“””Цифровой”” формат: документооборот и отчетность”

Содержание
  1. Утверждено положение об электронных кадровых документах: что надо знать работодателям
  2. Как присоединиться к эксперименту или отказаться от него
  3. Какие кадровые документы можно переводить в электронную форму
  4. Использование сервиса «Работа в России»
  5. Электронные подписи и обмен документами
  6. О чем сообщать в минтруд
  7. Цифровой документооборот: как достичь эффективности? #электронный архив #СЭД #ECMJ
  8. Цифровой документооборот: жизненный цикл
  9. Модуль цифрового документооборота
  10. Заключение
  11. Как внедряется электронный документооборот для школ и других образовательных учреждений
  12. Применение
  13. Особенности документооборота в школе и специфика внедрения ЭДО в школу
  14. Реализация проекта по внедрению
  15. Формы и форматы электронных документов. В чем разница?
  16. Что такое форматы электронных документов?
  17. .XML – единый формат учетных документов
  18. Форма электронного документа – не есть его формат
  19. Обязательные и рекомендованные форматы и формы электронных документов
  20. Как перейти в цифровой формат и сократить расходы
  21. Ключевые критерии выбора
  22. Электронный обмен данными
  23. Инструмент для менеджеров по продажам
  24. Как спланировать и оценить промо
  25. Comarch E-Invoicing: глобальное управление счетами-фактурами
  26. Цифровые продукты «КОРУС»
  27. Валерия Миронова, Retail.ru
  28. Кадровый документооборот: что ждет участников эксперимента
  29. Как будет проходить оцифровка кадрового документооборота
  30. Как принять участие в эксперименте
  31. Какую отчетность будут сдавать работодатели

Утверждено положение об электронных кадровых документах: что надо знать работодателям

"""Цифровой"" формат: документооборот и отчетность"

  • Новости
  • Трудовые отношения

Утверждено положение об электронных кадровых документах: что надо знать работодателям

2 июля Елена Маврицкая Ведущий эксперт, главбух с 10-летним стажем

Минтруд разработал положение (утв. приказом от 14.05.20 № 240н), в котором содержатся новые, важные для работодателей детали перевода кадровых документов в электронную форму.

Так, положением утверждены формы заявлений об участии в эксперименте и об отказе от участия, названы кадровые документы, которые можно переводить в электронную форму.

Кроме того, сообщается, какую информацию и как организации должны будут регулярно передавать чиновникам.

Напомним, что основы для перевода кадрового документооборота в электронный формат закреплены Федеральным законом от 24.04.20 № 122-ФЗ (далее — Закон № 122-ФЗ).

Пока для работодателей, сотрудников и кандидатов на работу участие в эксперименте по кадровому электронному документообороту (ЭДО) — строго добровольное. Закончится эксперимент 31 марта 2021 года.

С большой долей вероятности после этой даты электронные кадровые документы станут обязательными для всех. Соответствующие поправки будут внесены в Трудовой кодекс (см.

«Переход на электронные кадровые документы и сервис «Работа в России»: что надо знать работодателям»).

Подготовить документы для перехода на электронные трудовые книжки в сервисе «Контур.Персонал» Подключиться к сервису

Минтруд разработал положение о порядке участия в эксперименте (утв. приказом от 14.05.20 № 240н; далее — Положение). Чиновники прояснили некоторые моменты, а также дополнили ряд положений Закона № 122-ФЗ.

Как присоединиться к эксперименту или отказаться от него

Чтобы стать участником, работодатель должен написать заявление и направить его в Минтруд до 1 декабря 2020 года. Рекомендованная форма приведена в приложении № 1 к Положению. В заявлении следует указать:

  1. ИНН.
  2. Основной вид деятельности.
  3. Штатную численность работников.
  4. Предполагаемое число сотрудников, которые будут участвовать в эксперименте.
  5. Наличие профсоюзной организации.
  6. Место проведения эксперимента.

Участник эксперимента может в любой момент отказаться от него. Для этого тоже понадобится заявление. Его рекомендованная форма приведена в приложении № 2 к Положению. Работодателю нужно сообщить свое название, ИНН и причину отказа.

Какие кадровые документы можно переводить в электронную форму

Виды документов, подпадающих под эксперимент, перечислены в приложении № 3 к Положению. К ним, в числе прочего, относятся:

  • договоры: трудовой; коллективный; ученический; на получение образования без отрыва или с отрывом от работы; о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности;
  • приказы (распоряжения): о приеме на работу; о прекращении трудового договора;
  • графики: отпусков; сменности; работы на вахте;
  • отдельное соглашение к трудовому договору;
  • соглашение об изменении условий трудового договора;
  • локальный нормативный акт;
  • заявление;
  • согласие;
  • отказ;
  • уведомление;
  • извещение;
  • объяснение.

Составьте и распечатайте трудовой договор под вашу ситуацию с помощью специального конструктора

Использование сервиса «Работа в России»

Электронный документооборот можно осуществлять одним из двух способов: при помощи собственной программы работодателя, либо при помощи сервиса «Работа в России». Возможен и смешанный вариант. Он подразумевает, что часть документов создается, используется и хранится в своей информационной системе, а часть — в сервисе «Работа в России».

Заказать электронную подпись для использования сервиса «Работа в России» Получить через час

В период с 20 июля по 4 сентября 2020 года «Работа в России» будет применяться для целей эксперимента в режиме так называемой «опытной эксплуатации». В это время пользоваться данным сервисом смогут лишь те организации, которые до 1 июля выразили свое согласие.

От них потребуется зарегистрироваться в единой системе идентификации и аутентификации (ЕСИА) и проследить, чтобы там зарегистрировались работники, выразившие согласие участвовать в эксперименте.

Плюс к этому работодателям необходимо получить усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП).

Начиная с 1 октября 2020 года, пользоваться сервисом «Работа в России» смогут все желающие.

Электронные подписи и обмен документами

Способ передачи сведений работнику (или кандидату в работники), а также вид электронной подписи (ЭП) зависит от информационной системы и типа кадрового документа (см. таблицу).

Таблица

Способ подписания электронных кадровых документов и передачи их сотрудникам (соискателям)

Сервис, который использует организацияКакая подпись используется при создании и изменении:Как предоставить документ работнику (соискателю)
договоров: трудовых; ученических; о материальной ответственности; на получение образования без отрыва или с отрывом от работыпрочих кадровых документов
«Работа в России»Усиленная квалифицированная ЭП работодателя;простая ЭП сотрудника (ее ключ можно получить на портале «Работа в России»)Усиленная квалифицированная ЭП работодателя;вид ЭП работника определяется в локальном нормативном актеЧерез личный кабинет работодателя. Работник (соискатель) может ознакомиться с документом через свой личный кабинет после аутентификации в системе
Собственная системаДве усиленные квалифицированные ЭП: работодателя и сотрудника. Работник вправе использовать усиленную неквалифицированную ЭПСпособ устанавливается в локальных нормативных актах и трудовых договорах

Получить сертификат усиленной квалифицированной электронной подписи через час

О чем сообщать в минтруд

В пункте 12 Положения говорится, что работодатели — участники эксперимента будут регулярно представлять в Минтруд информацию. Делать это нужно в сроки:

  • до 1 августа 2020 года;
  • до 1 декабря 2020 года;
  • до 2 апреля 2021 года.

Для сообщения информации о ходе эксперимента следует использовать бланк, приведенный в приложении № 4 к Положению.

Там, в числе прочего, есть поля для отображения данных об общей численности персонала; о количестве сотрудников, участвующих в эксперименте, и о тех, кто от него отказался.

Есть поле, где нужно описать процедуру получения ЭП работника: через собственный или через внешний удостоверяющий центр. Есть строка для перечисления технических проблем, возникших при хранении электронных кадровых документов и проч.

Бесплатно заполнить и сдать СЗВ‑ТД через интернет

Источник: https://www.BuhOnline.ru/pub/tks/2020/7/15798

Цифровой документооборот: как достичь эффективности? #электронный архив #СЭД #ECMJ

"""Цифровой"" формат: документооборот и отчетность"

Термин «юридически значимый электронный документооборот» (ЮЗЭД) прочно занял место обязательного элемента любой информационной системы, особенно в сфере управления общественными финансами.

Однако в большинстве проектов электронный обмен охватывает только отдельный перечень документов, которые очень часто дублируются бумажными копиями, например, для обеспечения их долговременной сохранности.

Ряд вопросов ЮЗЭД не до конца урегулирован в законодательстве.

Но уже сегодня есть действительно эффективные подходы к решению данной проблемы, которые находят свое применение в проектах по централизации бухгалтерского учета, в сфере государственных закупок, при обеспечении ведения реестра имущества и в других сферах государственного управления. О новых разработках компании «Кейсистемс-Безопасность» рассказывает генеральный директор Сергей Николаевич Сергеев.

Есть целый ряд эффектов, упомянутых в этой статье, которые нельзя получить только за счет правильной организации электронного документооборота. Традиционно ЮЗЭД считается правильным, когда применяется безбумажная форма передачи документов, обеспечивается их юридическая значимость и декларируется однократность ввода документов. 

К сожалению, на поверку часто оказывается, что однократность ввода обеспечивается только в рамках одной конкретной информационной системы, а «электронный документ» вовсе не электронный, а только лишь скан­-копия бумажного документа. Или, наоборот, получив изначально электронный документ (например, госконтракт), его печатают и даже зачем-то повторно подписывают на бумаге.

Цифровой документооборот — это термин, который применен в данной статье, чтобы отразить суть обмена электронными документами с соблюдением требований, отраженных в национальной программе «Цифровая экономика».

Важнейший из признаков цифровизации в указанной нацпрограмме — это создание единой цифровой среды доверия между всеми юридическими лицами, где единожды созданный электронный документ передается в машиночитаемом виде и уже никогда (я подчеркиваю, вообще никогда) не должен обрабатываться вручную.

Цифровой документооборот: жизненный цикл

Итак, в отличие от традиционной формы ЮЗЭД при цифровой форме взаимодействия юридически значимый электронный документооборот и однократность ввода документа обеспечиваются между любыми двумя (и более) контрагентами с применением электронной подписи, базирующимися на единых инфраструктурных, технологических и методологических решениях.

Подробнее об электронном обмене документами

По нашему мнению, жизненный цикл документа при цифровом документообороте должен обеспечиваться с учетом следующих основных требований:

●   с момента появления электронного документа он имеет машиночитаемую форму и вносится в информационные системы автоматически;

●   движение документа и факт его передачи фиксируются в метаданных и усиливаются меткой времени;

●   соблюдаются строгие требования по криптографической защите и подтверждению полномочий подписывающих лиц;

●   обеспечена возможность архивного хранения электронных документов органов государственной власти, завершенных делопроизводством, с сохранением их юридической силы;

●   документ может быть передан по запросу в форме, пригодной для контрольного органа, суда и т. п.

Вышеуказанные требования должны обеспечиваться за счет организационных мероприятий с применением специальных технических средств цифрового обмена документами.

В любом случае важнейшим вопросом остается юридическая значимость документов, которую необходимо рассматривать в более широком контексте, чем просто наличие или отсутствие функции подписания документа в конкретно взятой информационной системе.

В частности, отдельные вопросы и возможные пути их решения отражены в таблице.

Таблица. Отдельные вопросы применения электронных документов и возможные решения

ВопросыВозможные решения
Юридическая сила при создании и краткосрочном хранении электронных документовВ самом общем случае можно обеспечить юридическую силу электронного документа, подписав его усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП).Придание юридической силы может быть реализовано с использованием иных технологий создания простых электронных подписей. Такой вариант может оказаться эффективнее, но потребуется применение дополнительных соглашений и регламентов.И в том и в другом случае юридическая сила будет обеспечена в течение действия сертификатов электронной подписи. Как правило, это один год.
Юридическая сила при долгосрочном хранении электронных документовДля обеспечения юридической силы документов при долговременном хранении, кроме доверия к первичному электронному документу, необходимо создать и поддерживать непрерывную цепочку доверенных хранителей и добавлять штампы времени.При принятии на хранение результат проверки действительности электронной подписи на момент подписания и метка времени заверяются технологической подписью архива-хранителя. Срок действия электронной подписи архива также закончится, но до этого момента документ и результат предыдущей проверки будут переданы новому хранителю — произойдет контроль предыдущей технологической подписи архива, и результат проверки с новой временной меткой подписывается следующей технологической подписью архива.Такой подход оформлен в виде усовершенствованной квалифицированной электронной подписи.При долговременном хранении (более десяти лет) необходимо также принимать меры, связанные с устареванием технологий (миграция/конвертирование, консервация технологий, эмуляция, инкапсуляция).
Доверие к полномочиям подписантаУспешная проверка электронной подписи отвечает на вопрос: подписан ли документ действующей электронной подписью, принадлежащей определенному лицу? Появляется необходимость ответить на вопрос: имел ли право данный человек подписывать документ? Необходимо управлять структурой полномочий участников цифрового обмена.
Управление средствами электронной подписиКогда мы говорим о применении квалифицированной электронной подписи в информационных системах регионального масштаба — это тысячи и десятки тысяч сертификатов, криптопровайдеров и токенов, для получения которых требуется очное взаимодействие с представителями удостоверяющих центров. Выстраивание эффективного процесса взаимодействия всех участников — важная задача, которая чаще всего не рассматривается при разработке и реализации даже масштабных проектов.

Модуль цифрового документооборота

Вышеописанная задача была детально рассмотрена аналитиками компании «Кейсистемс-Безопасность», а результаты работы сегодня доступны в виде специализированного продукта под названием «Модуль цифрового документооборота». Продукт сформирован как универсальный набор сервисных компонентов (рисунок), базирующихся на единых инфраструктурных, технологических и методологических наработках.

Рисунок. Основные задачи перехода к цифровому обмену и хранению документов

Рассмотрим конкретные примеры применения. В сфере государственных закупок внедрение цифрового обмена документами позволит получить достоверную (подтвержденную криптографическими методами) информацию о времени получения от исполнителя актов выполненных работ, а также о времени их рассмотрения государственным заказчиком.

Указанные акты или иные закрывающие документы можно получить в машиночитаемом виде, автоматически загружая в региональную систему закупок, например, «WEB-торги». Таким образом, появляется возможность отследить соблюдение сроков сдачи работ и своевременность их приемки заказчиком на их соответствие требованиям Закона № 44 ФЗ.

При организации централизованных бухгалтерий (единых центров бухгалтерского обслуживания) внедрение цифрового обмена документами позволит полностью исключить ручной ввод целого ряда документов, поступающих в бухгалтерию от контр­агентов и различных подразделений крупных учреждений. Фиксация времени поступления первичных документов позволит строго отслеживать график документооборота, контролировать сроки отражения операций и др. Все это существенно повысит качество учета, эффективность внутреннего контроля и достоверность отчетности.

Заключение

Очевидно, что необходимость перехода на цифровой документооборот будет только возрастать в ближайшие годы, так как, во-первых, это важнейшая часть цифровой экономики, а во-вторых, такой подход обеспечит значительный прорыв в повышении скорости и эффективности процессов во всех сферах государственного управления. Вместе с тем стоит отметить, что все технологические и методологические возможности для реализации подобных проектов в российских регионах уже имеются.

Источник: https://ecm-journal.ru/docs/Cifrovojj-dokumentooborot-kak-dostich-ehffektivnosti.aspx

Как внедряется электронный документооборот для школ и других образовательных учреждений

"""Цифровой"" формат: документооборот и отчетность"

Каждой организации необходим грамотно выстроенный документооборот.

Передовые информтехнологии предоставляют образовательным учреждениям широкие возможности относительно роста эффективности организации учебного процесса, а также оптимизации функционирования его административных подразделений. За счет внедрения средств автоматизации учебного процесса работа налаживается максимально оперативно, сводятся к минимуму ошибки.

Применение

ЭДО в школе позволяет решить наиболее актуальные проблемы:

  • накапливание чрезмерного количества документации;
  • риск попадания данных в чужие руки;
  • создание множества дубликатов документов;
  • расходы на печать документации;
  • значительные затраты времени на подготовку и согласование бумаг.

За счет внедрения ЭДО в школе эффективно решаются все указанные выше проблемы. Из положительных моментов можно отметить и обеспечение согласованного функционирования всех подразделений области образования.

Становится значительно проще сама работа с бумагами, растет ее уровень эффективности, а также производительность труда сотрудников. Оперативность доступа к данным – также неоспоримый плюс перехода на цифровую форму ведения документации.

За счет ЭДО в школе решается вопрос разграничения прав доступа каждого из сотрудников или их групп к определенной информации.

Само понятие ЭДО подразумевает определенный способ работы с документацией. Его специфика заключается в том, что цифровые материалы подписываются ЭЦП. При этом они становятся по значению аналогичными документу на бумаге.

Главным плюсом внедрения электронного документооборота в школе становится снижение бюрократизации. Вместе с тем сокращается нагрузка на учителей, которым сейчас приходится тратить много времени на оформление многочисленных бумаг.

Многие руководители образовательных организаций — порядка 74% согласно приведенным опросам — признают преимущества перехода на электронный документооборот. Указанная мера положительно скажется на информатизации образования. Именно школы сейчас становятся инициаторами перевода документооборота в цифровой формат.

Особенности документооборота в школе и специфика внедрения ЭДО в школу

Практика внедрения электронного документооборота в школе охватывает введение цифровых журналов и дневников.

Это информпространство, а также инструмент, призванный объединить педагогов, родителей и учеников, обеспечить контроль, анализ, подготовку решений относительно совершенствования особенностей обучения и воспитания детей.

Информационные технологии нашли воплощение в реализации образовательных соцсетей, среди которых Дневник.ру. В итоге планируется сформировать единую сеть для школьных заведений, педагогов, родителей.

В планах Правительства РФ организовать предоставление широкого спектра услуг в электронном формате для образовательных учреждений: прием заявлений, зачисление детей, предоставление данных о порядке проведения госаттестации обучающихся и пр. С целью роста эффективности системы образования осуществляется внедрение цифровых форм отчетности во многих школах страны. Для этого применяется свыше 10 программных пакетов и сервисов.

Астрал.Онлайн и 1С-ЭДО – эффективный метод внедрения систем автоматизации документооборота в образовательных учреждениях. Каждый из вариантов демонстрирует свои преимущества. 1С-ЭДО имеет простой интерфейс, в котором не составит труда быстро разобраться.

В итоге минимизируется число ошибок и время, затрачиваемое на подготовку отчетности. Плюсом Астрал.Онлайн становится доступность с любого устройства – нет географической привязки. Можно воспользоваться функционалом ПО где угодно.

Не понадобится инсталлировать продукт на ПК, что дает возможность сэкономить свободное место на жестком диске.

Реализация проекта по внедрению

ЭДО в школе осуществляется последовательно. Можно выделить такие этапы работы:

  • Подготовительный, также именуемый прогностическим. Здесь нужно создать нормативно-правовую базу, проинформировать всех участников образовательного процесса о задачах предстоящих мероприятий. Далее идет черед инвентаризации имеющихся материально-технических и кадровых ресурсов. Понадобится организовать покупку техсредств, нужных для воплощения проекта в жизнь. Подготовка педагогов и сотрудников школы по теме применения ПО также относится к указанному этапу.
  • Затем наступает через второго шага. На этой стадии нужно создать реально действующую модель внедрения ЭДО в образовательной организации. Делается это путем поиска и апробации на практике нужного ПО. Затем идет череда автоматизации традиционных систем ведения документации и получения первых итогов проведенного эксперимента.
  • На заключительной стадии потребуется подвести итоги работы, проанализировать их. После этого формируются методические рекомендации относительно применения модели ведения обмена документацией в цифровом формате. Формируются и отчеты по результатам реализации данного проекта.

При передаче цифровой документации в иные организации их следует заверить ЭЦП руководства.

Чтобы обеспечить автоматизацию обмена документацией на уровне образовательных организаций, надлежит обеспечить достаточную ресурсную базу. Сюда входят как возможность доступа к сети Интернет, так и возможность работы с цифровым журналом для каждого из учителей. Вопрос ресурсного обеспечения деятельности педагогов может решаться различными способами: ПК, ноутбук, мобильное устройство.

Основные проблемы, затрудняющие внедрение электронного документооборота в школе, следующего характера:

  • недостаточная скорости работы сети Интернет, а также отсутствие организованной локальной сети внутри учреждения образования;
  • низкая техоснащенность школ, не соответствующая требованиям внедрения ЭДО;
  • недостаточный уровень компетентности сотрудников сферы образования в сфере интернет-технологий.

Это лишь часть трудностей, с которыми приходится столкнуться на пути введения ЭДО в школе.

Эффективно решить эти проблемы можно следующим путем:

  • создание виртуального образовательного пространства – должна быть реализована опция проведения массовых видеоконференций, виртуальных экскурсий, ведение цифровых дневников и пр.;
  • достижение достаточного уровня оснащенности образовательных учреждений современным оборудованием;
  • повышение квалификационного уровня школьного персонала относительно применения интернет-технологий на практике;
  • доплаты учителям за работу в системе электронного документооборота;
  • выработка единой формы бумажной и цифровой отчетности.

Реализация указанных мер позволит ускорить процесс перехода на цифровой документооборот. Только тогда образовательная организация станет технологически современной. В этом случае информтехнологии становятся неотъемлемым элементом среды образования.

Пока что даже в крупных городах РФ скорость подключения учреждений образования к Глобальной Сети слишком низкая – в интервале от 28 кбит/с до 10 Мбит/с. Подобное состояние интернет-сети не дает возможности полноценно внедрять передовые информационно-коммуникационные методы работы.

Немалое внимание нужно уделить и вопросу техобеспечения. Для реализации рабочих мест нужно обзавестись универсальными компьютерами с набором периферийных устройств, включая принтеры, сканеры и мультимедийные проекторы.

Надлежит также позаботиться о разработке нормативно-правовых бумаг, локальных актов.

Образовательные учреждения выражают готовность к переменам и желание избавиться от больших объемов бумажной работы. Поэтому необходимо распространять данные о том, какие шаги следует предпринять на пути к трансформациям.

В настоящее время реализуется национальный проект под названием «Образование». В рамках него предусмотрен перевод имеющейся документации в цифровую форму.

После завершения необходимых мероприятий надзорным органам будет достаточно лишь одного клика для получения всей нужной информации.

Процесс постепенно идет, так что уже спустя несколько лет можно говорить о переводе большей части образовательных учреждений на систему ЭДО.

1С-ЭДО

Сервис для организации документооборота с Вашими контрагентами из программы 1С

Источник: https://astral.ru/business/elektronnyy-dokumentooborot/dlya-shkoly/

Формы и форматы электронных документов. В чем разница?

"""Цифровой"" формат: документооборот и отчетность"

Вопросы о том, чем отличается форма электронного документа от формата, появились с тех самых пор, когда Федеральная налоговая служба дала добро на использование в налоговом учете электронных первичных документов. Произошло это более трех лет назад. Тем не менее, данные понятия путают до сих пор. Давайте разбираться, что есть что.

Что такое форматы электронных документов?

Чтобы ответить на этот вопрос, начнем с небольшой классификации. Весь перечень документов, используемых сегодня в организациях, можно разделить на две группы:

  1. Документы, которые можно использовать и в бумажном, и в электронном виде (товарная накладная ТОРГ-12, счет-фактура, универсальный передаточный документ, акт выполненных работ, счет на оплату, договор поставки и др.).
  2. Документы, которые разрешено применять исключительно на бумаге (копия счета-фактуры, предоставляемая агентом принципалу, товарно-транспортная накладная (ТТН), декларация соответствия и др.).

В данном случае нам интересны документы первой группы, которые по законодательству разрешено создавать, передавать и хранить в электронном виде. Правда, стоит иметь в виду, что к форматам некоторых электронных документов закон предъявляет жесткие требования, равно как и к форме ряда электронных документов.

.XML – единый формат учетных документов

Все электронные документы (далее – ЭД), которые применяет ваша организация в работе, делятся на формализованные и неформализованные.

ЭД, формат которых четко описан и определен законодательством, называются формализованными. К ним относятся: счет-фактура, накладная ТОРГ-12 и акт выполненных работ.

Все остальные ЭД (счета на оплату, письма, доверенности, паспорта сделки и др.) являются неформализованными. Особых требований к их форматам не существует. Форма данных электронных документов так же не важна.

Формализованные документы создаются по форматам ФНС. На сегодняшний день для электронных подлинников законодательно утвержден единый формат – .XML, для отсканированных копий – .JPG, .TIFF, .PDF, .PNG.

Что интересно: есть обязательный к применению формат электронного счета-фактуры, соответствующий требованиям ФНС, – это .XML. А есть рекомендованные форматы для акта и ТОРГ-12, и это тоже .XML.

Несмотря на то что обмениваться первичкой вы можете в любых форматах, при истребовании в электронном виде налоговая примет только документы в формате .XML. Если же вы обмениваетесь первичкой в другом формате, представлять ее в ФНС вам придется на бумаге.

Неудобно, неправда ли? Поэтому, чтобы избежать путаницы, мы советуем вам использовать форматы, рекомендованные ФНС.

Форма электронного документа – не есть его формат

Шаг за шагом мы приближаемся к пониманию того, что представляет собой формат электронного документа. На самом деле определений данного понятия может быть несколько. Это и структурированный набор данных, удобный для хранения и автоматической обработки. Форматом можно назвать и закодированную текстовую информацию, которая отвечает за распределение и представление данных в ЭД.

Ниже вы видите, как выглядит электронный счет-фактура в формате .XML. Его тело состоит из элементов разметки и самого массива данных. Ознакомиться с требованиями, предъявляемыми к формату электронного счета-фактуры, можно в тексте Приказа ФНС от 04.03.2015 № ММВ-7-6/93@.

Теперь перейдем к форме. Если формат отвечает за «внутреннее содержание», то форма электронного документа являет собой его «лицо».

Другими словами, то, как выглядит ЭД на экране компьютера или на бумаге, и есть его форма. Для некоторых документов закон определяет жесткую форму.

Это в первую очередь касается счета-фактуры, форма которого утверждена Постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. N 1137.

Обязательные и рекомендованные форматы и формы электронных документов

Итак, давайте сделаем выводы. Среди всего массива форм и форматов существуют обязательные к применению и рекомендованные. Чтобы раз и навсегда уяснить положение дел с формами и форматами электронных документов, просто ознакомьтесь со следующей таблицей.

Наименование ЭДФорматОбязательность применения форматаФормаОбязательность применения формы
Счет-фактура.XMLВ соответствии с Приказом ФНС от 04.03.2015 № ММВ-7-6/93@ формат .XML обязателен к применению.Форма разработана и утверждена.Форма счета-фактуры определена Постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. N 1137 и обязательна к применению.
Акт выполненных работ.XML, .PDF, .DOC, .XLS, .JPEG, .TIFF и др.

Источник: https://www.synerdocs.ru/6246240.aspx

Как перейти в цифровой формат и сократить расходы

"""Цифровой"" формат: документооборот и отчетность"

Наступающая рецессия подталкивает компании к более глубокой цифровой трансформации и внедрению эффективных ИТ-решений. Ключевой момент каждого проекта — выбор правильного решения и надежного подрядчика. Успешный опыт внедрений самых востребованных на сегодняшний день сервисов и программ имеют компания Comarch и ее многолетний партнер в области EDI и ЭДО «КОРУС Консалтинг СНГ».

Для перевода бизнес-процессов в цифровой вид применяются специализированные ИТ-продукты, способные облегчить контроль операционной деятельности и уменьшить затраты.

На рынке есть ИТ-решения, доказавшие свою эффективность за годы внедрений именно в отраслях розничной торговли и производства FMCG. Но правильно выбрать  решение, подрядчика и исполнителя бывает непросто.

Ключевыми критериями выбора партнера должны быть надежность и успешный опыт внедрений.

Ключевые критерии выбора

Критериям надежности и наличию солидного портфеля реализованных проектов отвечают компания Comarch и ее многолетний партнер в области EDI и ЭДО «КОРУС Консалтинг СНГ». Эти компании имеют комплекс самых востребованных на сегодняшний день ИТ-решений и сервисов, позволяющих оцифровать и оптимизировать как внутренние, так и внешние бизнес-процессы.

Группа Comarch — глобальная ИТ-компания, разработчик программных продуктов, оказывает услуги по внедрению и управлению системами. Ассортимент продуктов насчитывает более 100 линеек.

Расходы на НИОКР в 2019 году увеличены на 31%.

Имеет 55 дочерних компаний, 92 представительства и тысячи успешно реализованных проектов на шести континентах почти в 100 странах, в том числе более 15 лет предоставляет свои сервисы и внедряет проекты в России.  

«КОРУС Консалтинг СНГ» — эксклюзивный российский партнер Comarch в области EDI и ЭДО, сотрудничество с которым длится более 15 лет. Разработчик и провайдер облачных сервисов для автоматизации b2b-процессов управления цепочками поставок и взаиморасчетов.

Один из лидеров рынка электронного документооборота, поставщик Saas-решений для финансового сектора и ритейла. В 2020 году включен в перечень системообразующих предприятий в сфере ИКТ от Минсвязи и Правительства РФ.

Среди клиентов — торговые сети, поставщики, международные производители, логистические и телекоммуникационные операторы, топ-20 банков и финансовых организаций страны.

Рассмотрим несколько популярных решений этих компаний для ритейла и его поставщиков.

cybrain/shutterstock

Электронный обмен данными

Comarch EDI — это облачная платформа, обеспечивающая высокую надежность обмена данными между бизнес-партнерами.

Решение позволяет использовать удобный для каждого из партнеров способ коммуникации: глубокая интеграция ИТ-инфраструктуры компании с системой электронного обмена документацией или веб-система EDI (подходит для небольших компаний, так как позволяет не тратить ресурсы на полную интеграцию, работает как электронный почтовый ящик). Позволяет полностью оцифровать цепочку поставок и коммуникацию со своими партнерами как в сфере продаж, так и предоставления услуг.

Преимущества Comarch EDI — глобальный охват и операционная совместимость: поддержка более 80 типов сообщений, обмен до 650 миллионами документов ежегодно, объединение более чем с 600 розничными сетями, 130 тыс. организаций более чем в 50 странах по всему миру, объединенных в сеть.

По данным исследования Comarch, внедрение EDI позволило 83% клиентов сократить затраты на управление документацией на 50%. Большинство респондентов отметили уменьшение количества ошибок на 60–70%, каждый шестой сообщил о полном устранении, 90% участников отметили ускорение логистических процессов более чем на 50%.  

Международная группа Metro

Компания ежедневно взаимодействует с большим количеством поставщиков и создает сотни заказов. В таких условиях нет права на ошибку или недопонимание. Для надежности работы центр электронного обмена документацией был перенесен на Comarch EDI. Внедрение позволило:

  • управлять инфраструктурой EDI по 35 линиям продаж
  • объединить в общую сеть свыше 13 тыс. поставщиков из 24 стран
  • организовать четкий обмен документами — до 65 миллионов документов ежегодно.

Благодаря решению Comarch, EDI компания Metro смогла ускорить процесс принятия решений и обеспечить своевременную реакцию на постоянно меняющиеся условия бизнес-среды.

Инструмент для менеджеров по продажам

Comarch SFA Online Distribution — это инновационная платформа для ведения отчетности и обеспечения коммуникации между производителем и дистрибьютором, ритейлером либо оптовиком.

Успешность сотрудничества производителя с дистрибьюторами во многом зависит от эффективно налаженной коммуникации. При этом взаимодействие партнеров должно основываться на достоверной и актуальной информации о рынке. Возможность анализа этих данных дает существенное конкурентное преимущество в каждой отрасли продаж.

С помощью специального коммуникационного интерфейса, установленного у дистрибьюторов, платформа ежедневно автоматически создает отчеты. Эти данные в виде электронных сообщений попадают в центральную базу данных, где проходит процесс их верификации и конвертации (спаривание кодов производителя и дистрибьютора / склада дистрибьютора).

Данные, полученные с помощью Online Distribution, позволяют лучше и быстрее анализировать рынок и предпочтения клиентов, эффективнее управлять продажами и принимать решения, основанные на цифрах.

Данные можно использовать для управления уровнем запаса товаров, оценки производительности партнера, вознаграждения партнеров на основании данных о продаже, обмена информацией с партнерами, исключения мошенничества (анализ потоков данных, трансграничных продаж, недостающих данных и т. д.).

Важное преимущество Comarch Online Distribution — более 100 реализованных проектов, в рамках которых было объединено свыше 800 дистрибьюторов.

Moët Hennessy (группа Louis Vuitton)

Задачи внедрения Comarch Online Distribution:

  • подключение к платформе стратегических дистрибьюторов
  • проведение промо на основе реальных данных о продажах
  • возможность определения реального потенциала торговых точек, баров, ресторанов по данным об остатках
  • мониторинг остатков на рынках с высоким спросом во время сезонных пиков.

Ключевые факты внедрения:

  • подключены к системе дистрибьюторы 19 европейских стран
  • 110 дистрибьюторов и оптовиков (в основном канал онлайн-продаж)
  • использование отчетности Total Category
  • анализ данных с использованием инструмента отчетности Comarch (Online Sales Support)
  • интеграция с MH BI и SFA system.

Rawpixel.com/shutterstock

Как спланировать и оценить промо

Модуль Trade Promotion Management помогает планировать промоакции, рассчитывать   бюджеты и оценивать эффективность проведенных рекламных кампаний.

Решение позволяет использовать аналитику для выявления лучших методов стимулирования продаж.

Модуль интегрирован с мобильным приложением для торговых представителей Comarch Mobile Sales Force Apps, благодаря чему подготовленные и подтвержденные рекламные кампании могут быть сразу отправлены в отдел продаж. Существует также возможность настроить интеграцию с внешним решением для торговых представителей.

Информация о клиентах, продуктах, расчетах или объемах продаж может напрямую скачиваться из ERP-систем.

Trade Promotion Management — это настраиваемая панель индикаторов, маршруты согласования и подтверждения промоакций, оптимизация бюджетов, анализ данных и отчетность, определение рекламной активности, вид календаря, расчет и подтверждение рекламных кампаний, определенные KPI. Одним словом, все, что может быть полезным в организации и контроле внутренних процессов, связанных с планированием, запуском и расчетом промоактивностей.

Основные преимущества Trade Promotion Management — эффективное планирование торговых промоакций на основании исторических данных и текущего анализа, быстрый и простой анализ эффективности проведенных рекламных кампаний, простая настройка всех параметров системы и KPI.

Один из мировых лидеров пивоваренной отрасли Asahi

Вызовы:

  • быстрое внедрение изменений и усовершенствований процессов по требованию клиента
  • один пункт управления рекламными акциями во всех каналах продажи
  • контроль издержек и затрат, связанных с рекламными акциями.

Решение — Comarch TPM:

  • On/Off-invoice скидка для рекламных акций
  • 1 бесплатное пиво в рекламных акциях
  • перерасчет показателей эффективности рекламных акций KPIs
  • маршруты и цепочки подтверждения
  • рекомендованные промоакции
  • интеграция с SAP, SFA, BI системами клиента.

Comarch E-Invoicing: глобальное управление счетами-фактурами

Comarch E-I nvoicing — комплексное интегрированное решение по управлению электронными счетами-фактурами.

По данным исследования Comarch, 77% опрошенных компаний до сих пор получают основную часть счетов-фактур в бумажном или отсканированном виде, 68% вводят их вручную в формате сообщений электронной почты или PDF.

Больше половины компаний отметили проблемы соответствия требованиям в сфере расчета налогов и НДС (63%) и обеспечения целостности счетов-фактур (54%).

Несоблюдение этих требований может привести к росту дополнительных издержек и риску юридической ответственности.

Comarch E-Invoicing обеспечивает оптимизацию и автоматизацию всех процессов, связанных со счетами-фактурами:

  1. Поддержка процессов управления кредиторской и дебиторской задолженностью;
  2. Соответствие нормативным требованиям — верификация электронных счетов-фактур, взаимодействие с местными налоговыми органами и консультантами;
  3. Сбор данных по различным коммуникационным каналам и из различных форматов сообщений. Решение может преобразовывать счета-фактуры из формата, используемого партнерами, в формат, поддерживаемый системой компаний, а также проводить  сопоставления и валидацию документов.

Преимущества Comarch E-Invoicing — глобальный охват, комплексный подход к организации всех процессов, связанных со счетами-фактурами, интеграция с государственными и национальными платформами, обеспечение соответствия нормативным требованиям, точка доступа в общеевропейскую сеть электронных закупок (PEPPOL), электронное архивирование, автоматизация рабочих процессов управления кредиторской задолженностью.

Компании, внедрившие Comarch E-Invoicing, отметили экономию времени — на 22%, сокращение затрат — на 19%, сокращение ошибок — на 13%.

Сеть розничной торговли Carrefour

Внедрены модули:

  • управление процессами закупок и оплаты
  • оптимизация внутренней системы управления счетами-фактурами
  • управление поставщиками и словарями статей затрат
  • унификация процедур закупки и построение единой системы обработки заказов.

Результаты внедрения:

  • рабочий процесс управления счетами-фактурами интегрирован с People Soft
  • устраняются 95% ошибок на этапе ввода данных
  • ускорен процесс приемки документов на 350%
  • заархивировано более 1,2 миллиона документов.

Цифровые продукты «КОРУС»

Портфель «КОРУС Консалтинг СНГ», партнера международного EDI-провайдера Comarch в России, содержит ключевые сервисы для автоматизации бизнес-процессов.

Юридически значимый электронный документооборот (ЭДО) — обмен юридически значимыми электронными документами, производимый за несколько минут.

«КОРУС» как оператор электронного документооборота помогает клиентам поддерживать бизнес-процессы, сократить время и средства на пересылку документов, а также экономить человеческие ресурсы.

Электронный документ приравнивается к бумажному аналогу, обладает 100%-ной подлинностью и юридической значимостью за счет подписания документа электронной цифровой подписью.

Документооборот от «КОРУС» поддерживается двумя основными сервисами — ЭДО (ранее E-invoicing) внутри маркетплейса Сбербанк бизнес-онлайн для корпоративных клиентов банка и «Сфера курьер» — для клиентов других банков. Трафик EDI и ЭДО, по итогам I квартала 2020 года, достиг 60 млн документов в месяц.

Электронная отчетность в государственные органы. Сервис позволяет сдавать отчетность в режиме онлайн в ФНС, ПФР, Росстат и ФСС.

Электронная цифровая подпись (ЭЦП). Компания имеет собственный удостоверяющий центр, обладающий всеми необходимыми лицензиями и осуществляющий выпуск электронных подписей всех типов, в том числе и ЭП для торгов. Среднее время выпуска подписи составляет 3–4 минуты. В целом удостоверяющий центр «КОРУС» уже выдал более миллиона подписей.

Решение по маркировке. Специальное комплексное решение для производителей и дистрибьюторов, работающих с маркированной продукцией. Фокус 2020 года: полный контроль всего процесса маркировки и организация канала связи между крупными торговыми сетями и мелкоформатной розницей для передачи и обмена УПД и кодами маркировки для дальнейшей передачи права собственности на товары.

«КОРУС» осуществляет настройку 1С-системы клиента для работы с маркировкой (подключение СУЗ и ЦРПТ, настройка шаблонов этикеток, получение GTN и их загрузка в систему, настройка 2D-сканера или ТСД), выпуск ЭП для регистрации в системе «Честный знак» и отправку данных по каналу электронного документооборота.

Линейка продуктов «1С». «КОРУС» обладает статусом франчайзи «1С» и имеет право на поставку и продажу лицензий и конфигураций продуктов «1С:Документооборот» различных типов.

Среди клиентов компании — 2GIS, «Нефтехимкомплект», «Эконива» и т. д.

Решения подойдут клиентам разного масштаба и рода деятельности — как крупным холдингам, так и небольшим компаниям численностью до 100 сотрудников, как торговым, так и производственным компаниям.

Мы очень надеемся, что нам удалось хоть немного облегчить поиск методов и уже проверенных решений IT в направлении оптимизации издержек компании в это трудное для многих компаний время. Несомненно, хорошей новостью является то, что на рынке уже есть проверенные технологические партнеры и проверенные решения.

Более подробно о сервисах и решениях компаний Comarch и «КОРУС» можно прочитать на официальных сайтах компаний: www.comarch.ruwww.comarchedi.ru,www.esphere.ru

Валерия Миронова, Retail.ru

Источник: https://www.retail.ru/articles/kak-pereyti-v-tsifrovoy-format-i-sokratit-raskhody/

Кадровый документооборот: что ждет участников эксперимента

"""Цифровой"" формат: документооборот и отчетность"

Речь о переводе кадрового документооборота в электронный формат зашла еще в 2017 году в связи с национальной программой «Цифровая экономика». По замыслу разработчиков переход на кадровый ЭДО:

  • повысит качество управления за счет ускоренного обмена информацией;
  • упростит взаимодействие работников с кадровой службой и контролирующими органами;
  • обезопасит кадровые документы, содержащие в том числе персональные данные сотрудников;
  • сократит расходы на печать и бумагу.

В 2018 году работу с кадрами «оцифровали» компании-гиганты: «Российские железные дороги», «Газпром», «АвтоВаз» и пр. Пилотный проект цифрового документооборота выявил серьезные проблемы, решение которых взял на себя Минтруд.

Весной 2020 года актуальность вопроса возросла: половина страны перешла на удаленную работу и оформлять документы по всем правилам работодателям стало сложнее. В апреле Президент РФ подписал Федеральный закон № 122-ФЗ, который дал старт масштабному эксперименту по всей стране. Порядок и сроки его проведения, требования к участникам утверждены Приказом Минтруда России от 14.05.2020 № 240Н.

Эксперимент продлится до 31 марта 2021 года.

Как будет проходить оцифровка кадрового документооборота

Проект предполагает, что документы кадровые службы будут оформлять, подписывать и хранить только в электронном виде — без дублирования на бумаге. Работодатели могут работать в своих системах или в информационной системе «Работа в России».

Участники эксперимента самостоятельно определяют, какие типы документов они готовы перевести в цифровой формат: трудовые договоры, приказы о приеме на работу или увольнении, график отпусков и пр. Работодатель подписывает документы усиленной квалифицированной электронной подписью. Как должен подписывать документы работник, в законе № 122-ФЗ не уточняется.

Особое правило введено только для трудовых и ученических договоров, договоров о материальной ответственности. Их сотрудник подписывает простой подписью, если организация ведет документооборот в системе «Работа в России», или усиленной неквалифицированной — если в своей учетной системе.

Эксперимент не распространяется на электронные трудовые книжки. Эту сферу регулирует Федеральный закон от 16.12.2019 № 439-ФЗ.

Участие в проекте добровольное. О своем желании присоединиться к эксперименту может заявить учреждение или коммерческая организация любой сферы деятельности.

Работодатель не может заставлять сотрудников вести документы в электронном виде. Они присоединяются к проекту добровольно, вправе отказаться от участия на старте и даже выйти из проекта в любой момент. К эксперименту можно привлекать соискателей и только устроившихся работников.

Специалист по кадровому учету Контура Алсу Гензель:

«Контур тоже принимает участие в эксперименте Минтруда. Свое согласие уже дали около 50 % сотрудников, и этот показатель меняется ежедневно. На онлайн-подписание документов мы перевели приказы по командировкам и всем видам отпусков».

Не могут участвовать в эксперименте сотрудники, временно занятые в организации по договору о предоставлении персонала, а также дистанционные работники. Документооборот с последними регулируется ст. 312.2 ТК РФ. Основные документы могут быть оформлены электронно, но работодатель обязан в срок до трех дней отправить бумажный экземпляр почтой.

Все расходы, связанные с экспериментом, в том числе затраты на оформление электронных подписей для сотрудников, работодатели берут на себя.

Как принять участие в эксперименте

Если ваша организация хочет присоединиться к проекту, до 1 декабря 2020 года подайте заявление в Минтруд России. В заявлении укажите: ИНН и название, штатную численность и предварительное количество сотрудников-участников эксперимента. Образец заявления вы найдете в Приложении № 1 к приказу № 240.

Кроме того, проведите предварительную подготовку:

  1. Определите типы документов, которые будут вестись только в цифровом формате.
  2. Получите согласие работников на участие в эксперименте, сформируйте список желающих.
  3. Внесите изменения в локальные нормативные акты, в том числе регулирующие использование электронной подписи, обработку персональных данных и пр.
  4. Ознакомьте работников с порядком проведения эксперимента и сопутствующими документами.
  5. Установите программу для кадрового ЭДО или используйте информационную систему «Работа в России» — сейчас система в разработке, в эксплуатацию ее запустят 20 июля.

Обратите внимание: работодатель обязан обеспечить защиту персональных данных работников, в том числе в электронных документах, поэтому установленная учетная программа и система передачи документов должны соответствовать требованиям № 152-ФЗ.

Какую отчетность будут сдавать работодатели

Будьте готовы в ходе эксперимента подавать в Минтруд промежуточные отчеты:

  • до 1 августа 2020 года;
  • до 1 декабря 2020 года;
  • до 2 апреля 2021 года.

Отчет должен содержать сведения:

  1. Количество сотрудников, которые согласились участвовать в эксперименте изначально, процент участвующих на начало отчетного этапа, доля вышедших досрочно.
  2. Перечень документов, которые работодатель выбрал для эксперимента.
  3. Перечень мероприятий, которые провел работодатель, чтобы перейти на электронный учет документов, в том числе:
    • доработка установленного ПО;
    • настройка взаимодействия с информационной системой «Моя работа»;
    • меры по защите информации и пр.
  4. Наличие технических проблем.
  5. Количество жалоб/споров с сотрудниками с разбивкой по темам.
  6. Предложения по доработке системы электронного кадрового учета.

Подобные срезы позволят собрать максимально полную картину и дать оценку эффективности эксперимента. После анализа результатов Минтруд решит, какие еще доработки нормативно-правовой и технической баз нужны, чтобы система электронного кадрового документооборота работала без сбоев и обеспечивала стабильное взаимодействие работодателей с сотрудниками.

Источник: https://kontur.ru/articles/5817

О бухгалтерии
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: