Электронный документооборот счетов-фактур

Сегодня будут выставлены первые юридически значимые электронные счета-фактуры

Электронный документооборот счетов-фактур

23 мая 2012 года можно считать официальной датой перехода на электронные счета-фактуры.

В этот день вступил в силу приказ ФНС, который утвердил форматы электронного счета-фактуры и других документов, необходимых для ведения электронного учета при расчетах по НДС (корректировочного счета-фактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж и дополнительных листов к ним).

Таким образом, на сегодняшний день сформирована вся необходимая нормативная база для перехода на электронные счета-фактуры.

Важно отметить, что действующее законодательство позволяет не только обмениваться электронными счетами-фактурами с контрагентами и составлять сопутствующие документы (журнал и книги) в электронном виде, но и направлять все эти документы в налоговую инспекцию, не распечатывая их на бумаге.

Порядок выставления и получения электронных счетов-фактур регламентируется приказом Минфина России от 25.04.11 № 50н. А особенности учета электронных счетов-фактур в журнале учета полученных и выставленных счетов-фактур предусмотрены постановлением Правительства РФ от 26.12.11 № 1137.

Порядок обмена электронными счетами-фактурами

Прежде чем описать сам порядок, отметим два важных момента.

Первый: обмениваться электронными счетами-фактурами могут только те контрагенты, которые заключили договоры с оператором электронного документооборота и подключились к системе ЭДО (например, к системе «Диадок» от компании СКБ Контур).

Оператор гарантирует доставку счетов-фактур, своевременное получение всех технических документов, и в случае спора сможет подтвердить сроки выставления документов.

И второй важный момент: все документы, формируемые в процессе выставления и получения электронных счетов-фактур, должны быть подписаны электронной цифровой подписью (ЭЦП). Заметим, что электронный счет-фактура, в отличие от бумажного, подписывается только одной электронной подписью — руководителя или уполномоченного лица, на которого выдана доверенность.

Процесс электронного обмена счетами-фактурами выглядит следующим образом.

1. Продавец формирует счет-фактуру в электронном виде по утвержденному формату, подписывает ЭЦП, и направляет файл счета-фактуры в адрес покупателя через оператора ЭДО. (Напомним, что в настоящее время у продавца и покупателя должен быть один и тот же оператор; подключаться к разным системами ЭДО можно будет после того, как заработает роуминг между системами).

2. Оператор ЭДО, получив файл счета-фактуры, фиксирует дату и время получения в специальном документе — подтверждении, и направляет этот документ продавцу. Дата поступления счета-фактуры оператору, указанная в данном подтверждении, будет считаться датой выставления электронного счета-фактуры.

Далее оператор направляет файл счета-фактуры покупателю, фиксирует дату и время отправки этого файла в подтверждении, которое передается покупателю. Дата передачи файла счета-фактуры покупателю, указанная в этом подтверждении, будет считаться датой получения электронного счета-фактуры.

3. Продавец получает подтверждение оператора о поступлении счета-фактуры и формирует еще один служебный документ — извещение о получении подтверждения, подписывает это извещение ЭЦП и направляет оператору.

4. Покупатель получает файл счета-фактуры и подтверждение оператора с датой отправки счета-фактуры, формирует два извещения о получении и подписывает их ЭЦП. Извещение о получении подтверждения передается оператору, а извещение о получении файла счета-фактуры передается через оператора продавцу. Наличие такого извещения у продавца будет означать, что электронный счет-фактура выставлен.

5. Оператор ЭДО, получив от покупателя извещение о получении счета-фактуры, перенаправляет его продавцу, а покупателю отправляет подтверждение о получении и направлении извещения.

6. Покупатель, получив подтверждение о направлении извещения, создает еще одно извещение — о том, что получил подтверждение от оператора, подписывает его ЭЦП и направляет оператору ЭДО.

Отметим, что клиентам «Диадока» не нужно самим составляться технологические документы — все извещения и подтверждения формируются автоматически; достаточно одного клика, чтобы отправить необходимый документ.

Особенности учета электронных счетов-фактур в журнале учета полученных и выставленных счетов-фактур заключаются в следующем.

Продавец может регистрировать только те «исходящие» электронные счета-фактуры, по которым получены извещения от покупателей (см. п. 4).

В графе 2 «Дата выставления» части I журнала продавец фиксирует день, когда файл счета-фактуры поступил от продавца к оператору (см. п. 2).

Покупатель может регистрировать в журнале «входящий» электронный счет-фактуру только при наличии извещения о получении, которое подписано его собственной ЭЦП и подтверждено оператором (см. п. 5). В графе 2 «Дата получения» части II журнала покупатель должен указать день, когда оператор направил ему файл счета-фактуры (см. п. 2).

В заключение перечислим документы, которые подтвердят, что процесс выставления и получения электронного счета-фактуры завершен.

Продавец должен иметь четыре электронных документа (см. рис.1):

1. Электронный счет-фактура;

2. Подтверждение оператора ЭДО о поступлении электронного счета-фактуры;

3. Извещение продавца о получении подтверждения оператора ЭДО;

4. Извещение покупателя о получении электронного счета-фактуры.

Рис. 1

Покупатель должен иметь шесть электронных документов (см. рис. 2):

1. Электронный счет-фактура;

2. Подтверждение оператора ЭДО о направлении электронного счета-фактуры;

3. Извещение покупателя о получении подтверждения оператора ЭДО;

4. Извещение покупателя о получении электронного счета-фактуры;

5. Подтверждение оператора ЭДО о получении извещения и направлении его продавцу;

6. Извещение покупателя о получении подтверждения оператора о получении извещения и направлении его продавцу.

Рис. 2

В следующей статье мы расскажем о том, как исправлять ошибки в электронных счетах-фактурах и выставлять корректировочные счета-фактуры.

Запись трансляции передачи первого в российской истории электронного счета-фактуры

Источник: https://www.BuhOnline.ru/pub/tks/2012/5/6024

Электронный документооборот с торговыми сетями (EDI). Обмен коммерческими данными с бизнес-партнерами от 3,5 рублей за документ

Электронный документооборот счетов-фактур

Настройте обмен электронными коммерческими документами с бизнес-партнерами при помощи сервисов СФЕРА EDI и Comarch EDI.
Автоматизируйте процессы поставок и контролируйте все этапы процессов взаимодействия

Настройте обмен электронными коммерческими документами с бизнес-партнерами при помощи сервисов СФЕРА EDI и Comarch EDI.
Автоматизируйте процессы поставок и контролируйте все этапы процессов взаимодействия

Выгоды подключения EDI-документооборота

Переходите на новый уровень работы с ритейлом

Обменивайтесь документами со всеми подключенными участниками, не задумываясь об особенностях их учетных систем, документооборота и квалификации персонала

Концентрируйтесь на ключевых моментах продаж

Оставьте рутинные вопросы по работе с бумажной документацией: экономьте до 10% на печати и доставке, сократите ресурсы на дублирование, сортировку и хранение

Снижайте риски

Избавьтесь от ошибок ручного ввода, риска потери документов, сократите количество корректировок. EDI-документы в зашифрованном и неизменном виде

Оптимизируйте цепочку поставки

Автоматически формируйте электронные счета-фактуры по стандарту ФНС. Увеличивайте скорость оплаты. Сокращайте время на обработку документов

Почему стоит выбрать наше решение?

Приступайте к обмену EDI в кратчайшие сроки

За вашей компанией закрепляется отдельный сотрудник

Различные виды интеграции

Интеграционные решения для систем: 1С, SAP, ORACLE и др.

Высокая стабильность сервисов

Показатель SLA – 99%. Среднее время реакции на обращение в течении 15 минут.

Быстрое создание документа

Создавайте документ в 4 клика

Оплата за фактически переданные документы по результатам месяца

Возможности наших сервисов EDI

Обмен EDI и ЭДО-данными в ритейле

Переход на электронный документооборот EDI с крупными сетями и поставщиками позволит вам:

  • Мгновенно уведомлять партнеров о новых заказах
  • Обмениваться любыми видами электронных документов: PRICAT, ORDERS, DESADV, INVOIC и др.
  • Автоматически формировать электронные счета-фактуры по стандарту ФНС

Работа с данными государственных систем контроля

Передавайте обязательные данные ЕГАИС, «Честный знак» и Меркурий:

  • Передача дополнительных данных по алкогольной продукции в ЕГАИС
  • Дополнительные поля в документах типа УПД для передачи данных в Меркурий и в рамках процесса маркировки

Аналитика и хранение документов

Анализируйте данные, экономьте на хранении документов:

  • Формируйте необходимые отчеты с помощью дополнительного инструмента расширенной BI-аналитики
  • Храните документы с умной системой электронного архива. Архив гарантирует сохранность документов, осуществляет их мгновенный поиск и автоматически формирует по запросу ФНС

Приступайте к обмену EDI в кратчайшие сроки

Мы организуем оперативное подключение к обмену EDI-документами. Настроим все необходимые взаимосвязи с вашими партнерами.

Получите консультацию нашего специалиста

Уточним у вас необходимые детали, проконсультируем по тарифам и способам подключения. Проверим наличие GLN-номера. В случае его отсутствия, поможем получить, Вам необходимо будет только заполнить заявление.

Завершите оформление необходимых документов

Подпишите договор, отправьте заявление на получение GLN-номера (при наличии), оплатите счет.

Дождитесь завершения необходимых настроек

В течении дня предоставим Вам персональные данные для входа в web интерфейс и произведем все настройки с ТС на нашей стороне.

Готово!

Начинайте обмен EDI-документами с бизнес-партнерами

Пакеты с предоплатой Тарифы с постоплатой

Действующие тарифы для новых клиентов

  • 6,5 ₽ за документ
  • 240 документов в квартал
  • Доступ к сервису: Web
  • 1 торговая сеть

Универсальный тариф с постоплатой

Включено в стоимость всех тарифов:

Роуминг без доплаты за документ

Обмен EDI-документами любого типа

Доступ в личный кабинет клиента

Работа с данными ЕГАИС, Маркировка, Меркурий

Персональный менеджер

Техподдержка 24/7

Уже работаете с другим провайдером EDI?

Предложим индивидуальные условия при переходе на наш сервис. Трафик в подарок или скидка до 30% в зависимости от выбранного тарифа. Дополнительные бонусы при различных объемах трафика.

3 месяца 1С Адаптера за 0 ₽!

Воспользуйтесь тестовым периодом лицензии Адаптера EDI c функцией передачи УПД – для интеграции электронного документооборота с вашей системой 1С.

Подключенные торговые сети

Полный перечень торговых сетей

Работайте с документами через веб-интерфейс или используйте возможности интеграции с вашей учетной системой

EDI (Electronic data interchange) в электронной коммерции – это обмен структурированной информацией в согласованном формате между заказчиками и поставщиками товаров (участниками документооборота) через информационную систему оператора документооборота с возможностью интеграции с информационными/учетными системами документооборота.

PRICAT (Price Catalogue) PRICAT – сообщение «Каталог товаров (услуг) с ценами» может содержать полный или частичный перечень товаров, включая ценовые данные, логистические характеристики, а также технические и функциональные данные товара. PRICAT может быть отправлен как поставщиком, так и торговой сетью, производителем ORDERS (Purchase Order) ORDERS – сообщение «Заказ на поставку», которое заказчик отправляет поставщику, содержащее перечень заказываемых товаров (услуг), количество, цены, даты и адреса доставки. Данное сообщение могут использовать торговые сети, производители, склады, поставщики сырья, перевозчики и др. ORDRSP (Order Response) ORDRSP – сообщение «Ответ на заказ», при помощи которого поставщик подтверждает или не подтверждает поставку той или иной товарной позиции. Использовать данное сообщение может как поставщик торговой сети, так и дистрибьютор, обменивающийся документами EDI с производителем. DESADV (Despatch Advice) DESADV – сообщение «Уведомление об отгрузке», содержащее полную информацию об отгрузке: размер, вес, параметры транспортного средства, количество и наименование товара, данные грузополучателя и грузоотправителя, уникальный номер отгрузки и др. Внедрение DESADV даёт возможность запланировать приёмку товара. RECADV (Receiving Advice) RECADV – сообщение «Уведомление о приёмке», содержащее информацию о фактически принятой продукции (возможно указание причины неприёмки), и позволяет поставщику узнать информацию о фактической приемке и сформировать корректный счет-фактуру. INVOIC INVOIC – сообщение «Счёт-фактура», содержащее информацию для автоматического формирования электронного счёта-фактуры (ЭСФ) в формате ФНС. При подписании ЭСФ электронной цифровой подписью документ становится юридически значимым. RETANNRETANN – сообщение «Уведомление о возврате». Покупатель направляет Поставщику список товаров для возврата. Поставщику требуется отгрузить обратно свои товары в установленный Покупателем срок. Уведомление о возврате (RETANN) может быть создано на основании заказа (ORDERS) или на основании уведомления об отгрузке (DESADV). Номер GLN – это глобальный уникальный цифровой код, идентифицирующий участника в цепи поставок (контрагента или его структурное подразделение или объект). Присвоение идентификационных номеров GLN регулируется стандартами системы GS1 для того, чтобы гарантировать уникальность каждого отдельного номера во всем мире. Для получения GLN-номера предприятие должно стать членом национальной ассоциации GS1( в РФ такой организацией является GS1 Russia – ГС1 РУС.). Получить его можно самостоятельно на сайте компании “GS1 Russia” или с помощью наших специалистов. Ассоциация автоматической идентификации ЮНИСКАН/ГС1 РУС как член GS1 является единственной организацией товарной нумерации – представителем GS1 на территории Российской Федерации.

Членство организации в Ассоциации оплачивается, как правило, на один год. В конце этого периода организация должна продлить GLN-номер для сохранения членства в Ассоциации.

В рамках действующего законодательства все виды EDI-сообщений не являются юридически значимыми.

При этом существует возможность формировать электронные счёта-фактуры (ЭСФ) по образцу ФНС на основании EDI-документов. Для придания юридической значимости документу, его необходимо заверить электронной цифровой подписью.

Для работы в сервисе подходят сертификаты квалифицированных электронных подписей любых Удостоверяющих центров, одобренных Минкомсвязи. Проверить подлинность имеющегося сертификата можно по ссылке Роуминговое соединение в EDI и ЭДО – это обмен документами между контрагентами, которые используют разные сервисы (подключены к разным провайдерам EDI/ЭДО). 

Плюсы роуминга: возможность работы со всеми контрагентами через одного провайдера

Минусы роуминга: подключение новых контрагентов и решение спорных вопросов в процессе обмена документами занимает больше времени.

Источник: https://www.esphere.ru/products/retail

Особенности предоставления электронного счета фактуры

Электронный документооборот счетов-фактур

Переход на электронный документооборот – устойчивая тенденция развития, применяемая как в передовых современных корпорациях, так и в небольших организациях, стремящихся оптимизировать свою деятельность, в том числе в части затрат на канцелярию, почтовую доставку и соответствующие расходы.

Преимущества электронной формы документа

Сокращение расходов на канцелярию, кстати, не столь незначительное, как может показаться на первый взгляд, далеко не единственное преимущество. Электронная форма удобна как для составления, так и для внесения корректировок, поиска, что ведет к увеличению эффективности работы.

Применение электронного счета-фактуры

Кроме того, заполнение электронной формы способно свести на нет вероятность технических ошибок, зачастую являющихся причиной отказа по вычету со стороны органов налогового контроля.

Налоговый кодекс Российской Федерации в пункте 1 статьи 169 определяет сферу применения предоставления счета-фактуры в электронном виде.

В частности, непременными условиями для использования электронной формы документа является достигнутая между субъектами взаимоотношений договоренность о его использовании и техническая возможность по созданию и просмотру документа.

Эти же условия предусмотрены постановлением Правительства Российской Федерации от 26 декабря 2011г. № 1137.

Согласие оформляется по форме согласно письму Министерства финансов Российской Федерации от 1 августа 2011г. №03-07-09/26.

Электронная подпись

Для принятия покупателем суммы налога на добавочную стоимость к вычету электронная форма счета-фактуры должен, во-первых, соответствовать установленному полномочными органами образцу, а во-вторых, быть подписанным электронной подписью в соответствии с требованием пункта 1.2. порядка, утвержденного приказом Министерства финансов Российской Федерации от 25 апреля 2011г. № 50н. Требования к наличию квалифицированной электронной подписи актуально, в том числе для налоговых агентов и посредников.

Выставление и получение электронных форм счетов-фактур в отношении каждого документа производится отдельно в соответствии с пунктом 1.9. порядка, утвержденного приказом Министерства финансов Российской Федерации от 25 апреля 2011г. № 50н.

Совершение операций разрешается и в зашифрованном виде, и без шифрования. Что касается даты выставления и даты получения, они регулируются подпунктами 1.10. и 1.11. пункта 1 соответствующего порядка, утвержденного приказом Министерства финансов Российской Федерации от 25 апреля 2011г. № 50н.

Дата выставления счета-фактуры в электронном виде – дата поступления файла продавцу, указанная в форме подтверждения от оператора. Наличия этого подтверждение – также обязательное условие выставленного счета-фактуры, полученного посредством ОЭД (оператор электронного доступа).

Дата же получения в таком случае – день направления соответствующего счета-фактуры оператором покупателю, также указанная в подтверждении оператора электронного доступа.

В соответствии с подпунктом 1.13. пункта 1 порядка, утвержденного приказом Минфина от 25 апреля 2011г. № 50н., электронная версия документа должна храниться в течение 4 лет – аналогичном для бумажного носителя сроке.

Особенности заверения электронной формы счетов-фактур

Пункт 6 статьи 19 Налогового кодекса Российской Федерации определяет необходимость заверения электронного счета-фактуры усиленной квалифицированной подписью руководителя или лица, исполняющего его обязанности в соответствии с приказом или выписанной доверенности.

Федеральный закон от 6 апреля 2011г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи» определяет электронную подпись в качестве идентифицирующей информации в электронной форме, которая может быть простой или усиленной, квалифицированной и неквалифицированной.

При заверении электронных счетов-фактур должна быть применена усиленная квалифицированная подпись. Она должна отвечать ряду требований, а именно:

  1. быть создана и проверена посредством средств электронной подписи;
  2. быть полученной как результат криптографического преобразования при использовании ключа электронной подписи;
  3. быть способной к идентификации лица-подписанта;
  4. быть защищенной от внесения изменений и дополнений после факта заверения;
  5. быть способной к проверке посредством указанного в квалифицированном сертификате ключа.

Порядок выставления и получения электронных счетов-фактур

Согласно порядку, утвержденному приказом Министерства финансов Российской Федерации от 25 апреля 2011г. № 50н, выставление и получение электронных счетов-фактур происходит посредством ОЭД (оператор электронного документооборота).

К ним относятся специализированные организации, которые обеспечивают обмен как открытой, так и конфиденциальной информации по телекоммуникационным каналам связи.

Полный перечень ОЭД представлен на сайте Федеральной налоговой службы Российской Федерации.

Форматы электронных счетов-фактур определены приказом Федеральной налоговой службы Российской Федерации от 5 марта 2012 г. № ММВ-7-6/138.

В то же время в соответствии с письмом Федеральной налоговой службы Российской Федерации от 17 июня 2013 г. № ЕД-4-3/10769 разрешено вносить дополнения в строчную и табличную части счетов-фактур.

Предоставление документов при выставлении получении электронных версий счетов-фактур определяется приказом Федеральной налоговой службы Российской Федерации от 30 января 2012 г. № ММВ-7-6/36.

Среди них:

  1. информационные сообщения об участниках электронного документооборота;
  2. извещение о получении;
  3. подтверждение даты отправки;
  4. уведомление об уточнении.

Не нашли ответа на свой вопрос? Звоните на телефон горячей линии 8 (800) 350-34-85. Это бесплатно.

Источник: https://zakonguru.com/nalogi-2/nds/schet-faktura/v-elektronnom-vide.html

О бухгалтерии
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: