое другое.

Электронный документооборот осуществляется через систему оператора ЭДО, включенного в сеть доверия ФНС России. Одна компания отправляет другой электронный документ. Адресат получает его в течение нескольких секунд на своем ПК.

В это время оператор проводит автоматическую проверку электронной подписи, которой завизирован документ, и соответствует ли формат документа требованиям законодательства.

С помощью статусов отправитель может посмотреть, как двигается документ.

Виды электронных документов

Практически каждый документ можно перевести в электронный вид. Обычно компании переходят на электронные договоры, товарные накладные, различные счета, отчеты и прочее.

Неформализованные документы – письма, договоры, доверенности, техническая документация и другие документы, они освобождены от жесткого регулирования со стороны государства.

К формализованным документам предъявляют жесткие требования к формату и регламенту передачи. Формализованный документ – документ, который создан  по формату ФНС, например, акт приемки работы.  Формализованные документы влияют на правильность налоговых расчетов, поэтому соблюдение всех процедур передачи для них имеет важное значение.

Отметим, что неформализованные электронные документы могут в любом формате: doc, xlsx, pdf, jpg и другое, в то время как, формализованные документы только в виде файла с расширением xml.

Функции системы электронного документооборота

Система электронного документооборота выполняет следующие функции:

  • регистрация документа;
  • контроль исполнения документов;
  • создание справочников;
  • контроль движения бумажного и электронного документа, ведение истории работы с документами;
  • создание и редактирование реквизитов документов;
  • формирование отчетов по документообороту предприятия;
  • импорт документов из файловой системы и Интернета;
  • создание документа прямо из системы с помощью шаблона;
  • работа с версиями документа, сложными многокомпонентными и многоформатными документами, вложениями;
  • электронное распространение документов;
  • работа с документами в папках;
  • получение документов с помощью сканирования и распознавания;
  • уменьшение затрат на доступ к данным и обработка документов.

Варианты ЭДО

Организовать систему электронного документооборота можно двумя способами. Во-первых, можно заключить с контрагентами соглашение об электронном документообороте и обмениваться документами, которые будут подписаны электронной подписью через электронную почту.

Во-вторых, можно организовать ЭДО через специального оператора. В этом случае нужно присоединится к регламенту обмена электронными документами. После этого доступен обмен с контрагентами как формализованными документами, так и неформализованными.

Автоматизация электронного документооборота. Плюсы и минусы ЭДО

Электронный документооборот – это целая информационная система, включающая в себя специализированное программное обеспечение, электронную почту, интернет, локальную сеть и другое.

Электронный документооборот по сравнению с бумажным выглядит намного привлекательнее. Выделим основные преимущества ЭДО.

  • самое простое – снижаются расходы, связанные с затратами на бумагу;
  • экономится время – сотрудники тратят меньше времени, чтобы найти бумажный документ;
  • повышается прозрачность внутренней работы компании – система электронного документооборота дает возможность отслеживать статус документа;
  • ведется личная история каждого файла и сопутствующих ему документов – в любое время можно открыть все необходимые документы, содержащие требования, связанные с различными типами взаимоотношений между компанией и внешними субъектами;
  • оперативно составляются отчеты организации;
  • повышается безопасность данных.

Среди минусов можно отметить дороговизну программного обеспечения и расходы,  которые связаны с обучением сотрудников и оцифровкой всех имеющихся документов.

Что нужно для перехода на электронный документооборот

Для того, чтобы внедрить электронный документооборот, нужно разработать и утвердить порядок электронного документооборота; назвать ответственных за его ведение; организовать электронный архив получаемых и отправляемых документов; прописать в учетной политике правила создания, получения и хранения электронных документов; назначить ответственных за формирование и подписание электронных документов.

Все работники, которые наделены правом подписи документов, должны иметь электронную подпись.

Примерный алгоритм действий:

Система электронного документооборота

Любая система ЭДО может содержать свойства перечисленных ниже категорий, однако, большая часть имеет конкретную ориентацию, связанную с позиционированием продукта.

1. Электронный архив – это система ЭДО, которая направлена на эффективное хранение и поиск данных.

2. Системы электронного документооборота с развитыми средствами workflow – обеспечивают движение некоторых объектов по определенному пути, который задан заранее. На каждом этапе объект может меняться, отчего его называют общим словом “работа”. К работе привязаны документы, однако, они не являются здесь главными объектами. Благодаря этим системам организовывается определенная работа.

3. Системы ЭДО, которые ориентированы на поддержку управления организацией и накопление знаний. Это системы, которые объединяют в себе свойства описанных выше систем. Здесь базовый элемент может быть любым – работа или документ. Этими системами пользуются государственные органы, большие компании, где имеются определенные правила и процедуры движения документов.

4. Системы ЭДО, которые ориентированы на поддержку совместной работы – такие системы отличаются от предыдущих и не имеют четкой иерархии в организации и формализации потока работ. Задача таких ЭДО – обеспечение работы сотрудников в компании, где бы они не находились, и сохранение результатов проделанной работы.

5. Системы ЭДО, которые имеют развитые дополнительные сервисы. Яркий пример – сервис управления связями с клиентами (CRM). Такого рода сервисы разнообразны и могут включать различные наборы услуг.

Список выгодных банков для открытия счёта

Источник: https://Pro-RKO.com/elektronnyj-dokumentooborot-chto-eto-takoe-funkczii-sistemy-edo/

Подключение к ЭДО СФЕРА Курьер

Электронный документооборот

Обменивайтесь электронными документами с контрагентами без личного контакта и дублирования на бумаге. Отправляйте договоры, накладные, счета-фактуры, УПД и др., настраивайте маршруты согласования и подписания, получайте документы в сервисе бесплатно!

Как сервис СФЕРА Курьер поможет вашему бизнесу?

Преимущества сервиса ЭДО «СФЕРА Курьер»

Более 2 млн потенциальных контрагентов
Сервис «СФЕРА Курьер» интегрирован с ЭДО ПАО Сбербанк

Вы сможете обмениваться электронными документами со всеми клиентами Сбербанк Бизнес Онлайн, а это уже более 2 млн контрагентов.

Юридическая значимость документов
Документы можно предъявить в госорганы

Цифровая подпись, используемая для подписания документов в ЭДО СФЕРА Курьер, наделяет электронные документы полноценным юридическим статусом.

Платите, когда вам удобно
Есть тариф с постоплатой

Платите по фактическому документообороту или выберите подходящий пакет с предоплатой. В сервисе «СФЕРА Курьер» все входящие бесплатны, исходящие — от 4,5 ₽ за документ.

Входящие документы не тарифицируются. Цены за исходящие указаны без учёта НДС и действительны только для новых клиентов.

Универсальный тариф с постоплатой

Включено в стоимость всех тарифов:

Неограниченное количество сотрудников

Передача данных в «Честный ЗНАК»

Отправка документов в роуминге без доплаты

Круглосуточная техническая поддержка

Не нашли подходящий тариф?

При большом объёме документов мы рассчитаем для вас персональную скидку и условия

Создавайте, отправляйте и получайте документы онлайн.

Добавляйте неограниченное количество пользователей и настраивайте маршрут согласования документов до отправки.

В сервисе ЭДО «СФЕРА Курьер» более 260 типов документов, которые вы можете использовать, или загрузить свои. Можно обмениваться структурированными документами, утвержденными ФНС и Минфином, и любыми подписанными цифровой подписью документами без утвержденного формата.Структурированные документы:

Счёт, УПД, УКД, Документ о передаче товаров, Документ о передаче результатов работ, Прайс-лист и другие

Неструктурированные документы:

Договор, Товарная накладная, Акт сверки, Акт взаимозачёта, Акт о выполнении работ (оказании услуг) и другие

Осуществляйте поиск в списках, добавляйте документы в избранное.

Все документы сохраняются в облачном хранилище.

Выгрузка для ФНС

Экспортируйте документы в требуемом для представления в Налоговую формате.

Выгружайте любые документы в Excel, pdf, файлы с подписями и протоколами передачи документов.

Отслеживайте и обрабатывайте документы УПД, отправленные в систему «Честный ЗНАК».

Сервис автоматически зарегистрирует все операции по приёмке/ отправке маркированных товаров и передаст коды маркировки в систему мониторинга.

Обменивайтесь документами в сервисе даже с теми контрагентами, которые подключены к другим операторам электронного документооборота.

Мы настроили межоператорское взаимодействие для обеспечения юридически значимого документооборота с ведущими операторами ЭДО.

Интеграция с EDI

Формируйте и обменивайтесь электронными УПД с торговыми сетями с помощью загрузки документов из сервисов Comarch EDI и СФЕРА EDI

Предоставляем единое окно для работы как с ЭДО, так и с EDI.

Документооборот с ритейлом / маркетплейсом

Настроим обмен электронными коммерческими документами (EDI) с торговыми сетями: Лента, Магнит, X5, Ozon, Wildberries, Беру и др. Автоматизируем процесс поставок: от оформления заказа до подписания документов реализации.

Как быстро подключить ЭДО?

Если у вас небольшой документооборот, подключить ЭДО и начать обмениваться электронными документами с контрагентами в сервисе «СФЕРА Курьер» просто! Для начала работы понадобится только интернет и электронная подпись.

Отправьте заявку на подключение

Выберите подходящий тариф и отправьте нам заявку на подключение электронного документооборота.

Загрузите подпись

В личном кабинете СФЕРА Курьер загрузите сертификат ключа проверки электронной подписи (КСКП ЭП) и проверьте настройки ПО для работы с электронной подписью.

Настройте взаимосвязи

Пригласите контрагентов к обмену электронными документами, направив исходящие запросы организациям, с которыми будет производиться обмен документами, или примите входящие запросы от контрагентов.

Настройте типы документов и маршруты

Вы можете использовать типы документов, заданные в системе, или загрузить свои. Настройте последовательность этапов согласования документов внутри вашей организации.

Готово!

Начинайте обмен электронными документами с контрагентами

Переходите на электронный
документооборот

Подключим бесплатно* за несколько минут!

* Подключение к веб-сервису «СФЕРА Курьер» бесплатно, оплачивается только документооборот

Интеграция с учётными системами

Если у вас большой документооборот (от 50 документов в месяц), используйте возможности платформы СФЕРА Курьер для интеграции сервиса ЭДО с вашей учётной системой.

Ведущий оператор ЭДО и EDI в России

Почему стоит доверять нам и нашему сервису электронного документооборота

15+ лет на рынке электронного документооброта

С 2004 года занимаемся продвижением технологий электронного документооборота в России. Являемся ведущим разработчиком и провайдером ЭДО и EDI.

Интегрированы в экосистему ПАО Сбербанк

Являемся одним из крупнейших IT-разработчиков для ОАО «Сбербанк России». Наш сервис ЭДО интегрирован в систему «Сбербанк Бизнес Онлайн».

Входим в ТОП-5 поставщиков SaaS решений

В числе наших клиентов по ЭДО и EDI все крупнейшие федеральные торговые сети, множество региональных ритейл-компаний, а также тысячи поставщиков товаров FMCG.

Об электронном документообороте
между организациями и контрагентами

Понятие документооборот означает «поток» или процесс перемещения документов внутри организации и за её пределы (обмен с контрагентами). Сюда входят все этапы работы с документами: от создания и отправки до приёма документов, их регистрации и учёта, формирования архивов.

Подключение к ЭДО может сильно упростить жизнь организации:

  • Вы сможете отправлять договоры или закрывающие документы контрагентам за секунду!
  • Организации, обменивающиеся документами онлайн, смогут легко их найти.
  • Все данные хранятся в электронном виде, их практически невозможно потерять, что часто случается при отправке бумажных документов.
  • Кроме того, электронный обмен документами позволяет осуществлять документооборот онлайн из любой точки мира.

Электронные цифровые документы являются юридически значимыми. При отправке документов партнёру вы подписываете их электронной подписью. Контрагент принимает документы к учёту и также подписывает их.

Внедрение ЭДО является удачной оптимизацией внутренних процессов организации и взаимодействия с контрагентами.

Мы рекомендуем обращаться к надёжным и проверенным операторам, которые обладают экспертизой на рынке IT-услуг, тогда переход на ЭДО будет лёгким и приятным!

Кстати, с помощью сервиса ЭДО вы можете сдавать отчётность в госорганы и пользоваться архивом документов. Это ещё более упростит ваши ежедневные бизнес-процессы, сэкономит время сотрудников и позволит вести документооборот в режиме одного окна.

Дополнительные услуги и сервисы

Более 150 млн. документов ежегодно проходит через систему обмена электронными документами

Сервис ЭДО эффективно решает задачи бизнеса в рамках компании с любой численностью и формой собственности.
Для уверенности в безопасности и конфиденциальности обмена электронными документами компании обращаются к операторам ЭДО.

Чтобы перейти на электронные документы, потребуется зарегистрироваться в сервисе, загрузить сертификат электронной подписи и оплатить выбранный тариф. Оператор сам уведомляет ФНС о подключении организации к электронному документообороту, а также обеспечивает контроль за соответствием и соблюдением законодательства РФ.

Функцию оператора ЭДО уже много лет успешно выполняет «Корус Консалтинг СНГ».

Источник: https://www.esphere.ru/products/edo

Электронный документооборот (ЭДО)

Электронный документооборот
Рецепты для бизнесаРазвитие бизнеса

Что такое электронный документооборот?

Как видно из названия, ЭДО (электронный документооборот) подразумевает обмен электронными документами и любые другие операции с ними без применения бумажных носителей.

Обычно для этого используется специальное ПО, обеспечивающее высокую скорость работы, конфиденциальность и соответствие документов необходимому стандарту. Таких сервисов довольно много, а для клиентов Яндекс.

Кассы есть выгодное партнёрское решение.

И если в 1990-х ЭДО был уделом крупных компаний, которые разрабатывали его под себя, то сегодня его пользу оценили бизнесы самого разного размера и направленности.

Если ваши контрагенты один за другим переходят на ЭДО, рано или поздно это придётся сделать и вам.

Вы сразу заметите разницу: обмен документами онлайн позволяет гораздо быстрее заключать договоры, а значит, быстрее получать поставки, отправлять товары и производить другие важные для бизнеса операции.

Как это работает?

ЭДО выполняет те же функции, что и бумажный документооборот. С его помощью вы можете создавать и редактировать документы, регистрировать корреспонденцию, обмениваться документами с партнёрами и клиентами, сдавать отчётность в ФНС и другие органы. Рассмотрим, как будет происходить обмен документами между двумя компаниями с помощью ЭДО:

  1. Вы создаёте документ (официальное письмо, заявление, счёт-фактуру и так далее).
  2. Подписываете его электронной подписью и отправляете его контрагенту прямо в системе ЭДО.
  3. Получатель знакомится с документом и подписывает своей электронной подписью.

    Как только документ подписан второй стороной, вы получите уведомление и сможете действовать в соответствии с документом — перевести оплату, отгрузить товар и так далее.

Документы, оформленные и подписанные через ЭДО, обладают такой же юридической силой, как и бумажные. Если получатель окажется недобросовестным и внесёт какие-то исправления в документ, ваша электронная подпись станет недействительной, а вместе с ней и сам документ.

Это дешевле

Материалы для печати, обслуживание офисной техники, почта и курьеры — всё это складывается в круглую сумму, если счёт документов идёт на сотни ежемесячно. С переходом на электронный документооборот крупные компании сокращают расходы на документооборот на 80%, а то и больше.

Это быстрее

Сделки по ЭДО занимают меньше времени, а значит, вы быстрее отгружаете или получаете товары, клиенты быстрее получают желаемое и предпочитают вас конкурентам. Вместе с этим высвобождается время сотрудников, которым больше не нужно распечатывать, подшивать и хранить тысячи бумажек.

Всё под рукой

Все документы будут храниться в облаке — вы круглосуточно имеете к ним доступ с любого компьютера, на котором установлена ваша электронная подпись. Кроме того, электронные документы не занимают места — это особенно актуально для компаний с маленьким помещением или виртуальным офисом.

Меньше проблем с отчётностью

Контролирующие органы всячески приветствуют электронный документооборот. Вам будет проще взаимодействовать с ФНС и другими инстанциями в онлайн-формате, вероятность ошибок в документах, а, как следствие, и штрафов, при использовании ЭДО минимальна.

Безопасность гарантирована

В отличие от пересылок документов почтой, в случае с ЭДО вы можете быть уверены, что информация не попадёт к конкурентам, важные письма не потеряются. Сервисы электронного документооборота гарантируют конфиденциальность информации, а также позволяют хранить документы на случай утери бумажной копии.

Сколько это стоит?

Размер оплаты в большинстве сервисов зависит от количества исходящих документов: чем больше пакет, тем дешевле будет обходится один документ. Входящие документы, как правило, бесплатны. Сравним цены крупных игроков на июль 2020 года.

Работа с контрагентами

Если они не пользуются ЭДО, вам придётся совмещать работу с бумажными и электронными документами. Опять же, если контрагенты используют оператор ЭДО, отличный от вашего, возможен своего рода «роуминг» при документообороте между компаниями. На качестве документооборота использование разных сервисов обычно не отражается.

Необходимость получать ЭП

У многих компаний уже есть электронная подпись, но если её нет, нужно будет её получить. Чаще всего это квалифицированная электронная подпись (КЭП), которая выдаётся в одном из аккредитованных центров Минсвязи РФ. В УЦ нашего партнёра СКБ Контур подпись будет готова уже через 1–2 дня.

Виды электронного документооборота

Обычно выделяют два основных типа ЭДО: внутренний (в пределах компании) и внешний (с другими компаниями и организациями, госучреждениями и ведомствами).Но есть и более детальная классификация ЭДО по видам документов:

  • управленческие,
  • производственный,
  • кадровый,
  • бухгалтерский,
  • складской,
  • технологический,
  • конфиденциальный,
  • архивный

Большинство крупных сервисов на рынке поддерживает работу со всеми основными типами документов. Чаще всего ЭДО используют для первичной бухгалтерской документации и счетов-фактур.

Как перейти на ЭДО?

  1. Подключитесь к оператору ЭДО. Компаний, которые предоставляют такие услуги, довольно много. В частности, вы можете воспользоваться партнёрским решением от Яндекс.Кассы .
  2. Приобретите сертификат электронной подписи.

    Для этого подайте заявку в центр, аккредитованный Министерством связи РФ, оплатить услугу и приехать за ключом (обычно КЭП помещают на флэшку). Если подпись у вас уже есть, зарегистрируйте её в системе.

  3. Проинформируйте своих контрагентов о подключении к ЭДО.

    Нередко это можно сделать через приглашения в самой системе.

Резюме

  1. Электронный документооборот выполняет все те же функции, что и бумажный, но онлайн.
  2. ЭДО позволяет экономить время и деньги, легко сдавать отчётность и иметь нужные документы под рукой.

  3. Существует много сервисов ЭДО: обращайте внимание на то, чем пользуются ваши контрагенты.
  4. Если некоторые из ваших партнёров и клиентов не используют ЭДО, вы можете пригласить их подключиться или же совмещать электронный и бумажный документооборот.
  5. Для подключения к ЭДО нужно выбрать подходящий сервис и получить электронную подпись.

Источник: https://kassa.yandex.ru/recipes/razvitie-biznesa/elektronnyi-dokumentooborot/

Система электронного документооборота – что это и зачем нужно?

Электронный документооборот

В настоящее время обмен документами между хозяйствующими субъектами и физлицами постепенно переходит с бумажного на электронный. Система электронного документооборота имеет ряд преимуществ перед простой бумагой — она позволяет сэкономить время и увеличить эффективность принимаемых решений. СЭД может быть построена как внутри компании, так и между разными фирмами через сеть Интернет.

Что такое система электронного документооборота (ЭДО)?

Электронный документооборот — это система процессов по обработке документов в электронном виде. Большинство современных бухгалтерских и кадровых программ умеют формировать электронные документы в стандартном установленном на законодательном уровне формате. Но чтобы такой документ обладал юридическим весом, он должен быть подписан обеими сторонами электронной подписью.

Электронный документооборот можно разделить на два больших вида — обмен документами внутри фирмы либо между разными компаниями по каналам связи. Допускается объединить эти две системы в одну глобальную.

Использование электронного документооборота внутри компании требует приобретения необходимого программного пакета (платформы ЭДО), а также оборудования для его функционирования (сетевого оборудования, сервера и т. д.).

Для того, чтобы произвести обмен документами между двумя компаниями необходим оператор электронного документооборота. Он гарантирует доставку сообщений, контролирует формат пересылаемых документов, требует заверения работы с данными электронной подписью, хранит архив документов.

Внимание! Одним из таких сервисов является «диадок электронный документооборот». Документы, полученные через него, являются юридически значимыми, если на них находится отметка от ЭПЦ обеих сторон документооборота.

Основные преимущества

Электронный документооборот обладает неоспоримыми преимуществами перед бумажным:

  • Упорядочивание делопроизводства — система не даст присвоить один и тот же номер разным документам, поскольку это будет происходить по порядку и автоматически;
  • Отслеживание положения каждого документа — в любой момент времени можно будет узнать кто именно работает с документом. Сотрудник не сможет его испортить или потерять. Удаленный случайно или специально документ все равно можно восстановить;
  • Ускорение обработки документов — если отделы компании разбросаны по нескольким зданиям, то бумажный документ необходимо лично нести туда для согласования. При ЭДО необходимый документ попадает к работнику за доли секунды;
  • Удобная работа с версиями — при редактировании система сохраняет каждую версию. При необходимости можно проследить кто и когда вносил в документ изменения;
  • Круглосуточный удаленный доступ — при необходимости, доступ к системе ЭДО можно организовать через интернет с любого компьютера земного шара. Работник может работать с документами находясь в командировке, в отпуске или на больничном;
  • Планирование работы — благодаря указанию даты создания и срока исполнения, можно планировать исполнение поступающих документов согласно очереди;
  • Поиск документов — можно произвести поиск в общей базе документов по ключевым словам и выражениям;
  • Экономия бумаги — нет необходимости распечатывать все документы в необходимом количестве.

Основные недостатки

Несмотря на явные достоинства, у систем ЭДО есть и недостатки, которые могут остановить фирму от внедрения.

К ним относятся:

  • Нужно затратить денежные средства на приобретение системы, которые в зависимости от количества пользователей могут составлять до 100 тыс. руб.;
  • После покупки длительное время занимает ее установка, внедрение и отладка;
  • Необходимо провести обучение всех пользователей, которые будут в ней задействованы;
  • Обеспечение безопасности системы — разграничение доступа между пользователями, выпуск необходимых электронных подписей, защита от проникновения извне;
  • В штате фирмы должен быть администратор, который будет следить за функционированием системы, выполнять сервисные действия, решать вопросы пользователей;
  • В целях сохранности информации необходимо выполнять резервное копирование базы с документами;
  • Если ЭДО отсутствует у фирм-партнеров, необходимо обеспечить существование и электронной, и бумажной системы.

Функционал электронного документооборота

Любая система документооборота должна обеспечивать выполнение множества действий:

  • Работать с любыми видами документов — создавать их, оформлять, обрабатывать, регистрировать, контролировать их выполнение, согласовывать и т. д.;
  • Организовывать потоки документооборота — определять маршруты внутри компании, разграничивать доступ между отдельными пользователями, предоставлять возможность работы с одним документом сразу нескольким лицам;
  • Организовывать архив документов с возможностью их поиска, хранения.

Внимание! Электронный документооборот должен обеспечивать ту же возможность работы с документами, как и традиционный бумажный.

Крупные развитые системы предоставляют возможности:

  • Регистрации всех проходящих документов — входящих, исходящих, внутренних, с дальнейшим перенаправлением их к руководителю;
  • Обеспечивать единый порядок работы с документами в каждом подразделении фирмы;
  • Работать с документом как индивидуально, так и коллективно;
  • Обмениваться документами между подразделениями и конкретными сотрудниками;
  • Разграничивать доступ к документам;
  • Использовать стандартные формы для всех документов;
  • Контролировать, что согласование, исполнение и прочая работа с документом будет выполнена вовремя;
  • Формировать отчетность — аналитическую, статистическую и т. д.;
  • Организовывать архивное хранение с фиксацией даты и времени доступа к ним пользователей.

  Калькулятор фиксированных платежей ИП за себя

Можно ли совмещать бумажный документооборот с электронным?

После перехода на электронный документооборот в организации, первое время все равно не получится полностью отказаться от бумажных документов.

Произойти это может по нескольким причинам:

  • Не все контрагенты пользуются ЭДО;
  • На предприятии уже существует множество бумажных документов, находящихся в архиве.

Тем не менее, существуют принципиальные отличия в работе с электронными и бумажными документами. К примеру, бумажный документ нужно распечатать и принести на подпись руководителю, в то время как электронный подписывается в самой системе. Бумажные бухгалтерские документы, отправленные контрагенту, могут потеряться на почте во время пересылки, в то время как электронные доходят до адресата.

Главным отличием работы с двумя типами документов является их хранение. Электронные документы сразу попадают в систему, где с ними могут работать все пользователи.

Для бумажных документов должен все равно быть организован архив, где они будут храниться в упорядоченном виде.

В то же время, после попадания в компанию бумажный документ должен быть отсканирован, и эта скан-копия должна быть загружена в систему для дальнейшей работы.

Внимание! Таким образом, работа внутри компании все равно должна вестись только в электронном виде. Если приходит бумажный документ, то его видят только те, кто его получает или подписывает. В то же время, работа с электронной копией позволяет защитить оригинал от почти либо утраты, и позволяет работать с ним сразу нескольким пользователям одновременно.

На рынке существует множество систем документооборота, у каждой есть свои достоинства и недостатки. Наиболее распространенные системы:

СистемаОсобенностиСтоимость
ДелоОдна из крупнейших программ по ЭДО. Большая функциональность, простота и удобство использования.От 11 до 13,5 тыс. руб. за одно рабочее место
ЛогикаМожет использоваться в компаниях любого размера, легка в освоении, гибкая подстройка под пользователяОт 4900 до 5900 за одно место.
ЕвфратСчитается самой продвинутой из систем, в поставку входит собственная система баз данных, легкий и приятный дизайнОт 5000 руб за рабочее место при развертывании на сервере организации, от 10000 руб. при размещении на оборудовании разработчика.
1С:АрхивПолная интеграция с любыми продуктами 1С, возможность хранения любых файлов — текстовых, графических, видео и аудио.От 12 до 57 тыс. руб. за всю программу.
DIRECTUMОптимальная система для малых и средних предприятий, можно совмещать электронные документы с бумажными.От 7 тыс. руб. до 2 млн. руб. за лицензию
OPTIMA-WorkFlowНовая система, которая только начинает активно развиваться. Есть несколько функций, уникальных для этой системы.От 55 до 75 тыс. руб. за лицензию.

  Бесплатная онлайн консультация юриста на сайте

Взаимодействие электронного документа с другими программами

Занимая свое место в электронной среде организации, система ЭДО должна во время работы свободно поддерживать другие бизнес-приложения, уже функционирующие в ней. К примеру, необходимо свободно обрабатывать бухгалтерские документы — счета-фактуры, акты, накладные, доверенности и т. д.

Кроме этого, система электронного документооборота должна работать со всеми согласованно, и оперировать одними и теми же данными. Поэтому необходимо, чтобы система могла поддерживать справочники, которыми пользуются в электронной среде, и умела обновлять данные в них.

Кроме этого, необходимо учитывать и работу с внешними данными — электронной почтой, торговыми площадками и т. д.

При выборе ЭДО необходимо обращать внимание на возможности ее взаимодействия с другими средствами и источниками данных, имеющимися на предприятии. Обычно, популярные, а потому активно развивающиеся системы, имеют в своем составе множество модулей для наиболее популярных программ — 1С, Парус, Oracle и многих других.

К примеру, электронный документооборот программы 1С может позволять прямо из нее формировать, принимать и отправлять электронные бухгалтерские документы, при этом подтверждая их квалифицированной подписью.

Источник: https://ip-on-line.ru/servisy/sistema-elektronnogo-dokumentooborot.html

Что такое ЭДО и как это работает? Как подключить переход на электронный документооборот

Электронный документооборот

Ещё каких-то 15 лет назад принтеры, факсы и подобное оборудование были неотъемлемой частью любого крупного или небольшого офиса, но постепенно это всё уходит в прошлое. Сейчас большинство документов создаются сразу в цифровом виде в специальных программах или облачных сервисах. Тем не менее иногда всё же нужно распечатывать некоторые документы и отправлять их обычной почтой. 

Но мы всё же живём в цифровом 21 веке! Имеет смысл начать работу со всеми контрагентами через систему электронного документооборота. В ней все оригиналы документов будут храниться в защищённом облачном хранилище и при необходимости окажутся у вас под рукой. В этом материале мы расскажем обо всех преимуществах ЭДО, и почему вам стоит перейти на него. 

Was ist das или Что значит ЭДО?

ЭДО, или электронный документооборот, — способ обмена документами. При этом используется не обычная «аналоговая» почта, и даже не е-mail, а специальная программа. 

Всё происходит так: 

1. Отправитель создаёт документ — заявление, официальное письмо или что-либо другое. 

2. Проверяет и подписывает электронной подписью (о ней мы расскажем чуть позже). 

3. Получатель принимает документ и подписывает его своей электронной подписью (этот этап необязателен). 

Отправитель при этом получает уведомление о том, что документ подписали. 

Главное отличие документа, отправленного по ЭДО, от просто подписанного и направленного по email скана в том, что он обладает такой же юридической силой, как и бумажный оригинал. 

Сыграем в игру «А зачем мне это нужно?»

Правила простые: мы задаём вам 5 простых вопросов. Если на 3 и более из них вы ответите «Да», то вам необходим ЭДО. 

  1. Случалось ли с вами такое, что во время важного разговора с ключевым партнёром вы судорожно искали необходимый документ на столе, но не могли его найти? 
  2. Вы не можете точно сказать, какие именно письменные поручения выполнены, а у каких срок уже истёк?
  3. Вы хотите, чтобы скорость согласования документов в вашей компании увеличилась, а уровень бюрократии — уменьшился?
  4. Вы устали от постоянных бумажных завалов на вашем столе?
  5. Вы не можете точно сказать, где тот или иной документ?     

Мы практически уверены, что на большую часть вопросов вы ответили положительно. Поэтому не будем тратить время на объяснение, зачем нужен электронный документооборот, а сразу перейдём к преимуществам ЭДО. 

5 преимуществ ЭДО 

1. Вы экономите деньги. Оплата услуг курьерских служб, стоимость конвертов — поначалу может показаться, что это не такие большие деньги. Но за год может набежать немалая сумма. 

2. Вы экономите время. Обмениваться документами по ЭДО можно так же быстро, как и письмами по электронной почте. 

3. Постоянный доступ. Вы можете отправить документ в любое время и с любого компьютера, если на нём установлена ваша цифровая подпись.

4. Безопасность и конфиденциальность. Важные письма не потеряются при пересылке и не попадут «случайно» к конкурентам. Всё тайное останется тайным. Также вы сможете получить документ за любой предыдущий период, если бумажный оригинал был утерян. 

5. Облачное хранение. Все ваши документы будут храниться в облаке, и не нужно оборудовать отдельное помещение для складирования бумаги. 

При этом любой документ из ЭДО вы можете в любой момент распечатать на принтере, и на нём будут метка об электронной цифровой подписи и уникальный ID в системе ЭДО. Поэтому даже фанаты бумажного документооброта могут быть спокойны. Хотя мы бы рекомендовали прислушиваться к эко-трендам, и во благо сохранения природы идти на встречу цифровизации.

Электронный документооборот: с чего начать

Всё просто: прежде всего получите электронную цифровую подпись. Сделать это можно в специальном удостоверяющем центре. На сайте Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций ознакомьтесь со списком аккредитованных УЦ и выберите подходящий. 

Вполне возможно, что у вас уже есть такая подпись. Например, если вы удалённо обмениваетесь документами с ФНС, то вы можете использовать ту же подпись и для работы с ЭДО. 

После этого вам нужно выбрать оператора ЭДО. Их достаточно много, и выбор в основном зависит от ваших личных предпочтений. 

Затем уточните у представителей компании, с которой вы хотите работать по ЭДО, услуги какого оператора они используют. Если у вас одинаковые операторы, вам достаточно отправить приглашение вашему контрагенту через систему ЭДО.

Если они различаются, нужно будет настроить роуминг. Для этого запросите у вашего контрагента ID их организации в системе ЭДО. После этого обратитесь к вашему оператору, укажите ID, и специалисты оператора настроят роуминг. 

Сегодня практически у любого бизнеса есть сайт, домен (адрес) и сервис, на котором размещён сайт — хостинг. И конечно же, обмениваться документами с компанией, которая предоставляет эти услуги, намного удобнее по ЭДО. Например, мы в REG.

RU используем услуги операторов «Сбис» и «Диадок». На нашем сайте есть подробная инструкция, как подключить электронный документооборот. Это избавит вас от необходимости напоминать администратору своего сайта или маркетологу о получении закрывающих документов.

Узнать больше про ЭДО в REG.RU можно в нашей подробной справке.

⌘⌘⌘

Каждый день без ЭДО — это потери для бизнеса. Вы тратите время на бюрократию, поиск бумажек, повторную отправку потерявшихся при пересылке документов и многое другое. Эти ресурсы можно было бы направить на развитие бизнеса. С ЭДО вы сможете оптимизировать документооборот в вашей компании и сосредоточиться на более важных задачах.

Источник: https://www.REG.ru/blog/chto-takoe-ehdo/

Как подключиться к электронному документообороту

Электронный документооборот

  1. База знаний
  2. Как подключиться к электронному документообороту

Электронный документооборот постепенно вытесняет обмен бумажными документами. Это проще, удобнее и быстрее. А в некоторых случаях это единственный возможный вариант обмена, установленный законодательством.

Рассказываем, зачем нужен электронный документооборот и какие у него преимущества. А также, какие что можно отправлять и как выбрать оператора ЭДО.

Что такое ЭДО

Электронный документооборот или ЭДО — обмен электронными документами между компаниями, госструктурами с помощью интернета.

Для чего нужен ЭДО

Электронный документ нужен не только для обмена различными актами, УПД, счет-фактурами и накладными. Вторая по важности функция — передача кодов маркировки через УПД в электронном виде.

Также благодаря ЭДО можно:

  • Экономить время. Больше не нужно ждать курьера или самостоятельно отправлять документы по почте. Также заполнять их в электронном виде быстрее, чем в бумажном.
  • Экономить деньги. Чтобы отправить документ, вам не нужно тратиться на курьера или покупку конвертов, а также бумагу и картриджи. Еще не нужно тратить деньги на содержание архива.
  • Сохранить конфиденциальность. При передаче между контрагентами ценные бумаги не потеряются и будут доступны в защищенном личном кабинете в любое время. Они не будут дублироваться и не попадут чужим людям.
  • Своевременно отправлять документы. Контрагент получит документ сразу после того, как его перешлет отправитель.
  • Обмениваться в любое время. Документы можно подписать и отправить в любое время с любого устройства, на котором есть доступ к электронной подписи.

Что можно отправлять через ЭДО

Через ЭДО можно отправлять только электронные документы.

С помощью ЭДО можно отправлять формализованные и неформализованные.

Формализованные документы

Формализованные — электронные документы в виде файла с расширением xml, формат которых утвердила ФНС. К ним установлены определенные требования для заполнения и передачи.

К формализованным относятся:

  • универсальный передаточный документ — УПД;
  • корректировочный УПД;
  • счёт-фактура;
  • корректировочная счёт-фактура;
  • накладная по форме ТОРГ-12;
  • акта приема-сдачи работ или услуг.

К актам и накладным нет строго формата, но есть обязательные реквизиты. Поэтому их можно создавать и передавать:

  • в установленном приказом ФНС актуальном формате.
  • в собственном формате, который разработала организация или другом удобном виде.
  • в утратившем силу формате ФНС по Приказу ФНС РФ от 21.03.2012 № ММВ-7-6/172@.

При наличии КЭП и всех обязательных реквизитов эти документы юридически значимы.

Неформализованные документы

Неформализованные — электронные документы, формат которых не установлен ФНС.

К неформализованным относятся документы в формате: doc, xlsx, pdf, jpg и другие. Если неформализованный документ подписан КЭП, он также считается юридически значимым. Его не нужно распечатывать и дополнительно подписывать вручную.

Как работает ЭДО

Для того чтобы обмениваться документами в электронном виде, нужно подключиться к одному из операторов ЭДО, которые одобрены ФНС. Вот как выглядит подключение к электронному документообороту:

Если вы отправляете документ

  1. Войдите в личный кабинет ЭДО с помощью квалифицированной электронной подписи — КЭП.
  2. Добавьте контрагента в ЭДО. Для этого отправьте ему приглашение на обмен документами.
  3. Загрузите файл в личный кабинет ЭДО.
  4. Подпишите его электронной подписью с помощью КЭП.
  5. Отправьте.
  6. Получите уведомление о том, что документ подписан.

В личном кабинете ЭДО можно проследить все этапы движения документа.

Для этого есть статусы: «Отправлен», «Получен», «Подписан», «Отказано в подписи».

Когда вы хотите отправить файл, оператор проверяет достоверность электронной подписи.

Если вы получаете документ и требуется подпись

  1. Войдите в личный кабинет ЭДО.
  2. Выберите нужный файл в папке «Входящие».
  3. Подпишите документ КЭП или запросите корректировку, если в нем ошибка.

После того, как отправитель и получатель подпишут документ, его нельзя редактировать.

Также, чтобы работать с электронными документами было проще, в ЭДО.ПОТОК есть бесплатный коннектор 1С. Вы можете обмениваться документами в интерфейсе 1С.

Как выбрать оператора ЭДО

Чтобы выбрать оператора ЭДО, учтите следующие особенности.

  1. Безопасно передает документы. У оператора должен быть SLA — соглашение об уровне качества сервиса. У ЭДО.ПОТОК SLA размещен на сайте.
  2. Интегрирован с системой «Честный ЗНАК» (ЦРПТ). Благодаря интеграции оператор может передавать коды маркировки в ЦРПТ.
  3. Функционален. В системе должна быть возможность:
    • передавать и получать форматизированные и неформализованные документы;
    • просматривать файлы в интерфейсе;
    • ставить на документы подпись, отказывать в подписи;
    • сохранять файл на компьютер или в электронный архив;
    • настраивать доступ для пользователей;
    • отслеживать статусы документов.
  4. Имеет возможность интеграции с учетными системами. Некоторым компаниям удобнее работать в собственной учетной системе. Идеально, если ЭДО интегрирован с популярными учетными системами: 1С, SAP, Oracle, Docsvision, Directum, Парус.
  5. Настроен роуминг. Он нужен, чтобы обмениваться файлами с клиентами других операторов ЭДО.
  6. Демо-доступ. Это важно, чтобы еще до заключения договора проверить, как работает сервис.

Что нужно знать

  1. C помощью ЭДО можно быстро обмениваться файлами с контрагентами и партнёрами, сдавать отчётность в госорганы.
  2. Через ЭДО можно отправлять любые документы: счета-фактуры, УПД, изображения, накладные и акты.
  3. Чтобы выбрать оператора ЭДО, обрати внимание: есть ли у компании соглашение SLA, интегрирован ли он с ЦРПТ, подключен ли к учетной системе, есть ли роуминг и демо-доступ.

Источник: https://edo.ru/baza-znaniy/kak-podklyuchitsya-k-elektronnomu-dokumentooborotu

О бухгалтерии
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: