Еженедельник менеджера – эффективный инструмент личной организации руководителя

Содержание
  1. Лучшие ежедневники для руководителей
  2. Ежедневник Архангельского
  3. Еженедельник Номера 1
  4. Ежедневник для творческих людей
  5. Как успеть все! Технологии управлением временем
  6. Уничтожь меня! Уникальный блокнот для творческих людей
  7. Эффективное планирование и организация рабочего дня: методы, правила и почему это важно
  8. Что включает в себя планирование
  9. Почему важно планировать рабочий день
  10. Кто должен планировать свой рабочий день
  11. Методы планирования рабочего дня
  12. Правила планирования времени рабочего дня
  13. Основные ошибки при планировании рабочего дня
  14. Тайм-менеджмент для руководителя – цели, методы, планирование
  15. Что такое тайм-менеджмент и зачем он руководителю
  16. Как мотивация влияет на эффективность
  17. Постановка целей
  18. Планирование
  19. Как оптимизировать рабочий день
  20. Метод «Альпы» для планирования рабочего дня
  21. Анализ «АВС»
  22. Матрица Эйзенхауэра
  23. Личный опыт освоения тайм-менеджмента для руководителя
  24. Как не хватает времени? А  тайм-менеджмент для руководителя?
  25. Мистер Фикс у Вас есть план?  Самый важный момент в  управлении временем – это планирование
  26. Важные советы при планировании
  27. ТОП-3  инструментов управления времени
  28. Топ 1.сложное в названии – простое в применении. матрица эйзенхауэра
  29. ТОП  2. Как работать меньше, а успевать больше – делегировать
  30. ТОП 3.  Исключение отвлекающих факторов – необычный лайфхак
  31. Почему хаос угробит этот мир? Как уменьшить хаос на рабочем месте

Лучшие ежедневники для руководителей

Еженедельник менеджера - эффективный инструмент личной организации руководителя

Ежедневник — это расходный материал любого уважающего себя менеджера. Основная задача ежедневника это — планирование вашего времени, а как мы с вами знаем время это ценнейший ресурс. 

В ежедневник записываются не только важные дела, но и идеи. Любому мыслящему человеку часто в голову приходят интересные идеи, которые сейчас реализовывать нет возможности, их и нужно записывать в ежедневник. Не зря говорят: «самый тупой карандаш лучше самой острой памяти». Сейчас можно всё записывать в телефон, но мы то с Вами знаем что: «рукописи не горят».

Ежедневник давно перестал быть просто блокнотом с датами. Есть много мотивирующих и умных ежедневников. Такому подарку будет рад любой управленец или просто занятой человек. 

Ежедневник Архангельского

«Потерянные деньги можно заработать, потерянное время потеряно навсегда. Время — это материал, из которого сделана наша жизнь»

Глеб Архангельский — основоположник российской школы тайм-менеджмента, ведущий российский эксперт в области управления временем, автор книг и видеокурсов, заведующий кафедрой тайм-менеджмента Московской финансово-промышленной академии, кандидат экономических наук, руководитель проектов внедрения тайм-менеджмента в компаниях РУСАЛ, РАО «ЕЭС», «Северсталь», PricewaterhouseCoopers, «Вимм-Билль-Данн» и др. Создатель интернет-проекта improvement.

Это недатированный ежедневник по авторскому методу российского гуру тайм-менеджмента Глеба Архангельского, который поможет вам правильно и эффективно планировать свое время, ничего не забывать, везде успевать и при этом наслаждаться жизнью. Все ежедневники серии поддерживают уникальную и в то же время несложную систему планирования, в которой каждый день делится на жесткие, привязанные к конкретному времени события и гибкие задачи, которые можно выполнить в любое время.

Еженедельник Номера 1

Этот еженедельник — дополнение к бестселлеру «Номер 1» Игоря Манна и практикум по ней. С ним вы сможете пройти все шаги, необходимые для того, чтобы стать Номером 1:

  • постановка цели — амбициозной, реалистичной, соответствующей вашим интересам;
  • аудит: всесторонне оцените свои исходные данные и возможности: физические данные, личностные качества, профессиональные навыки;
  • планирование и развитие — профессиональное и личное;
  • самопродвижение: ведите системную работу над своим персональным брендом. В ежедневнике есть недатированный календарный раздел, который позволит распределить всю работу над собой на год; мотивирующие цитаты, рекомендации и советы от Игоря Манна, многочисленные упражнения и чек-листы для работы над собой.

Такой ежедневник будет отличным подарком всем маркетологам.

Ежедневник для творческих людей

Мотивирующая книга-блокнот, которая предлагает интересные идеи на каждый день года. Каждый новый день — шанс создать что-то новое. Отложите телефон и возьмитесь за карандаш — предоставьте себе пространство для творчества.

Эта книга-блокнот поможет вам в этом — заполняйте его каждый день, страница за страницей, рисуйте, делайте скетчи, пишите, делайте заметки, создавайте и заполняйте списки, ставьте себе цели, размышляйте, делитесь идеями с друзьями!
Эта книга станет вашим лучшим компаньоном на целый год — вы сами удивитесь, сколько идей и проектов сможете придумать.

Для всех, кто любит стильные и необычные блокноты и ежедневники. Для всех, кто любит рисовать скетчи или записывать свои мысли и новые идеи на бумагу.

Как успеть все! Технологии управлением временем

Как все успеть и при этом наслаждаться жизнью? Это ежедневник и одновременно сборник стратегий по эффективному управлению временем и достижению целей. Материал разработан на основе авторских методик одних из самых успешных бизнес-тренеров России Андрея Парабеллума и Николая Мрочковского.

Простые примеры позволяют выявить проблемы самоорганизации, а специальные технологии помогут выработать конкретную последовательность шагов их решения. Уникальные советы позволят вам избегать ненужных стрессовых ситуаций и жить более полной жизнью. Ежедневник станет практическим инструментом для применения авторских советов в повседневной жизни.

Адресовано тем, кто хочет максимально эффективно управлять своим временем, кто ставит перед собой цели и идет по пути к их осуществлению.

Уничтожь меня! Уникальный блокнот для творческих людей

Перед вами книга-сенсация, проданная миллионными тиражами по всему миру.

Поздравляем, теперь и вы сможете приобщиться к разрушительному творчеству Кери Смит!
На страницах нашего блокнота вы найдете множество способов уничтожения, а вскоре начнете изобретать и свои собственные! Развивайте креативность, не бойтесь экспериментировать, сделайте то, на что никогда раньше не решались! (2 2,50 из 5)
Загрузка…

Источник: https://worldsellers.ru/ezhednevniki-dlja-rukovoditelej/

Эффективное планирование и организация рабочего дня: методы, правила и почему это важно

Еженедельник менеджера - эффективный инструмент личной организации руководителя

В 21 веке ритм жизни заметно ускорился и продолжает набирать обороты.

Если раньше для того, чтобы быть успешным, требовалось выполнять один объем работы, то сейчас для достижения успеха нужно выполнять намного больше. И люди начинают сталкиваться с нехваткой времени.

Если гнаться за выполнением всех повседневных задач, которые каждый день подкидывает нам жизнь, времени совсем не остается.

Планирование рабочего дня — инструмент, который помогает не только эффективно использовать рабочее время, но и сокращать его. Это не банальный список дел, который нужно выполнить в строгой очередности. Планирование — способность выбирать, что нужно сделать, почему и когда.

Именно поэтому грамотное планирование не только структурирует все, что вы делаете за день, но и освобождает ваше время. В первую очередь нужно выполнять самые главные дела — это главное правило тайм-менеджмента.

Каждому человеку, у которого на работе есть свободное время и нет четкого расписания, полезно распределять свое время правильно.

Что включает в себя планирование

Планирование рабочего времени включает в себя:

  • Расстановку приоритетов.
  • Выбор важных задач.
  • Поиск лучших путей их решения.
  • Поиск занятости в свободное время.

Расстановка приоритетов помогает вам понять, что требует внимания, что может разрешиться само, а какой вопрос нужно просто проигнорировать. Время и информация стали намного ценнее, чем раньше, и распаляться на то, что не дает результат — бессмысленное дело.

Выбор важных задач — почти то же самое, что и расстановка приоритетов, только уже в рамках одного рабочего дня. Вы выбираете, что принесет важный результат, что нужно сделать срочно, а что можно отложить.

Поиск лучших путей решения задач — очень важный пункт. При планировании вы должны учитывать не только то, что сделаете, но и то, как это лучше всего сделать. При этом важно не просто экономить время, а делать все максимально быстро и качественно.

Работа со свободным временем также должна входить в план работы. У вас освободилось 2 часа в день, которые вы можете потратить на что-то? Можно сказать об этом боссу, и он нагрузит вас работой, можно заняться самообразованием, а можно приложить усилия к развитию собственного проекта.

Почему важно планировать рабочий день

Каждый, кто хоть раз сталкивался с фрилансом, бизнесом или «работой по желанию» (вроде такси), прекрасно понимает важность расстановки дел в течение дня. Но, к примеру, большинство офисных работников не считают нужным планировать свой рабочий день.

На самом деле, главная причина планирования рабочего дня — повышение собственной эффективности. Если вы прислушаетесь к собственному организму, то сможете понять, что какие-то дела вам даются лучше в одно время, а какие-то — в другое.

К примеру, звонки в другие компании вам удобнее совершать после обеда, так как вы уже проснулись, но еще не успели устать, а монотонная работа быстрее выполняется вечером, поэтому вбивание информации в БД лучше отложить до 5 — 6 часов.

Планирование рабочего дня учитывает не только базовые элементы решения задач, но и личные предпочтения каждого человека. Тайм-менеджмент был сделан не для того, чтобы навязать всем один и тот же шаблон высокоэффективной работы. Вы должны подстраивать свои задачи под особенности своего организма.

Организация и планирование своего рабочего дня позволяют вам делать большее за меньшее количество времени, оставляя время на то, что вам нравится.

Кто должен планировать свой рабочий день

Планировать свой рабочий день должен уметь каждый человек. Так вы сможете экономить время и будете более эффективно работать. Но есть 3 категории людей, которые просто обязаны заниматься личным планированием.

Фрилансеры. Самый недисциплинированный работник — фрилансер. У него нет четкого графика, а о том, что пора садиться что-то делать, напоминает только дедлайн.

Именно поэтому, фрилансерам, которые работают с несколькими клиентами, очень важно планировать свой рабочий день.

Часто оказывается, что новые заказы появляются с разницей в один — два дня, и если тянуть до последнего, можно не успеть поработать по двум проектам.

Бизнесмены. Здесь все практически так же, как и во фрилансе. Особенно если это бизнес в сети.

С одной стороны — вы можете спокойно отдыхать дома, когда ваши сотрудники работают, но с другой — такой подход неизбежно окажется провальным. На Западе среди бизнесменов процветает культ трудоголизма.

Там считают, что если ты не работаешь 60 часов в неделю, значит, ты ленив и тебе нечего делать в бизнесе.

Руководители. Руководитель не всегда будет бизнесменом. Владелец компании может не принимать активного участия в делах своей фирмы, но её директор берет на себя ответственность за работу целого механизма.

Именно поэтому лидеры средних и крупных компаний должны эффективно использовать свое время, ведь от их решений зависит будущее компании в долгосрочной перспективе.

 Планирование рабочего дня руководителя — способ наиболее эффективно распределить своё время между стратегически важными задачами.

Методы планирования рабочего дня

Методов правильного планирования рабочего дня может быть много. Но один из самых эффективных — Матрица Эйзенхауэра. Суть её в следующем.

Есть 4 квадрата:

  • Квадрат А — Срочные и важные дела.
  • Квадрат В — несрочные и важные дела.
  • Квадрат С — срочные и неважные дела.
  • Квадрат D — несрочные и неважные дела.

Квадрат А почти всегда должен оставаться пустым. При грамотном планировании все важные дела должны оседать в квадрате В и выполняться по мере их приближения к А.

Квадрат В — это важные дела, которые помогут вам достичь вашей цели. Сюда включают все дела, которые нужно выполнить в течение 1 рабочего дня.

Квадрат С означает срочные и неважные дела, которые нужно передать на выполнение другим лицам. Яркий пример срочных, но неважных дел — позвонить потенциальному клиенту. Это может сделать сотрудник, вам лучше сосредоточиться на других делах.

Квадрат D, означает, что есть несрочные и неважные дела, которые не приближают вас к цели, не дают позитивных эмоций и в принципе не нужны. В этот квадрат стоит записывать все бесполезные идеи.

Такое разделение дел по их важности и срочности позволяет вам понимать, чему нужно уделить внимание в течение рабочего дня, а о чем можно благополучно забыть.

Матрица помогает не только в рабочих процессах, но и в повседневной жизни. Если вы хотите учить английский, он вам интересен и поможет в карьере — это квадрат В.

Но если вы хотите учить испанский просто ради того, чтобы знать его — это D, и о нем можно благополучно забыть.

Правила планирования времени рабочего дня

Существует несколько правил того, как нужно эффективно вести свой рабочий день. Для удобства, разобьем день на 3 части:

  • Начало рабочего дня.
  • Основной рабочий процесс.
  • Завершение.

Утро — самый важный этап. В зависимости от того, насколько вы выспались, как встали и что делали, будет зависеть ваше настроение, психологический настрой и работоспособность.

К принципам «правильного» утра относятся следующие:

  • Позитивный настрой. Если просыпаться каждый день с мыслью о том, что ненавидишь свою работу, продуктивность будет снижаться. Постарайтесь начинать утро с приятных мыслей.
  • Старайтесь не «раскачиваться». Вы замечали за собой, что после того, как вы поднимаетесь утром, вам нужно еще 30 — 40 минут на то, чтобы окончательно прийти в себя? Это время, которое не стоит терять. Сразу после пробуждения примите душ, заварите кофе и вместо получаса «в никуда», вы можете спокойно позавтракать.
  • Неспешный завтрак и путь на работу. Начинать день без спешки очень важно. Когда вы спешите, организм тратит лишние силы и нервы, которые могли бы пойти на более продуктивную работу. Если не можете позволить себе плотный завтрак и неспешную поездку — ложитесь позже и вставайте раньше.
  • Ключевые задачи. Большинство успешных бизнесменов склонны утверждать, что самые важные задачи необходимо решать утром. Как говорится «Хочешь все успевать — ешь лягушку на завтрак». В роли лягушки выступает дело, за которое вы совсем не хотите браться. Сделайте его утром, и позитивный настрой от того, что «лягушка съедена», сохранится на весь день.

Основной рабочий процесс состоит из следующих задач:

  • Решайте неотложные задачи. Важно понимать, что если в течение рабочего дня на вас свалилось какое-то неотложное дело, не нужно переключать все внимание исключительно на него. Сначала надо понять, важное оно или нет. Если важное, то нужно немедленно приступить к нему. Если нет — передайте ответственность за его выполнение другому человеку.
  • Соблюдайте сроки. Каждый день вы должны устанавливать себе примерные сроки, за которые должны справиться со всем объемом задач. Важно, чтобы это было не «Сделать всё до 18 часов», а «В 14:00 — начать делать план, в 15:00 — проанализировать показатели, в 16:00 — составить отчет» и т. д.
  • Порядок на рабочем месте. Это неявный, но очень важный пункт. Если на вашем столе бардак, ваш взгляд будет постоянно теряться среди него. И если на рабочем месте окажется какой-то посторонний документ, вы можете начать изучать его и просто потеряете 20 — 30 минут.
  • Не следуйте импульсам. Это самое важное. Есть некоторые триггеры, которые заставляют вас переключать внимание с работы на что-то менее важное. Позвонить другу, когда вы анализируете план продаж? Лучше этого не делать, тогда вы потеряете концентрацию и сможете легко упустить рабочий настрой.
  • Группируйте рутину. Это очень важно. Если вам нужно сделать 60 телефонных звонков в течение дня, то лучше разбить их на несколько мелких групп, по 10 — 15 штук за раз. После того, как позвонили, можете выполнять другое задание. Постоянно переключаясь с рутины на активную деятельность, вы сможете сделать гораздо больше.

Завершение рабочего дня основано на следующих принципах:

  • Доделывайте необходимое. Есть группа дел, которые входят в квадрат «важное, но несрочное». Их лучше всего доделывать в течение рабочего дня, а квадрат «важное и срочное» держать всегда пустым.
  • Сверяйте результаты с планом. Все что вы сделали за день, нужно сравнить с задуманным. Если вы только начали планировать свой рабочий день, то небольшие отклонения от плана будут в порядке вещей. Старайтесь, чтобы их было как можно меньше.
  • Составляйте план на следующий день. Лучше всего это делать по завершении предыдущего рабочего дня. Так вы сохраните рабочий настрой и, но при этом важно составить реальную программу дел.

Если вы руководитель, то в течение рабочего дня должны плотно работать со своим секретарем.

Помните, что все это общие советы. Они не учитывают ваши индивидуальные особенности. Если вам удобнее делать срочную работу днем, а не утром — это ваше право. Если вы предпочитаете делать большое и сложное дело последним, и это никак не влияет на ваш настрой в течение одного дня — сделайте его последним.

Планирование рабочего дня должно быть индивидуальным.

Основные ошибки при планировании рабочего дня

Несмотря на то, что практика тайм-менеджмента прочно оседает в нашей жизни, большинство людей совершают типичные ошибки, когда планируют свой рабочий день. Вот несколько из них.

Ошибка 1. Неправильная расстановка приоритетов.

Матрица Эйзенхауэра говорит нам о том, что мы должны выполнять важные дела. Но многие люди могут легко перепутать, что для них важно. Квадрат А, который должен оставаться пустым, и отвечающий за срочные и важные дела, они часто путают с С, где скопились неважные дела, требующие немедленного вмешательства.

Важно помнить, что вы должны расходовать силы исключительно на то, что вам важно в данный момент времени. Работать на перспективу следует, когда дела можно отложить и грамотно их распланировать.

Ошибка 2. Слишком много времени уделяется мелочам.

Для того, чтобы объяснить, почему в первую очередь надо делать «базу», а только потом мелочи, воспользуемся Законом Парето. Он гласит, что 20% усилий дают 80% результата. То есть, когда вы работаете над чем-то важным, вы затрачиваете 20% усилий и достигаете 80% результата. Когда вы работаете над мелочами, вы получаете результат в 4 раза меньше, а тратите сил в 4 раза больше.

Рассмотрим небольшой пример. Вам нужно запустить рекламную кампанию. Если вы создадите 10 креативов, подберете к ним ключевые слова и фразы, и запустите на подготовленных площадках, то это будет 20% работы, которые дадут 80% результата.

Но если вы будете уделять время на правку шрифтов и изображений, подборку и шлифовку фраз, поиск дополнительных платформ для рекламы, то потратите значительно больше сил.

Все это нужно будет сделать, но уже после начала рекламной кампании, когда вы достигните первого результата.

Ошибка 3. Отсутствие времени на личные дела.

У каждого человека должна быть личная жизнь и свобода выбора занятия. Если у вас много дел, и вы не находите один — два часа для того, чтобы заняться своим хобби, то это плохое планирование собственного дня. Планировать рабочее время важно не только потому, что оно позволяет делать больше. Оно дает возможность заниматься без спешки тем делом, которое вам по душе.

Источник: https://zen.yandex.ru/media/id/5aad98534bf161549f09625e/effektivnoe-planirovanie-i-organizaciia-rabochego-dnia-metody-pravila-i-pochemu-eto-vajno-5ab0b01b1aa80cc0eef47b03

Тайм-менеджмент для руководителя – цели, методы, планирование

Еженедельник менеджера - эффективный инструмент личной организации руководителя

Руководителю бизнеса любого масштаба важно грамотно распределить свое рабочее время, наполненное деловыми звонками, встречами, совещаниями, срочными и не очень задачами.

Чем выше должность, тем шире круг обязанностей, в которые может входить не только управление персоналом, но и общение со значимыми клиентами, партнерами, контролирующими организациями.

Разберемся, какие методики и инструменты помогают оптимизировать работу руководителя.

Что такое тайм-менеджмент и зачем он руководителю

В переводе с английского тайм-менеджмент означает управление временем. Это целая методика с многочисленными рекомендациями для людей самого разного рода занятости.

Задача тайм-менеджмента для руководителя – оптимизировать собственное расписание, сэкономить время на малозначительных делах в пользу более важных задач.

Тайм-менеджмент помогает повысить эффективность – и самого руководителя, и всего бизнеса, которым он управляет. В основе этой науки приемы из психологии, экономики, социологии.

Как мотивация влияет на эффективность

Когда любой человек крайне заинтересован в своем деле, у него все получается, работа «горит» в руках, и он достигает все новых высот. Этот эффект распространяется и на руководителя, а если он еще и заряжает своей энергией подчиненных, результаты не заставят себя ждать.

Однако одного желания добиться цели мало для того, чтобы научиться оптимизировать свое время. Поэтому психологи рекомендуют прибегать к хитрости: начинать день с выполнения самых рутинных и неприятных обязанностей.

Давно не можете взяться за отчет, подготовить предложение для крупного клиента или провести тренинг среди сотрудников? Подумайте о том, как легко будет продолжать работу, когда этот груз свалится с плеч.

Настроиться на выполнение сложных задач и замотивироваться вам помогут следующие методы:

  1. Особые ритуалы. Наверняка у вас есть ритуал, которому вы следуете перед выполнением сложных задач. У кого-то это чашка кофе, у кого-то любимая музыка. Главное, чтобы это занятие воодушевляло, настраивало на рабочий лад, побуждало начать действовать и получить повод уважать самого себя.
  2. Кнут и пряник. Замотивируйте себя и подчиненных обещанием награды за достижения цели. Это может быть банкет, денежная премия, коллективное мероприятие. Рассмотрите и негативные последствия недостаточно эффективной работы и постоянно напоминайте о них.
  3. Разделение на части. Решиться начать сложную и объемную работу непросто. Однако задачу наверняка можно упростить – разделить на несколько пунктов и переходить от простых к сложным постепенно.

Постановка целей

Цель – желаемый результат, которого нужно достичь за определенный отрезок времени. Именно постановка целей помогает руководителю оценить затраты усилий, времени и объем дивидендов. Цели определяют приоритеты, а приоритеты формируют план действий. Целями, которых можно достичь с помощью тайм-менеджмента, руководителя могут быть:

  • составление рабочего плана. Определив точный алгоритм действий, наладив рабочий процесс, получится сократить бесконечный поток консультаций, звонков, вопросов – все эти проволочки и уточнения отнимают массу времени и у начальника, и у подчиненного;
  • налаживание коммуникаций. Помните игру в сломанный телефон? Многие деловые, уверенные в себе брутальные взрослые люди «играют» в нее до сих пор. Создание стандартов общения, иерархии компании, использование мессенджеров и корпоративной электронной почты поможет наладить общение и повысить эффективность всей команды;
  • делегирование полномочий. Многие руководители не могут доверить повседневные дела подчиненным, потому что не уверены в их компетентности или готовности их качественно выполнять. Поработайте над подготовкой персонала пару дней, чтобы обеспечить себе несколько часов рабочего времени на постоянной основе.

Напишите свои цели на листе бумаги и установите напротив каждого пункта дату его реализации. Повесьте список на видное место или положите в ближний ящик, куда заглядываете каждый день. Это напоминание позволит не забыть о том, что вы обещали самому себе, и не погрязнуть в текучке ежедневных дел. По своей срочности цели могут быть:

  • стратегические – направлены на оптимизацию работы всей компании;
  • перспективные – «долгоиграющие» задачи;
  • тактические – требующие решения в реальном времени.

Цели руководителя могут быть личными или глобальными, связанными с деятельностью всей компании. Многих целей удается достичь, выбрав правильную тактику мотивирования сотрудников. Финансовые премии – довольно эффективный инструмент, однако если бюджет ограничен, попробуйте предложить им самореализоваться, получить признание, новые профессиональные навыки, работая над определенным проектом.

Формируя цели, важно трезво оценивать свои возможности. Не пытаться прыгнуть выше головы, но и не мельчить. Старайтесь следовать схеме: желание – возможность – цель. Все три звена этой цепочки должны быть равноправными: желания не превышать возможности, цели достигаться путем разумного компромисса между многочисленными факторами, стоящими на пути.

Планирование

Планирование – это способ проложить путь от существующей на сегодняшний день ситуации к поставленной цели на вашем листе бумаги.

В бизнесе, как правило, планирование направлено на увеличение прибыли, укрепление репутации бренда, повышение влиятельности на рынке.

Планирование необходимо, чтобы достичь цели в несколько этапов и сэкономить время. Наиболее распространены в планировании два критерия:

  1. Максимальный. На выполнение особо важных задач выделяется большая часть имеющегося времени.
  2. Минимальный. Достичь цели необходимо как можно быстрее, в минимально сжатые сроки.

Руководителю нужно определить, какой из критериев подходит под конкретный случай, разработать план для оптимизации времени. Для долгосрочного плана с советских времен пользуется популярностью период продолжительностью 5 лет.

Его удобно разделить на этапы для анализа – полгода, год, 2–3 года и т. п. Во многих современных компаниях отчетность анализируют по месяцам или кварталам. Это удобно при тактическом планировании.

Минимальный критерий краткосрочного планирования – один рабочий день.

Как оптимизировать рабочий день

Золотой стандарт планирования – расстановка приоритетов. Выделите первоочередные задачи, которые не требуют отлагательств и их обязательно нужно выполнить в этот день. К таким пунктам, например, относятся запланированные встречи.

Следите, чтобы череда встреч не была беспрерывной – если одна хоть немного затянется, опоздаете на все остальные. Это также может заставить вас нервничать, что негативно скажется на результатах общения с партнерами, коллегами или клиентами.

Грамотно спланировать день вам также помогут следующие советы:

  • Выделяйте в отдельную группу «гибкие» задачи, выполнение которых возможно в любое время дня, в отличие от «жестких», привязанных к датам или времени. Их тоже следует систематизировать по степени важности – если не успеваете выполнить все, то начинайте с самых важных.
  • Трезво оценивайте затраты времени на объемные задачи. Если в полном покое вы можете выполнить ее за три часа, то подумайте о том, что вас наверняка отвлекут рабочие звонки, внезапные визиты сотрудников или иные непредусмотренные дела. Выделяйте время с запасом, а если останется лишний час – потратите его на «гибкие» задачи.
  • Обозначьте для сотрудников время, когда вас нельзя отвлекать. Сделайте рассылку по корпоративной почте, предупредите секретаря, а если его нет – повесьте табличку с предупреждением на дверь кабинета.
  • Найдите, кому делегировать задачи. Проанализируйте свой штат и выделите нескольких человек, которым можно доверить выполнение части ваших обязанностей, если в сутках вам не хватает часов. Задача руководителя – лично решать только самые важные задачи и курировать деятельность подчиненных, а не делать все самому.
  • В плане необходимо отражать не только сами дела, но и результат, к которым они должны привести. Не просто позвонить партнеру, а договориться о сотрудничестве, например. Это позволит сконцентрироваться на цели.
  • Найдите время в своем графике для собственного развития – семинаров, тренингов, курсов повышения квалификации. Наверняка там вы узнаете, что-то новое, что поможет повысить вашу личную эффективность и в перспективе сэкономить время и силы.

Метод «Альпы» для планирования рабочего дня

Эта методика довольно эффективна и считается одной из самых популярных в тайм-менеджменте руководителя. Она подразумевает соблюдение следующей строго последовательности действий:

  1. Определение задач.
  2. Оценка необходимых временных затрат на их выполнение.
  3. Выделение времени на их решение в графике.
  4. Выявление приоритетных пунктов, делегирование ряда заданий.
  5. Контроль над исполнением.

Анализ «АВС»

По аналогии с первыми буквами английского алфавита, суть этого метода сводится к четкому разделению задач на виды. Вот его основные принципы:

  1. Составление списка задач.
  2. Установка приоритетов и очередности выполнения.
  3. Маркировка категории важности каждой задачи (А, В и С, соответственно).
  4. Задачи из категории А решает руководитель с самыми высокими полномочиями (не более 15 % задач от общего списка).
  5. Задачи из категории В распределяются между доверенными сотрудниками с высокими полномочиями (20 % от общего списка).
  6. Задачи из категории С обязательно делегируются сотрудникам ввиду своего наименьшего значения.

Матрица Эйзенхауэра

Этот метод помогает разделить задачи по степени важности и определить, кто их будет решать. Задачи сортируют следующим образом:

  1. Самые важные и не требующие промедления – решает непосредственно руководитель.
  2. Неважные, но срочные задачи – делегируются персоналу.
  3. Важные, но несрочные – руководитель решает сам, но позже.
  4. Неважные и несрочные – распределяются между сотрудниками или откладываются на потом.

Мы рассказали вам лишь об основах тайм-менеджмента для руководителя, но даже эти правила способны значительно повысить эффективность – и вашу, и вашего бизнеса. Следуя этим рекомендациям, вы сможете продуктивнее использовать свое время добиться результатов за меньший срок. Удачи!

Источник: https://blog.oy-li.ru/tajm-menedzhment-dlya-rukovoditelya/

Личный опыт освоения тайм-менеджмента для руководителя

Еженедельник менеджера - эффективный инструмент личной организации руководителя

Когда я начинала работать руководителем, мне очень не хватало времени. Задерживалась на работе до ночи, приходила спозаранку. О каком эффективном управлении командой могла идти речь, если я без конца разгребала завалы?  О каком выполнении плана?  Мечта была – сесть как американском кино, ноги на стол и полениться…

Но пришлось сесть и изучать тайм-менеджмент для руководителя и пробовать на себе любимой все инструменты, которые попадались на моем пути. В этой статье я расскажу о своем опыте и опишу, самые эффективные, на мой взгляд, методы управления временем.

Как не хватает времени? А  тайм-менеджмент для руководителя?

Представляете себе такую картинку, что у Вас столько свободного  времени, что Вы уже успели раздать задачи, сверстать план, разработать стратегию для дальнейшего развития. И теперь, как американский босс сидите, кинув ноги на стол.

А пока…

Проходит месяц, другой, и Вы понимаете, что взвалили на свои плечи, все что можно и нельзя. Оказались в жуткой прослойке  — снизу сотрудники, сверху руководители. Вы так называемый средний, или линейный менеджмент? Как руководителю успевать все?

Может, стали им недавно, и просто не знаете что делать. Конечно, Вы понимаете, что нужно что-то менять, а что — не совсем понятно. Давайте попробуем для начала поуправлять своим временем, а потом, время найдется и для управления сотрудниками.

Сначала мне на помощь пришло планирование. Конечно, я и раньше планировала свои дела. Но по-настоящему прочувствовала пользу, когда увеличилась количество задач и ответственность.

Мистер Фикс у Вас есть план?  Самый важный момент в  управлении временем – это планирование

Для чего вообще он нужен этот план, что он дает? Еще одна обязанность или все-таки польза?

Представьте себе рабочую неделю без структуры и  без плана. Дел миллион и маленькая тележка: важные встречи, совещания, сотрудники, контроль выполнения плана. Все в кучу – нервозность до предела, до контроля не доходят руки, на важные переговоры подготовиться некогда.

Когда же есть план – появляется понимание и последовательность, снижается напряженность в работе и в отношениях. Человеческий мозг устроен таким образом, что некая организованность, а в списке именно структура воспринимается, как побуждение к действию.

  • Записать быстрее, чем запомнить. Записывая, освобождаете голову для другого, и не бьется в голове мысль «не забыть».
  • Написанное пером   — не вырубишь топором. Даже неприятные, но необходимые задачи (бывают же такие), все же решаются. Таким образом, еще плюс – надежность.
  • Парадоксально, но происходит  экономия энергии. Не надо тратить энергию на запоминание, а потом на вспоминание.

Составление списков, планов на день, неделю, и даже год  — один из самых легких  инструментов  тайм-менеджмента, реально работает и освобождает мозг от «мусора» и суеты.

Планирование хорошо работает  в любой сфере деятельности: и  дома и на работе. Особенно это важно для руководителей. Потому что, снимая личную напряженность, можно лучше управлять командой, достигать больше целей.

Лучше контролировать того, у кого есть план. Легче записать себе задачу про контроль (особенно, с непривычки, когда руководитель молодой). Как стать эффективным руководителем можно почитать здесь. Много внимания уделять стратегическим вещам, планированию, управлению, важным встреча и переговорам.

Важные советы при планировании

  • В начале рабочего дня, не «бросайтесь» с разгону в работу, не хватайтесь сразу за выполнение задач. Уделите 5—10 минут на составление плана. Он поможет Вам увидеть все и сразу. Оценить не только предстоящие встречи и задачи, но и свои возможности.
  • Применяйте автоматизацию планирования: Outlook, планеры, приложения.

    В зависимости от уровня менеджмента и сферы деятельности это могут быть разные «помощники». Для мастера на заводе достаточно написанного от руки плана (списка задач). Для менеджера по работе с клиентами – ежедневник. У директора предприятия – секретарь, с налаженной  системой поручений и контроля.

  • Планируйте не более 60% жестких (привязанных ко времени) задач.

    В некоторых видах деятельности – это 50% и ниже, все остальное трудно привязать к конкретному времени. Но каркас должен быть из жестких задач.

  • Больше «воздуха» в плане, больше резервов — выше вероятность его осуществления и простота изменения плана в течение дня. 30-50% оставьте на форс-мажор. Особенно, гибкое планирование при работе с клиентами.

    Не всегда можно предугадать поведение  клиента и время встреч.

ТОП-3  инструментов управления времени

Далее приведу примеры самых популярных и используемых инструментов в тайм-менеджменте.

Топ 1. сложное в названии – простое в применении. матрица эйзенхауэра

На работе наваливают все больше заданий, Вы  не успеваете закончить с предыдущими? А может,  дома скопилось множество нерешенных задач? Это вполне объяснимо, ведь тайм-менеджменту не учат в школе и в институте. Попробуйте расставить приоритеты с помощью матрицы Эйзенхауэра.

 Сначала мне показался сложным этот инструмент.  Но когда я придумала для себя названия каждой части, ко мне стали приходить учиться руководители из других подразделений. И я знаю,  за что мне нравится матрица – за простоту.

Расчертить лист на 4 части.

А. «Горим»

Первый верхний слева квадрант, назовем его «А», в котором будут дела ВАЖНО и СРОЧНО. Идеально, когда с этой части не будет дел.

Это сверхсрочные дела, связанные с форс-мажорами, или здоровьем, или неправильная организация своего времени. Дела важно и срочно решаются сразу же.

Обычно, это бывают острые вопросы здоровья, чрезвычайных происшествий, или забытых  дел, у которых подходит срок исполнения. После недельной практики, Вы разгрузите этот сегмент «А».

В. «Только Я»

Второй сегмент – сверху – справа. Назовем его «В». Это ВАЖНО – НЕ СРОЧНО. Эта самая важная директория, именно с ней предпочтительно работать, так  как эти дела — приносят результаты и приводят к цели.

Как правило, здесь будут конкретные шаги, которые Вы пропишете для достижения чего-либо (со сроками)

С. «Кто кроме меня?»

Третья часть – «С» – это НЕ ВАЖНО но СРОЧНО. Например, для руководителя, подписание однотипной корреспонденции, рутинная работа, малозначащие телефонные звонки. Эти дела, по возможности, делегируем, просим о помощи, делаем попутно. Задайте вопрос:  «Кто может, кроме меня?»

D.  «А надо ли мне это?»

Последний квадрант «D» — НЕ ВАЖНО и НЕ СРОЧНО. Например, получили приглашение на семинар с  изученной вдоль и поперек темой. Задайте себе вопрос: «А надо ли мне это?» Делегируйте подчиненным. В этот блок входят потери времени – ожидание и дела, не ведущие к конкретному результату.

Лайфхак. На первых порах, можно при планировании дел, напротив задач, ставить условные обозначения (1, 2, 4, 4 или АВСD). Главное в этом деле  — практика.

Кстати, есть еще один инструмент, который может сэкономить кучу времени для руководителя — интеллект-карты.

ТОП  2. Как работать меньше, а успевать больше – делегировать

Сначала и я не понимала, что делегирование  – это фактор экономии времени руководителя. Самая большая ошибка состоит в том, что  менеджер думает, что он сам сделает работу за полчаса.

А объяснить сотруднику полчаса, полчаса тратить на проверку и контроль, и еще полчаса переделывать. Итого: 1,5 часа. А на самом деле получается порочный круг. Так лучше САМ – всего лишь 30 минут, чем «вдалбливать» — в 3 раза больше.

Но это так только кажется. А если задача каждодневная? 30 минут на 22 рабочих дня  — 11 часов. А сотрудник со второго раза (за 3 часа) все поймет и будет выполнять. Как научиться делегировать — читайте в отдельной вкладке.

Делегировать— это не значит использовать кого-то в качестве посыльного или время от времени позволять кому-то выполнять небольшие отдельные поручения. Делегирование позволяет своевременно и качественно выполнять поставленные задачи в необходимом объеме. Эффективно и с оптимальным использованием имеющихся человеческих ресурсов.

Полезное по теме: бизнес-литература для руководителя тут, ТОП-книг для бизнеса здесь.

ТОП 3.  Исключение отвлекающих факторов – необычный лайфхак

Это самый неочевидный инструмент управления временем, но самый легкий в исполнении.  Сначала коллеги смеялись на до мной, но когда я стала больше успевать…

Поэтапность и исключение отвлекающих моментов. Просто делайте все по порядку, не скачите «зигзагом, как зайцы». Почему это важно? Вы, наверное, замечали, сосредоточиться быстро не всегда получается, особенно если дело сложное, требующего 100% вовлечения.

Сначала идет подготовка, раскачка, а потом сама суть. А если перепрыгивать с дела на дело, то подготовка удлинится во много раз, появляется раздраженность. И только «завелся» и работа пошла, как кто-то отвлекает.

Кидают задачу по важнее, или что-то вспомнилось, что вчера упустила вот это, или возник какой-то вопрос, сразу не отрываясь, зашла в интернет. Кстати, это было определено опытным путем. Делали хронометраж (подробнее, как сделать самому) у руководителя.

Когда стали анализировать, картинка маслом и получилась.

А вот тут можно применить простой лайфхак. Знак для окружающих: шеф занят! Знак для коллеги или домашних, во время срочных дел меня не  беспокоить. Например, знаком будет красная тетрадь или любой яркий предмет на столе. Редкая практика, но действенная.

Например, у моего клиента – знак — это яблоко на столе. Договорился с коллегами – не отвлекать, если на столе лежит яблоко. Сотрудники заглядывают в кабинет, увидели яблоко и  не беспокоят. Красота! Экономия энергии – колоссальная. Не надо переключаться, если делаешь важное дело или занятие, требующее сильной концентрации.

Только не надо злоупотреблять:)

А если сложная или длительная задача, то можно разбить на составляющие. То есть сделать логические перерывы, и работать до окончания этой составляющей. Конечно, не всегда, в жестких реалиях мультизадачности каждого руководителя, можно дело сделать с первого раза от начала до конца, но практиковаться стоит.

Есть еще один отвлекающий фактор, с которым надо бороться. Это смартфон, социальные сети.  При выполнении важного задания, с большими энергозатратами, лучше выключить все источники, Wi-Fi, интернет, телефон, продуктивность вырастет многократно.

Как компенсацию за моральные неудобства, чтобы наверстать упущенное по электронной почте, можно позже перезвонить. Выделите себе время
поговорить с коллегами и пообщайтесь в социальных сетях.  Но после завершения сверхзадачи.

Приучите сотрудников приходить с блоками вопросов.  Бывают сотрудники, которые приходят по мельчайшим вопросам, по сто раз на день, они уточняют, подстраховываются. Кстати они часто, делают все равно не правильно.  Таких сотрудников нужно приучать собирать однородные вопросы по блокам, максимально подробно и сразу.

И еще – полезный совет, который ограничит количество «пустых» ходоков – готовить предварительные варианты ответов на свои вопросы и обоснования на свои просьбы.

Классика жанра, инициатива наказуема. А если серьезно — это сокращает потерю времени и руководителю и сотруднику, и заставляет сотрудника думать.

Ну и конечно, если бизнес-процессы автоматизированы, то это облегчает работу и сотруднику и руководителю.

Почему хаос угробит этот мир? Как уменьшить хаос на рабочем месте

Замечали, сколько времени при захламленности рабочего стола требуется найти нужный документ? А настроение то портится…

Чтобы этого не произошло,

  1. Расчистите свой рабочий стол
  2. Рассортируйте свою электронную почту
  3. Разберите свой рабочий стол на компьютере (для продвинутых руководителей) – разберите папки на компьютере

При работе с электронной почтой, настройте подпись, используйте шаблоны для ответов. Автоматическую сортировку почты (по адресатам отправителей, по темам), настройте фильтры. Синхронизацию устройств с гаджетами. Например, при нахождении в пути (если доставляет на работу водитель), можно разбирать почту.

Приучите всех сотрудников в обязательном порядке писать тему письма. Это будет экономить время при разборе почты. Более подробно о практических инструментах оптимизации времени и пространства можно ознакомиться на курсе «Антихаос в голове».

Можно взять на вооружение принцип организации рабочего места – 5 S (Сортировка, стандартизация, совершенствование, соблюдение порядка, содержание в чистоте). Мне кажется самым полезным из этих С – сортировка. То, что  часто требуется  — на столе, то, чем редко пользуетесь – в столе, то, чем не пользуетесь – в корзине для мусора.

А еще одним инструментом для сокращения «временных завалов» служит автоматизация бизнеса — системы CRM, таких как CRM Простой бизнес или CRM Клиентская база и  интернет бухгалтерия.

Уверена, у Вас обязательно получится тайм-менеджмент для руководителя. Берите любой из предложенных способов и пробуйте, один за другим, пока не подберете для себя действенный и рабочий инструмент. Управляйте временем, дирижируйте, успевайте.

Источник: https://genuspeha.ru/taim-menedjment-dlya-rukovoditelya/

О бухгалтерии
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: