Факсимиле: правовой режим

Содержание
  1. В каких документах можно использовать факсимиле, а в каких нет? – бесплатные юридические консультации
  2. Где можно ставить факсимиле ?
  3. Другие правовые акты
  4. Использование факсимиле в договорных отношениях
  5. Спорные позиции
  6. Мнение судей
  7. Вердикт Высшего суда
  8. Роль факсимиле с позиции закона
  9. Некоторые советы
  10. Заключение трудового договора с использованием факсимиле
  11. На каких документах можно ставить факсимиле?
  12. Что такое факсимиле
  13. Где можно и где нельзя использовать факсимиле
  14. Использование факсимиле в разных аспектах деятельности
  15. Гражданско-правовые сделки
  16. Трудовые отношения
  17. Как использовать факсимиле правильно
  18. В каких случаях можно использовать факсимиле?
  19. Понятие факсимиле
  20. Смысл печати, штампа и факсимиле: различия
  21. Необходимость факсимиле
  22. Правовое положение факсимильной подписи
  23. Закрепление права использования факсимильной подписи по соглашению сторон
  24. Решения судов по вопросу использования факсимильных подписей на счетах-фактурах
  25. Решение Высшего суда
  26. Возможные риски
  27. Факсимильная подпись разрешается
  28. Факсимильная подпись запрещается
  29. Порядок применения факсимильной подписи
  30. Преимущества факсимиле
  31. Заключение
  32. Применение факсимиле подписи: где можно использовать, на каких документах
  33. Где точно можно использовать подписи факсимиле?
  34. Можно ли использовать факсимиле на договорах?
  35. Можно ли использовать факсимиле на трудовых договорах?
  36. Использование факсимиле на бухгалтерских документах

В каких документах можно использовать факсимиле, а в каких нет? – бесплатные юридические консультации

Факсимиле: правовой режим

В законодательстве России не определено понятие факсимиле, хотя стоит отметить, что данное понятие в законодательном поле существует и применяется как в законодательной базе, так и в практике применения факсимиле в государственных и муниципальных органах.

Факсимиле – это точное воспроизведение подписи при помощи печати или фотографии, таким образом распечатанное фото подписи на документе приравнивается к факсимиле, абсурд, но получается это именно так.[/box] [wpmfc_cab_ss]В Гражданском Кодексе закреплено в статье 160 “Условия применения факсимиле”: использование разрешается в ограниченных случаях, если данное разрешено законом по соглашению сторон, а так же в случае, если данная возможность предусмотрена в других нормативных актах.

[/wpmfc_cab_ss]

Где можно ставить факсимиле ?

Существует целый ряд нормативных актов разрешает, использование факсимиле, как правило с целью ускорения работы, и быстрого обслуживания клиентов и посетителей. Они, например, разрешают использовать конкретно бухгалтерам и директорам организаций и структурных подразделений данной организации, аналогичным сотрудникам данных структурных подразделений.

Например, подобные разрешения есть в пенсионном фонде, который разрешает заверять чеки, для выплаты пенсии. К слову, даже доверенности можно подписывать факсимиле, но в таком случае нужно обязательное разрешение использование факсимиле в письменном виде в договоре или приложении договора, конкретно на применение ее при подписании доверенности.

Самое распространённое применение факсимиле получает в договорных отношения, связано это в первую очередь с развитостью данных отношений.

[box type=”download”] Так п.2 статьи 160 разрешается применение факсимиле при заключении договоров в случае обоюдного согласия лиц, заключивших договор.

Важным моментом такого применения факсимиле, который отмечают прежде адвокаты, что факсимиле должна быть использована с указанием в договоре условий ее использования или других договорных актах между лицами, имеющими всеобщую юридическую силу.[/box]

В случае нефиксации условий применения факсимиле, в случае обращения одной из сторон в суд, сторона, которая применяла факсимиле без фиксации условий и порядка ее применения, проиграет суд по законным несоблюдениям простой формы письменной сделки, которая закреплена пунктом выше, чем упоминание о факсимиле в Гражданском кодексе в пункте 1 статьи 160.

Другие правовые акты

Как мы уже отмечали выше факсимиле активно применяется в правоприменительной деятельности, этому ярче всего свидетельствует приказ Министерства Внутренних Дел под номером 130.

[blockquote style=”4″]В данном нормативном акте четко зафиксировано положение о том, что руководители имеют право применять факсимиле при подписании документов и других правовых актов, за исключением одной категории актов, которые они не имеют право заключать посредствам факсимиле. Это документы, которые влекут материальную ответственность.[/blockquote]

В государственных и муниципальных органах активно применяется факсимиле, то же и касается государственных и частных компаний, создают специальные акты по их применению.

Такие акты по применению существуют в различных органах, например, в службе судебных приставов, во многих муниципалитетах.

Мер или глава администрации издали акты, регламентирующие применение факсимиле.

Важной особенностью и отличием применения факсимиле в сравнении с приказом МВД может служить то, что их разрешают применять в случае создания большего количества копий, или, например, органов, которые грубо говоря штампуют однотипные документы.

Особенностью же подобных актов является то, что ни в одном из приведенных актов не зафиксировано понятие факсимиле. По всей видимости считая, что данное понятие должно быть зафиксировано в законодательной базе, принимаемой избирательным органов государственной власти.

Использование факсимиле в договорных отношениях

Частично мы уже затронули применение факсимиле в договорных отношения выше.

[box type=”download”] Важнейшим выводом, который стоит сделать для всех, кто желает применять факсимиле в договорах, что в случае их применения обязательно стоит прописать условия их применения в договоре или условия и порядок их применения в приложении к договору, либо другом договоре между лицами, имеющими общую юридическую силу на взаимодействие между данными лицами.[/box]

Стоит отметить важное условие, что применение факсимиле не может быть на том документе, который устанавливает порядок и формы применения данного факсимиле. То есть, если подписываете договор с приложениями, где упоминается о порядке применения факсимиле, то его применять вы сможете только когда вы собственноручно подпишите данный договор.

И применять его сможете во всех других актах, которые вытекают из данного договора. А так же применение факсимиле, на основании социального договора о факсимиле между лицами возможно только в случае такого же собственноручного подписания данного договора.

Еще важным положением, который показывает верность выше представленных суждений с опорой на законодательную базу России, это постановление Арбитражного суда, в котором говорится и указывается то, что в качестве доказательств могут быть представленны документы, подписанные факсимиле, но с условием, что стороны договорились о его использовании в соглашении.

Для понимания необходимости факсимиле, представьте, что вам необходимо подписать документ сегодня, не завтра, скорее даже вчера, а лица, которые должны его подписать с обратной стороны, нету. В такой ситуации вас выручит либо факсимиле, либо электронная подпись.

Но помните, финансовые документы таким образом вы не подпишите. Для изготовления вашего факсимиле вам потребуется лишь верно расписаться на белом листке бумаге и сегодня или в ближайшие дни вы получите свою факсимиле. Факсимиле изготавливают там же где и штампы, и печати.

Спорные позиции

Налоговые фискальные органы стараются выработать единую позицию относительно факсимиле, но отсутствие конкретно определяющего законодательного акта или норм по вопросу не дает им возможности стопроцентно запретить или стопроцентно разрешить применение факсимиле.

[blockquote style=”4″]Так, они утверждают, что использование факсимиле невозможно в случае подписания платежных документов, доверенностей, а также какие-либо договора, но последнее их положение не может быть применено в данный момент полностью на практике, так как подписывать, как мы уже разобрались выше, нельзя, только так называемые управомачивающие акты факсимиле.[/blockquote]

А все остальные договора, вытекающие из данного договора, или если данный договор дает право на подписание иного договора.

Мнение судей

Судебная система подтверждает едино факт отсутствия установленных законодательством норм, по которым факсимиле разрешалось бы применять в налоговой. На основании этого. применение факсимиле также запрещено в счет-фактурах.

Но к спорным вопросам стоить отнести также позицию налоговой, так существуют решения судов по которым применение факсимиле в счет фактурах разрешалось и более того признавалось законным.

Основаниям тому служило то, что федеральное собрание разрешает применять факсимиле в определенных случаях. Но не запрещает применение факсимиле, для победы в подобном суде также необходимо обладать четью доказательств, имеющих существенную часть.

[box type=”download”] В итоге, можно сойтись, что в налоговом кодексе нет запрета на применение факсимиле, но налоговая, если узнает о её применении, отказывается применять, именно поэтому выигрывают как правило суды, на это право она не имеет, но и в случае с принятой и отклонённой декларацией или отчетом.[/box]

Вердикт Высшего суда

Вердиктом высшего арбитражного суда был положен конец касательно спора о юридической силе факсимиле в различных документах. Таким образом, все счета-фактуры, подписанные и подписываемые были признаны имеющими юридическую силу.

Далее он подтвердил славившуюся практику применения клеше, а так же прописанную в Гражданском Кодексе, в случае, если в договоре есть условия про применения факсимиле или есть дополнительные приложения или специальные договора кусаемые факсимиле.

То подписанные с помощью факсимиле документы будут считаться действительными и подлежать исполнению.

Но тем немение, высший арбитражный суд верзил свое четкое мнение и касательно применения факсимиле в налоговой декларации.

Суд высказал позицию, что применение факсимиле может привести к подаче неверных данных и даже к подаче ненадежными лицами документов строгой отчетности.

Применение факсимиле при подаче соответственно налоговой декларации не рекомендует и запрещает. Всем сотрудникам налоговой инспекции запрещено использовать факсимиле. Таким образом, тот орган, который активней всего отстаивал позицию по запрету факсимиле, отстоял данную позицию и теперь сотрудники налоговой инспекции не могут применять факсимиле.

В случае, если будет выявлено, что сотрудники налоговой инспекции применяют факсимиле, все подписанные данным способом документы не будут иметь юридической силы. На высшего суда так же запрещает использовать факсимиле при подписании/заключении денежных чеков, платежных поручений в иностранной валюте и национальной валюты, векселей.

Роль факсимиле с позиции закона

Проанализировав все вышесказанное, можно заметить, что применение факсимиле имеет весьма сложную структуру, мягко говоря, нельзя просто так взять и начать штамповать свою подпись на все документы где она требуется.

Так как печатью пользуется все организации, а для подтверждения документа завизированного печатью организации, всегда ставиться подпись уполномоченного лица.

С целью недопущения появления подделок, а также неправомерного использования факсимиле в деятельности компании, судом, законодательной и исполнительной властью введено множество ограничений нацеленных на недопущения подобных неправомерных действий иных лиц.

Скорей всего, дальнейшая роль факсимиле будет только расти, наверняка, и уровни защиты будут повышаться. Также возможно возрастание роли электронной подписи в обороте, так как уже многими государственными структурами и фирмами в своей работе используется электронная подпись.

Некоторые советы

[box type=”download”] Если вы являетесь директором и применяете для подписания документов факсимиле, то издайте локальный нормативный акт, касаемый применения вашей факсимиле, кто может ею пользоваться кроме вас, когда допускается её применения.[/box]

Если вы заключаете договор с долговременным использованием, заранее оговорите условия использования факсимиле, согласны ли ваши партнёры использовать факсимиле или согласовать вам данное право.

Помните, что если вы не пропишите данное положения, все дальнейшие документы, где вы ставите факсимиле, могут быть и в случае, если абонентная сторона подаст в суд, будут признаны ничтожными.

Многие юристы, адвокаты а так же граждане часто сталкиваются с применением факсимиле, что законодательная власть России скоро определит термин и формы и порядок применения факсимиле. Это единственный законный способ определить законность факсимиле и убрать огромное множество разногласий, существующих касаемо факсимиле.

[box type=”download”] Мы также вам советуем, если вы планируете использовать факсимиле, включите следующие условие в договор: Факсимильная подпись имеет такую же силу, как и подлинная подпись уполномоченного лица.[/box]

Стороны признают правомочность и законность документов, завизированных факсимильной подписью, или условие носящие аналогичный смысл. Или может быть заключен специальный договор или соглашения, которым будет определено использование факсимиле между лицами.

Следует описать следующие условия в тексте договора, которые упрочат юридическую силу вашего факсимиле это:

  1. Перечислить все документы в которых может быть применено факсимиле;
  2. Перечислить всех лиц которые имеют право применения факсимиле для подтверждения или заключения актов;
  3. Непосредственно сам оттиск факсимилекоторый будет использоваться за заключения документов.

Заключение трудового договора с использованием факсимиле

[wpmfc_cab_ss]В трудовом кодексе нет ограничений на использование факсимиле, но опять же, если в организации не предусматривают применение факсимиле, то данный трудовой договор будет признан ничтожным, а работодателя можно обвинить в нарушении ваших трудовых прав, так как трудовой договор по факту не заключен. [/wpmfc_cab_ss]

Так же и подписание других трудовых документов, подписываемых с помощью факсимиле, в случае наличия локального акта по поводу применения факсимиле будут иметь юридическую силу.

Источник: https://urist7.ru/business/gde-ispolzovat-faksimile.html

На каких документах можно ставить факсимиле?

Факсимиле: правовой режим

Чаще всего этот способ заверения документов выбирают крупные компании в том случае, если объем документооборота слишком велик или отсутствует физическая возможность проставлять печать и подпись собственноручно. Обычный человек может столкнуться с ним при оформлении банковских и страховых договоров, а также в сделках купли-продажи.

В большинстве случаев использование факсимильных оттиска печати и подписи в документах законно, однако есть нюансы. Именно их незнание и заставляет обывателя сомневаться в подлинности договоров с факсимиле.

Общие правила закреплены в ГК РФ и подкрепляются судебной практикой. Однако не всегда можно быть уверенным на 100%, что электронные оттиски используются правильно.

Если у вас есть сомнения, лучше проконсультироваться с грамотным юристом, чтобы не потерять время и деньги.

Получи первичную консультацию от нескольких компаний бесплатно:
оформи заявку и система подберет подходящие компании!

По этой услуге подключено 161 компаний

Начать подбор в несколько кликов >

Что такое факсимиле

Единого понятия «факсимиле» не существует. Право использования этого способа заверения документов закреплено в ст. 160 ГК РФ. Однако в ней лишь говорится о том, что в ряде случаев ставить факсимиле можно, и не более того. Согласно данной статье, воспроизводиться такой вид оттиска может механическим или иным способом копирования.

Оттиск, проставляемый с помощью факсимиле, может содержать не только печать организации, но и подпись ее руководителя.

Исходя из этого, а также из практики использования, можно определить, что факсимиле — это оттиск, проставляемый с помощью специального клише. При этом оно может иметь механическое исполнение — быть в виде специально подготовленного штампа.

Сегодня более распространено электронное клише, которое не требует его проставления вручную: документы готовятся на компьютере и распечатываются уже с факсимиле.

Факсимиле облегчает руководителю заверение документов. Проработать большое количество бумаг, имея такой оттиск, легче и быстрее. К тому же, ответственный сотрудник может использовать факсимиле, чтобы заверять документы в отсутствие руководителя — например, на время болезни, командировки или отпуска.

Где можно и где нельзя использовать факсимиле

ГК РФ лишь подразумевает возможность использования оттиска в документах, ссылаясь при этом на положения, закрепленные в иных правовых актах. Главным из них является Арбитражный процессуальный кодекс РФ. В нем, в ст. 75, введен порядок использования факсимильной подписи при электронном документообороте, в том числе если он ведется через интернет.

АПК определяет следующие случаи, в которых использование клише разрешено:

  • подготовка грамот, поощрительных листов;
  • оформление страховых полисов, в том числе ОМС;
  • заверение патентов и прочих форм подтверждения интеллектуальной собственности;
  • подготовка извещений и уведомлений;
  • подведение итогов ЕГЭ;
  • оформление договоров и дополнений к ним.

Помимо АПК, факсимиле упоминается в иных актах. Письмо Минфина России устанавливает нормы ведения финансовых и налоговых дел. Согласно этим нормам, первичные документы, подтверждающие расчеты и вычеты, не могут быть подготовлены на бумаге и заверены с помощью оттиска.

Письмо ФНС РФ также запрещает использование клише для оформления доверенностей в связи с тем, что зачастую данный документ связан с проведением финансовых операций. Здесь же прописан запрет на использование этого инструмента заверения для платежных и иных документов, имеющих финансовые последствия.

Клише также запрещено ставить на нормативно-правовых документах. Например, на федеральных законах, законодательных актах и актах правового характера. Неприемлемо использование такого способа заверения и в нотариальных делах.

Использование факсимиле в разных аспектах деятельности

Печать дает документам, на которые она ставится, юридическую силу. Она содержит наименование компании, ее ИНН и ОГРН. Факсимиле имеет схожие свойства. Но применять его можно не во всех случаях.

Гражданско-правовые сделки

Это, пожалуй, самая распространенная сфера применения клише печати и подписи. Закон позволяет использовать его для подтверждения договоров. Однако при оформлении документа требуется соблюсти важное условие. Стороны должны прийти к соглашению по этому вопросу и оформить его официально на бумаге.

Если при оформлении основного договора не использовалось клише и он не содержит информацию о согласии на такое использование в дальнейшем, все дополнительные соглашения, подготовленные к нему и заверенные оттиском, будут признаны в суде незаключенными.

Сделать это можно двумя способами. Во-первых, прописать условия соглашения непосредственно в договоре. Этот вариант предпочтителен, потому как в таком случае вероятность последующих споров минимальна.

Второй способ — оформить соглашение отдельным документом. В нем, помимо информации о согласии на использование клише, прописывается, кто и для заверения каких документов может его использовать. В приложении должна быть карточка с образцами подписей этих лиц.

Как мы уже отмечали выше, первичная документация оттиском заверяться не может. Это относится к любым приходно-расходным ордерам, кассовым бумагам. Товарные накладные и счета-фактуры могут подтверждаться с помощью клише по соглашению сторон. Однако это может привести к проблемам с пересчетом и вычетами налогов.

Для актов приема-передачи законодательство не устанавливает унифицированной формы. Поэтому эта бумага может быть составлена любым способом. Использование оттиска, в том числе электронного типа воспроизведения, при этом не запрещается.

Трудовые отношения

С одной стороны, трудовой и гражданский кодексы регулируют совершенно разные виды правоотношений и не пересекаются между собой. Поэтому возможность использования оттиска, закрепленная в ГК РФ, на трудовые отношения не распространяется.

С другой стороны, ТК РФ не содержит ни понятия, ни правомерности заверения документов с помощью клише. Поэтому невозможно как однозначно запрещать, так и однозначно подтверждать возможность использования такого заверения.

Исходя из этого, работодатель может использовать в своем документообороте оттиск вместо печати, поставленной вручную. Но с условием подробного закрепления данной процедуры во внутренних актах организации, в том числе с перечнем лиц и видов заверяемых бумаг. При этом стоит помнить, что при судебных спорах правомерность использования оттиска на трудовых документах может быть оспорена.

Как использовать факсимиле правильно

В целом, использование клише в организации может нести определенные правовые риски для нее. Дополнительную опасность несет подделка или неаккуратное использование такого вида заверения.

Чтобы минимизировать риски, важно правильно оформить использование факсимиле в компании. В первую очередь должен быть издан приказ о его внедрении. Приказом должен быть четко ограничен круг лиц, имеющих доступ к клише. Также вводится перечень мероприятий и мер, направленных на обеспечении сохранности этого аналога печати.

К таким мерам относятся:

  1. Назначение ответственного лица. В его должностную инструкцию добавляют ответственность за должное хранение и корректное использование инструмента заверения.
  2. Прописание подробной инструкции по работе с клише.
  3. Определение перечня бумаг, которые могут быть подготовлены с использованием оттиска.
  4. Введение регулярных проверок с комиссией.

Эти меры частично помогут в случае подтверждения подлинности документов путем использования клише. Однако перед тем как принять окончательное решение по использованию оттиска, стоит хорошенько все взвесить. Законодательство не всегда дает четкие формулировки, а судебная практика в этом вопросе довольно противоречива.

Источники:

Письменная форма сделки

Письменные доказательства

Источник: https://rtiger.com/ru/journal/na-kakih-dokumentah-mojno-stavit-faksimile/

В каких случаях можно использовать факсимиле?

Факсимиле: правовой режим

В условиях высокой конкуренции и увеличении производительности организации создают и получают множество самых разных документов, требующих подписи руководителя.

Ввиду отсутствия руководителя или при большом объеме производственной, кадровой, бухгалтерской и другой документации настоящей палочкой-выручалочкой может стать аналог личной подписи руководителя организации – факсимиле.

Но каким правовым статусом будет обладать эта подпись?

На документах какого рода ее можно ставить, чтобы это было законно?

Ответы на подобные вопросы приведены в каждом пункте данной статьи.

Понятие факсимиле

На законодательном уровне понятия факсимиле до сих пор не существует.

Хотя данное понятие фигурирует в положениях, актах, инструкциях, письмах различных учреждений и организаций и даже затрагивается в Гражданском кодексе Российской Федерации, определения юридического характера этому понятию не дано.

В толковых словарях и энциклопедических справочниках можно найти определения факсимиле, которые немного различаются, но можно вывести общее: факсимиле – это штамп, позволяющий поставить точную копию подписи должностного лица, которая служит удостоверением его полномочий.

Основная проблема факсимиле – по сравнению с собственноручной личной подписью нельзя с уверенностью сказать, что в подписанном факсимиле документе отражено волеизъявление того человека, чья подпись и была поставлена с помощью факсимиле.

Следовательно, употребление факсимильной подписи будет оправданным только при создании оптимального механизма идентификации правового статуса и подлинности документов, утвержденных факсимильным способом.

Смысл печати, штампа и факсимиле: различия

Печать наделяет бумагу юридической силой и должна подкрепляться подписью уполномоченного лица.

Штамп стандартизирует документы, указывая на их принадлежность конкретной организации.

Факсимиле тоже позволяет наделять бумаги юридической силой, но только в определенных случаях, указанных в нормати́вных правовых актах или в договоре сторон.

Необходимость факсимиле

Основные факторы, вызывающие необходимость использовать факсимиле:

  • руководителя нет в данный момент на работе или его предельная занятость;
  • большой объем документов, которые руководителю необходимо лично подписать;
  • ускорение и упрощение процесса обмена документацией внутри организации;
  • ускорение оформления и заключения сделок между организациями.

Вообще, любая организация имеет право сделать количество устройств факсимиле, соответствующим количеству персонала, который наделен правом заверять документы. На практике руководитель решает, какое количество факсимиле его подписи будет оптимальным.

Правовое положение факсимильной подписи

Гражданский кодекс Российской Федерации определяет допустимость употребления факсимиле в двух случаях: если факсимиле разрешается законом и использование факсимиле прописано в договоре сторон.

Именно в данных обстоятельствах факсимильная подпись может стать аналогичной собственноручной и будет наделяться таким же правовым статусом.

Здесь необходимо учитывать один важный момент: гражданское законодательство неприменимо к следующим отношениям:

  • отношениям, базирующимся на властном подчинении одной стороны другой;
  • отношениям налоговых органов и налогоплательщиков;
  • финансовым отношениям;
  • административным отношениям.

Закрепление права использования факсимильной подписи по соглашению сторон

Право применять факсимиле по соглашению сторон следует зафиксировать одним из двух путей:

  • такое соглашение между сторонами договора оформляется в виде отдельного документа;
  • соглашение включается в текст основного договора отдельным пунктом.

Решения судов по вопросу использования факсимильных подписей на счетах-фактурах

Судебные органы заявляют, что до нынешнего времени не существует правил, позволяющих ставить факсимильную подпись налогоплательщикам и работникам налоговых инспекций.

И вердикты различных судов разделились:

  1. Одни полагают употребление факсимиле при оформлении счетов-фактур неправомерным.
  2. Другие считают это допустимым, поскольку прямого запрещения употребления факсимильной подписи на счетах-фактурах в Налоговом кодексе нет.

Решение Высшего суда

Высший арбитражный суд Российской Федерации постановил, если стороны документально в начале операций оформили право использовать факсимильную подпись, то подписанные таким способом счета-фактуры считаются документом, наделенным юридической силой.

Также ВАС РФ указал на недопустимость предоставления налоговой декларации с факсимиле.

Кроме этого, этот суд посчитал невозможным применять факсимиле в работе налоговых инспекций.

Возможные риски

Возможные риски употребления аналога личной подписи сближаются с рисками, сопровождающими употребление гербовых и простых печатей.

Эти риски формулируются в виде вопросов:

  • у кого находится устройство факсимиле?
  • насколько адекватно пользуется своими полномочиями лицо, которому доверили факсимиле?
  • где хранится факсимиле?

Факсимильная подпись разрешается

На основе анализа разнообразных правовых актов, регламентов и инструкций из разных регионов страны выделим документы, на которых можно поставить факсимильную подпись:

  • письма с поздравлениями, приветствиями и благодарностями;
  • почетные грамоты, пригласительные открытки, бумаги извещающего характера;
  • копии различных официальных бумаг;
  • квитанция по аккредитиву;
  • кассовая книга, приходный и расходный ордеры, книга учета денежных средств и др.;
  • документы по учету сырья и материалов;
  • ведомости и прочие документы, учитывающие заработную плату сотрудников;
  • ведомости и табели, учитывающие личный состав, отработанное время;
  • акт приемки или передачи работ и услуг;
  • удостоверения (правила и порядок употребления факсимиле для утверждения служебных удостоверений прописывается в соответствующих положениях и инструкциях);
  • наградные удостоверения;
  • различные патенты, свидетельства, сертификаты Федеральной службы по интеллектуальной собственности и другие документы этой службы;
  • свидетельства о результатах единого государственного экзамена (ЕГЭ);
  • полисы обязательного медицинского страхования.

То есть, факсимиле можно употреблять, оформляя документы, не несущие крупной материальной ответственности .

Факсимильная подпись запрещается

Употребление факсимиле имеет некоторые существенные запреты.

Запрещается утверждать факсимиле документы следующего типа:

  • законы, нормативные акты;
  • налоговые декларации;
  • трудовой договор;
  • письменное уполномочивание, доверенность;
  • вексельные документы;
  • различные платежные документы;
  • первичные учетные документы;
  • счета-фактуры;
  • конкурсные документы;
  • различные заявления физических и юридических лиц.

Порядок применения факсимильной подписи

Если необходимо стандартизировать процесс применения факсимильной подписи и минимизировать риски, то руководителю следует издать документ, предусматривающий порядок использования и хранения факсимиле.

То есть, разработать правовой акт по организации (положение или указ).

В нем нужно представить список документов, которые правомерно утверждать факсимильной подписью, указать сотрудника (или сотрудников), в должностные обязанности которого войдет обеспечение сохранности факсимиле и ответственность за нарушение правил его использования и хранения.

Если правильно составить такой акт, то невозможно по закону признать такую подпись недействительной. А в случае ненадлежащего исполнения своих обязанностей, указанных лиц можно привлечь к ответственности.

Преимущества факсимиле

Можно выделить достаточно значимые преимущества употребления факсимиле в документообороте организации:

  • сокращение количества времени на изучение документации;
  • факсимиле позволяет указывать на лицо, которое ее применило;
  • при наличии договора сторон о применении факсимиле можно проводить в достаточно малые сроки любые соглашения и операции между организациями;
  • обмен документацией внутри самой организации и с другими организациями существенно ускорится;
  • упрощение и ускорение работы бухгалтерского состава и руководителей.

Заключение

Законы, инструктивные письма, положения и др. позволяют достаточно широко применять факсимильный аналог подписи в хозяйственной деятельности организации и в обработке многих документов.

Но вместе с этим, применение факсимиле налагает определенную ответственность на руководителей и лиц, уполномоченных использовать такую подпись, поскольку часто документы, заверенные факсимиле становятся причиной судебных разбирательств.

Ответственность и контролирование процесса исполнения правил хранения и применения факсимиле обязан осуществлять руководитель организации.

Как и печати и штампы, процесс движения устройства факсимиле внутри организации следует отмечать в журнале учета и выдачи печатей и штампов.

Заменить факсимиле можно выписыванием доверенности на определенные действия или заверением документов ответственным и доверенным сотрудникам.

Источник: https://pozvoniuristu.ru/socium/faksimile.html

Применение факсимиле подписи: где можно использовать, на каких документах

Факсимиле: правовой режим

Руководители больших компаний нередко оказываются в ситуации, когда им нужно быть в нескольких местах одновременно.

Из-за множества требующих подписи документов они загружены работой и не могут уйти на больничный или в отпуск.

Но есть возможность ускорить документооборот при помощи дубликата подписи, который будет проставлять кто-то из подчиненных. Применение факсимиле в документах узаконено 2 пунктом 160 статьи ГК РФ.

В нем сказано, что факсимильное воспроизведение подписи допустимо, когда это предусмотрено законодательными и правовыми актами или соглашениями сторон.

К сожалению, порядок использования этого инструмента слабо регулируется законом. Часто возникают вопросы, в каких случаях можно применить копию подписи, а в каких нет.

Мы решили прояснить современную практику и дать советы — когда ставить факсимильные подписи, а когда собственноручные.

Где точно можно использовать подписи факсимиле?

Вот список документов, которые разрешено подписывать с помощью факсимильного штампа:

  • патенты и сертификаты;
  • результаты ЕГЭ;
  • полисы ОМС;
  • внутренние удостоверения личности сотрудников;
  • похвальные и почетные грамоты;
  • приглашения и благодарности.

Чтобы правомерно пользоваться инструментом, сначала руководитель издает соответствующее распоряжение. В нем прописывается необходимость и весь порядок использования дубликата подписи.

Приказом назначается ответственное лицо, которому поручено хранение штампа и проставление оттисков. Также перечисляются все допущенные к инструменту сотрудники.

И наконец, должен быть составлен четкий перечень документации, в которой используется факсимильная подпись.

Можно ли использовать факсимиле на договорах?

Когда речь идет о гражданско-правовых сделках, инструмент используют при одном условии. Необходимо заключить двустороннее письменное соглашение в произвольной форме. Оно может представлять собой отдельный договор, заверенный собственноручной подписью.

Или соответствующий раздел добавляется к основному договору. Обязательно указываются ФИО и должности сотрудников, которые будут заверять бумаги, прописываются действия на случай их увольнения и сроки действия соглашения.

Оно может действовать определенное время или до уведомления одной из сторон.

После подписания соглашения факсимильные оттиски приобретают юридическую силу. У обеих организаций также должны быть внутренние акты с прописанными тонкостями использования и хранения штампа. Доверенность в вышеописанную категорию не попадает. Она относится к односторонним сделкам, а значит, заключить двустороннее соглашение невозможно.

Можно ли использовать факсимиле на трудовых договорах?

В статье 67 ТК РФ не прописаны случаи, когда можно использовать факсимильную копию подписи. Нет и определения такого понятия. Указывается лишь, что каждый экземпляр подписывается сторонами. И хотя прямого запрета нет, во избежание проблем не стоит использовать инструмент вместо подписи. Все связанные с приемом на работу договоры заверяются руководителем лично.

Можно проставлять штамп на графики работы или другие кадровые бумаги, не связанные с принятием на работу и увольнением. Для этого нужно издать локальный акт, подписанный директором организации. Также облегчают ведение документооборота штампы, на которых указано ФИО и оставлено место для ручной подписи.

Использование факсимиле на бухгалтерских документах

Эта документация — самая строгая, ведь она связана с финансами. Налоговые органы традиционно запрещают любые заменители подписи. Поэтому все отчеты, которые подаются в ФНС, ответственное лицо заверяет своими руками.

Некоторое время назад можно было попытаться отстоять свою позицию в суде, ссылаясь на отсутствие прямого запрета в законодательстве. Но сейчас есть решение Президиума ВАС, которое поддерживает позицию налоговых органов.

На товарных накладных формально может быть проставлен оттиск, если есть двустороннее соглашение контрагентов. Но если вы рассчитываете на вычет НДС, то от применения факсимиле в первичных документах придется отказаться. Кассовая документация тоже заверяется оригинальной подписью. Ее же потребуют банки для открытия счета организации.

Если вы решили заказать факсимильный штамп, не допускайте его попадания в чужие руки! Никаких разрешений для его приобретения не требуется. Если вы обратитесь в Studio D-77, то приобретете недорогой и надежный инструмент в минимальные сроки!

Источник: https://s-d77.ru/blog/primeneniye-faksimile/

О бухгалтерии
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: