Актуальный вопрос: как быть, если работник ушел в отпуск и не отчитался за подотчетные деньги

Выдача денег под отчет — Право на vc.ru

Актуальный вопрос: как быть, если работник ушел в отпуск и не отчитался за подотчетные деньги

Рассказываем, как этот способ используют для вывода денег из ООО, а также разбираем судебную практику.

Суть метода

Сотрудник, например, директор, берет через кассу организации определенную сумму на определенный срок, чтобы купить товары или услуги для организации. При этом сотрудник обязан отчитаться о расходе средств — предоставить первичный документ (чек, накладная) или вернуть средства компании.

Как оформить

Необходимо оформить письменное заявление в котором указываем:

  • Цель выдачи средств.
  • Сумму, которая может быть любой.
  • Срок возврата средств, который может быть произвольным.

Как используют на практике

Быстрый вывод средств на личные нужды

Достаточно оформить заявление на выдачу денежных средств и наличные уже в кармане — это единственный плюс данного метода. Однако за эти суммы придется в любом случае отчитаться — предоставить авансовые отчеты и чеки или вернуть средства в кассу компании.

Если сотрудник не приложит чеки и накладные к авансовому отчету, то у предпринимателя возникнут следующие расходы:

  • НДФЛ в размере 13% от суммы. Так как налоговая расценит выданные деньги под отчет доходами сотрудника. Плюс с этой суммы придется заплатить штраф и пени, которые могли набежать с даты выдачи средств под отчет.
  • Выданную сумму нельзя будет учесть в расходах организации и уменьшить налог на прибыль. Поэтому, если организация не работает в убыток, то с выданной суммы подотчетных средств возникнет налог на прибыль. Для упрощенной системы налогообложения это 15%, а для общей системы — 20%.

В цифрах (база для расчета НДФЛ и налога на прибыль — 100 рублей):

  • 100 × 15% = 15 рублей налог УСН
  • 100 × 20% = 20 рублей налог ОСН
  • 100 × 13% = 13 рублей НДФЛ
  • Плюс штраф и пени, если подотчетные средства уменьшали налог на прибыль и НДФЛ не был уплачен.

Итоговая налоговая нагрузка при использовании подотчетных средств:

  • Налоговая нагрузка для УСН (расходы) — от 28%
  • Налоговая нагрузка для ОСН — от 33%

Для сравнения, приводим стоимость вывода 100 рублей через дивиденды.

Для ООО на упрощенной системе налогообложения (15%):

  • 100 × 85% = 85 рублей, где 15 рублей налог УСН.
  • 85 × 87% = 73,95 рублей на руки, после вычета НДФЛ.

Для ООО на общей системе налогообложения (20%):

  • 100 × 80% = 80 рублей, где 20 рублей налог на прибыль.
  • 80 × 87% = 69,6 рублей на руки, после вычета НДФЛ.

Итоговая налоговая нагрузка при выводе через дивиденды:

  • Налоговая нагрузка для УСН (расходы) — 26%
  • Налоговая нагрузка для ОСН — 30%

Также возможен вариант получения средств под отчет при наличии непогашенной задолженности по предыдущим эпизодам.

Например, в этом деле суд утверждает, что можно выдавать средства под отчет сотруднику, который ранее не отчитался за предыдущий «под отчет», ссылаясь на часть 1 статьи 15.1 КоАП РФ — «За нарушение порядка выдачи денежных средств под отчет административная ответственность не предусмотрена».

Но также имеется вероятность того, что налоговая доначислит страховые взносы в размере 30% от подотчетной суммы. Для этого должен быть нарушен порядок выдачи денег под отчет (нет заявления на выдачу средств, кассовых ордеров и авансовых отчетов) и прослеживаться контекст ухода от страховых взносов (регулярные снятия равных сумм без подтверждающих документов).

Представительские расходы

Например, таким способом можно покупать топливо для личного автомобиля, оплачивать счета в ресторанах и относить эти расходы в представительские (встречи с клиентами), но не более чем 4% от общего ФОТ за год (статья 264 пункт 3).

Теоретический способ вывода денег

В России срок исковой давности составляет 3 года (статья 246 ГК РФ). Если по прошествии 3 лет сотрудник не отчитался за выданные средства под отчет, то организация не сможет подать на него в суд и взыскать сумму. В этом случае суд определяет выданную сумму (дело), как доход сотрудника.

Вообщем, это теория. По крайней мере, мы не нашли судебной практики, где использовали 203 статью ГК РФ и соглашение с сотрудником о погашении задолженности.

Что делать, если чеки были утеряны?

С каждой компанией может случиться ситуация — сотруднику были выданы средства под отчет, сотрудник приобрел необходимые товары и услуги на эти средства, а чеки и накладные потерял.

В этом случае нужно оформить авансовый отчет и прикрепить к нему объяснительные и косвенные документы, которые могут свидетельствовать о реальности расходов подотчетных средств. Если косвенные доказательства будут сильными, то суд может встать на сторону предпринимателя и отменить доначисление налога на прибыль и НДФЛ.

Судебная практика

В течение 2010 года директору ООО выдавались денежные средства под отчет на общую сумму в 452 331 рублей. В 2011 году налоговая провела выездную проверку, расценила выданные средства под отчет, как зарплату и решила доначислить страховые взносы, штраф и пени с этой суммы. Суд встал на сторону ООО.

  • ООО выдало директору средства под отчет на неопределенный срок в 2010 году. В сентябре 2010 года директор уволился и за подотчетные суммы не отчитался. Налоговая переквалифицировала эти суммы в зарплату директора.
  • Главный аргумент суда в этом деле — так как денежные средства были получены директором не по трудовому и ГПХ договору, то согласно 212-ФЗ статьи 7 пункту 1 эти средства нельзя отнести к базе для расчета страховых взносов. Поэтому суд развернул налоговую.
  • Отсутствие подтверждающих документов о расходовании средств или возврате их в кассу предприятия не является доказательством того, что спорные суммы можно отнести к доходам сотрудника. Так как подотчетные суммы были выданы на неопределенный срок, а срок исковой давности еще не истек, суд не расценил эти суммы доходом директора.

По состоянию на декабрь 2011 у директора ООО под отчетом была сумма в 11 937 251 рублей. Директор отчитался о расходе 5 236 476 рублей без документального подтверждения (отсутствуют чеки, накладные), авансовый отчет директора был утвержден ООО и принят к учету. В 2013 году налоговая провела проверку и доначислила 770 446 рублей НДФЛ и пени. Суд встал на сторону ООО.

  • ООО оказывало услуги грузоперевозок и работала на ЕНВД. На налоговую нагрузку влияет только количество транспортных средств, а не величина расходов.
  • Кассовые чеки были утеряны сотрудником, но представлены объяснительные и расчеты расхода топлива, которые были прикреплены к авансовым отчетам.
  • Расчет расходов на дизельное топливо был произведен на основании путевых листов, данных GPS, нормы пробега на 100 км и рыночной цены топлива. Все данные и маршруты были предоставлены налоговой при проверке.
  • Директор представил авансовые отчеты к которым приложил расчеты расхода топлива на основании пробега автомобилей, нормы расхода на 100 км, расчетный расход топлива и цены топлива. Также суду были представлены все путевые листы, данные с GPS и подробные карты маршрутов.
  • Так как рассчитаны все расходы на основании реальных данных и имеются поясняющие документы, то суд пришел к выводу, что в контексте этого дела, директор в действительности тратил средства на покупку топлива для нужд ООО. Налоговая, в свою очередь, не предоставила опровергающих данных и не доказала переход средств в пользование директора.

В этом деле были сильные косвенные доказательства: путевые листы, объяснительные, авансовые отчеты, точный расчет расхода топлива, данные с GPS.

Гендиректор в 2013–2014 году систематически снимал деньги с кассы под отчет и накопил сумму в 5 451 900 рублей. В 2014 году налоговая сделала проверку в ходе которой ООО не представил авансовые отчеты, чеки, накладные и поясняющие документы на подотчетную сумму. В итоге налоговая доначислила 885 849 рублей НДФЛ, штрафа и пени. Суд встал на сторону налоговой.

  • ООО не представил авансовые отчеты, чеки, накладные, поясняющие документы, которые дали бы представление о расходах. Не было никаких косвенных доказательств целевого расхода средств.

В этом деле не была построена защита ООО. Если бы имелись хоть какие-нибудь документы (авансовые отчеты), то еще можно было бы побороться. В этом кейсе явно прослеживается контекст вывода средств на личные нужды директора.

Работники ООО в течение 2009–2011 годов получили подотчетные средства на общую сумму в 588 058 руб. Налоговая в 2012 году провела налоговую проверку. По запросу налоговой авансовые отчеты не были представлены, поэтому налоговая доначислила 205 820 рублей НДФЛ (налоговая посчитала подотчетные средства материальной выгодой), штраф и пени. Суд встал на сторону ООО.

  • «Подотчетные денежные средства не относятся к доходам для целей обложения НДФЛ, поскольку если подотчетные суммы не израсходованы работником либо израсходованы не полностью, они образуют задолженность физического лица перед организацией и подлежат возврату. И только по истечении срока исковой давности невозвращенные суммы будут являться доходом физического лица и облагаются НДФЛ». Если подотчетные средства будут выданы на неопределенный срок и по ним не будет отчета, то после 3 лет налоговая может доначислить на эту сумму НДФЛ, штраф и пени. В этом деле 3 года еще не прошли.
  • После того, как налоговая провела выездную проверку, сотрудники компании, чудесным образом, вернули подотчетные средства. С этим все ясно :)

Налоговая приняла странное решение — переквалифицировать подотчетные средства в материальную выгоду сотрудников и доначислить НДФЛ по ставке 35%.

В статье 212 НК РФ указывается, что материальная выгода наступает только при использовании заемных (кредитных) средств и экономии на процентах, приобретении товаров и услуг по гражданско–правовым договорам у взаимозависимых физических лиц и организаций, а также приобретении ценных бумаг (не будем это расписывать).

Для того, чтобы средства стали заемными или кредитными необходимо, чтобы был заключен договор займа. В случае подотчетных средств никакой договор займа не заключается, тем более процентный.

Для того, чтобы переквалифицировать подотчетные средства в оплату работ и услуг с выгодой для сотрудника необходимо признать выдачу подотчетных средств фиктивным.

В этом случае должен нарушаться порядок выдачи подотчетных средств (отсутствует заявление на выдачу средств, РКО и авансовый отчет), прослеживаться контекст вывода денег (регулярные снятия без подтверждающих документов), а условия выполнения работ или покупки товаров должны быть не на рыночных условиях (пункт 3 статья 212 НК РФ).

Однако, договор, который заключен между сотрудником и ООО по умолчанию — это трудовой договор или договор ГПХ. В этом случае логично доначислить страховые взносы (30%) и НДФЛ (13%) с этой суммы.

Сотруднику ООО в течение 2013–2014 годов выдавались средства под отчет. Налоговая провела выездную проверку в 2016 году и доначислила страховые взносы, штраф и пени на общую сумму в 733 754 рублей. Суд встал на сторону налоговой.

  • Не было представлено никаких документов, которые подтвердили бы выдачу и расход средств: не было заявления на выдачу денег под отчет, не было расходных кассовых ордеров, не было авансовых отчетов и любых косвенных документов, которые могли бы подтвердить целевой расход средств.
  • Денежные средства в кассу организации не были возвращены.

У ООО не было заявлений на выдачу средств под отчет, расходных кассовых ордеров и авансовых отчетов. Из контекста дела выходит, что сотруднику регулярно выдавали деньги из кассы без каких-либо документов, а это можно расценить, как выплату заработной платы.

Итоги

  • Если вы выводите деньги под отчет — вам в любом случае придется за них отчитаться.
  • Подотчетные средства можно использовать в личных целях для покупки ТМЦ: топливо, рестораны — представительские расходы, техника — расходы для осуществления деятельности компании. Главное иметь чеки и логичные траты, которые можно будет объяснить нуждами компании.
  • Бережно храните и собирайте первичку с подотчетных средств (чеки, накладные). Если вы их потеряли, то с сильными косвенными доказательствами можно будет доказать свою правоту в суде и избежать доначисления НДФЛ и налога на прибыль.
  • Налоговая фундаментально не сможет доначислить страховые взносы на подотчетные суммы, если вы предоставите заявления на выдачу средств под отчет, расходные кассовые ордера и авансовые отчеты. Однако, если контекст ситуации будет похож на уход от выплаты страховых взносов — регулярная выдача денег под отчет, регулярное отсутствие подтверждающих документов (чеков и накладных), выдача примерно равных сумм подотчетных средств, то налоговая признает выдачу денег под отчет фиктивной и доначислит страховые взносы, а суд с большой вероятностью встанет на сторону налоговой.
  • Если расход подотчетных средств не подтвержден чеками и накладными, все правила оформления подотчетных средств выполнены, нет намеков на уход от страховых взносов и нет сильных косвенных подтверждающих документов, то налоговая доначислит НДФЛ по ставке 13%, штраф и пени. Также подотчетные суммы нельзя будет учесть в расходах для снижения налога на прибыль.

Надеемся, что материал был полезным и теперь вы будете бережней относиться к тратам с помощью подотчетных средств — не терять чеки и накладные, так как потом вашему бухгалтеру придется несладко :)

Материал подготовили S4 Consulting.

Источник: https://vc.ru/legal/102100-vydacha-deneg-pod-otchet

Как не допустить ошибки в расчетах с подотчетными лицами

Актуальный вопрос: как быть, если работник ушел в отпуск и не отчитался за подотчетные деньги

Все наличные денежные обращения в РФ регламентируются двумя указаниями Банка России 2013 и 2014 года. И если Указание Банка России от 07.10.

2013 № 3073-У имеет всеобъемлющий характер и регламентирует наличные денежные обращения на всей территории РФ, то Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У является, по сути, регламентом кассовой дисциплины на предприятиях.

Именно этот нормативный акт устанавливает порядок расчетов с подотчетными лицами. И в нем появились новшества, которые сильно повлияли на представление о подотчетных суммах.

Как выдаются подотчетные средства

Подотчетные средства — это те средства, за которые нужно отчитываться. Именно поэтому по истечению срока, на который они выдаются, сотрудник должен представить авансовый отчет, где указывает, куда он эти деньги потратил.

Ранее действовало правило, что подотчетные средства выдаются строго по приказу руководителя. В нем обозначалось, кому, в какой последовательности и как выдавать подотчетные средства.

Однако последняя редакция Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У подобный приказ сделала необязательным. Поэтому сегодня приказа в компании может и не быть. Но вместо него под каждую выдачу оформляется внутренний нормативный акт.

Таким образом, если сотрудник желает получить деньги под отчет, он должен написать заявление (в любой форме) на имя руководителя.

В ряде организаций, в частности в силовых структурах, вместо заявления используется служебная записка, рапорт и другие варианты.

И теперь бухгалтер работает не с приказом, а с заявлением, в котором руководитель решает, можно ли выделить сумму на определенный срок конкретному сотруднику или нет.

Порядок выдачи подотчетных сумм

В заявлении о выдаче денег под отчет прописывается следующая информация:  

  • сумма и срок, на который она выдается

В заявлении сотрудник просит выдать ему определенную сумму, указывая при этом срок, на который она выдается. Руководитель в свою очередь оценивает, стоит или нет выдавать деньги данному сотруднику на обозначенный срок. Именно поэтому одним из важных элементов заявления является виза руководителя.

  • даты подписания заявления

Срок, на который выдаются деньги, может варьироваться. Если это 5 рабочих дней, то от даты подписания заявления нужно отсчитать 5 рабочих дней по календарю. Если в заявлении указано «10 календарных дней», то нужно отсчитать календарные дни с учетом выходных, праздников и дней, когда сотрудник не работает.

Кроме того, срок может быть указан не в календарных и не в рабочих днях, а определенной датой — например, до 1 сентября 2019 года. В таком случае интерпретация может быть любая. Дело в том, что Указания Банка России от 11.03.

2014 № 3210-У содержат только требование срока, на который сотрудник хочет получить деньги, без конкретики.

И если руководитель завизировал сумму на такой срок, то бухгалтер, по сути, получает документ, который позволяет произвести выплату.

  • виза руководителя о согласовании выдачи

Если начиная с 2017 года в компании есть какой-то внутренний нормативный документ, уже подписанный руководителем, например, приказ о командировке, то заявление с сотрудника можно не требовать. В этом случае деньги выдаются на основании приказа, распоряжения или другого регулирующего внутреннего нормативного документа.

Если такого документа нет, то с сотрудника следует брать заявление. Такой алгоритм действий объясняется тем, что руководитель является распорядителем финансовых средств в организации. Именно он решает, выдать или нет под отчет тому или иному сотруднику ту или иную сумму.

То есть он определяет экономическую целесообразность предполагаемого расхода.  

Если в компании есть внутренний документ, на основании которого руководитель делегирует кому-то свои полномочия, то это должно быть зафиксировано либо приказом, либо доверенностью. Тогда к этому человеку переходят полномочия по определению финансовой обоснованной всех выплат и затрат в организации, и именно он решает, нужно выдавать сотруднику деньги или нет.

Что изменил закон о применении ККТ

В связи с изменениями Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ стали возникать вопросы, связанные с интерпретацией термина «выдача». В ст. 1.1 Закона № 54-ФЗ расчеты определяются как прием (получение) и выплата денежных средств. И многие стали интересоваться, нужно ли применять ККТ при выдаче подотчетных сумм. 

Пояснения по этому вопросу дает Письмо ФНС от 10.08 2018 № АС-4-20/15566@: если выплаты производятся по договору ГПХ и при выдаче подотчетных средств, то кассовый чек пробивать не нужно.

Это же письмо поставило точку в другом вопросе.

Если компания выдала сотруднику деньги, не пробила чек, как сотрудник должен производить приобретение товарно-материальных ценностей в рамках расчетов с подотчетными лицами? Как он должен тратить деньги? Допустим, он пошел в магазин и приобрел по нашей просьбе картриджи для принтера. При этом он рассчитался наличными деньгами, которые были выданы ему под отчет.

В п. 2 Письма ФНС от 10.

08 2018 № АС-4-20/15566@ говорится, что если сотрудник производит оплату наличными денежными средствами в пользу поставщика за материально-товарные ценности, продавец обязан выдать ему кассовый чек.

И даже если сотрудник имеет доверенность (как представитель юрлица), то это ничего не меняет. Письмо УФНС по г. Москве от 14.06.2018 № 17-26/2/125945@, четко указывает на то, что встречный чек выпускать не нужно.

Таким образом, при осуществлении наличных расчетов в рамках расчетов с подотчетными лицами чек выставляет продавец-поставщик товарно-материальных ценностей или услуг. Встречный чек подотчетник не пробивает, поэтому фискальный чек в такой ситуации не формируется, информация в ФНС не передается.

Однако по-прежнему все расчеты по подотчетным лицам в случае их осуществления подкрепляются теми документами, которые фиксируют факт оплаты. Именно поэтому к авансовому отчету прикрепляются соответствующие документы.

Электронные авансовые отчеты и электронные чеки

Одним из заметных результатов активного развития технологий стало появление в деятельности компаний электронных документов. К электронным документам относится в том числе документ, сформированный на бумажном носителе, но с применением современной техники, подключенной к онлайн-кассам.

Если обратить внимание на электронные чеки, то важным элементом в них является QR-код. В свете последних изменений в законодательстве выдачей электронного чека будет считаться даже то, что продавец покажет сотруднику на своем мониторе QR-код, а тот его считает с помощью смартфона.  

Несколько лет назад вышло Письмо Минфина РФ от 12.04.2013 № 03-03-07/12250, в котором закреплено, что авансовый расчет может быть представлен в электронной форме. Как это осуществляется на практике:

  • Если в компании внедрен ЭДО

При внедрении ЭДО на ПК или ноутбуках сотрудников устанавливается специальная программа. У каждого сотрудника есть своя электронная подпись (ЭП), позволяющая в этой программе формировать авансовый отчет по установленной форме, подписывать его ЭП и прикреплять к нему необходимые электронные документы и электронные чеки, которые он получил от поставщиков.

Бухгалтер получает электронный авансовый отчет, уже подписанный личными подписями сотрудника и распорядителя финансами (директора или финансового директора). Если с документом все в порядке, то он подписывает его своей ЭП.

Если налоговая в рамках выездной документальной поверки запросит документы, подтверждающие кассовую дисциплину, ей можно предоставить электронные авансовые отчеты с приложенными электронными кассовыми чеками.

Если ЭДО отсутствует, то компания имеет право вести учет в бумажном виде. В этом случае сотруднику придется заполнять установленный ЦБ бланк авансового отчета, прикреплять к нему бумажные кассовые чеки, подтверждающие расходы.

На сегодняшний день все чеки, которые содержат QR-код, равно как и бланки строгой отчетности (БСО), в обязательном порядке должны быть выбиты поставщиками, продавцами на кассовой технике, подключенной к онлайн-кассам.

С 1 июля 2019 года БСО принимаются к учету в качестве расходов только в самых крайних случаях — когда в соответствии с законом данный поставщик имеет право на реализацию своих товаров или услуг без кассового аппарата. Во всех других случаях все чеки, предъявляемые подотчетниками, должны иметь QR-код.

Законодательство пока не требует проверки этих чеков. Но сегодня все экономически целесообразные расходы должны подтверждаться документами. Чтобы проверить все чеки, предъявляемые в составе авансовых отчетов, установите приложение ФНС «Проверка кассового чека».

Что делать, если нарушен срок представления авансового отчета?

В данном случае работают нормы ст. 137 ТК РФ.

Работодатель, выдавший подотчетные суммы, вправе не позднее одного месяца со дня окончания установленного срока принять решение об удержании сумм, по которым не поступил авансовый отчет, из заработной платы работника соответствующей подотчетной суммы при условии, что работник не оспаривает оснований и размеров удержания. Самая «безопасная» схема действий при этом — взять с сотрудника заявление («Прошу данную сумму удержать из моей заработной платы…»).

Если сотрудник оспаривает размеры и основания удержаний, то ситуация осложняется. Например, он может заявить, что потерял чеки, или что с его точки зрения расход был экономически целесообразен, с чем не согласен работодатель.

Если спустя месяц ситуация не разрешилась, то тогда спор рассматривает судебный орган либо по истечению срока работодатель признает эти деньги доходом сотрудников.

Изменения с 1 июля 2019 года

С 1 июля вступили в силу отдельные нормы Федерального закона от 03.07.2018 № 192-ФЗ. В кассовых чеках и БСО, сформированных при осуществлении расчетов между организациями и (или) ИП с использованием наличных денег и (или) с предъявлением электронных средств платежа, появились дополнительные реквизиты:

  • наименование покупателя (клиента);
  • ИНН покупателя (клиента);
  • сведения о стране происхождения товара (при осуществлении расчетов за товар);
  • сумма акциза (если применимо);
  • регистрационный номер таможенной декларации — при осуществлении расчетов за товар) (если применимо).

Таким образом, с 1 июля 2019 года, когда подотчетник приобретает ценности по доверенности от имени компании, не как физлицо, продавец должен пробить на чеке наименование и ИНН покупателя. И это окажет существенное влияние на практику налогообложения.

Источник: https://kontur.ru/articles/5627

О бухгалтерии
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: