Электронный документооборот: теория и практика

Интеграция ЭДО: теория и практика

Электронный документооборот: теория и практика

Главный вопрос, который нужно решить любой компании при внедрении электронного документооборота (ЭДО), — каким способом она интегрирует систему ЭДО со своей корпоративной информационной системой. Чтобы выбрать оптимальное решение, необходимо учесть несколько факторов.

Корпоративную информационную систему и систему электронного документооборота (ЭДО) интегрируют, чтобы максимально автоматизировать работу с электронными документами и дать сотрудникам компании возможность работать в одном, привычном для них интерфейсе.

Наиболее высокий уровень автоматизации обеспечивает интеграция ЭДО средствами программного интерфейса (API). В этом случае специалисты компании отправляют и получаются электронные документы, не выходя из своей привычной корпоративной системы. При этом входящие документы не только в нее автоматически загружаются, но и учитываются.

Теоретически интегрировать между собой с помощью API можно любые системы. Другое дело, какой ценой. Препятствием, как ни парадоксально, может стать сама корпоративная информационная система, которую компания тщательно выбрала под свои нужды и требования, а зачастую — и доработала под них (индивидуальные, отраслевые конфигурации и т д.).

Индивидуальные системы

Как правило, API разработчиков систем ЭДО содержат средства интеграции для наиболее распространенных учетных систем и конфигураций.

Поэтому если у программного обеспечения компании есть какие-то специфические особенности, то велика вероятность, что интеграционное решение придется разрабатывать индивидуально.

Это выльется в дополнительные затраты и отсрочку запуска ЭДО в компании. Как правило, оператор может предложить другой, более дешевый и быстрый, вариант.

В «Ниссан Мэнуфэкчуринг Рус» используется самописное ПО, которое было проблематично интегрировать с Диадоком — нашей системой ЭДО. Разработчики предложили такой вариант: сделать между ними мостик, которым послужила программа 1С. Системы не могут напрямую взаимодействовать между собой, зато каждая из них может взаимодействовать с 1С.

Сегодня исходящий документооборот компании выглядит так. Каждую ночь документы, сформированные за предыдущий день, автоматически выгружаются из внутренних систем в 1С. Утром сотрудник «Ниссана» загружает их в Диадок.

Далее их подписывают электронной подписью, после чего документы отправляются в дилерские центры. Надо сказать, что у «Ниссана» в России более 200 дилеров.

Перевод документооборота с ними в электронный вид позволяет компании экономить порядка 8 млн рублей в год.

Для внедрения этого решения проектной команде понадобилось доработать корпоративные системы «Ниссана» для того, чтобы данные оттуда выгружались в пригодном для формирования электронных документов виде. Кроме того, наш интеграционный модуль для 1С также потребовал некоторых усовершенствований, чтобы через него корректно передавалась информация об акцизах — это было требованием клиента.

Другой вариант интеграции, когда через API ее делать нецелесообразно, это коннектор — решение, которое запрашивает данные из источников файлов (почтового сервера, FTP-сервера и др.), обрабатывает их, определяет получателя и отправляет ему документы.

Серверы и системы, к которым не подступиться

В работе с российскими представительствами крупных зарубежных холдингов и групп встречается такая проблема, как географическая недоступность серверов организации.

Кроме того, такие компании зачастую используют зарубежные нелокализованные информационные системы. Любое вмешательство в их функциональность и устройство жестко регламентировано и должно быть санкционировано.

Каждый шаг интеграции будет долго и трудоемко согласовываться, а весь процесс грозит затянуться на неопределенный срок.

Именно с этой проблемой мы столкнулись в ООО «Шелл Нефть» — российском отделении англо-голландского концерна. Его корпоративная политика безопасности жестко ограничивает изменения в системе SAP.

Разработчики СКБ Контур предложили «Шелл» внедрить Диадок.Коннектор. Это решение не предполагает вторжения в информсистему. Сотрудник компании в течение дня собирает в отдельную папку все документы.

Каждый вечер коннектор автоматически извлекает их, переводит в нужный формат и отправляет контрагентам, которых определяет по ИНН и КПП. Документ попадает контрагенту через 5 секунд вместо 3-4 дней. Сделки в итоге закрываются на 75% быстрее.

Процедура быстрого закрытия (fast close) в компании занимает всего 3-4 дня, что позитивно влияет на биржевые котировки.

Гибкие типовые решения

Наш интеграционный модуль для 1С является типовым, но не стоит воспринимать как нечто статичное, разработанное раз и навсегда. Мы анализируем запросы пользователей и, исходя из них, постоянно совершенствуем его.

Если в случае с «Ниссаном» мы дорабатывали его в контексте информации об акцизах, то для ООО «РусФинанс» наша команда адаптировала модуль по-другому — настроила сверку-сопоставление документов в Диадоке и 1С. Эта компания кредитует 51 дилера автомобилей Mazda.

В данном случае клиент установил основные критерии данного сопоставления, в число которых вошли 17-значный VIN-номер автомобиля и номер договора. Специалисты Диадока  за две недели адаптировали интеграционный модуль под эти требования.

Если раньше проверка данных полей в документах требовала времени, то сейчас это происходит автоматически, быстро и точно.

Другое наше решение Контур-ERP Диадок предназначено для обмена электронными юридически значимыми документами через систему Диадок непосредственно из SAP ERP.

Оно содержит SDK-библиотеки на языке ABAP (внутреннем языке SAP), прикладные программы на основе SDK-библиотек и модуль расширения, который встраивается в стандартную функциональность SAP для вызова функций SDK.

Таким образом, Контур-ERP Диадок может использоваться как коробочное решение — в этом случае оно внедряется за 1-2 недели — или как платформа для разработки собственных решений для автоматизации бизнес-процессов компании, связанных с ЭДО.

Данное решение было внедрено в российском отделении шведско-швейцарского концерна ABB. Причем этот проект стал одним из первых в России опытом внедрения в стандартную функциональность SAP ERP обмена юридически значимыми документами.

Интеграция на облаках

Поставщики финансовых услуг: лизинговые, факторинговые компании и банки — часто взаимодействуют с клиентами через собственные онлайн-системы, личные кабинеты на своих порталах и т п. В этих случаях сервис ЭДО необходимо привязать к ним так, чтобы клиентам этих компаний было удобно переходить из одной системы в другую.

Компания «Лайф Факторинг» взаимодействует с клиентами через систему интернет-факторинга. Отмечу, что при факторинге документами обмениваются не две, а три стороны, поэтому в этой сфере вопрос скорости и точности документооборота особенно актуален. Интеграцию мы также произвели с помощью коннектора.

В результате объединения двух облачных сервисов: интернет-факторинга и системы ЭДО, — мы получили брендированое решение «Лайф.doc». Каждый из трех участников факторинговой сделки может свободно перемещаться из «Лайф.doc» в интернет-факторинг и обратно без дополнительных авторизаций.

Решение можно найти всегда. Это проще сделать, если расстаться с идеалом, порой труднодостижимым, о полной интеграции и пойти другим путем.

Да, возможно, это решение не обеспечит стопроцентной автоматизации документооборота, но с его помощью можно достичь конкретных ощутимых результатов: быстро обмена документами, снижения затрат и экономии ресурсов.

В сравнении с бумажным документооборотом, выгода и удобство будут очевидны. Это доказывает практика.

Последние новости

Специальным постановлением правительства РФ был расширен перечень областей льготного кредитования малого и среднего бизнеса. Этим же постановлением регламентируется уровень кредитования для инвестиционных целей.

Что касается кредитов, которые банки выдавали ранее, до вступления в силу постановления, субсидии будут рассчитаны с ориентиром на последнюю дату получения выплаты, в согласии с действующими тарифами.

Основные изменения в порядке субсидирования […]

Любой онлайн-ритейлер высоко ценит возможность расширения ассортимента за счет новых уникальных товаров и приобретение явных конкурентных преимуществ перед другими партнерами.

По мнению экспертов, мелкие предприниматели и изготовители обуви, одежды и сопутствующих товаров, будут рады воспользоваться возможностями площадки.

Торговая площадка Wildberries развивается подобно известному маркетплейсу AliExpress, который реализует сегодня огромное количество китайских товаров. В 2020 году, […]

Министерство экономики и развития разместило в официальных источниках проект приказа, устанавливающего коэффициенты-дефляторы на 2020 год.

Речь идет о специальных коэффициентах, которые каждый год устанавливаются правительством и регулируют изменения в росте потребительских расценок.

Министерство экономики и развития установило новые коэффициенты-дефляторы в 2020 году, которые касаются торгового сбора, ПСН, НДФЛ и ЕНВД. Эти данные необходимо будет учитывать […]

Сегодня мы научим вас правильно читать и понимать выписки и выявить ложные переплаты, всего в течение 9 минут. Обучающее видео рассчитано на тех, кто ценит свои средства и не хочет выбрасывать их впустую. Какие вопросы чаще всего беспокоят пользователей и профессионалов в области бухгалтерии, налогообложения и расчетов? Как убедиться, что я не имею долгов перед […]

В новостях поднимается новая волна ажиотажа, а те, кто заинтересован в панике, активно ее подхватывают. Вся волна пропаганды обрушивается на ИП, которые и так переживают не самые лучшие времена. Как отличить действительно важные новости от посредственных? Первый пример Центральный банк резко изменил подходы к расчетам наличными; За 6 лет существенно изменятся подходы к расчетам; В […]

Сегодня есть несколько хороших новостей для тех, кто использует сервис МодульКасса. Сейчас появилась возможность интегрировать два эффективных ресурса вместе.

Для интеграции необходимо закрыт смену на МодульКассе, а уже спустя несколько минут, поступление автоматически будет загружено в ресурс Эльба и уже там будет высчитаны все необходимые налоги.

Как настраивается интеграция? Последовательность шагов настройки выглядит следующим образом: […]

Пользователи могли сравнить сервис Эльба и банковскую бухгалтерию, после чего было замечено, что Эльба во многом превосходит стандартные подходы бухгалтеров. Как и у любого другого сервиса, у Эльбы также есть свои недостатки, но преимущества во многом их превосходят. 9-минутное видео позволит отметить все основные особенности и достоинства сервиса Эльба, подключить который просто и легко.

Подключившись к Контуру.Архив, любой пользователь Экстерна теперь сможет свободно скачивать на собственный компьютер копии документов, представленные в отчете Росстат и ФНС. Контур.

Архив – это удобный и бесплатный сервис, предназначенный для абонентов Экстерна. Если подключиться к Контур.

Архив, то программа сможет без непосредственного участия пользователя, скачивать на компьютер налоговые отчетные документы, которые представлены в таких форматах, как […]

Обслуживающая бухгалтерия обогатилась новой услугой сверки с бюджетом. Руководитель организации может следить за выплатами клиентам, без необходимости делать запрос в бухгалтерию.

Кабинет клиента – это специальный сервис для обслуживающей бухгалтерии, с помощью которого можно поддерживать контакт с клиентами, запрашивать и пересылать документы, а также размещать статусы всех отправленных отчетов.

Сейчас в личном кабинете есть возможность […]

Подключиться к сервису Экстерн и отправлять новые отчеты на основании переданных раньше документов в Росстат и ФНС, стало гораздо проще.

Система автоматически переносит все отчетную информацию в документ, который свободно редактируется перед последующей отправкой. Основными достоинствами новой услуги являются: Быстрое заполнение отчетов.

Сейчас уже не нужно заполнять отчетные бланки с нуля. Достаточно просто зайти в […]

Источник: https://kontur-center.ru/diadoc-news/integracija-jedo-teorija-i-praktika/

Топ 5 книг про документооборот

Электронный документооборот: теория и практика

Документооборот большая и обширная тема, которая не всем и не всегда преподавалась в ВУЗе, да и любом другом учебном заведении, но нередко в современных условиях необходимо освоить работу с документооборотом или повысить уровень уже имеющихся знаний. Самый эффективный из способов — это прочесть книгу, а лучше не одну.
Специалисты «Кодекса» подготовили для вас рейтинг лучших, на наш взгляд, книг по документообороту.

1. Делопроизводство и документооборот. Практическое пособие

А.Б. Барихин

В данном издании обобщены, проанализированы и снабжены профессиональными рекомендациями вопросы теории и практики современного делопроизводства и документооборота.Книга, создана на основе действующих на территории Российской Федерации общегосударственных нормативно-методических материалов, которые регламентируют документационное обеспечение управленческой деятельности.

Для руководителей предприятий и отделений, секретарей-референтов, офис-менеджеров, сотрудников отделов кадров, бухгалтерий, архивов и других работников, имеющих дело с документооборотом. Данная работа представляет огромный интерес для преподавателей, аспирантов и студентов вузов.

Плюсы:

  • Много различных форм, бланков, образцов;
  • Рассказывается о реквизитах документов;
  • Подробно рассмотрено хранение документов.

Минусы:

  • Нет информации о маршрутах движения документов (рассмотрение, согласование);
  • Нет информации об электронном документообороте;
  • Нет информации о работе с документами типа «Обращения граждан»;
  • Книга написана в 2008 году, поэтому некоторая информация требует актуализации.

2. Документационное обеспечение управления. Документооборот и делопроизводство 3-е изд., пер. и доп. Учебник и практикум для СПО

И.Н. Кузнецов

Данный учебник на основе действующей общегосударственной нормативной базы наиболее полно отражает опыт документационного обеспечения управленческой деятельности современных государственных и негосударственных организаций, а также использование компьютерной техники и технологий в этом процессе. В издании учтены особенности, связанные с работой с документами в организациях разных форм собственности.

Плюсы:

  • Уделено внимание деловой переписке;
  • Международная переписка;
  • Описана Служба ДОУ;
  • Книга новая, написана в 2017 году.

Минусы:

  • Нет информации о входящих и исходящих документах;
  • Нет информации о маршрутах движения документов (рассмотрение, согласование);
  • Нет информации об электронном документообороте.

3. Корпоративный документооборот: принципы, технологии, методология внедрения

Майкл Дж. Д. Саттон

Эта полезная и интересная книга поможет вам:

  • изучить возможности современных информационных технологий в области управления документооборотом, чётко разобраться в информационных потребностях своего предприятия и спроектировать систему документооборота на концептуальном, логическом и физическом уровнях, избежав при этом наиболее распространённых ошибок;
  • осуществить эффективное управление процессами разработки и внедрения системы документооборота за счёт грамотной постановки целей, умелого планирования, чёткой организации, своевременного контроля и эффективного распределения ответственности и полномочий между членами команды;
  • получить существенную экономию средств от реорганизации системы документооборота и повысить эффективность ведения бизнеса за счет более совершенного информационного обеспечения основной деятельности, снизить и нейтрализовать риски, связанные с разработкой, внедрением и эксплуатацией системы управления документооборотом предприятия;
  • разработать обоснованный бизнес-план проекта по совершенствованию системы документооборота предприятия, организовать быстрое и эффективное обучение персонала новым, отвечающим современным требованиям способам управления документооборотом и использования документов.

Плюсы:

  • Содержит теоретические концепции и практические рекомендации;
  • Описан международный опыт.

Минусы:

  • Нет информации об основных типах документов (входящие, исходящие, внутренние, ОРД);
  • Нет информации о маршрутах движения документов (рассмотрение, согласование);
  • Нет информации об электронном документообороте;
  • Нет информации об архивировании и хранении документов;
  • Книга не подойдёт для государственных и муниципальных организаций;
  • Книга старовата, так как написана в 2002 году;
  • Книга написана зарубежным автором, в нашей стране она распространяется, как перевод, в связи с этим очень плохо подходит под российские реалии.

Данная книга написана зарубежным автором и в основном содержит теоретические концепции и практические рекомендации для стран Запада, хотя что-то из этого можно применить для наших коммерческих организаций. Рекомендуем, эту книгу к прочтению в образовательных целях!

4. Делопроизводство и документооборот. Учебное пособие

Авторы: А.Н. Белов, А. А. Белов

В книге обобщены и проанализированы вопросы теории и практики современного делопроизводства и нормативного регулирования корреспонденции. Изложены требования к составлению и оформлению всех видов внутренних документов и ведению внешней деловой переписки.

Отдельные главы посвящены организационно-распорядительным документам, служебным письмам, документам бухгалтерского учёта, документам по финансово-расчётным операциям, договорам.

Книга содержит всю необходимую информацию для правильной и рациональной организации работы персонала управления организацией.

Для преподавателей и студентов вузов, а также для самого широкого круга читателей: руководителей, секретарей-референтов, офис-менеджеров, работников делопроизводственных и архивных служб, юристов, бухгалтеров, работников финансовой и налоговой службы.

Плюсы:

  • В книге рассмотрены многие типы документов;
  • В книге представлена информация для правильной и рациональной организации работы персонала управления организацией.

Минусы:

  • Книга написана в 2006 году, часть информации требует актуализации.

5. Управленческий документооборот: от бумажного к электронному. Вопросы теории и практики

М.П. Бобылева

В книге комплексно рассмотрены теоретические и практические вопросы применения электронного документооборота в сфере управления, включая информационно-технологические, коммуникационные, документоведческие, правовые, организационно-управленческие и другие аспекты.

Книга представляет интерес для руководителей и специалистов, занимающихся вопросами совершенствования управления и внедрения новых информационных технологий, руководителей документационных служб, а также преподавателей, студентов и аспирантов, слушателей системы повышения квалификации.

Плюсы:

  • Описан жизненный цикл документов;
  • Рассмотрены СЭД и их эффективность внедрения на предприятии.

Минусы:

  • Нет информации по основным типам документов (входящие, исходящие, внутренние, ОРД);
  • Нет информации об архивировании и хранении документов;
  • Книге уже 10 лет (написана в 2009), за это время рынок СЭД ушёл вперёд.

Источник: https://docplace.ru/topfivebook/

О бухгалтерии
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: