Электронный документооборот: настоящее и будущее

Содержание
  1. Что важно знать об электронном документообороте: правовые нюансы, и какие «бумажки» останутся
  2. О правовой стороне эдо
  3. Проблемы в стандартизации ЭДО на данный момент
  4. Блокчейн и ЭДО
  5. Юридически значимый ЭД, и что можно перевести в электронный вид уже сейчас
  6. Недалёкое будущее бумажных документов — какие из них станут электронными?
  7. Как построить документооборот компании с удалёнными сотрудниками
  8. Сколько надо хранить
  9. Уцелевшие «бумажки»
  10. Что останется на бумаге
  11. Пока не придуман способ, как перейти на полностью «безбумажную» работу, мы можем рассчитывать лишь на смешанный документооборот
  12. Электронный документооборот между организациями: как это работает и в чем польза
  13. Что такое электронный документооборот
  14. Это выгоднее, чем бумажный документооборот
  15. ​С какими сложностями можно столкнуться при переходе на ЭДО
  16. Как изменится ваша работа из-за перехода на ЭДО
  17. Зачем нужен ЭДО и с чего начать, или электронные документы vs бумажные носители
  18. Главное про систему электронного документооборота
  19. Для чего нужен ЭДО? 
  20. Как все работает
  21. Победа над «бумажными» проблемами. Что получает бизнес от ЭДО
  22. Как действовать. 5 шагов
  23. Крупный масштаб — однозначно 
  24. Малый и средний бизнес — актуально 
  25. Микробизнес — на перспективу 
  26. ЭДО — это дорого?
  27. Другие затраты 
  28. Выводы
  29. Плюсы и минусы электронного документооборота
  30. Основные преимущества электронного документооборота
  31. Надёжность хранения и поиска
  32. Ускорение процесса обработки
  33. Повышение дисциплины
  34. Минусы электронного документооборота
  35. Зачем нужен электронный документооборот? Преимущества и риски | Консалтинговая компания TopLine
  36. Зачем нужен элекнтонный документооборот
  37. Как это работает?
  38. Что выиграет бизнес от внедрения ЭДО?
  39. Подводные камни внедрения ЭДО в компании

Что важно знать об электронном документообороте: правовые нюансы, и какие «бумажки» останутся

Электронный документооборот: настоящее и будущее

И что мешает перевести все документы в электронный вид. Спойлер: дело не только в желании и деньгах. Рассматриваем ЭДО с правовой стороны.

Про электронный документооборот, цифровую подпись и диджитализацию бизнес-процессов вообще говорят довольно давно. Компании продолжают переходить на работу с ЭДО (электронным документооборотом). Но несмотря на это мало кто действительно знает и понимает все тонкости электронного документооборота, причём не с технической стороны, а с правовой.

В этой статье мы расскажем о правовой стороне ЭДО и о том, какие бумажные документы всё-таки должны сохраниться в делопроизводстве независимо от диджитал-процессов.

О правовой стороне эдо

Для начала поговорим о правовых нюансах, которые могут вас ожидать при работе с электронным документооборотом.

В ГОСТе Р 6.30-2003 прописаны рекомендации по оформлению документов, составу реквизитов, расположению подписи и прочему.

Хотя по закону ГОСТ не обязателен, а используется больше как образец, всё-таки на него стоит ориентироваться.

Особенно тем компаниям, которые работают с госструктурами, участвуют в госзакупках и тендерах. Остальные организации вправе устанавливать свои локальные регламенты.

В спецпроекте «Мобильная разработка» собраны последние кейсы крупных компаний: от приложения «РОЛЬФ» c онлайн-продажами машин до экологического проекта «СИБУР».

Читать

Реклама

Разработанный в 2003 году ГОСТ явно не справлялся с быстро меняющимися технологиями и потребовал переработки. В результате появился новый ГОСТ 7.0.97-2016, который вступит в силу 1 июля 2018 года. Первоначально планировали ввести его ещё летом 2017, но отложили процедуру на год.

В новом ГОСТе усовершенствованы правила оформления документов не только на бумажных, но и на электронных носителях.

И всё бы хорошо, но стандартизация дело такое — всегда найдутся недостатки. На практике становится очевидно, что правовая база ЭДО проработана недостаточно глубоко.

Проблемы в стандартизации ЭДО на данный момент

Проблемы возникают тогда, когда законами не регламентирован обмен электронными документами между юридическими лицами и/или госорганами.

Сейчас в действующих Федеральных законах об информации и её защите, об электронной подписи — недостаточно ясно прописано, что же делать с электронными документами (ЭД) и можно ли их использовать в суде.

Некоторые положения в новом ГОСТе вызывают ряд вопросов, как и в принципе вся правовая база документооборота. Вот лишь несколько спорных положений:

  • в п. 5.23 говорится о необходимости проставлять отметку об электронной подписи на бумажном аналоге ЭД. При этом правовой статус документов с отметкой пока что не сложился в России;
  • не указано, должна ли быть электронно-цифровая подпись (ЭЦП) квалифицированной;
  • не прописано, нужно ли указывать ограничения на использование сертификата (если они есть);
  • нет ничего про дату и время создания подписи. Так получается, что отметка об ЭЦП становится не больше, чем просто штампом;
  • обошли стороной вопрос регистрации входящих ЭД, хотя такое предложение вносилось на рассмотрение;
  • неясно с электронным бухгалтерским учётом. Законы не уточняют, какой вид ЭЦП следует применять;
  • нет единого федерального регулирования по системам ЭДО. Это приводит к тому, что системы электронного документооборота часто несовместимы между собой. Это осложняет процесс ведения ЭДО.

По факту новые стандарты и законы всё так же применимы больше к бумажным документам, нежели к электронным. Вопрос стандартизации ЭД по-прежнему открыт.

Сейчас в России существует достаточно большой пробел в законодательной базе ЭДО. проблема в том, что уполномоченные структуры не спешат делать различия между бумажным и электронным делопроизводством, хотя и понимают необходимость введения стандартов для электронного документооборота.

Электронный документ рассматривается больше как дубликат бумажного аналога. Это приводит к тому, что не все документы можно перевести в электронный вид, не потеряв их юридической значимости.

Блокчейн и ЭДО

С появлением технологии блокчейна некоторые эксперты в области ЭДО заговорили о возможном его использовании. Суть блокчейна заключается в прозрачности и безопасности любых транзакций.

Теоретически это применимо и к документообороту. Но пока что это только рассуждения и не более.

Какой блокчейн, если даже «классический» электронный документооборот не имеет под собой продуманной правовой базы?

Юридически значимый ЭД, и что можно перевести в электронный вид уже сейчас

Любой документ, участвующий в процессе внешнего делопроизводства, должен быть юридически значимым, то есть подтверждать факт проведения деловой деятельности. Юридически значимые электронные документы содержат ЭЦП — квалифицированную, усиленную или простую, но с дополнительным соглашением к основному документу.

Приведём список ЭД, которые принимаются ФСН и являются юридически значимыми.

Делопроизводство Вид документа
Кадровый учёт
  • Журналы регистраций трудовых договоров и учёта приказов о приёме на работу.
  • Записки-расчёты по форме Т-60 и Т-61.
  • Табели учёта рабочего времени.
  • Приказы разного рода, служебные записки, исходящие письма (только при наличии ЭЦП у лиц, участвующих в процессе).
Первичные учётные документы
  • Счета-фактуры.
  • Журнал регистрации счетов-фактур.
  • Книги покупок.
  • Книги продаж.
  • Акты приёма/сдачи.
  • Товарные накладные.
  • Счета-фактуры об отгрузке товаров.
  • Грузовые таможенные, транзитные декларации.
  • Договоры, соглашения, дополнения к договору/соглашению.

Что касается судебных инстанций, то сейчас арбитражные и суды общей юрисдикции принимают во внимание электронные документы, но только те, которые официально закреплены в кодексах РФ и заполнены по форме, размещённой на официальном сайте суда. Это делает использование электронных документов и переход на ЭДО ещё более запутанным.

Недалёкое будущее бумажных документов — какие из них станут электронными?

Вероятность того, что некоторые бумаги кадрового учёта в ближайшие годы перейдут на электронный вид, очень велика.

Ещё в апреле 2017 года правительство высказывалось о возможности перевода бумажных трудовых книжек в электронный вид. Это логично, учитывая ст. 312.2 ТК РФ, где говорится о дистанционной работе.Такой поворот дела представляется наиболее закономерным в правовом поле развития ЭДО. Пока что планируется перевод бумажных трудовых книжек на цифровые носители в 2020 году.

Что касается трудовых договоров, которые уже могут быть электронными, то в недалеком будущем стоит ожидать полного отказа от бумажных копий. Сейчас трудовой договор ещё существует в двух вариантах — бумажном и электронном (как дубликат бумажной версии).

Будущий перевод бумажных документов касается в основном кадрового делопроизводства. Но тут тоже есть свои сложности — каждый сотрудник должен владеть электронной подписью. Но пока что у большинства людей её нет, и это затягивает процесс перехода.

Как построить документооборот компании с удалёнными сотрудниками

Кадровый документооборот и его цифровизация в первую очередь касается компаний с удалёнными сотрудниками.

Что нужно знать, чтобы грамотно закрепить трудовые отношения в таких случаях:

  • ст. 312.2 ТК РФ даёт вполне конкретные указания, как и по какому принципу строится дистанционная работа. Обязательно к прочтению всем, кто работает с удалёнными сотрудниками;
  • работать можно по электронному договору, но бумажная копия с печатями и подписями тоже нужна. И должна быть отправлена почтой по первому требованию со стороны заказчика или исполнителя;
  • заявления о приёме/увольнении также могут быть в электронном виде, но с бумажными аналогами, заверенными подписями и печатями;
  • трудовая книжка может находиться на руках у удалённого сотрудника.

В общем, для дистанционной работы сохраняются, по сути, те же правила, что и для традиционной офисной работы. Бумажные версии договоров должны всё так же храниться в отделе кадров компании.

Сколько надо хранить

Бумажные варианты документов, в зависимости от их важности, могут храниться до 10 лет, свыше 10 и бессрочно.

Сроки для хранения кадровых документов прописаны в Федеральном законе от 22.10.2004 № 125-ФЗ в 1 части ст. 17. Некоторые могут храниться бессрочно, если имеют историческую ценность.

Для ЭД сроки хранения установлены такие же, как и для их бумажных аналогов. Плюс важно сохранить не только сами документы, но и технические средства (программы, компьютеры, жёсткий диск и прочее), на которых они воспроизводятся.

Бумажные документы и их электронные аналоги имеют одинаковые сроки хранения.

Трудности для компаний с ЭДО возникают тогда, когда документы должны храниться довольно долго или совсем без срока. Со временем технические средства устаревают, их заменяют новыми. Старые файлы перестают отображаться на новых устройствах. Это приводит к проблеме адекватного воспроизведения ЭД через несколько десятков лет, которая пока не получила практического решения. Строятся лишь теории.

Что касается хранения бумажных вариантов — это столетиями проверенный способ. При определённой температуре и особых условиях бумага может храниться практически вечно. Поэтому важные документы гораздо выигрышнее выглядят на бумаге, чем на электронных носителях. Бумажные документы не зависят от технического обеспечения и точно могут быть воспроизведены спустя десятки лет.

Уцелевшие «бумажки»

Трудно представить, что даже в далеком будущем важные для деловой и государственной деятельности документы будут существовать исключительно в электронном виде. Тут встаёт вопрос о безопасности и сохранности данных.

Хотя технологии защиты информации постоянно совершенствуются, на них со временем всегда находится противодействие.

К тому же недоверие многих людей к хранению информации исключительно на электронных носителях до сих пор процветает в обществе.

Напрашивается очевидный вывод — часть документов останется на бумаге, часть всё-таки переведут в электронный формат, о чём мы говорили выше. Так какие документы должны быть представлены исключительно на бумаге?

Что останется на бумаге

Речь идёт в первую очередь о документах, которые представляют государственную и историческую важность:

  • переводной и простой вексель. Это единственный документ, который указан в законе, как юридически значимый лишь на бумаге (ст. 4 Федерального закона от 11.03.1997 № 48-ФЗ);
  • нормативные акты на специальных бумажных бланках. Бланки оснащены государственным гербом или эмблемой, потому имеют вес лишь в бумажном варианте. Эти бланки используются в основном органами исполнительной власти.

Существование таких документов связано с безопасностью и невозможностью на данный момент гарантировать полную независимость от каких-либо внешних факторов.

Пока не придуман способ, как перейти на полностью «безбумажную» работу, мы можем рассчитывать лишь на смешанный документооборот

ЭДО в России только начинает свой путь, и потребуется немало времени, чтобы прийти к правовому регулированию электронного документооборота. К тому же, важные документы всё равно будут значимыми лишь на бумаге. И пока не придуман способ, как перейти на полностью «безбумажную» работу, мы можем рассчитывать лишь на смешанный документооборот.

Мнение редакции может не совпадать с мнением автора. Ваши статьи присылайте нам на 42@cossa.ru. А наши требования к ним — вот тут.

Источник: https://www.cossa.ru/trends/200960/

Электронный документооборот между организациями: как это работает и в чем польза

Электронный документооборот: настоящее и будущее

Советы для тех, кто хотел бы отказаться от бумажного документооборота, но пока не уверен, есть ли в этом смысл

В Школе бухгалтера вышел вебинар «Компания переходит на электронный документооборот. Что должен знать бухгалтер?», в котором мы объяснили, в чем преимущество электронного документооборота перед бумажным и рассказали, с чего стоит начать переход на ЭДО. 

В статье ответим на вопросы, которые возникли у зрителей вебинара, а также пообщаемся со специалистом по внедрению программы Контур.Диадок, который даст свои комментарии на тему ЭДО.

Что такое электронный документооборот

Электронный документооборот (ЭДО) — это обмен электронными документами по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) оператора ЭДО.

  • Процесс работы похож на обмен письмами по электронной почте:
  1. Отправитель формирует документ на своем компьютере, подписывает электронной подписью и через специальную программу отправляет его своему контрагенту.
  2. Адресат получает документ через несколько секунд на своем компьютере, после чего подписывает или отказывает в подписи. Отправитель всегда может видеть актуальный статус документа: «Отправлен», «Получен», «Подписан», «Отказано в подписи».
  3. После того как получатель подписывает документ или отказывает в подписи, документооборот считается завершенным.

Антон Коптелов, менеджер проектов по внедрению Контур.Диадок:
«Чаще всего программы обмена документами похожи на ящики электронной почты. Например, в Диадоке есть папки «Входящие», «Исходящие», «Черновики», «Удаленные».

Это помогает пользователям интуитивно понять, как пользоваться программой, куда зайти, чтобы посмотреть документы, которые поступили от контрагентов. Обычно трудностей с пониманием порядка действий не возникает.

Бухгалтеры выполняют уже привычные им действия, которые они совершали до этого в своих учетных программах».

  • Документы передаются через программу оператора ЭДО. Оператор ЭДО — компания, которая предоставляет услуги обмена электронными документами для других компаний. 
  • При передаче документа оператор автоматически проверяет легитимность электронной подписи, которой подписан документ, и соответствие формата документа требованиям законодательства.  
  • Документы подписываются электронной подписью. Электронная подпись устанавливается на компьютер владельца, в ней содержится информация о реквизитах организации и подписанта. Она полностью заменяет рукописную подпись и придает юридическую значимость документам, которые ей подписаны.

Это выгоднее, чем бумажный документооборот

Если коротко, то нет, не обязана.

Нет регламентов или законов, которые обязывают вас переходить на ЭДО. Чаще всего компании инициируют переход по приглашению контрагентов либо если хотят сэкономить.

Переход на ЭДО может казаться сложным и дорогим. Но после того как компания все настроит, будет очевидна польза:

  1. Не нужно больше копить бумаги, переживать за их сохранность.
  2. Электронный документооборот дешевле и быстрее.

Переход можно сравнить с уборкой большого дома. Вы в нем давно живете, знаете, что и где лежит, но с годами скопились ненужные вещи, которые обросли слоем пыли.

Что вы сделаете в этом случае? Можете сделать самостоятельную уборку, но высока вероятность, что вы просто сотрете пыль и переложите вещи с места на место.

Или можете вызвать клининговую службу, которая с вашей помощью оптимизирует пространство специально под вас, после чего в вашем доме появится больше воздуха и света.

Обмен бумажными документами постепенно уходит в прошлое. Курьеры приезжают с планшетами, а чеки высылаются на электронную почту. В итоге мы все перейдем на ЭДО, потому что это в первую очередь удобно.

Антон Коптелов, менеджер проектов по внедрению Контур.Диадок:
«Иногда к нам обращаются потенциальные клиенты, которые просят рассказать о переходе, оценить стоимость и подобрать оптимальное техническое решение. Выслушав все, говорят, что нужно подумать.

В большинстве случаев через некоторое время они возвращаются с фразой: «Все равно придется это сделать, какой смысл затягивать». Сейчас многие бизнес-процессы вынужденно автоматизируют, потому что иначе бизнес начинает терять время и деньги, вместо того чтобы их зарабатывать».

​С какими сложностями можно столкнуться при переходе на ЭДО

Если вы для работы используете нетиповую учетную систему или у вас очень большой объем документов, то вам может потребоваться персональное техническое решение. Но в таких случаях настройки делают сотрудники компании оператора и ваши технические специалисты. На выходе бухгалтер получает готовую программу, которой остается только начать пользоваться.

Самое сложное, что вас ждет, — это перестройка. Нужно:

  • определить порядок обработки, создания и отправки документов, привыкнуть к новой системе и набить руку;
  • установить в компании правила, по которым вы будете работать с электронными документами. Это потребует сил и времени, но в итоге вы получите отлаженный процесс документооборота.

Антон Коптелов, менеджер проектов по внедрению Контур.Диадок:
«На этапе внедрения специалисты Контур.Диадок показывают и рассказывают на примере, как создавать, редактировать и отправлять документы.

Мы можем обучить человека, как пользоваться программой. А если у него возникают вопросы по ходу работы, то у нас есть круглосуточная техподдержка, в которой ответят на любой вопрос.

Поэтому мы считаем, что самая большая сложность, с которой вам придется столкнуться, — это побороть страх перед неизвестным и новым».

Как изменится ваша работа из-за перехода на ЭДО

Вам нужно будет перестраиваться на новый лад работы с документами, возможно, обучать работе своих коллег и приглашать к переходу на ЭДО ваших контрагентов. Вероятнее всего, не все контрагенты сразу согласятся перейти вместе с вами, поэтому вам придется продолжить обмен бумажными документами. Поначалу это может быть достаточно запутанным процессом.

Но переход на ЭДО сулит и положительные изменения в вашей работе:

  • Вы больше не будете бояться потерять или испортить документы, ведь они будут храниться в программе и будут защищены от утери или порчи.
  • У вас будет доступ к документам везде, где есть интернет: с телефона, ноутбука или планшета.
  • Вы сможете отслеживать статус подписания документов вашими контрагентами в режиме реального времени, что в разы ускорит процесс обмена.
  • Вы сможете предоставлять электронные документы в налоговые органы при сдаче отчетности, и вам больше не нужно будет сканировать пятьсот страниц.

Как мы говорили в начале статьи, никто не обязывает вас переходить на электронный документооборот. С точки зрения закона вы можете продолжать пользоваться бумажными документами. Но мы искренне считаем, что переход на ЭДО сократит время работы с документами и затраты на документооборот.

Если у вас есть еще вопросы о переходе на электронный документооборот, то рекомендуем посмотреть вебинар «Компания переходит на электронный документооборот. Что должен знать бухгалтер?», в котором мы постарались максимально емко рассказать о том, что из себя представляет электронный документооборот и какие шаги нужно предпринять, чтобы начать переход. 

Узнать больше информации про электронный документооборот с контрагентами.

Источник: https://School.Kontur.ru/publications/1817

Зачем нужен ЭДО и с чего начать, или электронные документы vs бумажные носители

Электронный документооборот: настоящее и будущее

Кипы бумаг на столе, шорох от перекладывания документов, тихое недовольство сотрудников, исправляющих ошибки… Так может начинаться исторический фильм или роман, происходящий в каком-то офисе из нашего недалекого прошлого.

С появлением электронного документооборота все изменилось. Многие современные руководители слышали про ЭДО. Он становится трендом в бизнесе, позволяя сделать достижения ИТ-технологий конкурентным преимуществом. В большинстве случаев бизнес только выигрывает, в перспективе это особенно заметно.

Скептицизм и недоверие к нововведениям — нормальная реакция человека на что-то непонятное и неизученное, поэтому возникают логичные вопросы: всем ли выгоден ЭДО и как это работает?  

Мы решили рассказать, когда и зачем вашему делу понадобится переходить на электронные документы, как это сделать, какие сложности могут возникнуть в реальности, а что только кажется страшным.

Итак, разберёмся, кто победит в этом противостоянии: проверенная десятилетиями бумага или новые электронные документы?

Главное про систему электронного документооборота

Возможности системы электронного документооборота впечатляют, если сравнивать её с привычными бумажными носителями. 

Стало гораздо проще формировать, хранить, отправлять и получать документы. 

При этом ничего не теряется, информация защищена, а бонусом — возможность автоматизировать некоторые бизнес-процессы.

Для чего нужен ЭДО? 

  • Оптимизировать обмен информацией внутри компании (особо актуально для крупных предприятий, сети филиалов). 
  • Оперативно обмениваться документами с контрагентами.
  • Сделать работу с документацией более прозрачной и удобной. 

Как все работает

К системе должны подключиться все участники документооборота, участвующие в конкретной цепочке: и те, кто поставляет товары (производители, поставщики, оптовые базы, посредники), и те, кто их закупает, чтобы потом продавать (розничные магазины, отделы, салоны, бутики, островки и любые торговые точки). 

Сам процесс обмена информации происходит внутри системы. Каждый подписывает документы со своей стороны при помощи сертификата электронной подписи.

Победа над «бумажными» проблемами. Что получает бизнес от ЭДО

Некоторые предприниматели считают, что внедрение цифровых технологий будет только лишней тратой средств. При этом бизнесмены не всегда корректно оценивают риски, связанные с использованием способа передачи информации, завязанного на бумагах и пересылке через курьеров, экспедиторов, торговых представителей и почты. 

Без долгих разбирательств

В системе ЭДО фиксируется момент, когда был получен документ, а также факт его передачи контрагенту. Таким образом, исключены разногласия у партнеров. 

Защищённость

При использовании обычных почтовых сервисов и привлечении сотрудников конфиденциальная информация может стать доступна третьим лицам. И в некоторых случаях это критичный момент. 

Скорость

Для решения текущих вопросов, согласования и подписания документов не требуется много времени, как при обработке того же объема бумажной документации.

Меньше затрат и больше свободного места 

Одно из осязаемо ощутимых преимуществ внедрения системы электронного документооборота в том, что снижаются затраты на ведение бизнес-процессов, для хранения бумаг не приходится выделять площади, а сотрудники не будут тратить время на упорядочивание архива вручную.

Шире возможности

Отметим и то, что взаимодействие с государственными учреждениями происходит в электронном виде, да и многие крупные корпорации внедряют ЭДО в свою работу. 

Соответственно, вашему бизнесу будет проще работать с Налоговой и разными госорганами, а вы всегда сможете обеспечить прозрачное ведение дел при контакте с компаниями любого масштаба и уровня.

Как действовать. 5 шагов

Если руководитель принял твердое решение не отставать от современных бизнес-тенденций, то предстоит пройти следующие шаги:

1. Разработать план по исключению бумажных носителей из документооборота

Процесс должен происходить поэтапно, но максимально оперативно. 

Если переход затянется, то сотрудники будут дублировать документы и в электронном, и в бумажном виде. Очевидно, что выполнение двойной работы не способствует повышению производительности труда и развитию компании.

Кроме того, рекомендуем ещё на этапе планирования заложить в бюджет некоторую статью расходов. Без затрат обойтись невозможно.

Только после «обкатки» системы станут видны результаты ее внедрения и руководство сможет оценить его экономический эффект.

2. Получить ЭЦП (если нет) 

Самый быстрый и простой шаг. Нужно подать документы в Удостоверяющий центр, заплатить за услуги и оформить КЭП. Срок готовности — пара часов. 

3. Подключиться к системе 

Предстоит выбрать подходящего оператора документооборота, заполнить информацию о компании и разобраться с функционалом сервиса

4. Провести обучение персонала

Важно научить, как работать по новой системе всех, кто в вашей компании связан с документами. Это обычно дирекция, бухгалтеры, администраторы, операторы и т.д.

Хорошо, если вы разработаете внутренние регламенты, составите чёткие инструкции и дадите сотрудникам лаконичные памятки. 

5. Наладить обмен документами с партнерами

Обменяться приглашениями в системе, если компании уже подключилась к одному из операторов. 

Чаще всего момент обязательного обмена информацией в системе ЭДО прописывают в договорах и доп.соглашениях. 

Смысл внедрения электронного документооборота утрачивается, если контрагенты не будут подключены к системе. 

Сложность может быть в том, что не все компании ещё освоили ЭДО. А значит, с некоторыми предстоят переговоры, в ходе которых предстоит склонить важных для вас партнёров тоже автоматизировать документооборот и продолжить сотрудничество. 

Крупный масштаб — однозначно 

Если документооборот с контрагентами и внутри компании достигает значительных масштабов, то следует задуматься о внедрении ЭДО. 

Использование электронного документооборота поможет сократить расходы, если число отправленных и полученных документов превышает несколько сотен в месяц.

В таком случае вы снизите издержки по этой статье расходов и минимизируете риски, связанные с сохранением в тайне конфиденциальной информации. Плюсом исключите неприятности и штрафные санкции, связанные с ошибками в документации.

Малый и средний бизнес — актуально 

Сейчас специалисты сходятся во мнении, что для компаний в сегменте малого и среднего бизнеса электронный документооборот не менее полезен, чем для гигантов, так как для такого сегмента особенно важно максимально ускорить исполнение договоров. 

ЭДО позволяет получать оплату за товар или услуги в тот же день, когда пришли документы.

Микробизнес — на перспективу 

Не совсем верно говорить о бесполезности ЭДО даже тогда, когда документооборот с контрагентами в настоящее время ограничивается парой актов. Важно думать о потенциальном развитии: в будущем могут появиться крупные партнеры, с которыми вести дела по старинке станет невозможно. 

Да и вообще удобство электронных документов и их доступность однозначный плюс для любого современного проекта в сфере торговли, общепита и услуг. 

ЭДО — это дорого?

При работе через оператора ЭДО клиенту приходится платить за каждый исходящий документ. Входящие бесплатны. 

Средняя рыночная стоимость отправки документа составляет 3-6 рублей. Причём чем больше документов, тем ниже стоимость каждого. 

  • При малом объёме можно ограничиться минимальным пакетом, обычно это порядка 100 штук. Однако есть риск, что через какое-то время придётся приобретать дополнительные пакеты.
  • Экономически целесообразнее обратить внимание на более масштабные тарифы, которые предусматривают возможность отправки 500-1000 или даже более документов. 
  • Для совсем внушительного объема операторы способны предложить индивидуальные условия, чтобы привлечь крупного постоянного клиента.

Как показывает практика, переход на ЭДО выгоден, если требуется ежемесячно отправлять не менее 100 документов в месяц или порядка 1000 в год. 

В этом случае отказ от бумажных носителей и связанных с их использованием расходов даст положительный экономический эффект.

Другие затраты 

Для начала работ, в принципе, не нужны великие суммы. 

— Компании потребуется выпустить квалифицированную электронную подпись, если таковой ещё нет. Это обычно стоит 2-5 тысяч рублей. 

— Непосредственно подключение к Оператору, естественно, бесплатное. Заплатить нужно только за сам тариф, цены зависят от условий конкретной платформы и количества документов. 

— Возможно, понадобятся услуги программистов по настройке оборудования или обновление программных продуктов. Этот момент уточнят менеджеры компаний, куда вы обратитесь за консультацией. 

— При работе с маркировкой, где ЭДО теперь стал обязательным, обычно приходится закупать сканеры, принтеры этикеток, решать вопрос с онлайн-кассами и товароучетной системой. Бюджет рассчитывают под нужды конкретного предприятия, он может обойтись парой тысяч рублей, а может потребовать и десятки тысяч. 

Выводы

На нынешнем этапе развития рынка внедрение системы принесет максимальную выгоду компаниям, у которых значительный документооборот с внешними контрагентами. 

Приэтом работа с электронными документами однозначно снижает непроизводственные расходы и повышает эффективность бизнес-процессов.

 Хотя все это тоже, конечно, требует определенных затрат на оплату тарифа и сил, чтобы перестроиться на новый порядок работы. 

Ритейл-эксперты считают, что для компаний, стремящихся повысить уровень обслуживания потребителей и взаимодействия с поставщиками, внедрение ЭДО становится жизненно важным. Отставание в этом направлении может ухудшить показатели работы, ведь от быстроты обмена документами сильно зависит скорость развития бизнеса и в целом успешность предприятия.

— 

Статья подготовлена специалистами компании ПОРТ. Информационная поддержка: Сергей Хорош.

Вс статьи по ЭДО и маркировке смотрите в нашем блоге

Источник: https://zen.yandex.ru/media/id/5e21491c73034b00ad7f354d/zachem-nujen-edo-i-s-chego-nachat-ili-elektronnye-dokumenty-vs-bumajnye-nositeli-5f4d22d89050be4fe3c2fe95

Плюсы и минусы электронного документооборота

Электронный документооборот: настоящее и будущее

Достоинства электронного документооборота (ЭДО) сегодня приводят к тому, что он внедряется на многих предприятиях. По мере развития цифровых технологий расширяется и сфера его применения.

Сейчас существуют электронные договоры, обладающие не меньшей юридической силой, чем привычные бумажные, с подписями и печатями.

ЭДО используется не только внутри компании, в электронном виде оформляются также документы налогового и бухгалтерского учёта. Такой формат применяется и для тендеров.

Мы разберём преимущества и недостатки электронного документооборота, поговорим и о том, как оптимизировать его маршрутизацию.

Основные преимущества электронного документооборота

Самое очевидное из них – экономия. Стоимость отправки контрагенту одного цифрового договора в 10 раз ниже, чем бумажного, с учётом бумаги, оргтехники и услуг почты. В больших компаниях, где приходится работать с сотнями документов, благодаря этому экономятся значительные суммы.

Существуют дополнительные преимущества системы электронного документооборота.

Надёжность хранения и поиска

Как бы ни были аккуратны сотрудники, в бумажном делопроизводстве не избежать присвоения одинаковых регистрационных номеров разным бумагам или их потерь. ЭДО помогает справиться с такими проблемами:

Регистрация происходит автоматически, поэтому каждый документ имеет собственный номер. Даже если файл удалён, его, если потребуется, всё равно можно восстановить. Это способствует поддержания порядка в делопроизводстве.

Ускорение процесса обработки

Современные СЭД позволяют обрабатывать документ быстрее, чем это происходит при использовании электронной почты или мессенджеров. Ведь над одним документом одновременно могут работать несколько сотрудников, исчезает необходимость многократной пересылки друг другу «неизменяемого» файла.

Повышение дисциплины

Каждый документ имеет текущий статус и маршрут движения, и это значимое преимущество электронного документооборота. В любой момент можно видеть, кто из сотрудников работает с документом, сколько времени он уже затратил на обработку. В отличие от ситуации с бумажным ДО, здесь сотрудникам труднее перекладывать ответственность друг на друг или допускать задержки.

Кроме того, преимущество электронного документооборота в сравнении с бумажным в том, что каждый документ имеет срок, в течение которого он должен быть обработан сотрудником.

Открывая СЭД на своём устройстве, работник видит наиболее актуальную для него информацию. Он узнаёт, сколько и каких документов он должен обработать, когда заканчивается срок по каждому из них.

В первую очередь сотрудник наверняка возьмёт в работу тот документ, срок по которому истекает, а это помогает избежать нарушений сроков.

Ещё один плюс электронного документооборота – единое информационное пространство, в котором работают все участники. Появляется возможность совместно редактировать документ, причём предыдущие редакции также доступны.

Минусы электронного документооборота

У электронного документооборота есть и плюсы, и минусы

Переход на новые принципы работы не всегда даётся легко. Помимо необходимости приобрести и установить нужное ПО, добавляется необходимость переобучения персонала. Когда компания приобретает «коробочную» СЭД, приходится пересматривать сами принципы работы, а потому процесс усложняется.

При этом любую СЭД нужно обслуживать, настраивать, поэтому придётся добавить в штат администратора данной системы. Однако в случае внедрения Low-code системы, роль администратора сможет играть бизнес-аналитик без навыков программирования.

Систему ЭДО будет затруднительноне получится использовать, если у контрагента всё ещё бумажный. В этом случае потребуется вести две «ветки» параллельно: цифровую и бумажную.

Возникает проблема конфиденциальности: секретные данные может увидеть сотрудник, который не должен иметь к ним доступа, системный администратор или хакер. Однако бумажный документооборот (ДО) тоже не идеален в этом плане: хранение важных бумаг в шкафах и сейфах не исключает их кражи или утери. Плюс добавляется проблема безопасной утилизации ненужных бумаг.

Недостатком электронного документооборота можно назвать то, что само по себе внедрение СЭД не выстраивает оптимальную логику бизнес-процессов на предприятии. Впрочем, это нельзя считать именно недостатком ДО, здесь проблема скорее в завышенных ожиданиях от его внедрения.

Поэтому для того, чтобы СЭД принесла пользу предприятию, стоит начать с маршрутизации потоков документов, определения сотрудников, которые будут задействованы.

С этой функцией справляются системы BPM (Business Process Management).

Их интеграция с СЭД позволяет получить все плюсы электронного документооборота, а вдобавок связать движение документа с реальными бизнес-процессами и оптимизировав его.

Решения на базе платформы Comindware Business Application Platform индивидуально создаются для любой компании её собственными бизнес-аналитиками при поддержке разработчика. Они изначально интегрированы с BPM-решениями, созданными на этой же платформе. Это позволяет оптимизировать ДО на предприятии и эффективно выстроить его логику.

Закажите демо, и вы увидите возможности платформы Comindware Business Application Platform, оценив её полезность для вашего бизнеса.

Заказать демо

Елена Гайдукова, маркетолог-аналитик. Работает в сфере BPM и автоматизации процессов с 2014 года. В настоящее время является бренд-менеджером решений на базе Comindware Business Application Platform.

Источник: https://www.comindware.com/ru/blog-%D0%BF%D0%BB%D1%8E%D1%81%D1%8B-%D0%B8-%D0%BD%D0%B5%D0%B4%D0%BE%D1%81%D1%82%D0%B0%D1%82%D0%BA%D0%B8-%D1%81%D1%8D%D0%B4/

Зачем нужен электронный документооборот? Преимущества и риски | Консалтинговая компания TopLine

Электронный документооборот: настоящее и будущее

Двадцать первый век — эра высоких технологий, и доступ к ИТ-ресурсам открыт не только крупным игрокам на рынке, но и начинающему предпринимателю. Всем ли нужен электронный документооборот с контрагентами,  что учитывать, внедряя СЭД, и какие острые углы придется обойти в погоне за цифровизацией?

Зачем нужен элекнтонный документооборот

Если коротко, то система электронного документооборота (СЭД) — это программное обеспечение, которое позволяет формировать электронный документ, сохранять его в системе и направлять его контрагентам, а также получать от них.

 Частично бизнес-процессы автоматизированы в любой компании с помощью учетной системы бухгалтера, программы «1С».

Но внедрение СЭД направлено на разрешение двух глобальных задач: оптимизация обмена всеми документами внутри компании (это актуально для более-менее крупных компаний) и оперативное взаимодействие с партнерами по бизнесу.

Как это работает?

Оба контрагента подключены к сети оператора электронного документооборота (ОЭД) и присоединены к регламенту обмена, а сам обмен электронными документами осуществляется внутри системы. Для того, чтобы подписывать электронные документы, каждый участник обмена должен купить сертификат электронной подписи.

Многие предприниматели считают, что цель не оправдывает средства, и просто занимаются пересылкой электронных документов по электронной почте.

Но в таком случае важно и осознавать риски: система, которая бы фиксировала момент получения документа, отсутствует, факт передачи первички контрагенту в случае возникновения разногласий также доказать достаточно сложно.

Более того, не каждый документ направишь по электронной почте: а что, если он содержит коммерческую тайну? Вверять защиту такой информации Google или Mail.ru не стоит.

Что выиграет бизнес от внедрения ЭДО?

К числу очевидных «плюсов» можно отнести снижение затрат времени и денег на ведение бумажного документооборота: направить контрагенту документ и получить назад уже подписанный можно в течение дня, без каких-либо задержек. Да и сами работники не будут столько времени тратить на создание бумажного документа, ведение архивов.

С обеспечением сохранности документа в целом все становится гораздо проще: он никуда не исчезнет из системы до тех пор, пока не истекут заранее заданные сроки хранения, соответствующие законодательству. Говоря о преимуществах ЭДО, все всегда делают упор только на оптимизацию бизнес-процессов и забывают, что в российском бизнесе есть третья важная сторона — государство.

Налоговые органы поддерживают взаимодействие между контрагентами с помощью СЭД. Сейчас практически все документы (декларации, книги покупок и продаж, счета-фактуры) передаются компаниями в налоговую в электронном виде по ТКС. Более того, использование компанией ЭДО, по мнению налоговиков, — свидетельство чистоты и прозрачности бизнеса.

Ведь электронную систему обмануть гораздо сложнее, чем отправить в шредер пару лишних бумажек или пририсовать пару циферок

Подводные камни внедрения ЭДО в компании

С первыми проблемами компания начинает сталкиваться еще на этапе принятия решения о том, чтобы перейти на автоматизацию документооборота. Поэтому, если вы решились на это, то очень важно на подготовительном этапе:

  • Разработать план поэтапного, но быстрого исключения бумажного оборота. Дублирование в компании двух систем приведет к тому, что сотрудники будут выполнять двойную работу, и вместо ускорения бизнес-процессов, эффект будет обратным;
  • Провести обучающие семинары с сотрудниками, желательно с участием руководства компании. Это важно, потому что работник должен не только понимать, как работает новая система, но и быть мотивированным на ее использование. Кстати, именно поэтому стоит выбирать максимально простые в использовании системы, проверенные вашими клиентами/партнерами;
  • Быть готовым к затратам. Не бывает системы, которая будет работать как часы, начиная с первого дня использования. Всегда найдутся мелочи, которые нужно исправлять и докручивать. Обкатка системы тоже требует вложений, но впоследствии окупается эффективными результатами;
  • Проработать вопрос перехода на ЭДО с контрагентами. Нельзя забывать о том, что обмен электронными документами с контрагентом возможен, только если он подключен к той же системе. Поэтому нужно выяснить, какая система используется большинством контрагентов. Если контрагент не использует ЭДО, то нужно понимать степень готовности и провести работу по его переходу на автоматизацию. К слову, операторы оказывают в этом активное содействие и готовы предложить выгодные условия при подключении к системе сразу нескольких компаний.

После внедрения СЭД нужно учитывать следующие моменты:

  • Максимальный срок действия сертификата электронной подписи составляет 1 год. Поэтому нужно следить за сроком действия как своего сертификата, так и контрагента, чтобы избежать проблем с налоговой;
  • В договорах с контрагентами должно быть предусмотрено, что обмен документами осуществляется в электронном виде с помощью СЭД. Такая оговорка может быть включена в договор, либо с постоянным контрагентом может быть заключено соглашение об обмене документами и информацией в электронном виде в конкретной СЭД на основе регламента;
  • Необходимо разработать обязательные для исполнения акты по использованию СЭД внутри компании. Это ускорит процесс перехода на ЭДО, потому что новая система станет для работников обязательной и будет препятствовать работе по старой «бумажной» схеме.

Источник: https://1topline.ru/stati/elektronnyj-dokumentooborot-v-kompanii-hedzhiruem-riski/

О бухгалтерии
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: