График документооборота – инструмент эффективного взаимодействия

Содержание
  1. 1С: Документооборот. Описание программы
  2. Возможности программы 1С: Документооборот
  3. Разработчик предлагает 4 варианта ПО для налаживания автоматизации:
  4. Основной функционал программы 1С: Документооборот:
  5. Программа хранит информацию в больших объемах, поэтому те, кто использует ПО, могут находить интересующие данные по разным критериям:
  6. Электронные подписи
  7. Процессы для работы с договорами
  8. Обработка файлов
  9. Встроенная почта
  10. Бизнес-процессы и поручения
  11. По умолчанию бизнес-процессы делятся на шесть основных видов:
  12. Управление проектами
  13. Трудовое время
  14. Учет отсутствующих работников
  15. Контроль исполненияя
  16. Мероприятия
  17. Программный форум
  18. Управление правами доступа
  19. Документооборот: график и порядок его составления
  20. График документооборота
  21. Порядок составления графика документооборота
  22. График документооборота в бухгалтерии
  23. Что такое график документооборота
  24. График документооборота в бухгалтерии в 2018 году
  25. Ответственность за первичную документацию
  26. Пример оформления графика документооборота
  27. Внедряем сроки подачи документов в практику
  28. Оповещение сотрудников
  29. Проект оптимизации документооборота, или Как на примере 8 видов документов сделать работу компании проще и легче #bpm #СЭД #ECMJ
  30. Бизнес-процессы «как есть»
  31. От процессов к матрице документооборота
  32. Сбор данных и структурирование результатов
  33. И обратно к процессам
  34. Итоги этапа аналитики
  35. Организация документооборота на предприятии: его основные правила и этапы, цели и порядок действий
  36. Что такое документооборот
  37. Документооборот: определение
  38. Определение и назначение
  39. Для чего нужен график документооборота
  40. Что такое график первичного документооборота
  41. Перечень и объем отраженной в графике информации зависят от следующих факторов:
  42. Составление графика документооборота ООО – основные нюансы
  43. Примерная схема графика документооборота
  44. Утверждение графика документооборота компании

1С: Документооборот. Описание программы

График документооборота - инструмент эффективного взаимодействия

1С: Документооборот — программный продукт компании «1С», который предназначен для автоматизации процессов документооборота в организациях любой сферы деятельности.

Это эффективный инструмент построения и наладки электронного документооборота, позволяющий не только автоматизировать, но и упростить многие процессы.

Внедрение продукта не потребует больших временных или денежных затрат со стороны руководства, но при этом в обязательном порядке даст возможность более интенсивно развиваться на рынке.

В бизнесе автоматизация процессов работы с документами имеет различные масштабы и цели. Например, внедрение такой автоматизированной концепции в крупной корпорации, которая решила перейти на электронные документы, предполагает реализацию масштабного проекта, который невозможно сравнить с внедрением аналогичного функционала в небольшой фирме.

Возможности программы 1С: Документооборот

Конфигурация 1С: Документооборот — полезный продукт, который позволяет не только вести учет, контролировать и корректировать бизнес-процессы, но также координировать и организовывать деятельность персонала. Продуманный до мелочей функционал и используемые методики обеспечивают полный цикл переработки документации.

  • Централизованное и безопасное хранение внутренних деловых отчетов.
  • Регистрация входящей и исходящей документации.
  • Создание и обработка организационных, информационных, распорядительных и иных актов (в т. ч. договоров, служебных записок и прочих).
  • Получение доступа к бумагам в соответствии с правами каждого конкретного участника.
  • Налаживание взаимодействия специалистов, проверка выполнения и проработки протоколов.
  • Настройка маршрутизации актов, контролирование и анализ их реализации.
  • Контроль трудового времени работников.
  • Автоматическая загрузка оригиналов с электронной почты или со сканера.

Разработчик предлагает 4 варианта ПО для налаживания автоматизации:

  • Для госучреждений (муниципальных предприятий). Программное обеспечение, которое подходит для государственных инстанций со сложной структурой и большими объемами ежедневной отчетности.
  • КОРП. Речь идет о фирмах, организациях, структурах, которые имеют систему разнообразного и развитого документооборота.
  • ПРОФ. Лучшее решение для организаций с простой структурой и бизнес процессами средней сложности.
  • Document Management. Программное обеспечение с двуязычным оформлением — английской и русской версией интерфейса. Чаще всего внедряется на отечественных фирмах, которые имеют зарубежные представительства, филиалы, большая часть персонала которых — иностранцы. За основу взята КОРП редакция.

1С: Документооборот — универсальная разработка, подходящая для любой отрасли, независимо от штатного количества работников, вида деятельности, организационной формы, которая оперативно и без проблем адаптируется под специфику любого бизнеса.

Основной функционал программы 1С: Документооборот:

Корреспонденция (входящая и исходящая)

Обработка входящих и исходящих документов, отслеживание истории переписки и ответов на входящую корреспонденцию. Для этих целей реализованы типовые наборы процессов.

Внутренняя документация

Речь идет про приказы, служебные записки, проектную документацию и любые другие внутренние документы основными читателями которой являются сами работники. Хранение файлов внутреннего назначение ведется в специальных журналах. Для пользователей доступен просмотр всех внутренних документов (которые разрешены им правами), отображаемых в виде сплошного списка.

Поиск необходимой информации

Программа хранит информацию в больших объемах, поэтому те, кто использует ПО, могут находить интересующие данные по разным критериям:

  • по реквизитам;
  • по спискам;
  • с помощью полнотекстового поиска;
  • по штрих-кодам.

В системе используется специальное штрихкодирование. На каждый файл наносится индивидуальный штрих-код. Штрихкодирование в разы упрощает процесс поиска информации: достаточно отсканировать штрих-код, чтобы на экране монитора открылась необходимая карточка.

Электронные подписи

Можно использовать электронную подпись (ЭЦП) для визирования, наложения резолюций, согласования, утверждения и других целей.

Процессы для работы с договорами

Позволяют проводить и фиксировать процедуру согласования договора, контролировать суммы контрактов, вести записи прихода сопроводительной отчетности, отслеживать жизненный цикл, а также факт поступления оригиналов и копий договоров с подписями и печатями.

Обработка файлов

Ежедневно пользователи создают и редактируют различные файлы. В 1С:Документооборот предусмотрена привязка их к отдельным карточкам, возможность управления их жизненным циклом, автоматическое заполнение файлов данными из электронного документа, версионирование.

Встроенная почта

Другое название – «бизнес-почта». Имеет такое же назначение, что и большинство почтовых сервисов. Важное отличие — встроенная в конфигурацию почта дополнена новыми функциями (насчитывается более 40). Последние существенно упрощают процесс переписки и выполнения заданий, связанных с входящей и исходящей корреспонденцией.

Бизнес-процессы и поручения

Бизнес-процесс — важная часть, на которой базируется построение эффективной работы отдельных специалистов и компании в целом. Отслеживание бизнес-процессов позволяет определять точность осуществления поручений и операций с целью повышения качества работы организации в целом.

По умолчанию бизнес-процессы делятся на шесть основных видов:

  • Рассмотрение – Этап, во время которого руководитель определяет задания и исполнителей путем проставления резолюций.
  • Исполнение – Предполагает передачу визированного руководителем или службой акта исполнителям, согласно списку, а также контролирующей службе для обеспечения своевременного исполнения поставленных приказов.
  • Согласование – Бизнес-процесс, во время которого определенные респонденты дорабатывают карточку и вносят в нее дополнения (изменения), после чего она передается инициатору с целью последующей обработки и определения дальнейших действий.
  • Утверждение/Подписание – Процесс, во время которого файл возвращается автору с целью доработки или ознакомления с резолюцией.
  • Регистрация – Предполагает участие секретаря, который проставляет регистрационный номер, печать и выполняет отправку корреспонденту.
  • Ознакомление – Предполагает информирование экспертов, которые внесены в список, с текстовым содержимым.

Это основные процессы, которые могут быть доработаны и усложнены. В соответствии с особенностями и спецификой каждого учреждения могут быть составлены более сложные маршруты перемещения удостоверений с переходами из одного подразделения в другое.

Управление проектами

Отдельный блок, позволяющий разбить разные виды обязанностей по отдельным проектам. Еще одна задача, с которой помогает справиться данный параметр — проверка осуществления проектов (начиная с разработки и ведения плана, заканчивая его реализацией).

Трудовое время

Достаточно простой функциональный блок, с помощью которого ведется отслеживание выполненных в течение дня приказов, а также решенных вопросов, на которые было потрачено время. Любые данные блока вносятся с конкретной привязкой к отчетам. Позволяет оценить, насколько эффективно расходуется время, предоставляемое персоналу.

Учет отсутствующих работников

Очень полезная функция, которая позволяет фиксировать факт отсутствия сотрудника на месте и находить варианты замены ответственных лиц среди персонала, которые могут выполнить поставленные задачи на соответствующих этапах реализации проекта вместо отсутствующего работника.

Контроль исполненияя

Встроенный механизм контроля воспроизведения поставленных задач, который предполагает:

  • контроль сроков выполнения проектов;
  • расчет рабочего времени по видам должностей;
  • проведение анализа затрат рабочего времени служб, подразделений и отдельных лиц.

Мероприятия

Функция, позволяющая вести учет запланированных на предприятии встреч — совещаний, заседаний, собраний, а также фиксировать результаты и принятые на таких мероприятиях решения.

Бронирование помещений для проведения мероприятий – это функциональный блок, с помощью которого проводится определение и фиксация помещения, где будет проведено мероприятие. Благодаря доступу к данной информации, каждый участник мероприятия может оперативно находить помещения на плане.

Программный форум

Используется для решения рабочих вопросов во время формального или неформального общения на форуме. Общение наиболее эффективно на этапе консультирования новых сотрудников опытными специалистами.

Управление правами доступа

Функция, которая определяет и разграничивает права доступа отдельных пользователей к базе.

В наше время, каждый бизнес должен тестировать, внедрять и запускать как можно больше инновационных решений для упрощения и автоматизации деловых течений.

Простой интерфейс и удобный функционал 1С: Документооборот обеспечивает быстрое освоение софта пользователями и сотрудниками торговых предприятий, сферы оказания услуг, промышленных производств и бюджетных структур.

Использование такой платформы откроет новый виток развития компании и упростит дальнейшее ее существование на рынке.

Источник: https://itcons99.ru/catalog/otroslevie/tipovie/dokumentooborot/dokumentooborot-opisanie-programmyi/

Документооборот: график и порядок его составления

График документооборота - инструмент эффективного взаимодействия

Началом движения первичных документов в бухгалтерском учете является непосредственно их создание в организации, или их получение от иных организаций. Продолжением движения является обработка бумаг и принятие к учету. Концом этого процесса, называемого документооборотом, является передача документов в архив.

Определение 1

Документооборот – это движение различных документов в организации, начиная с момента их создания и апробации, до завершения их действия и передачи в архив.

Составлением графика документооборота на предприятии занимается главный бухгалтер предприятия. Первым этапом является то, что он узнает, какие именно первичные документы будет использовать предприятие.

Все формы первичных документов, основания подписи данных документов должностными лицами организации и график движения таковых документов – это элементы учетной политики, и они регулируются на основании положений ПБУ 1/2008.

Это означает, что они должны представляться в приложениях, прилагаемых к учетной политике организации, и подписываться непосредственно руководителем предприятия.

Первичные документы, которые были подтверждены к применению, перечисляются в соответствии с их номерами, закрепленными за каждым в альбоме унифицированных документов. Если предприятие само разрабатывает первичный документ, в обязательном порядке должна предоставляться форма с его необходимыми реквизитами.

Отражения графика документооборота можно найти в приложении к учетной политике, оформленного в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке или обработке документов, соответствующие отражению хозяйственной операции на счете бухгалтерского учета, который выполняется каждым отделением предприятия и всеми исполняющими, указывая их взаимосвязь и сроки выполнения работы.

Определение 2

Организация документооборота на предприятии и его регулирование дает возможность установить, сколько необходимых документов потребуется, и какое количество рационального числа сотрудников, обращающихся с документами, за минимальный срок их нахождения  в каждом отделе.

График документооборота

Пример графика документооборота представлен на рисунке:

В отделе “Создание документа” находятся следующие колонки:

  1. Количество единиц представленных документов.

  2. Человек, который ответственен за выписку документа.

  3. Отвечающий за оформление документа.

  4. Отвечающие за исполнение документа.

  5. Сроки исполнения документа.

В отделе “Проверка документа”:

  1. Человек, отвечающий за проверку.

  2. Сотрудник, предоставляющий на проверку.

  3. Порядок представления.

  4. Сроки представления документа.

В отделе “Обработка документа”:

  1. Кто выполняет обработку документа.

  2. Срок выполнения.

В отделе “Передача в архив”:

  1. Кем выполняется.

  2. Срок выполнения.

Составляя график документооборота, необходимо соблюдать следующие требования:

  1. Первичные учетные документы, которые принимаются в бухгалтерии, должны иметь все необходимые реквизиты.

  2. Принимая документы, сотрудник обязан проверить правильность арифметических вычислений.

  3. Необходимо следить, чтобы оформление документов происходило в соответствии с требованиями, которые установлены в законодательных и нормативных актах.

  4. Все изменения в документах обязательно должны заверяться подписями лиц, которые ответственны за их составление. указав дату самого исправления.

  5. Все правки должны быть исполнены только теми приемами, которые разрешены (корректурная и дополнительная бухгалтерская запись, красное сторно).

  6. Необходимо предоставить все требуемые документы по сделкам (договор и его дополнения,  накладные или акты исполнения, счета–фактуры, платежные поручения).

Опиши задание

Порядок составления графика документооборота

В начале того, как главный бухгалтер составляет график документооборота, он устанавливает круг лиц, которые работают с первичными документами, это, например, служащие отдела снабжения, лица, которые ответственны за реализацию – маркетологи).

В официальном порядке до них доносится информация о правилах оформления первичных документов, и в какие сроки они обязаны предоставить данные документы в бухгалтерию.

Для этих целей, каждый исполнитель может получить выписку из графика документооборота, в которой перечислены документы, относящиеся к деятельности того, кто исполняет документ, в какой срок необходимо их предоставить и в какие именно подразделения предприятия.

В приказе, выдаваемом руководителем организации, устанавливается ответственность за то, если сотрудник вовремя не предоставит документ в бухгалтерию.

Лица, которые создали и подписали данный документ, несут ответственность за то, чтобы соблюдался график документооборота, за то, чтобы документы оформлялись согласно всем требованиям, чтобы сотрудники в срок передавали их в бухгалтерию, для отражения в отчетности, и также за то, чтобы документы были оформлены достоверно.

Необходимо контролировать и правильность выполнения различных операций на счетах бухгалтерского учета, для чего нужно установить контроль за верностью оформления первичных учетных документов, на основании которых отражаются хозяйственные операции на счетах бухгалтерского учета.

Главный бухгалтер должен периодически заниматься оптимизацией документооборота. Для этого необходимо установить систему:

  1. Перечень необходимых документов, которые применяются на предприятии.

  2. Кто именно их сотрудников может подписывать такие документы и будет нести ответственность, за правильность оформления и за то, чтобы в срок доставить их в бухгалтерию.

  3. Рабочая схема, где указаны все действующие отделы организации.

  4. Порядок, по которому документ перемещается между различными отделами организации, когда наступает крайний срок для того, чтобы предоставить документ бухгалтерии.

  5. График, по которому документ движется внутри бухгалтерии, и который дает возможность организовать выплату налогов и составить бухгалтерскую отчетность в срок.

Посредством графика документооборота улучшается контроль бухгалтерии за все работой организации, повышается эффективность всей работы предприятия.

Составляя график документооборота, учитываются требования, которые предъявляются к рациональной организации документооборота, например, самый короткий путь движения документации, указываются определенные исполнители и самые короткие сроки прохождения документа по всем отделам.

Вывод

Грамотная организация документооборота улучшает контрольную функцию учета, а также ускоряет срок выполнения бухгалтерского отчета, повышает его оперативность, которая так необходима при управлении учреждением.

Если вы заметили ошибку в тексте, пожалуйста, выделите её и нажмите Ctrl+Enter

Не получается написать работу самому?

Доверь это кандидату наук!

Источник: https://Zaochnik.com/spravochnik/buhgalterskij-uchet-i-audit/buhgalterskoe-delo/dokumentooborot-na-predprijatii/

График документооборота в бухгалтерии

График документооборота - инструмент эффективного взаимодействия

Составленный график документооборота в бухгалтерии залог правильной отчетности.

Вся документация, поступающая в организацию, создается либо на самом предприятии, либо заходит извне. Большая часть из поступающих документов на бухгалтерском термине называется первичка, которая в обязательном порядке в первой очередности проходит именно через бухгалтерию.

Каждый специалист, работающий в бухгалтерских отделах на крупных и более мелких предприятиях, знает, как порой бывает трудно добиться своевременного поступления столь нужного для отчетности документа.

И именно труженики бухгалтерии в первую очередь заинтересованы в наличии графика документооборота.

Что такое график документооборота

Любые документы, поступающие на предприятие или создающиеся в нем, проходят несколько стандартных этапов:

  • создание документации;
  • обработка документации;
  • архивация документации;
  • уничтожение документации.

Этот закономерный процесс и носит название документооборот. Как и любое другое действие на предприятии, на котором со скрупулезностью относятся к ведению документации, и этот процесс должен быть зафиксирован. Регламентировать документооборот можно с помощью:

  • положения о документообороте;
  • графика документооборота;
  • инструкции документооборота.

Учитывая наибольшую удобность, большинство компаний и предприятий, а, точнее, их бухгалтерские отделы, используют и в 2018 году именно график документооборота.

Единой формы графика не существует, он создается в индивидуальном порядке для каждой конкретной организации с учетом абсолютно всех направлений деятельности данного предприятия.

И желательно не только для бухгалтерии, а и для любого другого отдела, в работе у которого имеется определенный объем документации.

Вот, к примеру, образец графика документооборота отдела кадров:

Если вернуться к бухгалтерии, то это подразделение любого предприятия, имеет наибольшую ответственность за правильно составленную документацию. Ведь именно по их документам сдается отчетность во все государственные службы и инстанции.

И если вдруг какой-нибудь из отделов не предоставит бухгалтеру очень важный документ, который не будет учтен до начала составления отчетности, то до сдачи придется переделать всю работу с самого нуля.

Или же предоставить в налоговую службу, так называемую уточненку, после выявления не вошедшего в отчетность документа, так как в отчетность следующего раза внести его нет возможности из-за не состыковки даты.

Например, отчетность в налоговую службу была сдана в первом квартале 2018 года и после ее сдачи на столе у бухгалтера «появилась» служебная записка о расходах на рекламную акцию, проведенную именно в тот период, за который отчет уже ушел в работу к налоговикам. А вставить ее в отчет за следующий квартал не по правилам, так как искажается картина по реальным расходам в определенный отрезок времени.

Учитывая такие факторы риска, приходим к тому, что наличие графика документооборота в бухгалтерии является неотъемлемой частью системы внутреннего контроля в любой организации.

График документооборота в бухгалтерии в 2018 году

Как говорилось выше, найти стандартный образец графика документооборота нет возможности, соответственно к его составлению следует приложить усилия самим работникам отделов. Самый подробный график должен быть, конечно же, у бухгалтерии с учетом всех без исключения пунктов деятельности разных отделов предприятия.

На следующем этапе следует собрать сведенья обо всех документах, которые создаются во время деятельности предприятия. В этот список в обязательном порядке вносятся не только ежедневные, но и периодические, даже, можно сказать, совсем редкие бумаги.

Также при составлении графика обязательно вписывается сам процесс движения документов. Не оставляются без внимания даже те факторы деятельности предприятия, которые не контролируются бухгалтерией, но должны быть внесены в отчетности. Обычно подтверждением таких действий являются служебные записки или справки, которые также включаются в график документооборота.

Ответственность за первичную документацию

Так повелось традиционно, что для обработки первичной документации при бухгалтерии нанимаются отдельные работники. В их обязанности входит прием документов и последующая их передача по назначению. Так сказать, некие посредники между предприятием и бухгалтерами.

Пример оформления графика документооборота

Способ оформления графика сугубо личное дело каждого. Кому-то, например, удобнее в виде таблицы.

А кто-то предпочитает составлять подобный документ в виде списка или схемы.

В каждом из этих способов имеются свои плюсы.

Для небольшой организации с не разносторонней деятельностью, лучшим вариантом графика станет текстовое оформление, которое не займет много времени.

Для крупного предприятия с разносторонней деятельность, идеальным помощником в ведении бухгалтерии станет составленный график документооборота в виде таблицы. Так как именно в таком варианте графика можно детально прописать информацию о каждом документе. На практике такие виды графика легко создаются при помощи таблиц Excel, позволяющей легко редактировать данные.

А более наглядным вариантом передвижения документации на предприятии является схематическое исполнение.

Внедряем сроки подачи документов в практику

После основной проделанной работы, остается установить сроки подачи документов для работников разных отделов и подразделений предприятия.

В этом вопросе все так же, как и с выбором оформления, зависит от удобности. Можно установить сроки подачи документации в определенные числа рабочего календарного месяца или дни недели.

Или же на протяжении строго определенного промежутка времени, после создания.

Оповещение сотрудников

Если предприятие небольшое, то с ознакомлением работников с графиком документооборота бухгалтерии сложностей не возникнет. С предприятием, штат сотрудников которого весьма внушителен, дело обстоит немного сложнее. Но также решается.

Наименее трудоемким процессом ознакомления работающих на предприятии для бухгалтера станет составление дополнительного листа к графику, в котором будут проставляться подписи всех членов трудового коллектива, которые ознакомились с данным документом. Но к сожалению, этот вариант может внести некоторую путаницу и недопонимание в вопросах: что и когда сдавать.

Наиболее понятным и простым способом может стать индивидуальная выписка для каждого работника или подразделения. При помощи функций все той же любимой работниками офисов программы Excel, можно без лишних хлопот проделать данную операцию. И вручить сотрудникам под подпись о получении и ознакомлении.

Для того чтобы сроки подачи документов соблюдались можно ввести положение о снижении премий. И этот способ будет хорошей мотивацией для подачи документации в установленный срок.

Источник: https://blanki.mwmoskva.ru/buhgalterskie-dokumenty/grafik-dokumentooborota-v-buhgalterii-obrazec-2018-skachat-besplatno.html

Проект оптимизации документооборота, или Как на примере 8 видов документов сделать работу компании проще и легче #bpm #СЭД #ECMJ

График документооборота - инструмент эффективного взаимодействия

Рассказ пойдет о проекте по оптимизации документооборота одного из клиентов ООО «МайТэк».

Компания N — российская группа производственно-сервисных организаций. Основные виды деятельности: производство и поставка продукции различного назначения, инженерная поддержка заказчиков и сервисные услуги.

На момент обращения к нам компания N уже несколько лет работала в ECM-системе. Несмотря на то, что процессы по согласованию документов были переведены в электронный вид, средний срок согласования приказа, например, составлял более 15 дней против отведенных по регламенту 4.

Как выяснилось, компания оказалась в такой ситуации по совокупности различных факторов. Из ключевых стоит обозначить следующие:

●    Отсутствие четких регламентов по согласованию документов. В итоге документ, требующий согласования всего четырех руководителей, попутно обрастал еще десятком согласующих;

●    Наличие бизнес-единиц, работающих “в полях” и не имеющих возможности использовать какую-либо СЭД в формате реального времени;

●    Отказ некоторых подразделений переходить на новые системы под предлогом “У нас все работает! Вы только сделаете хуже!”.

Но все верили, что документооборот должен и может быть простым и понятным, а самое главное – эффективным.

Бизнес-процессы «как есть»

Начать исследование предполагалось с самих бизнес-процессов, путем отсеивания групп документов по их принадлежности к той или иной области документооборота. Мы подготовили предварительный план работ, но, как оказалось, подобную работу заказчик уже проводил, и она ни к чему не привела.

Причиной неудачи послужили несколько факторов:

·         Несколько систем для работы с документами, а также оставшиеся этапы работы с бумажной копией документа (подписание, занесение скана с подписью в систему и т.д.); 

·         Переплетение документов внутри бизнес-процессов.

В таком ключе рассматривать бизнес-процессы было невозможным, т.к. на понимание и описание схем процессов ушло бы от 1,5 до 2 лет. Разумеется, такой роскоши, как время, у нас не было, а значит, этот вариант не подходил.

Отбросив в сторону идею с бизнес-процессами, проектная команда стала искать точки входа для аналитики документооборота компании N.

Рассуждали долго: обдумывали каждый возможный вариант, но постоянно заходили в тупик… До определенного момента.

На очередном обсуждении, спустя 3 часа непрерывного совещания, когда казалось, что решения нет, была предложена идея двигаться не от бизнес-процессов, а непосредственно от документов.

От процессов к матрице документооборота

Этот подход позволил нам взглянуть на проблему «по частям», подробно разобрав весь документооборот компании на составляющие. На первом этапе была составлена детальная матрица документооборота компании N, куда вносились все данные о существующих документах:

●    Название документа;

●    В каком виде документ заносится в организацию;

●    В каком виде проходит каждую из стадий жизненного цикла;

●    Сколько документов формируется в год;

●    Сотрудники, работающие с документом;

●    Обязательность хранения в бумажном виде;

●    Взаимодействие с контрагентами;

●    В какой системе с документом проводится та или иная работа;

●    Что служит основанием для создания документа;

●    Что является следствием рассматриваемого документа;

●    и другое.

Список был весьма внушительным, а к моменту сбора всей информации матрица документооборота превратилась в таблицу с 1 200 строками.

Сбор данных и структурирование результатов

Второй этап работы –выяснение процентных долей каждого видадокумента от всего документооборота компании. Было установлено, что 95%, то есть 233 212 шт., составляли всего 8 видов документов: акты, счета, документы фонда оплаты труда, приказы, договоры, письма (входящие и исходящие), авансовые отчеты, бухгалтерские документы.

Тогда мы бросили все силы на изучение каждого из этих 8 документов. Это позволило более глубоко изучить проблему и погрузиться в нюансы работы с ними, а также найти главную цель – узкие моменты для оптимизации процесса работы с документами.

Изучение документов началось с анализа нескольких показателей:

●    Количество создаваемых документов в год;

●    Количество сотрудников, работающих с документом;

●    Временные затраты на выполнение заданий по работе с документом;

●    Стадии жизненного цикла документа;

●    СЭД и другие системы, где документ фигурирует;

●    Схема движения;

●    Проблемные места в работе с документом;

●    Стоимость процесса работы с документом.

И обратно к процессам

Собранных данных хватало на детальные отчеты по каждому документу. В итоге было установлено, что проблемы все схожи:

●    Документы вносились разрозненно;

●    Жизненный цикл документа протекал в нескольких системах одновременно;

●    Процессы согласования не были оптимизированы в части отказа от бумажных копий;

●    Процессы согласования не были оптимизированы или даже регламентированы в части согласующих лиц;

●    Большое количество возвратов документов на доработку происходило в результате некорректного выполнения заданий (отсутствие необходимых вложений; неверное оформление реквизитов);

●    Сотрудники не использовали функционал ECM-системы на необходимом уровне.

Мы разработали комплекс мер по оптимизации процессов и разных аспектов работы с документами.

Так, например, при работе с договорными документами нужно отказаться от распечатки бумажных копий для подписания и перенести весь процесс в одну систему – в ECM.

Дополнительно следует улучшить существующие шаблоны документов, актуализировать формы и реквизиты, провести обучение сотрудников по работе в ECM-системе.

Итоги этапа аналитики

В результате детального исследования процессов, связанных всего с 8 видами документов, удалось прийти к нужному результату. Завершив проект оптимизации, Компания N придет к следующим показателям:

Какой можно сделать вывод из этой истории? Всегда нужно помнить, что конечная цель – эффективность предприятия, с понятной логикой и приемлемыми сроками выполнения внутренних процессов. Какие методологии будут использоваться для решения поставленных задач оптимизации – не так важно, бизнесу важен результат.

Да, современные веяния подсказывали нам, что надо идти от процессов.  Но процессы бывают разные. Какие-то из них связаны с документами, какие-то идут без них. В данном конкретном случае схемы процессов оказались бесполезны – они тяжелые и в отрыве от контента (документов) ничем помочь не смогли. Зато, когда мы пошли от документов, удалось быстро вернуться к процессам и оптимизировать их.

Конечное исполнение процессов заказчик реализовал в ECM, а не в BPM-системе. Это может кому-то показаться странным.

Но еще раз подчеркнем, что контент и процессы неотделимы, поэтому на современном рынке многие ECM-системы имеют движки workflow и поддерживают управление процессами, в то время как BMP-системы добавляют работу с контентом (внутри себя или посредством интеграции с внешними хранилищами).

Неважно какая система и какая методика, главное, чтобы работа пользователя стала проще и легче.

Источник: https://ecm-journal.ru/post/Proekt-optimizacii-dokumentooborota-ili-Kak-na-primere-8-vidov-dokumentov-sdelat-rabotu-kompanii-proshhe-i-legche.aspx

Организация документооборота на предприятии: его основные правила и этапы, цели и порядок действий

График документооборота - инструмент эффективного взаимодействия

Добавлено в закладки: 0

Что такое документооборот? Описание и определение понятия.

Документооборот – это 1) передвижение в организации всех документов с даты их создания (получения) до сдачи в дело, отправки, полного выполнения; 2) суммарное число внутренних, исходящих и входящих документов организации за некий период времени.

Документооборот делится на централизованный и уровня структурного подразделения. В централизованный документооборот включается вся документация, подлежащая централизованной регистрации.

В документооборот уровня структурного подразделения включены документы, учитываемые только в структурных подразделениях.

Документооборо́т является деятельностью по организации передвижения документов на предприятии от момента их получения или создания до окончания выполнения: направления в архив или отправки из организации.

Документооборот — это передвижение документов с момента их получения или создания до окончания выполнения, сдачи или отправки в дело. Различают три главных потока документации:

  1. документы, которые создаются в организации и используются в управленческом процессе работниками организации (внутренние);
  2. документы, которые отправляются в другие организации (исходящие);
  3. документы, которые поступают из других организаций (входящие).

Документы, которые поступают в организацию, проходят:

  1. передачу на исполнение;
  2. предварительное рассмотрение;
  3. первичную обработку;
  4. рассмотрение руководством;
  5. регистрацию.

Что такое документооборот

Правильно организованный документооборот является залогом успеха любого бизнеса. Документ считается объектом, в котором содержится соответствующая информация. К документам относятся электронные файлы и бумажные носители. Для их систематизации необходимо знать, что такое документооборот, каким способом его организовать.

Процесс, включающий в себя составление и согласование, прием и передачу, отправку документов, относится к документообороту. Дадим краткое определение документооборота.

Документооборот — это движение бумажных или электронных носителей от момента составления до получения и отправки на хранение в архив.

Правильная организация этого процесса помогает обеспечить коммуникацию и информирование, необходима для формирования достоверной отчетности.

Подробнее в Системе Кадры

  • Как организовать документооборот в кадровой службе
  • Как составить номенклатуру дел в кадровой службе

Всю документацию подразделяют на следующие виды:

  • кадровую;
  • производственную;
  • административно-хозяйственную;
  • управленческую;
  • бухгалтерскую.

Указанные виды делят на три категории:

  • входящую — это материальные носители информации, которые поступают из внешней среды (например, от других фирм, от учреждений или иных инстанций);
  • исходящую — это носители, отправляемые за пределы организации;
  • внутреннюю — это материальные носители, которые создаются и остаются только в пределах одного конкретного предприятия.

Инструкция по делопроизводству (фрагмент). Организация документооборота

Документооборот: определение

Что такое документооборот — это создание, поток и организация хранения материальных носителей между подразделениями одной организации или между разными компаниями.

В современных условиях количество бумажных носителей стремительно сокращается. Многие организации перевели все документы в электронные файлы.

Однако по-прежнему некоторые предприятия применяют смешанную форму, совмещая бумажные и электронные материальные носители информации.

Приказ об утверждении форм организационных и распорядительных документов в организации

Определение и назначение

Документооборот — это процесс движения официальных бумаг, начинающийся в момент их получения или создания и завершающийся при отправке или исполнении.
Документы обеспечивают правильность и обоснованность принятия управленческих решений. Они сопровождают каждое действие компании.

Обеспечение функционирования процесса документооборота является одной из главнейших задач предприятия. Отсутствие организации, надлежащего хранения и обработки бумаг может сильно повредить работе фирмы.

Длительный поиск документов, утери, задержки при отправке и получении, дубликаты тормозят нормальный ход деятельности.

Если же компания имеет в составе удалённые структурные подразделения, то при необходимости установить правомерность некоторой операции работа фирмы может быть вовсе парализована.

Источник: https://bogunskaia.ru/biznes-idei/dokumentooborot-eto.html

Для чего нужен график документооборота

График документооборота - инструмент эффективного взаимодействия

Документы в организацию поступают извне и создаются внутри. Большую часть из них составляют первичные формы и кадровые. Нередко бухгалтерам приходится часами бегать за сотрудниками, чтобы получить заветные бумаги.

Назначить ответственных лиц, установить сроки по передаче бланков между отделами поможет график документооборота – в бухгалтерии такой НПА обычно прикладывается к учетной политике. Разберемся, как его составить и утвердить.

Консультант Плюс

Попробуйте бесплатно

Что такое график первичного документооборота

График движения документооборота – это внутренний регламент организации, в котором определен порядок обработки и движения документов: от даты создания (выписки) до передачи по местам учета, а затем хранения. Такой бланк разрабатывается в целом для предприятия или отдельно для его структурных подразделений.

К примеру, можно составить график бухгалтерского документооборота или складского, график кадрового документооборота и т.д. Можно «привязать» НПА не к формам документов, а к различным профессиям (должностям); к видам хозопераций; к структурным подразделениям фирмы (филиалам) и т.д.

Первичные документы по учету основных средств

Перечень и объем отраженной в графике информации зависят от следующих факторов:

  • Вид деятельности фирмы.
  • Применяемая система налогообложения.
  • Масштабы и правовой статус бизнеса.
  • Наличие ОП и филиалов.
  • Типы первичных документов.
  • Особенности обработки документов отделами.

Составление графика документооборота ООО – основные нюансы

Унифицированной формы плана графика документооборота не утверждено. Каждая организация может самостоятельно разработать шаблон с учетом специфики своей деятельности. Перед тем, как начинать составлять бланк, определите:

  • Какие именно виды первички «в ходу» в компании.
  • Сколько экземпляров нужно выписывать и куда передавать– по документу.
  • Кто из ответственных сотрудников имеет право подписи.
  • Кто из ответственных лиц отвечает за своевременное получение или оформление.
  • В какие сроки должны быть получены или оформлены документы.
  • В какие сроки документы должны быть переданы конечному пользователю.
  • Как организуется контроль графика документооборота.
  • Прочие нюансы по необходимости.

Примерная схема графика документооборота

Образец графика документооборота первичных учетных документов

№№ п/пВид документаЧисло экз.Создание документаПроверка документа
Ответственное лицо за выпискуСрок выписки (в рабочих днях)Ответственное лицо за проверкуСрок проверки (в рабочих днях)Срок передачи и куда (для хранения)
1Платежное поручение1Бухгалтер-кассирЕжедневноГлавный бухгалтерЕжедневноЕжедневно – в бухгалтерию
2Авансовый отчет1Подотчетное лицо10 дней с даты получения денежных средств или 3 дня с даты возращения подотчетного лица из командировкиГлавный бухгалтерЕжедневноЕжедневно – в бухгалтерию
3РКО1Бухгалтер-кассирВ день выдачи денежных средствГлавный бухгалтерЕжедневноЕжедневно – в бухгалтерию
4ПКО1Бухгалтер-кассирВ день приема денежных средствГлавный бухгалтерЕжедневноЕжедневно – в бухгалтерию
5Путевой лист1Менеджер-логистикВ день выезда на сменуВодителем бухгалтеру по МПЗЕжедневноЕжедневно – в бухгалтерию

В представленном примере график составлен по видам документов. Такой вариант подойдет компаниям с небольшой численностью.

Если у организации много отделов и подразделений, лучше сделать привязку к подразделениям или ответственным лицам. Недостатком этого способа будет дублирование одной и той же информации.

Но зато сотрудники легко разберутся, кто и за что отвечает. Дополнительно можно прописать в НПА меры ответственности за несоблюдение сроков.

Утверждение графика документооборота компании

График документооборота утверждается руководителем организации. Обычно это происходит совместно с подписанием учетной политики. Или можно ввести график в действие как отдельный документ. Во втором случае нужно выпустить приказ об утверждении графика документооборота. Примерная форма – далее.

Приказ об утверждении и введении в силу графика документооборота

Общество с ограниченной ответственностью «Спектр»

Приказ N 3

Источник: https://raszp.ru/spravochn/grafik-dokumentooborota-v-bukhgalterii.html

О бухгалтерии
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: