Документооборот казенного учреждения

Как составить график документооборота в бухгалтерии?

Документооборот казенного учреждения

Алексеева М., эксперт журнала

Налаженная система документооборота в бухгалтерии позволяет своевременно отражать факты хозяйственной жизни в учете, в том числе передавать первичные учетные документы для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета и составлять на их основе бухгалтерскую и иную отчетность. Регламентировать процесс движения документов с момента их составления или получения до завершения исполнения (использования для формирования отчетности, отправки, помещения в архив и др.) можно с помощью графика документооборота. О том, как правильно его составить, поговорим в статье.

Общие правила формирования графика документооборота

Документооборот является неотъемлемой частью ведения бухгалтерского учета.

Правила его организации и технология обработки (представления (обмена)) учетной информации, в том числе порядок и сроки передачи первичных (сводных) учетных документов в соответствии с утвержденным графиком документооборота для отражения в учете, устанавливаются учреждением в рамках формирования учетной политики (п. 9 СГС «Учетная политика»[1], п. 22 СГС «Концептуальные основы»[2]).

Как правило, график документооборота оформляется в качестве приложения к учетной политике учреждения. Следует отметить, что утвержденной формы этого документа нет. Каждое учреждение разрабатывает ее самостоятельно с учетом особенностей осуществляемой деятельности и объема хозяйственных операций.

Общие правила формирования графика документооборота содержатся в Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном Минфином СССР 29.07.

1983 № 105, которое применяется до сих пор в части, не противоречащей соответствующим законодательным и иным нормативным правовым актам, изданным позднее (см. Информацию Минфина РФ № ПЗ-13/2015).

В данном положении также приведена примерная форма графика, которую можно взять за основу при составлении собственной.

Разработкой графика документооборота занимается главный бухгалтер, а утверждает – руководитель учреждения.

График может быть оформлен в виде схемы, таблицы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением учреждения, а также всеми исполнителями с указанием взаимосвязи этих подразделений и сроков выполнения работ.

График документооборота в бухгалтерии должен устанавливать рациональный документооборот: каждый первичный документ должен проходить оптимальное число подразделений и исполнителей, срок его нахождения в каждом из подразделений должен быть минимальным.

График документооборот в бухгалтерии необходимо соблюдать всем лицам, ответственным за составление и обработку документов. Для этого им выдается выписка из графика, в которой перечислены документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения учреждения, в которые они передаются.

Нельзя забывать и о конфиденциальности информации, содержащейся в отдельных документах, поэтому следует принять меры по ограничению доступа к ним и защите от несанкционированного использования. В таких целях документы нужно хранить не более срока, в течение которого они могут понадобиться, а затем – сдать в архив учреждения.

До передачи документов в архив они должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за своевременное и доброкачественное оформление документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, достоверность содержащихся в них данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы. Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота по учреждению осуществляет главный бухгалтер.

Отметим, что за несоблюдение сроков передачи в бухгалтерию первичной документации работодатель вправе объявить ответственному работнику выговор либо лишить его премии или выплатить премиальные в меньшем размере (Письмо Роструда от 18.12.2014 № 3251‑6‑1).

Основные этапы разработки графика

В графике документооборота должно быть определено несколько этапов движения документов внутри учреждения: составление (получение), проверка и обработка, передача в архив. При его разработке важно:

1) установить перечень документов, используемых для оформления всех фактов хозяйственной жизни учреждения. Унифицированные формы первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, которые государственные (муниципальные) учреждения обязаны использовать в своей деятельности, а также методические указания по их применению утверждены Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н.

Если для отражения определенных операций унифицированная форма первичного учетного документа не предусмотрена, учреждение вправе разработать ее самостоятельно и утвердить в учетной политике (п. 9 СГС «Учетная политика»). Документы неунифицированной формы должны содержать обязательные реквизиты, перечисленные в ч. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете[3], п.

 25 СГС «Концептуальные основы»;

2) установить и утвердить лиц, ответственных за оформление (прием) документов, схему движения документов между ними;

3) определить лиц, ответственных за принятие и обработку первичных учетных документов;

4) установить предельные сроки передачи документов в бухгалтерию, сроки их обработки и передачи в архив.

В графике также могут быть указаны сроки хранения документов, хотя это и необязательно, поскольку они установлены законодательно.

Напомним, что учреждения обязаны хранить первичные (сводные) учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерскую (финансовую) отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.

Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие бухгалтерские документы учреждение учетной политики, средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, должны храниться учреждениями не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз (ст. 29 Закона о бухгалтерском учете).

Срок хранения документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, составляет четыре года (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).

При определении конкретных сроков хранения бухгалтерских документов в 2020 году следует использовать новый перечень, который вступил в силу 18.02.

2020, – Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденный Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

Сроки, которые установлены этим перечнем, применяются ко всем документам, законченным делопроизводством, в том числе до вступления его в силу.

Исключение – бухгалтерские документы учреждение, которые уже внесены в описи дел постоянного хранения и акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утвержденные до начала действия Приказа Росархива № 236 (Письмо Росархива от 13.03.2020 № Р/М-479).

Действовавший ранее Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558, устанавливавший сроки хранения документов, утратил силу (см. Приказ Минкультуры РФ от 17.12.2019 № 1964).

Приведем образец заполнения графика документооборот в бухгалтерии.

Наименование документаСоставление документаОбработка документаПередача в архивОтветственное лицоСрок исполненияОтветственное лицоСрокобработкиОтветственное лицоСрокпередачи
Приходный кассовый ордер (ф. 0310001)КассирПо мере приема денегБухгалтерВ день поступленияБухгалтерПо истечении отчетного года
Расходный кассовый ордер (ф. 0310002)КассирПо мере выдачи денегБухгалтерВ день поступленияБухгалтерПо истечении отчетного года
Авансовый отчет (ф. 0504505)Подотчетные лицаВ течение трех рабочих дней по прибытии из командировкиБухгалтерВ течение трех рабочих днейБухгалтерПо истечении отчетного года
Ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210)Заведующий складомПо мере поступления товараБухгалтерВ течение трех рабочих днейБухгалтерПо истечении отчетного года
Акт о приеме-передаче объектов нефинансовых активов (ф. 0504101)Материально ответственные лицаПо мере совершения хозяйственной операцииБухгалтерВ течение трех рабочих днейБухгалтерПо истечении отчетного года

* * *

График документооборота должен устанавливать рациональный документооборот и способствовать улучшению всей учетной работы в учреждении, усилению контрольных функций бухгалтерского учета, повышению уровня механизации и автоматизации учетных работ.

Такой документ целесообразно оформить в качестве приложения к учетной политике. С его положениями следует ознакомить в установленные сроки под расписку всех должностных лиц, ответственных за составление и представление тех или иных документов. 

[1] Федеральный стандарт бухгалтерского учета для организаций государственного сектора «Учетная политика, оценочные значения и ошибки», утв. Приказом Минфина РФ от 30.12.2017 № 274н. [4] Федеральный стандарт бухгалтерского учета для организаций государственного сектора «Концептуальные основы бухгалтерского учета и отчетности организаций государственного сектора», утв. Приказом Минфина РФ от 31.12.2016 № 256н. [3] Федеральный закон от 06.12.2011 № 402‑ФЗ «О бухгалтерском учете».

Учреждения культуры и искусства: бухгалтерский учет и налогообложение, №5, 2020 год

Источник: https://www.audar-press.ru/dokumentooborot-v-buhgalterii-uchrezhdeniya

Об утверждении методических рекомендаций по централизации бюджетного (бухгалтерского) учета и отчетности в органах местного самоуправления и муниципальных учреждениях, Приказ Департамента финансов Вологодской области от 18 декабря 2017 года №61

Документооборот казенного учреждения

В целях реализации пункта 1.2 постановления Правительства области от 22 декабря 2014 года N 1173 “О плане мероприятий (“дорожной карте”) по централизации бюджетного (бухгалтерского) учета и отчетности в органах исполнительной государственной власти области и государственных учреждениях области” приказываю:

1. Утвердить прилагаемые методические рекомендации по централизации бюджетного (бухгалтерского) учета и отчетности в органах местного самоуправления и муниципальных учреждениях.

2.

Настоящий приказ вступает в силу со дня его подписания.

Заместитель Губернатора области,начальник Департамента финансов области

В.Н.АРТАМОНОВА

Приложение. Методические рекомендации по централизации бюджетного (бухгалтерского) учета и отчетности в органах местного самоуправления и муниципальных учреждениях

УтвержденыПриказомДепартамента финансов областиот 18 декабря 2017 г. N 61

(приложение)

I. Общие положения

1.

Настоящие Методические рекомендации разработаны с целью обеспечения единого подхода к организации и проведению муниципальными районами (городскими округами), сельскими поселениями (городскими поселениями) (далее – муниципальные образования) мероприятий по централизации бюджетного (бухгалтерского) учета и отчетности (далее – централизация учета и отчетности) в органах местного самоуправления и муниципальных учреждениях.

Методические рекомендации носят рекомендательный характер и направлены на оказание помощи органам местного самоуправления муниципальных образований при реализации мероприятий централизации учета и отчетности.

2.

Организация мероприятий централизации учета и отчетности в органах местного самоуправления и муниципальных учреждениях должна быть направлена на создание единой централизованной информационной системы учета и отчетности с последующей ее интеграцией в региональный сегмент информационной системы управления общественными финансами “Электронный бюджет”, позволяющей повысить уровень открытости и прозрачности бюджетного процесса на территории муниципальных образований.

3. Единая централизованная информационная система учета и отчетности должна быть направлена на:

обеспечение комплексной нормативно-методической поддержкой и организационно-распорядительной документацией всех участников бюджетного процесса муниципального образования, а также муниципальных казенных, бюджетных и автономных учреждений в условиях применения современных централизованных технологий обработки данных и организации электронного документооборота;

повышение результативности использования средств, внедрение в процесс управления финансами и имуществом инновационных информационных технологий и создание единой централизованной информационной системы учета и отчетности для всех участников бюджетного процесса муниципального образования, а также муниципальных казенных, бюджетных и автономных учреждений;

обеспечение бюджетной сети муниципального образования квалифицированными специалистами финансово-экономических специальностей: их подготовка и переподготовка с учетом новых требований к технологиям организации единой централизованной информационной системы учета и отчетности для всех участников бюджетного процесса муниципального образования, а также муниципальных казенных, бюджетных и автономных учреждений.

4.

Задачи централизации учета и отчетности в органах местного самоуправления и муниципальных учреждениях:

повышение качества ведения учета и составления отчетности на основе единой методологии, позволяющей стандартизировать учетные процедуры от момента создания первичного документа до формирования отчетности;

поддержка процессов реформирования бюджетного (бухгалтерского) учета, обеспечение быстрого централизованного перехода на обновленные условия ведения учета и формирования отчетности;

автоматизация бюджетного (бухгалтерского) учета на основе современных программ и технологий, унификация требований к программному обеспечению;

повышение прозрачности учетных процессов с использованием единой базы данных;

повышение скорости выполнения учетных функций путем формализации документооборота, упорядочения данной процедуры, внедрение единых принципов работы сотрудников;

приведение к единым справочникам в бюджетном (бухгалтерском) учете;

унификация документов и документооборота;

решение проблемы кадрового дефицита;

сокращение случаев нарушения сроков подготовки отчетности, повлекших за собой претензии контролирующих органов (штрафы, пени);

сокращение затрат на ведение учета путем оптимизации численности сотрудников;

сокращение затрат на поддержку и эксплуатацию информационных систем.

5. Централизация учета и отчетности проводится на базе центра бухгалтерского учета – муниципального казенного учреждения, наделенного полномочиями по ведению бюджетного (бухгалтерского) учета и составлению бюджетной (бухгалтерской) отчетности (сводной отчетности), а также формирования налоговой отчетности и отчетности в государственные внебюджетные фонды.

6. Субъектами централизации учета и отчетности являются:

органы местного самоуправления муниципального образования;

муниципальные казенные учреждения;

муниципальные бюджетные и автономные учреждения.

7. При централизации учета и отчетности передаются функции в центр бухгалтерского учета (далее – ЦБУ) по:

ведению бухгалтерского учета фактов хозяйственной жизни, активов, обязательств, источников финансирования деятельности, доходов, расходов, иных объектов в соответствии с требованиями действующего законодательства;

формированию и представлению в установленном действующим законодательством порядке и установленные сроки налоговой отчетности и отчетность в государственные внебюджетные фонды;

начислению страховых взносов в государственные внебюджетные фонды в соответствии с действующим законодательством. Взаимодействие с государственными внебюджетными фондами на основании выданной доверенности;

начислению налогов и сборов в соответствии с действующим налоговым законодательством;

формированию и предоставлению бюджетной (бухгалтерской) отчетности в уполномоченные органы.

II. Рекомендации по проведению мероприятий по централизации бюджетного (бухгалтерского) учета и отчетности

1.

В целях проведения централизации учета и отчетности муниципальное образование утверждает план мероприятий (“дорожную карту”) по централизации бюджетного (бухгалтерского) учета и отчетности в органах местного самоуправления и муниципальных учреждениях.

2.

Для проведения мероприятий по централизации учета и отчетности муниципальным правовым актом создается рабочая группа.

3. Рабочая группа проводит мониторинг сложившегося процесса ведения бюджетного (бухгалтерского) учета и формирования отчетности:

– наличия (отсутствия) отраслевых централизованных бухгалтерий;

– используемых информационных систем (программ) по ведению бюджетного (бухгалтерского) учета и формированию отчетности;

– наличия заключенных соглашений по передаче на аутсорсинг ведения бюджетного (бухгалтерского) учета;

– функциональной структуры финансово-экономических служб органов местного самоуправления и подведомственных им учреждений.

4.

В положение об органе местного самоуправления, являющимся учредителем учреждения, наделенного полномочиями по ведению бюджетного (бухгалтерского) учета и составлению отчетности (сводной отчетности), вносятся изменения в части дополнения функции по обеспечению ведения бюджетного (бухгалтерского) учета и составление бюджетной (бухгалтерской) отчетности главного распорядителя (распорядителя), получателя бюджетных средств, главного администратора (администратора) источников финансирования дефицита бюджета, главного администратора (администратора) доходов бюджета и государственных учреждений области, в том числе составление сводной бухгалтерской отчетности бюджетных и автономных учреждений, в отношении которых главные распорядители бюджетных средств осуществляют функции и полномочия учредителя, а также формирование налоговой отчетности и отчетности в государственные внебюджетные фонды.

5. Создание ЦБУ целесообразнее на базе казенного учреждения, функции и полномочия учредителя которого выполняет местная администрация или финансовый орган муниципального образования.

6. Издается распорядительный акт о передаче функций по ведению бюджетного (бухгалтерского) учета и составлению отчетности в ЦБУ, устанавливающий срок утверждения графика и порядок передачи функций бюджетного (бухгалтерского) учета и отчетности органов местного самоуправления и подведомственных им учреждений в ЦБУ.

7. Разрабатывается типовое соглашение о передаче функций по ведению бюджетного (бухгалтерского) учета и составлению отчетности органов местного самоуправления и подведомственных им учреждений в ЦБУ.

8. В соответствии с утвержденным графиком:

заключается соглашение о передаче функций по ведению бюджетного (бухгалтерского) учета и составлению отчетности;

производится сверка расчетов с налоговыми органами и государственными внебюджетными фондами;

осуществляется перенос копии учетных баз данных от органов местного самоуправления и подведомственных им учреждений в ЦБУ и подписывается акт приема-передачи бухгалтерских документов с ЦБУ;

осуществляется подготовка и переподготовка специалистов ЦБУ с учетом новых требований организации единой централизованной информационной системы учета и отчетности.

9. Утверждается правовой акт о единой централизованной информационной системе бюджетного (бухгалтерского) учета и отчетности.

10. Создание единой централизованной информационной системе бюджетного (бухгалтерского) учета и отчетности осуществляется на базе имеющихся или вновь закупаемых программ.

11. Назначаются ответственные исполнители по внедрению электронного юридически значимого документооборота финансово-хозяйственной деятельности органов местного самоуправления и муниципальных учреждений.

12. Вносятся изменения в положения об органах местного самоуправления и уставы подведомственных им учреждений в части исключения функции по ведению бюджетного (бухгалтерского) учета и составлению бюджетной (бухгалтерской) отчетности.

13. Проводятся организационно штатные мероприятия в органах местного самоуправления и муниципальных учреждениях в части сокращения должностей в связи с передачей функций по ведению бюджетного (бухгалтерского) учета и составлению отчетности.

Источник: http://docs.cntd.ru/document/446602630

О бухгалтерии
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: